Effectief en verantwoord inzetten van mobile devices · mobile device beleid. De grotere mobiliteit...

Effectief en verantwoord inzetten van mobile devices

Tips en te vermijden valkuilen

Checklists voor BYOD

Elementen van een mobile device beleid

Plan van aanpak om beleid op te stellen

drs. Kees van den Tempel, MBA; ir. M. van Dijk Native Consulting Specialisten in strategie, bedrijfsvoering en IT

Strategische bedrijfsvoering, Strategisch I&A- beleid, Digitaal werken, Het Nieuwe Werken, Procesgericht werken, Veranderen, Organisatieonderzoek- en advies

Mobile device beleid

2

Inhoudsopgave Inleiding .............................................................................................................................................3 Samenvatting .....................................................................................................................................4 De snelle ontwikkelingen ...................................................................................................................5

Landelijke Ontwikkelingen ..............................................................................................................5

ICT Ontwikkelingen .........................................................................................................................6

Hoe te komen tot beleid? ................................................................................................................. 10 Het 8-B Model ............................................................................................................................... 10

Samenstelling projectteam ........................................................................................................... 13

Opzetten van het project .............................................................................................................. 14

Onderdelen van het project ............................................................................................................. 15 Pilot en/of proeftuin ..................................................................................................................... 15

Uitwerken beleidsonderdelen ....................................................................................................... 16

Voorbereiding ........................................................................................................................... 16

Randvoorwaarden en uitgangspunten ....................................................................................... 16

Uitwerken gebruikersrollen ....................................................................................................... 17

Bepalen device mix per rol ........................................................................................................ 18

Financiele uitwerking ................................................................................................................ 18

Beheer en ondersteuning .......................................................................................................... 19

Technische oplossingen ............................................................................................................. 19

Beveiliging................................................................................................................................. 19

Verantwoordelijkheden, gebruiksregels .................................................................................... 19

Formele goedkeuring ................................................................................................................ 19

Inkoop en aanbesteding ................................................................................................................ 20

Uitrol en implementatie ................................................................................................................ 20

Nazorg .......................................................................................................................................... 20

Bijlage 1: Gedetailleerd stappenplan ............................................................................................... 21 Bijlage 2: Native Consulting .............................................................................................................. 26 Versie: 6.0, Datum: 8 augustus 2013, Copyright 2013, Native Consulting BV Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag zonder bronvermelding worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door print-outs, kopieën, of op welke andere manier dan ook.


3

Inleiding In de afgelopen jaren heeft Native bij een groot aantal gemeenten projecten uitgevoerd op het gebied van mobile device beleid (BYOD, CYOD en andere vormen) en op het gebied van digitalisering van vergaderen (voor zowel gemeenteraden als colleges en MT’s). De uitvoering en begeleiding van deze projecten hebben er toe geleid dat we onze aanpak steeds verder hebben kunnen uitwerken, uitbreiden en verfijnen. Hierbij gaat het zowel om de te onderkennen onderdelen van het project om te komen tot een goed uitgewerkt beleid als ook wat is het uitgangspunt voor een dergelijk project. De vele vragen die we hebben moeten beantwoorden tijdens de projecten en zeker ook de antwoorden die we hebben gevonden zijn in dit document verwerkt. Doelgroep voor dit document is met name het algemeen management, ICT managers en P&O managers omdat juist zij verantwoordelijk zijn voor het beantwoorden van een aantal, soms lastige vragen. Bovendien is dit niet alleen een ICT vraagstuk, maar het is veel breder, het gaat namelijk ook over houding en gedrag, en de wens van de medewerker om zijn eigen werk(plek) meer in te richten zoals hij/zij dat wil. Werkplekbeleid in de brede zin van het woord dus! Voorbeelden van vragen die de afgelopen jaren de revue passeerden zijn: - Welke soorten mobile device beleid zijn er en hoe kiezen we welke ons past? Is het Choose your

Own Device (CYOD), Bring Your Own Device (BYOD), Here is Your Device (HIYD), of een andere vorm?

- Mogen gebruikers al hun eigen devices meenemen. Wat zijn de randvoorwaarden? - Mogen gebruikers data opslaan op public cloud oplossingen, of faciliteert de organisatie een

private cloud oplossing? Of is een hybride model mogelijk? - Geef je alle mogelijkheden t.a.v. clouddiensten vrij of ga je technische beperkingen c.q.

randvoorwaarden opleggen? - Hoe zit het met de (informatie)beveiliging? En met virussen op tablets? Hoe ga je om met

gegevensbeheer van vertrouwelijke gegevens, back-up- en restore, verlies en diefstal? - Hoe is het fiscaal geregeld? (de werkkostenregeling)? Waar ligt dan precies de financiële

verantwoordelijkheid bij schade, verlies of diefstal? - Hoe regel je het beheer van de verschillende devices, eigen apps en bedrijfs-apps (mobile device

management)? - Hoe ga je om met devices met verschillende besturingssystemen binnen één organisatie? - Hoever gaat de servicedesk ondersteuning voor mensen met een eigen tablet/laptop? - Welke juridische aspecten zitten er aan vast? (bijv. licenties) - Hoe zit het met de arbo aspecten? Zowel m.b.t. het gebruik van de device (grootte scherm,

intypen e.d.) als de thuiswerkplek - Wat zijn de toekomstige ontwikkelingen? Apple versus Android versus Microsoft Windows 8. Dit document is nog verre van volledig als het gaat om alle antwoorden, maar biedt een handvat om met elkaar in discussie te gaan. En natuurlijk houden we ons aanbevolen om deze antwoorden, oplossingen, etc. terug te horen. Veel leesplezier! Kees van den Tempel, Martin van Dijk Beesd


4

Samenvatting De introductie van de tablets, smartphones, mini’s, laptops en andere persoonlijke, mobiele, met internet verbonden computer- en communicatie-apparatuur geeft een boost aan het digitaal werken en vergaderen, informatie-uitwisseling via clouddiensten, aan plaats- en tijdonafhankelijk werken (Het Nieuwe Werken) en beïnvloedt tevens de dienstverlening van organisaties. Veel medewerkers nemen ook op eigen initiatief devices mee naar het werk. Dit wordt aangeduid met de term BYOD (Bring Your Own Device). Omdat deze ontwikkelingen onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, is er een integraal beleid nodig. Dit document bevat checklists in de bijlagen aan de hand waarvan een degelijk BYOD, Tablet en Cloud beleid opgesteld kan worden. De missie, visie, strategie van uw organisatie vormen de basis voor het BYOD, Tablet en Cloud beleid . Deze moet zo geformuleerd zijn dat u uw organisatie ruimte geeft voor nieuwe ontwikkelingen en ruimte om te exploreren en om fouten te maken. Dit betekent dat ontwikkelingen niet tegengehouden, maar positief omarmd worden. Vanuit deze visie kan het BYOD beleid verder vormgegeven worden: Dit document baseert het BYOD/CYOD, Tablet en Cloud beleid op het 8B model: Belief, Behaviour, Business, Bricks, Bytes, Budget, Balance en Benefits. Voorbeelden van belangrijke punten uit het BYOD, Tablet en Cloud beleid zijn:

De organisatie ondersteunt BYOD, mobile devices en het gebruik van clouddiensten omdat deze passen in de kernwaarden van de organisatie;

De invoering van tablets en het gebruik van clouddiensten moet aantoonbaar iets opleveren.

Applicaties voor tablets worden bij voorkeur ontwikkeld in HTML5;

De visie op dienstverlening zal door de introductie van smartphones en tablets aangepast worden. Devices worden beschouwd als een nieuw dienstverleningskanaal;

Het gebruik van tablets en clouddiensten wordt niet gelimiteerd. Iedere gebruiker dient de Nederlandse wetten en regels in acht te nemen. Verder gelden erbij het gebruik van mobiele apparatuur een aantal kernbegrippen: respect, betrouwbaar, zorgvuldig en positief;

Er wordt vanuit de organisatie gestandaardiseerd op (bijvoorbeeld) de iPad als standaard tablet.

