Eindrapport RIWIS Deelproject Regeldruk Ambulante Zorg en ... · (€2.250.000) is dat 5,6%.2 In...

Eindrapport RIWIS Deelproject Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding

ZORG MET MINDER REGELS EN MEER WERKPLEZIER

Auteurs: Korelle-team: André Nijsen, Machteld

Koopmans, Ellen Vervoort, Kornelis

Afman

Projectfase: eindrapport

Projectteam RIWIS-team: André Stoop (project-

leider), Eelko Dijkmeijer, Lidy Jan-

sen, Marco Jansen

Opdrachtgever : Stichting RIWIS zorg en welzijn

Datum: 08-01-2013 Versie 1.4

Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4

Versiedatum: 6-3-2013

2

INHOUDSOPGAVE

1. INLEIDING 3

2. DOEL DEELPROJECT REGELDRUIK 3

3. UITGEVOERDE ACTIVITEITEN 4

4. RESULTATEN 0-METING 4

5. REDUCTIEVOORSTELLEN 8

6. OPBRENGST REDUCTIEVOORSTELLEN 1-METING 8

7. VERWACHTE INDIRECTE EFFECTEN 9

8. SAMENVATTING, CONCLUSIE EN AANBEVELING 12

Bijlagen: 15

- Begrippenlijst

- Korelle Standaardkostenmodel (SKM)



3

1. INLEIDING

Het deelproject Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding hoort bij het RIWIS verander-

traject GAAN dat in maart 2012 is gestart en deel uit maakt van het landelijk programma In

voor Zorg van het Ministerie van Volksgezondheid en Welzijn. Lidy Jansen en André Stoop

zijn namens de ambulante volwassenenzorg RIWIS bij dit deelproject betrokken. Vanaf 27

april 2012 maakt ook Eelko Dijkmeijer deel uit van het projectteam. In september 2012 is

het team nog eens versterkt met Marco Jansen van de RIWIS afdeling Financiën. Namens

Korelle hebben Machteld Koopmans, Ellen Vervoort, Kornelis Afman en André Nijsen het RI-

WIS team als adviseurs ondersteund. Doel van deze rapportage is het opmaken van de

eindbalans van het deelproject Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding.

Deze rapportage is als volgt opgebouwd. We beginnen met een korte omschrijving van het

doel van het deelproject Regeldruk. Daarna volgt een schets van de activiteiten van het pro-

jectteam: wat hebben we gedaan? Vervolgens presenteren we de resultaten op hoofdlijnen.

Achtereenvolgend gaan we in op de resultaten van de 0-meting, de reductievoorstellen en

de resultaten van de 1-meting. Daarna wordt aandacht besteed aan de verwachte indirecte

effecten van de genomen maatregelen. We sluiten af met een paragraaf ‘Samenvatting,

conclusie en aanbevelingen. Tenslotte volgen in de Bijlage een begrippenlijst en de voor de-

ze rapportage gebruikte en ingevulde documenten:

Overzicht knelpunten informatieverplichtingen (0- en 1-meting)

Overzicht knelpunten inhoudelijke verplichtingen (0- en 1-meting)

Overzicht knelpunten binnen Proces Zorgtoeleiding

Toelichting bij invulsheets SKM/RIWIS

Deze documenten zijn ook digitaal beschikbaar en kunnen worden opgevraagd bij de pro-

jectgroep.

2. DOEL DEELPROJECT REGELDRUK

RIWIS heeft in 2013 te maken met een transitie van AWBZ- naar WMO financiering. Het uit-

gangspunt voor RIWIS daarbij is: behoud van de kwaliteit van de zorg voor de cliënt in am-

bulante zorg. Om aan dit uitgangspunt van RIWIS bij te dragen is het deelproject regeldruk

gestart vanuit de gedachte: ‘zorg met minder regels en meer werkplezier’. Het huidige sys-

teem in de zorg gaat vaak gebukt onder regels. Daardoor resteert minder tijd voor de direc-

te zorgverlening en gaat veel geld naar indirecte processen. De ervaringen vanuit de AWBZ

kunnen helpen bij het formuleren van voorstellen voor het verminderen van regeldruk op

een zodanige manier dat de kwaliteit van de zorg wordt geborgd. Dit kan ook helpen bij de

transitie naar de WMO en een verdere verbetering van de medewerkerstevredenheid binnen

RIWIS.

