1;13·Wij[·lm.=t,'lîi·JM~i!M;II@ 36 TEKST WIM DANHOFBEELD ELiSABETH EGON VIEBRE

WAAROM MOEILIJK DOENALS HET MAKKELIJK KAN?PILOT BIEDT INZICHT IN KOSTEN EN BATEN VAN REDACTIONELE AUTOMATISERING

Gepassioneerd, maar niet altijd even efficiënt: dat kenmerkt de productie in veel kleine tot middelgroteuitgeverijen. Redactionele automatisering is' de weg waarlangs redacteuren, vormgevers en commerciëlemedewerkers effectiever kunnen samenwerken. Dat scheelt kosten, en daarmee is de vitaliteit van veeluitgeverijen gediend. Het Stimuleringsfonds voor de Pers financiert daarom een pilotproject redactioneleautomatisering dat momenteel draait bij de Gay Krant, het Katholiek Nieuwsblad en de Groene Amster­dammer. "Dit project heeft ons aan het denken gezet", aldus Henk Krol van de Gay Krant.

et dilemma in de geheleuitgeefwereld is genoeg­zaam hekend: met printwordt vooralsnog de bulkvan het geld verdiend,maar teruglopende inkom­sten nopen tot lwsten­besparing en doelmatigwerken. Ondertussen moeter worden geïnvesteerd

in nieuwe media. Redactionele automatise­ring kan aan die doelmatigheid bijdragen enruimte creëren voor innovatie. Overigens doende Gay Krant, Katholiek Nieuwsblad en de

Groene Amsterdammer het behoorlijk goed,mede dankzij een trouwe, overtuigde achter­ban. Maar ook hier zijn de werkwijzen toe aannieuwe impulsen.Het Stimuleringsfonds voor de Pers beoogt hetbehoud van een pluriforme pers, waarin dusook de talrijke kleinere uitgeverijen en huntitels kunnen blijven voortbestaan. De drieuitgeverijen van bovengenoemde media warendirect overtuigd van het nut om aan de pilotredactionele automatisering mee te doen (ziede drie kaders). Eind september bevond hetproject zich in het stadium waarin zij de ge­wenste graad van redactionele automatisering

hadden bepaald; ze stonden op het punt omeen systeemleverancier te kiezen. Begin 2011zal het project zijn afgerond en kan de eindba­lans worden opgemaakt.

Leerpunten tot nu toeHet traject tot nu toe heeft over redactioneleautomatisering echter al de nodige leerpun­ten opgeleverd waarmee kleine tot middel­grote uitgevers hun voordeel kunnen doen.We spraken daarover met Patrick Swart. Hij ispartner bij GEA Consultancy, het adviesbu­reau dat in opdracht van het Stimulerings­fonds de drie uitgeverijen in het pilotproject

GROENE AMSTERDAMMER: SNELHEID EN ACTUALITEIT VERBETERENDe redactionele organisatie van De Groene is volgens GEA 'traditioneel, maar doeltreffend'. Via redactio­nele automatisering is nog wel iets te winnen aan efficiëntie, maar snelheid en actualiteit zijn veel belang­rijkere redenen voor De Groene om hiertoe te besluiten. Door een gestructureerde invoer en opmaak isautomatische conversie naar POF en XML mogelijk. Hierdoor kan content sneller en eenvoudiger op inter­net en in online toepassingen, zoals de iPad, worden aangeboden. De uitgever overweegt nog om daar­naast een digitale plank en workflow in te zetten in het redactionele proces.

Uitgever Teun Gautier werkt sinds anderhalf jaar bij De Groene Amsterdammer. "De Groene heeft een om­zetprobleem, geen kostenprobleem. De titel is in het verleden wat onder geëxploiteerd. Er is heel veel ruim­te op allerlei vlakken. Waarom wij via redactionele automatisering sneller' online willen publiceren? De Groe­ne Amsterdammer is meer dan een blad. Wij willen het podium zijn voor de intellectuele, maatschappelijkevoorhoede. Daartoe willen we onze bereikbaarheid vergroten, tot en met een iPad en sociale media aantoe. Op dat extra bereik willen we in een later stadium kapitaliseren." Uitgever leun Gautier, Groene Amsterdammer

mediafacts 0512010

De casus Katl10liek NieuwsbladKijken we naar de drie titels uit de pilot re­dactionele automatisering, dan blijkt datvooral het Katholiek Nieuwsblad hoge bespa­ringen kan realiseren door de aanschaf van

getoetst op basis van de werkelijke productie­

kosten van clie titels clie tot redactionele auto­matisering waren overgegaan. Daaruit bleekdat onze inschattingen strookten met de wer­kelijkheid. "

baar en daar kun je op sturen. Je signaleertbijvoorbeeld snel wanneer advertenties te laatworden aangeleverd. ""Wat betreft de businesscase voor redactio­nele automatisering weten we dat een inte­grale workflowoplossing vanaf een jaarlijkseproductie van 1000 tot 1400 pagina's lonendis. Dat is gebaseerd op de ervaringskennis vanGEA. Wij hebben in de loop der jaren op basisvan 250 titels een benchmark ontwikkeld.Achteraf hebben we clie benchmark uitvoerig

