Hoe u uw productiviteit kunt maximaliseren met geautomatiseerde documentworkflows

Een inleiding tot workflow-automatisering

02 Ricoh – Een inleiding tot workflowautomatisering

Bedrijven profiteren steeds meer van digitale technologie: ze werken productiever en krijgen sneller toegang tot nieuwe markten. Veel bedrijfsprocessen draaien om documenten: van contactmomenten, claims en correspondentie tot rapporten, bestellingen, facturen en servicetickets. Voor langdurig succes in een competitieve wereld moeten moderne organisaties ervoor zorgen dat hun informatie altijd en overal beschikbaar is. Bedrijven houden het moordende tempo van de concurrentie simpelweg niet bij als ze nog werken met inefficiënte, verouderde processen voor beheer, routering en goedkeuring van papieren documenten.

Digitalisering is onvermijdelijk. Elk bedrijf kan echter

nu al aan de digitale transformatie beginnen door één

simpele stap te zetten: het digitaliseren van processen

met veel documenten. Deze digitalisering vormt de

basis voor de manier waarop informatie rondgaat

binnen de organisatie. Dit zorgt niet alleen voor

snellere, nauwkeurigere en efficiëntere processen,

maar ook voor een betere onderlinge samenwerking.

Veel KMO’s verwerken documenten zoals facturen,

hypotheek- en leningaanvragen en contracten nog

steeds manueel. Maar zoals in het verleden maar al

te vaak is gebleken, leidt deze aanpak vrijwel altijd

tot verlies van documenten, onvolledige gegevens,

bottlenecks en te late betalingen. Veel organisaties zijn

echter huiverig om over te gaan op een technische

oplossing voor het automatiseren - en verbeteren - van

deze manuele processen.

De redenen variëren vaak van de kosten tot

compatibiliteitsproblemen en het aantal medewerkers

dat de nieuwe technologie daadwerkelijk gaat

gebruiken. Niets veranderen wordt echter hoe

langer hoe minder aantrekkelijk. Uit onderzoek

in opdracht van Ricoh Europe bleek dat 59% van

de medewerkers in 2017 van mening was dat

betere technologie hun werkdag het positiefst zou

beïnvloeden. Deze werknemers zijn enthousiast over

het vooruitzicht van meer snelheid en flexibiliteit

met nieuwe technologieën: meer directe toegang

tot gegevens (44%), minder repetitieve handelingen

(41%) en automatisering van administratieve taken

(36%). De productiviteit lijdt onder de langzame

verwerking van manuele processen. Ook worden

deadlines niet behaald en gaan er bestanden verloren.

Maar dat is niet het enige: met het oog op de AVG

(Algemene verordening gegevensbescherming)

vormen handmatige processen een enorm risico

voor de cyberveiligheid. Het verkeerd omgaan met

gegevens kan onder deze nieuwe verordening leiden

tot boetes tot € 20 miljoen of 4% van de mondiale

jaaromzet van een bedrijf.

Wanneer een consistent en gestroomlijnd

beheerproces voor elektronische documenten wordt

geïmplementeerd in een of meerdere kantoorpanden,

worden doorgaans ook gegevensbronnen geïndexeerd

en gearchiveerd. Deze stap maakt het gemakkelijker

voor bedrijven om aan de AVG te voldoen en volledig

controleerbaar te zijn. Ook zijn medewerkers minder

tijd kwijt aan administratieve taken en kunnen ze

zich richten op complexer werk dat meer oplevert.

Als belangrijke motivatie voor het stimuleren van

digitalisering noemde 80% van de medewerkers het

efficiënter maken van bedrijfsprocessen, gevolgd door

het naleven van wet- en regelgeving en het verlagen

van operationele kosten.

