De Archiefbank

een systeem voor het

Raadplegen en downloaden van archiefbronnen via het web

Projectvoorstel Gemeentearchief Amsterdam

Februari 2005

Inhoudsopgave Pagina

1. Inleiding 1

2. Doelstelling en opdracht 3

3. Standaardproducten 4

4. Maatwerkprocedure 7

5. Archiefbank 8

6. Projectorganisatie 11

7. Planning 12

8. Bijlagen 14

1. Inleiding

Doel van dit project is het bouwen van een Archiefbank, een systeem voor het raadplegen en downloaden van

archiefbronnen via het web. Het besluit dit systeem te gaan ontwikkelen past in het in 1999 in het

Gemeentearchief (GAA) ingezette traject Vernieuwing van de Ontsluitingssystemen van de Archieven en

Collecties. Een aantal belangrijke keuzes binnen het Archiefbankproject zijn gebaseerd op de in dit traject

opgedane ervaring. Daarom in deze inleiding een schets van het verloop van dit traject in de afgelopen jaren.

In 1999 heeft het Gemeentearchief Amsterdam besloten over te schakelen van analoge naar digitale

ontsluitingssystemen. Het eerste project in dit kader was de bouw van een website, destijds onze ‘digitale balie’

genoemd, met als belangrijke onderdelen daarvan de eerste, functioneel nog eenvoudige en volkomen

gescheiden, systemen om te zoeken door metadata: het Overzicht Archieven en Collecties en de

Bibliotheekcatalogus. Januari 2000 was de website online.

De volgende stap die het Gemeentearchief wilde zetten betrof de ontwikkeling van een zoeksysteem door de

archiefinventarissen. Ambitie was niet alleen de bestaande inventarissen ‘letterlijk’ over te zetten naar de

webomgeving, maar er ook nieuwe zoekingangen op persoon, onderwerp en topografie aan toe te voegen, de

zogenaamde ‘www-formule’: Wie-Wat-Waar. Omdat dit een omvangrijk en binnen de archiefwereld nieuw project

betrof is in 2001 eerst een vooronderzoek gestart in het project Domes. Tijdens dit project is het concept

uitgewerkt voor de totale opzet en integratie van de systemen voor zoeken, raadplegen en leveren van

documenten uit de Archieven en Collecties. Dit concept vormt nog steeds het uitgangspunt voor de verdere

stappen in het traject Vernieuwing ontsluitingssystemen.

Uitgangspunt voor het concept is een wat ontsluitingsniveau betreft uit drie niveau’s opgebouwd, samenhangend

geheel van systemen dat in modules wordt gerealiseerd. De drie ontsluitingsniveau’s die in de archiefwereld

algemeen onderscheiden worden zijn: macro, meso en micro. Het macroniveau is het hoogste niveau en bevat de

gegevens op niveau van archieven en collecties; het mesoniveau bevat de gegevens op het niveau van de

materiële eenheid en het microniveau, het laagste niveau, bevat gegevens op het niveau van de informatie

bínnen een materiële eenheid. Centraal binnen dit samenhangend geheel van systemen staat het zogenaamde

www-portal. Dat is een zoekportal op Wie (personen), Wat (onderwerpen) en Waar (topografie). Inmiddels is de

keuze voor het zoeken op WWW een vaker gebruikt uitgangspunt op het web.

Bouwen van het gewenste zoeksysteem op mesoniveau door de archiefinventarissen in aansluiting op het

vooronderzoek Domes bleek niet mogelijk omdat de ontwikkeling van een intern systeem voor beheer en

ontsluiting prioriteit verdiende; één intern systeem was een voorwaarde voor de integratie van de gegevens over

de archieven en collecties en een voorwaarde voor communicatie met de websystemen. Aanschaf en

implementatie dit systeem, genaamd Scope, is gestart in 2002 en de conversie van data uit de oude digitale en

analoge systemen is inmiddels voor ongeveer tweederde afgerond.

In dezelfde periode is voor het web daarom eerst één van de andere zoeksystemen op mesoniveau gerealiseerd:

de Beeldbank. De Beeldbank is een systeem voor het zoeken, raadplegen en leveren van niet bewegend

beeldmateriaal. Bij de lancering in 2003 omvatte de Beeldbank 30.000 foto’s en 15.000 bouwtekeningen. Binnen

de projectperiode groeide dit aantal uit tot 100.000 afbeeldingen. Begin 2004 is de implementatie van het project

in de lijntaken gestart en sindsdien is het de opzet de Beeldbank jaarlijks te laten groeien met minimaal 50.000

afbeeldingen, waarvan 10 tot 20% nieuwe acquisitie en 30 tot 40% retrospectieve invoer van metadata en

digitalisering van het analoge bronmateriaal. Bij een ongeveer gelijkblijvende acquisitie kan de retrospectieve

invoer en digitalisering over ongeveer 8 jaar afgerond zijn. Deze ambitieuze doelstelling is mede afhankelijk van

externe financiering. In 2004 kon hij worden gehaald en ook de vooruitzichten voor 2005 zijn veelbelovend. Door

webbezoekers wordt de Beeldbank intensief gebruikt. Dagelijks bezoeken nu gemiddeld 2500 personen de GAA-

website. Deze bezoekers bekijken met elkaar gemiddeld 16.000 pagina’s van de Beeldbank per dag. En intussen

maken ook andere beheerders van Amsterdams beeldmateriaal gebruik van de Beeldbank om hun afbeeldingen

te presenteren aan publiek.

