Eerste hulp bij Teamontwikkeling

InhoudsopgaveInleiding 3

Tips voor teamontwikkeling 4Tip 1: Werk met een taak- en Procesleider 5Tip 2: Werken met grote groepen met wat onderwater speelt 7Tip 3: Vaardigheden voor teamleiders & teamcoaches 11Tip 4: Gedoe gaat voor 13Tip 5: Bekwaam je in het maken van neutrale gedragsobservaties 17Tip 6: Zorg dat iedereen bijdraagt in het gesprek 19Tip 7: Leer parafraseren 21

Teamontwikkeling in de dagelijkse praktijk 23

Eerste hulp bij Teamontwikkeling2

InleidingTeamontwikkeling is een continu proces. Het is meer dan een paar teamdagen

of goed geplande teamuitjes. Veel ontwikkeltrajecten stranden omdat team-

ontwikkeling als een losstaand proces wordt gezien. Teamontwikkeling ontstaat juist

als het opgenomen is in de dagelijkse routine. Om hier vorm aan te geven hebben

we dit werkboek e-Book voor je gemaakt. In dit werkboek e-Book vind je korte uitleg,

tips en werkvormen om de ontwikkeling van je teams in de praktijk vorm te geven een

flinke boost te geven!

Dé toolbox om je team een flinke boost te geven! In dit e-Book verwijzen we regelmatig naar werkvormen

uit Tools voor Teams (2016). Dit boek is een routekaart

naar de juiste interventie voor iedere situatie op het

juiste moment. Tools voor Teams biedt een schat aan

werkvormen en adviezen waarmee je als teamleider of

teamcoach de tools in handen hebt om een topteam

te maken! www.toolsvoorteams.nu/

tk is uitgegeven door de teamexperts van TeamQ TeamQ helpt je bij het maken van een analyse van

je team. Zo weet je precies hoe jouw teamleden

belangrijke thema’s voor effectieve samenwerking

ervaren. Overleg, communicatie en onderlinge

omgang, maar ook doelen, resultaten en omgang

met klanten. Tezamen geven ze een omvangrijk

beeld van waar het team goed in is en waar kansen

voor ontwikkeling liggen. www.teamq.org/

Eerste hulp bij Teamontwikkeling3

Tipsvoor team-ontwikkelingOm de effectiviteit van je team te verbeteren alvast een boost te geven , geven we je hieronder een aan tal tips die je direct kunt inzetten.

Eerste hulp bij Teamontwikkeling4

Heldere rolverdeling is belangrijk in teams. Het zorgt voor

duidelijkheid en structuur. In vergaderingen draagt het bij

aan het voeren van een effectief gesprek. Bij een vergadering,

maar ook bij het inzetten van een werkvorm, is het wenselijk

in de groep de rol van de taakleider en de rol van de proces-

observator expliciet te beleggen

Taakleider De taakleider is de inhoudelijke voorzitter. Hij of zij zorgt ervoor

dat je als team “op de inhoud” een goed gesprek met elkaar

voert.

Bij de taken van de taakleider behoren de volgende punten:

• Introduceert de taak

• Structureert de bijeenkomst/het gesprek/de aanpak

• Herinnert iedereen aan het doel (back on track) als je

samen afdwaalt

• Vat conclusies samen en checkt deze bij het team

• Let op de tijd

TIP 1Werk met een Taak- en Procesleider

Eerste hulp bij Teamontwikkeling5

Proces observator De Procesobservator is de antenne van het team. Hij of zij

let op “de manier waarop” het gesprek gevoerd wordt.

Bij de taken van de procesobservator behoren de volgende

punten:

• Let op manier van communiceren en is alert op storingen

in de communicatie

• Initieert een time-out als het gesprek niet lekker loopt

• Herinnert het team eraan dat het belangrijk is om de

vraag “wie ziet dit heel anders” te stellen, als je jouw visie

verteld hebt

• Herinnert het team eraan om te parafraseren

(in tip 7 leggen we uit hoe je dat doet) om zo te

checken of je elkaar goed begrijpt

• Leidt het evaluatiegesprek aan het eind van

een gespreksronde

Eerste hulp bij Teamontwikkeling6

In de dynamiek van groepen gebeurt veel, zeker wanneer

mensen zich niet gehoord voelen of het idee hebben dat hun

mening genegeerd wordt.