€ 20 mln.Het verkeerd omgaan met gegevens kan leiden tot boetes tot € 20 miljoen of 4% van de mondiale jaaromzet van een bedrijf

03 Ricoh – Een inleiding tot workflowautomatisering

Kleine en grote bedrijven ontkomen er niet aan: er

zijn gestroomlijndere en efficiëntere manieren nodig

voor het beheer van papieren documenten. Grote

bedrijven profiteren van hun omvang. Zij kunnen

digitale veranderingen gemakkelijker doorvoeren

en consultants inhuren voor het beheer van hun

investeringen, zodat ze er het maximale uit kunnen

halen. Kleinere bedrijven zijn op hun beurt flexibeler

en meer agile. Dankzij deze eigenschappen kunnen

KMO’s snel profiteren van technologische innovaties

en meteen op marktkansen reageren. Zakelijke

transformatie wordt tegenwoordig sterk bepaald

door wat de klant wil, met name op het gebied van

personalisatie.

Klanten verwachten in toenemende mate

razendsnelle en gepersonaliseerde communicatie van

elk bedrijf waarmee ze zakendoen. Geautomatiseerde

workflows maken het gemakkelijker voor bedrijven

om hun klanten als individu te behandelen.

Uit ons marktonderzoek blijkt dat 64% van de

consumenten vindt dat merken hun communicaties

moeten afstemmen op de persoon. Met de juiste

workflowtools krijgen medewerkers automatisch

toegang tot de juiste informatie. Zo verlopen

contactmomenten met klanten vlotter, zodat hun

merkentrouw groeit en ze vaker bij een bedrijf zullen

terugkomen.

Hoewel er een grote rol voor technologieën

is weggelegd, kunnen deze alleen effectief

zijn bij geslaagde integratie in bestaande

werkomgevingen en bedrijfsculturen. Uit ons

onderzoek blijkt dat slechts een derde van de

werkgevers agility binnen hun bedrijf actief

stimuleert. Dankzij een agile bedrijfscultuur

kunnen bedrijven snel reageren op behoeften van

klanten en veranderingen in de markt. Voor een

geslaagd workflowautomatiseringsprogramma

zijn in ieder geval twee dingen nodig: effectief

verandermanagement en training. Op deze manier

worden medewerkers gestimuleerd om de nieuwe

technologieën daadwerkelijk te gaan gebruiken.

Voor KMO’s is het verstandig om hun agility

en flexibiliteit aan te wenden. Door de steeds

geavanceerdere tools in te zetten, kunnen ze betere

prestaties leveren en gegevens gaan verwerken

volgens de best practices. Hier volgen enkele

strategische voordelen en resultaten van digitale

opslag en geautomatiseerde workflows.

64%van de consumenten vindt dat merken hun communicaties moeten afstemmen op de persoon

04 Ricoh – Een inleiding tot workflowautomatisering

Strategische voordelen van geautomatiseerde documentworkflows

Inefficiënties en menselijke fouten terugdringen

Workflows met manuele verwerking leiden vrijwel

altijd tot inefficiënties en fouten. Documenten

gaan naar de verkeerde persoon, e-mails worden

over het hoofd gezien, bestanden verdwijnen of

informatie blijkt te ontbreken. Met geautomatiseerde

workflows verdwijnt de kans op fouten of wordt

deze tot een minimum teruggebracht. Bovendien

verloopt de routering van documenten sneller en

kunnen medewerkers een document op de plaats

van bestemming optimaal gebruiken. Ricoh's

beheerde scan- en archiveringsservice heeft als

doel medewerkers te ontlasten door taken voor

document- en informatiebeheer over te nemen. De

service is aanpasbaar, gebruiksvriendelijk én mobiel.

De samenwerking wordt enorm verbeterd en de

productiviteit schiet omhoog.

Processen optimaliseren voor betere klantenservice

Veel bedrijven hebben direct klantcontact.

Dagelijks verwerken ze bestellingen, verlenen ze

support en handelen ze klachten af. Door deze

processen te automatiseren, kan een bedrijf veel

sneller én persoonlijker op de klant reageren. Door

communicatievoorkeuren automatisch te registreren

en verwerken, kunnen bedrijven in de detailhandel

hun klanten voorzien van informatie en updates in

de juiste vorm, met de juiste frequentie. Dit levert

tevreden klanten op. Ricoh Click and Post is een

gebruiksvriendelijke oplossing voor correspondentie-

en mailingbeheer, waarmee u het voorkeurskanaal

van de klant gebruikt voor het verspreiden van

communicaties. U heeft volledig zicht op het proces

en geeft uw klanten een consistente merkbeleving.

