1

Doe je mee?We zijn Elver, we zijn in Beweging!

2 3

Dit boekje is een verslag van Succes door Samenspel, de resultaten en inzichten

die we tot nu toe hebben behaald. Het is niet statisch, maar in ontwikkeling. We

hebben voor de vorm van een boekje gekozen, zodat het makkelijk leesbaar en

toegankelijk is voor iedereen. Maar bedenk wel: we zijn in beweging, dus dingen

kunnen veranderen!

Veel leesplezier.

1 maart 2016

Succes door Samenspel

Mede mogelijk gemaakt door Invoorzorg!elk

ver

haa

l tel

t

4 5

Inhoud

1. Onze bedoeling 6

1.1 Missie, visie en ambitie 6

1.2 Planetree 7

1.3 Driehoek: cliënt-verwant-begeleider 7

1.4 Behandelmodellen 8

2. Werken vanuit de leefwereld 10

2.1 Vakmanschap 11

2.2 Vrijwilligers 11

2.3 Eenvoudige structuur en heldere kaders 12

2.4 De dialoog 13

2.5 Inspiratiebijeenkomsten 14

2.6 Het digitale Elver portaal 15

3. Zelfstandig werkende teams 16

3.1 Verantwoordelijkheid 17

3.2 Taken 18

3.3 Ondersteunende kaders 18

3.4 Enkele specifieke aandachtspunten 19

4. Coach zelfstandig werkende teams 22

4.1 Taken van een coach 22

4.2 De coach Triple C, EIM-BOL, LACCS en

Weerbaarheid 22

5. Regiomanager 24

5.1 Taken van de regiomanager 24

5.2 De regiomanager faciliteert de teams; sturing

indien nodig 24

6. Behandelcentrum 26

6.1 Verantwoordelijkheid en samenspel gaan

hand in hand 27

6.2 Herkenbare regioteams 28

7. Support 30

7.1 Doel van support 30

7.2 Ondersteuning aan teams vanuit support 31

7.3 Elver pitch en support overleg 31

8. Overleg en besluitvorming 32

8.1 Organisatiebeeld 32

8.2 Managementoverleg 33

8.3 De Elver-trechter maakt duidelijk hoe we koers

en richting bepalen 34

8.4 Procesverantwoordelijkheden en procesregisseurs 35

8.5 Planning & control 35

9. Bestuur 36

9.1 Taken van de Raad van Bestuur 36

9.2 Taken van bestuursondersteuning 36

10. Dialoog en toezicht 39

10.1 Het viervoorzittersoverleg 39

10.2 De ondernemingsraad 39

10.3 De cliëntenraad 39

10.4 Raad van toezicht 40

Bijlage: denkraam voor dialoog 42

6 7

1. Onze bedoeling

In alles wat we bij Elver doen, staat de

cliënt centraal. Daarom zetten we elke

stap in nauw overleg met de cliënt,

zijn familie en verwanten. We werken

met zelfstandige teams. Deze hebben

hun eigen verantwoordelijkheid en

regelruimte. Zo nodig betrekken we

verwijzers of specialisten en schakelen

we andere professionals van Elver in.

Samenspel leidt uiteindelijk tot succes, is

onze overtuiging.

1.1 Missie, visie en ambitieVoluit luidt onze missie: er zijn om bij

te dragen aan een gelukkig bestaan

van mensen met een verstandelijke

beperking. ‘Er zijn’ betekent dat we er

onvoorwaardelijk zijn. Onvoorwaardelijk,

alert en aandachtig. Ook wanneer het

leven (even) moeilijk is.

Om bij te dragen aan het geluk van onze

cliënten, zorgen wij voor:

• een helende omgeving;

• gemotiveerde medewerkers;

• een gezonde organisatie.

We doen ons best om voor iedere

cliënt een zo gewoon mogelijk leven te

creëren. Daarom kijken we altijd naar

het individu. Wat is belangrijk voor een

cliënt? Hoe zorgen we er met elkaar

voor dat iemand zoveel mogelijk de regie

behoudt over zijn of haar leven? Welke

keuzes dragen bij aan de eigenwaarde

en het geluksgevoel van een persoon?

Samen gaan we op zoek, stap voor stap.

Ook wanneer iemand zich moeilijk kan

uitdrukken. De verwanten en het netwerk

van onze cliënten beschouwen wij hierbij

als natuurlijke partners.