Het gebruik van andere devices wordt toegestaan als de Apps op het betreffende device overweg kunnen met de vastgestelde informatiestandaarden zoals (bijvoorbeeld) PDF, Doc, Xls, PPT, ODS;

Elke afdeling bepaalt zelf welke medewerkers de beschikking krijgt over een tablet;

Gebruikers die zelf een device meenemen naar het werk zijn wel zelf (financieel) verantwoordelijk voor het beheer. Onder beheer wordt verstaan: backup, restore en vervanging bij verlies of diefstal. De organisatie heeft wel een adviesrol, en zorgt voor de mogelijkheid om vragen te stellen;

Een applicatie voor mobile device management wordt ingericht t.b.v. onderhoud en beheer;

Al het netwerkverkeer verloopt via een Gateway om de veiligheid van informatiestromen te borgen.


5

Het BYOD, Tablet en Cloud beleid leidt tot een aantal projecten die in de organisatie uitgevoerd moeten worden. Een verantwoorde business case bij de invoering van BYOD, Tablets en Clouddiensten is belangrijk om een integrale afweging te maken, maar ook om het beleid verder vorm te geven.

De snelle ontwikkelingen De directe aanleiding voor deze notitie is de introductie van de tablets (o.a. iPad, Samsung), smartphones (iPhone, Galaxy S), mini’s, laptops en andere persoonlijke, mobiele, met internet verbonden computer- en communicatieapparatuur. Deze apparaten worden aangeduid met de term devices. Devices maken een stormachtige technologische ontwikkeling door, waardoor het gebruik snel toeneemt. En dat is terug te zien in algemene / landelijke en ICT ontwikkelingen. In de komende pagina’s wordt een beeld geschetst van deze ontwikkelingen.

Landelijke Ontwikkelingen

De volgende landelijke ontwikkelingen dienen zich aan binnen gemeenten en hun ketenpartners: 1. Organisatorische ontwikkelingen: schaalvergroting, regiegemeente, ketensamenwerking,

uitbesteding van taken, meer inhuur; 2. Toenemende druk om te komen tot meer efficiency en resultaatgerichtheid; 3. Toenemende druk om te komen tot meer transparantie; 4. Juridisering van de maatschappij; 5. Individualisering Ad 1. Organisatorische ontwikkelingen De gemeenten werken in toenemende mate steeds meer samen met andere organisaties. Deels is de reden om te zoeken naar schaalvergroting en daarmee ook kostenbesparing. Deels zijn de samenwerkingen gegroeid vanwege wettelijke bepalingen, zoals in het ruimtelijke (RUD’s) en het sociaal domein. Deze samenwerkingsverbanden hebben directe impact op de informatisering, en dus ook op het mobile device beleid. De grotere mobiliteit van medewerkers en het daarmee samenhangende werken op andere locaties maakt bijvoorbeeld, dat er behoefte is aan andere devices dan een vaste werkplek en dat bijvoorbeeld een laptop of een tablet gewenst is. Ad 2. Efficiency en meer resultaatgericht Door de afnemende budgetten bij gemeenten, zal ook hier gekeken moeten worden op welke plekken er efficiency winst te boeken is. Een van de mogelijkheden is om winst te boeken via verdere digitalisering, waarbij vooral het papierloos werken efficiency winst kan opleveren. Het gebruik van mobile devices, en meer specifiek tablets, speelt daarbij een belangrijke rol. Documenten zijn beter leesbaar vanaf tablets, en deze kunnen ook makkelijker worden meegenomen in een vergadering. Ook de invoering van flexibel en resultaat gericht werken (waaronder concepten van Het Nieuwe Werken of Anders Werken) zal op termijn efficiency winst opleveren. Voor deze werkvormen is de inzet van mobile devices ook een belangrijk onderdeel.


6

Ad 3. Meer transparantie De gemeenten zullen ook meer doen aan het transparanter maken van hun taken en besluitvorming. Dit vindt plaats via verschillende manieren. O.a. door nog duidelijker naar de burger te communiceren via de gemeentelijke website. Daarnaast zullen processen beter beschreven worden, en zal er meer projectmatig worden gewerkt. Dit betekent dat plannen en planningen explicieter dan voorheen beschreven worden, en dat deze beter gemonitord zullen worden. Dit sluit aan bij de wens om meer resultaatgericht te gaan werken. Ad 4. Juridisering van de maatschappij Ondanks de roep om minder regels, blijkt dat als het erop aankomt er behoefte bestaat om zaken toch te willen regelen en vast te leggen op papier via wetregels, protocollen en contracten. Mobile devices spelen in zoverre een rol dat zij kunnen helpen om de beschikbaarheid van deze informatie te vergroten. Ad 5. Individualisering Mensen gaan steeds meer van zichzelf uit. De overheid versterkt dit, omdat juist de overheid meer nadruk legt op eigen verantwoordelijkheid van de burger. Dit heeft ook tot gevolg dat snelle interactie met de burger, al dan niet op locatie nodig is. Dit stelt andere eisen aan de ondersteunende devices voor de werkzaamheden voor de medewerkers van de gemeente.

ICT Ontwikkelingen Hieronder worden een aantal actuele trends benoemd die van invloed zijn op de bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT infrastructuur van de gemeente en allen hebben een nauwe relatie met mobile devices. Hieronder worden de volgende trends besproken: 1. Tablets en smartphones; 2. Bring / Choose Your Own Device (B/CYOD); 3. Cloud werken, hosten en webservice; 4. Apps; 5. Digitaal en papierloos werken; 6. Beveiliging; 7. Sociale Media; 8. Het Nieuwe Werken; 9. Geo informatie. Ad 1. Tablets en smartphones Het gebruik van tablets en smartphones neemt de afgelopen jaren enorm toe. Onderzoekers verwachten een vertienvoudiging t.o.v. 2011 van het aantal tablets, waarbij iOS, Android en Windows8 de belangrijkste platformen zullen zijn. Tablets en smartphones groeien qua functionaliteit steeds meer naar elkaar toe. Het primaire kenmerk van een smartphone is, dat je er mee kunt bellen en dat ze klein en handzaam zijn, maar verder hebben ze dezelfde functionaliteit als tablets. Daarbij krijgen we steeds meer te maken met hybride varianten: een smartphone die je ook als tablet goed kan gebruiken, of een tablet die ook als laptop en zelfs als desktop (d.m.v. een dockingstation) functioneert. Ad 2. Bring Your Own Device (BYOD)


7

Door de relatief lage prijzen van devices, en de wil om de (technische) ontwikkelingen te volgen, kopen mensen op eigen initiatief tablets, smartphones en laptops. Vervolgens wordt de organisatie geconfronteerd met de vraag van de werknemers om de eigen devices tijdens het werk te mogen gebruiken. Dit fenomeen heet BYOD (Bring Your Own Device). Daarnaast maken steeds meer organisaties gebruik van inhuur, en ook die nemen veelal hun eigen mobile device mee. Ook dit kan worden gezien als BYOD. De voordelen van BYOD zijn:

- de werknemer heeft geen twee aparte apparaten meer nodig – één voor werk, één privé - werknemers zullen de apparatuur uitkiezen naar de eigen specifieke wensen en dus

snel(ler) tevreden zijn over het gebruik - de kosten zijn voor een groot deel voor de werknemer

De nadelen van BYOD zijn:

- er wordt ondersteuning gevraagd van ICT-medewerkers op apparaten waar mogelijk geen / weinig ervaring mee is

- de beveiligingsmaatregelen van de privéapparaten laat vaak te wensen over - de verantwoordelijkheid van de apparatuur wordt diffuus - de beheerskosten zullen omhoog gaan doordat er meer apparaten met

softwarepakketten moeten kunnen communiceren - er zijn afspraken nodig over remote wiping of stoppen van toegang onder

omstandigheden Ad 3. Cloud werken, hosten en webservice We spreken over 'the cloud', wanneer data en/of software wordt aangeboden / gebruikt via het internet. De klant/gebruiker neemt daarop een abonnement (al dan niet gratis) en kan bijvoorbeeld schijfruimte huren voor het opslaan van data tot en met het gebruik van software voor een specifiek aantal users. Alle updates worden door de leverancier verricht, en de klant hoeft geen eigen server aan te schaffen. Bekende cloud oplossingen zijn de iCloud van Apple, Google Drive, Skydrive van Microsoft en Dropbox. Kenmerk van Cloud toepassingen zijn: 1. het gebruik is laagdrempelig en op aanvraag te vergroten; 2. ze zijn vaak al geïntegreerd aanwezig op het mobile device; 3. is volgens strakke specificaties opgezet en gemanaged door de leverancier; 4. de kosten worden bepaald al gelang er gebruik van wordt gemaakt. De cloud is erg belangrijk voor het gebruik van mobile devices, omdat deze devices vaak een beperkt geheugen hebben en er meer gecommuniceerd en opgeslagen wordt op het internet. In de praktijk ontstaan er steeds meer hybride cloud oplossingen, waarbij een deel van de software (zie Apps) of data ook lokaal staat. Hierdoor wordt ondervangen dat bij uitval van het internet de gebruiker door kan gaan met zijn werkzaamheden. Dit werkt met behulp van downloaden (als het gaat om Apps) of synchronisatie (in geval van data). Voorbeelden van datasynchronisatie oplossingen zijn Dropbox, Google Drive en Microsoft Skydrive. Ad 4. Apps


