Een methode voor ondersteunen van

proces-automatisatie en –verbetering

met web technologie

Wie?

Wie ben ik ? Jurgen Carlier, licentiaat informatica, KULeuven

Zaakvoerder / oprichter Tales Systems CVBA, aka

tales.be

Bestuurder Feweb

Jurgen.carlier@tales.be, www.tales.be

@TalesPDG

http://www.linkedin.com/in/jurgencarlier

Wie is ?

Web developer

Kwaliteit

Team

3 webs : websites / webshops / web applicaties

Tales is “Sterk In Web”

Tales denkt web

Presentatie sites

processen ondersteunenZorg : wat is Onze USP of filosofie tav. Processen

Antwoord: JIT 2.0.

Deze voorstelling:

• Legt JIT 2.0. uit

• Case Rejo Fresh

• Ideeën rond: JIT 2.0. als “methode”/”management-

instrument”

JIT 2.0.

Een beetje geschiedenis

JIT (jaren 80) : voorraadbeheersing , lean

manufacturing nooit de keten platleggen

JIT 2 (late 80’s) : suppliers zetten “mannetje” bij

klanten om JIT te controleren

Optimalisatie van voorraad- en productieprocessen,

wegwerken van buffers in productieprocessen

JIT 2.0.

Gelijkaardige Optimalisatie van

informatie-processen

Gelijkenissen :

Wegwerken van buffers in informatie-processen,

”voorraden” wegwerken

Nooit de keten platleggen

JIT 2.0.

Informatiebuffers

JIT 2.0.

De idee

“kleine” programma’s (webmodules, mobiele

pgms, apps) gebruiken om de gaten in ERP /

CRM / … op te vullen

JIT 2.0.

Dubbele winst

Eindproduct meer op de gebruiker gericht

Ontwikkeling in kleinere stappen

JIT 2.0. – De idee

Zie ook

http://martinwebster.eu/dolphins-not-whales-sustaining-change

Waarom werkt dit?

Eenheids principe JIT2.0.

Eenheid van ruimte, tijd en handeling.(Aristoteles)

Eenheids principe JIT2.0.

1. Ruimte Processen overal toegankelijk

2. Tijd 24/24 – 7/7

3. Handeling Door iedereen (in principe)

ALLE stakeholders: eindgebruiker, non IT savvy:

• Bvb. in de case rejofresh chauffeurs / boeren , …

Vb. e-commerce : iedereen kan altijd en overal bestellen.

Eenheids principe JIT2.0.

Voordelen

De juiste informatie

wordt snel ingevuld

door degene die de informatie heeft.

(Eindsysteem wordt accurater)

JIT 2.0.

Voordelen lean / snel / kosten dalen monolytische ontwikkeling

(flexibeler werkplan)

Combineerbaar met scrum en agile ontwikkelmethodes

Snel te implementeren / bijsturen mogelijk

Prototyping / simulatie mogelijk

Goed combineerbaar met “Change”

(Nieuwe) Gebruikers erbij betrekken is gemakkelijker: eenvoud /

aanpasbaar (web interfaces) : traditioneel de grootste

struikelblok voor ICT – implementaties

(Projectbeheer wordt “eenvoudiger”)

Waarom werkt dit nu pas?

Eenheid van R/T/H is in klassieke ERP/CRM niet

steeds mogelijk.

Waarom nu (pas)?

nu zijn er enablers

Enabler 1: Web (technologie)

brengt de processen naar iedereen,

altijd en overal.

Tenminste: In de buurt van iedereen

Processen op een “desktop near you”. (1995)

Enabler 2: mobile

brengt de processen naar iedereen,

altijd en overal.

Deze keer: letterlijk bij iedereen.

Processen “in your pocket”. (2005)

Enablers:

Devices: tablets, …

Cloud, SaaS, PaaS, ERP/CRM in de cloud.

Brengen uw bedrijf (-sprocessen)

steeds dichter bij u,

maken ze alomtegenwoordig

en voor iedereen toegankelijk

Ook voor heel kleine bedrijven

Welke processen ?

E-commerce

als JIT 2.0. van orderentry proces (oorspronkelijke

insteek)

Maar ook andere processen kunnen JIT2.0.:

orderbevestiging, aankoopbeheer (bevestigen

budget bij aankoop), uurregistratie, dispatching,

planning, …

Case: Rejo Fresh

Gekoeld transport van groenten en fruit,

opgestart in 2007

6 chauffeurs / 6 vrachtwagens

Problematiek: Korte ritten met veel wijzigingen

op aanvraag van de klanten

Wijzigingen van uren

Ritten bij / weg

Ritten => andere chauffeurs

.:. Moeilijke communicatie

Oude situatie

Verschillende stand-alone applicaties (controle)

Planning voor chauffeur = bellen, faxen, mailen,mondeling (Informatie stock)

Aanvragen transport door klant = bellen, faxen, mailen, mondeling (Informatie stock)

Moeilijke communicatie door planning die regelmatig wijzigt. (Controle)

Voorstel van Tales

Backoffice In Motion (lightweight ERP in de cloud!)

Combinatie : ERP / extranet / mobiel

Nieuwe gebruikers : chauffeur (iPad), boeren (extranet voor aanvraag transport)

Wijzigingen in planning live te volgen(door iedereen)

In

Ex

Mob

Website / Extranet

Mobile Device

ERP - In Motion

Planner

Klant

Planner

Chauffeur

Nood aan proces re-engineering!

