Sessie 23 Timmeren & sleutelen

aan je jeugdraad

vormingstweedaagse 2016

Doelstelling: Met deze sessie willen we de deelnemers een aantal methodieken meegeven om zelf als begeleider met je

eigen jeugdraad aan de slag te gaan.

Vuistregels om aan de slag te gaan met je jeugdraad:

a) De wil om proces af te leggen (engagement): er moet wel een signaal komen uit de JR of

een wil om te veranderen. Wanneer de tijd rijp is.

b) Stuurgroep samenstellen (niet volledige AV, niet-jeugdraad gebonden deelnemers, zoek

een passende groep) Dus boodschap meegeven dat er in de stuurgroep meer mensen kun-

nen zitten dan enkel AV.

Een blad met skills op kan duidelijkheid scheppen

c) Zicht hebt op uw rol als begeleider: eigenaarschap ligt bij de JR. Begeleider faciliteert. Hoe

ga je je gedurende dit proces opstellen

d) Hou je gemeentebestuur op de hoogte dat er mogelijks veranderingen zitten aan te ko-

men, dat er vragen zullen komen.. dat ze op de hoogte zijn van het proces…

e) Neem je tijd voor een (verander)proces.

f) Om goed jeugdbeleid te maken heb je minstens deze drie spelers nodig.

Aanpak proces:

Opwarm-opdrachten: eerste ‘kennismaking’ met wat er leeft

Analyse: diepgaande analyse van de werking

Prioriteiten stellen

Acties opzetten

College van burgemeester en schepe-

nen

Jeugddienst Jeugdraad

1. Opwarm opdrachten:

[Opdracht 1: Jeugdraadlogo]

Wat?

Je krijgt stiften, kranten, tijdschriften en één flap. Knip, plak en/of teken een logo dat:

Symbool staat voor jullie huidige werking. Wat straalt de jeugdraad uit? Welk imago hebben jullie? Waarvoor

staan jullie?

Ontwerp als tweede ook een logo wat jullie graag in de toekomst willen uitstralen.

Denk hierbij aan:

Welke doelgroep wil je aanspreken

Wat wil je uitstralen – wat is het hoofddoel?

Welke sfeer wil je uitstralen?

Welk gevoel wil je overbrengen?

Welke waarden neem je mee?

[Opdracht 2: TakenRaster]

Doorgaans spreken we van 4 kerntaken waar de jeugdraad mee bezig is:

1. Advies geven : dé taak waarvoor het officiële adviesorgaan in het leven is geroepen.

2. Activiteiten organiseren: voor sfeer en gezelligheid, ontmoeting en bekendheid te genereren.

3. Jeugdbeleid opvolgen: Wat staat er in de Meerjaren plannen? Welke doelstellingen en acties wil de gemeente

uitvoeren?

4. Participatie: weten wat er bij kinderen leeft/ Klankbord voor alle kinderen en jongeren.

Je krijgt elk 6 bolletjes. Met wat is de jeugdraad het meeste bezig? Maak zelf de verdeling , wat weegt door? Wat niet?

Advies geven Jeugdbeleid opvolgen

Activiteiten organiseren Participatie

Je krijgt ook 6 andere bolletjes om de gewenste situatie aan te duiden.

Wat verschilt er?

Waarom?

[Opdracht 3 Bingo vragen]

Vul zo goed en snel mogelijk alle vragen in. Ben je klaar roep dan heel snel ‘BINGO’ en win! (Dit hoef je niet tijdens deze v orming te doen ;) ).

Je kan deze vragen aanpassen of toespitsen op een bepaald onderdeel van je werking of thema.

Hier is de Jeugdraad heel goed voor:

Deze Thema’s kunnen nog op de agenda komen van de

Jeugdraad:

Voornaamste reden waarom ik naar De AV kom:

Wie moet er nog extra in de AV zitten?

Welke taak moet de Jeugdraad nog meer opnemen?

Deze thema’s

worden regelmatig besproken:

Hoe wil jij netwerken met andere jeugd(verenigingen)?

