Een afstudeeronderzoek naar financiële en juridische ... Domijn... · Bijlage 2: Model van...

Een afstudeeronderzoek naar financiële en juridische risico’s voor resul-

taatgericht vastgoedonderhoud binnen woningcorporatie Domijn.

In opdracht van Stichting Pioneering

Een afstudeeronderzoek naar financiële en juridische risico’s voor resul-

taatgericht vastgoedonderhoud binnen woningcorporatie Domijn.

In opdracht van Stichting Pioneering

Inleverdatum: 08-06-2012

Stefan ter Bekke (studentnummer: 125317)

Rudy Bunte (studentnummer: 151810)

Eerste schoolcoach: dhr. Haster

Tweede schoolcoach: dhr. Hooiveld

Bedrijfscoaches: dhr. Stern (Pioneering) en dhr. Van Holst (Domijn)

Een onderzoek naar RGVO-Domijn-contracten 3

Inhoudsopgave Voorwoord .................................................................................................................................. 4

Samenvatting ............................................................................................................................. 5

Inleiding ...................................................................................................................................... 6

Aanleiding ............................................................................................................................... 6

Probleemstelling afstudeeronderzoek ..................................................................................... 6

Leeswijzer ............................................................................................................................... 8

1 Domijn ..................................................................................................................................... 9

1.1 De organisatie Domijn ....................................................................................................... 9

1.2 Ontwikkeling van vastgoedonderhoud bij Domijn ............................................................ 10

1.3 De markt waarop Domijn opereert .................................................................................. 11

2 Theoretisch kader .................................................................................................................. 13

2.1 Onderzoeksmodellen ...................................................................................................... 13

2.2 Inkadering van begrippen ................................................................................................ 15

3 Methodologie ......................................................................................................................... 19

3.1 Vooronderzoek ............................................................................................................... 19

3.2 Methode van onderzoek.................................................................................................. 20

4 Resultaten ............................................................................................................................. 21

4.1 Verschillende vormen van vastgoedonderhoud ............................................................... 21

4.2 Verschillen tussen traditioneel- en resultaatgericht vastgoedonderhoud ......................... 24

4.3 De voor- en nadelen van RGVO-Domijn t.o.v. traditioneel vastgoedonderhoud .............. 28

4.4 Onderdelen van een RGVO-Domijn-contract .................................................................. 29

4.5 Financieringsmogelijkheden ............................................................................................ 30

4.5.1 RGVO ....................................................................................................................... 30

4.5.2 RGVO-Domijn .......................................................................................................... 31

4.6 Risicomanagement: COSO II .......................................................................................... 33

5 Conclusie en aanbevelingen .................................................................................................. 44

5.1 Conclusie ........................................................................................................................ 44

5.2 Aanbevelingen ................................................................................................................ 45

5.3 Beperkingen onderzoek .................................................................................................. 45

Literatuuroverzicht .................................................................................................................... 46

Bijlage 1: Kraljic-matrix ......................................................................................................... 47

Bijlage 2: Model van Ansoff................................................................................................... 48

Bijlage 3: Processen van vastgoedonderhoud ...................................................................... 49


Voorwoord

Dit onderzoek is verricht in opdracht van stichting Pioneering en uitgevoerd bij woningcorporatie

Domijn. Domijn wil met haar nieuwe contractvorm RGVO-Domijn een stabieler financieel beleid

kunnen voeren en daarmee meer zekerheid voor de lange termijn creëren. Ons aandeel in deze

nieuwe contractvormen zal bestaan uit het beschrijven van de financiële en juridische gevolgen

met beheersmaatregelen die aan deze contracten verbonden zijn.

De opdrachtomschrijving van dit onderzoek luidt als volgt: het in kaart brengen van de financiële

en juridische gevolgen met eventuele bijbehorende beheersmaatregelen omtrent het afsluiten

van RGVO-Domijn-contracten voor Domijn.

We hebben intensief contact gehad met onze begeleiders. Daarbij is veel aandacht geschonken

aan het inhoudelijke onderzoek. Onze dank gaat daarom uit naar de medewerkers van de afde-

ling vastgoedbeheer. In het bijzonder gaat onze dank uit naar de heer Van Holst van woning-

corporatie Domijn en de heer Stern van stichting Pioneering voor de effectieve samenwerking

en bereikbaarheid in geval van vragen. Daarnaast gaat onze dank uit naar de heer Haster en

de heer Hooiveld voor de ondersteuning vanuit Saxion.

Juni 2012

Stefan ter Bekke

Rudy Bunte


Samenvatting Deze scriptie beschrijft het onderzoek dat is uitgevoerd bij woningcorporatie Domijn te Ensche-

de. Domijn wenst in de toekomst gebruik te maken van resultaatgericht vastgoedonderhoud

(RGVO) dat naar verwachting bijdraagt aan een duurzame samenwerking in de sector vast-

goedonderhoud. De gewenste duurzame samenwerking leidt naar verwachting tot een hoger

kwaliteitsniveau van de onderhoudsstaat van de complexen, efficiënter verbruik van materialen

tijdens onderhoud en een kostenbesparing in de keten (total cost of ownership), omdat ver-

wacht wordt dat onderhoudsbedrijven hier als specialisten zijnde efficiënter mee om kunnen

gaan. Hiervoor zijn wel vernieuwde samenwerkingscontracten nodig en Domijn wil weten met

welke risico’s het geconfronteerd wordt, wanneer het deze vernieuwde samenwerkingscontrac-

ten ondertekent. De hoofdvraag van het onderzoek betreft daarom: Welke financiële en juridi-

sche risico’s en beheersmaatregelen zijn er voor Domijn om tot RGVO-Domijn-contracten te

komen? Domijn is toegevoegd in de benaming van deze contractvorm, omdat Domijn een ande-

re betaalwijze wenst te hanteren dan op regulier RGVO van toepassing is. In februari 2012 is

gestart met het beschrijven van Domijn als organisatie. Nadat het plan van aanpak werd goed-

gekeurd is een theoretisch kader opgesteld in hoofdstuk twee. Daarna is de methodologie be-

schreven in hoofdstuk 3. Op basis daarvan is begonnen met het vooronderzoek. Hierin worden

verschillende vormen van vastgoedonderhoud beschreven evenals de voor- en nadelen van

deze vormen. Het tweede deel van dit onderzoek betreft de analyse van de processen en voor-

beeldcontracten. De resultaten van het onderzoek zijn verwerkt in hoofdstuk vier. Het onder-

zoek borduurt voort op de voorgaande analyse en brengt in paragraaf 4.6 risico’s in kaart met

behulp van het COSO II-model. Uit het onderzoek blijkt dat een groot aantal risico’s ontstaan

door onvoldoende afbakening van het gewenste kwaliteitsniveau en de samenwerking tussen

Domijn en onderhoudsbedrijven. Door onvoldoende afbakening kan onenigheid ontstaan over

het te leveren resultaat. Voortzetting van de samenwerking is afhankelijk van dit resultaat en

daarom dienen afspraken en eisen helder en uitgebreid te worden vastgelegd. Door universele

kwaliteitsnormen en -afspraken te gebruiken (o.a. de NEN 2767 voor het uitvoeren van een

conditiemeting) worden afspraken ingekaderd en vele risico’s beperkt tot een minimum. Het

financiële risico, dat inherent is aan de betalingswijze van RGVO-Domijn, wordt sterk beperkt

door de betalingen van RGVO-Domijn in te delen volgens het diversiteitsverschijnsel (zie figuur

7, paragraaf 4.5.2). De conclusie van dit onderzoek is dat Domijn door kan gaan met de imple-

mentatie van RGVO-Domijn als variant op het reguliere RGVO. Deze variant, waarvan alleen de

betaalwijze verschilt, is wettelijk toegestaan aangezien er geen sprake is van een mogelijke

bankiersfunctie van het onderhoudsbedrijf. Aanbevolen wordt om een soortgelijk vervolgonder-

zoek uit te voeren dat in tegenstelling tot dit onderzoek uitgevoerd wordt in het belang van een

onderhoudsbedrijf. Daarbij zou een risicomanagementmodel gericht op vastgoedonderhoud en

contractmanagement naar verwachting leiden tot een betere inventarisatie en dus ook beheer-

sing van risico’s. Zolang aandacht wordt geschonken aan het beheersen van de benoemde

risico’s wordt verwacht dat Domijn op verantwoorde wijze het onderhoud aan de complexen

voor een lange periode kan uitbesteden. Wel wordt aanbevolen om in het geval van risicoma-

nagement te documenteren hoe medewerkers van Domijn om dienen te gaan met risico’s,

waardoor de houding van Domijn met betrekking tot risico’s en de benaderingswijze ervan een-

duidig is en interpretatie door de medewerkers hetzelfde zal zijn.


Inleiding

Aanleiding

De aanleiding van dit onderzoek ligt in de wens van woningcorporaties (waaronder Domijn) om

het onderhoud van complexen of woningen uit te besteden aan onderhoudsbedrijven.

Ondanks dat er met onderhoud veel geld gemoeid is, rekent Domijn dit niet (meer) tot de kern-

taken. Domijn wil haar maatschappelijke taak naar behoren wil kunnen uitvoeren en daarvoor is

het uitvoeren van primaire processen (kerntaken) van groot belang. Het verhuren van vastgoed

wordt gerekend tot een kerntaak en onderhoud is een ondersteunend proces van deze kern-

taak. Het creëren van toegevoegde waarde is voor Domijn van belang. Bovendien vindt men de

productiviteit van de eigen onderhoudsdiensten te laag en daarmee de arbeidskosten te hoog.

Domijn verwacht dat de te benaderen onderhoudsbedrijven meer kennis in huis hebben en dit

onderhoud daardoor efficiënter uit zouden kunnen voeren. Daarmee verwacht Domijn een kos-

tenbesparing te creëren, omdat Domijn op deze manier met minder middelen meer kan berei-

ken. In het strategisch plan van Domijn (2012 - 2016) is te lezen dat men flexibeler wil worden

en daarmee haar organiserend vermogen wil verbeteren. Woningcorporaties gaan zich zoals

gezegd steeds meer concentreren op de kerntaken van hun organisatie (Straub, 2005 en 2007)

welke beschreven staan in het besluit beheer sociale huursector (2010). De kerntaken betreffen

het bijdragen aan de leefbaarheid in de buurten en wijken waar de woongelegenheden van

Domijn gelegen zijn, het verhuren van de woningen, het betrekken van bewoners bij beleid, het

voeren van een zodanig financieel beleid en beheer, dat haar voortbestaan in financieel opzicht

is gewaarborgd en het zorg dragen voor een sobere en doelmatige bedrijfsvoering. Een onder-

deel daarvan is het langdurig uitbesteden van onderhoud. Voor het langdurig uitbesteden van

dit onderhoud zijn echter wel contracten nodig. Deze onderhoudscontracten zijn voor Domijn

echter nieuw, waardoor het inzicht in risico’s met betrekking tot deze contracten ontbreekt. In dit

onderzoek worden de financiële en juridische risico’s en beheersmaatregelen benoemd die in

deze contracten aan de orde kunnen komen. Deze risico’s en beheersmaatregelen worden

schematisch weergegeven.

Probleemstelling afstudeeronderzoek

Met de wens om onderhoud uit te besteden volgens het RGVO-concept verwacht Domijn onder

andere kosten te besparen en meer financiële zekerheid voor de lange termijn te verkrijgen. Dit

wordt nader toegelicht in het onderzoek. Domijn verwacht dat de voordelen van de nieuwe vorm

van vastgoedonderhoud groter zullen zijn dan de nadelen ervan, waardoor er een gegronde

reden is deze manier van het aanbesteden van onderhoud toe te passen bij Domijn. Het onder-

houd in de vastgoedmarkt wordt traditioneel meestal uitbesteed aan verschillende bedrijven die

elk hun eigen discipline hebben. Een steeds sterker wordende trend is dat opdrachtgevers het

onderhoud uitbesteden aan bedrijven die verschillende vakdisciplines in huis hebben. Men geeft

de voorkeur aan één aanspreekpunt voor een breed scala van onderhoudswerkzaamheden.

Naast het feit dat men één aanspreekpunt wil is er met onderhoud veel geld gemoeid. Na kapi-

taallasten is het de belangrijkste kostenpost. Onderhoud aan gevels, daken en installaties

maakt ca. 80% uit van de totale onderhoudskosten. Door onderhoud te benaderen als een acti-

viteit op langere termijn en daarvoor goede plannen te ontwikkelen, wordt tot een goede be-


heersing en daarnaast aantoonbare besparing van de kosten gekomen (FOSAG, 2009). Uit

eerder onderzoek is gebleken dat dit de opdrachtgever tot nog toe een gemiddelde besparing

van de indirecte kosten van 44% oplevert. (SBR in TNO. Resultaatgericht bouwen: begin bij de

eindgebruiker z.j.). Doordat Domijn de RGVO-methodiek nog moet implementeren is vooralsnog

niet bekend wat dit voor Domijn zal opleveren maar Domijn heeft uitgesproken vertrouwen te

hebben in de kostenbesparing. Deze dient gerealiseerd te worden door het overdragen van de

werkvoorbereiding (te maken uren en daarmee de loonkosten) aan het onderhoudsbedrijf en

doordat Domijn geen mensen meer hoeft in te lenen voor de uitvoering van een conditiemeting.

Dit zal in geval van RGVO de verantwoordelijkheid van het onderhoudsbedrijf zijn. Daarnaast

zal het onderhoudsbedrijf de zekerheid hebben, indien het zelf goed presteert, dat het de ko-

mende jaren onderhoud kan plegen en kan het in stand houden van het minimum kwaliteitsni-

veau zorgen voor structurele inkomsten. RGVO staat voor resultaatgericht vastgoedonderhoud

en betreft een meer duurzame en intensievere samenwerking tussen Domijn en de onder-

houdsbedrijven welke bijdraagt aan ketenintegratie. Daarmee verwacht Domijn een aanzienlijke

kostenbesparing te realiseren. De variant die Domijn wenst in te voeren (RGVO-Domijn) biedt

inzicht in de jaarlijks te betalen bedragen voor onderhoud en daarmee ook financiële zekerheid

op de lange termijn. De te betalen onderhoudskosten bij RGVO-Domijn zijn gebaseerd op peri-

odieke en gelijkblijvende contant gemaakte bedragen die gedurende de looptijd van de samen-

werking betaald moeten worden. Dit in tegenstelling tot regulier RGVO, waar de werkelijke kos-

ten worden betaald na gepleegd onderhoud. De duurzame samenwerking houdt in dat er lang-

lopende contracten moeten worden afgesloten. Het contract wordt gezien als een bevestiging

van langdurige ketensamenwerking en heeft niet het doel om een financieel resultaat te beha-

len ten koste van ketenpartners. Ondanks dat het van belang is dat de betrokken partijen in

staat zijn aan de verplichtingen uit het contract te voldoen wil men een ontsnappingsclausule

opnemen. Dit houdt in dat de samenwerking na tussentijdse evaluatie beëindigd kan worden.

Zodoende kunnen partijen eerder dan gepland afscheid van elkaar nemen wanneer zou blijken

dat een verdere samenwerking niet succesvol zou zijn. Naar aanleiding van bovenstaand ver-

haal luidt de opdrachtomschrijving als volgt:

Het opstellen van relevante beheersmaatregelen voor RGVO-Domijn-contracten op basis van

een financiële en juridische analyse.

Om een oplossing te kunnen bieden voor bovenstaande luidt de hoofdvraag:

Welke financiële en juridische gevolgen met eventuele beheersmaatregelen zijn er voor

Domijn om tot RGVO-Domijn-contracten te komen?