1.2 PlanetreeHet Planetree zorgconcept vormt de

basis van de werkwijze binnen Elver.

Een werkwijze waarbij mensen – zowel

de cliënt en zijn verwanten, als

medewerkers en vrijwilligers –

voorop staan. Uitgangspunten van dit

zorgconcept zijn:

• Betere zorg. Om dit te realiseren

luisteren we met aandacht naar de

cliënt en geven we hem of haar

zo veel mogelijk de regie over

zijn of haar leven. We zetten in op

gezonde voeding, zingeving met

muziek, schilderen, meditatie en

rouwverwerking.

• Een helende omgeving. We doen

meer dan het bieden van een prettige

woonsituatie. Architectuur en

interieur leveren een ondersteunende

bijdrage aan gezondheid en heling.

Daarnaast denken we aan de positieve

inbreng van familie en vrienden, en

menswaardige technologie.

• Een gezonde organisatie. We bekijken

voortdurend wat onze cliënten en

medewerkers gelukkig maakt en wat

we kunnen verbeteren. Daarnaast

zorgen we voor gezonde financiële

resultaten, een goede marktpositie

en bevredigende relaties met

belanghebbenden.

1.3 Driehoek: cliënt-verwant-begeleiderBij Elver vinden we de relatie tussen onze

cliënt, zijn begeleider (of behandelaar)

en zijn verwanten heel belangrijk. We

noemen deze relatie de ‘driehoek’.

Binnen de driehoek werken begeleiders

vanuit hun expertise, ervaring en

vakmanschap. Verwanten doen dit

vanuit hun persoonlijke relatie met

de cliënt. Begeleiders en verwanten

hebben veel zeggenschap. Zij werken

vanuit een basis van vertrouwen en

zelfstandigheid. Zo kunnen zij snel en

flexibel inspelen op de behoefte van de

cliënt.

Om goede en passende zorg te bieden,

nu en in de toekomst, ondersteunt

Elver de relaties tussen de cliënt, zijn

verwant(en) en zijn begeleider(s).

We zijn voortdurend op zoek naar

innovatiekansen of mogelijkheden om de

zorg vanuit de driehoek nog beter en op

maat te organiseren. We stellen ons

daarom vragen als:

• Hoe kunnen we het samenspel binnen

de driehoek versterken?

• Wat heeft de driehoek nodig om zo

goed mogelijk te functioneren?

• Hoe en waarmee kun je als begeleider/

team de driehoek ondersteunen?

• Wat vraagt deze manier van denken en

werken van onze organisatie?

Door met elkaar antwoord te geven op

bovenstaande vragen versterken we de

basis van onze organisatie en zorgen

we voor de beste kwaliteit van zorg.

De driehoek vormt het startpunt voor

dialogen en oplossingen. We zoeken

gezamenlijk altijd naar passende

mogelijkheden. Soms kunnen we echter

niet om wet- en regelgeving heen, ook al

zouden we dit willen.

8 9

Een voorbeeld is het verhaal van Mats die woont op Elzenpas 4. Mats sliep slecht

en was ’s nachts erg onrustig. Dit zorgde bij Mats voor vermoeidheid overdag,

waardoor hij vaak niet goed kon deelnemen aan de dagbesteding. Bovendien

kostten de nachtelijke avonturen en acrobatische toeren van Mats de begeleiding

veel tijd en energie. Door samen met Mats en zijn familie te kijken naar de ‘oor-

zaak’ van het probleem is er een nieuw bed gekomen. Mats slaapt ’s nachts

heerlijk en is overdag weer fit en gezellig. Mats is blij met deze oplossing. Zijn

familie en begeleiders van de woonlocatie en dagbesteding ook. Om dit samen te

vieren, is er een heerlijke taart besteld!

“De stap om je kind niet meer thuis te laten wonen is groot. Als ouder weet je toch

het beste wat goed is voor je kind. Gelukkig is dialoog en samenspel met

verwanten een belangrijke pijler van de werkwijze bij Elver. Als ouders worden we

actief betrokken bij de zorg, dat is prettig. Alles rondom Ashley wordt met ons

besproken. Dat betekent niet dat de groepsleiding voor elk wissewasje contact

opneemt, maar dat hoeft ook niet. Ik vertrouw op hun deskundigheid. Ashley

woont al sinds haar 11e jaar bij Elver. Ze praat niet en is doof, maar haar gezicht

spreekt altijd boekdelen. Als moeder ken ik haar als geen ander. Dat ze net zo blij

kijkt naar de groepsleiding als naar mij, geeft vertrouwen en een gerust gevoel.”