~

iL:::===============::::::::::::::::~:::::::::================:::=Ji

Oude werkwijzenOok de werkwijze van het Katholiek Nieuws­blad bleek een stuk efficiënter te kUImen,terwijl het vervaarcligingsproces bij De Groe­ne Amsterdammer als "traclitioneel, maardoeltreffend" werd beoordeeld. Het produc­tieproces van vooral de Gay Krant en het

Katholiek Nieuwsblad is volgens PatrickSwart exemplarisch voor hoe het er in veeluitgeverijen aan toe gaat: de planningshori­zon is vooral gericht op de volgende uitgave.Men is minder bezig met het vervaardigings­

proces over eclities heen. Redacteuren leve­ren via meerdere kanalen platte tekst enfoto's aan bij de stuclio. Tijdens het opmaak­

proces wordt door de redactie veelvuldigover de schouder meegekeken. Ook wordenheel wat kantoorrneters afgelegd voor decontactmomenten die nodig zijn om adver­tenties in de opmaak in te voegen. Door eengebreIl aan inzicht en overzicht moeten deopmaakte artikelen niet zelden worden aan­gepast om de puzzel van de volgende uitgaveopnieuw passend te krijgen. Swart vat hetals volgt samen: "Ieder doet zijn eigen dinggoed en zorgvuldig, maar het ketendenkenontbreekt. Vervolgens is overvloedige af­stemming noodzakelijk en vinden activiteitenvooral volgtijdelijk in plaats van synchroonplaats. Dat hoeft echt niet meer."

Een rekensomMaar hoe lost redactionele automatisering ditprobleem dan op, en wanneer wegen de kos­ten daarvan op tegen de baten? Swart: "Doorredactionele automatisering maak je de plan­ning, taken, acties en status van een uitgave,dus van kopij, beeld en advertenties, online enreal-time inzichtelijk. Je weet wie wanneerwat doet. Alle productiefacetten worden tast-

begeleidt. "Bij de Gay Krant, het KatholiekNieuwsblad en De Groene Amsterdammerhebben we alle facetten van de productie

tastbaar en meetbaar gemaakt. Technischgezien kun je alle processen van de totstand­koming van een krant of magazine automati­seren: redactie, opmaak en de advertentieac­

quisitie. Maar niet altijd is er een businesscase voor zo'n integrale workflowoplossing.Zo is bij de Gay Krant de berekende vastepaginaprijs - voor het opmaken en drukgereedopleveren van het bestand - extreem laag; erkan geen systeem tegenop. Toch heeft de Gay

Krant voor een integrale oplossing gekozenomdat de huidige werkwijze ongeschikt is omook in de toekomst te kunnen voldoen aan dehoge efficiencyeisen clie de markt afdwingt.Temeer omdat de Gay Krant een groeidoel­stelling heeft. "

GAY KRANT: "GEA HEEFT ONS DOORELKAAR GESCHUD"De Gay Krant zit midden in het selectietrajectvoor een leverancier die in eerste instantie eenredactioneel systeem biedt voor de redactie ende opmakers. Daarnaast zoekt de Gay Krantnaar een systeem dat content via meerderekanalen kan uitleveren. Naar het web, de iPaden mobiel. Op termijn zal ook het advertentie­beheer op dit systeem moeten aansluiten.

Hoofdredacteur Henk Krol: "We waren altijd zodruk met de volgende uitgave bezig, dat wenooit de tijd namen om na te gaan of we welverstandig bezig waren. De medewerkers zijnenorm gepassioneerd en betrokken. Dat com­mitment vergoelijkt veel procesmatige fouten.Maar begin dit jaar vonden we de tijd rijp omkritisch naar onze werkwijze te kijken. Preciesop dat moment kwam het het pilotproject re­dactionele automatisering langs. We haaktengraag aan. In deze pilot werden alle omslach­tigheden in ons redactionele proces feilloosblootgelegd. GEA heeft ons door elkaar ge­schud, en we zijn daar waanzinnig mee gehol­pen. Naast het besluit om werkwijzen te auto­matiseren heeft het pilotproject ook kleinere,maar wezenlijke veranderingen teweeg ge­bracht. Zo komen we eens in de twee wekenbij elkaar voor een redactievergadering. Daarinbespreken we de volgende uitgaven plenair, inplaats van in talrijke bilateraaltjes. Iedereenweet daardoor beter waar hij aan toe is."

