スタートアップガイド

目次

はじめに Greenfile.workとは

STEP 0 マスター登録とは

STEP 1 現場の基本情報を編集する

STEP 2 協力会社を招待する

STEP 3 安全書類を作成する

協力会社様

更新日：2020/09/11

Greenfile.workとは

安全書類の作成・提出を簡単に。

建設業界から書類作業をなくす、それが私達のMISSIONです。

Greenfile.workとは

3

推奨環境について

よろしければ、下記よりダウンロードいただき、推奨ブラウザでのご利用をお願い致します。

Google Chrome（最新版）（推奨）

Microsoft Edge（最新版）

Tips Internet ExplorerでもGreenfile.workをご利用いただけますが、

想定外の不具合等が起こる可能性がございます。

上記推奨ブラウザでのご利用をお願い致します。

パソコンの推奨ブラウザはGoogle chromeもしくはEdgeです◎

Google chrome microsoft Edge

サービス画面の見方

4

ログインに成功すると、下記のような画面に進みます

①

②

③

①会社・支店情報 ･･･ 書類に反映される基本的な会社情報です

②従業員 ･･･ 作業員名簿を中心に、各書類で記載する従業員（作業員）の情報です

③マスターデータ ･･･ 車両や工具など現場でよく使うものを登録します

作成した現場名称ですクリックすると書類作成画面に飛びます

サービス画面の見方

Tips 元請けは、1次請けが招待している企業や

各社が作成している書類内容を閲覧することができます。

書類提出をしていなくても、ほとんど同じ画面を見ているので、ご安心ください。

Greenfile.workとは

5

Greenfile.workとは

6

1週目 2週目 3週目 1ヶ月 2ヶ月

1次請

協力会社

■ 現場作成

■ 1次請招待■ 現場情報の入力 ■ 書類の承認

■ ID登録

■ データ移行

　 or 入力

■現場設定

■ 書類作成・提出

元請

導入時の具体的な流れ

7

全体の流れ

・本ガイドでは、現場設定〜安全書類を作成・提出までの流れを解説します。

・機能詳細についてはヘルプセンターも参考にしてください

　(https://help-anzenshorui.greenfile.work/hc/ja)

■ ID登録

■ 下請招待

■ データ移行

　 or 入力

■現場設定

■ 書類確認・提出■書類作成

ガイドの見方

8

招待メール

ヘルプセンターで検索

より詳しい情報を得るヒント

本ガイドでの説明は最低限のご案内になります。

より詳しく操作方法などをお調べ頂く場合は、是非「ヘルプセンター」を併用してください。

各ステップごとに、ページ右下に「ヘルプセンター」で検索するための

参考ワードを記載しています。

ヘルプセンター

ヘルプセンター：https://help-anzenshorui.greenfile.work/hc/ja

★ガイドの右下にもご注目下さい

マスター登録とは

マスターデータを登録することで、

今後の書類作成がスムーズになります。

9

STEP 0

0-1　マスター登録と書類作成について

0-2　保険情報入力時の注意

マスター登録と書類作成について

STEP 0

10

書類作成は、ほとんどがマスターデータの内容を選択するだけで終わります

1. 会社情報/従業員情報/工具等のマスターデータを登録する

2. 書類作成時は、上記で登録したものを選択する

マスター登録とは

書類　作成

ヘルプセンターで検索

メモ 例えば作業員名簿は、マスター登録した従業員を選ぶだけで9割程度、作成が完了します。再下請負通知書も、各マスターを選ぶだけで8割程度、作成が完了します。

このように、マスターを登録しておくと、書類作成が簡単になります！

STEP 0

11

書類作成は、ほとんどがマスターデータの内容を選択するだけで終わります

1. 会社情報/従業員情報/工具等のマスターデータを登録する

2. 書類作成時は、上記で登録したものを選択する

マスター登録とは

書類　作成

ヘルプセンターで検索

メモ 例えば作業員名簿は、マスター登録した従業員を選ぶだけで9割程度、作成が完了します。

再下請負通知書も、各マスターを選ぶだけで8割程度、作成が完了します。

このように、マスターを登録しておくと、書類作成が簡単になります！

0-1．マスター登録と書類作成について

0-2．保険情報入力時の注意

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会社形態に伴う社会保険・個人の保険について

マスター情報の「会社・支店」「従業員」で登録する保険について、ガイドラインに従って正しく登録していきましょう。個人の保険に関しては、国土交通省のガイドライン（後述スライド）をご参照ください。