Doel van het deelproject regeldruk is:

1. voor het onderdeel Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding bureaucratische knelpunten te

signaleren die voortvloeien uit externe en interne regels

2. ondersteuning bieden aan de inrichting van de processen in de transitie naar de

WMO

3. voorstellen te doen om de onder 1 gesignaleerde knelpunten op te lossen om daar-

mee financiële middelen en tijd vrij te kunnen spelen die kunnen worden ingezet

voor verbetering van de directe begeleiding van de cliënten

4. het ontwikkelen van een tool waarmee medewerkers van RIWIS, ook in de toe-

komst, in staat zijn voor andere onderdelen van RIWIS bureaucratische knelpunten

te signaleren en met voorstellen voor oplossingen te komen

5. verder gebruik van deze tool binnen RIWIS mogelijk maken



4

3. UITGEVOERDE ACTIVITEITEN

Vanaf begin maart 2012 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:

1. ontwikkelen eerste versie van het RIWIS regeldrukinstrument (Excelsheet) en pro-

duceren van een handleiding voor verder gebruik binnen RIWIS

2. inventariseren van knelpunten en kwantificeren van kosten in tijd en geld (0-

meting)

3. toevoegen van knelpunten aan de bestaande beschrijving van Activiteiten en Sub-

processen van de RIWIS procesbeschrijving Zorgtoeleiding

4. voorleggen van de resultaten van de 0-meting (huidige situatie onder AWBZ) aan

het volledige projectteam dat namens RIWIS is betrokken bij het project ‘GAAN’ op

18 juni 2012. Hiermee zijn de resultaten getoetst en is draagvlak gecreëerd voor de

resultaten binnen RIWIS

5. presenteren van de bevindingen aan het management (MT) van RIWIS op 3 juli

2012. Daarmee is goedkeuring verkregen voor de te nemen vervolgstappen

6. bedenken van oplossingen voor de gesignaleerde knelpunten zoveel mogelijk uit-

gaand van de toekomstige situatie (WMO) en waar mogelijk eerste implementatie

van deze oplossingen binnen de Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding

7. ontwikkelen van definitieve versie van RIWIS regeldrukinstrument (Excelsheet) voor

verder gebruik binnen RIWIS

8. kwantificeren van kosten in tijd en geld van gerealiseerde vermindering van regel-

druk binnen de Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding (1-meting)

4. RESULTATEN 0-METING1

De betrokken medewerkers van RIWIS hebben 25 knelpunten gesignaleerd. De kosten die

gemoeid zijn met deze knelpunten bedragen €126.363 op jaarbasis. Uitgedrukt in procenten

van de geprognosticeerde productie Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding voor 2012

(€2.250.000) is dat 5,6%.2 In totaal gaat het om 4.284 mensuren op jaarbasis wat over-

eenkomt met 2,5 mensjaar (1750 gewerkte uren per jaar). Tabel 1 (zie volgende pagina)

bevat een globale specificatie van deze kosten.

In dit stadium van het project (juni 2012) was het nog te vroeg om te zeggen welk deel van

deze kosten vermijdbaar zou zijn. Hiervoor was het nodig om de knelpunten onder te verde-

len naar categorie:

voegt waarde toe aan het zorgproces van de cliënt maar zou anders (efficiën-

ter/effectiever) moeten worden ingericht (oranje regels);

1 Deze bevindingen zijn afgeleid van de Excelsheets zoals beschikbaar naar de stand van 11 juni 2012.

De inhoud van paragraaf 4 komt overeen met paragraaf 4 van de interim-rapportage van 24 juni 2012.

2 Geprognosticeerde productie Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding voor 2012 is €. 2.250.000. Deze bere-

kening is gebaseerd op de huidige productie t/m maart 2012 voor dit cluster, welke naar het Zorgkan-

toor wordt gefactureerd (betreft het grootste gedeelte van onze ambulante omzet). Bron: Marko Jansen

e-mail van 25 mei 2012.



5

voegt geen waarde toe aan het zorgproces van de cliënt en zou daarom geschrapt

kunnen worden (rode regels).3

Dat is gebeurd na de zomer van 2012.

Tabel 1 bevat een overzicht van de belangrijkste knelpunten.

Tabel 1: Overzicht belangrijkste regelknelpunten RIWIS cluster

volwassenenzorg 2012

Type verplichting Knelpunt Herkomst ver-

plichting

Tijd x ta-

rief in

€*)

TOTAAL (25) 126.363

Informatieverplichtingen to-

taal (16)

58.432

Waarvan instroom subtotaal

Meest opvallend:

- mobicare

registratie niet-

productieve uren

extern:

zorgkantoor

42.888

39.333

Waarvan doorstroom subtotaal

Meest opvallend:

- ontvangstverklaring

begeleidingsplan

tekenen

ontvangstverklaring

extern: materi-

ele controle

AO/IC**)

15.544

5.507

Waarvan uitstroom 0

Inhoudelijke verplichtingen

totaal (9)

67.931

Waarvan instroom subtotaal

Meest opvallend:

-QIC systeem***)

vermelden

cliëntinformatie

intern

6.502

5.408

Waarvan doorstroom subtotaal

Meest opvallend:

- materiële controle zorg

ongewijzigde begelei-

dingsplannen steeds weer

bespreken met cliënt

extern: materi-

ele controle in-

houd zorg

59.983

44.743

Waarvan uitstroom 1.446

*) Tarief = €29,50 (gewogen gemiddelde uurloonkosten RIWIS Ambulante Zorg en Zorgtoe-

leiding plus overhead). Bedragen afgerond op hele euro’s.