Processen optimaliseren voor tevreden werknemers

Versnelde digitalisering leidt niet alleen tot

kostenbesparingen en meer productiviteit; het

speelt ook een belangrijke rol bij het aantrekken en

behouden van toptalent en vakkundig personeel.

62% van de Europese medewerkers is het eens met

de stelling dat de beste bedrijven veel investeren

in nieuwe technologie. Om optimaal te kunnen

presteren, verwacht de moderne medewerker via

een breed scala aan apparaten en toepassingen

toegang tot informatie te krijgen, en dat sneller dan

ooit tevoren. De meeste werkgevers zijn het hiermee

eens: 70% vindt dat hun organisatie alleen goed

kan functioneren met productiviteitsbevorderende

technologie op de werkplek. 64% denkt dat

technologie voor documentbeheer de meest positieve

invloed zal hebben op de bedrijfsprocessen.

Toegang tot informatie verbeteren en de backoffice vereenvoudigen

Een bedrijf kan regelmatig terugkerende activiteiten

stroomlijnen en een vast aantal stappen configureren

binnen elk automatisch proces. Dit zorgt voor

consistentie, uitvoering en efficiëntie. Deze voordelen

worden nog groter wanneer de backofficeoutput

van meerdere afdelingen en bedrijfsfuncties betreft.

Simpel gezegd: als medewerkers overal in het

bedrijf sneller toegang krijgen tot nauwkeurigere

of gedetailleerdere informatie, dan schiet de

productiviteit omhoog. De Ricoh-service Digitale

branchekantoren is een voorbeeld van een end-

to-endoplossing die speciaal voor retailbanking is

ontwikkeld. Met deze oplossing wordt het aantal

onjuist gearchiveerde of kwijtgeraakte documenten

teruggedrongen, wat leidt tot snellere interne

communicatie een kortere responstijd bij klantcontact.

05 Ricoh – Een inleiding tot workflowautomatisering

Bedrijfscontinuïteit

In een 24-uurseconomie is bedrijfscontinuïteit van

doorslaggevend belang voor langdurig succes. Met

digitale workflows is het eenvoudig kopieën en back-

ups te produceren en vast te leggen. Met dit proces

bespaart u niet alleen opslagkosten, maar verkleint

u ook het risico op permanent gegevensverlies bij

ernstige incidenten of calamiteiten. Met digitale

opslag voor gegevensback-ups en door meerdere

gebruikers toegang te geven tot de gegevens, kunnen

bedrijven de beschikbaarheid van informatie voor

iedereen in de organisatie verbeteren.

Naleving van wet- en regelgeving

Wie meer gegevens heeft, heeft een grotere

verantwoordingsplicht. Geautomatiseerde workflows

maken het voor bedrijven gemakkelijker aan te tonen

dat ze aan alle wet- en regelgeving voldoen. Onder

regelgeving op het gebied van gegevensprivacy

en -bescherming zijn controleerbare, transparante

systemen van groot belang. Dit geldt nog meer

voor sectoren waarin gevoelige persoonsgegevens

omgaan. Onder verordeningen als de AVG worden

bedrijven te allen tijde verantwoordelijk gehouden

voor de informatie in hun beheer. Voor een duidelijke

audittrail is het van doorslaggevend belang dat alle

relevante gegevens zijn vastgelegd, zoals de tijd

en datum waarop een bestand voor het laatst is

geopend, gedeeld of afgedrukt, en door wie. Voor

bedrijven met manuele of verouderde systemen is dit

simpelweg niet uitvoerbaar. Met een geautomatiseerd

workflowsysteem wordt het veel eenvoudiger voor

interne medewerkers en externe controleurs om het

gegevensbeleid van een bedrijf te controleren en

beoordelen.