Voor het beantwoorden van de hoofdvraag, worden een aantal deelvragen geformuleerd:

1 Welke verschillende vormen van vastgoedonderhoud zijn er?

1.1 Hoe ziet het proces van traditioneel vastgoedonderhoud er uit?

1.2 Hoe ziet het proces van RGVO er uit?

1.3 Wat zijn de verschillen tussen de verschillende vormen van vastgoedonderhoud?

1.4 Wat zijn de voordelen van RGVO-Domijn t.o.v. traditioneel vastgoedonderhoud?

2 Uit welke onderdelen bestaat een RGVO-Domijn contract?

3 Wat zijn de betalingsmogelijkheden voor RGVO-Domijn contracten?

4 Hoe ziet het proces van risicomanagement er uit voor Domijn, gericht op

RGVO-Domijn contracten?


Voor het beantwoorden van de hoofdvraag worden allereerst verschillende vormen van vast-

goedonderhoud benoemd waarna deze procesmatig worden uitgewerkt. Na een vergelijking

worden voor- en nadelen in kaart gebracht. Vervolgens wordt er een inventarisatie uitgevoerd

over welke componenten er te vinden zijn in een RGVO-Domijn contract. Daarna wordt bepaald

welke mogelijke gevolgen deze componenten met zich meedragen. Deze gevolgen worden

voor zover zij negatief zijn) geformuleerd als risico’s en aansluitend daarop zullen beheersmaat-

regelen vastgesteld worden. Het verwerken van de risico’s zal geschieden aan de hand van een

risicomanagementplan. Deze zal in het theoretisch kader geïntroduceerd worden en verder ge-

bruikt worden bij de uitvoering van het onderzoek. In de toelichting op de deelvragen is om-

schreven wat er voor de beantwoording van de hoofdvraag gedaan wordt. Het onderzoek bevat

geen financiële calculaties als gevolg van één van de risico’s. Daarnaast wordt er in dit onder-

zoek geen aandacht besteed aan de integrale implementatie van risicomanagement binnen de

organisatie van Domijn. Er zullen beheersmaatregelen worden voorgedragen maar er volgt bin-

nen dit onderzoek geen verdere verwerking van deze maatregelen om de onderhoudscontrac-

ten daadwerkelijk te kunnen gaan gebruiken.

Leeswijzer

In hoofdstuk 1 wordt de organisatie van Domijn beschreven. De missie, visie en strategie van

Domijn komen aan bod. Ontwikkelingen binnen het vastgoedonderhoud, zoals dat binnen Do-

mijn de afgelopen jaren is toegepast, worden beschreven. Daarnaast wordt de markt waarin

Domijn opereert met de bijbehorende ontwikkelingen benoemd.

In hoofdstuk 2 volgt een theoretisch kader. Hierin worden relevante modellen en begrippen met

betrekking tot het onderzoeksobject toegelicht met een verantwoording van de onderlinge keu-

ze voor een gebruikt model.

Hoofdstuk 3 beschrijft de gehanteerde methodologie. Hier wordt aan de hand van de onder-

zoeksvragen aangegeven welke modellen en begrippen gebruikt zijn om bij te dragen aan het

beantwoorden van de onderzoeksvragen.

Hoofdstuk 4 beschrijft de resultaten van dit afstudeeronderzoek, waarin de processen van tradi-

tioneel en het gewenste onderhoud, resultaatgericht onderhoud, worden beschreven en verge-

leken. Ook worden voor en nadelen van RGVO t.o.v. traditioneel onderhoud benoemd. Als laat-

ste worden de risico’s, de beoordeling van deze risico’s en eventuele maatregelen in kaart ge-

bracht die zich voordoen bij het afsluiten van een RGVO-Domijn-contract.

Tot slot volgen in hoofdstuk 5 de conclusie, aanbevelingen en beperkingen van dit onderzoek.


1 Domijn In dit eerste hoofdstuk wordt woningcorporatie Domijn, de organisatie waarvoor dit onderzoek

verricht is, als organisatie beschreven. De ontwikkelingen bij Domijn op het gebied van vast-

goedonderhoud worden weergegeven. Daarnaast wordt de markt waarop Domijn opereert in

kaart gebracht.

1.1 De organisatie Domijn

Domijn is een woningcorporatie met een maatschappelijke taak. Hierbij staat vastgoed centraal.

Domijn telt in totaal ruim 200 medewerkers. Domijn werkt vooral in de gemeenten Enschede,

Haaksbergen en Losser. Hier bezit Domijn ongeveer 15.500 woningen, voornamelijk met huur-

prijzen die de huurders recht geeft op huurtoeslag. Onderstaand organogram geeft de hiërar-

chische bedrijfsstructuur van de organisatie weer.

Figuur 1: Organogram Domijn 2012 (Domijn, 2012).

De missie van Domijn luidt als volgt:

‘Het bieden van goede en betaalbare huisvesting aan mensen met een laag inkomen.’

Deze missie komt voort uit het idee dat mensen zoveel mogelijk kunnen deelnemen aan de sa-

menleving. Dit impliceert dat mensen voor zichzelf kunnen zorgen, zelfstandig keuzes maken

en voor hun eigen rechten opkomen. De strategie van Domijn is er vooral op gericht zo effectief

mogelijk invulling te geven aan deze missie. De komende jaren gaat Domijn zich meer dan ooit

inzetten om rendement uit haar vastgoed te halen en zo meer middelen te genereren voor haar

maatschappelijke taken.


Op de lange termijn verwacht Domijn dat de markt voor (huur-)woningen zal krimpen. Allereerst

zal er een kortstondige groei plaatsvinden. Domijn is er voorstander van om dit zoveel mogelijk

binnen bestaande steden/dorpen te laten plaatsvinden op inbreidingslocaties. Dit zijn braaklig-

gende locaties die opgevuld kunnen worden met nieuwe woningen. Op het platteland dienen

woningen alleen gerealiseerd te worden als dat volgens natuurlijke groei zal verlopen. Na deze

korte periode van groei zet Domijn vanaf 2016 in op een daling van het aantal woningen wat

moet leiden tot een bezit van 12.000 woningen in 2040. Domijn wil haar woningbezit in stand

houden door te renoveren en selectief nieuwe woningen te bouwen. Het bouwen van deze wo-

ningen moet in evenwicht zijn met de sloop van oude woningen. Domijn hecht waarde aan

woonlasten en duurzaamheid. Dat betekent dat Domijn investeert in maatregelen die de ener-

gievraag van woningen beperken of de energielasten, nu maar vooral in de toekomst, gelijk

houden. Domijn waarborgt de vastgoedwaarde van haar bezit door een gebiedsvisie en uitvoe-

ringsprogramma op te stellen. Daarmee kan zij de integrale ontwikkeling van verschillende ge-

bieden waar Domijn vastgoed bezit behouden. Dit draagt bij aan de klantwaarde die Domijn

haar bewoners probeert te bieden (Domijn, strategisch plan 2012-2016).

1.2 Ontwikkeling van vastgoedonderhoud bij Domijn

Domijn maakt onderscheid tussen dagelijks onderhoud en planmatig onderhoud. Het dagelijks

onderhoud kan ontstaan na schades door bijvoorbeeld slijtage, een gescheurde waterleiding of

in een extreem geval door stormschade. Huurders kunnen benodigd onderhoud melden via een

registratieformulier waarna er op basis van functionele eisen een herstelprocedure in gang

wordt gezet. Hierdoor wordt bijvoorbeeld het functioneren van een raam weer hersteld. Het da-

gelijks onderhoud wordt in eigen beheer uitgevoerd. Op het moment dat er geen eigen perso-

neel beschikbaar is dan wordt het onderhoud uitbesteed aan derden.

Planmatig onderhoud wordt altijd uitbesteed. De huidige wijze van dit planmatige onderhoud bij

Domijn wordt traditioneel genoemd. Deze heeft slechts betrekking op een enkele onderhouds-

periode. Dit houdt in dat wanneer onderhoud aan een complex nodig wordt geacht, offertes bij

onderhoudsbedrijven worden opgevraagd. In het verleden maakte Domijn een keuze uit de

aangeboden offertes. Hierbij werd de voordeligste offerte gekozen. Het kwam ook voor dat er

slechts een bedrijf werd gevraagd voor het uitvoeren van onderhoud. Voor het benodigde on-

derhoud werd een offerte opgevraagd. Deze offerte gaf inzicht in de reële te verwachte kosten

waarna deze werd opgenomen in de begroting. Door het op deze manier door te voeren sloten

de werkelijke kosten achteraf aan bij het vooraf begrote bedrag omdat de begroting was afge-

leid van de offerte. In het verleden werden gemaakte kosten eenvoudiger geaccepteerd dan

tegenwoordig, doordat men minder kostenbewust was dan in de huidige economische crisis.

Tegenwoordig wordt er een begroting voor het onderhoud gemaakt en tracht men daar een of-

ferte bij te vinden die binnen deze begroting past. Daardoor zijn aangeboden offertes beter te

verantwoorden en gaat men niet bij voorbaat akkoord met opgegeven bedragen.

Als onderdeel van de traditionele werkwijze voert Domijn zelf de werkvoorbereiding uit, waar-

door het de nodige tijd kwijt is aan organisatorische en administratieve taken. Domijn bepaalt

zelf in welke mate onderhoud nodig is. Met het onderhoudsbedrijf wordt overeengekomen dat

het bijvoorbeeld schilderwerk dient te leveren, zonder dat er een gewenst eindresultaat is vast-

gelegd. Dit houdt in dat er geen sprake is van een minimum kwaliteitsniveau waaraan het com-

plex moet voldoen. Hierdoor ontbreekt de zekerheid dat de kwaliteit na onderhoud goed genoeg


is om een gepland aantal jaren mee te kunnen gaan. Domijn wil hier verandering in brengen

door te gaan werken met RGVO. Het is de bedoeling dat 60-70% van het vastgoed volgens

RGVO(-Domijn) onderhouden wordt. Voor het overige percentage loont het niet om RGVO(-

Domijn) door te voeren. Deze overstap wil Domijn de komende vijf á zes jaar realiseren. Zoals

bij de resultaten beschreven zal worden, is deze ontwikkeling van inspanningsgericht, via pres-

tatiegericht naar resultaatgericht onderhoud doorontwikkeld.

De intentie van RGVO is om een langjarige (bijvoorbeeld 25 jaar) samenwerking aan te gaan

die vraagt om het afsluiten van langdurige verbintenissen. Daarbij wordt niet alleen de uitvoe-

ring van onderhoud maar ook de werkvoorbereiding en de tussentijdse conditiemeting aan het

onderhoudsbedrijf overgedragen. Door contractueel overeen te komen dat het onderhoudsbe-

drijf niet alleen verantwoordelijk is voor het onderhoud maar ook voor de rapportering hierover

aan Domijn behoudt Domijn de regie betreffende de staat (van onderhoud) van verschillende

complexen. Een belangrijk element om de regie te kunnen behouden is het nastreven van

transparantie. Hier ontstaat het risico dat het onderhoudsbedrijf zowel onderhoudt als rappor-

teert over het onderhoud en daardoor een te positief beeld schetst. De beperking van dit risico

zal toegelicht worden bij de resultaten van dit onderzoek. Daaruit zal blijken dat Domijn de regie

over het uit te voeren onderhoud behoudt.

1.3 De markt waarop Domijn opereert

Zoals in figuur 2 over verslagjaar 2010 te zien is bestond de woningcorporatiebranche in 2010

uit 401 woningcorporaties. Met een personeelsaantal van ruim 241 medewerkers en een aantal

woningeenheden van 15.600 (tegen 6000 gemiddeld) behoort Domijn tot de grotere woningcor-

poraties in de branche.

In de regio Oost-Twente (Enschede, Losser en Haaksbergen) zijn er naast Domijn nog enkele

woningcorporaties actief. De Woonplaats is de grootste woningcorporatie te Enschede en pre-

senteert zich als een vastgoedonderneming met een maatschappelijke doelstelling. Zij beheert

20.000 woningen en heeft net als Domijn op dit moment (2012) ruim 200 medewerkers in dienst

(De Woonplaats, 2012). Ten tweede is er Ons Huis. Zij noemt zichzelf een actieve, ontwikke-

lingsgerichte en ambitieuze corporatie met een eigen, sociaal gezicht. Met haar 54 medewer-

kers en zo’n 5000 wooneenheden is zij na De Woonplaats en Domijn de derde woningcorpora-

tie in Enschede (Ons huis, 2012). In het bijzonder worden twee woningstichtingen genoemd die

zich speciaal richten op studentenhuisvesting in Enschede. Allereerst is er Acasa. Dit is een

landelijke woningstichting met 53 medewerkers en 5000 woningen waarvan er 2300 als studen-

tenkamer verhuurd worden op de campus van de universiteit Twente (Acasa, 2012). Daarnaast

is er de SJHT, Stichting Jongeren Huisvesting Twente. Met negen mensen in dienst en zo’n 90

vrijwilligers beheren zij ruim 1000 verhuureenheden (SJHT, 2012). Hoewel de verschillende

corporaties in dezelfde branche actief zijn wordt er onderling niet gesproken over concurrenten

maar collega’s. Allen zijn non-profitorganisaties en proberen met een maatschappelijke taak of

gedachte woonruimte aan te bieden.


Figuur 2: Branche in beeld 2011 (Aedes Kenniscentrum, 2011).


2 Theoretisch kader Voorafgaand aan het onderzoek zal er eerst een theoretische inkadering plaatsvinden. Dit

houdt in dat vanuit de literatuur relevante modellen worden beschreven met de verantwoording

waarom deze modellen gebruikt zijn in dit onderzoek.

2.1 Onderzoeksmodellen

Contantewaardemethode (CW-methode)

Voor het contant maken van toekomstige cashflows wordt gebruik gemaakt van de contante-

waardemethode. De CW-methode berekent de huidige waarde van de verwachte cashflows

aan de hand van een (gewogen) vermogenskostenvoet. Deze gewogen vermogenskostenvoet

geeft het rentepercentage weer waartegen vermogen kan worden aangetrokken, van zowel het

eigen als het vreemd vermogen. Een positieve uitkomst (uitgedrukt in euro’s) geeft aan dat de

investering uit financieel oogpunt rendabel is (winstgevend), terwijl een negatieve uitkomst be-

tekent dat de investering in ieder geval vanuit financieel oogpunt verliesgevend zal zijn (Boer, P.

de, Brouwers, M.P. en Koetzier, W., 2008). Door het gebruik van deze methode zullen gedu-

rende de looptijd periodiek gelijkblijvende bedragen betaald kunnen worden en wordt stabiliteit

en continuïteit gecreëerd. Aanvullend op het jaarlijks te betalen bedrag wordt rekening gehou-

den met in- of deflatie volgens een vaste index. Deze index is afhankelijk van de branche waar

het onderhoudsbedrijf bij is aangesloten. De formule om een contante waarde te kunnen bere-

kenen is:

CW = N ∑ t=0 TW / (1 + i)^t

CW Contante Waarde van een toekomstig bedrag TW

TW Toekomstige waarde

i Interest

t Tijdsduur in jaren

Tabel 1: Toelichting contante-waarde-methode

Diversiteitsverschijnsel

Door diversiteit in moment van onderhoud wordt de maximale vermogensbehoefte lager dan in

geval van simultane uitvoer van het onderhoud. Dit is het diversiteitsverschijnsel. (Blommaert en

Blommaert, 2008)


COSO II

Het COSO II-model is ontwikkeld in 1992 door The Committee of Sponsoring Organizations of

the Treadway Commission. Het COSO Enterprise Risk Management Framework bestaat uit

acht hoofdcomponenten die gericht zijn op het bereiken van doelstellingen (strategisch, operati-

ons, verslaggeving en wetgeving) op alle niveaus in een organisatie (PWC, 2006).