**) Administratieve Organisatie/Interne Controle

***) Quality In Care

De meeste knelpunten (16) betreffen verantwoordingsverplichtingen (informatieverplichtin-

gen), die voor het merendeel (12) van buiten RIWIS komen. Deze knelpunten kosten

€58.000.

De overige knelpunten (9) hebben te maken met inhoudelijke verplichtingen en raken

daarmee direct het begeleidingsproces van de cliënten. Vijf van deze knelpunten hebben

een externe oorsprong en 4 zijn afkomstig van door RIWIS zelf ingestelde regels. De kosten

van de inhoudelijke knelpunten bedragen €67.931.

3 Groene regels (voegen waarde toe aan zorgproces en zijn al efficiënt/effectief) leveren per definitie

geen knelpunten op en maken daarom geen deel uit van deze pilot.



6

De meeste gesignaleerde knelpunten zijn gebeurtenisgebonden (niet-periodiek of kalender-

gebonden). Gebeurtenissen, bijvoorbeeld de aanmelding van een cliënt, komen veelal van

buiten RIWIS en zijn lastig te plannen. Ingeval van gebeurtenisgebonden knelpunten ligt

het daarom voor de hand om bij het nadenken over kostenreductie de prijs (P) als invals-

hoek te nemen en niet het aantal keren (Q).

In geld gemeten zijn de twee grootste knelpunten:

Mobicare (deels externe/deels interne informatieverplichting), vooral de registratie

van niet-productieve uren en cliëntcontacten. De totale kosten bedragen bijna €

40.000 op jaarbasis

Materiële controle inhoud zorg en levering voor het zorgkantoor en HKZ norm (deels

externe, deels interne inhoudelijke verplichting), vooral het periodiek bespreken van

begeleidingsplannen. De totale kosten bedragen ruim € 44.000 op jaarbasis.

Alle knelpunten zijn na inventarisatie in kaart gebracht in de procesbeschrijving RIWIS

Zorgtoeleiding. Hieruit blijkt dat de knelpunten zowel voorkomen binnen de cliëntenadmi-

nistratie als binnen de zorguitvoering. Tabel 2 geeft een samenvatting.



7

Tabel 2: Overzicht knelpunten binnen Procesbeschrijving RIWIS4

Nr Subproces Knelpunt Code Herkomst Tijd x

tarief €

1.1 Zorgtoelei-

ding

- - - -

1.2 Aanmelden

cliënt

Subtotaal

- communicatie in QIC

- kopie ID en Zorgpas

- aanmaken fysiek cliëntendossier

Inh-I-2

Inf-I-5

Inh-I-3

-intern

-extern

-extern

5.408

407

172

5.987

1.3 Oriënterend

gesprek

Subtotaal

- urenregistratie niet-productieve uren

Inf-I-2 -extern/ intern 39.333

39.333

1.4 Intakege-

sprek

Subtotaal

- ontvangstbevestiging alg. voorwaarden

- analyse wachtlijstgegevens

Inf-I-3

Inh-I-4

-extern

-intern

147

480

627

1.5 Afhandelen

indicatiebe-

sluiten

Subtotaal

- CIZ indicatie

- informatie aanvraag dagbesteding

- aanvragen herindicatie

Inf-I-4

Inf-I-1

Inh-D-1

extern/intern

-extern

-extern

1.327

886

3.442

5.655

1.6 Aanvang zorg

Subtotaal

- aftekenen ZVO

- mutatie start zorg

Inh-I-1

Inf-I-6

-extern

-extern

443

787

1.230

1 Cliëntenad-

ministratie

Totaal 52.833

2.1 Kennismaking

Subtotaal

- communicatie verwijzer

- papieren dossier

- te laat/onvolledig mutatieformulier

- formulier naastbetrokkenen

- mutatie persoonsbegeleider

Inf-D-6

Inf-D-5

Inf-D-2

Inf-D-3

Inf-D-8

-intern

-intern

-extern

-intern

-intern

467

590

161

492

29

1.739

2.2 Zorguitvoe-

ring

Subtotaal

- begeleidingsplan

- ontvangstverklaring begeleidingsplan

- ROM

- formulieren gemeenten

- registratie/evaluatie voortgang

- mutatie tijdelijke afwezigheid

Inh-D-2

Inf-D-7

Inf-D-4

Inf-D-1

Inh-D-3

Inf-D-9

-extern /intern

-extern

-extern

-extern

-intern

-extern

44.743

5.507

3.441

2.773

11.800

1.003

69.267

2.3 Dagactivitei-

ten

Subtotaal

- mutatie dagactiviteiten Inf-D-10 -extern 1.081

1.081

2. Ambulante

Woonbege-

leiding

Totaal

72.087

3.1 Uitschrijven

cliënt

Subtotaal

- Exit ROM

- Exit enquête

Inh-U-1

Inh-U-2

-extern

-extern

722

722

1.444

3. Beëindiging

zorg

Totaal 1.444

1-3 Groot Totaal 126.363

4 Afkortingen: Inf= informatieverplichting, Inh = inhoudelijke verplichting

I= instroom, D= doorstroom, U= uitstroom.