＜会社の社会保険＞ ＜個人の保険＞

①

②

②

①

保険情報

ヘルプセンターで検索

STEP 0 マスター登録とは

13

＜会社の社会保険＞ ＜個人の保険＞

事業所形態

就労形態 医療（健康）保険 年金保険

雇用保険

法人 常用労働者

・協会けんぽ・健康保険組合・適用除外承認を受けた国民健康保険組合・建設国保

厚生年金

雇用保険

役員等 ・協会けんぽ・健康保険組合・適用除外承認を受けた国民健康保険組合・建設国保

厚生年金

-

法人の会社は、基本的に会社・個人の保険は該当の社会保険には全て加入いただくことが適切です。

適切な個人の加入保険

３保険加入

医療保険及び年金保険

法人の場合

保険情報

ヘルプセンターで検索

0-2．保険情報入力時の注意

STEP 0 マスター登録とは

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＜会社の社会保険＞

事業所形態

常用の雇用人数

就労形態 医療（健康）保険 年金保険 雇用保険

個人事業主

5人〜 常用労働者

・協会けんぽ・健康保険組合・適用除外承認を受けた国民健康保険組合・建設国保

厚生年金 雇用年金

1人〜4人 常用労働者

・国民健康保険・国民健康保険組合（建設国保）

国民年金 雇用年金

適切な個人の加入保険

３保険加入

雇用保険(医療保険と年金保険は個人で加入)

＜個人の保険＞

個人事業主の会社は、常用の雇用人数によって加入していただく保険が異なります。

：個人の責任において加入するものです

個人事業主の場合

保険情報

ヘルプセンターで検索

0-2．保険情報入力時の注意

STEP 0 マスター登録とは

15

事業所形態

就労形態 医療（健康）保険 年金保険 雇用保険

個人事業主

事業主一人親方

・国民健康保険・国民健康保険組合（建設国保）

国民年金 -

＜会社の社会保険＞ ＜個人の保険＞

適切な個人の加入保険

(医療保険と年金保険は個人で加入 )

個人事業主・一人親方は、労災保険特別加入制度に加入していただくことが適切です。

：個人の責任において加入するものです

事業主・一人親方の場合

保険情報

ヘルプセンターで検索

0-2．保険情報入力時の注意

STEP 0 マスター登録とは

16（国土交通省HP　建設業における社会保険加入対策について　「適切な保険」確認シートより引用 ）

適切な社会保険についてのガイドラインです。もし迷われた場合には参照して社会保険の登録を進めましょう。

0-2．保険情報入力時の注意(ガイドライン)

STEP 0 マスター登録とは

現場の基本情報を編集する

現場の情報を入力すると、安全書類の作成がラクになります。

また、安全書類提出に係るメールの通知設定も行うことが出来ます。

17

STEP 1STEP 1

1-1　現場の基本情報にアクセスする

1-2　現場の基本情報とは

1-3　書類提出に係るメール通知について

1-1．現場の基本情報にアクセスする

STEP 1

18

現場一覧から該当の現場を選択した後、自社名横の「詳細情報の編集」をクリックします。

現場の基本情報を編集する

現場　基本情報

ヘルプセンターで検索

①･･･自社名が表示されています。正しい営業所が招待されているかご確認ください。(支店がない場合、「主たる営業所」が招待されます)

②･･･「詳細情報の編集」をクリック

① ②

1-2．現場の基本情報とは

STEP 1

19

現場の基本情報を登録することで、書類作成がラクになります。

現場の基本情報を編集する

現場　基本情報

ヘルプセンターで検索

現場の基本情報に記入した情報は、再下請負通知書や下請負業者編成表に反映されます。

メモ

1-3．書類提出に係るメール通知について

STEP 1

20

コメントが来た場合や書類が差し戻されると、指定した従業員宛てにメールで通知が届きます

現場の基本情報を編集する

メール通知

ヘルプセンターで検索

メール通知を設定すると、下記タイミングでメールが送られます。

・書類にコメントがあった時

・書類の差戻しがあった時

・書類の承認取り消しがあった時

(これらの通知は、自社と1次請けに送られます)

メール通知を利用して、上手に安全書類作成を行いましょう。

設定したユーザーにメールが送信されます。

(※従業員情報で、メールアドレスを登録する必要があります。)