Risico’s en mogelijkheden dienen te worden geïnventariseerd, geanalyseerd en beheerst om tot

een effectief gebruik van Enterprise Risk Management (ERM) te komen. ERM biedt een organi-

satie de mogelijkheid om proactief te reageren op veranderende omstandigheden. Door het

vroegtijdig signaleren van mogelijke gebeurtenissen en daaruit voortvloeiende risico’s is de or-

ganisatie in staat om tijdig actie te nemen en het systeem van interne beheersmaatregelen op

adequate wijze aan te passen. De kern van ERM bestaat uit een organisatiebreed, uniform en

gestructureerd proces van identificeren en analyseren van, reageren op en monitoren van mo-

gelijke toekomstige gebeurtenissen die van invloed kunnen zijn op het behalen van de organi-

satiedoelstellingen (PWC, 2006).

Figuur 3: COSO II, Martens (2009)

Het voorste vlak van de kubus betreft Enterprise Risk Management. Dit bestaat uit acht compo-

nenten:

1. Interne omgeving (internal environment)

2. Het stellen van doelen (objective setting)

3. Het identificeren van kritieke gebeurtenissen (event identification)

4. Risico-inschatting (risk assessment)

5. Beslissing hoe met de risico’s wordt omgegaan (risk response)

6. Beheersactiviteiten (control activities)

7. Informatie en communicatie (information and communication)

8. Bewaking van de goede werking van het ERM-systeem (monitoring)


Het bovenste vlak betreft de ondernemingsdoelstellingen:

Strategic: doelstellingen die in overeenstemming met de missie of ondernemingsstrate-

gie van de organisatie zijn;

Operations: organisatiebronnen moeten effectief en efficiënt worden gebruikt. Gedacht

moet worden aan onder andere meetbare doelstellingen op het gebied van kwaliteit en

doorlooptijden;

Reporting: de betrouwbaarheid van de verslaggeving is hierbij van belang. Informatie in

rapportage en verslaggeving dient juist, accuraat, consistent en compleet te zijn;

Compliance: de wetgeving waar de organisatie zich aan dient te houden. Gedacht moet

worden aan bijvoorbeeld fiscale wetgeving, richtlijnen voor de accountantscontrole, mili-

euwetgeving en dergelijke.

Het zijvlak geeft de verschillende onderdelen van de organisatie weer waar risicomanagement

dient te worden toegepast. COSO II dient op de organisatie als geheel te worden toegepast.

Kraljic-matrix

De inkoopstrategie wordt volgens de Kraljic-matrix afgeleid van twee criteria: enerzijds wordt er

gekeken naar het toeleveringsrisico dat er bij de verschillende soorten producten gelopen

wordt, anderzijds wordt er gekeken naar het financiële risico dat men loopt bij het inkopen van

onderhoud. Voor een volledig overzicht van de theorie van de Kraljic-matrix wordt verwezen

naar bijlage 1.

Model van Ansoff

Het model van Ansoff wordt gebruikt om door middel van een marktanalyse aan te geven op

welke wijze een organisatie zich strategisch gezien ontwikkelt. Het model kan daarbij aangeven

op welke wijze een organisatie haar concurrentievoordeel verwacht te behalen. Voor een volle-

dig overzicht van de theorie van het model van Ansoff wordt verwezen naar bijlage 2.

2.2 Inkadering van begrippen

In deze paragraaf worden begrippen ingekaderd en gedefinieerd zodat met eenduidige begrip-

pen gewerkt kan worden.

Vastgoedonderhoud bij een woningcorporatie

Om het vastgoedonderhoud in kaart te brengen dient er eerst te worden toegelicht waar dit on-

derzoek betrekking op heeft. Allereerst is dit onderzoek bedoeld voor Domijn, maar dit zou voor

iedere willekeurige woningcorporatie gebruikt kunnen worden. Domijn is zoals vermeldt een

regionale woningcorporatie in Oost-Twente. Een woningcorporatie is een privaatrechtelijke in-

stelling (stichting of vereniging) die uitsluitend werkzaam is op het gebied van de volkshuisves-

ting, voor mensen die niet of onvoldoende in staat zijn in hun eigen huisvesting te voorzien (de

doelgroep) (KEI, kenniscentrum stedelijke vernieuwing, 2012). Zoals te lezen is in de inleiding

richten woningcorporaties zich steeds meer op hun kerntaken. Dat betekent dat vastgoedon-

derhoud wordt uitbesteed en het liefst met een aanzienlijke kostenbesparing. Dat heeft geleid

tot de ontwikkeling van traditioneel naar resultaatgericht vastgoedonderhoud. Ieder onder-

houdsbedrijf geeft een eigen definitie van vastgoedonderhoud. Voor dit onderzoek wordt vast-

gehouden aan de omschrijving van FOSAG, de ondernemersorganisatie voor schilders-, onder-

houds-, metaalconserverings-, en glasbranche. Zij omschrijft vastgoedonderhoud als:


Het geheel aan maatregelen, dat noodzakelijk is om de gebruikswaarde en de goede vervulling

van de functie, de belevingswaarde, de technische waarde en daarmee de economische waar-

de van het vastgoed te waarborgen gedurende de economische levensduur (2009). Deze defi-

nitie wordt aangehouden omdat deze als definitie de voorloper is van de verderop vermelde

definitie van RGVO welke ook door het FOSAG wordt gedefinieerd.

Langenhof (2009) legt met behulp van een publicatie van Straub (prestatiegericht samenwerken

bij onderhoud. Stimulans voor innovaties in het onderhoudsbedrijf, 2006) de link tussen traditio-

neel vastgoedonderhoud en inspanningsgericht vastgoedonderhoud. Inspanningsgericht vast-

goedonderhoud wordt beschreven in de vorm van uit te voeren werkzaamheden met vermel-

ding van producten, hetgeen in een bestek is opgenomen (FOSAG). Domijn werkt op het mo-

ment nog met deze vorm van onderhoud. Daarmee wordt de ist-positie van de organisatie

weergegeven. Leijnse (2006) definieert de ist-positie als het waarnemen van de werkelijkheid

van het te controleren object.

In de ontwikkeling van vastgoedonderhoud komt na het inspanningsconcept de prestatiegerich-

te aanpak en vervolgens de resultaatgerichte vorm van onderhoud. Dit is belangrijk voor het

vervolg van het onderzoek want de intentie is om de resultaatgerichte aanpak van onderhoud

aan te gaan nemen in de toekomst van vastgoedonderhoud bij Domijn. Hiermee wordt de soll-

positie van Domijn bereikt. Met de soll-positie wordt de gewenste situatie aangegeven, of zoals

Leijnse (2006) het definieert: ‘het stellen van normen’. Resultaatgericht vastgoedonderhoud is

hierin gedefinieerd als: Het geheel van technische, organisatorische en daarmee samenhan-

gende administratieve activiteiten om vastgoed functioneel, esthetisch en technisch op het

overeengekomen kwaliteitsniveau te houden, passend binnen de doelstellingen en de strategie

van de opdrachtgever. Hierbij is sprake van een resultaatverplichting (FOSAG, 2009). De keuze

voor de definitie van RGVO door FOSAG komt voort uit het gegeven dat FOSAG als overkoe-

pelend orgaan de leidraad heeft opgesteld. Deze leidraad is bedoeld als een handvat voor het

implementeren van de methodiek van RGVO en is nog altijd het meest complete document voor

deze implementatie. Aandachtspunt bij deze vernieuwde vorm van onderhoud is dat er niet

wordt gekeken naar de prestatie die wordt geleverd, maar naar het resultaat dat neergezet

wordt. Dat resultaat wordt bereikt door een vooraf afgesproken kwaliteitsniveau te garanderen

gedurende de looptijd van het jaar. Het te waarborgen kwaliteitsniveau wordt ook wel Service

Level Agreement (SLA) genoemd: een overeenkomst tussen een dienstverlener en een klant

waarin een minimaal aanvaardbaar serviceniveau wordt vastgelegd (Kluijtmans, 2008). Voor-

beelden van maatstaven in dit serviceniveau zijn de glansfactor die verf dient te hebben, het

tochtvrij zijn van kozijnen, hechtfactor van verf en voegkwaliteit bij metselwerk.

Het onderscheid dat volgt bij de implementatie van RGVO heeft te maken met de betalingswijze

en zal daarom een aanvulling zijn op het reguliere RGVO-proces. Bij deze vorm worden perio-

diek gelijkblijvende bedragen betaald op basis van een van tevoren vastgesteld bedrag. Dit in

tegenstelling tot regulier RGVO, waarbij de werkelijke kosten aan het eind van een onder-

houdsbeurt worden betaald.

Dagelijks en planmatig onderhoud

Voor het uitwerken van de nieuwe manier van onderhoud (RGVO) is het belangrijk om onder-

scheid te maken tussen dagelijks en planmatig onderhoud. Dagelijks onderhoud heeft betrek-

king op dagelijkse problemen die ondervonden worden in een woning. Dit kan gaan om een


lekkende kraan, een klemmende deur of een kapotte ruit. Globaal is dit in te delen in onderhoud

dat minder dan 500 euro kost en maximaal een halve dag werk in beslag neemt (Domijn). Voor

dit onderzoek wordt het dagelijks onderhoud als zodanig niet meegenomen als onderdeel van

RGVO. Planmatig onderhoud echter gaat over grote onderhoudswerkzaamheden die uitge-

voerd worden in en buiten een woning of wooncomplex. Dit onderhoud heeft betrekking op de

schil van de woning m.u.v. het dak. Een voorbeeldonderdeel van de schil van de woning is het

buitenschilderwerk (Domijn). Dit planmatige onderhoud is hetgeen waar RGVO om draait. Er

wordt gewerkt met een meerjaren onderhoudsplanning (MJOP) om het planmatig onderhoud op

basis van tijd goed in te kunnen delen. Een MJOP is een document, opgemaakt door een

bouwkundige, betrekking hebbende op een gebouw, waarin per bouwdeel (dak, gevel, kozijnen,

etc.) is beschreven binnen welke termijn onderhoud nodig is en wat de kosten zullen zijn die

aan dit onderhoud verbonden zijn (Nederlandvve.nl, 2012).

Gedurende het beheren van vastgoedonderhoud dient er eens in de drie jaar een controle te

worden uitgevoerd welke aangeeft wat de staat van een gebouw is. De leidraad RGVO vertelt

dat dit dient te gebeuren aan de hand van een prestatiemetingenplan. Er wordt echter niet om-

schreven wat er in dit plan wordt opgenomen en daardoor zal het tot onduidelijkheid kunnen

leiden over hetgeen gecontroleerd dient te worden. Oplossing daarvoor is het uitvoeren van een

conditiemeting volgens de NEN 2767 Conditiemeting. De NEN 2767 is een universele norm

voor conditiemeting. Het gebruikmaken van de NEN 2767 leidt tot het uniform inspecteren en in

kaart brengen van de technische staat van alle bouwen installatiedelen (NEN, Nederlandse

Normalisatie-instituut, 2012). De eisen die gesteld worden aan de te onderhouden complexen

kunnen worden ingedeeld in functionele en esthetische eisen. Een functionele eis is een kwali-

tatieve eis die aan de functie(s) van een bouwdeel wordt gesteld (FOSAG, 2009). Hierbij valt te

denken aan het winddicht zijn van een raam of het kunnen sluiten van een deur. Een estheti-

sche eis hangt samen met zintuigelijke waarneming (FOSAG, 2009). Dit komt neer op uiterlijke

kenmerken zoals de kleur van schilderwerk of het tochtvrij zijn van kozijnen.

Risico

Risico is de combinatie van de waarschijnlijkheid van een gebeurtenis en de gevolgen ervan.

(ISO 2002, definitie 3.1.1). Risico heeft een drietal algemene kenmerken. Ten eerste heeft risico

betrekking op (veelal) negatieve gevolgen van gebeurtenissen. Ten tweede, risico’s hebben

betrekking op toekomstige gebeurtenissen. Ten derde, risico’s brengen mogelijkerwijs toekom-

stige gebeurtenissen met zich mee (Mahler, 2007).

Risico’s zijn onder te verdelen in een tweetal typen risico’s: statische en dynamische risico’s

(Claes, 2009). Statische risico’s zijn risico’s die uitsluitend negatieve gevolgen met zich mee-

brengen. Een voorbeeld hiervan is het uitbreken van brand. Dynamische risico’s kunnen in te-

genstelling tot statische risico’s zowel positieve als negatieve gevolgen met zich meebrengen.

Ze worden ook wel ondernemingsrisico’s genoemd. Beleggingen en investeringen in nieuwe

markten zijn voorbeelden van dynamische risico’s. De waardering van risico’s betreffende het

afsluiten van nieuwe onderhoudscontracten is van groot belang voor de afhandeling ervan. Aan

de hand van de inschatting van de omvang van het risico, dient bepaald te worden of een risico

geaccepteerd, vermeden, beperkt of overgedragen dient te worden.


Kans /

Gevolg

Kleine schade Grote schade

Kleine

kans

Dit risico baart geen zorgen. Gevolgen

kunnen uit de liquide middelen van een

organisatie worden betaald. Het nemen

van schadepreventieve maatregelen zal

weinig tot niet rendabel zijn. Verzekeren

of het aanleggen van een reserve is dan

ook niet zinvol.

Dit risico vergt aandacht vanwege het

onvoorspelbare karakter (kleine kans) en

de grote gevolgen ervan die de conti-

nuïteit van de organisatie in gevaar

brengt. Het verzekeren tegen dit risico is

gebruikelijk.

Grote

kans

Dit risico zal geen financiële problemen

opleveren voor de organisatie, tenzij de

schadefrequentie te groot is. Het wordt

gezien als kostenfactor, aangezien het

door de hoge frequentie calculeerbaar is.

Dit risico zal weinig voorkomen ten gevol-

ge van risicomijdend gedrag. Als dit risico

niet te vermijden is, dan is een goede

schadepreventie vaak de enige optie die

ter beschikking staat. Verzekeren is ge-

zien de hoge frequentie en grote schade

niet te realiseren tegen een aanvaardbare

premie.

Tabel 2: Risicomatrix.

Risico’s uitgediept: financieel en juridisch

Het onderzoek dat uitgevoerd wordt zal allereerst gericht zijn op twee soorten risico’s, namelijk

financiële en juridische risico’s. Een financieel risico is een risico ten aanzien van de solvabili-

teit, liquiditeit, valuta en rentes (Kieft, 2011). Voorbeelden van financiële risico’s zijn fraude en

het niet kunnen voldoen aan de betalingsverplichtingen (ontoereikende kasstroom).

Een juridisch risico is een algemeen begrip waar geen eenduidige definitie voor is, waardoor er

verschillende definities in inloop zijn. The Bank of England (2000) definieert een juridisch risico

als een onverwachte interpretatie van de wet of wettelijke onzekerheid die het betalingssysteem

of belanghebbenden met onvoorziene financiële (negatieve) gevolgen achterlaat. Kredittilsynet

(1994) definieert een juridisch risico als volgt: het risico dat een contract niet de mate van be-

scherming biedt zoals was voorgenomen door de contractanten. In het BASEL II-akkoord wordt

een juridisch risico als volgt omschreven: een juridisch risico bevat, maar is niet beperkt tot,

blootstelling aan boetes, straffen of bestraffende schadevergoeding als gevolg van toezichthou-

dende maatregelen, alsmede van particuliere bezittingen. In alle gegeven definities komt een

wettelijke onzekerheid of beperking voor. Toegespitst op het huidige onderzoek houdt dit in dat

het beperkingen of onvolkomenheden van de contracten zijn. Gekozen is voor de volgende de-

finitie:

“een juridisch risico is een onvolkomenheid in een contract, waardoor één van de betrokken

partijen niet beschermd wordt in geval van een nalatigheid van een andere betrokken partij”.