8

Een andere ontwikkeling is het gebruik van ‘Apps’, een afkorting van ‘Applications’ en geïntroduceerd door Apple. Deze ontwikkeling hangt nauw samen met de opkomst van smartphones en tablets, en kan gezien worden als een alternatief voor de cloud oplossingen. De redenen zijn hiervoor 2-ledig:

1. Veel online oplossingen zijn nog gebaseerd op gebruik met PC en laptop, waarbij én er een groot scherm gebruik wordt, en er gebruik gemaakt wordt van de muis. Smartphones en tablets worden echter met de vingers bediend, en dat vraagt een ander ergonomisch ontwerp van de applicaties. De Apps zijn hierop afgestemd.

2. Cloud oplossingen zorgen voor veel dataverkeer en dit betekent hoge kosten in combinatie met de 3G verbindingen van smartphones en tablets. Door gebruik te maken van Apps die lokaal staan geïnstalleerd op de devices, wordt het dataverkeer naar het internet beperkt tot het meest noodzakelijke1.

Op dit moment zijn de belangrijkste platformen (Operating Systems, OS) die Apps aanbieden op de tablet: de iOS van Apple (iPad en iPhone), Android van Google, en Windows 8 van Microsoft. Minder gebruikte omgevingen zijn Symbian van Nokia en Blackberry OS van Blackberry (voorheen RIM). Ad 5. Digitaal en Papierloos werken Steeds meer papier zal worden vervangen door digitale varianten, en dat op diverse terreinen:

- gebruik van digitale correspondentie - digitale aanvraagformulieren - vakinhoudelijke informatie - papierloos vergaderen - agenda en digitale aantekeningen - gebruik van smartboards en touchscreens i.p.v. flapovers en whiteboards - buitendienst voert de gegevens op straat direct digitaal in - etc.

Het voordeel van digitaal c.q. papierloos werken is:

- Duurzaam, want er is geen papierverspilling meer - Kostenbesparing op termijn - Betere informatievoorziening en zijn alle gegevens paraat

Ad 6. Beveiliging Mede door de toename van het gebruik van de cloud, maar ook door recente gebeurtenissen op het gebied van het lekken van uiterst vertrouwelijke gegevens (Wikileaks) en beveiligingsproblemen (Diginotar , Lektober en het XDocCrypt/Dorifel virus) is er druk om meer aan de beveiliging van gegevens te werken. Beveiliging van informatie is van belang voor:

Bescherming van privacy gevoelige gegevens van burgers tegen hackers en onbevoegden

Voldoen aan wettelijke verplichtingen m.b.t. persoonsgegevens (wet BPR)

Afscherming van onbevoegd gebruik van gegevens binnen de gemeente

Vertrouwelijke informatie van de gemeente, waaronder bijvoorbeeld grondexploitaties.

1 Een voorbeeld hiervan is de App iAnnotate, een PDF reader beschikbaar op de iPad en Android device, waarbij de functionalitei t om commentaren bij documenten te zetten lokaal staat, terwijl de documenten zelf wel via internet gedownload kunnen worden. Staan deze documenten eenmaal op de device, dan is er zelfs geen internetverbinding meer nodig. De betreffende App wordt eenmalig gedownload via een Wifi verbinding, om zo 3G kosten uit te sparen.


9

Beschikbaarheid van een back-up bij brand en schade Beveiliging is vaak aan de buitenkant niet zichtbaar, maar zodra deze beveiliging in het geding komt kan de schade erg groot zijn. Dit geldt zowel voor de publiciteit als voor de continuering van de bedrijfsvoering bij structurele schade aan het ICT netwerk. Een ander belangrijk aspect met betrekking tot het beveiligen van gegevens in de cloud is hoe vaak alle data veiliggesteld wordt door middel van een geautomatiseerd back-upproces. Worden daar logs van bewaard en worden van gewijzigde bestanden ook meerdere versies opgeslagen? De vraag is of er in geval van corrupte of ‘verdwenen’ data kan worden teruggegrepen naar deze back-up bestanden. Ad 7. Social Media Sociale media spelen ook een steeds belangrijkere rol in de samenleving. Sociale media zoals Twitter en Facebook worden veel gebruikt om te communiceren, en vervangen deels het gebruik van e-mail. Daar heeft de gemeente steeds meer mee te maken en zal het een antwoord moeten bepalen of zij hier iets mee moet doen. Vooral de nieuwe generatie is veel bezig met sociale media. Zij zien dit als een belangrijk communicatie instrument, en verwachten ook van organisaties dat deze instrumenten in een of andere vorm ook toegepast kan worden op het werk. Daarbij kan naast de genoemde sociale media ook gedacht worden aan alternatieve communicatie instrumenten zoals Whatsapp en Google Chat. Er is ook een sterke link met cloud computing, aangezien de meeste sociale media vooral online staan. Dit brengt ook weer aspecten van vertrouwelijkheid en veiligheid met zich mee. Ad 8. Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken (HNW) gaat op de allereerste plaats over tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Maar HNW gaat ook over het slimmer gebruik maken van kantoorruimte (flexwerken) en over nieuwe vormen van leidinggeven en verantwoordelijkheid nemen als medewerker (resultaatgericht werken). Technologie speelt dus een belangrijke rol in HNW, waarbij naast mobiele apparaten zoals laptop, tablets en smartphones ook het werken in de cloud en papierloos werken van belang is. Veel gemeenten en andere overheidsinstanties hebben HNW aangegrepen om op een positieve manier in te spelen op vraagstukken, waaronder bezuinigingen en vergrijzingen. En soms ook omdat het gebouw gewoon toe was aan een opknapbeurt, of dat niet meer werd voldaan aan de huidige arbo-eisen. Ad 9. Ontsluiting van gegevens via Geo informatie Geo informatie staat tegenwoordig nog meer in de belangstelling door komst van Google Maps, Google Earth en navigatiesystemen. Omdat steeds meer burgers gewend zijn deze applicaties te gebruiken én door het gebruik van smartphones, worden er steeds meer applicaties gebruikt met geo componenten specifiek bedoeld voor gemeente gerelateerde activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan apps als ‘Buiten beter’, waarbij op basis van locatie en een foto gegevens doorgestuurd kunnen worden naar de gemeente.


10

Hoe te komen tot beleid? Om het beleid op te stellen zijn er een flink aantal overwegingen die een rol spelen. In de inleiding zijn al een aantal vragen gesteld. Maar de belangrijkste vraag is: hoe komen we tot een mobile device beleid? En dan ook nog één die alles dekt en die breed gedragen wordt door de organisatie. Belangrijk uitgangspunt dat Native voorstaat is het denken vanuit de functionele behoeften en gebruikerswensen: wat heeft een gebruiker nodig voor zijn of haar werkzaamheden binnen de context van het bedrijf/de gemeente? Met welke middelen kan de medewerker het beste uitgerust worden om zij/haar werkzaamheden optimaal te kunnen uitvoeren? En wat zijn daar de ideeën over van de medewerkers zelf? Of we het nu hebben over een raadslid, een MT-lid of een beleidsmedewerker voor allen geldt dat ze behoeften hebben die bepalend zijn voor de mobile devices die hen kunnen helpen bij het optimaal uitvoeren van hun werkzaamheden. Dat maakt dat we breed kijken naar de soorten medewerkers, de mogelijke devices die hen kunnen ondersteunen (van telefonie, via tablets en thin clients tot zware desktops). Maar ook breed kijken naar de gevolgen voor de organisatie. Of het nu gaat om financiële, belastingtechnische, functionele, technische of arbo-technische gevolgen. Deze aspecten sluiten aan op het Native 8-B model, die bestaat uit 8 onderdelen die nodig zijn voor het goed functioneren van een organisatie op informatiegebied. Onze ervaring leert dat voor het succes van een mobile device beleidsproject een breed team een randvoorwaarde is. Voor het project zelf zijn een aantal stappen/onderdelen van groot belang om tot een goed doordacht beleid te komen. Deze beide elementen worden in dit hoofdstuk verder uitgewerkt.