TIP 2Werken met grote groepen met

wat onderwater speelt

Wanneer de meningen en of ideeën geen ruimte krijgen, gaat

het wringen. De wijsheid van ieder teamlid blijft dan “onder de

waterlijn”.

Eerste hulp bij Teamontwikkeling7

Als er veel “onder de waterlijn” blijft, ontstaat gemopper op de

gang, maar tijdens de vergadering houden we onze mond.

Of we zeggen ja tegen een voorstel, maar doen nee en we

verzinnen allerlei smoesjes waarom het toch niet kon. Door

werkvormen toe te passen die alle stemmen ruimte geven,

“zakt de waterlijn”. Mensen voelen zich gehoord en de wijsheid

die in de groep aanwezig is, wordt optimaal benut. Bijvangst

is dat er minder onrust of ruis zal ontstaan. Het “laten zakken

van de waterlijn” kost tijd en aandacht. Maar het betaalt zich

dubbel en dwars terug in effectiviteit en werkplezier.

Eerste hulp bij Teamontwikkeling8

Zelf aan de slag met de check-in!Deze werkvorm kun je direct zelf inzetten om wat onderwater

is, boven de waterlijn te halen.

DoelFocus aanbrengen en verbinding creëren.

Wanneer inzettenGebruik de Check-in zoveel je kunt aan het begin van

vergaderingen, brainstormsessies, teamdagen, één-op-één

gesprekken, etc. Een Check-in heeft altijd toegevoegde waarde.

InstructieAan het begin van een vergadering is het prettig om samen

verbinding te maken en de focus op de vergadering te richten.

Hiervoor is de Check-in een bruikbare vorm. De Check-in

minimaliseert de onderlinge interactie waardoor teamleden

naar elkaar luisteren en met elkaar in verbinding komen. Door

te luisteren in plaats van met elkaar het gesprek aan te gaan,

ontstaat er ruimte om te zeggen wat gezegd moet worden

en om ieders stem te horen.

Eerste hulp bij Teamontwikkeling9

De Spelregels Zijn Als Volgt:• Eén persoon is aan het woord, de rest luistert. Mensen stellen

elkaar geen vragen en reageren niet op elkaar.

• De spreker bewaakt zijn eigen tijd, neemt zoveel tijd als hij

nodig heeft én weet dat iedereen aan het woord wil komen

én dat er nog een inhoudelijke agenda doorgewerkt moet

worden.

• Ieder teamlid vertelt iets. Uitgebreid of kort.

• Doe geen rondje, maar volg de popcorn-methode:

Pop when you’re hot. Als iemand klaar is neemt een ander

vanzelf het woord over.

• De teamleider/begeleider begint.

• (voor gevorderden) De teamleider/begeleider geeft

een samenvatting van wat gezegd is.

Leestips Tools voor TeamsPagina 160 -§6.4.1

Pagina 162 - §6.4.2

Eerste hulp bij Teamontwikkeling10

Pas je leiderschap aan op de behoefte van het teamDit geldt voor teamleiders én voor teamcoaches.

Het gedrag van teamleden, en daarmee het patroon van het

team als geheel, is heel voorspelbaar. Teams doorlopen vier

fases. Het is van belang om te weten in welke fase het team

zit, want elke fase heeft zo zijn eigen patronen en vraagt een

ander type leiderschap en begeleiding.

Zo komen wij regelmatig teamleiders tegen die teams

aanspreken op verantwoordelijkheid en professionaliteit en

daar steeds in teleurgesteld worden. Ze nemen geen

verantwoordelijkheid wordt dan gezegd. Teams in de Start-

of Strijdfase kunnen deze verantwoordelijkheid als team nog

niet dragen.

Het is van belang om te weten in welke ontwikkelfase het team

zit en wat het team dus nodig heeft om te groeien.