3 Methodologie In dit hoofdstuk wordt aangegeven welke modellen zijn gebruikt om een antwoord te kunnen

geven op de verschillende onderzoeksvragen. Daarbij wordt vermeld waarom deze modellen

bijdragen aan het beantwoorden van de onderzoeksvragen. Paragraaf 3.1 betreft de toelichting

op het vooronderzoek dat verricht is om kennis op te doen over Domijn en het vakgebied van

vastgoedonderhoud. In paragraaf 3.2 wordt verantwoord hoe de hoofdvraag beantwoord wordt.

3.1 Vooronderzoek

Het vooronderzoek is nodig om kennis op te doen over verschillende vormen van vastgoedon-

derhoud, de processen van deze vormen van onderhoud en onderhoudscontracten. Het in kaart

brengen van de verschillende vormen van vastgoedonderhoud dient antwoord te geven op de

eerste deelvraag:

Welke verschillende vormen van vastgoedonderhoud zijn er?

Voor het beantwoorden van deze vraag is in eerste instantie uitgegaan van de leidraad resul-

taatgericht vastgoedonderhoud. Deze is in 2009 uitgegeven door het FOSAG. FOSAG is de

ondernemersvereniging voor de schilders- en onderhoudsbranche en vertegenwoordigt 80%

van de branche, gerekend naar het totale omzetvolume van de lidbedrijven (FOSAG,2012).

Deze leidraad is op dit moment het meest volledig in de informatieverschaffing voor wat betreft

RGVO ten opzichte van andere literatuur. Nadat verschillende processen benoemd zijn is het

mogelijk om met de deelvragen 1.1 en 1.2 aan te geven wat de verschillende processen inhou-

den:

Hoe ziet het proces van traditioneel vastgoedonderhoud er uit?

Hoe ziet het proces van RGVO er uit?

Deze processen worden in kaart gebracht omdat daarmee verwacht wordt elementen te kunnen

benoemen die mogelijke risico’s met zich mee dragen. Het in kaart brengen van de verschillen-

de processen is gebeurd nadat verschillende gesprekken gevoerd zijn met medewerkers van de

afdeling vastgoedbeheer van Domijn. Na afloop van de gesprekken zijn de uitwerkingen ter

controle voorgelegd aan de medewerkers van Domijn. Ook zal er een vergelijking worden uit-

gevoerd zodat veranderingen in het volledige proces van onderhoud beschreven worden. De

vergelijking moet antwoord geven op deelvraag 1.3:

Wat zijn de verschillen tussen de verschillende vormen van vastgoedonderhoud?

De processen worden gefaseerd in een stroomschema geplaatst om verschillen zichtbaar te

maken. Vervolgens wordt met markeringen aangegeven hoe de taakverdeling binnen het on-

derhoudsproces zal veranderen. Nadat de verschillen zijn verduidelijkt wordt er een waardeoor-

deel aan gegeven waardoor voor- en nadelen ontstaan. Daarmee wordt antwoord gegeven op

deelvraag 1.4:

Wat zijn de voordelen van RGVO-Domijn t.o.v. traditioneel vastgoedonderhoud?


3.2 Methode van onderzoek

Nadat met het vooronderzoek de nodige (theoretische) kennis is opgedaan volgt de praktische

uitvoering van het onderzoek. Dit onderzoek moet antwoord geven op de hoofdvraag van het

onderzoek:

Welke financiële en juridische risico’s met beheersmaatregelen zijn er voor Domijn om

tot RGVO-Domijn-contracten te komen?

Met behulp van het vooronderzoek kunnen risico’s benoemd worden uit de processen die zijn

vastgelegd. Domijn heeft ook enkele RGVO-contracten als voorbeeld op laten stellen. Deze

zullen geanalyseerd worden om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van de mogelijke risi-

co’s die Domijn loopt. De contracten worden ontleed waardoor beter inzicht te verkrijgen is in de

mogelijke risico’s waarmee Domijn geconfronteerd kan worden. Dit gebeurt met deelvraag 2:

Uit welke onderdelen bestaat een RGVO-Domijn contract?

Zoals in de inleiding vermeldt is wenst Domijn niet de reguliere betalingswijze maar RGVO-

Domijn door te voeren. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de contante-waarde-methode. Het is

belangrijk dat het gebruik van deze methode juist wordt toegepast omdat er gerekend wordt met

de tijdswaarde van geld en hiervoor is specifieke kennis van financiële rekenkunde nodig.

Daarom moet onderzocht worden hoe deze betalingswijze er uitziet en wat de mogelijke conse-

quenties daarvan zijn. Daarmee wordt antwoord gegeven op de derde deelvraag:

Wat zijn de betalingsmogelijkheden voor RGVO-Domijn contracten?

Nadat de processen in kaart zijn gebracht, het onderhoudscontract is ontleed én de verschillen,

voor- en nadelen zijn benoemd kan het proces van risicomanagement worden toegepast voor

beantwoording van de vierde en laatste onderzoeksvraag:

Hoe ziet het proces van risicomanagement er uit voor Domijn, gericht op RGVO-Domijn

contracten?

Dit proces wordt in kaart gebracht met behulp van het COSO II-model. En dat moet ertoe leiden

dat het volledige proces van risicomanagement wordt doorlopen. Daarbij worden risico’s in kaart

gebracht en passende beheersmaatregels geformuleerd. De risico’s worden geïdentificeerd en

beoordeeld waarna eventueel acties worden ondernomen volgens COSO II. Afsluitend dienen

de risico’s te worden gemonitord om de benadering met betrekking tot deze risico’s te herzien.

Het doel van COSO II is te komen tot een integrale risicobeheersing. Met het doorlopen van

deze methode wordt verwacht dat de belangrijkste risico’s met beheersmaatregelen in kaart zijn

gebracht. Zo kan er een antwoord worden gegeven op de hoofdvraag van dit onderzoek. Het

inventariseren en op waarde schatten van de risico’s is gebeurd na diverse gesprekken, onder

andere met de coördinator van RGVO, teamleider afdeling vastgoedbeheer, controller en me-

dewerker beleid en bedrijfsvoering. Juist voor het op waarde schatten van deze risico’s was het

belangrijk om met deze betreffende personen in gesprek te gaan aangezien zij ervaring hebben

in het werken met vastgoedonderhoud, financiën en beheersen van risico’s. Deze gesprekken

waren voornamelijk van informerende aard waarbij voor de risicobeoordeling gebruik is gemaakt

van invulformulieren. Deze zijn bij de resultaten in tabel 6 terug te vinden.


4 Resultaten In dit hoofdstuk worden de resultaten van het onderzoek weergegeven. Verschillende vormen

van vastgoedonderhoud worden benoemd en vergeleken. Uit de vergelijking komen voor- en

nadelen naar voren. Vervolgens worden de financieringsmogelijkheden met betrekking tot het

vastgoedonderhoud in kaart gebracht en hierbij worden voor- en nadelen van elke financie-

ringswijze benoemd. Op basis van bovenstaande worden risico’s afgeleid en beheersmaatrege-

len van deze risico’s beschreven m.b.v. het COSO-II model.

4.1 Verschillende vormen van vastgoedonderhoud

Sinds het ontstaan van woningcorporaties zijn er door de jaren heen verschillende vormen van

vastgoedonderhoud ontstaan. Deze verschillende vormen worden in dit hoofdstuk nader toege-

licht.

Na de Tweede Wereldoorlog werden woningcorporaties volledig door het rijk gefinancierd. Tot

midden jaren zestig droegen gemeenten de rol van opdrachtgever waarna de corporatie het

bezit in exploitatie kon nemen. Vanaf dat moment werden corporaties zelf opdrachtgever en

kregen ze de verantwoordelijkheid voor het financieel beheer van het eigen vermogen. Het bezit

groeide intussen en verouderde. Er kwamen onderhoudsdiensten en projectafdelingen. Daar-

naast kregen de corporaties in het BBSH een aantal nieuwe volkshuisvestelijke taken toebe-

deeld. Ook veranderde het toezicht van gedetailleerde voorschriften vooraf naar toetsing op

geleverde prestaties achteraf. De rol van de rijksoverheid is daarmee veranderd van dirigistisch

naar voorwaardenscheppend en toezichthoudend. Het rijk en de gemeenten kunnen sindsdien

de corporaties niet langer sturen; wel moeten ze prestatieafspraken met elkaar maken en on-

derhandelen over het investeringsbeleid. Hiermee hebben de corporaties in hun voorraadbeleid

en bedrijfsvoering meer speelruimte gekregen. Corporaties hebben echter ook geen verzekerde

toevoer meer van bouwlocaties met beschermde grondprijzen. De concurrentie tussen corpora-

ties en marktpartijen is daardoor toegenomen.

Het traditionele onderhoud, zoals dat op dit moment veelal nog wordt uitgevoerd wordt meestal

uitbesteed volgens het inspanningsconcept. Dit houdt in dat de opdrachtgever de tijdsduur en

de wijze van uitvoering bepaalt. Het onderhoudsbedrijf voert de opdracht uit en de opzichter van

de opdrachtgever controleert of de afgesproken bewerkingen worden uitgevoerd. De opdracht-

gever en het onderhoudsbedrijf maken geen eenduidige afspraken over het gewenste kwali-

teitsniveau. De opdrachtgever gaat vaak voor de laagste prijs op korte termijn en niet voor de

meest optimale prijs-kwaliteitverhouding voor de langere termijn. Woningcorporaties zijn zich

echter gaan richten op een kwaliteitseis waar onderhoudsbedrijven zich aan dienen te houden.

Dit zijn corporaties gaan doen, omdat er bij het inspanningsconcept geen afgesproken kwali-

teitsniveau bestaat. Daarmee wordt de belangrijkste reden benoemd om tot een vernieuwde

aanpak van vastgoedonderhoud te komen. Het ontbreken van een vastgesteld kwaliteitsniveau

kan namelijk leiden tot onduidelijkheden bij zowel de opdrachtgever (corporatie) als de op-

drachtnemer (onderhoudsbedrijf). Dit vernieuwde concept is, in tegenstelling tot traditioneel on-

derhoud, prestatiegericht. Dit houdt in dat de vraag naar onderhoud van de opdrachtgever

wordt omschreven in technische prestatie-eisen. Het onderhoudsbedrijf maakt, soms met be-


hulp van de leverancier(s), op basis van de gewenste technische prestaties de vertaling naar

technische oplossingen.

Toch leren recente ervaringen dat ook het prestatieconcept niet altijd de gewenste kostenbe-

heersing met zich meebrengt. Het onderhoudsbedrijf is immers aansprakelijk voor het realiseren

van de afgesproken technische prestatie-eisen. Als gevolg hiervan worden veelal door het ont-

breken van voldoende competenties bij het onderhoudsbedrijf minder risicovolle bestekken of

onderhoudsscenario’s opgesteld. Hierdoor wordt wel een prestatie geleverd, maar deze is on-

voldoende om op de lange termijn de gewenste kwaliteit te behouden. Dit heeft een kostenver-

hogend effect, doordat er eerder dan gepland opnieuw onderhoud uitgevoerd zal moeten wor-

den. Om hier verbetering in te brengen is er een verdere ontwikkeling ingezet: het resultaatge-

richt vastgoedonderhoud (FOSAG, 2009). Het belangrijkste kenmerk en daarmee het verschil

ten opzichte van prestatiegericht vastgoedonderhoud is het feit dat er bij RGVO vooraf een mi-

nimum kwaliteitsniveau wordt bepaald waar gedurende de volledige contractduur aan voldaan

dient te worden. Op die manier is Domijn en ook de bewoner als eindgebruiker continu verze-

kerd van onderhoud van vastgoed. In tabel 3 worden de kernmerken van de verschillende vor-

men van vastgoedonderhoud weergegeven.

Het proces van traditioneel vastgoedonderhoud

Traditioneel onderhoud binnen Domijn is in augustus 2011 in een processchema vastgelegd. In

bijlage 3 is in een schema te zien wat de verschillende activiteiten zijn teneinde traditioneel on-

derhoud uit te voeren. Met de beschrijving van traditioneel vastgoedonderhoud wordt de ist-

positie weergegeven.

Het proces van resultaatgericht vastgoedonderhoud

Resultaatgericht onderhoud wordt in kaart gebracht met behulp van de leidraad RGVO van het

FOSAG. Dit proces dient leidend te zijn voor het werken volgens RGVO richtlijnen. Vanuit o.a.

dit proces zullen de risico’s in kaart worden gebracht. Het proces van RGVO bestaat uit ver-

schillende fasen. Deze fasen met bijbehorende activiteiten zijn eveneens verwerkt in bijlage 3.


Inspanningsgericht Prestatiegericht Resultaatgericht

Werkwijze Werkwijze waarbij het on-

derhoud wordt beschreven

in de vorm van uit te voeren

werkzaamheden met ver-

melding van producten, het-

geen in een bestek is opge-

nomen (de procesbeschrij-

ving)

Werkwijze waarbij de

vraag naar het onder-

houden geheel of ge-

deeltelijk wordt om-

schreven in techni-

sche prestatie-eisen.

Werkwijze waarbij de

opdrachtnemer de ver-

taalslag maakt van het

gewenste kwaliteitsni-

veau en de functionele

en esthetische eisen

naar technische en

organisatorische op-

lossingen.

Doel onder-

houd

Het te bereiken kwaliteitsni-

veau als zodanig wordt niet

afgesproken.

Op basis van de door

de opdrachtgever ge-

wenste technische

prestaties maakt het

onderhoudsbedrijf de

vertaalslag naar tech-

nische oplossingen

met de zekerheid dat

de technische presta-

ties worden geleverd.

De zekerheid voor op-

drachtgever dat aan

het gewenste kwali-

teitsniveau wordt vol-

daan en de overeen-

gekomen functionele

en esthetische presta-

ties worden geleverd.

Bestek Het schrijven van het bestek

en de uitvoering zijn meest-

al gescheiden.

Het schrijven van het

bestek en de uitvoe-

ring zijn in één hand

ondergebracht.

Prestaties, bestek en

uitvoering zijn in één

hand ondergebracht.

Uitvoering De opdrachtgever bepaalt

de uitvoering van het pro-

ces.

Het onderhoudsbedrijf

bepaalt de uitvoering

van het proces.

Het onderhoudsbedrijf

bepaalt de projectvoor-

bereiding en de uitvoe-

ring van het proces.

Levering Er wordt geleverd wat in het

bestek staat.

Er wordt vooraf om-

schreven welke tech-

nische prestaties wor-

den geleverd.

Er wordt vooraf over-

eengekomen welk re-

sultaat wordt geleverd

waarvoor de functione-

le en esthetische kwali-

teitsniveaus zijn be-

noemd.

Focus Er wordt gedacht in uitvoe-

ring van onderhoudswerk-

zaamheden (inspanningen)

input-georiënteerd.

Er wordt gedacht in

technische prestaties

(output-georiënteerd)

Er wordt gedacht in

resultaten (outcome)

Tabel 3: Overzicht tussen inspanningsgericht, prestatiegericht en resultaatgericht vastgoedon-

derhoud (Leidraad Resultaatgericht Vastgoedonderhoud, 2009).