Nadat in 2003 de conversie van de grotendeels analoge archiefinventarissen in Scope was afgerond kon worden

begonnen met de bouw van het zoeksysteem voor archieven op mesoniveau voor de website. Dat is in 2004

gereed gekomen en gepresenteerd in november. De vertraging van de bouw was in zoverre voordelig, dat we in

2004 konden profiteren van één van de nieuwste ontwikkelingen in zoektechnologie op het internet waardoor alle

gegevens uit de inventarissen toegankelijk zijn voor de grote internetzoekmachines, en dat betekent in

Nederland vooral toegankelijk voor de robots van Google. Dit heeft geleid tot een grote toename van het aantal

personen dat de inventarissen raadpleegt. Dagelijks worden ongeveer 700 inventarissen op het web geopend en

worden er ongeveer 100 in pdf-formaat gedownload.

Het succes van enerzijds de Beeldbank, een systeem voor zoeken, raadplegen en leveren, gecombineerd met

anderzijds het succes van dit systeem voor het zoeken door de Archiefinventarissen heeft ertoe geleid dat is

besloten binnen de ontwikkeling van het geheel van systemen nu voorrang te geven aan de ontwikkeling van een

systeem voor het raadplegen en leveren van de archiefbronnen. Veel nieuwe bezoekers, die nog onervaren zijn

met onderzoek in archieven, vragen ons ‘waar de knop zit om de stukken nu ook echt te zien’. Omdat het

Gemeentearchief – zoals de meeste instellingen die historisch erfgoed beheren - op zoek is naar nieuwe, jonge

archiefgebruikers willen we graag proberen aan deze wens tegemoet te komen. Daarbij sluit de ontwikkeling van

dit systeem aan op een tendens op internet om producten digitaal en downloadbaar aan te bieden, zoals

bijvoorbeeld het Tiger Online onderdeel op de website van het Rotterdam Filmfestival.

Een eerste voorwaarde voor zo’n systeem van raadpleging en levering van archiefbronnen is dat het uitermate

gebruikersvriendelijk is, zodat het met name ook de nieuwe en onervaren onderzoekers niet afschrikt van

bronnenonderzoek. Een tweede voorwaarde is dat in principe ook alles geleverd moet kunnen worden, ‘nee

verkopen’ werkt niet op het web. Deze tweede voorwaarde, kort samengevat als ‘we kunnen alles leveren wat u

vraagt’ zal een zware opgave zijn. Maar het Gemeentearchief dat het met goed georganiseerde inzet van mensen

en middelen mogelijk moet zijn.

2. Doelstelling en opdracht

Doel van dit project is het bouwen van een Archiefbank, een systeem voor het raadplegen en downloaden van

archiefbronnen via het web. Onder systeem wordt hier verstaan het geheel van functionaliteit, interface, inhoud

en procedures.

In deze paragraaf van dit voorstel wordt toelichting gegeven op deze doelstelling. Enerzijds betreft dat toelichting

op de archiefbronnen, anderzijds toelichting op het raadplegen en downloaden van de producten via het web.

Van archiefbronnen tot producten in de archiefbank

De archiefbronnen waar het om gaat maken deel uit van de archieven die worden beheerd in het

Gemeentearchief Amsterdam. Dat zijn enerzijds archieven die afkomstig zijn van de ‘gemeentelijke’ overheid

vanaf de middeleeuwen tot gisteren, en anderzijds archieven afkomstig van particulieren en instellingen die van

belang zijn voor de geschiedenis van Amsterdam. Het Gemeentearchief beheert in totaal ruim 4500 archieven,

die met elkaar ongeveer 35 kilometer planklengte beslaan. Van deze archieven is 55 % ontsloten voor het

publiek via archiefinventarissen. Een archiefinventaris is een genummerde lijst met beschrijvingen van de

onderdelen van het archief. Een beschrijving noemen we een inventarisnummer.

Deze inventarisnummers zijn zeer divers wat betreft omvang, materiaal en inhoud. Willen we al deze, op diverse

aspecten zeer uiteenlopende, inventarisnummers op een efficiënte wijze beschikbaar stellen via het internet dan

kan dat alleen door het ontwikkelen van (een beperkt aantal) standaardproducten. Deze standaardproducten

moeten tegen lage standaardtarieven geleverd kunnen worden in een procedure van zelfbediening. Vanuit de

inventarisnummers moet de gebruiker na betaling direct kunnen “doorklikken” naar de gedigitaliseerde

archiefbestanden.