8

5. Reductievoorstellen

Aan de hand van de gesignaleerde knelpunten heeft het projectteam een overzicht gemaakt

van knelpunten naar herkomst van de regelgeving die aan de basis ligt van deze knelpun-

ten: extern (buiten RIWIS) of intern (binnen RIWIS), ook is een kombinatie van beiden mo-

gelijk. Het projectteam heeft zich in eerste instantie gericht op het aanpakken van de knel-

punten met een interne herkomst (9) of ingeval van een gemengde herkomst op het interne

deel (2). Daarbij gaat het om een bedrag aan knelpunten ter waarde van €104.812 ofwel

83% van het totale bedrag aan geconstateerde knelpunten. Voor de resterende 14 externe

knelpunten is een lijst opgesteld waarin per knelpunt is vermeld welke externe organisatie

is betrokken. In de meeste gevallen gaat het om het Zorgkantoor (huidige situatie onder

AWBZ). Na de transitie (ondermeer naar de WMO) zal de rol van de zorgverzekeraars en

gemeenten als gesprekspartner groter worden.

Tabel 3 geeft een overzicht van 11 interne knelpunten van de in totaal 25 gesignaleerde

knelpunten waarvoor oplossingen zijn ontwikkeld. De verdeling over informatieverplichtin-

gen en inhoudelijke verplichtingen is ongeveer 50/50. Met kleuren is aangegeven of de op-

lossing betreft een aanpassing van het knelpunt (oranje) of het schrappen van het knelpunt

(rood).

Tabel 3: Interne knelpunten Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding met type oplossing

Kleur knel-

punt

Omschrijving Minder

tijd

Minder fre-

quent

Minder tijd en

frequent

INF-I-2 registratie niet-productieve

uren*)

X

INF-I-3 ontvangstbevestiging algemene

voorwaarden

X

INF-I-4 CIZ indicatie X

INF-D-3 formulier naastbetrokkene X

INF-D-6 communicatie verwijzer X

INH-I-1 aftekenen ZVO X

INH-I-2 communicatie in QIC X

INH-I-3 aanmaken fysiek cliëntendossier X

INH-I-4 analyse wachtlijstgegevens QIC X

INH-D-2 begeleidingsplan X

INH-D-3 voortgang/evaluatie begelei-

dingsplan

X

*) Pilot loopt in januari 2013

rood=verplichting geschrapt

oranje=verplichting vereenvoudigd

Uit tabel 3 blijkt dat als oplossingsstrategie vooral is gekozen voor de kombinatie ‘minder

tijd en minder frequent’. Ook is vaak gekozen voor ‘minder frequent’ als op zichzelf staande

oplossing.

6. OPBRENGST REDUCTIEVOORSTELLEN: 1-METING5

Tabel 4 geeft een overzicht van de tot nu toe behaalde resultaten. De totale structurele

jaarlijkse kostenreductie is 75.323 euro. Dat is 60% van de bij de 0-meting gesignaleerde

regeldrukkosten (126.363 euro). Vooral bij de informatieverplichtingen is de behaalde re-

ductie hoog (71% van 58.924 euro). De regeldrukkosten van de inhoudelijke verplichtingen

5 De gegevens zoals vermeld in deze paragraaf zijn gebaseerd op de Excelsheets Standaardkostenmodel

RIWIS 0-meting en 1-meting versie datum 1 januari 2013.



9

zijn gehalveerd (50% van 67.931 euro). In mensuren uitgedrukt gaat het om een besparing

van 2.554 uren per jaar ofwel bijna 1,5 mensjaar (uitgaande van 1750 uur per jaar).