4.2 Verschillen tussen traditioneel- en resultaatgericht vastgoedon-derhoud

De verschillende vormen van vastgoedonderhoud zijn uitgeschreven aan de hand van proces-

schema’s. Te zien is dat beiden ingedeeld kunnen worden in enkele stappen. De vergelijking

wordt zo uitgevoerd dat er wordt uitgegaan van de huidige situatie (wat in dit geval het traditio-

nele vastgoedonderhoud weergeeft) en vervolgens wordt bekeken hoe dit bij de gewenste si-

tuatie (RGVO) anders zal zijn.

Traditioneel onderhoud RGVO

1. Langetermijndoelstelling opstellen 1. Partijen samenbrengen

2. Planning 2. Resultaat vaststellen

3. Voorbereiding 3. Voorbereiding

4. Overeenkomst sluiten

4. Uitvoering 5. Uitvoering

5. Evaluatie 6. Evaluatie

Tabel 4: Stappen in vastgoedonderhoud

1. Traditioneel onderhoud vereist zelf een MJOP te maken en daar gaat veel tijd en geld in

zitten. Bij RGVO hoeft dit slechts eenmalig te worden toegepast waarna het mogelijk is om

het onderhoud voor de rest van de levensduur uit te besteden aan een onderhoudsbedrijf.

2. Het opstellen van de planning die in de standaardprocedure terugkomt, is een uitgebreid

proces. Hier wordt de MJOP aan de hand van driejaarlijkse conditiemeting vertaald naar

jaarlijkse begrotingen. Dit dient vervolgens afgestemd te worden met de directie waarna het

plan na akkoord bevinden definitief kan worden gemaakt. Bij RGVO is dit proces uitbesteed

aan het onderhoudsbedrijf waardoor er tijd en geld kan worden bespaard.

3. Stap 3 van het traditionele vastgoedonderhoud betreft de voorbereiding. Hierin wordt de

werkvoorbereiding uitgevoerd, de opdracht verstrekt en worden de bewoners geïnformeerd

over de werkzaamheden. RGVO kent ook een voorbereiding in fase 3 al heeft dit wel een

andere opzet: hier wordt de inventarisatie en inspectie van het te onderhouden complex uit-

gevoerd, worden onderhoudsscenario’s opgesteld en de opdracht wordt uiteindelijk aange-

boden bij een onderhoudsbedrijf.

4. Stap 4 gaat bij standaard onderhoud uit van het uitvoeren van de werkzaamheden door het

onderhoudsbedrijf terwijl er bij RGVO een heel belangrijke stap in het proces van RGVO

plaatsvindt: het sluiten van de overeenkomst.


5. Traditioneel vastgoedonderhoud wordt afgerond met een evaluatie tussen Domijn en het

onderhoudsbedrijf. RGVO is op dat moment pas aangekomen bij de uitvoering van de werk-

zaamheden welke worden uitgevoerd door het onderhoudsbedrijf.

6. Als laatste fase sluit ook RGVO af met een evaluatie tussen Domijn en het onderhoudsbe-

drijf.

7. Een belangrijk verschil tussen traditioneel onderhoud en RGVO-Domijn is de betaalwijze.

Dit komt niet tot uitdrukking in de vergelijking van de fasen, maar juist met dit betalingsmo-

del wil Domijn zich onderscheiden op de markt. Volgens de theorie van Ansoff is hier sprake

van productontwikkeling. De betalingswijze is nieuw en wordt geïntroduceerd op de be-

staande onderhoudsmarkt.

In figuur 4 worden de processen van traditioneel onderhoud en RGVO in een stroomschema

naast elkaar weergegeven. De linker kolom betreft het traditionele proces van vastgoedonder-

houd, rechts geeft het proces van RGVO weer.


Figuur 4a: Procesweergave deel één traditioneel en resultaatgericht vastgoedonderhoud


Figuur 4b: Procesweergave deel twee traditioneel en resultaatgericht vastgoedonderhoud

De overgang van traditioneel onderhoud naar RGVO leidt tot een verandering voor de inkoop

van het onderhoud. De inkoop van het traditionele onderhoud is volgens de matrix van Kraljic in

te delen onder de routineproducten. Daarbij wordt onderhoud ingekocht met een laag financieel

risico en een lage mate van complexiteit. Dit komt doordat het traditionele onderhoud als stan-

daard manier van onderhoud door vele onderhoudsbedrijven kan worden geleverd. Daarbij zijn

het vaak kleinere op zichzelf staande opdrachten waarvan het financiële risico klein is. Bij

RGVO verschuift dit type inkoop naar een strategisch product. Het financiële risico wordt van-

wege de omvang en looptijd vele malen groter en RGVO betreft in tegenstelling tot traditioneel

onderhoud een veel complexere vorm van onderhoud. Doordat al het onderhoud in één pakket

wordt aanbesteed is het moeilijker hier een geschikt onderhoudsbedrijf voor te vinden die dit

kan uitvoeren. Deze wijziging van inkoop dient niet onderschat te worden door Domijn. Indien

ook nog de gewenste beta-

lingsvariant (RGVO-

Domijn) wordt ingevoerd is

het nieuwe product op de

bestaande markt zoals naar

voren komt uit de Ansoff-

matrix in beeld gebracht.

Op deze wijze is RGVO-

Domijn nog nadrukkelijker

een strategisch product wat

aangeboden kan worden

aan onderhoudsbedrijven.

Figuur 5: De verschuiving

van inkoop in de Kraljic-

matrix.


4.3 De voor- en nadelen van RGVO-Domijn t.o.v. traditioneel vast-goedonderhoud

Er zijn enkele belangrijke verschillen (en daarmee voor- en nadelen) te benoemen bij de verge-

lijking tussen traditioneel onderhoud (inspanningsgericht en prestatiegericht vastgoedonder-

houd) en resultaatgericht (RGVO en RGVO-Domijn) onderhoud. In tabel 5 wordt onderscheid

gemaakt tussen de operationele en financiële voor- en nadelen.

Operationele

voordelen

Opstellen van MJOP wordt uitbesteed aan gespecialiseerd onderhoudsbedrijf.

Dit leidt tot verbeterde efficiëntie in de ketensamenwerking.

Het overdragen van onderhoud aan een onderhoudsbedrijf levert Domijn het

voordeel op van kwaliteitsverbetering (vanwege de langdurige verantwoorde-

lijkheid van het onderhoudsbedrijf). Door de verbondenheid van het onder-

houdsbedrijf met de verschillende complexen die het dient te onderhouden is

er bij het onderhoudsbedrijf meer duidelijkheid en kennis met betrekking tot de

te onderhouden complexen en de onderhoudsstaat van complexen.

Uitbesteden volgens RGVO(-Domijn) biedt het onderhoudsbedrijf zekerheid

van onderhoudsactiviteiten (en dus omzet) voor de lange termijn.

Vereist kwaliteitsniveau ligt vooraf vast en zou de kwaliteit moeten garanderen

De werkvoorbereiding wordt overgedragen waardoor dit een efficiëntere in-

richting van dit bedrijfsproces (door het onderhoudsbedrijf) mogelijk maakt.

Operationele

nadelen

Door uitbesteden van onderhoud verliest Domijn mogelijk de kennis en capaci-

teiten om kwaliteitseisen op waarde te schatten.

Financiële

voordelen

Financiële zekerheid en stabiliteit voor Domijn

Financiële zekerheid en stabiliteit voor het onderhoudsbedrijf

Dalende kosten van de bedrijfsvoering als gevolg van uitbesteding

Mogelijkheid bestaat dat Domijn achteraf gezien minder heeft betaald dan de

werkelijke gemaakte onderhoudskosten, omdat het te betalen bedrag aan on-

derhoudskosten gebaseerd is op een kostenraming.

Financiële

nadelen

De mogelijkheid bestaat dat Domijn achteraf gezien meer heeft betaald voor de

werkelijke gemaakte onderhoudskosten, omdat het te betalen bedrag aan on-

derhoudskosten gebaseerd is op een kostenraming.

In geval van het niet kunnen leveren van onderhoud door het onderhoudsbe-

drijf is het mogelijk dat er een bedrag aan betaalde onderhoudskosten open-

staat. De mogelijkheid bestaat dat Domijn dit betaalde bedrag zonder gelever-

de tegenprestatie, het te leveren onderhoud, niet terugkrijgt.

Tabel 5: Voor- en nadelen van RGVO-Domijn t.o.v. traditioneel vastgoedonderhoud.


4.4 Onderdelen van een RGVO-Domijn-contract

Op basis van bestaande contracten is een lijst opgesteld met minimumvereisten waaraan een

RGVO-contract moet voldoen. Daarnaast zijn er soortgelijke onderhoudscontracten gebruikt die

ook betrekking hebben op langdurige samenwerkingsovereenkomsten. Als laatste is onder-

staande lijst aangevuld met wensen van Domijn als opdrachtgever.

De overeenkomst:

1. overweging, doel, algemene omschrijving en uitgangspunten

2. Begrippenlijst

3. Algemene bepalingen:

o.a. vakbekwaamheid, geheimhouding, (keten-)aansprakelijkheid, schade, tarieven,

afvalstoffen en Arbo-omstandigheden

4. Geschillen en toepasselijk recht

5. Wijziging en duur van overeenkomst:

o.a. duur van overeenkomst, tussentijdse beëindiging

6. Overlegstructuur:

o.a. contracten leveranciersevaluatie

7. Vervanging:

o.a. te vervangen onderhoudsonderdelen

8. Periodiek planmatig onderhoud:

o.a. onderscheid periodiek en correctief onderhoud, afbakenen van werkzaamheden,

communicatie en planning

9. Correctief onderhoud:

storingsafhandeling

10. Beheer en productoverzicht:

o.a. actualisering producten activiteitenoverzicht, garantieaanspraken en

inspectiebeurten

11. Meetbare prestaties:

prestatie-indicatoren en functionele-, esthetische- en kwaliteitseisen

12. Facturering en betaling

13. Ondertekening

14. Bijlagen:

productoverzicht, onderhoudsplanning, rapportagesysteem, inkoopvoorwaarden

Het contract opent met een inleiding en ondertekening van het contract, waarin wordt aangeven

op wiens verzoek is het contract is opgesteld, om welk complex of welke woningen het gaat en

wat het doel is van de overeenkomst. Aangegeven wordt hoe controle door de woningcorporatie

dient plaats te vinden. Vervolgens wordt de duur van het contract genoemd en de wijze van

opzegging van het contract. De uitgangspunten van het contract worden puntsgewijs genoemd

en vervolgens worden inspectiegegevens opgesomd: waar heeft dat onderhoud betrekking op?

In het daaropvolgende plan van aanpak dat betrekking heeft op het uit te voeren onderhoud

wordt per inspectie-onderdeel aangeven wat de werkzaamheden zullen zijn. Daarna komen de

financiën en functionele- en prestatie eisen aan bod. In het financiële gedeelte wordt de jaarlijk-

se betaling genoemd. Door het formuleren van functionele- en prestatie eisen wordt getracht de

kwaliteit te waarborgen. Uitgegaan wordt van een universele kwaliteitsnorm NEN 2767. Domijn


wil door middel van steekproeven controleren of het onderhoudsbedrijf zich aan de kwaliteits-

norm houdt. De wijze van facturering en betaling dient afgebakend te zijn en de ondertekening

van het contract moet door rechtsgeldige personen verricht worden. Tot slot worden de voor-

waarden die van toepassing zijn op de prestatie-overeenkomst genoemd.

Het contract betreffende het onderhoud van cv-ketels is uitgebreider dan voorgaande bespro-

ken onderhoudscontracten. In de omschrijving van de overeenkomst worden opdrachtgever en

-nemer genoemd, het doel en de algemene omschrijving van de dienstverlening. Ter verduide-

lijking volgt een hoofdstuk met definiëring van begrippen voor een heldere afbakening van de

verschillende onderwerpen. Inhoudelijk worden eerst de algemene bepalingen besproken. Ver-

volgens wordt toegelicht hoe mogelijke geschillen afgehandeld moeten worden. De wijziging en

duur van de overeenkomst en overlegstructuur zijn ook onderdelen van de overeenkomst waar-

na in hoofdstuk zeven specifiek wordt ingegaan op de vervanging van bijvoorbeeld cv-ketels of

kozijnen. In hoofdstuk acht en negen komen het periodiek en correctief onderhoud aan bod en

daarbij wordt besproken welke werkzaamheden wel bij de prijs zijn inbegrepen en welke niet.

Voor de beheersing van het onderhoud(proces) worden er overzichten opgesteld waarmee de

functie van de verschillende ketels zeker kan worden gesteld. In hoofdstuk elf worden de meet-

bare prestaties weergegeven die ervoor moeten waken dat er continu inzicht is in optimale be-

woonbaarheid en klanttevredenheid voor de huurders van de opdrachtgevers. Het laatste on-

derdeel van het contract vermeldt de betaalwijze waarna verwezen wordt naar de verschillende

bijlagen. Ter afsluiting is een hoofdstuk opgenomen waarin de ondertekening is verwerkt.

4.5 Financieringsmogelijkheden

Zoals in de introductie vermeld is kost het onderhoud veel geld. Uit navraag blijkt dat Domijn in

staat is dit onderhoud volledig uit de operationele kasstroom te financieren. Door het onderhoud

op deze manier te financieren is het niet afhankelijk van langlopende leningen die het bij kre-

dietverstrekkers afsluit. Tevens hoeft het zich daardoor geen zorgen te maken hoe men dit ge-

leende geld (inclusief rente) in de toekomst terug zou moeten betalen. Doordat Domijn zich ver-

bindt voor meerdere jaren is het van belang dat Domijn hierbij afweegt wat financieel gezien

voordelen biedt (vooraf zekerheid over een verwacht bedrag of achteraf de werkelijke kosten

betalen) en waarmee Domijn een zo laag mogelijk risico loopt. Daar wordt mee bedoeld dat

Domijn met betrekking tot de financiering van onderhoudskosten de wens heeft om een jaarlijks

gelijke kasstroom te creëren. Deze wens is ontstaan doordat Domijn bij traditioneel onderhoud

te maken had met een piekbelasting van de kasstroom dat inhoudt dat er een aantal jaren rede-

lijk gelijke positieve kasstromen waren die gevolgd werd door een negatieve kasstroom vanwe-

ge onderhoudskosten die in één keer werden betaald.

4.5.1 RGVO

Het onderhoud van een complex wordt voor lange termijn uitbesteed aan een onderhoudsbe-

drijf. De financiering bij regulier RGVO geschiedt op basis van werkelijke kosten zoals deze

achteraf bekend worden. Dit zal ertoe leiden dat de (uitgaande) kasstroom voor Domijn eens in

de zes jaar een piekbelasting kent en tussendoor slechts belast wordt ten laste van een tussen-

tijdse conditiemeting. Door meerdere te onderhouden complexen volgens het diversiteitsver-

schijnsel in een groep te plaatsen kunnen deze onderhoudsbeurten zo gepland worden dat er

ieder jaar een gelijke belasting op de kasstroom ontstaat. Het diversiteitsverschijnsel wordt op

dit moment nog niet gebruikt om een gelijkblijvende kasstroom te creëren. Door pas achteraf te


betalen voor het uitgevoerde onderhoud loopt Domijn geen financieel risico. Dit biedt echter

geen zekerheid wat betreft de hoogte van toekomstige uitgaven, omdat deze prijzen niet vooraf

worden vastgesteld.

Figuur 6: Diversiteitsverschijnsel bij de betaling volgens RGVO.