Een ideale AV is (methodieken, aanpak, agenda, set-

ting):

Dit is een aandachtspuntje om de AV nog te verbeteren

Dit willen wij nog kwijt over de JR werking:

Dit onderwerp moet ook telkens op de JR-agenda

staan:

Dit vind ik kei leuk tijdens de AV

[ klik hier om de voettekst van de nota in te voegen ] p6 | 17

[Opdracht 4: de droom]

Hoe zou je jeugdraad eruit zien als je wild mag dromen?

Beschrijf je droom:

Wat is er anders?

Welk systeem is er?

Wie zit er in de jeugdraad?

Wat doen jullie?

Hoe kan je het onrealistische realistisch maken?

[ klik hier om de voettekst van de nota in te voegen ] p7 | 17

[ De Wondervraag] Je hebt de uitdagingen/problemen uitgeklaard in de analyse. Dan is het vervolg vaak moeilijk.

Dan is er de wondervraag. Je selecteert één onderwerp.

In dit voorbeeld is de wondervraag:

Wanneer ben je tevreden? Wat wil je bereikt hebben?

Het antwoord kan zijn: Dat er minstens 10 individuele jongeren de weg vinden naar de AV.

[De Schaalvraag]

‘Dat ideale’ is het antwoord dat 10/10 vertegenwoordigd. Dit is het maximum.

Geef een cijfer

Maar waar sta je dan nu? Hoeveel punten geef je jezelf? En waarom geef je dat cijfer? Voor wat staat dat sym-

bool? Als je een 5 geeft dan ben je al aardig op weg. Dan ben je halfweg. Super!

Als je een 2 geeft dan is het zeker al niet nul. Je hebt al ergens een stap vooruit gezet. Wat is die stap?

+ 1

Als je één stap vooruit zou gaan. Wat is er dan gebeurd. Als je van een 5 naar een 6 gaat wat moet er dan veran-

derd zijn?

Bv. we hebben een lijst gemaakt met jongeren die we kunnen vragen om in de jeugdraad te zetelen. Of we heb-

ben een plan opgemaakt voor een werving – en bekendmakingsactie.

Actie

Wat ga jij doen om die +1 waar te maken? Hoe ga je dat doen?

[ klik hier om de voettekst van de nota in te voegen ] p8 | 17

3. Naar een andere structuur: Pizzamodel

Deze opdracht doe je best na één van de opwarm opdrachtjes. Krijg je signalen dat er toch wel een groter

verandering mag komen in de jeugdraad qua structuur, deelnemers en werking?

Dan kan je met deze methodiek aan de slag.

Er zijn vier pizza’s die elk staan voor een type jeugdraad. De ene heel strak in het pak met keurige advie-

zen de andere heel los en adhoc. Dit zijn geen ideale jeugdraden, aan elk type is er wel een voor- of na-

deel.

methodiek:

Verdeel de groep in vier kleinere groepjes

Geef elke groep een pizza model

Laat elke groep bij het model voor en nadelen noteren; wat zou je behouden? wat zou je zeker

schrappen?

Je kan deze verschillende modellen ook laten rondgaan zodat elk groepje al de modellen heeft ge-

zien.

Zo kan je je eigen pizza-type samenstellen voor jouw jeugdraad en context.

Belangrijk: Het is niet de bedoeling om één van de types te kopiëren naar je eigen jeugdraad; wel om af te wegen

welke elementen je belangrijk vindt in de verschillende types. Om die elementen in een later stadium te installe-

ren in je eigen jeugdraad.

[ klik hier om de voettekst van de nota in te voegen ] p9 | 17

IL CLASSICO - “de klassieke jeugdraad”

Wie werkt mee?