Tabel 4: Opbrengst aanpak interne knelpunten Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding;

structureel op jaarbasis (afgeronde bedragen in euros)

Code knelpunt Omschrijving T-0 T-1 Opbrengst

INF-I-2 registratie niet-productieve uren*) 39.333 - 39.333

INF-I-3 ontvangstbevestiging algemene voor-

waarden

148 - 148

INF-I-4 CIZ indicatie 1.328 369 959

INF-D-3 formulier naastbetrokkene 492 - 492

INF-D-6 communicatie verwijzer 467 172 295

INH-I-1 aftekenen ZVO 443 221 221

INH-I-2 communicatie in QIC 5.408 2.704 2.704

INH-I-3 aanmaken fysiek cliëntendossier 172 590 -418**)

INH-I-4 analyse wachtlijstgegevens QIC 479 111 369

INH-D-2 begeleidingsplan 44.742 22.371 22.371

iNH-D-3 voortgang/evaluatie begeleidingsplan 11.800 2.950 8.850

Totaal in €

Totaal in uren

104.812 29.488 75.323

2.554

*) Pilot loopt in januari 2013

**) Deze toename van de regeldruk betreft alleen het fysieke deel van het cliëntendossier.

Digitalisering levert uiteindelijk vermindering van regeldruk op. In de 0-meting is dat deel

buiten beschouwing gelaten. Zie ook tabel 5 Verwachte indirecte effecten.

7. VERWACHTE INDIRECTE EFFECTEN

Met de 0- en 1-meting is de regeldruk vastgesteld. Het verschil in regeldruk tussen de 0- en

1-meting noemen we het directe effect van genomen maatregelen. Daarnaast kunnen zich

ook indirecte effecten voordoen als gevolg van deze maatregelen. Er is afgesproken dat we

deze vooralsnog alleen maar benoemen en niet kwantificeren. Het kwantificeren valt buiten

dit deelproject. We onderscheiden twee soorten indirecte effecten: in tijd en geld meetbare

effecten ofwel 2e orde effecten, en percepties ofwel neveneffecten.

De in tijd en geld meetbare effecten sluiten direct aan bij het Standaard Kosten Model. De

bij 1-meting vastgestelde verschillen met de 0-meting noemen we dan ook 1e orde effecten.

Percepties gaan over het gevoel van mensen, bijvoorbeeld de arbeidstevredenheid kan als

gevolg van een bepaalde maatregel toe- of afnemen.

Wat zijn 2e orde effecten?

Bij de tweede orde effecten zoals wij die voor ogen hebben gaat het om tijd en geld en niet

om percepties. Binnen het kader van ons regeldrukproject spreken we van 1e orde effecten

(in tijd en geld) zodra we één van de door het projectteam benoemde regelknelpunten suc-

cesvol aanpakken. Bijvoorbeeld, bij knelpunt Inf-I-2 (Mobicare) stellen we voor om de re-

geldruk te verminderen door het afschaffen van de verplichting om niet-productieve uren te

registreren. Voorafgaand aan de definitieve beslissing loopt hierover in januari 2013 een p i-

lot. Als de pilot succesvol is – waar we van uitgaan - spelen we 200 maal per jaar 10 uren

voor 40 personen vrij. In totaal gaat het om €39.333 per jaar. Dat noemen we het 1 e orde

effect omdat dit het eerste directe gevolg is van deze maatregel.

Dan het 2e orde effect. We gaan verder met Mobicare. De eerste stap bij het opsporen van

2e orde effecten bestaat uit het kijken naar de keten waarin – in het gegeven voorbeeld –

Mobicare zich bevindt. Een dergelijke keten zou er als volgt kunnen uitzien:



10

de software van Mobicare bevat rubrieken voor niet-productieve uren: 2e orde effect, de

software zou kunnen worden vereenvoudigd zodra deze uren niet meer worden geregi-

streerd. De software wordt wellicht goedkoper;

de output van Mobicare gaat naar de administratie van RIWIS. Dat hoeft niet meer voor

de niet-productieve uren. Het 2e orde effect is dat op de administratie van RIWIS geen

tijd meer hoeft te worden besteed aan het vastleggen van deze uren;

door de RIWIS administratie wordt gerapporteerd aan het MT van RIWIS over de niet-

productieve uren per medewerker. Het 2e orde effect is dat dit niet meer hoeft. Daarmee

vallen uren vrij op de administratie;

het RIWIS MT bespreekt het verslag van de niet-productieve uren. Het 2e orde effect is

dat dit niet meer hoeft.

Wat zijn neveneffecten?

Bij neveneffecten gaat het om percepties van RIWIS medewerkers maar mogelijk ook van

externe betrokkenen, bijvoorbeeld cliënten of medewerkers van een Zorgkantoor of een

gemeente. Bijvoorbeeld, door bewuster en kritischer naar het nut van regels te kijken wor-

den medewerkers zich bewuster van wat ze doen en gaan daar dan ook naar handelen. Ze

zullen zich sneller de vraag stellen: “Doe ik de goede dingen goed?” en “Waarom doe ik de

dingen die ik doe, is dat wel nodig? Medewerkers gaan anders voelen, denken, praten en

doen over hun werk.