Het 8-B Model Op basis van praktijkervaringen van Native is er een 8B model ontwikkeld, waarin systematisch de belangrijkste factoren van zijn opgenomen voor succesvol informatiemanagement, en waarbij de samenhang van deze factoren wordt beschreven. Het gaat om de volgende factoren:

1. Belief (Visie en kernwaarden) 2. Behaviour (Gedrag en cultuur) 3. Business (Bedrijfsvoering en dienstverlening) 4. Bytes (Informatievoorziening) 5. Bricks (Werkplekken en huisvesting) 6. Budget (Financiën) 7. Balance (Evenwicht in elementen) 8. Benefit (Opbrengsten van het mobile device beleid)

De factoren zijn gevisualiseerd in de onderstaande figuur.


11

Alle 8 elementen zijn nauw met elkaar verweven. Vanuit het 8B model worden de volgende invalshoeken gebruikt om het plan van aanpak voor het mobile device beleid op te stellen:

1. De invalshoek vanuit Belief: Het mobile device beleid moet aansluiten bij de missie, visie, kernwaarden en strategie en deze moet integraal en gefocust zijn resulterend in een sterk geloof in de haalbaarheid.

2. De invalshoek vanuit Behaviour: het management draagt het mobile device beleid uit, geeft het voorbeeld m.b.t. gedragsregels van het gebruik van de mobile devices.

3. De invalshoek vanuit de Business: de processen moeten passen in het gewenste mobile device beleid. Denk bijvoorbeeld aan het aansluiten op besluitvormingsprocessen, raadsvergaderingen, processen van ambulante medewerkers

4. De invalshoek vanuit Bytes: hierbij gaat het o.a. om informatiebeveiliging, technische ondersteuning, beheer en aansluiting op het informatiebeleid en de informatie-, applicatie en technische architectuur.

5. De invalshoek vanuit Bricks: het mobile device beleid moet aansluiten bij de facilitaire mogelijkheden zoals werkplekken op het gemeentehuis, maar ook op de thuiswerkplekken of andere omgevingen (wel of geen 3G nodig). Ook moet er rekening gehouden worden met arbo-technische zaken, milieu en duurzaamheid.

6. De invalshoek vanuit de beschikbare middelen (Budget): het mobile device beleid moeten worden beoordeeld op basis van financiële mogelijkheden


12

7. De invalshoek vanuit evenwicht aandacht geven aan de mobile device beleid aspecten (Balance): het mobile device beleid is pas succesvol als de 8 B’s met elkaar voldoende in balans zijn.

8. De invalshoek vanuit de resultaten (Benefit) op de primaire activiteiten: De klanttevredenheid over de dienstverlening van de organisatie is een belangrijke indicator en stuurinstrument. De organisatie wordt uiteindelijk afgerekend op doelmatigheid, doelgerichtheid, rechtmatigheid, grip op kosten en risico’s zowel intern als extern. Maar ook resultaten van medewerkers bepalen deels succes van mobile device beleid. Productie, ziekteverzuim, doorlooptijden en medewerkerstevredenheid zijn voorbeelden van indicatoren.

Samenhang van de 8B’s De elementen van het 8B-model niet nieuw voor de organisatie, wel dat ze in samenhang worden opgepakt. Zo zorgt het feit dat de medewerker de mogelijkheid heeft om tijds- en plaatsonafhankelijk te werken (Bricks) met behulp van mobile devices, ervoor dat het aansturen van medewerkers op een andere manier zal plaatsvinden, op basis van resultaten (Behaviour) en niet op basis van aanwezigheid. Daarnaast is tijds- en plaatsonafhankelijk werken (Bricks) alleen mogelijk als de informatie vrij toegankelijk beschikbaar is, en wel via de digitale weg (Bytes). Dit aspect bevat tegelijk de uitdaging dat de informatie niet zomaar op straat mag komen te liggen. Ook zijn er uitdagingen t.a.v. de flexibele arbeidsrelaties, bijvoorbeeld in de vorm van wettelijke arbo bepalingen. Kortom de disciplines P&O, I&A, Facilitair en Financiën zullen nauw moeten samenwerken om het mobile device beleid tot een succes te maken (zie volgende paragraaf). Veel nadruk wordt er binnen het 8B model gelegd op de mens als verbindende factor. Wanneer het geloof (Belief) in de kernwaarden, de missie en de bedrijfsdoelstellingen en in elkaar (alle stakeholders) aanwezig is, dan ontstaat er energie om de doelstellingen ook daadwerkelijk te realiseren. Dit vertaalt zich in houding en gedrag (Behaviour) inclusief ontplooiing, vrijheid in handelen voor medewerkers, maar tegelijkertijd ook in zakelijk- en resultaatgericht (Business) werken. Uiteindelijk worden veel strategieën bepaald door de mogelijkheid om de uitvoering van de strategie te financieren (Budget). De financiële draagkracht van een organisatie bepaalt de mate waarin investeringen gepleegd kunnen worden. Een verantwoorde en realistische business case ligt hieraan ten grondslag. Maar bovenal is het belangrijk dat er een gezonde balans blijft bestaan tussen de verschillende factoren uit het 8B model (Balance). Balance legt de nadruk op het evenwicht tussen de verschillende factoren (met name business, bricks, bytes, behaviour en budget). Het gebrek aan balans is een verschijnsel wat regelmatig optreedt het bepalen van het Mobile Device Beleid. Het MT verwacht dat mobile devices efficiency oplevert (budget), terwijl de afdeling P&O zich meer richt op arbeidsvoorwaardelijke consequenties, arbo-regels en gedrag t.a.v. het gebruik van tablets (behaviour) probeert te beïnvloeden, en de ICT afdeling zich vooral richt op het invoeren van tablets (bytes) en de afdeling Publiekszaken dit ziet als een kans om de interactie met de burger (business) te verbeteren. De balans in MDB betekent dat de organisatie die verschillende doelstellingen probeert te verenigen. Een andere manier om aan te geven dat de samenhang van de 8 elementen van belang zijn, wordt uitgedrukt in het onderstaande schema. Indien er geen of te weinig aandacht besteed wordt aan 1 van de elementen heeft het een negatief gevolg op het succes van Mobile Device Beleid:


13

Samenstelling projectteam Het invoeren van een mobile device beleid moet absoluut niet gezien worden als een puur ICT/I&A project. Uiteraard spelen techniek en de mogelijkheden daarvan een grote rol, maar er is veel meer van belang. Denk daarbij onder andere aan: - Visie op dienstverlening: deze bepaalt de kaders voor de wijze van werken en het benaderen van

de klanten (burgers en bedrijven). Kunnen de klanten alleen terecht op het gemeentehuis of gaan de ambtenaren ook op pad naar de klanten, zijn er spreekuren op verschillende locaties binnen de gemeente, zijn de wijkteams aanspreekbaar op straat;

- Visie op bedrijfsvoering / organisatie: welke doelen worden er aan de organisatie gesteld, hoe wordt er gewerkt, hoe vindt de aansturing plaats, is flexibiliteit mogelijk/gewenst. Hanteert de gemeente het doel dat een moderne uitstraling belangrijk is voor werving en binding van het personeel; wil de gemeente over naar een moderne managementvorm waarbij een andere aansturing van het personeel nodig is. Wordt er gestuurd op resultaat in plaats van aanwezigheid?

- Personeelszaken: hoe om te gaan met flexibiliteit door bijvoorbeeld tijd- en plaatsonafhankelijk werken, het vastleggen van gebruikersovereenkomsten voor de in gebruik te nemen mobile devices, belastingtechnische gevolgen van het gebruik van de devices, het opstellen van algemene gedragsregels ten aanzien van het gebruik van software en het vertrouwelijkheid van gegevens en documenten;

- Personeel / ondernemingsraad: wat zijn de gevolgen voor de medewerkers, hoe gaan we om met richtlijnen en regels, hoe krijgen we een eerlijk beleid met een weloverwogen verdeling over het personeel, welke verplichtingen gelden voor de medewerkers, hoe bewaken we de scheiding van privé en zakelijk?

