Positionering en draaiboek SRK advocaten

Positionering en draaiboek XYZ advocaten

Gewijzigd: 20 september 2004

1. Inleiding

In deze notitie staat beschreven hoe de activiteiten van de advocaten in dienstbetrekking van XYZ zijn gencorporeerd in de interne bedrijfsvoering van XYZ Rechtsbijstand. De beschrijving behelst de positionering in de XYZ-organisatie en de instructies ten aanzien van het werk (het Draaiboek XYZ-advocaten). Daarbij wordt aangegeven hoe dient te worden omgegaan met een aantal in de praktijk voorkomende vraagstukken.

2. Positie advocaten binnen XYZ

2.1. Preambule

Alle rechtshulpverleners binnen XYZ, advocaten en niet-advocaten, hebben bij de uitvoering van hun taak en in hun orintatie op de stakeholders van XYZ als vertrekpunt de missie, kernwaarden, ondernemingsdoelstellingen en financile doelstellingen van XYZ. Zij voeren hun taak ook uit aan de hand van hun profielschets en functiebeschrijving.

2.2. Arbeidsrechtelijke positie

De arbeidsrechtelijke positie van een advocaat in dienstbetrekking bij XYZ wordt bepaald door:-de wet (het burgerlijk recht, de Advocatenwet)-uit de Advocatenwet voortvloeiende verordeningen, reglementen en gedragsregels van de NOvA-de CAO-de personeelsgids-de individuele arbeidsovereenkomst en het daaraan gehechte professioneel statuut -de door de werkgever gegeven instructies ten aanzien van de uitvoering van het werk.

Voor wat betreft de door de werkgever gegeven instructies dient een advocaat in dienstbetrekking als vertrekpunt te hebben het regiem dat voor alle rechtshulpverleners geldt, met inachtneming van de kaderbepalingen van de Advocatenwet, evenwel dit alles binnen de spelregels van het XYZ.

VakgroepTen behoeve van de uitwisseling van onderlinge ervaringen, de cordinatie van contacten met de NOvA namens XYZ en de advisering van de directie ten aanzien van te geven instructies ten aanzien van de uitvoering van het werk is binnen XYZ een vakgroep XYZ-advocaten opgericht. Elke advocaat in dienstbetrekking van XYZ is q.q. lid van deze vakgroep. Het bestuur van de vakgroep bestaat uit managementleden die tevens advocaat in dienstbetrekking van XYZ zijn. Het vakgroepbestuur onderhoudt de contacten met de Raad van Toezicht van de Haagse Orde. Er is hiervoor een portefeuillehouder in het bestuur. Contacten hebben vooral plaats op grond van de toezichthoudende rol van de Orde verankerd in wetten en verordeningen. De Orde onderhoudt verder contact met het vakgroepbestuur, de patroons, de stagiaires en overige advocaten, dit al naar gelang haar taak op basis van een specifieke verordening. Deze informele structuur werkt bevredigend.

Het vakgroepbestuur informeert de directie over van belang zijnde zaken m.b.t. de XYZ-advocaten; formeel overleg wordt ook gevoerd in het managementteam van XYZ. Notulen van de vergaderingen van de vakgroep, van het vakgroepbestuur alsmede het besluitenregister en het dashboard worden ter beschikking gesteld van MT-leden.

DraaiboekEr kunnen zich in de praktijk situaties voordoen waarin de individuele verantwoordelijkheid van de advocaat voor de belangen van zijn klant lijkt te botsen met de verantwoordelijkheid van de werkgever voor een adequate gang van zaken in het bedrijf. De meeste praktijksituaties waarin het tot dergelijke botsingen kan komen zijn inmiddels bekend. XYZ heeft als werkgever de oplossingen voor deze situaties beschreven en vastgelegd in een draaiboek. In eerste instantie werd dit draaiboek in de rechtsbijstandunits in diverse varianten ingevoerd. Inmiddels is een voor alle units uniform draaiboek samengesteld, zie bijlage 1. Het draaiboek moet worden beschouwd als een overzicht van door de werkgever (de directie) gegeven instructies ten aanzien van de uitvoering van het werk. De inhoud ervan kan worden aangevuld en gewijzigd. Het vakgroepbestuur XYZ-advocaten speelt een adviserende rol bij de samenstelling van de inhoud van het draaiboek.