Voornamelijk jongeren die door allerlei jeugdinitiatieven afgevaardigd worden naar de algemene vergadering (AV) van de jeugdraad

In het dagelijks bestuur (DB) zit een kleinere groep, gekozen uit de AV

Zowel in de AV als in het DB kunnen geïnteresseerde jongeren zitten, jongeren die meteen een band hebben met een jeugdinitiatief

In werkgroepen (thematisch of voor de organisatie van een activiteit) kunnen jongeren meewerken die geen lid zijn van de AV of het DB

Hoe werkt het?

De AV van Il Classico komt 5 à 6 keer per jaar samen, het DB maandelijks

De werkgroepen bepalen hun eigen ritme en komen veel of weinig samen al naargelang de noodzaak

Resultaten?

Il Classico geeft adviezen aan het stadsbestuur over heel uiteenlopende thema’s

Dankzij de werkgroepen worden er af en toe activiteiten georganiseerd

Rol van de jeugddienst?

De jeugddienst is de secretaris van de jeugdraad: verslagen maken, agenda versturen, post beheren, financiën op orde houden…

De jeugddienst biedt inhoudelijke en methodische ondersteuning aan de jeugdraad: informatie over dossiers, aanpak van de vergaderingen…

Relatie met het stadsbestuur?

Il Classico heeft een erg formele verhouding met het stadsbestuur door middel van (papieren) adviezen

Soms zal de klassieke jeugdraad wel eens uit de band springen met een actie

[ klik hier om de voettekst van de nota in te voegen ] p10 | 17

IL FORO - “het open forum”

Wie werkt mee?

Alle jongeren uit Leuven (en misschien ook wel kinderen) kunnen eraan deelnemen

Politici worden uitdrukkelijk uitgenodigd om met de jeugd in debat te gaan op Il Foro

Hoe werkt het?

Enkele keren per jaar vindt er op een leuke locatie in Leuven een groots participatie-evenement plaats

Tijdens deze evenementen is er ruimte voor debat, workshops, games… Alles wat met de stad te maken heeft

Politici zijn er ook aanwezig dus er kan een directe dialoog plaatsvinden tussen de jongeren en de politici

Resultaten?

Tijdens de evenementen van Il Foro vinden er veel gesprekken plaats tussen kinderen, jongeren en politici, dan is er rechtstreekse participatie

Maar ook via andere methodieken wordt er veel materiaal verzameld, dit alles wordt gebundeld en aan het stadsbestuur bezorgd

Rol van de jeugddienst?

De jeugddienst speelt een belangrijke rol bij het organiseren van de participatie-evenementen

De bundeling van al wat er besproken werd, zal ook door de jeugddienst gebeuren

Relatie met het stadsbestuur?

De band met het stadsbestuur van Il Foro is erg informeel

De resultaten van de grootse bijeenkomsten worden gebundeld en zo overgemaakt aan het stadsbestuur

[ klik hier om de voettekst van de nota in te voegen ] p11 | 17

IL GIRO - “de draaischijf”

Wie werkt mee?

In het centrale gedeelte van de jeugdraad zitten afgevaardigden van de verschillende onderdelen

Elke jongere met interesse voor het Leuvense jeugdbeleid kan lid worden van het centrale gedeelte van Il Giro

In de omringende gedeelten zitten jongeren die een link hebben met een welbepaald jeugdinitiatief, thema…

Hoe werkt het?

De centrale jeugdraad komt regelmatig samen, één keer per maand bijvoorbeeld

De omringende onderdelen bepalen hun ritme helemaal zelf, al naargelang de groep of de werkwijze kan de dynamiek enorm verschillen

Alles wat binnen de omringende groepen gebeurt vindt zijn weg naar de centrale jeugdraad

Resultaten?

De centrale jeugdraad geeft advies aan het stadsbestuur over de zaken die i-uit de omringende groepen komen, maar het kan ook op eigen initiatief

De verschillende onderdelen kunnen ook een rechtstreekse link naar het stadsbestuur leggen of beide wegen gebruiken

Rol van de jeugddienst?

De jeugddienst behoudt het overzicht en houdt de vinger aan de pols bij de verschillende onderdelen

De jeugddienst ondersteunt het centrale deel van Il Giro administratief

Relatie met het stadsbestuur?