Cecile, bron: website van Elver

1.4 BehandelmodellenOm onze cliënten zo goed mogelijk te

ondersteunen, werken we bij Elver met

een drietal behandelmodellen: Triple C,

EIM-BOL en LACCS.

• Triple C als grondhouding voor

begeleiding

Ieder mens heeft de behoefte zich veilig

te voelen, gewaardeerd te worden en

invloed te hebben op zijn of haar leven.

Om iets te kunnen betekenen voor een

ander en om ergens trots op te kunnen

zijn. Deze menselijke behoeften zijn de

basis van Triple-C. Met Triple-C gaan

begeleiders een onvoorwaardelijke en

gelijkwaardige relatie aan met hun

cliënten en laten hen door middel van

betekenisvolle activiteiten zien en

ervaren wat het gewone leven inhoudt.

“Wat ik mooi vind aan Triple-C is dat

wanneer zich problematisch gedrag

voordoet, dit wordt gezien als een

onvervulde behoefte. Welk signaal geeft

de cliënt met zijn/haar gedrag af?

Wat heeft hij/zij nodig van zijn/haar

omgeving en begeleider? Door je te

richten op de mens en de oorzaak

áchter het gedrag, verdwijnt de

nadruk op het beheersen of de kop

indrukken ervan. Triple-C biedt geen

pasklare antwoorden of handvatten.

Het gedachtegoed geeft echter wel

een duidelijke richting in het samen

vormgeven aan de begeleiding en

behandeling.”

(Citaat: Iris van der Mast- van Berkel, gz

psycholoog / orthopedagoog Elver)

• EIM-BOL geeft cliënten handvaten

voor eigen initiatief

“EIM-Bol staat voor ‘Eigen Initiatief

Model – Begeleid Ontdekkend Leren’.

Het richt zich op het versterken van de

oplossingsvaardigheden van mensen

met een verstandelijke beperking.

Uitgangspunt is dat mensen met

een verstandelijke beperking, met

passende begeleiding, in staat zijn om

zelf oplossingen te vinden voor hun

problemen. Door een ‘vragende’, in

plaats van een ‘oplossende’ houding

aan te nemen, doen begeleiders een

beroep op het eigen initiatief en

eigen denken van mensen met een

verstandelijke beperking. Het gevoel

afhankelijk te zijn van de begeleider

wordt hiermee verminderd en het biedt

de mogelijkheid te achterhalen wat in

essentie de behoefte is van de persoon.

Door dit denkproces te ondersteunen

helpt de begeleider de persoon met

een verstandelijke beperking zijn/haar

problemen vast te stellen, oplossingen

te vinden en deze ook in de praktijk uit

te voeren. Bij het ondersteunen van dit

denkproces wordt rekening gehouden

met de specifieke kenmerken en

beperkingen van de persoon.”

(Citaat: Gondy Siemelink, gz-psycholoog

/ orthopedagoog Elver)

• LACCS biedt een manier van kijken

gericht op een beter leven

“LACCS is een visie op ‘Goed Leven’.

Een ‘Goed Leven’ betekent dat het ‘goed

voor elkaar’ is op de volgende vijf

gebieden: Lichamelijk welbevinden,

Alertheid, Contact, Communicatie

en Stimulerende tijdsbesteding. Elk

gebied heeft zijn eigen waarden. Door

te streven naar waarden zoals ‘je veilig

voelen en ontspannen zijn’ (Alertheid)

of ‘gehoord en begrepen worden’

(Communicatie), ondersteun je mensen

met ernstige verstandelijke en

meervoudige beperkingen (EVMB) in een

‘Goed Leven’. Maar voordat je iemand

kunt ondersteunen bij een Goed Leven

is het belangrijk om te weten hoe iemand

zichzelf en de dingen om zich heen

beleeft. LACCS levert handvatten om

dit voor een persoon met EVMB in

kaart te brengen. Dit noemen we

‘ontwikkelingsdenken’. Het streven

naar de LACCS-waarden samen met

het ontwikkelingsdenken vormt de

basis van het LACCS-werken.”