Omdat het onmogelijk is de vele miljoen pagina’s die op die 35 kilometer boekenplank worden bewaard binnen

één project te digitaliseren zal er daarnaast een procedure ontwikkeld moeten worden voor het leveren van de

bestanden wanneer die (nog) niet als standaardproduct in de zelfbediening beschikbaar zijn. Deze procedure

hebben we de maatwerkprocedure genoemd ter onderscheiding van de directe levering in een

zelfbedieningsformule. Een klant die een nog niet gedigitaliseerd inventarisnummer wil raadplegen moet via deze

maatwerkprocedure de mogelijkheid geboden worden digitaal een offerte te vragen voor het raadplegen en

downloaden van dat inventarisnummer. Binnen een vastgestelde periode moet hij die offerte ontvangen en na

een eventueel akkoord moet ook, eveneens binnen een vastgestelde termijn, de productie en levering

plaatsvinden.

Archiefbank.amsterdam.nl: zoeken, betalen, raadplegen en downloaden

Om de standaardproducten via de website te kunnen downloaden of offerte te vragen voor een maatwerkproduct

moet een redelijk complexe website gebouwd worden, die voor de klant oogt als niet meer dan ‘een extra knop in

de zoeksystemen’, en waarmee raadplegen van de archiefbestanden via de website plaatsvindt in een logisch

traject. De overgang tussen de verschillende onderdelen van de Archiefbank moet vloeiend en vanzelfsprekend

verlopen. Als het die ogenschijnlijke eenvoud heeft is er namelijk sprake van een publieksvriendelijk systeem. In

de praktijk betekent dit echter het bouwen van een volgende module in ons netwerk van samenhangende

websystemen.

Raadplegen en downloaden van de archiefstukken wordt in deze notitie steeds in één adem genoemd omdat het

in de praktijk van een internetomgeving vrijwel niet te onderscheiden handelingen zijn. Voor de wet zijn het

echter wel onderscheiden handelingen. De archiefwet geeft iedere burger het recht archivalia in openbare

archiefbewaarplaatsen kosteloos te raadplegen, maar voor levering van reproducties stelt de wet dat de klant de

kostprijs in rekening gebracht moet worden. In Amsterdam wordt de prijs van reproducties jaarlijks vastgesteld

in de gemeentelijke legesverordening op basis van de gemeentelijke richtlijnen voor het vaststellen van

legestarieven.

Opdracht

Opdracht voor dit project is:

- de ontwikkeling van standaardproducten voor gebruik door publiek binnen een webomgeving

- onderzoek naar efficiënte opzet van een maatwerkprocedure voor levering van (standaard)producten

- de technische realisatie van een websysteem en daarmee samenhangende procedures

Nadere uitwerking van de problematiek rondom de standaardproducten wordt gegeven in paragraaf 3 van dit

voorstel; toelichting op de maatwerkprocedure in paragraaf 4. De technische aspecten van de bouw van de

Archiefbank ten slotte wordt nader uitgewerkt in paragraaf 5.

3. Standaardproducten

Een belangrijk onderdeel van het project is de realisatie van (een beperkt aantal) standaardproducten waarmee

reproducties van zoveel mogelijk verschillende soorten inventarisnummers via zelfbediening geleverd kunnen

worden.

Inventarisnummer

In principe is een inventarisnummer een materiële bergingseenheid die ter raadpleging aangevraagd kan worden

op de studiezaal. Inventarisnummers zijn zeer divers wat betreft omvang, materiaal en inhoud.

Wat de omvang betreft zijn er duidelijke verschillen tussen de bergingseenheden. Het kan een omslag zijn met

daarin één enkel document, bijvoorbeeld een oorkonde op perkament. Echter, een omslag kan ook een dossier

bevatten dat bestaat uit meerdere pagina’s. Een inventarisnummer kan zelfs een doos of pak zijn met daarin

enkele honderden vellen papier van verschillende formaten. Veel voorkomende materiële eenheden - en dus ook

inventarisnummers - zijn boekbanden en kaartsystemen. Ten slotte zijn er ook nog de, relatief minder vaak

voorkomende, uitzonderlijke materiële eenheden zoals kokers met plattegronden, albums met foto’s en andere

bijzondere vormen van bergingseenheden.

Inventarisnummers zijn ook zeer divers wat betreft het materiaal waar ze uit bestaan. De meerderheid van het

materiaal bestaat uit allerlei kwaliteiten en formaten papier dat is beschreven met verschillende soorten inkt of is

bedrukt in diverse druktechnieken. Daarnaast zijn er documenten van perkament, waarvan sommigen met

uithangende zegels. Dan zijn er nog films en recentelijk zijn ook de eerste digitale archiefbronnen overgedragen.