Er is een erg formele band met het stadsbestuur door middel van adviezen

Daarnaast pakken het centrale en de andere delen het ook heel informeel aan door middel van debatten, acties, open gespreksmomenten…

[ klik hier om de voettekst van de nota in te voegen ] p12 | 17

IL THEMATICO - “de thematische jeugdraad”

Wie werkt mee?

De samenstelling van de jeugdraad verandert al naargelang het thema dat aangesneden wordt, voor elk thema worden nieuwe jongeren gezocht

Er is een klein bestuur van 3 à 4 mensen dat voor continüiteit zorgt

Ook de voorzitter of de woordvoerder van de jeugdraad kan veranderen al naargelang het thema

Hoe werkt het?

Het kleine bestuur bepaalt de thema’s waarrond zal gewerkt worden en gaat op zoek naar jongeren met kennis, interesse en expertise daarover

Een thema wordt volledig uitgediept, er worden gespreksmomenten georganiseerd, interviews…

Tijdens bijeenkomsten van alle geïnteresseerden wordt het standpunt vastgelegd

Resultaten?

Over heel specifieke thema’s levert Il Thematico adviezen aan

De adviezen zijn erg gedetailleerd, diepgaand uitgewerkt en zeer sterk onderbouwd

Hierdoor kan de draagkracht van de adviezen wel stijgen

Rol van de jeugddienst?

De jeugddienst bewaart het overzicht

De jeugddienst vangt signalen op omtrent thema’s waarrond kan of moet gewerkt worden

Relatie met het stadsbestuur?

Il Thematico heeft een héél formele band met het stadsbestuur en geeft enkel adviezen over de thema’s waarrond gewerkt wordt

Soms kan het wel dat er vanuit een bepaald thema door daaraan gerelateerde groepen actie gevoerd wordt om iets in de kijker te zetten

[ klik hier om de voettekst van de nota in te voegen ] p13 | 17

Il combinatio – welke elementen neem je mee? Wie werkt mee?

Hoe werkt het?

Resultaten?

Rol van de jeugddienst?

Relatie met het stadsbestuur?

[ klik hier om de voettekst van de nota in te voegen ] p14 | 17

4. Analyse:

Aan de hand van een SWOT kan je een diepgaande analyse doorvoeren.

Neem vier flappen, schrijf op elke flap één van de letters;

Sterktes: Waar is onze jeugdraad heel goed in? Wat doen we super goed? Bv. Wij schrijven heel

goede adviezen.

Zwaktes: wat doet onze jeugdraad minder goed? Waar kunnen we nog wel iets aan bij sleutelen.

Bv. We zetten nog niet in op participatie

Kansen: Waarin kunnen we als jeugdraad nog groeien? Waar zijn de nieuwe uitdagingen en kan-

sen die we kunnen grijpen? Bv. Nieuwe thema’s aanpakken

Bedreigingen: welke bedreigingen zijn er van buitenaf waar we rekening mee moeten houden? Bv

Meerjarenplanning- decreet dat wegvalt.

Sterktes

Zwaktes

Kansen

Bedreigingen

Methodiek:

Maak vier groepen die elke starten met één van de vier componenten van de SWOT Analyse.

Geef hen 10 minuten de tijd om hierover te praten en te noteren.

Tip: Laat elke groep met een andere kleur noteren dan kan je snel te weten komen wie wat

nog opschreef om verduidelijking te vragen.

Schuif daarna de flappen door na 5 min. Zodat de andere groepen kunnen aanvullen op wat er

al geschreven staat op de flappen.

Na de laatste ronde maak je een geheel overzicht door alle flappen omhoog te hangen in een

kwadrant (zie hierboven)

Overloop de flappen en zorg ervoor dat alles duidelijk is voor iedereen en dat alles gedragen

is. Denkt iedereen er zo over? Is dit een sterkte?

Wanneer de analyse gedaan is kan je daarna kijken welke punten je graag zou aanpakken als

groep.