- Inkoop: wat zijn de gevolgen voor de aanschaf van de devices, welke inkoopaanpak wordt er gehanteerd, hoe zit het met de regelgeving voor de aanschaf;


14

- Communicatie over het proces: intern naar organisatie en medewerkers. Belangrijk om ze mee te nemen in proces, MT als rolmodellen voor houding en gedrag, het managen van de verwachtingen; Ook extern om uit te leggen waarom deze modernisering plaats vindt, dit dan in lijn met bedrijfsvoering en dienstverlening toelichten.

- I&A: wat is technisch mogelijk in de omgeving van de gemeente, wat moet er aangepakt worden voor de invoering van mobile devices, welke oplossingen worden gekozen, hoe gaan we om met beheer en beveiliging.

Al deze elementen zullen door het projectteam opgepakt en uitgewerkt moeten worden. Onze ervaring heeft geleerd dat we het meest effectief tot een beleid kwamen als we van het begin af aan werkten met een multidisciplinair projectteam. Het ideale projectteam dekt met haar leden de volgende disciplines af: - Personeelszaken / P&O - ICT afdeling / I&A - Inkoop - Communicatie - Personeel (liefst een OR-lid) Omdat het mobile device beleid zo breed ingrijpt op de hele organisatie is het van groot belang het opdrachtgeverschap goed vorm te geven en hoog in de organisatie te beleggen. De opdrachtgever is daarom idealiter een MT-lid. Hij / zij steunt het project en zorgt ervoor dat het beleid ook een onderwerp is op de agenda van het MT. Dit helpt ook als er een sessie gehouden moet worden met het gehele MT om uitgangspunten en randvoorwaarden voor de organisatie vast te stellen.

Opzetten van het project Een project voor het opstellen van mobile device beleid is breed en dient op veel gebieden antwoorden te geven. Het verdient aanbeveling de volgende onderdelen op te nemen in het projectplan: - Proeftuin of pilot, aan het begin of later in het traject; - Uitwerken beleidsonderdelen (bepalen van uitgangspunten en randvoorwaarden); - Inkoop en aanbesteding van de devices en infrastructurele techniek; - Uitrol van de devices, implementatie van het beleid; - Nazorg, opleiding/training, monitoring beleid. In de volgende hoofdstukken zullen de onderdelen van het project nader worden uitgewerkt.


15

Onderdelen van het project Het project om te komen tot een mobile device beleid bestaat uit meerdere fasen. Iedere fase zal in dit hoofdstuk worden beschreven. In bijlage 1 is een gedetailleerd voorbeeld opgenomen van de activiteiten per fase.

Pilot en/of proeftuin Mobile device beleid gaat over het bepalen welke devices optimaal passen bij de medewerkers, hun werkzaamheden en hun gebruikerswensen. Het is voor het personeel vaak moeilijk te bepalen welke devices nu het beste bij hen passen. Daarom is het goed om ze kennis te laten maken met de mogelijkheden van de diverse devices. Ook kan het van belang zijn een beeld te krijgen van de gevolgen voor de ICT omgeving van de gemeente. Dit hangt naast de mogelijke devices en het gebruik ervan ook af van de wijze waarop de organisatie om wil gaan met beveiliging en het gebruik van data en applicaties. Het hangt van project en organisatie af of een proeftuin of een pilot het meest geschikt is en op welk moment in het proces dit middel wordt ingezet.

Bij een proeftuin gaat het vooral om de gebruiker en het uitproberen van de mogelijk in te zetten mobile devices. Denk hierbij aan het ruimte waarin van de verschillende mobile devices (smartphones, tablets, laptops, hybride varianten) beschikbaar worden gesteld voor de medewerkers om ze te testen. Hier wordt dus NIET een echte werksimulatie gedaan. Het gaat vooral om wat vindt een medewerker prettig. Heeft hij/zij bijvoorbeeld liever een Ultrabook variant van een laptop, want lekker licht en klein

en dus makkelijk mee te nemen, of juist liever een grootbeeld laptop omdat er behoefte is om met audiovisueel materiaal te werken. Het gebruik van een proeftuin is het best toepasbaar als al veel uitgangspunten en randvoorwaarden vast staan. Dit omdat het niet bedoeld is om nog zaken echt te onderzoeken en te testen, maar om gebruikers hands-on gevoel te laten krijgen met de mobile devices en het gebruik voor hun werkzaamheden. De verwachtingen moeten hierbij wel goed gemanaged worden omdat de gebruikers moeten weten waar ze aan toe zijn. De proeftuin kan alleen ingezet worden als de gebruikers nog wat te kiezen hebben, bijvoorbeeld bij de vorm CYOD. Normaal gesproken komt de proeftuin het beste tot zijn recht tegen het einde van het project en vlak voor de definitieve beslissing genomen moet worden over de aan te schaffen mobile devices. Voor de opzet van de proeftuin moeten de volgende onderdelen uitgewerkt worden:

Welke devices gaan er getest worden, en komen dus voor op de lijst met in te zetten devices, tablets, laptops, thin clients, hybride varianten;

Uitnodigen personeel dat gebruik kan/mag gaan maken van mobile devices om te komen testen;

Inrichten van een werkende technische omgeving. Waarbij de medewerkers wel een idee kunnen krijgen over hoe ze de devices kunnen gebruiken voor hun werkzaamheden. Dit betekent dat de devices toegang moeten hebben tot het netwerk, gebruikers aangemaakt moeten worden die gebruik kunnen maken van applicaties en Apps, etc.


16

Een pilot gaat verder dan de proeftuin. Het doel van de pilot is meer duidelijkheid te creëren op diverse gebieden van mobile device beleid. De doelstelling is dan ook een brede test uit te voeren voor zowel de gebruikers als ook voor de ICT-afdeling omdat de technische haalbaarheid van een aantal alternatieven echt getest wordt. Daarom is het van belang een goede testgroep samen te stellen zodat de diverse gebruiksterreinen gedekt worden. De pilot heeft het meeste waarde als het vroeg in het project ingezet wordt omdat het invloed heeft op te maken keuzes. Het is ook universeel toepasbaar en niet afhankelijk van het type van invoering van mobile devices: BYOD, CYOD, HiYD etc. Voor de pilot moeten de doelstelling en opzet uitgewerkt worden:

Wat gaat er getest worden: bepaling hardware, apps, en server-toepassingen voor digitaal werken en vergaderen

Wie gaat testen: doelgroep(en) bepalen, max 10 personen. (MT-leden, beleidsmedewerkers, ICT-ers)

Uitwerken technische opzet: testplatform voor digitaal werken en digitaal vergaderen. Voor de pilot moet ook marktonderzoek uitgevoerd worden op de verschillende terreinen die een rol zullen spelen bij de invoering van mobile devices. En uiteraard zullen ook de devices en ondersteunende ICT componenten aangeschaft moeten worden.

Uitwerken beleidsonderdelen Om het beleid vast te kunnen stellen is werk nodig op diverse terreinen. Van voorbereiding tot evaluatie. We geven een nadere uitwerking van deze onderdelen in de volgende paragrafen.

Voorbereiding Het project begint met onderzoek naar belangrijke uitgangspunten van de organisatie, meestal zijn hier al diverse (beleids)stukken over opgesteld. Bij het bestuderen van deze stukken is het van belang de doelen en de visie van de gemeente op de bedrijfsvoering, de organisatie en de dienstverlening te analyseren en te vertalen naar de impact hiervan op de werkzaamheden van de medewerkers. Bij dit onderzoek hoort ook het analyseren van de huidige wijze van financieren van de ICT en de aanwezige apparatuur zoals desktops. Een ander cruciaal onderdeel van de voorbereiding is de samenstelling van het project team. Zoals eerder beschreven dient dit projectteam een groot aantal disciplines in zich te hebben, dit om alle elementen van het Mobile Device beleid te kunnen dekken.