Overigens draait de Gay Krant volgens Krolweer op volle toeren na een moeilijk 2009. "Wezijn van een glossy weer een krant geworden.De lezer staat weer centraal, en niet de adver­teerder. Omdat de inhoud van de Gay Krant ditjaar zo'n boost heeft gekregen, is de neer­slachtige stemming van 2009 omgeslagennaar een positieve dynamiek. De adverteer­ders merken dat en willen daar weer bij horen.We hadden nog nooit zo'n goede advertentie­bezetting als nul"

een integrale workflowoplossing. PatrickSwart: "Door interviews met zeven betrokke­nen is de huidige situatie van de productievan het Katholiek Nieuwsblad en twee ver­wante media in kaart gebracht. Denk naastde redactionele werkwijze aan zaken als pagi­naomvang, frequentie, oplage en papierfor­maat. In de huidige situatie worden opmaaken advertentieacquisitie uitbesteed en wordteindredactie gedaan door een eindredacteur,een externe corrector en in sommige gevallenook nog de hoofdredacteur; een luxe. Er isverder geen inzicht Ïll het digitale archief,sprake van gescheiden print- en webproduc­tie en geen inzicht in bewaarde beelden.Belangrijkste conclusie was dat de opmaak­kosten varieerden van 40 tot 82 euro per pa­gina. Het betreft de kosten voor opmaak enoplevering van drukgereed product, dus ex­clusief de kosten voor beeld en redactie. Vol­gens de GEA Benchmark zouden deze kostenmaxin1aal op 30 tot 40 euro per pagina mogenliggen. "

Gegeven deze cijfers en een jaarlijkse pagi­naomvang van 1460 heeft het KatholiekNieuwsblad volgens GEA baat bij een inte­grale workflowoplossing, en hiervoor is in­middels gekozen. De aanschaf- en implemen­tatiekosten hiervan worden volgens de bere­keningen binnen een jaar volledig terugver­diend. De paginaprijs van het KatholiekNieuwsblad daalt hierdoor van 62 naar 30euro. Het zijn vooral de externe dtp-kostenwaarop volgens GEA jaarlijks enorm kanworden bespaard (86.000 euro). Dit kan mededoordat het Katholiek Nieuwsblad een vorm­geving kent die zich goed leent voor semi­automatische opmaak; slechts 10% van depagina's wordt volledig vrij opgemaakt; deandere 90 % is (tamelijk) eenvoudig te auto­matiseren. Hierdoor verandert het productie­proces in grote lijnen als volgt:

1. Inzet van een digitale plank voor overzichtvan de plaatsing van advertenties en redac­tionele artikelen, beeld en de bijbehorendevoortgang levert een besparing op in af­stemming tussen de disciplines redactie,opmaak en advertentieacquisitie (circa30%);

2. Semi geautomatiseerde opmaak (inzet In­

CopylIndesign) voor het opmaken van pa­gina's met slechts beperkte inzet van eendtp-er of vormgever levert een aanzienlijkebesparing op in tijd en kosten, namelijkrespectievelijk 50% en 86.000 euro;

3. Gebruik van een asset managementsysteemvoor het beheren van tekst en beeldmateri­aal en hergebruik van tekst en beeld.

De investering in deze geïntegreerde work­flowoplossing heeft GEA ingeschat op 15.000euro, onder te verdelen in:

5.000 euro voor het maken van zogenoemdetemplates voor de rubrieken en vormge­vingspagina's waarin teksten en beelden(semi-)automatisch invloeien.10.000 euro voor de in1plementatie van eensysteem (Saas) en een stuk training.Dit is exclusief de jaarlijkse kosten van eenSaas oplossing (Software as a service).

Wel of niet investeren?Zijn andere (kleinere) uitgeverijen die een der­gelijke redactionele automatiserÏllg overwegenhiermee klaar? Nee: in deze pilot werd de pro­jectbegeleiding door GEA vergoed door hetStin1uleJingsfonds voor de Pers. In een normalesituatie betekent dit volgens Patrick Swart eenextra investering van rond 10.000 euro. "Datbedrag schrikt zeker in deze tijd veel kleinereuitgeverijen af om überhaupt onderzoek te doennaar de mogelijkl1eid van redactionele automati­sering. Daarom is in het kader van dit pilotpro­ject het volgende meegenomen: er is een oplos­sing ontwikkeld waarbij uitgeverijen die redac­tionele automatisering overwegen 2.400 eurobetalen voor het vaststellen van de busines­scase. Daaruit blijkt of en hoeveel euro metverschillende automatiseringsgraden zou wor­den bespaard, en wat de terugverdientijd is.Kiest men daadwerkelijk voor een variant, dankan voor aanvullende projectbegeleiding wor­den gekozen. De meeste kleinere uitgeverijenzullen die begeleiding dan ook weer externmoeten inhuren. Automatiseer je uiteindelijkniet, dan ben je dus maximaal 2.400 euro kwijten je weet in ieder geval waar je met je uitgeef­proces staat ten opzichte van de benchmark".