[ klik hier om de voettekst van de nota in te voegen ] p15 | 17

5. Prioriteiten stellen

Doelstelling: prioriteiten bepalen binnen het aangeleverde materiaal op de flappen.

Werkwijze: wat is nu belangrijk? Of wat is er dringend? Soms zijn de dringende zaken , niet belangrijk en omge-

keerd. Maar hoe bepaal je dat?

1. Overloop alle flappen in grote groep. bepaal per flap drie prioriteiten. Je hebt heel wat informatie ver-

zameld op de verschillende flappen. Zet de deelnemers in duo’s (of grotere deelgroepjes) per flap en

laat het in de kleine groep drie prioriteiten bepalen van die flap.

2. Belangrijk, dringend, niet belangrijk en niet dringend?

Via het prioriteitenkwadrant van Eisenhouwer kan je je prioriteiten afwegen.

Dringend

Niet dringend

Belangrijk

1 2

Niet Belangrijk

3 4

Wat is belangrijk= zaken die in het oog lopen of betrekking hebben op veel mensen

Wat is dringend= iets dat binnen een bepaalde tijd af moeten zijn.

Kwadrant 1: Belangrijk en dringend

In het eerste kwadrant bevinden zich de taken en werkzaamheden die onmiddellijke aandacht vra-

gen. Denk aan incidenten, deadlines, noodgevallen, ongelukken, apparatuur en installaties die het be-

geven, acute vragen van belangrijke interne of externe klanten. De taken en werkzaamheden in het

eerste kwadrant zijn ideaal voor ‘brandjesblussers’ en ‘adrenalinekickers’. Maar wanneer je je aan-

dacht vooral op dit eerste kwadrant richt, loop je het risico dat het kwadrant alleen maar voller wordt

totdat je er volledig door wordt beheerst. Taken die wel belangrijk zijn, maar minder urgent, dreigen

dan onder te sneeuwen; Het échte werk blijft liggen. Daarnaast komt de (hoge) tijdsdruk de kwaliteit

van het werk vaak niet ten goede. Kwadrant 2: belangrijk en niet dringend

In het tweede kwadrant gaat het om activiteiten die belangrijk zijn, maar niet dringend. Het zijn

de activiteiten die met het bereiken van je eigen doelen te maken hebben . Het tweede kwadrant

wordt daarom ook wel 'het kwadrant van kwaliteit en persoonlijk leiderschap' genoemd. Voorbeelden

van taken in het tweede kwadrant zijn: uitvoeren van geplande werkzaamheden, netwerken, plan-

ning, administratie, zelfontwikkeling,zelfreflectie en het opruimen van je bureau. Ben je in het eerste

kwadrant vooral reactief bezig - je reageert op zaken die vooral prioriteit hebben voor een ander - in

het tweede kwadrant gaat het vooral om proactief handelen. Hoe meer je gericht bent op dit kwa-

drant, hoe minder activiteiten terechtkomen in het eerste kwadrant en hoe minder stress je hebt. Kwadrant 3: niet belangrijk en dringend

In het derde kwadrant bevinden zich de zaken die niet belangrijk zijn, maar wel urgent. Hierbij gaat

het vooral om onnodige interrupties, zoals verstoringen door telefoontjes en/of mailtjes, onverwacht

bezoek en (onbelangrijke) vergaderingen. Het zijn zaken die jouw probleem eigenlijk niet zijn - ze zijn

niet voor niets onbelangrijk - maar wel je directe aandacht vragen. Als je druk bent met activiteiten

uit het derde kwadrant, ben je vooral bezig met dringende zaken voor anderen; je werkt volgens de

prioriteiten en doelen van anderen. Je loopt het risico dat je je eigen prioriteiten uit het oog verliest.

Je kunt taken uit dit kwadrant verminderen door vaker ‘nee’ te zeggen, taken te delegeren en door

praktische oplossingen, zoals het doorschakelen van je telefoon naar een collega, maximaal drie maal

per dag je e-mail te checken of de deur van je kamer dicht te doen.