Het effect van verminderen van regeldruk is dat er tijd vrijkomt. Een belangrijke vraag is:

wat willen we met die tijd doen? Hoe wil en gaat RIWIS die tijd inzetten? Het anders benut-

ten van de tijd is een neveneffect. De tijd die vrij komt kun je aan veel dingen besteden:

overleg

direct tijd bij de cliënt

koffie drinken

tijd voor verbeterprojecten

verbinding zoeken met externe betrokkenen

meer cliënten bedienen en de wachtlijst verkleinen

Welke keuzen wil RIWIS maken?

Neveneffecten zijn lastig te meten. Het gaat bijvoorbeeld om:

Blije cliënt

Betere communicatie

Duidelijkheid over hoe processen lopen

Prettiger samenwerking met externen

Initiatief nemen tot verbeterprojecten

Meer werkplezier

Het reduceren van regeldruk kan dragen aan de volgende KPI’s:

1. Productivity, productiviteit stijgt. Het Mens Prestatie Cijfer (MPC)stijgt. Dit is opge-

bouwd uit: beschikbaarheid, prestatie en kwaliteit. Er komt meer beschikbare tijd

die aan productie kan worden besteed. Door een gestroomlijnd proces kan je in de

beschikbare tijd meer doen, de prestatie stijgt.

2. Quality, kwaliteit stijgt. Vermindering van regeldruk kan een bijdrage leveren aan

de afname van het aantal interne en externe klachten. Door gestroomlijnde proces-

sen is de kans op fouten en dus op herstelwerkzaamheden minder. De kwaliteit

neemt toe.

3. Cost, kosten dalen. Door het toenemen van de productiviteit nemen de kosten per

uur/product af. Door First time right, hoef je geen kosten te maken voor herstel-

werk. Minder klachten betekent dat je ook minder klachten hoeft te behandelen, etc.



11

4. Delivery, leveringsbetrouwbaarheid stijgt. Regeldrukvermindering zorgt voor trans-

parantie in de processen. Hierdoor is het handelen eenduidiger en het nakomen van

afspraken makkelijker.

5. Safety, veiligheid neemt toe. Regeldrukvermindering levert misschien geen structu-

rele bijdrage aan veiligheid, maar kan wel zorgen dat de focus in het werk beter ligt

op het primaire werkproces, waardoor er minder afleiding is en minder kans op on-

gevallen.

6. Morale, moreel stijgt. Meer werkplezier kan leiden tot minder kort verzuim en meer

initiatieven tot het verbeteren van de werksfeer.

In tabel 5 zijn verwachte indirecte effecten van de reductiemaatregelen benoemd.

Tabel 5: Verwachte indirecte effecten reductiemaatregelen

Code Omschrijving 2e orde effect Neveneffect

INF-I-2 registratie niet-

productieve uren

minder werk voor ad-

ministratie en teamlei-

ding

medewerkerstevredenheid neemt

toe

INF-I-3 ontvangstbeves-

tiging algemene

voorwaarden

tijdwinst geldt ook

voor Begeleid Wonen

cliënttevredenheid neemt toe

INF-I-4 CIZ indicatie Omvang kostenver-

mindering bij ambu-

lante cliënten geldt

ook voor cliënten be-

schermd wonen (BW).

Minder onrust bij cliënten doordat je

het gesprek overslaat. Of een indi-

catie al dan niet gelijk blijft, overleg

je eerst met de PBer. Pber kan de

tijd die anders voor het herindica-

tiegesprek gereserveerd werd, ge-

bruiken voor een begeleidingscon-

tact.

INF-D-3 formulier naast-

betrokkene

- Stijging kwaliteit door bewustwor-

ding van gebruik van het formulier.

Hoger moreel door verbeteren van

gebruik formulier/onderwerp.

INF-D-6 communicatie

verwijzer

Zie punt inf-1-4; geldt

ook voor cliënten BW.

Minder formulieren. Kan via de mail.

Korte lijnen.

INH-I-1 aftekenen ZVO tijdwinst geldt ook

voor Begeleid Wonen

minder onrust bij cliënten

INH-I-2 communicatie in

QIC

tijdwinst geldt ook

voor Begeleid Wonen

medewerkerstevredenheid neemt

toe

INH-I-3 aanmaken fysiek

cliëntendossier

alles wordt digitaal

aangeleverd aan team-

leiders. Winst weegt

op tegen aanvankelijke

kostenstijging

kwaliteitsverbetering omdat digitale

documenten beter bewaard blijven

INH-I-4 analyse wacht-

lijstgegevens

QIC

tijdwinst teamleiders betere afhandeling vragen cliënten

INH-D-2 begeleidingsplan Tevens minder tijd no-

dig voor formulier

‘Ontvangstbevestiging

begeleidingsplan’

Productiviteit: meer directe uren,

minder indirecte uren.

Kwaliteit: verhoging van de tevre-

denheid van de cliënt omdat deze

minder ‘last’ heeft van de admi-

nistratie.