(Citaat: Annemiek Grijpma, gz

psycholoog / orthopedagoog Elver)

10 11

2. Werken vanuit de leefwereld

Bij Elver werken we vanuit de behoeften

van onze cliënten. Onze organisatie

is daarom niet opgebouwd rondom

systemen, regels en protocollen, maar

rondom de leefwereld van onze cliënten.

De structuur van Elver is daarmee

ondersteunend aan hun behoeften en

wensen, zodat de kwaliteit van leven zo

groot mogelijk is.

Om dit te bewerkstelligen, kijken we niet

naar afgebakende takenpakketten en

functie-eisen, maar naar werkprocessen.

We kijken naar mensen, hun

competenties en hun ontwikkelkansen.

We sturen dynamisch op het behalen van

doelen en passen tussentijds, waar nodig,

onze strategie aan.

2.1 VakmanschapDe professionaliteit, ofwel ons

vakmanschap, vormt het fundament van

onze organisatie. Om ervoor te zorgen

dat de driehoek cliënt-verwant-

begeleider zo goed mogelijk

functioneert, is iedereen van belang.

Ieder met zijn of haar eigen kennis,

ervaring en kwaliteiten. Van een

technisch vakman die een kozijn

repareert, tot een ICT-er die een

internetverbinding aanlegt. Vanuit welk

vakmanschap we ook te werk gaan, wij

zetten ons in voor hetzelfde doel: een

gelukkige cliënt met een zo groot

mogelijke kwaliteit van leven.

Mensgerichte zorg bieden, betekent

denken in mogelijkheden. Wij geven

onze begeleiders, binnen de zelfstandig

werkende teams, ruimte en

verantwoordelijkheid om zelfstandig

keuzes te maken. Begeleiders moeten

hierbij geen hinder ondervinden van

regels, protocollen, of een logge

organisatiestructuur. Daarom zijn

managers bij Elver coachend en

faciliterend. De zelfstandige teams zijn

verantwoordelijk voor de organisatie van

de zorg aan cliënten.

2.2 VrijwilligersBinnen Elver werken bijna 400

vrijwilligers. Allen met hun eigen passie

en mogelijkheden. Vrijwilligers maken het

voor onze cliënten mogelijk om actief

mee te doen. Voor hen is het meestal

een kleine moeite, voor de cliënten een

wereld van verschil. Een vrijwilliger richt

zich op de vraag van de cliënt.

Onze vrijwilligers zijn een aanvulling op

onze vakmensen in de zorg. Ze geven

invulling aan de vraag van de cliënt.

Bijvoorbeeld als het gaat om

vrijetijdbesteding of activiteitenaanbod.

Vrijwilligers kunnen structureel of tijdelijk

een rol vervullen. Incidenteel zetten we

vrijwilligers in bij maatschappelijke stages

of projecten van bedrijven op het gebied

van maatschappelijk verantwoord

ondernemen. Vrijwilligers kunnen te allen

tijde terugvallen op de vakmensen.

Iedere vrijwilliger heeft haar eigen

contactpersoon waar hij/zij het

vrijwilligerswerk mee afstemt en waar hij/

zij terecht kan met vragen.

Cliënten kunnen samen met begeleiders

en verwanten een ‘aanvraag’ doen voor

een vrijwilliger. We merken dat het steeds

12 13

vanzelfsprekender wordt voor cliënt en

begeleider om na te denken over wat

een vrijwilliger kan betekenen. De

coördinator vrijwilligerswerk

inventariseert de vraag en zoekt een

vrijwilliger. Dat kan binnen de eigen

databank van vrijwilligers maar ook

extern via vacaturebanken of social

media.

Jaarlijks verwelkomt Elver ongeveer 50

tot 70 vrijwilligers. Wanneer een vrijwilli-

ger zich aanmeldt bij Elver is er altijd een

gesprek met de vrijwilligerscoördinator.

De mogelijkheden, wensen en interesses

van vrijwilligers staan daarin centraal. Zo

zoeken we samen naar passend vrijwilli-

gerswerk. Daardoor genieten niet alleen

onze cliënten, maar ook de vrijwilligers

van hun bijdrage. Vrijwillig betekent niet

hetzelfde als vrijblijvend. Onze cliënten

en begeleiders kijken uit naar hun komst

en bijdrage. Ze vertrouwen op hun inzet

en rekenen op hen. Aan de andere kant

kunnen vrijwilligers ook op Elver rekenen:

we bereiden de samenwerking goed

voor en steunen hen bij de uitvoering van

hun taken. Op de Elver Leer Academie

(ELA) kunnen vrijwilligers opleidingen en

cursussen volgen om zich verder te

ontwikkelen.