TIP 3Vaardigheden voor teamleiders

& teamcoaches

Leestips Tools voor TeamsPagina 152 - §6.2 .2

Eerste hulp bij Teamontwikkeling11

Blogtip: Leiderschap en fases van teamontwikkelingInzicht in de fases van teamontwikkeling, helpen helpt je begrijpen

waarom mensen bepaald gedrag vertonen en vertellen vertelt je

welk gedrag je vervolgens zelf moet vertonen om de ontwikkeling

van het team te stimuleren. Het gedrag van teamleden, en

daarmee het patroon van het team als geheel, is namelijk heel

voorspelbaar. Teams doorlopen vier fases. Het is van belang om

te weten in welke fase het team zit, want elke fase heeft zo

zijn eigen patronen en vraagt een ander type leiderschap en

begeleiding. Door te weten in welke fase je team zich bevindt,

krijg je informatie over welk type begeleiding het nodig heeft.

In deze blog vertellen we je hoe je kunt zien in welke fase je

team zich bevindt en wat je moet doen om je team naar de

volgende fase te helpen.

www.teamq.org/blog/leiderschap-afstemmen-op-team/

Leestips Tools voor TeamsPagina 152 - §6.2 .2

Eerste hulp bij Teamontwikkeling12

Als er irritaties of gedoe in het team aanwezig zijn, geef hier

dan voorrang aan. Storingen gaan voor. Want storingen kosten

veel energie en zorgen ervoor dat mensen niet met hun volle

aandacht bij de inhoud zitten.

Als middel voor het bespreken van gedoe, kun je gebruik maken

van de 4 niveaus van communicatie: inhoud, procedure, inter-

actie en emotie.

TIP 4Gedoe gaat voor

Als je in een vergadering zit en irritaties of onderhuidse spanningen bespeurt, benoem deze dan. Besteed tijd aan het uitpraten en oplossen van het gedoe. Op de lange termijn pluk je hier absoluut de vruchten van.

Eerste hulp bij Teamontwikkeling13

Even een stukje theorie over communicatie in teamsCommunicatie kent verschillende lagen. Het uitwisselen

van emoties zit bijvoorbeeld op een ‘diepere laag’ dan het

bespreken van projectdetails. Als we met elkaar in gesprek

zijn, lopen deze lagen door elkaar. Communicatie wint aan

effectiviteit als je storingen op diepere lagen oplost. Er zijn

vier niveaus van communicatie:

1. Inhoud

2. Procedure

3. Interactie

4. Emotie

De inhoud van het gesprek is het onderwerp waar het overgaat.

De procedure van het gesprek zijn de regels en afspraken: veilig-

heidsmaatregelen die je met elkaar overeenkomt. De interactie

van het gesprek beschrijft hoe de gesprekspartners met elkaar

omgaan. Dit zijn de ongeschreven gedragsregels. De emoties

van de gesprekspartners geven kleur aan het gesprek.

Zelf aan de slag!In veel team-overleggen wordt vooral gecommuniceerd over

de inhoud. Logisch, er moet tenslotte veel besloten en besproken

worden. Maar naast de inhoud zijn er nog drie communicatie-

niveaus: de procedure, de interactie en de emotie. Voor een

effectief teamoverleg is het van belang dat je de verschillende

niveaus herkent en dat je als team in staat bent op elk van deze

vier niveaus te communiceren.

Eerste hulp bij Teamontwikkeling14

DoelCommunicatie effectiever maken door te leren communiceren

op de 4 niveaus.

Wanneer inzettenGebruik deze werkvorm als de communicatie vastloopt.

Als discussies alleen maar over de inhoud gaan en niet leiden

tot effectieve besluitvorming. Deze werkvorm is ook nuttig als

er onuitgesproken irritaties zijn.

Instructie• Stap 1: Deel een paar dagen voor de teambijeenkomst de

Checklist ‘4 niveaus van communicatie’ uit. Vraag iedereen de

checklist te bestuderen.

• Stap 2: Wijs 1 of 2 observatoren aan die bijhouden op welke

lagen de vergadering zich afspeelt.

• Stap 3: Houd met elkaar een ‘gewone’ teamvergadering.

Wees duidelijk dat het doel van deze vergadering tweeledig is.

Enerzijds is er de reguliere vergadering, anderzijds is er het doel

om met elkaar te leren.

• Stap 4: De observatoren onttrekken zich aan het inhoudelijke

gesprek. Zij turven het aantal communicatie-uitingen per

niveau.