Professioneel statuutXYZ heeft ook toepassing gegeven aan artikel 7 van het professioneel statuut dat met de individuele advocaten is overeengekomen. Op basis daarvan zijn de XYZ-advocaten terzake hun praktijkuitoefening verantwoording verschuldigd aan het bestuur van de vakgroep XYZ-advocaten. Het gaat hier uitsluitend om de wijze waarop de advocaat zijn clinten op het juridische bijstaat: de juridische inhoudelijkheid. Daar waar de beoordeling van de praktijkuitoefening in juridische zin raakvlakken kent met andere aspecten van de uitvoering van het werk speelt het vakgroepbestuur een adviserende rol richting XYZ als werkgever. Op basis van het voorgaande heeft iedere XYZ-advocaat twee leidinggevenden; een formele en een materile. De formele rol van de direct leidinggevende bevindt zich op het terrein van de uitvoering van het werk in al haar aspecten. Als de formeel leidinggevende geen lid is van het bestuur van de vakgroep XYZ-advocaten en er een meningsverschil bestaat over de wijze van de juridisch inhoudelijke praktijkvoering heeft de advocaat voor zover het deze juridisch inhoudelijke praktijkvoering betreft ook een materile leidinggevende, nl. het vakgroepbestuur. Dat bestuur kan een uitspaak doen over de kwaliteit van de juridische praktijkvoering van een XYZ-advocaat, welk oordeel door de formeel leidinggevende kan worden verwerkt in diens beoordeling van de advocaat.

XYZ heeft er voor gekozen advocaten zowel wat dossierbelasting als arbeidsvoorwaarden betreft in beginsel een gelijke positie te geven als die van de overige rechtshulpverleners. Dit geldt ook voor de opleidingsfaciliteiten. Voor wat betreft de dossierbelasting geldt net als voor ieder andere rechtshulpverlener dat deze wordt bepaald door de direct leidinggevende. Deze houdt daarbij onder andere rekening met:-de gemiddelde productienormen die XYZ als werkgever voor advocaten formuleert in relatie tot het vanuit de missie wenselijk geachte kostprijsniveau-het soort zaken dat wordt aangeboden-de persoonlijke ervaring en kwaliteiten van de medewerker-de persoonlijke omstandigheden van de medewerker voor zover deze van invloed zijn op de belastbaarheid -de productie die door collegas in vergelijkbare omstandigheden wordt geleverd.

Voor het laatste punt geldt dat ook in de vrije advocatuur advocaten commercile prestatienormen moeten halen. Ook zij worden op het gebied van prijs en kwaliteit vergeleken met collegas van soortgelijke praktijken. Op basis van het managementinformatiesysteem worden de relevante productie- en kwaliteitsparameters regelmatig teruggekoppeld naar en besproken met de XYZ-advocaten. Dit gebeurt zowel door de direct leidinggevende (in het nulgesprek, het functioneringsgesprek, het beoordelingsgesprek en andere contacten door het jaar heen) als binnen het vakgroepverband.

3. Oplossing voor nog bestaande vraagstukken

In deze paragraaf worden in de praktijk nog bestaande vraagstukken en de wijze waarop er mee zal worden omgegaan behandeld.

3.1. Onduidelijkheid over de bevoegdheden van het vakgroepbestuur XYZ-advocaten

Vraagstuk: de reikwijdte van de bevoegdheden van het vakgroepbestuur op het terrein van de te geven instructies ten aanzien van de uitvoering van het werk is onduidelijk. Het bestuur betrad bij haar besluitvorming dienaangaande soms het terrein van de werkgever (directie).

Oplossing: Het is van belang dat voor alle partijen duidelijk is dat de bevoegdheid van het vakgroepbestuur zich bevindt op het terrein van de juridisch inhoudelijke zaakbehandeling en zich niet (exclusief) uitstrekt tot de door de werkgever te geven instructies ten aanzien van de uitvoering van het werk van de XYZ-advocaten.