2.3 Eenvoudige structuur en heldere kadersElver kent een eenvoudige

organisatiestructuur. Minder regels en

bureaucratie leiden tot meer openheid,

duidelijkheid, verantwoordelijkheid en

regelruimte. De essentie van ons werk

staat eenvoudig en overzichtelijk in

handreikingen. Er zijn handreikingen

gemaakt over de volgende onderwerpen:

• BHV • RIE

• BOPZ • MIC

• Medicijnen • Budget

• Vermissing cliënt • Ziekteverlof

• Zorgplan CURA

• Zorgplan Plancare

• Reanimeren, overlijden

• Verpleegkundige handelingen

NB. Eind 2015 was de bovenstaande set met

handreikingen actueel. Elver is een organisatie

in beweging. Kijk daarom voor de meest

recente set handreikingen op Elver-portaal.

De handreikingen fungeren als set van

spelregels voor onze begeleiders. Ze

geven de benodigde informatie om het

werk op een verantwoorde en veilige

manier uit te voeren. Elke handreiking is

een kort document met beknopte

informatie, die een begeleider snel en

makkelijk kan lezen. Achterliggende

informatieve documenten staan in onze

databank. Ook kun je vragen stellen aan

de in de handreiking genoemde

contactpersoon.

Door de invoering van deze set

handreikingen vinden nieuwe collega’s

bij Elver snel en makkelijk hun weg

binnen de organisatie. Huidige collega’s

biedt het de benodigde basisinformatie.

Dit bevordert de zelfstandigheid en

zelfredzaamheid en daarmee ook de

snelheid van handelen.

2.4 De dialoogOm ervoor te zorgen dat we ons zoveel

mogelijk op dezelfde lijn begeven, maken

we bij Elver gebruik van de dialoog.

Letterlijk betekent het woord ‘dialoog’:

overleg, of gesprek tussen twee

personen.

In onze organisatie zorgen wij ervoor dat

we het gesprek met elkaar aangaan op

het moment dat we ergens tegenaan

lopen of het gevoel hebben dat bepaalde

processen beter vormgegeven kunnen

worden. Vooral voor begeleiders en

support is het van belang goed op de

hoogte te zijn van elkaars

werkzaamheden, wensen en

mogelijkheden. De dialoog ondersteunt

bij het benoemen van knelpunten en het

ontdekken van werkbare oplossingen.

In gesprek leren we elkaar en elkaars

werkzaamheden kennen en waarderen.

We ontdekken hoe we zo soepel

mogelijk samen kunnen werken en hoe

we werkprocessen kunnen verbeteren en

optimaliseren.

14 15

2.5 InspiratiebijeenkomstenGedurende de afgelopen jaren

organiseerde Elver met enige regelmaat

inspiratiebijeenkomsten voor teams en

verwanten. Tijdens deze bijeenkomsten

stonden ontmoeten, verbinden, beleven

In een periode van 1,5 jaar ging Elver in Succes door Samenspel over naar

werken vanuit zelfstandig werkende teams. Per 2 tot 3 maanden maakten 16

teams de overstap van hun oude werkwijze naar de nieuwe manier van werken.

Tijdens inspiratiebijeenkomsten konden we kennismaken met de nieuwe

aanpak. We kregen stellingen voorgelegd als: ‘zelfstandig werken, levert de

cliënt niets op’. In dialoog werden ideeën uitgewisseld.

Ook voor verwanten werden dergelijke bijeenkomsten georganiseerd. In een

open setting werden allerlei thema’s besproken en zorgen geuit. Zorgen waren

er bijvoorbeeld over het wegvallen van het aanspreekpunt, de leidinggevende,

voor ouders en begeleiders binnen de nieuwe structuur. Erg waardevol om te

horen en ermee aan de slag te kunnen.

Ook werden diverse stellingen voorgelegd aan verwanten, zoals: ‘wat wil je als

eerste veranderen in de woning van je zoon of dochter als je een miljoen krijgt’.

Door deze manier van denken, ontstonden er inspirerende ideeën. Bijvoorbeeld

de woongroep Elzenpas 5-6 waar al jarenlang een wens tot realisatie van een

snoezelruimte in de tuin van de woning was. Door “gedoe”, “er is geen geld”,

“het kan niet” etcetera was het team gestopt met pogingen dit voor elkaar te

krijgen.