Er worden zes complexen (A t/m F) in een tijdlijn weergegeven, waarin de rode balk het mo-

ment van onderhoud weergeeft. Uitgaande van de volgende ideaalsituatie:

Op het moment van onderhoud volgt aansluitend de betaling van het onderhoud.

Complexen met dezelfde mate van onderhoud (uitgedrukt in kosten) worden in de zelfde

groepen ingedeeld.

Door de tijdstippen van onderhoud in een groep gelijkmatig in te delen ontstaat een con-

stante kasstroom.

4.5.2 RGVO-Domijn

Bij het hanteren van RGVO-Domijn wordt er jaarlijks een bedrag betaald dat samen de totale

kosten voor een vooraf afgesproken periode moet dekken. Dit totaalbedrag, dat het onder-

houdsbedrijf over deze periode in rekening wil brengen, wordt contant gemaakt en omgerekend

naar jaarlijks gelijkblijvende annuïteiten. Deze berekening wordt uitgevoerd volgens de contante

waarde. Dit te betalen bedrag geeft de contante waarde van de toekomstige kosten weer en

biedt de zekerheid dat er jaarlijks een gelijk bedrag betaald dient te worden. Hierbij komt het

financiële risico aan de orde dat men al enkele betalingen heeft verricht zonder dat er al onder-

houd is uitgevoerd. Dit kan gecompenseerd worden door uit te gaan van het diversiteitsver-

schijnsel. Er kan namelijk voor zes complexen een jaarlijks bedrag betaald worden waarna het

onderhoudsbedrijf deze zes betalingen gebruikt voor het onderhoud van één complex. Een jaar

later worden deze jaarlijkse betalingen gebruikt voor het onderhoud van een volgend complex in

deze groep. Door gebruik te maken van het diversiteitsverschijnsel wordt niet alleen Domijn

maar ook het onderhoudsbedrijf continuïteit en zekerheid op de lange termijn geboden. Deze

beperking van het financiële risico wordt geïllustreerd in onderstaand overzicht.


Figuur 7: Diversiteitsverschijnsel bij de betaling volgens RGVO-Domijn.

Er worden zes complexen (A t/m F) in een tijdlijn weergegeven, waarin de rode balk het mo-

ment van onderhoud weergeeft. Uitgaande van de volgende ideaalsituatie:

Ieder jaar betaalt Domijn een gelijkblijvend bedrag van € 10.000 per complex waar on-

derhoud mee kan worden gefinancierd.

Een onderhoudsbeurt per complex vindt iedere zes jaar plaats en kost € 60.000.

Bij complex A zou Domijn zes x €10.000 betaald hebben voordat onderhoud plaatsvindt.

Daardoor loopt Domijn een financieel risico van € 60.000.

Bij complex F zou Domijn € 10.000 hebben betaald terwijl het onderhoud € 60.000 kost.

In dit geval loopt het onderhoudsbedrijf een financieel risico van € 50.000.

Door deze zes complexen in één groep op te nemen wordt er ieder jaar € 60.000 be-

taald. Ook wordt er ieder jaar aan één van deze complexen onderhoud uitgevoerd t.w.v.

€ 60.000.

Doordat betaling en prestatie nu jaarlijks tegen opzichte van elkaar weggestreept kun-

nen worden blijft het financieel risico in deze ideale situatie beperkt tot € 0.

Aangezien het onwaarschijnlijk is dat deze ideaalsituatie in de praktijk gerealiseerd wordt, dient

er een marge te worden aangenomen wat aan openstaande bedragen toegestaan wordt. Dit zal

het financiële risico van openstaande bedragen beperken. Met het gebruik van het diversiteits-

verschijnsel zal het naar verwachting eenvoudiger worden om een kostenegalisatie over de

lange termijn na te streven. Des te meer complexen er in één groep van onderhoud opgenomen

kunnen worden des te kleiner zou de marge moeten zijn die toegestaan wordt voor de open-

staande bedragen.


4.6 Risicomanagement: COSO II

Risico’s waar Domijn mee geconfronteerd kan worden zullen worden geïdentificeerd, geanaly-

seerd en beheerst volgens het stappenplan van COSO II. De eerste stap is het omschrijven van

de interne omgeving. De tweede stap is stellen van doelen van de organisatie. Vervolgens wor-

den de kritieke gebeurtenissen geïdentificeerd. Deze kritieke gebeurtenissen zullen gebaseerd

zijn op RGVO-Domijn-contracten en de totstandkoming van deze RGVO-processen. Risico’s

worden in eerste instantie ingedeeld op basis van moment van voorkomen. Vervolgens worden

risico’s binnen hetzelfde tijdvak (pretransactioneel, transactioneel of posttransactioneel) onder-

verdeeld in financiële, juridische en operationele risico’s. Er wordt een risico-inschatting ge-

maakt waarin de kans en het gevolg worden benoemd waarna besloten wordt hoe met de risi-

co’s wordt omgegaan. Voor deze risico’s dienen beheersmaatregelen opgesteld te worden.

Hiervoor zijn een aantal mogelijkheden: accepteren, beperken, vermijden of overdragen (o.a.

verzekeren). De keuze voor één van deze mogelijkheden tot beheersing hangt af van de om-

vang van het risico dat wordt bepaald door de risicomatrix (Claes, 2009). De omvang van een

risico wordt bepaald door de kans op een gebeurtenis en het gevolg ervan. Na de beheers-

maatregelen worden betrokken personen en afdelingen geïnformeerd waarna ter afsluiting voor

een goede bewaking van de werking van het ERM-systeem gezorgd moet worden.

Internal environment

De interne omgeving is beschreven in hoofdstuk één van dit onderzoek.

Objective setting

Naast het uitwerken van beheersmaatregelen voor RGVO-Domijn-contracten op basis van een

financiële en juridische analyse wordt aangegeven hoe Domijn wenst om te gaan met risico’s

die verbonden zijn aan het proces van RGVO. Uit gesprekken blijkt dat men bij Domijn bereid is

risico’s te nemen, maar dat men zich daar wel bewust van wil zijn. Men wenst geen ondoor-

dachte beslissingen te nemen waar risico’s uit voort kunnen vloeien. Dit gebeurt mede met het

oog op een maatschappelijke en sociale verantwoording die Domijn daarmee aflegt.

Event identification: het proces van RGVO-Domijn

De event identification betreft twee activiteiten. Allereerst wordt het tot stand komen en de uit-

voering van het RGVO-proces geanalyseerd. Hieruit worden risico’s afgeleid. De tweede activi-

teit betreft het risico’s afleiden van opgestelde RGVO-Domijn-contracten die men in de toe-

komst wenst te gebruiken. Uit deze contracten worden verschillende onderdelen benoemd die

risico’s met zich mee kunnen dragen. Deze risico’s zijn verwerkt in tabel 6 en daarbij worden de

risico-inschatting, -respons en beheersactiviteit per risico benoemd. Bij de risicowaardering

wordt onderscheid gemaakt tussen de kans op voordoen en het gevolg ervan. Beide onderde-

len zijn gewaardeerd op een schaal van één op tien. Verschillende betrokken medewerkers van

Domijn hebben de risico’s beoordeeld. De waardering is en blijft echter subjectief. Dit betekent

dat de waardering niet statistisch onderbouwd is.


Risico Risicobeoordeling Risicotype Houding Beheersmaatregelen

Pretransactioneel

1. Het maken van kosten in het voor-traject zonder dat er een samenwer-kingsovereenkomst tot stand komt.

Kans (2) x gevolg (2) Kans is in kleine mate aanwezig en het gevolg is relatief klein. Partijen die aan de besprekin-gen over RGVO beginnen willen er uitkomen, omdat het voordelen biedt. Het gevolg is rela-tief klein gezien de lage absolute kosten.

Financieel Beperken

Bewust zijn van de te maken kosten tot aan het tot stand komen van een sa-menwerkingsovereenkomst. Gemaakte kosten die toebedeeld kunnen worden aan de gewenste samenwerking bij-houden, omdat deze niet door de be-drijfsvoering terugverdiend kunnen worden. Er komt immers geen activiteit (onderhoud) tot stand.

2. Onbetrouwbare ketenpartners (voor wat betreft financieel en samenwer-king/nakomen van afspraken)

Kans (2) x gevolg (7) De kans dat het gebeurt is klein, omdat de po-tentiële ketenpartners al bekend zijn bij Domijn en hier al veelvuldig mee wordt samengewerkt. Mocht dit zich toch voordoen dan is het gevolg dat Domijn een onderhoudsbedrijf betaalt zon-der dat dit onderhoudsbedrijf hier een prestatie voor levert. Dit betekent dat Domijn een ander onderhoudsbedrijf zal moeten zoeken en beta-len om het onderhoud alsnog gedaan te krij-gen.

Juridisch en financieel

Beperken

Uitvoerige selectieprocedure hanteren (samenwerking), transparantie nastre-ven en financieel risico beperken. Indien het onderhoudsbedrijf niet aan de verplichtingen kan voldoen volgt er een waarschuwing en wanneer geen verbetering optreedt, kan dit leiden tot ontbinding van het contract. Er dient dus een ontbindingsclausule te worden opgenomen in het contract.

3. Het onderhouds-bedrijf heeft onvol-doende ervaring met RGVO

Kans (1) x gevolg (2) De onderhoudsbedrijven waar Domijn mee samenwerkt behoren tot de grotere in de regio en hebben ervaring met RGVO. Als blijkt dat een bedrijf onvoldoende ervaring heeft met RGVO, dan is er voldoende tijd om een ver-vangend onderhoudsbedrijf aan te stellen die het onderhoud alsnog uit kan voeren.

Operationeel Beperken Werken met het onderhoudsbedrijven die het VGO-keurmerk mogen voeren. Dit keurmerk biedt als enige zekerheid dat het onderhoudsbedrijf technisch en organisatorisch in staat is om met RGVO te werken (VGO-keur 2012).



4. Te laag of te hoog kwaliteitsniveau vastgesteld

Kans (3) x gevolg (4) Kwalitatief minder goed onderhoud leidt tot ontevredenheid bij huurders en dit mag niet leiden tot structurele klachten en een slecht imago. Een te hoog niveau betekent dat de onderhoudskosten hoger zijn voor Domijn, vanwege het te hoog gestelde kwaliteitsniveau.

Operationeel

Financieel

Beperken

Uitgaan van universele normen (NEN 2767). Domijn bepaalt de norm en het onderhoudsbedrijf dient zich hieraan te houden bij het aangaan van het con-tract. Daarnaast kan door middel klanttevre-denheidsonderzoeken nagegaan wor-den of de kwaliteit voldoende is.

5. Slechte doorvertaling theo-retische kwaliteitseisen

Kans (1) x gevolg (7) Het onderhoudsbedrijf dient op basis van de universele normen die gehanteerd worden te weten welke maatregelen het moet nemen om aan de gestelde eisen te kunnen voldoen. Daarvoor moeten zij de juiste doorvertaling maken naar uit te voeren werkzaamheden.

Operationeel Beperken

Het onderhoudsbedrijf dient de doorver-taling op basis van universele norm (NEN 2767) uit te werken, waarna Do-mijn deze goed of af kan keuren. Daar-naast kan door middel van een RGVO-keurmerk (m.b.t. kennis en kunde van onderhoudsbedrijven) voorkomen wor-den dat bedrijven onvoldoende scoren in doorvertaling.

6. Verschil in inter-pretatie van huidige staat complex

Kans (1) x gevolg (5) Domijn bepaalt de waarde (minimum kwali-teitseis), het onderhoudsbedrijf dient die waar-de vervolgens na te komen.

Operationeel Beperken

Uitgaan van universele norm NEN 2767 kan verschil in interpretatie voorkomen of op zijn minst beperken. Er wordt niet meer gewerkt met een bestek, want onderhoudsbedrijven dienen zelf te bepalen hoe ze het onderhoud uitvoe-ren zolang de vereiste kwaliteit ge-waarborgd is.



7. Overschatte kosten bij kostenraming

Kans (2) x gevolg (5) De samenwerking tussen onderhoudsbedrijf en Domijn is gericht op de lange termijn en dus zal het onderhoudsbedrijf niet direct geneigd zijn om op korte termijn geld te verdienen. Bo-vendien vindt er indexatie plaats. Deze indexa-tie is gekoppeld aan het overkoepelend orgaan van het onderhoudsbedrijf. Door deze indexa-tie worden prijswijzigingen verwerkt in de te betalen onderhoudskosten.

Financieel Beperken Controleren of onderhoudsbedrijf reële prijzen gebruikt bij het opstellen van kostenraming. Zowel het onderhouds-bedrijf als Domijn zal de gesprekken in (dienen te) gaan met open calculatie: transparantie.

8. Onvoldoende afbakening kwaliteitseisen

Kans (1) x gevolg (3) Operationeel Beperken Door uit te gaan van universele nor-men/NEN 2767 (of het vergelijken van het eigen onderhoudscontract met deze norm) wordt dit zoveel mogelijk tegen-gegaan.

9. Onvoldoende/niet formuleren van uit-gangspunten sa-menwerking

Kans (1) x gevolg (3) Operationeel Beperken Vooraf afstemmen welke handleidingen (bijv. NEN 2767) en procedures gehan-teerd worden om het gezamenlijke doel te bereiken.

10. Slechte defini-ering begrippen in contract

Kans (3) x gevolg (3) Door onduidelijke definiëring kan verwarring ontstaan over de betekenis van begrippen.

Operationeel Beperken Begrippen (uitgebreid) toelichten met voorbeelden of universele definities.



11. Tekortschie-tende algemene bepalingen

Kans (2) x gevolg (5) Kans dat er een onderdeel mist is enigszins aanwezig en het gevolg kan redelijk groot zijn afhankelijk van de aard van de missende al-gemene bepaling. Ontbinding van contract en werkomstandigheden zijn bijvoorbeeld belang-rijke onderdelen die niet mogen worden verge-ten.

Operationeel Beperken Domijn werkt samen met onderhouds-bedrijven op basis van de eigen (alge-mene) voorwaarden. Op die manier is Domijn er van verzekerd dat de over-eenkomst volgens duidelijke afspraken tot stand komt en afgewikkeld kan wor-den.

12. Verkeerde bere-kening contante-waardemethode

Kans (3) x gevolg (4) Kans is in redelijke mate aanwezig, omdat de berekening moeilijk is. Daarnaast is het vereist dat degene die de berekening maakt kundig is op het gebied van financiële rekenkunde. Het gevolg kan redelijk groot zijn in geval dat de onderhoudskosten te hoog worden berekend.

Financieel Beperken De berekening en prijsopgaaf dienen nagelopen te worden door een financi-eel expert.

13. Door uitbeste-ding van onderhoud loopt Domijn het risico deskundigheid kwijt te raken op het moment dat huidige medewerkers met pensioen gaan.

Kans (2) x gevolg (5) De kans is redelijk klein, omdat Domijn niet volledig overgaat op RGVO(-Domijn). Het ge-volg kan groot zijn als de deskundigheid ver-dwijnt, want dan zijn medewerkers van Domijn niet of nauwelijks in staat te controleren of een complex voldoet aan de gestelde kwaliteitseis.

Operationeel Beperken Medewerkers van Domijn zullen uittre-den als gevolg van pensionering en uitbesteding van werkvoorbereiding. Hierdoor gaat kennis verloren, maar dit wordt opgevangen door nieuwe mede-werkers en het gegeven dat niet alle complexen volgens RGVO-methodiek zullen worden onderhouden. Hierdoor zullen de nieuwe medewerkers kennis en ervaring opdoen door de werkvoor-bereiding van de complexen die op tra-ditionele wijze worden uitbesteed. Deze opgedane kennis en ervaring kan wor-den gebruikt bij het controleren van het kwaliteitsniveau van complexen.