Ten slotte zijn de inventarisnummers ook wat betreft de inhoud zeer divers. Een inventarisnummer kan

inhoudelijk één onderwerp behandelen maar het kan ook een register zijn met een alfabetische chronologische of

financiële administratie. In het eerste geval wil een klant het gehele inventarisnummer raadplegen en in het

tweede geval wil hij liever niet meer dan één pagina, of een deel daarvan zien.

Een opsomming van de verschillen op het terrein van omvang, materiaal en inhoud geeft het volgende beeld van

verschillen in:

omvang: aantal onderdelen, variërend van 1 pagina tot enkele honderden pagina’s

omvang: formaat van de onderdelen, variërend van kleiner dan A4 tot A0

materiaal (eenheid): los stuk, omslag, rol, boekband, kaartsysteem

materiaal (vorm): charter, lompenpapier, krantenpapier, film, digitaal bestand

materiaal (staat): van zeer kwetsbaar tot goed

materiaal (wijze van productie): handgeschreven, machinaal geschreven, druktechniek

inhoud (wijze van ordening van de informatie): lopende tekst, alfabetische registratie

inhoud (mate van ontsluiting): inventaris, catalogus of depotlijst al dan niet aangevuld met

contemporaine of moderne index op één of meer gegevens

Reproducties

Niet alleen het begrip ‘inventarisnummers’ dekt vele verschillende soorten objecten, ook binnen het begrip

‘reproductie’ kunnen verschillende soorten worden onderscheiden.

De term reproducties wordt hier gebruikt als een koepelbegrip voor de in de Archiefwet (AW 1995, art.14)

omschreven producten: ‘afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen’. Bij dit project krijgen we in de

eerste plaats te maken met afbeeldingen, oftewel images van de documenten. Maar het systeem moet zodanig

gebouwd worden dat ook levering van transcripties en andere type bestanden mogelijk is. Hierbij zullen we ook

nagaan in hoeverre het haalbaar is om Optical Character Reading (OCR) technieken in te zetten om (vooral

gedrukte) tekstdocumenten doorzoekbaar te maken. En vanzelfsprekend moeten ook ‘reproducties’ van digitaal

gevormde archiefbescheiden geleverd kunnen worden. In dit project nemen we wel de levering van digitaal

gevormde tekstdocumenten mee, maar levering van gegevens uit archiefbescheiden in database bestanden

vermoedelijk nog niet, omdat aan het Gemeentearchief nog geen omvangrijke databases zijn overgedragen.

De verschillende soorten inventarisnummers moeten zodanig worden gereproduceerd dat ze kunnen worden

‘verpakt’ in een beperkt aantal standaardformaten. Daarbij wordt als uitgangspunt genomen een pdf-document

van een zodanige omvang dat het met een pc van gebruikelijke ‘ thuiskwaliteit’ gemakkelijk kan worden

gedownload. Bij omvangrijke dossiers kan de reproductie bestaan uit meer dan één pdf-document. Verwacht mag

worden dat compressietechniek en datatransportfaciliteiten in de toekomst verder zullen ontwikkelen, zodat van

de moederimages te zijner tijd weer nieuwe en kleinere standaardproducten kunnen worden samengesteld.

Standaardproduct

Onder een standaardproduct wordt in deze context dus verstaan een product

- waarvan de klant (ongeveer) weet wat het inhoudt,

- precies weet wat het kost

- en dat hij in zelfbediening kan verkrijgen direct na betaling

Belangrijk bij de ontwikkeling van standaardproducten is dat steeds raadpleging-levering-downloaden door de

gemiddelde klant als uitgangspunt wordt genomen. Het criterium waarop de standaardproducten worden

beoordeeld is de prijs-kwaliteit verhouding bij (grootschalige) productie. Er wordt dus niet gezocht naar de

hoogste kwaliteit van de reproductie, maar naar goede en tóch betaalbare kwaliteit. De compressie van

bestanden bijvoorbeeld zal zodanig hoog zijn dat tekstbestanden weliswaar leesbaar zijn, maar dat structuur van

het materiaal van de drager niet herkenbaar zal zijn. Hiervoor wordt gekozen omdat we daarmee naar schatting

meer dan 95% van onze klanten kunnen bedienen. Gespecialiseerde onderzoekers voor wie bijvoorbeeld de

verkleuring van het papier of de inkt van de handtekening van belang is, zullen op de studiezaal het origineel

moeten komen inzien. Een vergelijking met compressie van muziekbestanden ten behoeve van digitaal

downloaden is hier op zijn plaats.

Dit wil overigens niet zeggen dat we de digitale duurzaamheid uit het oog verliezen. Maar in een periode waarin

de ontwikkelingen in de techniek nog hoog zijn waardoor kwaliteit verbetert en productiekosten dalen, achten wij

het niet verstandig waar het reproducties van originelen betreft, om bij dit type originelen - archiefbronnen - te

kiezen voor de hoogst mogelijke kwaliteit.