Eerste hulp bij Teamontwikkeling15

Instructie voor de observatorenAls iemand iets zegt over de inhoud van een project, dan turf je

I bij Inhoud. Als iemand voorstelt om de vergadering te stoppen

voor een koffiepauze, turf je Procedure. Als iemand zegt dat er

te veel door elkaar heen gepraat wordt, turf je Interactie en als

iemand vertelt dat hij boos is, turf je Emotie.

• Stap 5: Halverwege de vergadering neem je 15 minuten de tijd

om de tussenstand te bespreken. De observatoren delen de

scores per niveau.

• Stap 6: Bepaal aan welke niveaus je als team meer ‘spreektijd’

wilt besteden. Als er bijvoorbeeld onuitgesproken irritaties in

de groep leven (emotieniveau), beslis dan samen dat je meer

aandacht aan het emotieniveau wilt besteden.

• Stap 7: Vervolg de teamvergadering en pas jullie goede

voornemens toe. De observatoren gaan door met turven.

• Stap 8: Evalueer nu na elk agendapunt of het lukt de goede

voornemens in praktijk te brengen en stel je voornemens

eventueel bij.

• Stap 9: Bepaal samen aan het eind van de vergadering

hoe je als team de goede voornemens in de dagelijkse

communicatie gaat vasthouden.

Leestips Tools voor TeamsPagina 150 - §6.2 Pagina 110 - §4.4.2Pagina 106 - §4.4.1

Eerste hulp bij Teamontwikkeling16

Teams ontwikkelen vaak snel hun patronen. Deze patronen

kunnen helpend zijn bij het behalen van resultaten of werken

de boel juist tegen. Een patroon is een steeds herhalende reeks

van acties en reacties. Als leider doe je er goed aan patronen

te gaan zien en benoemen. Daarbij helpt het om vooral de

observatie (feitelijk gedrag) te benoemen en mensen zelf een

interpretatie te laten geven.

ObservatieAls je van een afstand naar een teamvergadering kijkt,

observeer je verbaal en non-verbaal gedrag. Verbaal gedrag

hoor je: Wat wordt er gezegd en op welke manier wordt het

gebracht. Non-verbaal gedrag zie je: Hoe zitten en bewegen

mensen? Hoe vaak keren bepaalde gedragingen terug?

InterpretatieDeze gedragingen leiden tot een interpretatie van wat er aan

de hand is. Verbaal hoor je mensen door elkaar heen praten.

Drie teamleden voeren het gesprek, de rest is stil. Het gesprek

gaat van de hak op de tak en mensen vallen in herhaling.

Non-verbaal zie je de stille mensen afhaken. Aan het eind van

de vergadering is geen knoop doorgehakt en dat frustreert.

TIP 5Bekwaam je in het maken van neutrale gedragsobservaties

Eerste hulp bij Teamontwikkeling17

Oefen met het uitspreken van observaties. Dit kan bijvoorbeeld als volgt klinken: Observatie: Het valt me op

dat mensen in dit gesprek steeds nieuwe vragen stellen zonder

dat een vraag beantwoord wordt. Herkennen jullie dat?

Leestips Tools voor TeamsPagina 149 - §6.1

Eerste hulp bij Teamontwikkeling18

Zorg voor een goede balans tussen luisteren én je uitsprekentDe meeste mensen zijn van nature goed in luisteren of spreken.

In tijden van stress (groepsdynamiek) gaan we meer doen van

waar we goed in zijn. Luisteraars worden stiller, sprekers worden

drukker. De kunst is om als luisteraar je uit te spreken, en als

spreker vragen te stellen en actief te luisteren. Er zijn 2 manieren

om hierin te sturen:

1. De vaardigheid van luisteren en je uitspreken ontwikkel je

door a) je bewust te worden van je gedrag en het effect

daarvan en b) door te oefenen met de andere kant en deze

te integreren in je sterke kant. Maak mensen met observaties

bewust van hun gedrag en nodig mensen actief uit om te

experimenteren met de andere kant.