3.2. Onduidelijkheid over de inhoud van het draaiboek: de instructies ten aanzien van de uitvoering van het werk

In bijlage 1 is de meest recente versie van het draaiboek XYZ-advocaten opgenomen. Daarin zijn ook instructies terzake de meest actuele vraagstukken verwerkt.

3.3. Onduidelijkheid over de van een advocaat te verwachten productiviteit in aantal zaken

Vraagstuk: Soms beroept een XYZ-advocaat zich er op dat een te grote hoeveelheid dossiers hem belemmert in het bereiken van een juridisch inhoudelijk acceptabel niveau. Soms weigert een advocaat een nieuw aangeboden zaak te behandelen. Bij collegas-niet-advocaten bestaat soms de indruk dat advocaten zich beroepend op allerlei regels minder belast worden dan niet-advocaten. Dat effect wordt versterkt doordat bij de start van XYZ advocaten alle zaken van a.s. advocaten zijn weggemuteerd, omdat in die zaken vrije advocaatkeuze diende te worden verleend. Een aantal advocaten is met een veel kleiner bestand uit dat proces te voorschijn gekomen. Bovendien hanteren niet alle units / alle afdelingen dezelfde beladingscriteria.

Oplossing: Het is van belang dat voor alle XYZ-rechthulpverleners een dashboard met een set gemiddelde kwantitatieve parameters (op het terrein van de productie en financin) per medewerker per (sub)rechtsgebied wordt ontwikkeld. Dat kan door middel van een tijdschrijfproject gebeuren. Vooruitlopend daarop kan het vakgroepbestuur advocaten samen met de directie een dashboard ontwikkelen voor XYZ-advocaten. De gemiddelde parameters, zowel voor onbewerkte zaken als voor bewerkte, worden door de direct leidinggevende onder andere vertaald naar een minimaal aantal nieuwe en te beindigen zaken per advocaat per periode (jaar). Daarbij wordt rekening gehouden met de onder paragraaf 2 vermelde individuele omstandigheden, waaronder het soort in behandeling genomen/beindigde zaken. Dit leidt tot een set parameters die voor alle advocaten in elke unit hetzelfde is. Als de werkelijke productiviteit van een advocaat hoger uitkomt dan het van te voren besproken aantal wordt dit bij de beoordeling in positieve zin tot uitdrukking gebracht. Periodiek worden de tussentijds bereikte productieresultaten teruggekoppeld aan de advocaten en hun leidinggevenden. Als de leidinggevende van mening is dat op basis van de hiervoor geldende criteria de belasting van een advocaat het aanbieden van een nieuwe te behandelen zaak toelaat, wordt weigering van de ter behandeling aangeboden zaak niet geaccepteerd, ook niet als de individuele productieparameter op enig moment is gehaald.

3.4. Onduidelijkheid over de mix/het soort zaken dat een advocaat krijgt aangeboden

3.4.1. Algemeen

Indien in reeds bewerkte zaken de vrije advocaatkeuze moet worden aangeboden, is het in het kader van het bereiken van het in de missie van XYZ Rechtsbijstand geformuleerde concurrerende kostenniveau van het grootste belang dat deze zaken zoveel mogelijk binnen XYZ verder worden behandeld.In deze zaken bepaalt het afdelingshoofd welke XYZ-advocaat de clint krijgt aangeboden. Dat kan ook een advocaat uit een andere rechtsbijstandunit zijn dan die waar de zaak tot dan toe behandeld werd (in onderling overleg). Dit betekent dat een XYZ-advocaat geen recht heeft op een bepaalde mix tussen bewerkte en niet-bewerkte zaken. Uiteraard wordt in de praktijk wel gestreefd naar zo veel mogelijk variatie. Waar nodig zullen advocaten daarom zo weinig mogelijk andere reeds bewerkte zaken die (bijv. vanwege ziekte of verloop) vrijvallen in hun beheer krijgen, dit om te bereiken dat zij ook nieuwe zaken onder hun hoede krijgen.