Proefbestanden

Om deze standaardproducten te ontwikkelen wil het GAA proeven nemen met een aantal bestanden van enige

omvang met verschillende soorten inventarisnummers:

bestaand uit gelijkvormig, handgeschreven materiaal van kwalitatief goede aard in een middenformaat,

op microniveau ontsloten en gedigitaliseerd (gezinskaarten, marktkaarten, huiszittenhuizen)

bestaand uit vergelijkbaar materiaal waarvan reproductie op film of fiche aanwezig is (kwijtscheldingen,

doopregisters, bevolkingsregister)

bestaand uit vergelijkbaar materiaal maar niet openbaar toegankelijk (sociale dienst)

bestaand uit gelijkvormig, handgeschreven materiaal van kwetsbare aard op een groot formaat,

geconserveerd en op stuksniveau ontsloten (charters)

bestaand uit vergelijkbaar materiaal waarvan transcripties aanwezig zijn (vroedschapsresoluties)

bestaand uit ongelijksoortige documenten wat betreft materiële eenheid, vorm, formaat en wijze van

productie, ontsloten op mesoniveau (concertgebouw / bijenkorf / politiearchief)

bestaand uit vergelijkbaar materiaal waarvan reproductie op film aanwezig is (burgemeestersarchief /

notarieel / holland land company)

bestaand uit digitaal gevormd materiaal in een tekstformaat (collegebesluiten B&W)

bestaand uit een combinatie van analoog (al dan niet gedigitaliseerd) en digitaal gevormd materiaal

(begraafplaatsen)

Het is van belang te kiezen voor omvangrijke bestanden omdat met name de efficiëntie van de inrichting van het

werkproces de belangrijkste factor is voor kostprijsbeheersing. Tot op heden heeft in Nederland een dergelijk

onderzoek waarbij het, ten behoeve van gebruik door klanten, primair gaat om grote hoeveelheden en scherpe

kostenverhoudingen, niet plaatsgevonden. In Amerika en Schotland zijn projecten uitgevoerd waar meer

overeenkomst mee is. Inlezen in literatuur en persoonlijke contacten met de projectleiders daar maken deel uit

van dit project.

4. Maatwerkprocedure

Doelstelling van het project is het creëren van de mogelijkheid alle geïnventariseerde en openbare archivalia via

het web te kunnen aanbieden voor raadpleging en levering binnen afzienbare termijn. Dat betekent dat we een

efficiënte procedure moeten voorbereiden waarbij we kunnen garanderen dat scanning van alle soorten

inventarisnummers op verzoek kan worden uitgevoerd binnen een vastgestelde periode na opdrachtverstrekking

door de klant op basis van een offerte onzerzijds die op in principe per omgaande aan de klant moet kunnen

worden verzonden.

Ontwikkeling van deze procedure kan gedeeltelijk parallel lopen met de proeven voor de standaardproducten.

Dat betreft met name de beoordeling van de te digitaliseren stukken in het offertetraject. Voor het opstellen van

een offerte moeten de stukken beoordeeld worden op inhoudelijke en materiële criteria. Ordening en materiële

staat van de stukken moeten akkoord bevonden worden voordat gedigitaliseerd kan worden. Vervolgens moet

ingeschat worden hoeveel tijd het kost om eventuele gebreken te herstellen en of dat werk is waar uren van

specialisten voor nodig zijn. Als kwetsbare en bijzondere originelen speciale zorg behoeven kan het zijn dat

digitalisering alleen in het archief mag plaats vinden. We gaan er echter van uit dat het grootste deel van de

digitalisering extern zal plaatsvinden. Wanneer externe digitalisering op verzoek eenvoudig kan worden

ingevoegd in een traject van productie van standaardproducten, kan ook de kostprijs voor digitalisering op

verzoek laag blijven. Wanneer een producent een geregeld productieproces heeft lopen waar geen krappe

tijdslimiet aan verbonden is, vormt invoegen van ander, vergelijkbaar materiaal, geen wezenlijke onderbreking

van het proces. Bij een geregeld, bijvoorbeeld wekelijks, transport, levert productie op verzoek zelfs geen extra

transportkosten op. Bij de grootschalige digitalisering ten behoeve van de Beeldbank is eveneens gebleken dat

met name efficiënte werkprocessen van groot belang zijn om de kosten laag te houden.

Binnen het project worden betrokken medewerkers opgeleid en zal worden geoefend gedurende enkele maanden

met proefbestellingen. Daarna zullen ook bestellingen die inderdaad door klanten worden geplaatst in de nieuwe

maatwerkprocedure meegenomen kunnen worden in trajecten van reguliere digitalisering.