Transactioneel

14. Afspraken m.b.t. procedures, techni-sche prestatie-eisen of onderhoudssce-nario’s blijken on-realistisch te zijn.

Kans (2) x gevolg (1) Kleine kans en gevolg gezien expertise onder-houdsbedrijven. Daarnaast baseert Domijn zich op een universele norm als kwaliteitsni-veau. Deze norm wordt veelvuldig toegepast en is in redelijke mate haalbaar.

Operationeel, financieel en

juridisch

Beperken Zoals gezegd baseert en dient Domijn zich te baseren op universele normen om misstanden te beperken. Verschil in interpretatie of ietwat onrealistische eisen blijft altijd mogelijk. Dit wordt ech-ter wel beperkt door een universele norm.

15. Geschillen tus-sen Domijn en on-derhoudsbedrijf

Kans (2) x gevolg (3) Normaliter komen Domijn en het onderhouds-bedrijf hier uit, gezien de open houding t.o.v. elkaar.

Operationeel Beperking Afbakening/specificering van de sa-menwerking; welke activiteiten wel of niet in het contract worden opgenomen.

16. Domijn betaalt ondanks een redelij-ke kostenraming (vooraf) toch teveel voor het gepleegde onderhoud.

Kans (2) x gevolg (2) Kostenraming en de werkelijke onderhouds-kosten zullen iets verschillen. Dit kan zijn door een wat hoger aantal manuren dan gepland.

Financieel Accepteren Hier is weinig tegen te doen. Door het vooraf vaststellen van een onder-houdsbedrag, lopen beide partijen (zo-wel onderhoudsbedrijf als Domijn zelf) het risico dat ze teveel of te weinig krij-gen/betalen.

17. Financiële pro-blemen Domijn als gevolg van con-tractduur en -omvang

Kans (2) x gevolg (6) Domijn betaalt niet meer onderhoudskosten dan het nu doet, het is alleen van belang dat de betaling van het onderhoud voor de ver-schillende complexen op elkaar wordt afge-stemd.

Financieel Beperken Het moment van betaling van verschil-lende onderhoudscontracten kan ge-pland worden (in samenspraak met het onderhoudsbedrijf), zodat de huurin-komsten die hier tegenover staan dek-kend zijn.



18. Onderhoudsbe-drijf is niet in staat aan de onderhouds-verplichting te vol-doen. Dit zou door financiële proble-men kunnen komen en/of door ontoerei-kende capaciteit

Kans (3) x gevolg (4) Kans is redelijk klein, gezien de expertise van de onderhoudsbedrijven. Onvoldoende capaci-teit is in grote mate te voorzien door planning. Daarnaast is het onderhoudsbedrijf zeker van inkomsten voor de komende jaren als gevolg van RGVO.

Juridisch en financieel

Beperken De financiële positie van het onder-houdsbedrijf en de professionaliteit van de bedrijfsvoering dient regelmatig te worden gemonitord door de financiële afdeling van Domijn. Een ontoereiken-de capaciteit moet te voorzien zijn, door onderhoudsactiviteiten te plannen en de omvang ervan in te schatten.

19. Betaling in geval van RGVO-Domijn-contract kan bij fail-lissement/ nalatig-heid onderhoudsbe-drijven tot situatie leiden waarin Do-mijn wel heeft be-taald, maar geen onderhoud heeft gekregen.

Kans (2) x gevolg (4) Domijn betaalt in geval van RGVO-Domijn jaarlijks een deel van de onderhoudskosten voor een aantal complexen. Het onderhouds-bedrijf gebruikt deze jaarlijkse betalingen voor het financieren van onderhoud aan één van de complexen. Zie figuur 7 in paragraaf 4.5.2 voor deze betaalwijze. Zodoende blijft de hoogte van de openstaande bedragen beperkt.

Financieel Vermijden Deze wijze van betaling is ongewenst, omdat hierbij (onnodige) risico’s worden genomen. Regulier RGVO, het na ge-pleegd onderhoud betalen van werkelij-ke onderhoudskosten, kent aanzienlijk minder risico’s. Toepassing van het diversiteitsverschijnsel beperkt het fi-nancieel risico bij RGVO-Domijn.

20. Risico op defla-tie gedurende de looptijd van het on-derhoud. Hierdoor betaalt Domijn te-veel voor gepleegd onderhoud.

Kans (3) x gevolg (1) Kans dat Domijn teveel betaalt enigszins aan-wezig, omdat indexering van prijswijzigingen nooit 100% volledig is. Echter, het gevolg is minimaal door kleine marges tussen indexcij-fers en werkelijke prijswijzigingen.

Financieel Beperken Het contractueel vastgestelde onder-houdsbedrag wordt geïndexeerd. Dit percentage is gebaseerd op indexcijfers van A&O Services, een overkoepelen-de organisatie binnen de sector Afbouw en Onderhoud.



21. RGVO-contracten worden ongeldig als gevolg van wetswijziging

Kans (2) x gevolg (6) Kans is redelijk klein gezien de weinig contro-versiële bepalingen in de RGVO-contracten, maar het gevolg zou groot kunnen zijn als Do-mijn plotseling op zoek moet naar nieuwe part-ners of dat vele keren overlegd moet worden met huidige partners voor verdere afwikkeling.

Juridisch Vermijden Clausule opnemen in contract met be-trekking tot automatische ontbinding van de overeenkomst in geval van wet-telijke ongeldigheid van het contract. De op dat moment nog openstaande bedragen dienen verrekend te worden.

22. De periodieke betaling (RGVO-Domijn) zonder di-recte tegenprestatie kan opgevat worden als bankiersfunctie van het onder-houdsbedrijf. Dit mag mogelijk niet.

Kans (-) x gevolg (-) Er is geen kans op wel/niet mogen, omdat het wettelijk is toegestaan óf niet. Toch als risico opgenomen, gezien de wens van Domijn om hier duidelijkheid over te hebben. Zie control activities.

Juridisch Vermijden In artikel 3:5 van de Wet op het financi-eel toezicht (Wft) staat dat ‘het verbo-den is voor degenen die geen bank zijn, bedrijfsmatig buiten een besloten kring opvorderbare gelden van anderen dan professionele marktpartijen aan te trek-ken, ter beschikking te verkrijgen of te hebben.’ Het onderhoudsbedrijf is geen bank, maar Domijn wel een professio-nele marktpartij. Daarnaast zijn de gel-den niet opeisbaar. Het is dus mogelijk op deze wijze te betalen.

23. Het vormen van een onderhouds-voorziening om ver-volgens onderhoud uit te kunnen beta-len in geval van re-gulier RGVO.

Kans (-) x gevolg (-) Hiervoor geldt hetzelfde als voor de mogelijke bankiersfunctie: het is eigenlijk geen risico. Het is wettelijk toegestaan óf niet. Zie control activi-ties.

Juridisch Vermijden Domijn valt als woningcorporatie onder de regelgeving van GAAP. Daarin is het toegestaan om een voorziening voor groot onderhoud te vormen.



24. Rentevoet, zoals gebruikt in de con-tantewaardemetho-de, daalt gedurende onderhoudsperiode.

Kans (4) x gevolg (4) Aangezien de rentevoet een schatting is, is de kans op negatieve wijziging voor Domijn (stij-ging van de rente) in grote mate aanwezig.

Financieel Accepteren Het is onmogelijk om de rentevoet voor de toekomst te bepalen. Hierdoor kan door een rentewijziging achteraf blijken dat Domijn teveel heeft betaald. Echter, Domijn heeft bij het afsluiten van de overeenkomst wel de zekerheid hoe-veel het betaalt. Het omzetten van vas-te naar variabele rente en het werken met renteswaps/derivaten kan leiden tot een financieel voordeel voor Domijn, maar het dient hier wel de financiële kennis voor in huis te hebben. Als dit niet zo is, dan kan het renteswaps beter vermijden.


Posttransactioneel


25. Onduidelijk wie correctief onderhoud dient te verrichten

Kans (2) x gevolg (2) Door vooraf onderlinge afspraken te maken wat er wel en niet tot het contract behoort, wordt over en weer duidelijk wat de aanneem-som exact afdekt. Mocht zich vervolgens een tegenvaller voordoen dan is duidelijk dat dit niet al in de aanneemsom betaald is. (Aedes, Bouwend Nederland, 2011)

Operationeel Vermijden Vooraf dient bij de verhuurder duidelijk te zijn dat hij altijd contact op dient te nemen met Domijn. Daarnaast dient contractueel worden vastgelegd wie verantwoordelijk is voor dit onderhoud.

26. Onvoldoende evaluatie

Kans (3) x gevolg (4) de kans is relatief klein, omdat belangrijke of grote fouten direct of op korte termijn gemeld of geëvalueerd worden. In geval van kleine fouten zal dit minder snel gemeld worden. Het gevolg is relatief klein, omdat het zich slechts zal voordoen in geval van kleine fouten.

Operationeel Beperken Tijdens het proces van vastgoedonder-houd dient gerapporteerd te worden over gemaakte (inschattings)fouten, gebreken en eventuele tekortkomingen. Deze moeten tijdens de evaluatie be-handeld worden. Daarnaast is het door wisselende samenstelling van eigena-ren mogelijk dat een onderhoudsbedrijf en Domijn niet langer met elkaar wen-sen samen te werken. In dit geval dient men uit elkaar te kunnen gaan.

Tabel 6: overzicht van de risico’s, risicowaardering, risicotypering en beheersmaatregel.


Information & Communication

In deze stap van COSO II wordt de benaderingswijze naar het eigen personeel toe en andere

stakeholders bepaald. Het stellen van doelen, het in kaart brengen van risico’s en het willen

beheersen van deze risico’s is belangrijk, maar de realisatie ervan valt of staat met de informa-

tie en communicatie over de gewenste aanpak. De informatie die gecommuniceerd wordt dient

gedragen te worden door de leiding van Domijn. Het is van belang dat deze informatie over de

(beheersmaatregelen van de) risico’s gedocumenteerd wordt en dat het standpunt van Domijn

helder is en specifiek is. Ontwikkelingen op het gebied van risicomanagement dienen te worden

verwerkt in de opgeslagen documentatie, zodat een overzicht beschikbaar is van de huidige

situatie en ontwikkelingen door de jaren heen. Door deze informatie beschikbaar te stellen voor

de medewerkers van Domijn, zijn deze in staat kennis te nemen van de risicobereidheid van

Domijn en om eenduidig te reageren op risico’s, omdat ze de standpunten van de organisatie

kennen.

Een belangrijke rol ten aanzien van het communiceren van de informatie is weggelegd voor de

HRM-afdeling, die strategische doelstellingen en normen en waarden van de organisatie (stra-

tegisch niveau) vertaalt naar de werkvloer (operationeel niveau). Daarnaast dient HRM te zor-

gen voor een samenhangend HRM-beleid, waardoor activiteiten effectief kunnen worden uitge-

voerd. Naast de doorvertaling van de strategie naar het operationele niveau dient er ook aan-

dacht te zijn voor het melden van misstanden binnen een organisatie door een medewerker of

stakeholder van de organisatie, de zogenaamde klokkenluider. Het belang hiervan is dat me-

dewerkers of stakeholders van de organisatie de vrijheid en de bescherming dienen te hebben

misstanden aan de kaak te stellen die het imago van de organisatie schade toebrengen.

Monitoring

In deze laatste stap wordt de effectiviteit van ERM bewaakt en wijzigingen worden aangebracht

ter verbetering ervan. Het monitoren vindt plaats binnen alle bedrijfsprocessen. Daarnaast kan

monitoren plaatsvinden in de vorm van afzonderlijke evaluaties. Monitoring (of evaluatie) is no-

dig om een proces te kunnen beïnvloeden. Bij deze stap is van belang dat de evaluaties worden

vastgelegd zodat de resultaten kunnen worden meegenomen in latere evaluaties. Door dit

structureel te doen ontstaat een overzicht van de ontwikkelingen van risico’s zoals die op Do-

mijn van toepassing zijn.


5 Conclusie en aanbevelingen

5.1 Conclusie

In dit onderzoek zijn risico’s afgeleid van het onderhoudsproces en het onderhoudscontract zo-

als woningcorporatie Domijn dat voor ogen heeft. Het betreft een duurzame samenwerking tus-

sen Domijn en een onderhoudsbedrijf met als doel complexen te blijven onderhouden. Door een

duurzame samenwerking aan te gaan en taken te verdelen naar de eigen specialismen, wat

inhoudt dat Domijn zich op haar kerntaken richt en het planmatig onderhoud aan het onder-

houdsbedrijf over laat, zijn zowel Domijn als het onderhoudsbedrijf in staat op een effectieve en

efficiënte wijze de complexen te voorzien van onderhoud.

Uit het onderzoek blijkt dat er verschillende voordelen te behalen zijn door toepassing van

RGVO-Domijn. Ten eerste wordt er financiële zekerheid gegeven over de te betalen onder-

houdskosten, want deze zijn gebaseerd op kostenramingen en daardoor van tevoren vastge-

steld. Ten tweede zullen de bedrijfsprocessen in de keten efficiënter verlopen, omdat onder-

houdsactiviteiten worden overgedragen aan gespecialiseerde onderhoudsbedrijven. Ten derde

biedt de duurzame samenwerking voor wat betreft het onderhoud aan complexen het voordeel

voor Domijn dat de complexen duurzaam en op kwalitatief hoogstaande wijze worden onder-

houden, want het onderhoudsbedrijf heeft er zelf baat bij met zo min mogelijk inspanning zo

goed mogelijk te onderhouden. Andersom is het onderhoudsbedrijf verzekerd van te verrichten

werkzaamheden op de lange termijn, dat zal leiden tot een constante inkomstenbron.

Uit dit onderzoek is gebleken dat de geconstateerde financiële, juridische en operationele risi-

co’s in het proces van RGVO geen groot gevaar vormen voor Domijn. In tabel 6, paragraaf 4.6

zijn alle risico’s en beheersmaatregelen weergegeven die uit dit onderzoek naar voren zijn ge-

komen. De risico’s zijn met beheersmaatregelen tot kleine risico’s te reduceren, waardoor Do-

mijn in staat is op verantwoorde wijze onderhoud uit te besteden. De betaalwijze van RGVO-

Domijn is wettelijk gezien geen probleem om te hanteren, want er is geen sprake van het ver-

vullen van een bankiersfunctie door een onderhoudsbedrijf. Het financiële risico dat inherent is

aan deze betaalwijze, wordt gereduceerd door uit te gaan van het diversiteitsverschijnsel. On-

derhoudskosten voor de complexen worden hierdoor gelijkmatig betaald over een groep com-

plexen en de omvang van de openstaande bedragen blijft beperkt. Als Domijn desondanks toch

wenst af te zien van de betaalwijze van RGVO-Domijn dan mag het tijdens de looptijd van een

overeenkomst een voorziening vormen en daarmee de kosten van onderhoud egaliseren over

de periode waarop het betrekking heeft. Verder is van belang dat gemaakte afspraken contrac-

tueel worden vastgelegd en zo specifiek mogelijk worden omschreven. Duidelijk dient te zijn wat

het verwachte kwaliteitsniveau is, wie verantwoordelijk is voor correctief onderhoud en wat de

gevolgen zijn van het niet nakomen van de contractuele verplichtingen. Zo wordt het risico op

een interpretatieverschil zo veel mogelijk beperkt. Evaluatie dient structureel plaats te vinden

om eventuele interpretatieverschillen op korte termijn teniet te doen. Tot slot dient de financiële

positie van de samenwerkende organisaties op elk gewenst moment inzichtelijk te zijn voor

Domijn zodat Domijn met grotere mate van zekerheid kan voortborduren op een succesvolle

samenwerking.