Succes door Samenspel heeft het team energie en inzicht kunnen geven om

het toch weer op te pakken. De snoezelruimte is gerealiseerd. Mooi resultaat

van het team.

en ervaren, met name gericht op het

‘nieuwe denken’ en het werken met

zelfstandig werkende teams, centraal.

2.6 Het digitale Elver portaalHet digitale Elver portaal vervangt

intranet. In het portaal vind je:

• een “wie is wie “;

• alle handreikingen;

• het laatste nieuws;

• een kennisbank;

• dialoog mogelijkheid.

De eenvoudige structuur van het portaal

en een goedwerkende zoekfunctie

zorgen ervoor dat we de informatie, die

we nodig hebben, makkelijk en snel

kunnen vinden. Begeleiders worden zo

optimaal gefaciliteerd en ondersteund bij

de uitvoering van hun werkzaamheden.

In het portaal staat bijvoorbeeld welke

formatie een team mag inzetten, of hoe

je een Facebook-pagina kunt opzetten

voor een woonlocatie.

Wanneer we het antwoord op een vraag

niet vinden, kunnen we per thema

terecht bij een contactpersoon. Het

portaal draagt op deze manier bij aan

een regelarme omgeving met korte

lijnen.

In de kennisbank, de Wikipedia van de

organisatie, staan alle oude regels en

protocollen. Deze zijn op een nieuwe

manier inzichtelijk gemaakt en kunnen

gebruikt worden ter verdieping van een

onderwerp. Door het invoeren van

zoektermen vind je de beschikbare

informatie over een bepaald onderwerp.

16 17

3. Zelfstandig werkende teams

Binnen Elver zijn 86 zelfstandig

werkende teams (ZWT’s) actief. Deze

teams bestaan uit 6 tot 20 begeleiders.

Zij zijn verantwoordelijk voor de

dagelijkse zorg aan onze cliënten. De

teams doorlopen hun eigen proces

richting zelfstandigheid. Daarbij stellen

zij hun eigen doelen en worden zij

gecoacht op verbeterpunten. Behouden

wat werkt en bijstellen wat beter

kan, is het uitgangspunt. Problemen

worden niet langer neergelegd bij

een leidinggevende. Samen gaan

de teamleden het gesprek aan over

mogelijke oplossingen. Eigenaarschap,

accepteren en handelen. Met andere

woorden: denken en doen komen hier

samen.

Zelfstandig werkende teams bij Elver

die de derde fase van van Amelsvoort

hebben bereikt, zijn te herkennen aan

zelfstandigheid op de volgende 12

gebieden:

• regelen van de eigen inzetbaarheid;

• verantwoordelijkheid nemen voor

kwaliteit;

• met elkaar leren en elkaar stimuleren

tot professionele ontwikkeling;

• organiseren van regeltaken;

• afstemming met andere teams;

• zelfstandig problemen oplossen;

• heldere afspraken m.b.t. teamoverleg,

onderling communicatie en rollen;

• kunnen omgaan met conflicten;

• verbeterbesluiten nemen;

• inspelen op de wensen van cliënten en

verwanten;

• teamdoelen formuleren en bereiken;

• voortdurend oog voor

cliënttevredenheid en oog hebben voor

verbetering.

Ieder team kan zelf met de

teambarometer meten waar ze op de

genoemde onderwerpen staan in de

ontwikkeling naar zelfstandigheid. Een

dergelijke meting kan worden uitgevoerd,

ondersteund door de coach.

In het traject ‘Succes door samen-

spel’ is gestart met de theorie van

Van Amelsvoort. Hij onderscheidt 3

teamfases van teamontwikkeling:

• Fase 1: de teamleden vormen een

bundeling van individuen. De

onderlinge binding is niet sterk.

• Fase 2: de sociale binding tussen

teamleden is sterker. Het zelfstan-

dig coördineren en regelen krijgt

meer aandacht.

• Fase 3: de teamleden vormen nu

een (h)echt team. Er wordt vooral

gewerkt aan de samenwerking en

de continue verbetering van deze

samenwerking en van de werk-

processen. Dit is de norm die Elver

ook stelt.