Voor het opzetten van een structureel digitaliseringstraject wordt onderzocht of we kunnen samenwerken met

digitalisering van andere (gemeentelijke) klanten om de kostprijs laag te houden. Met onze huidige

digitaliseringspartner voor de beeldbank heeft het Gemeentearchief een vergelijkbare procedure opgezet,

waardoor op digitaliseringsorders voor derden die via het Gemeentearchief worden aangebracht een korting van

10% op de kostprijs is bedongen. Verwerking van orders voor derden in de Beeldbank kan het Gemeentearchief,

na verstrekking van de opdracht en mits materiaal conform afspraak wordt aangeleverd, binnen een maand

realiseren.

5. Archiefbank

De Archiefbank zal een website zijn met drie hoofdfuncties:

Zoeken

Betalen of offerte vragen

Raadplegen en downloaden

De Archiefbank wordt de pendant van de Beeldbank, het systeem voor het zoeken, raadplegen en bestellen van

beeldmateriaal. Zoals de Beeldbank maakt de Archiefbank deel uit van de website van het Gemeentearchief

Amsterdam, maar zal hij ook onder een eigen url te vinden zijn. Centraal in de archiefbank staat het raadplegen

van gedigitaliseerde of digitaal geboren archiefbestanden. Belangrijk verschil met de Beeldbank, en reden

waarom samenvoegen van beide systemen niet mogelijk is, is dat de zoekfuncties in de Beeldbank primair zijn

afgestemd op beeldinhoudelijke elementen en oplossingen biedt voor de problematiek bij het zoeken op deze

elementen, terwijl het in de Archiefbank veel meer gaat om tekstinhoudelijke aspecten. Het traject van vraag

naar antwoord loopt voor de gebruiker anders en vraagt daarom om een geheel andere benadering in het

ontwerp van interface en functies. Zie voor een schematische weergave van de samenhang tussen de systemen

de bijlage, p. 14 en 15.

Functies: Zoeken = relatie met andere systemen op de GAA website

Toegang tot de bestanden in de Archiefbank wordt in eerste instantie gevormd door de inventarisnummers.

Om deze inventarisnummers of onderdelen daarvan te vinden zal gebruik worden gemaakt van – grotendeels al

gerealiseerde! – zoeksystemen, met in de eerste plaats het zoeksysteem voor de archiefinventarissen. In dit

zoeksysteem zijn alle beschikbare inventarisnummers te vinden. Vanaf de inventarisbeschrijving zijn er

verschillende mogelijke scenario’s.

Figuur: koppeling van inventarisnummers naar systemen op de GAA website

Allereerst kunnen er koppelingen zijn gelegd naar afbeeldingen in de Beeldbank. Vanuit een inventarisnummer

worden met een enkele klik de betreffende afbeeldingen in de Beeldbank getoond.

Daarnaast zullen onderdelen van inventarisnummers geraadpleegd kunnen worden via de zoeksystemen op

microniveau, zoals bijvoorbeeld de zoeksystemen op gezinskaarten, marktkaarten, kwijtscheldingen. Deze

microsystemen maken het mogelijk om een reproductie te bestellen van een onderdeel van een

inventarisnummers. Zo zijn er bijvoorbeeld 200 registers met kwijtscheldingen. Ieder register is één

inventarisnummer, maar iemand die onderzoek doet heeft meestal niet meer dan één pagina nodig uit zo’n

register, bijvoorbeeld de pagina met de kwijtschelding van het door de onderzoeker gezochte huis. Maar om die

pagina te kunnen vinden moet je dan wel eerst kunnen zoeken op het juiste adres. Dat kan in het speciaal

daarvoor ontwikkelde zoeksysteem op microniveau. Datzelfde geldt voor kaartsystemen.

Op mesoniveau kan een lade of een doos met kaarten onder één inventarisnummer vallen; op microniveau is dan

ontsluiting aanwezig op bijvoorbeeld naam van persoon of straatnaam.

Zoeksystemen op microniveau zijn er nog slechts een beperkt aantal beschikbaar. Dat aantal zal groeien, maar

omdat het ontsluiten op dit niveau enorm arbeidsintensief is, zal het nog vele jaren duren voordat alle

archiefbescheiden tot op microniveau ontsloten zijn. Tot die tijd zal het in principe mogelijk zijn offerte te vragen

voor reproducties van gehele inventarisnummers.

Figuur: koppeling van inventarisnummers naar de Archiefbank

De koppeling van inventarisnummer naar de archiefbank kent vier varianten. In het meest eenvoudige scenario

worden achter een inventarisnummer direct reproducties geraadpleegd van een omslag of map met 1 of

meerdere losse stukken over een bepaald onderwerp.

Er zijn ook inventarisnummers waar een beperkt aantal namen van personen of straatnamen in voorkomen.

Hiervoor worden geen aparte zoeksystemen op microniveau gebouwd, want in de meeste gevallen gaat het om

vrij eenvoudige, in omvang beperkte en eenduidige indexen. Specifieke zoekfunctionaliteiten zoals die

bijvoorbeeld worden aangeboden in het microsysteem voor de kwijtscheldingen zijn dan niet nodig.