Teneinde het (voortgezet) behandelen door XYZ-advocaten te kunnen stimuleren en volgen wordt in het dashboard naast een uniforme beladingmethodiek een daaraan gekoppeld financieel target voor XYZ advocaten opgenomen. Beide parameters worden in het nulgesprek besproken.

3.4.2. De advocaat-stagiaire

Vraagstuk: Onduidelijk is welk soort zaken een advocaat-stagiaire binnen de afgesproken productietargets krijgt aangeboden, zowel voor wat betreft de dossiertypes als voor wat betreft de mix nieuwe zaken/reeds bewerkte zaken.

Oplossing:Gebleken is dat de NOvA voor advocaat-stagiaires in zijn algemeenheid de mix dossiertypes binnen de hoofdrechtsgebieden Arbeid/SV, Letsel, Wonen en C/A voldoende gevarieerd vindt in het kader van de door de Orde gewenste spreiding over rechtsgebieden. Daar waar dit toch op problemen mocht stuiten krijgt een stagiaire ook andere dossiertypes aangeboden (ten minste tien per jaar, zodat aan de door de NOvA te stellen eisen wordt voldaan). Daarbij wordt zoveel mogelijk gekeken naar de reeds aanwezige kennis en ervaring. Het rechtsgebied Verkeer lijkt te smal om de door de NOvA gewenste mix te kunnen bereiken. In dit kader lijkt verbreding van de specialisatie Verkeer naar Verkeer en Consument (zowel verkeers- als (eenvoudige) consumentenzaken) mogelijk. Zwaardere contractzaken blijven bij C/A. Ook verbreding van algemeen - procesrechtelijke vaardigheden is mogelijk. Iedere stagiaire zou ten tijde van het behalen van de stageverklaring het beslag- en faillissementsrecht moeten beheersen, als onderdeel van de algemene procespraktijk.

3.5. Onduidelijke communicatie over de door het vakgroepbestuur genomen besluiten

Vraagstuk: de door het vakgroepbestuur genomen besluiten zijn niet bij alle belanghebbenden op tijd bekend. Het besluitenregister is ontoegankelijk en niet up to date. Notulen worden uitsluitend aan afdelingshoofden ter beschikking gesteld onder de voorwaarde dat geen kopien ter beschikking worden gesteld aan medewerkers. De reden hiervan is dat anders advocaten zich zouden kunnen gaan verzetten tegen het verstrekken van notulen aan leidinggevenden, door zich achter het professioneel statuut te verschuilen. Daardoor zou meer nadruk worden gelegd op de verschillen in praktijkvoering tussen niet advocaten en advocaten dan wenselijk is. Er bestaat ook nog een besluitenregister van door de vakgroep genomen besluiten en een register van besluiten die de patroons in hun overleg hebben genomen.

Oplossing: Het vakgroepbestuur vergadert volgens een van te voren bekend schema periodiek (een maal per kwartaal) met de advocaten. Het doel van de vergaderingen is het uitdragen van het door de directie geformuleerde XYZ-advocatenbeleid, het bespreken van operationele zaken ter voorbereiding van adviezen aan de directie, het bevorderen van de integratie in de XYZ bedrijfsvoering en informatieverschaffing. Er wordt genotuleerd en verslag gedaan aan advocaten. Vast onderwerp van de agenda vormt het zg. dashboard, dat een weergave bevat van de productiviteit en financile prestaties op aggregatieniveau advocaten per unit, per rechtsgebied en per unit/rechtsgebied.

Besluiten van het vakgroepbestuur worden vastgelegd in een zowel voor alle advocaten als lijnmanagers toegankelijk besluitenregister op de G-schijf (zodra mogelijk: Intranet). Het vakgroepbestuur is bevoegd het besluitenregister aan te vullen. Het bestuur beschikt ook over een corresponderend register (in opbouw) met een uitgebreidere motivering van besluiten. Afdelingshoofden krijgen ook toegang tot de notulen van de vakgroep XYZ-advocaten op de G-schijf (resp. Intranet). Er bestaat op het ogenblik geen overlegstructuur tussen afdelingshoofden en het bestuur vakgroep XYZ advocaten. Ter vermijding van misverstanden over de activiteiten en aanbevelingen van (het bestuur van) de vakgroep lijkt het wenselijk twee maal per jaar een plenaire sessie te houden waarin de ontwikkelingen van het laatste halve jaar worden besproken. De portefeuillehouder in het bestuur v.w.b. de patroons vergadert periodiek (2 maal per jaar) met laatstgenoemden. De vergadering vindt plaats aan de hand van een tevoren verspreide agenda, er wordt genotuleerd en verslag gedaan aan patroons en vakgroepbestuur. 3.6. Onduidelijkheid over de terugbetalingsregeling voor studiekosten