Ongestructureerde gegevens tot een minimum beperken

Een modern bedrijf kan niet zonder de mogelijkheid

om papieren en manueel ingevoerde informatie

automatisch om te zetten in digitale gegevens. Binnen

organisaties hoopt zich onvermijdelijk een enorme

hoeveelheid ongestructureerde gegevens op, afkomstig

van de normale bedrijfsactiviteiten. Met manuele

ingave wordt slechts een fractie van al deze gegevens

geregistreerd. Maar als bedrijven hun gegevens

ongestructureerd laten, kunnen er boetes dreigen.

Bovendien lopen organisaties een essentiële bron van

inkomsten mis als ze deze gegevens ongebruikt laten.

Gegevens zijn namelijk van onschatbare waarde voor

een moderne onderneming en kunnen nuttig zijn voor

elk aspect van de bedrijfsactiviteiten. Als bedrijven

investeren in geautomatiseerde workflowprocessen,

kunnen ze hun productiviteit een boost geven.

Wanneer ongestructureerde gegevens worden

omgezet in waardevolle bedrijfsinformatie kunnen

er bovendien overal in het bedrijf betere beslissingen

worden genomen.

06 Ricoh – Een inleiding tot workflowautomatisering

Klantcase:

Esaote is wereldwijd toonaangevend op het gebied van systemen voor medische diagnostiek

en informatica in de gezondheidszorg, en heeft kantoren over de hele wereld. Toen het nieuwe

hightechhoofdkantoor in 2016 werd geopend, greep het bedrijf de gelegenheid aan om zijn

bedrijfsprocessen te moderniseren. Ricoh mocht de transformatie van de printomgeving verzorgen.

We vervingen tal van losse printers, kopieerapparaten en scanners met een machinepark bestaande

uit MFP's (multifunctionele printers). Medewerkers identificeren zich met behulp van een ID-kaart

om afdruktaken vrij te geven. Daarna kunnen ze hun afdrukken, wanneer het uitkomt, ophalen

bij een willekeurige MFP. Dankzij de multifunctionele technologie waren daarnaast nog verdere

verbeteringen mogelijk. In overleg met Esaote zette Ricoh verschillende papieren processen, waaronder

de goedkeuring van facturen, om in een digitaal platform. Facturen gaan niet langer van bureau naar

bureau, maar worden bij ontvangst ingescand en via een efficiënte workflow verder verwerkt. De

voordelen zijn niet in cijfers uit te drukken. De betrokkenheid en productiviteit van de medewerkers zijn

gestegen en Esaote kan sneller reageren op marktbehoeften.

Analyse van big data

Wanneer u de basis legt voor workflow-

automatiseringstools, kunt u ontzettend veel te weten

komen over de gegevens in uw beheer. Zoals gezegd

kunnen ongestructureerde gegevens van enorme

waarde zijn als ze op een effectieve manier worden

verzameld, geanalyseerd en ingezet. Datzelfde geldt

voor databanken binnen een bedrijf: deze opgeslagen

informatie kan ook op andere plaatsen van nut

zijn. Door de verzamel- en verwerkingsprocessen

te digitaliseren en automatiseren, veranderen deze

databanken in intelligente datahubs. Als businessunits

toegang krijgen tot deze gegevens, kunnen zij

weloverwogen voorspellingen over activiteitspieken

en -dalen doen, intelligente processen en protocollen

ontwerpen en op diverse andere manieren zorgen

voor een voorsprong op de concurrent. Als er eenmaal

een transparant workflowautomatiseringssysteem

ligt, wordt het stukken eenvoudiger om inefficiënte

elementen te herkennen in workflows met bottlenecks.