Wanneer de reproducties van inventarisnummers zelf digitale tekstbestanden zijn (digitaal gevormd of via ACR

verkregen), is het in principe mogelijk die ook digitaal doorzoekbaar te maken. Voorlopig wordt binnen dit project

geen nader onderzoek gedaan naar specifieke functionaliteit op dit gebied omdat het project dan erg omvangrijk

en minder goed beheersbaar wordt. We gaan ervan uit dat dit in een vervolgtraject aan de orde komen zal.

Functies: betalen of offerte vragen

Voordat de onderzoeker over kan gaan tot het raadplegen of downloaden van de door hem gevonden

inventarisnummers of onderdelen van inventarisnummers zal hij, wanneer het standaardproducten zijn, direct

kunnen betalen en, wanneer het (nog) geen standaardproducten zijn zal hij offerte kunnen vragen voor levering

via de maatwerkprocedure.

Momenteel levert het Gemeentearchief reproducties (en andere producten) via de webwinkel alleen nadat

betaling via bank of giro is ontvangen. Deze keuze is bij de bouw van de website in 2000 gemaakt omdat de

hoeveelheid leverbare producten nog relatief klein was, de ontwikkeling van diverse internetbetaalsystemen nog

in de kinderschoenen stond, en de bereidheid van de Nederlander om creditcardbetalingen via internet te

verrichten nog niet erg groot was. Inmiddels zijn betaalsystemen verder ontwikkeld en is creditcardbetaling of

betaling via andere digitale mogelijkheden ook in Nederland gemeengoed geworden. Daarom zal bij de

Archiefbank digitale betaling geïntroduceerd worden op de GAA-website.

Functies: raadplegen en downloaden

Nadat de betaling is ontvangen kan de klant de reproducties van de inventarisnummers of onderdelen daarvan

raadplegen en downloaden gedurende een bepaalde periode. De reproducties mogen worden gebruikt voor privé

doeleinden. Voor publicatie zal toestemming van de Gemeentearchivaris moeten worden gevraagd, of

toestemming aan derden wanneer rechten op de archiefstukken bij derden berusten. Indien dit laatste het geval

is, moet het GAA voorafgaand aan plaatsing in de Archiefbank met de rechthebbende een contract hebben

afgesloten waarin is vastgelegd onder welke voorwaarden het GAA de reproducties mag aanbieden via de

Archiefbank.

Functies: schematische weergave

Zie voor een schematische weergave van de verschillende functies de bijlage, p. 16 en 17

Technische omgeving

Omdat het om zeer grote hoeveelheden data zal gaan en een vermoedelijk zeer intensief gebruikte website is het

noodzakelijk dat de technische omgeving daarop is ingesteld. Momenteel kent de website van het GAA een

absoluut minimale downtime en over de performance worden zelden klachten ontvangen. Wanneer door de

Archiefbank een zeer substantiële hoeveelheid data aan de website worden toegevoegd en het dataverkeer zal

verveelvoudigen moet onderzocht worden in hoeverre aanpassingen en uitbreidingen van hardware en

(besturings)software nodig zijn.

Speerpunt: beheersing van structurele kosten

Voor het slagen van dit project is kostenbeheersing van het allergrootste belang. Te gemakkelijk wordt

geaccepteerd dat digitalisering en internet structureel hoge kosten met zich meebrengen. Het GAA is er trots op

er in geslaagd te zijn met name de structurele kosten bij de gehele omschakeling van analoge naar digitale

dienstverlening laag te hebben kunnen houden. Bij de ontwikkeling van de Beeldbank is het mogelijk gebleken de

klanten gratis download- en printversies van lage resolutiebestanden ter beschikking te kunnen stellen voor

particulier gebruik van het materiaal. Gratis ter beschikking stellen van deze producten bleek tot nu goedkoper

dan de organisatie van de betaling van kleine hoeveelheden producten tegen lage tarieven.

Bij de ontwikkeling van het zoeksysteem voor archieven is de kostenbeheersing van het proces een belangrijk

aandachtspunt geweest. De download van omvangrijke archiefinventarissen, en dan spreken we over

gegevensbestanden van verschillende MB’s, is zodanig georganiseerd dat de kosten voor datatransport tot een

minimum beperkt blijven. Dat is bereikt door de applicatie zo in te richten dat het ‘zware werk’ bij de download

wordt uitgevoerd door de computer van de klant en niet door de server van het GAA. Daardoor is het mogelijk

gebleken de pdf’s met archiefinventarissen gratis op de website ter beschikking te stellen.

We veronderstellen nu dat het niet mogelijk zal blijken te zijn ook alle reproducties van inventarisnummers gratis

ter beschikking te stellen. Echter de hoofddoelstelling van het Gemeentearchief: een, op basis van de archieven

en collecties, zo breed mogelijke verspreiding van kennis over Amsterdam en zijn geschiedenis, impliceert dat

een gratis levering vanzelfsprekend onze absolute voorkeur zou hebben.