Vraagstuk: onduidelijk is welke regels gelden voor de terugbetaling van studiekosten als een advocaat XYZ verlaat.

Oplossing: de regeling in overeenstemming brengen met die in het stagereglement respectievelijk de personeelsgids van XYZ en dit door PZ laten communiceren.

BIJLAGE 1

Draaiboek XYZ-advocaten

Versie: 2004-2

1. Inleiding

In dit draaiboek zijn geldende instructies ten aanzien van het werk van XYZ-advocaten opgenomen. De instructies zijn op advies van en na overleg met het vakgroepbestuur advocaten tot stand gekomen. Ze kunnen aan verandering onderhevig zijn. 2. Verlenen vrije keus aan clinten en vergewissen

2.1. Gerechtelijke of administratieve procedureOp het moment dat er een gerechtelijke of administratieve procedure gevoerd gaat worden en hiertoe een advocaat wordt verzocht de belangen van clint te verdedigen, te behartigen of te vertegenwoordigen, heeft de clint het recht om een advocaat van eigen keuze aan te wijzen. Het is niet van belang of in de procedure procesvertegenwoordiging door een advocaat verplicht is. Bij het verlenen van de vrije advocatenkeus aan clinten wordt het volgende in acht genomen:

A. Vergewissen van de keuze van clint.Nieuwe zaken-waar nodig al vast termijn veilig stellen en juridisch strikt noodzakelijke actie ondernemen-de melding nalezen op de beantwoording van de vraag naar voorkeur clint inzake zijn advocaatkeuze- vaststellen welke XYZ- advocaat de zaak kan gaan doen; -de XYZ-advocaat belt de klant en voert het zg. vergewisgesprek.

Lopende zaken reeds in behandeling bij een XYZ-advocaat-de XYZ-advocaat belt de klant en voert het zg. vergewisgesprek.

Lopende zaken overgedragen aan een XYZ-advocaat- het afdelingshoofd stelt vast welke XYZ- advocaat de zaak kan gaan doen;-de XYZ-advocaat belt de klant en voert het zg. vergewisgesprek.

Standaard voor het vergewisgesprek .Ik heb uw zaak ontvangen/ XYZ behandelde uw zaak tot nu toe .de zaak moet (verder) door een advocaat worden behandeld, u hebt volgens polisvoorwaarden de vrije keuze en kunt de behandeling toevertrouwen aan mij .(indien van toepassing) XYZ heeft overigens al de strikt noodzakelijke juridische actie ondernomen .(indien van toepassing) als ik de zaak verder behandel blijft oorspronkelijke behandelaar bij de zaak betrokken .als u voor mij kiest is het de bedoeling dat ik u dat schriftelijk bevestigN.B.:-als de klant een eigen advocaat wil, onderzoekt de XYZ-advocaat of de clint uitgenodigd kan worden voor een kennismakingsgesprek tegen aanbieding van vergoeding van reiskosten-als reisafstand/persoonlijk contact het motief is en wij een outsourceadres in de buurt hebben, aangeven dat wij goede ervaringen hebben met kantoor X bij de klant in de buurt en dat hij daar vrijblijvend een introductiegesprek kan voeren-als klant dan nog steeds de eigen advocaat wil, dat accepteren-Telefoongesprek/e-mail/fax/briefwisseling met de klant over zijn advocaatkeuze d.m.v. telefoonnotitie/uitdraai e-mail/kopie fax/kopie brief in het dossier vastleggen. Ratio: .de XYZ-advocaat moet kunnen aantonen dat hij zich van de vrije keuze heeft vergewist .legitimatie voor XYZ als werkgever dat de keuzeprocedure zorgvuldig verloopt

B. KT-1 procedureUitsluitend in geval een procedure met procesmonopolie wordt gestart of indien de zaak voor een procedure aan de XYZ-advocaat wordt overgedragen, vult de XYZ-advocaat het KT-1 formulier in en laat het fiatteren door zijn afdelingshoofd.Zie voor de administratieve gang van zaken paragraaf 7.14 van het handboek XYZ medewerkers.