メモ

協力会社を招待する

協力会社を招待し、編成に追加するまでの流れを

解説します。

21

STEP 1STEP 2

2-1　協力会社招待の流れ

2-2　協力会社を現場に招待する

2-3　協力会社を編成に追加する

2-1．協力会社招待の流れ

STEP 2

22

協力会社を招待する

協力会社　招待

ヘルプセンターで検索

協力会社招待には、2つのステップがあります。

STEP1

STEP2

● 協力会社を招待するまず、協力会社を検索し、現場に招待します。

● 協力会社を編成に追加する現場の編成に追加します。

23協力会社　招待

ヘルプセンターで検索

１．[協力会社編成] > [協力会社を追加] をクリックします。

2-2．協力会社を現場に招待する

STEP 2 協力会社を招待する

24協力会社　招待

ヘルプセンターで検索

２．招待したい会社の会社名 / 電話番号/住所を入力し、検索します。

住所や電話番号を確認し、招待したい会社だと確認できれば現場に追加をクリック

検索結果に出ない場合は、「検索結果に出ない場合」(後述のスライド)へ

・建設業許可を持っている

・Greenfile.work を利用したことがある

・一度自社で会社アカウントを作成したことがある

上記の場合は検索結果に出てきます。

該当する会社にも関わらず、検索結果に出てこない場合は

検索方法を工夫してみましょう。

（「株式会社」抜きで検索、電話番号で検索など）

注意

2-2．協力会社を現場に招待する(検索について)

STEP 2 協力会社を招待する

25協力会社　招待

ヘルプセンターで検索

検索結果の見方についての説明です。

Greenfile.workのアカウントがない（「認証済」などの文字がない）

Greenfile.workのアカウントがあり、Greenfile.workを使用できる（仮認証済、認証済）

2-2．協力会社を現場に招待する(検索結果の見方)

STEP 2 協力会社を招待する

Greenfile.workのアカウントがまだ無い場合、

担当者名とメールアドレスを記入し

招待してください。

(メールアドレスは、先方にGreenfile.workを操作できる方がいない場合は不要。

詳しくはP19)

メモ

26協力会社　招待

ヘルプセンターで検索

検索結果に出ない場合は、「検索結果に出ない場合はこちら」をクリックし、必要情報を入力し、「確定」をクリック

2-2．協力会社を現場に招待する(検索結果に出ない場合)

STEP 2 協力会社を招待する

27代行操作

ヘルプセンターで検索

メールアドレス有りで招待をすると、先方はGreenfile.workを操作できます。

招待が完了した段階でアカウントが発行されます。先方がGreenfile.workを操作できるようになります。

先方のアカウントは発行されないため、先方はGreenfile.workを操作できません。(先方が一人親方で、Greenfile.workを操作できる環境にない場合は、メールアドレス無しで招待します。)

メールアドレス有りで招待する場合

メールアドレス無しで招待する場合

メールアドレス無しで招待した場合は、その協力会社の代わりに書類を作成する必要があります。メモ

2-2．協力会社を現場に招待する(メールアドレスの有無について)