6. Projectorganisatie

Initiatief voor dit project is genomen door de afdeling Publieksdiensten. Het project maakt deel uit van het

jaarplan 2005 van deze afdeling en wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van het hoofd Publieksdiensten,

Ellen Fleurbaay.

Voor de uitvoering van het project is een projectgroep opgericht die bestaat uit:

projectleider (nog aan te trekken, verantwoordelijk voor voortgang project, rapportage en communicatie

binnen GAA en met externe partners)

coördinator digitaliseringsproeven (nog aan te trekken, verantwoordelijk voor uitvoering en

verslaglegging digitaliseringsproeven)

Marc Holtman (senior medewerker PD, verantwoordelijk voor bouw en plaatsing van de Archiefbank en

voor de implementatie van de maatwerkprocedure voor zover uitvoering plaatsvindt binnen afdeling PD)

Aranea Dijkmans (senior medewerker ACB, verantwoordelijk voor de uitvoering van de

digitaliseringsproeven, voor de implementatie van de maatwerkprocedure voor zover uitvoering

plaatsvindt binnen sectie Beheer en voor de opname en het exporteren van de reproducties in en uit het

digitaal depot)

Jan Huizing (medewerker ACB, verantwoordelijk voor standaardisatie van alle ontsluitings- en

koppelingsgegevens, voor import en export van gegevens in de systemen voor beheer en ontsluiting van

Archieven Scope en ABS/Archeion en voor de implementatie van de maatwerkprocedure voor zover

uitvoering plaatsvindt binnen sectie Ontsluiting).

7. Planning

1. Projectvoorbereiding januari – juni 2005

Productie projectplan

Financiering

2. Onderzoeksfase maart – oktober 2005

Onderzoek standaardproducten elders (nationaal/internationaal)

Onderzoek digitale betaalfaciliteiten

Onderzoek maatwerkprocedure

Contacten leggen met partners en leveranciers

Definitie Archiefbank

Selectie proefbestanden

3. Proefdigitalisering t.b.v. standaardproducten april 2005 – maart 2006

Voorbewerking proefbestanden

Productie reproducties

Nabewerking, testen, controle

Verslaglegging

4. Bouw Archiefbank oktober 2005 – oktober 2006

Bouw

Testfase intern en extern

5. Implementatie in lijntaken oktober 2005 – oktober 2006

Implementeren maatwerkprocedure

Rapport digitalisering gehele collectie

Werkwijze en financiering onderhoud Archiefbank

6. Presentatie project oktober 2006*

Feestelijke lancering voor pers en genodigden

Congres voor vakgenoten

Planning kan worden beïnvloed door verhuizing en opening De Bazel

8. Bijlagen

GAA Server

Gebruiker internetArchiefbank: procedures

Offerteaanvragen?

Inventaris-beschrijving

Zoeken doorinventarissen

Raadpleeg dossier

Inventarissen

Dossier is nog nietgedigitaliseerd

Dossier isgedigitaliseerd, geen

index

Dossier isgedigitaliseerd, index(= microontsluiting)

Dossier isgedigitaliseerd, apart

zoeksysteemaanwezig

Situatie 1. Situatie 2. Situatie 3. Situatie 4.

Nee Dossier bestaat uit xpagina's. Kostenbedragen € x,x.

Inzien?

Zoek / blader doorindex(en)

selectie (klik) item inindex

Dossier bestaat uit xpagina's. Kostenbedragen € x,x.

Inzien?

Volg proceduremaatwerk

Start zoeksysteem

Kies wijze vanbetaling

Ontvangst /akkodering betaling

Bericht aangebruiker

Viewerbladeren / printen /

zoomen images

Nee

Nee

Ja

Ja

Betaling

Images in archiefbank

Inzien?

GAA Server

Archiefbank: maatwerkprocedure (dossier is niet gedigitaliseerd)

Offerteaanvragen?

Dossier is nietgedigitaliseerd!

Inventaris-beschrijving

Zoeken doorinventarissen

Raadpleeg dossier

offerte makenen versturen

Ontvangstofferte

Opdrachtbevestigen?

Wacht opbetaling

Nee Ja

Ja

Nee Ja

Betaling

Ja

Dossierklaarmaken

voor scanning

Ontvangstbetaling

Ophalen envervoer doorscanbedrijf

Scanning

Moederimagesop cd-rom

Images

Beheer-systemen

Registratie

Reguliereexports

gegevens

Dossier retour:naar depot

Bericht aangebruiker

Berichtdossieronline

Viewer bladeren /printen / zoomen

images

Moederimagesnaar depot

Gebruiker internet

Export

Inventarissen

Archiefbank GAA intern

scanbedrijf extern