Randvoorwaarden en uitgangspunten Daarna is het van belang voor de organisatie randvoorwaarden en uitgangspunten vast te stellen. Is er voorkeur voor een bepaalde variant zoals CYOD of is alles nog open? Wat zijn de financiële kaders: moet er gewerkt worden met bestaande budgetten of is er ruimte of steun voor extra financiën? Een goed middel om duidelijkheid te krijgen is een werkwijze die Native Consulting vaker hanteert: een Quickscan met behulp van stemkastjes. Hiermee kan in een korte sessie middels stellingen, die betrekking hebben op alle B’s van het 8B model, de meningen van MT-leden worden verzameld en ter plekke besproken. Zo kunnen vroeg in het project de kaders worden gezet voor het uit te werken beleid. Het is daarbij aan te raden dezelfde sessie ook te houden met het projectteam en de resultaten van de 2 sessies te bespreken en analyseren. Hierdoor wordt voor het projectteam als geheel ook de randvoorwaarden en uitgangspunten duidelijk en staan ‘de neuzen één kant op’.


17

Uitwerken gebruikersrollen Bij het opstellen van het mobile device beleid, moet een inventarisatie worden uitgevoerd van de rollen en de wensen van de verschillende gebruikersgroepen. Uiteindelijk draait het om de informatiebehoefte van de specifieke gebruiker die al dan niet vervuld moet worden. Deze gebruikersgroepen dienen als basis voor gebruikersprofielen, waarmee men vast kan leggen wie waarvoor in aanmerking komt (tablet, laptop, smartphone, gsm, apps, etc). Medewerkers proberen over het algemeen hun eigen werkomgeving te optimaliseren door eigen devices te gebruiken tijdens het dagelijkse werken, maar ook door clouddiensten, social media te gebruiken waar mogelijk. Informatiebeveiliging lijkt voor hen ondergeschikt aan gemak en functionaliteit. Een voorbeeld van een onderverdeling van de verschillende medewerkers staat gespecificeerd in onderstaande tabel:

Rol Voorbeeld Omschrijving

Informatiebehoefte Communicatie-patroon

Raadsleden Gemeenteraadsleden, algemeen bestuur, raad van toezicht, rad van commissarissen

Raadsleden zijn parttime verbonden aan de organisatie. Raadsleden hebben de behoefte om alle informatie te verzamelen die betrekking heeft op hun portefeuille en hen helpt met het bepalen van een standpunt.

Vergaderstukken, stukken en informatie van buiten, email, agenda

Persoonlijk overleg , vergaderingen, via email, social media, belt voor zijn functie heel beperkt

Bestuur/college Leden raad van bestuur, college van burgemeester en wethouders, dagelijks bestuur

De leden van het bestuur vergaderen veel en zijn veel onderweg en moeten goed bereikbaar zijn. Eenvoudig en gemakkelijk werken is een must.

Vergaderstukken vanuit allerlei besturen en raad, archiefstukken, agenda, email

Persoonlijk overleg , vergaderingen, via email, social media, belt veel en wordt veel gebeld, ook via secretaresse

Management, MT, directie, afdelingsmanager, teamleider, projectleiders, controller, opzichters

De wensen van het management lijken op die van het bestuur, behalve dat het management ook de gehele organisatie rechtstreeks aanstuurt. Er wordt veel vergaderd en getelefoneerd.

Vergaderstukken raad, bestuur, MT, afdelingen, agenda, email, management informatie via BO-applicaties

Persoonlijk overleg , vergaderingen, via email, belt veel en wordt veel gebeld, evt. via secretaresse

Beleidsmede-werkers / adviseurs

Beleidsmedewerker ICT, HRM, communicatie, juristen, zorg en welzijn, sociale zaken, OOV, bouwen en wonen, openbare ruimte, etc.

Beleidsmedewerkers ontwikkelen, implementeren, evalueren en stellen beleid bij op één of meerdere aandachtsgebieden. Dit vereist regelmatig overleg met collega’s en externen, maar ook rustmomenten om beleid te formuleren.

beleidstukken, trend- en omgevings-analyses, agenda, email, beleidsinformatie via specifieke BO applicaties

Veel persoonlijk overleg, via email, belt veel en wordt veel gebeld.

Secretariële ondersteuning

Secretaresses

Secretariële ondersteuning zorgt voor de administratieve ondersteuning van o.a. management en bestuur. Ze zijn veelal gebonden aan een vaste werkplek. Ook is een laptop t.b.v. verslaglegging gewenst.

Agendabeheer, e-mail, aanwezigheidsinformatie

E-mail, kort afstemmingsoverleg, bijwonen vergaderingen, Belt veel, wordt veel gebeld

Administratieve (dienstverlenende) functies, niet ambulant

Baliemedewerkers, DIS- en archiefmedewerkers, salaris- , belasting-, financieel medewerkers, personeelsconsulenten

Administratieve medewerkers zorgen voor de administratieve functies binnen de organisatie. Ze zijn veelal gebonden aan een vaste werkplek.

Informatie vanuit specifieke administratieve BO toepassingen, agenda, e-mail

E-mail, kort afstemmingsoverleg, Belt regelmatig, Wordt regelmatig gebeld

KCC-medewerkers

KCC-medewerkers, receptie medewerkers TIC

Het KCC functioneert als ingang van alle kanalen: mail, faxen, telefoon voor burgers en bedrijven. Het KCC beantwoord de oproepen inzake o.a. meldingen en calamiteiten.

Gegevens uit een klant contact systeem, alle agenda’s, aanwezigheidsregistratie, werkroosters, email

Kort afstemmingsoverleg belt weinig, wordt veel gebeld, email t.b.v. boodschappen


18

Desgewenst wordt er direct naar een medewerker doorverbonden.

Ambulante Medewerkers toezicht, handhaving, intake

Medewerkers toezicht en handhaving vergun-ningen, intake en bege-leiding, Soza-consu-lenten, landmeters, medewerkers B&W, etc.

Medewerkers toezicht, handhaving, intake gebruiken backoffice-applicaties op het moment dat ze op pad zijn. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van inspecties, invullen van formulieren, etc.

Informatie vanuit specifieke BO toepassingen, email, werkroosters

Email, kort afstemmingsoverleg Belt weinig, Wordt soms gebeld

“Zware” gebruikers

GIS-medewerkers, Cad tekenaars, medewerkers management informatie, programmeurs

“Zware” gebruikers hebben extra behoefte aan een computer met processing power, geheugen en/of bandbreedte zodat hun toepassingen prettig draaien, en gebonden zijn aan een vaste werkplek.

Informatie van en naar zware BO toepassingen, email

Email, kort afstemmingsoverleg Belt weinig, Wordt soms gebeld

Ambulante operationele medewerkers (extern)

Stadstoezicht, parkeer-wacht, buitengewoon opsporingsambtenaar, havenmeester, marktmeester, etc.

Non ambulante operationele medewerkers zijn bijvoorbeeld belast met de toezicht en handhaving van de openbare ruimte. Er wordt weinig vergaderd men moet wel altijd oproepbaar.


Email, kort afstemmingsoverleg Belt weinig, Wordt regelmatig gebeld

Ambulante operationele medewerkers (intern)

Bodes, kantine, facilitaire dienst

Het betreft hier facilitaire werkzaamheden en medewerkers die via allerlei kanalen verzoeken krijgen om facilitaire ondersteuning te bieden


Email, kort afstemmingsoverleg Belt regelmatig, wordt regelmatig gebeld

ICT-medewerkers ICT-medewerkers, Deze medewerkers ondersteunen de gebruikers bij het gebruik van alle soorten devices en zullen hiervan kennis moeten hebben. Deze medewerkers zijn veel onderweg zijn en zullen anderzijds beheerwerkzaamheden uitvoeren

Beheersinformatie, meldingen testgegevens, ITIL gerelateerde gegevens, email

Email, kort afstemmingsoverleg Belt regelmatig, wordt regelmatig gebeld

Buitendienst

Buitendienst, Buitendienst medewerkers zijn verantwoordelijk voor een specifieke taak in de openbare ruimte

Werkroosters Kort afstemmingsoverleg Belt weinig, wordt weinig gebeld

Bovenstaande rollen kunnen gebruikt worden om te bepalen wat medewerkers ter ondersteuning van hun werkzaamheden nodig hebben met betrekking tot tablets, telefonie en werkplekken.