Moreel: stijgt omdat het instrument



12

beter/gerichter ingezet kan worden.

INH-D-3 Voort-

gang/evaluatie

begeleidingsplan

Dit punt geldt ook voor

de teams van Be-

schermd Wonen.

Productiviteit: meer directe uren,

minder indirecte uren

Moreel: stijgt omdat dubbel werk is

weggehaald.

De verwachte indirecte effecten van de gekozen oplossingen bestaan vooral uit extra kos-

ten- en tijdbesparingen buiten de Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding bij RIWIS (2e orde ef-

fect) en als neveneffecten meer plezier in het werk, hogere productiviteit, betere kwaliteit

en toegenomen cliënttevredenheid.

8. Samenvatting, conclusie en aanbeveling

Dit rapport bevat de resultaten van het deelproject Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoe-

leiding. Het deelproject Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding hoort bij het RIWIS

verandertraject GAAN dat in maart 2012 is gestart en deel uit maakt van het landelijk pro-

gramma In voor Zorg van het Ministerie van Volksgezondheid en Welzijn. Dit project is uit-

gevoerd door medewerkers van RIWIS, ondersteund door externe adviseurs van Korelle.

Doel

Doel van het deelproject regeldruk is:

1 voor het onderdeel Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding bureaucratische knelpunten te

signaleren die voortvloeien uit externe en interne regels

2 voorstellen te doen om deze knelpunten op te lossen om daarmee financiële middelen

vrij te spelen die kunnen worden ingezet voor verbetering van de directe begeleiding

van de cliënten

3 het ontwikkelen van een tool waarmee medewerkers van RIWIS, ook in de toekomst, in

staat zijn voor andere onderdelen van RIWIS bureaucratische knelpunten te signaleren

en met voorstellen voor oplossingen te komen

4 verder gebruik van deze tool binnen RIWIS mogelijk maken.

Samenvatting

De belangrijkste resultaten zijn:

Voor de Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding RIWIS zijn 25 knelpunten gesignaleerd. De

kosten die gemoeid zijn met deze knelpunten bedragen €126.363 op jaarbasis. Uitge-

drukt in procenten van de geprognosticeerde productie Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding

voor 2012 (€2.250.000) is dat 5,6%. In totaal gaat het om 4.284 mensuren op jaarbasis

wat overeenkomt met 2,5 mensjaar (1750 gewerkte uren per jaar).

Er is een overzicht gemaakt van knelpunten naar herkomst van de regelgeving die aan de

basis ligt van deze knelpunten: extern (buiten RIWIS) of intern (binnen RIWIS), ook is

een kombinatie van beiden mogelijk. De aanpak van de knelpunten is in eerste instantie

gericht op de knelpunten met een interne herkomst (9) of ingeval van een gemengde

herkomst op het interne deel (2). Hiermee is €104.812 aan kosten gemoeid ofwel 83%

van het totale bedrag aan geconstateerde knelpunten. Als oplossingsstrategie is vooral

gekozen voor de kombinatie ‘minder tijd en minder frequent’. Ook is vaak gekozen voor

‘minder frequent’ als op zichzelf staande oplossing. Voor de resterende 14 externe knel-

punten is een lijst opgesteld waarin per knelpunt is vermeld welke externe organisatie is

betrokken. In de meeste gevallen gaat het om het Zorgkantoor (huidige situatie onder

AWBZ). Onder de WMO zal de rol van gemeenten als gesprekspartner groter worden.

Het directe effect van gekozen oplossingen is een structurele jaarlijkse kostenreductie

met €75.323. Dat is 60% van de bij de 0-meting gesignaleerde regeldrukkosten

(€126.363). Vooral bij de informatieverplichtingen is de behaalde reductie hoog (71%

van €58.924). De regeldrukkosten van de inhoudelijke verplichtingen zijn gehalveerd



13

(50% van €67.93). In mensuren uitgedrukt gaat het om een besparing van 2.554 uren

per jaar ofwel bijna 1,5 mensjaar (uitgaande van 1750 uur per jaar).

De verwachte indirecte effecten van de gekozen oplossingen zijn alleen kwalitatief be-

schreven. Deze bestaan vooral uit extra kostenbesparingen buiten de Ambulante Zorg en

Zorgtoeleiding bij RIWIS (2e orde effect) en als neveneffecten meer plezier in het werk,

hogere productiviteit, betere kwaliteit en toegenomen cliënttevredenheid.

Conclusie

Met deze pilot is aangetoond dat het klassieke Standaardkostenmodel (SKM)6 met succes

ingezet kan worden voor het verminderen van regeldruk binnen een organisatie als RIWIS.

Hiervoor was het nodig dat Korelle het bestaande SKM ombouwde van een instrument dat

ontworpen is voor toepassing op macro-niveau naar een instrument dat geschikt is voor

toepassing op micro-niveau.