STEP 2 協力会社を招待する

28協力会社　招待

ヘルプセンターで検索

編成に追加していきます。

会社名横の[編集]を押すと、左記の画面が出てきます。

入れたい編成名・直近上位会社・工事内容・工期を入力し、「確定」をクリックします。

2-3．協力会社を編成に追加する

STEP 2 協力会社を招待する

29

編成が完了した時点で、協力会社宛に下記のような招待メールが送られます。メモ

編成の追加が完了しました。

2-3．協力会社を編成に追加する

STEP 2 協力会社を招待する

安全書類を作成する

マスター情報を提出していれば、安全書類は簡単に作成できます。

必須書類を例に、書類作成の基礎を説明します。

30

STEP 1STEP 3

3-1　必須書類/随時書類とは

3-2　再下請負通知書について

3-3　作業員名簿について

3-4　書類作成時のヒント

3-1．必須書類/随時書類とは

STEP 3

31

書類には提出が必須のものと随時のものがあります。必須/随時の設定は元請けが行います。

安全書類を作成する

必須　随時　書類

ヘルプセンターで検索

A B

①必須書類･･･必須書類項目です。下請負業者編成表・再下請負通知書・作業員名簿が含まれます。

②随時書類･･･車両届、機械使用届、外国人建設就労届など、現場ごとに必要に応じて作成します。

Tips 必須書類や随時書類には、元請様が現場ごとに独

自に提出を求める「独自書類」が設定されてる場合

があります（例：A、B）

①

②

3-2．再下請負通知書について

STEP 3

32

再下請負通知書の「･･･」を押すと、再下請負通知書のPDFプレビュー画面が開きます。

安全書類を作成する

再下請負通知書

ヘルプセンターで検索①･･･こちらから編集画面に飛べます。(次ページ参照)②･･･注文書・請書はここから添付/確認ができます。

①

②

3-2．再下請負通知書について

STEP 3

33

再下請負通知書には、自身で入力する部分と、マスター情報が自動で反映される部分があります。

安全書類を作成する

ヘルプセンターで検索

・作成日・就労者情報

自身で入力する

マスター情報が自動で反映

元請けが記入した現場情報 マスターの会社情報(※)

発注者・現場 建設業の許可会社情報

自社が記入した現場情報 マスターの支店情報(※)

工事情報現場代理人・監督員など

健康保険等の加入状況

上記表の見方　色付きの(■)段･･･どの情報を参照しているか　色なしの段　 ･･･再下請負通知書内の項目名

(※)上位会社に関する事項の場合は自社のマスターを、下位会社に関する事項の場合は下位会社のマスターを反映

「保存」を押すと、入力した情報が保存されます。(全書類共通)

3-3．作業員名簿について

STEP 3

34

作業員名簿の「　」(空白)又は「･･･」を押すと、作業員名簿の新規作成/PDFプレビュー画面が開きます。

安全書類を作成する

作業員名簿

ヘルプセンターで検索

①･･･新規作成をする場合は、「新規作成」ボタンを押します。

②･･･作業員名簿を作成している場合、PDFプレビューが表示されます。

　　「編集」ボタンを押すと、編集画面に行きます。

①

②

(※)名前横の[詳細]を押すと、従業員情報を直接編集することができます。

3-3．作業員名簿について

STEP 3

35

作業員名簿の「･･･」を押すと、作業員名簿の新規作成画面/PDFプレビュー画面が開きます。

安全書類を作成する

作業員名簿

ヘルプセンターで検索

作業員名簿に記載したい従業員に✓を入れます。従業員情報は、マスターの「従業員」から自動で反映されています。直接編集することも可能です。(※)を参照

3-4．書類作成時のヒント（代行編集操作）

STEP 3

36

一人親方の方や、何かしらの事情がある場合、協力会社に代わって書類を作成することができます

安全書類を作成する

協力会社一覧から、代理で書類を作成したい協力会社を選択します。

協力会社の情報を代理で編集する場合は、こちらから編集リクエストを送ります。

協力会社がGreenfile.workのアカウントを

持っている場合は、先方がリクエストを

承認します。

協力会社がGreenfile.workのアカウントを

持っていない場合、サポートチームが

1営業日でリクエストを承認します。

メモ

代行　編集

ヘルプセンターで検索

3-4．書類作成時のヒント（代行編集操作）

STEP 3

37

リクエストが承認されたら、マスターデータの編集ができます。

安全書類を作成する

代行　編集

ヘルプセンターで検索

こちらから、編集したいマスターデータをクリックすると、編集ページに行きます。

3-5．書類作成時のヒント（補助機能）

STEP 3

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書類作成時に参考にしてください。

安全書類を作成する

マスター情報を更新しても書類が更新されない場合、「最新のマスター情報を取得」を押すと、変更したマスター情報が反映されます。

(マスターを変更する度に自動で書類が書き換わると正しく書類作成ができないため)

　　　　　　不備チェックについて

書類の内容に不備があると、書類のPDFプレビュー画面の「不備：◯件」と表示されます。そちらにマウスカーソルを当てると、不備内容を確認できます。不備内容を参考に書類を修正し、正確な書類を作成していきましょう。