Kwadrant 4: niet belangrijk en niet dringend

[ klik hier om de voettekst van de nota in te voegen ] p16 | 17

In het vierde kwadrant bevinden zich de taken en werkzaamheden die niet belangrijk zijn en ook niet

dringend. Het wordt ook wel ‘het kwadrant van de verspilling’ genoemd. Het gaat om zaken die je

volop kunnen bezig houden maar niet bijdragen aan de realisatie van je eigen doelstel-

ling(en). Voorbeelden van zulke ‘tijdvreters’ zijn: surfen op het internet, dagdromen, overmatig chec-

ken van e-mail en het bezoeken van bijeenkomsten. Taken in het vierde kwadrant zijn vaak ontzet-

tend leuk, maar als je er de hele dag mee bezig bent komt er niet veel uit je handen. Een andere naam

voor het vierde kwadrant is ook wel ‘het kwadrant van de vlucht’, omdat de taken vaak worden ‘mis-

bruikt’ om belangrijker zaken uit te stellen of om even op adem te komen. Adempauzes zijn zeker

noodzakelijk, maar je kunt dan beter kiezen voor ‘onderhoudsactiviteiten’ uit het tweede kwadrant.

Dringend Niet dringend

Belangrijk Crises

Deadlines

Dringende zaken

Vergaderingen voorbereiden

Eigen doelen helder maken

Ontwikkeling

Netwerken

Plannen en voorbereiden

Onbelangrijk Onderbrekingen

Sommige telefoongesprekken

Sommige vergaderingen

Veel populaire bezigheden

Onbeduidende zaken

Irrelevante post

Dagdromerij

Veel surfen op internet

Hoe weeg je de prioriteiten af?

Is het iets structureel?

Belangrijk voor de manier van werken

Is dit voor alle kinderen en jongeren?

Komt dit de gemeente te goeie

Wat willen we hiermee bereiken?

Is het participatief?

Strookt dit met onze visie?

Timing: 30min

[ klik hier om de voettekst van de nota in te voegen ] p17 | 17

6. MISSIE & VISIE

Doelstelling

Als je wilt gaan communiceren over de jeugdraad dan is het belangrijk dat je weet waar de jeugdraad voor staat.

Je kan dan spreken vanuit een organisatie met een gezicht en met bepaalde normen en waarden. Je hebt een

duidelijke vraag of boodschap omdat hier al is over nagedacht. De ontvanger voelt dit en zal jouw vraag of bood-

schap beter ontvangen. Om hier een zicht op te krijgen, gaan de deelnemers nadenken over de missie en visie

van hun jeugdraad.

Wat is een missie?

Een missie is datgene dat de organisatie naar buiten wil uitdragen. Het geeft aan waarvoor de mensen uit de

jeugdraad staan, wat hun identiteit en waarden zijn.

Wat is een visie?

Een visie is een algemene voorstelling van de toekomst van een organisatie. Het geeft aan waarvoor de jongeren

uit de jeugdraad willen gaan, wat hun toekomstdroom is.

Werkwijze

De deelnemers verdelen zich in kleine groepjes. Het is belangrijk dat iedereen bij zijn eigen jeugdraad gaat zitten.

Ze beantwoorden de vragen op de blaadjes. Wanneer dit is ingevuld kleven ze hun strookjes op een flap of rol

papier.

Hoe formuleer ik een missie?

- Waarom bestaan we?

- Wat willen we?

- Wat zijn onze normen, waarden en overtuigingen?

Hoe formuleer ik een visie?

- Hoe ziet onze jeugdraad er in de verre toekomst uit?

- Wat willen we met de jeugdraad binnen x aantal jaren bereikt hebben?

- Langs welke weg gaan we die positie bereiken?

to the point, beknopt en eenvoudig

Waarom stellen we ons deze vragen?

- Interne afstemming, neuzen in dezelfde richting

- Toetssteen voor interne keuzes