Efficiëntieverhoging in de onderhoudsorganisatie: aan de start van een traject

Ing. Kim Van Dingenen

Afdelingshoofd onderhoudsbeheer, bouw en groen

Technische dienst UZ Leuven

Onze opdracht

Werkopdrachten• 90.000 accidentele orders / jaar, waarvan de helft

technische alarmen uit gebouwenbeheersystemen• 25.000 geplande orders / jaar

In beheer• 3 campussen Gasthuisberg, Pellenberg en St.-Rafaël• 350.000 m2 vloeroppervlakte• 25.000 lokalen• 60.000 geïnventariseerde toestellen en installaties

Middelen135 VTE> 25mio€ jaarlijkse kost (inclusief personeelskost)

Onze contextTrends 2014 2016

Niet-geplande orders uitgebouwenbeheersystemen (alarmen)

+30 %

Niet-geplande orders uit gebruikersmeldingen -1 %

Geplande orders +51 %

Inventaris van toestellen en installaties +7 %

Onderhoudskosten +6 %(incl. index)

Personeelskader +0,3 %

Uitgangspunten 2017-2020

- Verdere stijging van preventief onderhoud en technische alarmpunten

- Status quo eigen personele middelen- Shift naar hoger opgeleide / gespecialiseerde technici- Stabiliseren aangroei toestellenpark

- Continue verbetering- Doorlooptijd accidenteel onderhoud ↘ - Realisatiegraad gepland onderhoud ↗- Incidenten ↘- Onderhoudskosten onder controle

• Incidentregistratie- en analyse (RCA)• Proactieve risicoanalyse (FMEA)• Noodprocedures• …

• JCI accreditering• KPI’s en maandrapporten• SLA’s• Interne audit• Klachtenbeheer• …

• Onderhoudsbeheersysteem (jobs, equipment, locatiebeheer)

• Procedures en werkinstructies• Gebouwenbeheersysteem• …

Maintenance management

Quality management

Onderhouds-organisatie

Risk management

Onze management tools

Waarom “aan de start van een traject?”

Losse casus

Systeemaanpak

?

‘Waste’ in de onderhoudsorganisatie(Muda: de 7 vormen van verlies)

verloren zending, lange logistieke keten, ...

overbodige verplaatsing, grote loopafstand, niet-optimale route, ...

onderdeel niet beschikbaar, onvoldoende informatie bij de melding, te herstellen object niet vrij of niet gevonden, collega niet beschikbaar, ...

herwerk, foutieve toewijzing, dubbele logboeken (papier & elektronisch), ...

gereedschap defect, meettoestel defect, onderhoudssysteem niet beschikbaar...

dode stock, dubbel gestockeerd artikel, stockbreuk, overmatige stock recuperatiemateriaal...

dubbel werk, onnodig maatwerk, overmatig preventief onderhoud, ...

Veilig en efficiënt werken

Ruimte

Gereedschap

Voorraden

Reserve-materiaal en recuperatie

Werkstroom en logistiek

Onderhouds-beheer-systeem

Beleidsplan 2017-2020

Deelprojecten

Fysieke omgeving en middelen

• 5S implementatie in de werkplaatsen en gereedschappen

• Opwaarderen van het voorraadbeheersysteem

• Ontwerp en bouw van nieuwe werkplaatsen en technisch magazijn

Informatisering / automatisering

• Verhogen van de informatiekwaliteit van meldingen door redesign van de helpdesk

• Vereenvoudigen van de rapportage door techniekers door redesign van de applicaties in het onderhoudsbeheersysteem

• Verbeteren van de workflow door brede inzet van technologische hulpmiddelen (mobile, GIS, locatietags, …)

PRIO

5S: optimaal gebruik van de ruimte in 5 stappen1 SEIRI Wegdoen wat we niet meer nodig hebben

2 SEITON De geschikte plaats bepalen voor wat we wel nodig hebben

3 SEISO Schoonmaken

4 SEIKETSU Orde houden

5 SHITSUKE Volhouden, controleren en bijsturen

Elke dag nodig op je werkbank, in je werkkar/koffer, op je bureau

Elke week nodig in een magazijn, in een berging

Elk jaar nodig op een andere site, bij een derde partij

Onvoorspelbaar op bestelling, op afroep

Kri

tiek

e m

ater

iale

n

5S: Stakeholderanalyse

*Geschikt campagnemateriaal?

*

open suggestielijst / war board

5S Stappenplan

Grove opruim

• Gelegenheid om in eigen omgevingevidente zaken teelimineren

• Laagdrempelig

Systematische opruim

• Gebruiksfrequentiesen noden in kaartbrengen

• Wederzijdseondersteuning(magazijnier in de werkplaats, techniekers in het magazijn)

Schikken van de eigenwerkomgeving

• Individueel of in kleine groepen

• Lay-out en inhoudsfiches van de eigen werkbank, werkkar, gereedschapskoffer

Gezamenlijkeoptimalisatie

• Over de grenzen van de eigen vakgroep

• Totaaloptimalisatievan werkplaatsen, magazijn en workflow

• Delen van goedepraktijken en infrastructuur

voor en na beelden

Wegdoen wat we niet meer nodig hebben De geschikte plaats bepalen voor wat we wel nodig hebben

5S Stappenplan1 SEIRI Wegdoen wat we niet meer nodig

hebben1. Grove opruim2. Systematische opruim

2 SEITON

De geschikte plaats bepalen voor wat we wel nodig hebben

3. Eigen werkomgeving4. Gezamenlijke optimalisatie

3 SEISO Schoonmaken 5. Opstarten in de huidigewerkplaatsen

4 SEIKETSU

Orde houden

5 SHITSUKE

Volhouden, controleren en bijsturen

6. In gebruik name nieuwewerkplaats (totaalconcept)7. Toezicht (referentiepersonen, self assesment, interne audit)

Voorbereiding

Ontwerp

Bouw

Inhuizing

Piloot: verhuis schrijnwerkerij (jan. 2018)

Brand- en explosieveilige stofafzuigingOpslag beslag,

hang- en sluitwerkMontage

Frezen

Schuren

Opslag plaatmateriaal

Werkingsgebied pneumatische

platenlift

Wat brengt de toekomst?

Opslagruimtes (magazijn,

reservetoestellen, …)

Burelen, PC-werkposten, dispatch, loket

In/uit

herstellingen,

testruimte

Schrijnwerkerij, lasatelier en

spuitcabine

werkplaatsen

Ingang en voorzieningen

techniekers

Mobile

• Probleem melden• Logboek raadplegen• Werkorders efficiënt toewijzen en opvolgen• Sneller rapporteren met minder inspanningen• Verplaatsingen vermijden• Potentieel voor zowel gebruikers als techniekers

Locatietags

• Beschikbaarheid van toestellen voor gebruik / onderhoud• Verlies- en diefstalpreventie• Signaleren van onderhoudsnoden• Analyse van gebruiksfrequenties en routes• Potentieel voor zowel gebruikers als techniekers

Mijn Conclusies

• Management technieken zijn onmisbaar voor de leidinggevende:• Als richtingaanwijzers om doelstellingen te bereiken

• Als eyeopeners tegen organisatieblindheid

• De kunst bestaat erin om ze op gepaste wijze te ‘vertalen’ naar onze uitvoerders, rekening houdend met de organisatiecultuur:• Begrijpelijk

• Aanvaardbaar

• Uitvoerbaar

• Globaal kader = cultuur van continu verbeteren (kaizen); management technieken staan niet op zich maar maken deel uit van totaalaanpak