Tips 不備のある状態で書類を提出する場合には、コメント機能を活用して、その旨を伝えましょう。

重要

3-5．書類作成時のヒント（外国人実習生/外国人建設就労者がいる場合）

STEP 3

39

安全書類を作成する

技能実習生

外国人建設就労届は作成不要です。従業員マスターに紐付いているパスポートや在留カードについて、元請けに確認が必要な場合は「添付」項目にアップロードしてください。

「添付」項目は、随時書類の右端にございます。

外国人建設就労届を作成する必要があります。

従業員マスターに紐付いているパスポートや在留カードは、外国人就労届の添付書類から確認できます。

外国人建設就労届のPDFプレビュー下に添付書類があります。

外国人建設就労者1号特定技能外国人

安全書類を確定する

二次請けが書類を確定すると、一次請けが書類を提出できます。

Greenfile.work上での安全書類の確定方法を説明します。

40

STEP 1STEP 4

4-1　安全書類を確定する

4-2　書類のステータスについて

4-3　差戻し後の流れについて

4-1．安全書類を確定する

STEP 4

41

書類のPDFプレビュー画面の「確定」を押すと、書類が確定されます。

安全書類を作成する

作業員名簿

ヘルプセンターで検索

確定は、書類の編集画面からも行うことができます。メモ

4-1．安全書類を確定する

STEP 4

42

一次請けは下位企業の書類を確認し、元請けに提出します。

安全書類を提出する

書類　提出

ヘルプセンターで検索

確定状態になると、✓マークに変わります。元請けへの書類提出は、一次請けが行います。

上位企業に伝えたい事がある場合は、コメント機能をご活用ください。コメントは一次請け・元請けに通知されます。

メモ

4-2．書類のステータスについて

STEP 4

43

書類の進行状況を表す記号についての説明です。

安全書類を提出する

書類　ステータス

ヘルプセンターで検索

進行中

書類が編集中であることを表します。書類を編集し、「保存」ボタンを押すとこの表示になります。

確定済

書類の編集が終わり、提出してもいい状態であることを表します。二次請け以下の書類作成は、この状態を目指しましょう。一次請けは、二次請け以下の書類がこの状態であることを確認し、元請けに提出します。

提出済

元請けに書類を提出済みで、承認待ちであることを表します。まだこの段階では書類の編集が可能です。

承認済

元請けが書類を確認し、承認したことを表します。承認済になると書類の編集ができなくなるので、編集したければ差戻しをしてもらう必要があります。

差戻し

元請けが書類を確認し、差戻したことを表します。不備などを直して書類の再提出を行いましょう。

①ここから書類を編集します。

②上位会社から不備内容についてコメントがある場合、こちらを確認します。

③「コメント」下のスペースからコメントを送信できます。

4-3．差戻し後の流れについて

STEP 4

44

コメント機能を活用し、書類を再編集しましょう。

安全書類を提出する

書類　コメント

ヘルプセンターで検索

①

②

書類に不備がある場合、是正指示などで書類を差し戻されることがあります。

メモ

③

45

必須書類の作成一次請けへの提出(自社の書類を✓にする)

ここまで作業お疲れ様でした。

最後に、全てお済みかどうかチェックしましょう。

45

安全書類を作成・提出

招待・登録ログイン

安全書類の提出が完了しました！

次の現場に招待されるのを待ちましょう。

マスターデータ登録

完了！ 完了！

お疲れ様でした！

書類作成作業が完了したら

完了！

(あれば)随時書類の作成 (差戻しがあれば)書類の再提出

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Greenfile.work 安全書類ヘルプセンター

https://help-anzenshorui.zendesk.com/hc/ja

46

メールお問い合わせ：info@greenfile.work　電話サポート窓口：050-3198-9287（平日10:00〜17:00）

サポート窓口の案内

操作などで不明点があった場合は、「ヘルプセンター」に記載の操作説明をご参照下さい

上記ヘルプセンターで解決できない場合、下記の窓口をご利用下さい

Tips 検索をする際は、「安全書類　提出」「協力会社　招待」など、

単語を区切って検索をしましょう。

47

47

お知らせ配信のご案内

「お知らせ」の説明です。

サービス画面右上に、「お知らせ」ページがあります。不具合報告や、新機能リリース、お役立ち情報など定期的に配信しています。お知らせの右上に赤い●がある場合、未読のお知らせがありますので、必ずご確認ください。

※過去のお知らせ文面の例

48

48

お知らせ配信のご案内

「ポップアップヘルプ」「ヒント」の説明です。

ポップアップヘルプ

各項目の横に、[？]マークがあることがあります。クリックいただくと、解説が出てきますのでご活用ください。

　　　　　　　　ヒント

各ページの随所に、下記のような「ヒント」がございます。特につまづきやすいポイントを記載しておりますので、ぜひご確認ください。