5.2 Aanbevelingen

Domijn wordt aangeraden door te gaan met de implementatie van RGVO. Daarbij kan zij ook

gebruik maken van de door hen gewenste betalingswijze RGVO-Domijn. Voor het beperken van

het financiële risico van openstaande bedragen wordt geadviseerd gebruik te maken van het

diversiteisverschijnsel. Daarmee wordt het onderhoud in een groep van complexen dusdanig

ingedeeld dat er tegenover ieder betalingsmoment onderhoud wordt uitgevoerd aan een van de

complexen in de betreffende groep. Voor wat betreft de praktische invulling van RGVO en het

uit te voeren onderhoud, is het van groot belang dat Domijn de gemaakte afspraken helder en

specifiek beschrijft om interpretatieverschillen te vermijden. Daarnaast is periodieke evaluatie

belangrijk om gemaakte fouten en eventuele interpretatieverschillen te bespreken en voortaan

zoveel mogelijk te voorkomen.

Op het gebied van risicomanagement in het algemeen wordt geadviseerd om de onderlinge

communicatie en voornamelijk de rapportering te verbeteren. Uit diverse gesprekken blijkt na-

melijk dat de medewerkers van Domijn zich bewust zijn van risicomanagement zonder dat dit

beleid op papier wordt vastgelegd. Door risicomanagement te documenteren kan Domijn zich

beter houding geven ten opzichte van risico’s. Domijn is in dat geval in staat consequenter om

te gaan met risico’s.

Dit onderzoek is uitgevoerd voor Domijn en daarbij is het ook voornamelijk gericht op de risico’s

die Domijn loopt bij het afsluiten van RGVO-contracten. De focus is hierbij niet gericht op risi-

co’s die een betrokken onderhoudsbedrijf zou lopen. Dit kan een aanleiding zijn voor een ver-

volgonderzoek.

Bij een eventueel vervolgonderzoek kan gebruik worden gemaakt van een ander model voor

risicomanagement dan COSO II, dat vooral op financieel gebied toepasbaar is. Het is mogelijk

dat een ander model voor risicomanagement, zoals die binnen de bouwen vastgoedsector

gebruikt worden, beter aansluit op het beheersen van risico’s van onderhoudscontracten.

Het is erg belangrijk dat de te betalen bedragen correct worden uitgerekend, omdat Domijn an-

ders mogelijk te veel (of te weinig) betaald doordat de verrekening van de bedragen al snel ver-

keerd uitgevoerd kan worden. Voor het rekenen met kasstromen in de tijd, rekening houdend

met tijdsvoorkeur voor geld en risico’s is specialistische financiële kennis nodig.

5.3 Beperkingen onderzoek

Een beperking van dit onderzoek is dat het voornamelijk onderzocht is in het belang van Domijn

en dat er minder vanuit de belangen van het onderhoudsbedrijf is geredeneerd. Om de ketenin-

tegratie nog beter te laten verlopen zou dit onderzoek tevens moeten worden uitgevoerd vanuit

het oogpunt van een onderhoudsbedrijf. Daarmee wordt een volledig beeld gecreëerd in het

beheersen van mogelijke risico’s die op kunnen treden als gevolg van het toepassen van

RGVO-Domijn.

In dit onderzoek is gebruik gemaakt van COSO II. Het COSO II model is voornamelijk gericht op

financiële risico’s en niet zozeer op het proces van vastgoedonderhoud. Met het oog op het

vastgoedonderhoud en de bijbehorende risico’s die op kunnen treden wordt aangeraden een

model te hanteren wat geschreven is voor risicomanagement en onderhoudscontracten in de

vastgoedsector.

Een onderzoek naar RGVO-Domijn-contracten

Literatuuroverzicht Aedes, Bouwend Nederland (2011). Juridische handvatten voor ketenintegratie.

Aedes Kenniscentrum, Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting (2011) Branche in beeld 2011.

Blommaert , A.M.M, Blommaert, J.M.J. (2008) Bedrijfseconomische analyses: bedrijfseconomie

vanuit managementperspectief, Wolters-Noordhoff, Groningen

Boer, P. de, Brouwers, M.P. en Koetzier, W. (2008) Basisboek Bedrijfseconomie,

Wolters-Noordhoff, Groningen

Borst, C., van Mossel, H., Straub, A., (2006) Prestatiegericht samenwerken bij onderhoud.

Stimulans voor innovaties in het onderhoudsbedrijf? Habiforum, Gouda

Claes, P.F., (2008) Risicomanagement, Groningen/Houten, Wolters-Noordhoff

Dam, N. van, Marcus, J. (2005) Een praktijkgerichte benadering van organisatie en

management, Noordhof uitgevers, Groningen

Deming, W.E. (1992). Out of Crisis: Quality, Productivity and Competitive Position. Cambridge

University Press, Cambridge.

FOSAG (2009) Leidraad Resultaatgericht Vastgoedonderhoud, Waddinxveen, Nederland,

FOSAG

Kieft, R.M., (2011). Beheer financiële risico’s

Kluijtmans, F., (2008). Bedrijfskundige aspecten van HRM, Groningen/Houten, Noordhoff

Uitgevers

Langenhof, W.B., (2009). Resultaatgericht vastgoedonderhoud. Een vergelijking tussen

traditioneel onderhoud en resultaatgericht vastgoedonderhoud.

Leijnse, W., (2006). Bestuurlijke informatievoorziening, Groningen/Houten, Wolters-Noordhoff

Mahler, T., (2007). Defining Legal Risk. Conference Proceedings. 10-31, Nederlandse

Normalisatie-instituut.

Martens, D., (2009) ERM volgens COSO, Wolters-Noordhoff, Groningen

Ministerie van BZK, (2005). Besluit beheer sociale huursector.

Nederlandvve.nl (2012)

Nieuwenhuis, M.A., (2010) The Art of Management

Page, M., Spira, L.F. (2001). Risk management: the reinvention of internal control and the

changing role of internal audit

PWC (2006). Risicomanagement. De praktijk in Nederland.

Rustenburg, G. (2011). Strategische en operationele marketingplanning-kernstof B,

Groningen/Houten, Noordhoff Uitgevers

Straub, A., (2005). Performance-based partnership forms for maintenance by Dutch housing

associations. International Symposium on Procurement Systems. The Impact of Cultural

Differences and Systems on Construction Performance.

Straub, A., (2007) Perfomance-based maintenance partnering: a promising concept. Journal of

Facility management. Vol.5 no.2, p.129-142

TNO (z.j.) Resultaatgericht bouwen: begin bij de eindgebruiker. TNO Delft

Wet op financieel toezicht (Wft) 3:5, verkregen op 28 februari 2012.


Bijlage 1: Kraljic-matrix

De inkoopstrategie wordt volgens Kraljic afgeleid van twee criteria: enerzijds wordt er gekeken

naar het toeleveringsrisico dat er bij de verschillende producten gelopen wordt, anderzijds wordt

er gekeken naar het financiële risico dat men loopt bij het inkopen van onderhoud. Kraljic heeft

dit uiteen gezet in een matrix en komt tot vier soorten producten:

1. Hefboomproducten. Eenvoudige producten waarmee de ondernemer een hoog financieel

risico aangaat. Een voorbeeld is de energiebehoefte van een industriële ondernemer. De kos-

ten van de energie zijn hoog, het product (elektra of aardgas) is relatief homogeen en eenvou-

dig te specificeren. Dit wordt door de directie gemaakt, vaak met contracten met kleine letter-

tjes. De klant zal bij de aankoop van dit product scherp op de prijs en de condities letten en,

indien zich een goedkoper of beter alternatief voordoet, snel overstappen op een andere leve-

rancier. Een gebruikelijke vorm van inkoop hierbij is tendering.

2. Routineproducten. Eenvoudige producten waarmee de ondernemer een klein financieel risico

aangaat, zoals standaardproducten. Een voorbeeld is kantoormeubilair voor een industriële

ondernemer. De kosten zijn niet hoog, het product (bijvoorbeeld bureaustoelen) is relatief een-

voudig te specificeren en de deal is een eenvoudige markttransactie (offerte-bestelling-levering-

betaling). Bij deze producten kan de inkoper de hoofdrol spelen.

3. Knelpuntproducten. Complexe producten waarmee de ondernemer een klein financieel risico

aangaat. Een voorbeeld is een personeelsadvertentie voor een industriële ondernemer. De kos-

ten zijn niet hoog, het product is ingewikkeld. De klant zal snel uitbesteden of alternatieven zoe-

ken.

4. Strategische producten. Complexe producten waarmee de ondernemer een groot financieel

risico loopt. Een voorbeeld is een productierobot voor een industriële ondernemer. De kosten

zijn hoog, het product is ingewikkeld. De klant zoekt naar een strategische partnerrelatie die op

topniveau wordt aange-

gaan. De klant zal een

omvangrijk en zorgvuldig

inkooptraject aangaan

waarbij veel mensen en

partijen binnen de onder-

neming betrokken zijn

(Rustenburg, 2011).

Figuur 8: Kraljic-matrix.


Bijlage 2: Model van Ansoff

De groei van organisaties kan via twee dimensies plaatsvinden. Dit zijn de productdimensie en

de marktdimensie. In de productdimensie is het mogelijk naast bestaande producten nieuwe

producten te ontwikkelen. In de marktdimensie is het mogelijk nieuwe markten naast de be-

staande markten te betreden. In het model van Ansoff worden deze twee dimensies gekoppeld.

Dit leidt tot de product-marktmatrix (Dam, N. van, Marcus, J., 2005).

Het model van Ansoff wordt gebruikt om door middel van een marktanalyse aan te geven op

welke wijze Domijn zich strategisch gezien ontwikkelt als organisatie. Het model kan daarbij

aangeven op welke wijze een organisatie haar concurrentievoordeel verwacht te behalen.

Figuur 9: Product-markt-matrix van Ansoff (Nieuwenhuis, M.A., 2010)

Marktpenetratie Dit houdt in dat een organisatie probeert in haar bestaande markt met

haar bestaande product een vergroting van het marktaandeel te halen.

Een eerste vereiste hiervoor is dat de organisatie te maken heeft met een

groeimarkt en een tweede vereiste is dat de organisatie over concurren-

tievoordelen beschikt ten opzichte van andere organisaties.

Productontwikkeling

Een organisatie ontwikkelt nieuwe producten die bestemd zijn voor de

bestaande markt.

Marktontwikkeling Een organisatie zoekt naar nieuwe afzetmogelijkheden voor bestaande

producten.

Diversificatie Een organisatie zoekt haar groei in het ontwikkelen van nieuwe producten

die op nieuwe markten worden verkocht.

Tabel 7: Toelichting op product-markt-matrix.


Bijlage 3: Processen van vastgoedonderhoud

Het proces van traditioneel vastgoedonderhoud

De onderstaande activiteiten worden uitgevoerd door Domijn, tenzij vermeld is dat dit door een

ander gebeurt.

Fase 1 1 Het opstellen van een onderhoudsbegroting voor tien jaar.

Fase 2 2a Uitvoeren van steekproefsgewijze conditiemeting (iedere drie jaar op com-

plexniveau).

2b Jaarlijks overleg met disciplines binnen wonen en ontwikkeling om te komen

tot gerichte jaarbegroting, klachtenonderhoud draagt daar aan bij.

3 Op basis van de conditiemeting en jaarlijks overlegmoment wordt een con-

ceptjaarbegroting opgesteld.

4 Afstemmen van de jaarbegroting (beschikbaar vs. benodigd).

5 Definitieve jaarbegroting afwegen t.o.v. totale begroting Domijn.

5a Indienen directiebesluit totale begroting.

6 Akkoord definitief.

Fase 3 7 Werkvoorbereiding: offertes opvragen voor prijsvorming co-makers (aan-

nemers, schilders en installateurs).

8 Opdracht verstrekken aan een geselecteerd onderhoudsbedrijf.

9 Bewoners informeren over uit te voeren werkzaamheden (min. twee weken

van tevoren).

Fase 4 10 Uitvoer van de werkzaamheden (onderhoudsbedrijf) met steekproefsgewijze

controle door de opzichter.

11 Oplevering van de werkzaamheden aan de klant (onderhoudsbedrijf).

12 Nazorg d.m.v. klanttevredenheidsonderzoek onder bewoners (extern bureau).

Fase 5 13 Evaluatie van het traject (Domijn, onderhoudsbedrijf en klant)

Tabel 8: Het proces van traditioneel vastgoedonderhoud


Het proces van resultaatgericht vastgoedonderhoud

De onderstaande activiteiten worden wederom uitgevoerd door Domijn, tenzij anders aangege-

ven.

Fase 1 Kennis en organisatiekracht van ketenpartijen bij elkaar brengen

Fase 2 Gewenste resultaat vaststellen

1 Woningcorporatie zoekt onderhoudsbedrijf voor onderhoud van een complex

2 Uitgangspunten en strategie worden vastgesteld (Domijn en onderhoudsbedrijf)

3 Het gewenst kwaliteitsniveau en voorwaarden worden bepaald.

4 Projectinformatie vastleggen en opstellen.

5 Gewenst kwaliteitsniveau en prestatie-eisen meetbaar maken, vertalen in tech-

nische prestatie eisen (onderhoudsbedrijf)

Fase 3 Opstellen van het onderhoudsscenario

6 Inspecteren volgens vaste criteria en vervolgens inventariseren. (onder-

houdsbedrijf)

7 Meerdere onderhoudsscenario’s met activiteitenplan en globale kostenraming

opstellen (onderhoudsbedrijf)

8 Aanbieding doen aan woningcorporatie (onderhoudsbedrijf).

Fase 4 Sluiten van de overeenkomst

9 Juridische inkleding: intentieverklaring afsluiten (woningcorporatie en onder-

houdsbedrijf)

10 samenwerkingsovereenkomst afsluiten (woningcorporatie en onderhoudsbe-

drijf). Dit bevat: procedureafspraken, technische prestatie-eisen, onderhouds-

scenario (indien dit juridisch bindend moet worden verklaard kan dit worden

omgezet in een periodieke prestatie-overeenkomst);

11 Onderhandelingsfase: Het gebruiken van de intentieverklaring om gemaakte

kosten bij niet samenwerken te verdelen. (woningcorporatie en onder-

houdsbedrijf)

12 Risicovolle delen uitsluiten van de overeenkomst of hier aparte regels voor op-

stellen. (Woningcorporatie en onderhoudsbedrijf).

Fase 5 Het onderhoudsscenario realiseren

13 Procesbeheersing: bewaken van voortgang van onderhoud door onderhouds-

bedrijf d.m.v. PDCA-cyclus. (Deming, 1992)


14 De uitvoering van het onderhoud: werkvoorbereiding, informeren van bewo-

ners, uitvoering m.b.v. activiteitenplan en eindcontrole. Dit wordt uitgevoerd

door het onderhoudsbedrijf (m.u.v. informeren van de bewoners).

15 Periodieke conditiemeting en analyse door onderhoudsbedrijf.

Fase 6 Evaluatie

16 Evaluatie met woningcorporatie en leverancier (onderhoudsbedrijf en woning-

corporatie)

Tabel 9: Het proces van resultaatgericht vastgoedonderhoud.

Een afstudeeronderzoek naar financiële en juridische ... Domijn... · Bijlage 2: Model van...

Documents

Transcript of Een afstudeeronderzoek naar financiële en juridische ... Domijn... · Bijlage 2: Model van...