2.2. Lopende bestand van een XYZ-medewerker vr diens bediging als advocaat

Het volgende geldt uitsluitend met betrekking tot zaken waarin een gerechtelijke of administratieve procedure wordt gevoerd of op heel korte termijn zal worden gevoerd:-bestand screenen op apert niet lekker lopende zaken (met "weglekrisico) die in redelijkheid door een collega-niet-XYZ-advocaat zouden kunnen worden overgenomen; deze dossiers muteren of aan outsourceadres uitbesteden-in overige dossiers belt XYZ-advocaat in spe zelf met zijn klanten conform procedure hierboven beschreven (vrije keuze en vergewissen).-wij vertrouwen er op dat de tot dusverre opgebouwde "goodwill" voldoende is om voor de XYZ-advocaat te kiezen; (het weglekrisico accepteren we) NB: voor zaken gewoon in behandeling in der minne is een maatregel niet nodig; na diens bediging zet de XYZ-advocaat de behandeling ongewijzigd voort.

2.3. Lopende bestand van een bij XYZ vertrekkende XYZ-advocaat -in zaken waarin een gerechtelijke of administratieve procedure wordt gevoerd introduceert de vertrekkende advocaat een andere, door het afdelingshoofd aangewezen XYZ-advocaat, tenzij het afdelingshoofd voor een andere procedure heeft gekozen-het dossier wordt gemuteerd naar de opvolgende XYZ-advocaat-de opvolgende XYZ-advocaat vergewist telefonisch de nieuwe keuze van clint en handelt verder zoals hierboven beschreven.-voor het muteren van zaken in behandeling in der minne is voorafgaand overleg met clint niet nodig; deze zaken worden in overleg met het afdelingshoofd naar een andere rechtshulpverlener of XYZ-advocaat gemuteerd.

3. Overige aspecten

Terzake de overige aspecten rondom de toedeling en uitvoering van de door XYZ-advocaten te verrichten werkzaamheden geldt het volgende: -advocaten behandelen ook spoedzaken, zaken waarin een kort geding moet worden gevoerd en zaken waarin een dekkingsvoorbehoud is gemaakt of waarin clint coulancehalve dekking is verleend;-als tijdens de behandeling van een dossier blijkt dat de dekking onder de rechtsbijstandverzekering van een clint blijkt te (gaan) ontbreken verricht de advocaat alleen nog de hoogst noodzakelijke handelingen in het dossier en stuurt een brief naar de clint met een door het vakgroepbestuur te redigeren standaard-tekst (volgt nog); -advocaten draaien mee met het juridisch inhoudelijke piket binnen het eigen rechtsgebied en verstrekken daarin ook inhoudelijke adviezen, zonodig onder het maken van een voorbehoud;-de XYZ-brede geheimhoudingsplicht brengt met zich mee dat: .collegas en leidinggevenden ook zonder toestemming in een door een advocaat behandeld dossier kunnen kijken .waarneming van een advocaat ook door een niet-advocaat kan gebeuren, waarbij proces- en inhoudelijke stukken worden getekend door een advocaat .van een advocaat kan worden gevraagd een niet-advocaat waar te nemen .als een beindigd dossier opgevraagd wordt uit het archief ook een niet-advocaat het dossier mag raadplegen en de klant en tussenpersoon (voor zover gemachtigd) mag informeren; in beginsel worden in deze situatie geen stukken verstuurd zonder dat een advocaat er naar heeft kunnen kijken

Directie XYZ Rechtsbijstand 20 september 2004.