Planner kan via extranet

Vrachten beheren (invoegen, update,deleten) van eigen

chauffeurs + onderaannemers

Kan planning online opvolgen

Klant kan via extranet

Eigen Vrachten beheren (invoegen,

update,deleten)

Overzicht van uitgevoerde vrachten opvragen

Chauffeur kan via Web app

Planning opvragen

Details vracht opvragen

Details klant opvragen

Vracht boeken -> fakturatie In Motion

Tijdsregistratie

Inloggen chauffeur

Gebruikersnaam

Paswoord

Vrachtlijst chauffeur

Klantnaam

Tijdstip

Ritnummer

Details klant

Adres

Telefoon

GSM

Klant specifieke opmerking

Details vracht

Sliders

Drukknoppen

Vracht boeken

Tijdsregistratie

Start- en stoptijd

Registratie rusttijd

Start- en stoptijd

Registratie rusttijd

+ 10 min

- 10 min

Ingelogde planner kan via mobiel of extranet

Planning van collega’s opvragen

Vracht aan andere chauffeur toekennen

Chauffeurlijst

Overzicht chauffeurs

Besluit van de case :

Via kleine webapplicatie en mobiele site worden

juiste gegevens aan de bron onmiddellijk ingevoegd

Eenvoudige en snelle beslissingen

Minder controles / minder fouten

Juiste gegevens aan de bron onmiddellijk opgevraagd

Altijd beschikking over live data

Hoe gebruiken?

Management issues

Hoe gebruiken?

Hoe start je een JIT2.0. project? Zoek informatie stocks / - buffers

inbox , hoopje faxen,…

Zoek controlemechanismenLijsten, klasseurs, excel sheets (Excellekes) , …

Waarom zijn ze er ?

Zoek nieuwe gebruikersWie werkt er mee?

Wie zou er eigenlijk mee moeten werken? Bij wie zit de informatie ?

Waar ontstaat de informatie in de stocks/buffers (klanten?)

!!! Denk over concept(van informatiestromen) Controlelijsten vs. Management by exception

Hoe gebruiken?

Waarom?

Waarom zijn er buffers en controlemechanismen? Gebruikers zitten niet op het systeem

“We vertrouwen de gebruikers niet”

“Die kunnen daar toch niet mee werken”

“We moeten dit controleren voor het in het systeem gaat”

Is er controle nodig omdat een proces te ingewikkeld is,…

… of omdat informatie onvolledig is?

Hoe gebruiken?

Wie zijn de gebruikers?

4 soorten gebruikers:

Intern

gekende: windows gebruikers, ERP…

“nieuwe”: bvb. vtw’s, consultants, installateurs, controleurs

(op de baan)

Extern

gekende: klanten / leveranciers, / communities members, …

anonieme (de hele wereld): bvb. e-commerce B2C

Hoe gebruiken?

Moeilijkheden

met de nieuwe gebruikers

beperkt tot helemaal niet opleiden

Belang van design: Eenvoud.

Belang van Standaardisatie (niet wiel heruitvinden):

herkenbaarheid is belangrijk.

Belang van Usability

Allemaal “Typische web development skills”.

Opletten met “voor de hand liggende” processen

Bvb. Een vertegenwoordiger op de baan een klant laten

kiezen (<> vennootschappen / vestigingen, …): impact op

facturatie

Vereenvoudigen

Manuele tussenstap in workflow

Eventueel aanlokken van klanten, vooral in B2C

• Bvb. e-commerce

SEO , SEM

Nog typische webskills

Hoe gebruiken?

Waarom web? Vele antwoorden op al deze vragen worden

geboden door typische webskills:

interface design

Usability

SEO

Eenvoud

Er zijn echter ook issues van andere aard

ICT gerelateerd

management

Hoe gebruiken?

ICT issues

Systeem architectuurJIT 2.0. vraagt om een goede scheiding

tussen business logica (inclusief DAL)

en interface logica: een aantal

processen wordt immers dubbel

ontwikkeld voor WEB en back office

Security Ontsluiten van company software via Web

Authorisatie, identificatie, …

Business logica

ERP

CRM

WEB apps

Hoe gebruiken?

Management issues Overtuigen van top management (360° systeem)

Overtuigen van ICT dept

Overtuigen van de nieuwe gebruikers om er mee te

werken (zie volgende slide)

Gebruikers in toom houden als ze zien “hoe eenvoudig

het is om nieuwe controlelijsten te maken”- bewaak uw

concept – let op voor nieuwe informatiestocks

(uitgangspunt)

Gevaar van “Quick and dirty” te werken

Hoe gebruiken?

Management issues?

1. Change aspecten

2. Betrokkenheid van de nieuwe gebruikers. Om ze mee

te krijgen, geef ze voordelen. Communiceer dit van in

het begin. Je hebt hun medewerking nodig.

Vbn van voordelen : Snellere facturatie, snellere afrekening

van onkosten, Zelf meer (geaggregeerde) informatie, Minder

werk voor controle dus meer tijd voor zinvolle zaken, Eigen

verantwoordelijkheid, ….

JIT2.0. is een methode voor

ImplementatieWij werken aan implementatietips / flightplan

Controle na (bij) implementatie

Zoek informatiestocks / controlesystemen / nieuwe

gebruikers ….

Kunnen we ze verminderen? Hoeveel hebben we ze

verminderd?

Bedankt voor uw aandacht.

jurgen.carlier@tales.be