Met toepassing op macro-niveau wordt in dit verband bedoeld: de regeldruk meten van één

of meerdere wetten/regels afkomstig van de overheid voor alle bedrijven en instellingen in

de doelgroep, ongeacht of de regels door hen als knellend worden ervaren. Het gedrag van

bedrijven en instellingen is daarbij gestandaardiseerd (gelijk verondersteld). Bij onze pilot is

precies het omgekeerde gebeurd. Daar is uitgegaan van de door RIWIS-medewerkers erva-

ren regeldruk (knelpunten) binnen het onderdeel Ambulant Volwassenenzorg en Toeleiding.

Er is zowel gekeken naar interne als naar externe regelgeving. Vervolgens is per knelpunt

de regeldruk vastgesteld (0-meting) en zijn oplossingen bedacht en geïmplementeerd.

Daarna is via een vervolgmeting (1-meting) het verschil in regeldruk vastgesteld.

Het door Korelle ontwikkelde SKM stelt medewerkers van RIWIS in staat om de door hen

zelf als knellend ervaren regeldruk ongeacht herkomst (intern of extern) in kaart te brengen

en met voorstellen voor oplossingen te komen. Aangetoond is dat hiermee tijd bespaard is

en de tevredenheid van cliënten en medewerkers is verhoogd. De besparing in tijd kan ten

goede komen in tijd aan de cliënten, het kan in gezet worden voor de verhoging van pro-

ductie en een besparing op kosten. Daardoor kan een beter evenwicht ontstaan tussen de

baten en de kosten van de zorg zelf.

Aanbevelingen

Om de kennis en kunde te borgen die ervoor zorgen dat medewerkers van RIWIS in de toe-

komst in staat zijn om kritisch te kijken naar de onnodige regeldruk binnen hun eigen orga-

nisatie doet het projectteam de volgende aanbevelingen aan het MT:

1 op korte termijn antwoord geven op de vraag hoe om te gaan met de tijd die is vri j-

gekomen met het verminderen van de regeldruk? Met andere woorden, hoe kunnen

de resultaten van de pilot worden verzilverd?

2 op korte termijn aan de slag gaan met de resterende gesignaleerde interne knelpun-

ten;

3 op korte termijn contact opnemen met de externe organisaties die aanspreekpunt

zijn voor de gesignaleerde externe knelpunten, zoveel mogelijk rekening houdend

met toekomstige overgangen zoals die naar de WMO;

4 de toepassing van het door Korelle ontwikkelde SKM uitbreiden en uitrollen naar an-

dere producten binnen de lijnorganisatie van RIWIS zoals bijvoorbeeld Beschermd

Wonen, Jeugd en Gezin en de VVT;

5 de toepassing van het door Korelle ontwikkelde SKM uitbreiden naar de staforganisa-

tie van RIWIS;

6 Het klassieke SKM is de internationaal erkende standaard voor het meten van administratieve lasten

van het bedrijfsleven als gevolg van overheidsregelgeving en wordt toegepast in meer dan 30 landen.



14

6 voorkomen dat in de toekomst de onnodige regeldruk binnen RIWIS ongemerkt weer

toeneemt door de bewaking van regeldruk te institutionaliseren, bijvoorbeeld in de

vorm van een interne 'waakhond' binnen het RIWIS kwaliteitsteam.

7 Om het succes van deze pilot binnen Riwis te borgen is het belangrijk om concrete

doelstellingen neer te zetten met betrekking tot inzet, tijd, activiteit en verantwoor-

delijkheid.



15

Bijlage 1 BEGRIPPENLIJST

INFORMATIEVERPLICHTINGEN/

VERANTWOORDINGSVERPLICHTINGEN

regels die indirect te maken hebben met het

kernproces: verantwoordingsregels die ver-

plichten tot vastleggen wat je hebt gedaan

en/of daar melding van maken

INHOUDELIJKE VERPLICHTINGEN

regels die direct raken aan het kernproces:

het verlenen van zorg

RODE REGELS

regels die irritatie oproepen,overbodig zijn,

onnodig complex zijn

ORANJE REGELS

regels die ter discussie staan

GROENE REGELS

regels die geen probleem vormen, vanzelf-

sprekend zijn, helpend en ondersteunend zijn

SKM INSTRUMENT

Standaard Kosten Model (Excel Sheet)



16

Bijlage 2 Korelle Standaard Kosten Model (SKM)

Samenvatting



17

Samenvatting



18



19



20



21



22



23



24



25



26



27



28



29

Eindrapport RIWIS Deelproject Regeldruk Ambulante Zorg en ... · (€2.250.000) is dat 5,6%.2 In...

Documents

Transcript of Eindrapport RIWIS Deelproject Regeldruk Ambulante Zorg en ... · (€2.250.000) is dat 5,6%.2 In...