Bepalen device mix per rol De volgende taak voor de projectgroep is om op basis van de rollen en de behoeften aan ondersteuning te komen tot een set passende devices. Concreet betekent dit dat er een matrix gevuld wordt met per rol de toewijzing van de devices, zoals een laptop, een tablet, een smartphone, een thin of een fat client. Door nu de medewerkers aan een rol te koppelen wordt duidelijk welke devices zij mogen gaan gebruiken voor hun werkzaamheden. Zo ontstaat er een doordachte toewijzing van de devices en wordt willekeur bij toekenning ondervangen. Vaak wordt er wel voor gekozen om een vorm van ‘management discretion’ toe te staan. Managers / teamleiders kunnen met gefundeerde redenen op individueel niveau afwijken van de toewijzing. Een vaak voorkomende reden is dan dat een medewerker zijn rol op een eigen wijze invult en dat daardoor andere middelen beter daar bij passen.

Financiele uitwerking Zodra de toewijzing op deze wijze heeft plaatsgevonden kan een eerste financiële uitwerking plaats vinden. Met behulp van ingeschatte prijzen van de devices kan een totaal berekening gemaakt worden. Dit zal onderdeel worden van de volledige financiële analyse die bijvoorbeeld gemaakt dient te worden onder de business case voor de invoering van mobile device beleid. In deze financiële analyse zullen extra elementen opgenomen moeten worden aan zowel de kostenkant, denk aan


19

additionele software door het toegenomen aantal devices, zwaardere Wifi omgeving, extra beveiligingszaken, etc., en aan de opbrengstenkant, denk aan vermindering aantal werkplekken en print faciliteiten, en lager stroomgebruik.

Beheer en ondersteuning Door virtualisatie breed in te voeren, wordt het beheer vereenvoudigd. Alle gebruikers welke op dezelfde wijze, zelfs onafhankelijk van het gebruikt device. Ook is er op deze wijze weinig software en dus ondersteuning nodig voor de mobile devices. Indien de gebruikers veel op eigen verantwoording moeten doen en dus zelf Apps end. kiezen dan kan de ondersteuning zich vooral richten op de technische onderdelen van de omgeving (netwerk, toegang, virtualisaties) en minder op ondersteuning van de applicaties. Het is wel belangrijk dat bij de uitrol voldoende tijd wordt besteed aan het trainen en begeleiden van de medewerkers. Zodat ze goed aan de slag kunnen en een positieve start hebben.

Technische oplossingen De technische oplossingen die ingezet worden hangen sterk af van de mate van beveiliging versus eigen verantwoordelijkheid. Of een Mobile Device Management (MDM) pakket ingezet wordt en hoe ver die inzet moet gaan hangt daar in hoge mate van af. Ook virtualisatie kan ingezet worden om grip te krijgen op de beveiliging, immers de medewerkers zullen, omdat ze meer op de server omgeving werken, minder op de mobile devices opslaan. Ook moet er beslist worden welke applicaties en Apps ondersteund worden en / of uitgedeeld worden. Mogen medewerkers zelf hun favoriete Apps kiezen of schrijft de gemeente voor welke er gebruikt moeten worden.

Beveiliging Qua beveiliging kan er heel veel. Maar het nastreven van meer beveiliging brengt hogere kosten met zich mee. Een brede inzet van een MDM pakket verhoogt de beveiliging, maar heeft naast de hoge kosten ook gevolgen voor de flexibiliteit en vrijheid van de medewerkers. Inzet van netwerk technologie kan ook veel bijdragen aan de beveiliging. Door bijvoorbeeld het netwerkverkeer van de mobile devices via een aangewezen gateway te laten lopen kan er uitgebreide monitoring van de devices plaatsvinden.

Verantwoordelijkheden, gebruiksregels De gebruikersovereenkomsten en gedragsregels moeten goed uitgewerkt worden. Indien er meer wordt ingezet op gedrag dan op controle en technische beveiliging dient er veel focus te zijn op eigen verantwoording. Het wijzen op en gebruik maken van de eigen verantwoordelijkheid is ook in lijn met regels over geheimhouding voor ambtenaren, zoals opgenomen in de Ambtenarenwet. Voorbeelden van onderdelen van de gebruiksregels zijn: - Geen illegale software toegestaan op de mobile devices; indien toch aanwezig is de eigenaar van

het device aansprakelijk - Geen opslag van officiële documenten in de cloud; de officiele versie behoren te allen tijde in het

Document Management Systeem opgeslagen te zijn.

Formele goedkeuring Het uitgewerkt beleid dient een formele status te krijgen. Of er naast een officieel akkoord van het MT nog meer nodig is, hangt af van de situatie binnen de gemeente. Zaken als benodigde financiën en principiële keuzes kunnen ook politiek gedragen moeten worden door de portefeuillehouder of zelfs de gemeenteraad.


20

Inkoop en aanbesteding Voor de aanpak van de inkoop en aanbesteding moet een werkwijze gekozen worden die past bij de organisatie. De volgende onderdelen spelen in deze fase in ieder geval een rol: - Bepaling inkoopstrategie (prestatie inkoop of reguliere inkoopmethode) - OPTIONEEL: Markconsultatie (leveranciers, producten) - Opstellen aanbestedingsleidraad en andere aanbestedingsdocumenten - Opstellen programma van eisen decentrale hardware - Controle aanbestedingsleidraad / programma van eisen - Beoordelen offertes en scoring - Gunningsadvies

Uitrol en implementatie De uitrol en implementatie dient uitgewerkt te worden in een project- c.q. een implementatieplan. Dit in samenwerking met de geselecteerde aanbieder en de ICT / I&A afdeling. Daarbij dient er aandacht te zijn voor: - Inrichting, configuratie, planning uitrol decentraal en centraal - Inrichting decentrale hardware, software systemen - Het testen van de centrale en decentrale componenten - Uitrol naar gebruikers

Nazorg De nazorg is primair een evaluatie en het monitoren of het beleid de verwachte effecten heeft. Tijdens de evaluatie van het Mobile Device beleid project wordt gekeken naar:

Evaluatie van de werking van de projectorganisatie

Evaluatie van de taak- en rolverdeling

Evaluatie van de gemaakte keuzes

Validatie van de huidige situatie

Opstellen van een advies voor het vervolg Ook wordt gekeken naar hoe er gebruik gemaakt wordt van de devices en hoe omgegaan wordt met gemaakte afspraken over gebruik van de devices en de veiligheid van de gegevens. Dit kan bijvoorbeeld door gesprekken met gebruikers, maar ook met behulp van technische middelen. Denk hierbij aan het monitoren en meten van netwerkverkeer, het controleren van de devices met behulp van een Mobile Device Management oplossing.


21

Bijlage 1: Gedetailleerd stappenplan Per fase kan in een project voor mobile device beleid een groot aantal stappen onderkend worden. Onderstaand uitgewerkt stappenplan kan een handvat zijn voor een projectplan. Niet alle onderdelen hoeven van toepassing te zijn op het project in een organisatie.

Fase

Resultaat aan het einde van de fase:

Voorbereiding Er is behoefte aan een overgangsregeling die er voor zorgt dat de kosten van de bestaande mobile devices worden afgerekend met de gebruikers of de belastingdienst.

- Is er ruimte in de werkkostenregeling?

- Kunnen medewerkers de bestaande tablets overnemen voor een klein bedrag, wat maandelijks op salaris wordt ingehouden?

- Als ze dit niet willen moeten ze een verklaring ondertekenen dat ze het device alleen zakelijk gebruiken.

Kijk op http://zoeken.rechtspraak.nl/detailpage.aspx?ljn=BY4908 en http://www.belastingtips.nl/zakelijk/werknemer_belastingen/mobiele_telefoon_van_de_zaak/ipad_niet_belastingvrij/

Pilot Uitwerken doelstellingen en opzet pilot

Wat gaat er getest worden: bepaling hardware, apps, en server-toepassingen voor digitaal werken en vergaderen

Wie gaat testen: doelgroep(en) bepalen, max 10 personen. (MT-leden, beleidsmedewerkers, ICT-ers)

Uitwerken technische opzet: testplatform voor digitaal werken en digitaal vergaderen.

Kijk eens bij VMWare

Kijk eens bij Microsoft

Kijk eens bij Citrix

pilot Marktconsultatie / onderzoek Een aantal onderwerpen moeten nader onderzocht worden. Vragen die beantwoord moeten worden over onderstaande onderwerpen zijn:

- Levert het product de gevraagde gebruikers of beheersfunctionaliteit?

- Wat kost het ? Per gebruiker ? of device?

- Conflicteert het product niet met de bestaande technische configuratie?

- Welke devices worden ondersteund?

- Gebruikersvriendelijkheid?