2. Breng een gesprekstructuur aan die mensen “dwingt” om

te luisteren én zich uit te spreken. Een gespreksstructuur die

hierin voorziet, zit gevangen in de Check-in methodiek

(zie tip 2). Deze gespreksvorm werkt als volgt:

TIP 6Zorg dat iedereen bijdraagt in

het gesprek

Leestips Tools voor TeamsPagina 160 -§6.4.1

Eerste hulp bij Teamontwikkeling19

Ieder teamlid geeft antwoord op de vraag die je voorlegt.

Dat is een open vraag als “wat houdt je bezig?” of “wat vind jij

van deze strategie?” Er is steeds één persoon aan het woord,

de rest luistert. Ieder teamlid geeft een antwoord op de vraag.

In de check-in worden geen vragen gesteld en er wordt niet

gereageerd op wat er wordt gezegd.

Eerste hulp bij Teamontwikkeling20

Parafraseren is een gesprekstechniek met als doel om elkaar

goed te begrijpen en te laten merken dat je goed luistert. Dat

schept vertrouwen en zorgt ervoor dat je elkaar eerst begrijpt

alvorens je inhoudelijk op elkaar reageert.

Parafraseren: Hoe doe je het?Je herhaalt in eigen woorden wat je gesprekspartner heeft

gezegd.

Het gaat bij parafraseren vooral om de inhoud van wat er

gezegd is. Je kunt parafraseren op een moment dat de ander

even stilvalt, als het lijkt alsof hij niet goed weet hoe hij verder

moet, of als het verhaal onduidelijk of verwarrend is. Je herhaalt

in het kort wat je hebt gehoord, zodat de ander weet hoe zijn

verhaal is overgekomen. Hij kan dan beoordelen of hij het goed

verteld heeft, of het klopt, of je het goed begrepen hebt.

Het geeft hem de gelegenheid om iets toe te voegen of te

verbeteren.

TIP 7Leer parafraseren

Leestips Tools voor TeamsPagina 59 - §2.3.3

Eerste hulp bij Teamontwikkeling21

In een vergadering willen vaak veel verschillende mensen iets

zeggen. Op zo’n moment is parafraseren (herhalen wat je

gehoord hebt voordat je inhoudelijk reageert) zowel moeilijk

als waardevol.

• Moeilijk omdat het vertraagt, je zelf graag je verhaalt wilt

doen en/of de ander vervolgens geneigd kan zijn op je para-

frase voort te bouwen en je alsnog niet aan het woord komt.

• Waardevol omdat je minder langs elkaar heen gaat praten

en de ander zich echt gehoord laat voelen.

Experimenteer hier eens mee en kijk wat het je oplevert.

Wil je je hier meer in bekwamen, kom dan naar een van

onze inspiratiemiddagen. Kijk op www.teamq.org/ inspiratie-bijeenkomsten-teamontwikkeling

Eerste hulp bij Teamontwikkeling22

Teamontwikkeling in de dagelijkse

praktijkEvalueer en reflecteer

Maak het praten over de samenwerking een vast onderdeel

van je routine. Teamontwikkeling gaat namelijk pas echt leven

als je er als team periodiek aandacht aan besteedt. Het moet

onderdeel worden van je dagelijkse praktijk. Evalueren kan op

verschillende manieren.

• DAG START-UP - Een gezamenlijke start van de dag.

10 minuten synchroniseren en dan aan de slag!

• HOWDIDWEDO’TJE - Aan het eind van een dienst elkaar in

5 minuten vertellen wat je vandaag aan elkaar gewaardeerd

hebt én waar je last van hebt gehad of wat iemand anders

aanpakte dan jij zou doen.

• EVALUEREN VAN SAMENWERKING IN EEN VERGADERING

In een vergadering de samenwerking agenderen. Iedereen

vertelt iets over hoe hij/zij de samenwerking in het team

ervaart. De rest luistert en reageert niet (Check-in style).

• EVALUEREN VAN DE MANIER VAN VERGADEREN Aan het eind van een vergadering het gesprek evalueren.

Wat ging deze keer goed en wie had waar last van?

Wat betekent dit voor de komende vergadering?

Eerste hulp bij Teamontwikkeling23

Serious PeopleBenedeneind Zuidzijde 289B3405 CK Benschopwww.teamq.org