Groene Amsterdammer en Gay KrantHoewel bij de andere twee partijen uit het pilot­project de businesscase voor een volledig enintegraal redactioneel workflowsysteem minderevident of zelfs discutabel was, kozen respec­tievelijk de Gay Krant en de Groene Amster­dammer hier toch voor. Dat is opmerkelijk. Dereden is dat de oplossingen volgens de direc­teuren van beide uitgeverijen leiden tot eenmeer overzichtelijke werkwijze. Belangrijkervindt men dat de kwaliteit van het werk hier­door wordt verhoogd, dan de vraag of en wan­neer de investering wordt terugverdiend. Bo­vendien biedt een integrale automatiseringsop­lossing tools voor de ontsluiting van contentnaar niet alleen papier, maar ook de onlinekanalen. Dat laatste was voor met name deGroene Amsterdammer belangrijk vanwege dean1bitie om binnen afzienbare tijd ook op deiPad uit te komen.

mediafacts 05 I 2010

Media Facts belde Gay Krant, Katholiel{

Nieuwsblad en de Groene Amsterdammer voor

een reactie. In de kaders staan de bevindin­

gen, maar over één ding waren de drie partijen

het roerend eens. In geen van de drie gevallen

wil men vasthouden aan de huidige, traditio­

nele werloojze. Dat gegeven zou andere tradi­

tioneel werkende uitgeverijen moeten aanzet­

ten om op zijn minst de mogelijkheid van re­

dactionele automatisering te toetsen. •

39 1;!3IBiji[.j~i3!€I"IU.lM'''@l3i!l@

Noot: Michiel de Klein en Andre Knol van GEA

hebben de drie uitgevers in dit pilotproject

begeleid. Patrick Swart is partner bij GEA enprojectleider van deze pilot.

KATHOLIEK NIEUWSBLAD: "MEDEWERKERS RUSTIG LATEN WENNEN"Het Katholiek Nieuwsblad kiest voor een nieuwe fullservice leverancier. Deze leverancier moet in staat

zijn om dtp/opmaakdiensten te bieden voor de opmaak van de pagina's. Daarnaast moet het bedrijf on­

dersteunende technologie bieden in de vorm van een redactioneelopmaaksysteem dat de redactie bij

het KN efficiënter moet laten werken.

Directeur Jeroen Goosen: "Katholiek Nieuwsblad komt wekelijks in een oplage van 12.000 exemplaren uit,

en daarnaast produceren we Inspiratie Magazine en Arnulfus Post. De pilot bevestigde dat er veel inefflcien­

cy in de huidige workflow zit. De businesscase voor redactionele automatisering was dan ook overtuigend.

Toch begroot ik in het eerste gebruiksjaal' van het nieuwe systeem nog geen kostenbesparingen. Daarna re­

ken ik erop dat hierdoor de jaarlijkse vaste kosten met 2% dalen, ofwel 50.000 euro. Draagvlak op de werk­

vloer en een zorgvuldige implementatie prevaleren in 2011. Onze medewerkers moeten hierin zorgvuldig

worden ondersteund. Dat kost tijd en aandacht. Daarom zullen we tijdelijk ook meer freelancers inhuren,

want de productie gaat door. Uit ervaring weet ik dat je de impact van nieuwe werkwijzen op medewerkers

nooit mag onderschatten. Wat zij vinden van de veranderingen? De vlag ging niet uit, begrip was er wel. Na

een bezoek aan een collega-uitgeverij met geautomatiseerde workflow is er al enig enthousiasme ontstaan."

advertentie

De meest efficiënteweg voor de inter­nationale distributievan kranten entijdschriften.

Voor de wereldwijde distributie van periodiek

verschijnende publicaties zoals kranten en

tijdschriften heeft Swiss Post International

een eenvoudige en veelzijdig inzetbare service:

Press International. Zodat uw publicaties

de lezer nog sneller bereiken. Eenvoudig,

betrouwbaar en afzonderlijk inzetbaar.

Stelt u prijs op persoonlijk en maatwerk advies?

Bel gratis 0800 swisspost (794 777678)

of kijk op www.swisspost.nl

SWISS POSr-,1J:1