Soms kunnen onverwachte afdelingen vooruitgang

boeken op het gebied van efficiëntie en kosten. Met

name financiële afdelingen hebben bijvoorbeeld veel

baat bij procesautomatisering. De Invoicing Services

van Ricoh bieden factureringsprocessen op maat om

de verwerkingskosten te verlagen en de doorlooptijden

van betalingen te verkorten. Deze software maakt

betalingsgewoonten en gewoonten van leveranciers

inzichtelijker. Bedrijven kunnen deze inzichten

gebruiken om hun processen te optimaliseren op

efficiëntie en kosten.

MVO en het milieu

Met services voor geautomatiseerd documentbeheer

kunnen bedrijven verantwoorder omgaan met

energieverbruik, hulpbronnen en menselijk welzijn,

geheel in lijn met hun zakelijke doelen op het gebied

van duurzaamheid. Door te digitaliseren laten

organisaties zien dat ze milieubewust bezig zijn. Uit

een modern bedrijf komen onvoorstelbare aantallen

documenten voort. Als al deze documenten worden

afgedrukt, zijn hiervoor enorme hoeveelheden

energie voor nodig. Door workflows te digitaliseren

en automatiseren, worden de gevolgen voor

het milieu beperkt. Dit draagt direct bij aan

duurzaamheidsdoelen van de organisatie.

07 Ricoh – Een inleiding tot workflowautomatisering

Workflowautomatisering: waar begint u?Workflowautomatisering betekent dat we uw informatiestromen gaan stroomlijnen. Daarmee doelen we op de

registratie, het beheer, de transformatie en het gebruik van deze informatie. Als eerste stap gaan we bekijken hoe

de informatiestromen binnen het bedrijf lopen. Vervolgens helpt Ricoh bij het herontwerp, de implementatie en

het beheer van een set verbeterde bedrijfsprocessen die geheel zijn afgestemd op de specifieke behoeften van de

organisatie.

Nieuwe toepassingen en technologieën zijn alleen effectief als ze goed worden geïntegreerd in uw huidige

werkomgeving. Ricoh zorgt voor een naadloze aansluiting tussen zakelijke toepassingen, innovatieve

technologieën en de processen waar het om draait. Het uiteindelijke doel: lagere kosten, minder tijdverspilling,

inperking van risico's, betere klantenservice en meer klanttevredenheid.

Document-invoer

Document-verwerking

Document-uitvoer

Snelheid

Nauwkeurigheid

Informatieen documenten

Fouten en vertragingen

Multifunctioneleapparaten

Workflow-systemen een boost geven

Repetitievehandelingenautomatiseren Scannen,

classificeren,identificeren,extraherenen valideren

Routering vandocumenten

Geen menselijkeinteractie

Toegankelijkheidvan informatie

Afdelingenprofiteren

www.ricoh.be/nl

De feiten en cijfers die in deze brochure vermeld staan, hebben betrekking op specifieke businesscases. De resultaten

kunnen verschillen afhankelijk van individuele omstandigheden. Alle namen van bedrijven, merken, producten en services

zijn eigendom van en geregistreerde handelsmerken van hun respectieve eigenaars. @Copyright © 2018 Ricoh Europe PLC.

Alle rechten voorbehouden. Deze brochure, de inhoud en/of lay-out ervan mogen niet worden gewijzigd en/of aangepast,

gedeeltelijk of volledig worden gekopieerd en/of in andere werken worden opgenomen zonder de voorafgaande schriftelijke

toestemming van Ricoh Europe PLC.

Met de services voor workflowautomatisering van Ricoh kunt u de volledige manier van werken binnen uw organisatie verbeteren, evenals de onderlinge samenwerking en het delen van informatie. Van uw kerninfrastructuur tot de tools die uw personeel gebruikt en hoe u communiceert: met de services van Ricoh hebben uw medewerkers altijd toegang tot de juiste informatie, op het juiste moment, in de juiste vorm, waar ze ook zijn. Ontdek de voordelen van workflowoplossingen voor uw bedrijf en hoe u informatie efficiënter kunt gebruiken.

Voor meer informatie over de digitaliseringsmogelijkheden neemt u contact met ons op via:

ricoh.be/nl +32 (0)2 5582211

facebook.com/RicohBelgium

twitter.com/RicohBelgium