- Verschilt de aangeboden functionaliteit per soort device? Desktop overnemen

Citrix receiver

VMWare Horizon MDM

Onderzoek naar Mobile Iron

Onderzoek met ION-IP

http://zoeken.rechtspraak.nl/detailpage.aspx?ljn=BY4908

http://www.belastingtips.nl/zakelijk/werknemer_belastingen/mobiele_telefoon_van_de_zaak/ipad_niet_belastingvrij/

http://www.belastingtips.nl/zakelijk/werknemer_belastingen/mobiele_telefoon_van_de_zaak/ipad_niet_belastingvrij/


22

Onderzoek naar Good Vergaderoplossing

Onderzoek naar RES Hyperdrive

Tuning van Webdav server

Vergaderen met DMS Informatiebeveiliging

Onderzoek met ION-IP

Informatiebeveiligingsplan

pilot Aankoop en inrichting techniek

Mobile devices moeten aangekocht worden (tablets, laptops, etc.)

Asus met windows 8 pro

Dell convertible met windows 8 standaard

Windows Surface met windows RT

HP Envy met windows 8

HTC Windows Mobile Phone 8S

Samsung Windows Mobile Phone

Nokia Lumia Windows Mobile Phone

Samsung Chromebook

Laptop, iPhones en iPads zijn aanwezig

Yarvik Android 4.1 tablet

Technische implementatie en configuratie van hardware, apps en servertoepassingen

Beschikbaar stellen van data voor testconfiguratie voor digitaal werken en vergaderen

pilot Voorbereiding pilot

Instructies opstellen voor de verschillende medewerkers

Opstellen vragenlijsten t.b.v. evaluaties

Pilot Testen

Medewerkers laten werken met mobile devices

Evaluaties verzamelen via vragenlijsten

Pilot Rapportage

Uitwerken evaluaties

Opstellen advies over de mogelijkheden van de Mobile Devices

Beleid Voorbereiding/bijeenkomst met projectgroep

Projectteam formeren (MT-lid, P&O, OR, ICT, Projectleider (PL)) en afspraken maken

Opstellen en doorspreken van de bijeenkomsten, interviews en in te zetten instrumenten

Communicatiestrategie t.b.v. draagvlak stakeholders (raad, college, directie, afdelingen, medewerkers, samenwerkingspartners)

Opstellen sjabloon Mobile Device beleidsplan

Beleid Deskresearch

Deskresearch (politieke wensen, strategie bedrijfsvoering, bestaande i-visie, dienstverleningsconcept)


23

Inventarisatie lijst van de huidige gebruikte (mobile) devices

Up-to-date organogram en functieprofielen

Beleid Opstellen concept mobile-device-beleid A0 Poster

Ten behoeve van de presentatie aan projectgroep

Met beslisboom

Met voorstel beleid

Met voorstel bestellijsten

Beleid 1e Projectgroep bijeenkomst

Presentatie van alle elementen m.b.t. het Mobile-device-beleid aan de projectgroep

Presentatie concept A0 poster

Doorlopen van het Mobile-device-beleid –beslisboom

Presentatie van financieel overzicht (opbouw)

OPTIONEEL: Voorbereiden quickscan in het MT

Beleid OPTIONEEL: Interviews/quickscan

Quickscan met behulp van stemkastjes tijdens MT-vergadering

Gesprek met directielid

Gesprek met afdelingshoofd(en) van vakafdelingen

Gesprek adviseur Informatiemanagement/ICT beleid

Gesprek met beleidsmedewerker automatisering

Gesprek met een P&O adviseur

Gesprek met systeembeheer

Uitwerken en evalueren van de interviews (in projectgroep overleg)

Beleid 1e versie Mobile-device-beleid opstellen

Voorstel Mobile-device-beleid

Aanpassen A0 poster

Bespreken van de conceptversie met projectgroep

Uitwerken financieel overzicht

Beleid 2e Projectgroep bijeenkomst

Presentatie 1e versie Mobile-device-beleid

Voorstel voor decentrale hardware op basis van functieprofielen

Bepaling van de verschillende scenario’s (sober, functioneel, progressief)

Presentatie van financieel overzicht

Beleid 2e versie Mobile-device-beleid opstellen

Voorstel voor concrete actie en projecten

Bijwerken financiële doorrekening van de verschillende scenario’s

Doorspreken en aanpassen

Beleid 3e Projectgroep bijeenkomst:

Terugkoppeling, bijstelling en goedkeuring

Overleg en presentatie scenario’s, projecten en acties en financiële consequenties

Keuze voor een definitief financieel scenario

Beleid Opstellen Definitief mobile-device-beleid A0 Poster

Ten behoeve van de presentatie naar stakeholders

Terugkoppeling en discussie

Beleid Presentatie Mobile-device-beleid aan MT

Voorbereiden presentatie


24

Verwerken van de input van de terugkoppeling aan de stakeholders

Beleid Nabespreking uitkomsten MT meeting met projectgroep

Nabespreken uitkomsten presentatie

Afspraken over aanpassingen

Definitief maken A0 poster

Definitief maken beleidsplan

Ter accordering naar MT

Inkoop Bepaling inkoopstrategie

Prestatie inkoop / reguliere inkoopmethode

Kosten raming i.v.m. Europese aanbesteding

Bepalen van de percelen

Globale planning opstellen

Inkoopteam formeren

Inkoop OPTIONEEL: Markconsultatie

Marktverkenning

Productverkenning

Eerste bepaling wensen en eisen

Inkoop Advies opstellen aanbestedingsleidraad

Adviesgunningscriteria

Advies selectiecriteria

Advies beoordelingscriteria

Controle aanbestedingsleidraad

Inkoop Opstellen programma van eisen decentrale hardware

Technisch en/of functioneel specificeren o Decentrale hardware o Mobile device management o Opleidingen gebruikers, beheerders o Client access licenties o Vergaderoplossing o Netwerk gateway oplossing / VPN o Etc.

Gebruikmaking van MoSCoW

Inkoop Controle aanbestedingsleidraad / programma van eisen

Scoringsmethodiek testen

Controleren aanbestedingsdocumentatie

Laatste aanpassingen

Aanbesteding publiceren

Inkoop Beoordelen offertes en scoring

Doorlezen en beoordelen offertes

Gunning

Inkoop Gunningsadvies

Uitrol Opstellen project- c.q. implementatieplan

Inrichting, configuratie, planning uitrol decentraal en centraal

Uitrol Inrichting decentrale hardware, software systemen

Volgens project- c.q. implementatieplan

Configuratie mobile devices

Opzetten en inrichten beheer omgeving (MDM)


25

Opzetten beveiliging

Uitrol Testen

Volgens project- c.q. implementatieplan

Testen diverse soorten devices

Controle werking beheeromgeving

Controle beveiliging

Uitrol Uitrol naar gebruikers

Opleidingen

Aanmeldingen bij MDM

Instructie Mobile-device-beleid (gebruikersprotocol, etc.)

Evaluatie Evaluatie project werkplekkenbeleid

Evaluatie werking projectorganisatie

Evaluatie taak en rolverdeling

Evaluatie gemaakte keuzes

Validatie huidige situatie

Advies voor vervolg

Evaluatie Aanscherpen informatiebeveiliging

Meten van netwerkverkeer

Finetuning van firewall, netwerkgateway en MDM


26

Bijlage 2: Native Consulting

Door gemeenten voor gemeenten Native is toonaangevend en vernieuwend in het verbeteren van bedrijfsstrategie, bedrijfsvoering, informatievoorziening, ICT én de bijbehorende operationele processen. Native is praktisch en resultaatgericht en maakt gebruik van visualisaties om ook directies, het college en de gemeenteraad in deze processen te betrekken. De visualisaties zorgen voor verbinding en overzicht. Native is onderscheidend in het delen van informatie en het verbinden van haar klanten; door gemeenten voor gemeenten. Kennis is verbinden!

Native Consulting BV A: Voorstraat 88, 4153 AN BEESD T: 06-55172931: Algemeen T: 06-24632058: Operations E: [email protected] I: www.nativeconsulting.nl KvK nummer: 55296270 BTW nummer: NL170538242B03 Contact: Krystle Koers Kees van den Tempel

Effectief en verantwoord inzetten van mobile devices · mobile device beleid. De grotere mobiliteit...

Documents

Transcript of Effectief en verantwoord inzetten van mobile devices · mobile device beleid. De grotere mobiliteit...