De afgelopen jaren werd een

continue dialoog gevoerd over de

vraag welke taken (kunnen) liggen

bij een zelfstandig team. Wat vraagt

dit van de ondersteuning door een

leidinggevende en de coach? De

dialoog betrof verschillende

domeinen. Per domein werd

verkend over welke zaken het team

zelf beslist, in overleg met een

leidinggevende beslist, adviseert of

geen invloed heeft. Een voorbeeld:

Op Medler 26 en 28 woont een

club meiden die begeleid worden

door een vast team dat elkaar door

en door kent. Recent kwam er een

vacature bij de Medler vrij. “Wij

hebben zelfstandig besproken wat

we wilden. We hebben alle plussen

en minnen bekeken en besproken

dat we wilden kiezen voor de optie

dat collega’s meer gaan werken. De

regiomanager is betrokken en gaf

ons de ruimte om onze oplossing te

zoeken en daarna in de praktijk te

brengen.”

3.1 VerantwoordelijkheidIn ontwikkelgesprekken met diverse

teams is gesproken over de vraag waar

een zelfstandig werkend team bij Elver

verantwoordelijk voor is. Hierbij kwamen

we uit op de volgende onderwerpen:

• De kwaliteit en de levering van zorg en

diensten (denk aan Planetree).

• Het begeleiden van cliënten bij het

dagelijks leven. Van samen ontbijten op

de groep tot een goede dagbesteding

en ’s avonds samen ontspannen.

• Het plannen van werk en coördineren

van de eigen inzet.

• Het evalueren, verbeteren en aanpassen

van de eigen werkwijze aan

veranderende omstandigheden of

behoeften van cliënten en/of

verwanten.

• Het maken van financiële jaarplannen

(en begroten) en handelen hiernaar.

• Zelfstandigheid en het ontwikkelen

hierin (denk aan de 12 gebieden van

Amelsvoort).

18 19

In het traject Succes door Samenspel is

benadrukt dat het belangrijk is om als

zelfstandig werkend team de juiste

verbindingen binnen Elver te leggen.

Bijvoorbeeld met de eenheid support.

Maar ook met de betrokken

behandelaren en het Behandelcentrum.

Als hulpmiddel hebben we hierbij

geoefend met een ‘denkraam’ dat hielp

om te leren de juiste dialoog aan te gaan

en de juiste vragen te stellen. De coaches

ondersteunen hierbij en dit levert mooie

resultaten op. Het denkraam hebben we

achter in dit boekje opgenomen, als

geheugensteuntje voor de zelfstandig

werkende teams.

3.2 TakenEen zelfstandig werkend team heeft

diverse taken. Drie belangrijke teamtaken

vormen samen de randvoorwaarden om

als zelfstandig team te kunnen

functioneren. Het betreft:

• roosteren;

• financiën;

• veiligheid / bedrijfshulpverlening.

Dit zijn ‘zware’ taken, die om precisie

vragen en op tijd op orde moeten zijn.

Wanneer deze taken niet degelijk

ingericht zijn, ondervindt een team hier

direct hinder van. De uitvoering ervan

vraagt daarom om voldoende kennis,

vaardigheden en tijd. Om zekerheid voor

het team in te bouwen, zijn voor iedere

taak twee personen verantwoordelijk.

Naast de drie grote teamtaken, heeft

ieder team een ander, bij het team

behorend, takenpakket. Het team maakt

hier onderling afspraken over. Denk aan:

• specifieke (extra) teamtaken. Te denken

valt aan: voorzitterschap van het

teamoverleg, innovatie, kennis, beheren

van externe contacten, coördineren

van teamuitjes, fungeren als

contactpersoon voor behandelaars,

organiseren van ouderavonden

etcetera.

• urgente, onverwachte taken, die acuut

opgepakt moeten worden.

Aan deze overige teamtaken geeft het

team, in onderling overleg, invulling. Ze

bepaalt zelf of ze een taak maakt van een

onderwerp als ‘kennis’ of ‘scholing’. Of

dat ze het handiger vindt om een

gezamenlijke jaarplanning te maken met

daarop deze onderwerpen, gekoppeld

aan het teamjaarplan.

3.3 Ondersteunende kadersEen ervaring binnen Succes door

Samenspel was dat sommige teams in

hun enthousiasme ‘doorschoten’ en het

contact verloren met vakkennis die

binnen Elver aanwezig is. In een ander

voorbeeld zorgde de keuze van een

zelfstandig werkend team voor

kostenoverschrijdingen. We willen leren

van deze, en andere, voorbeelden.

Zelfstandig betekent immers niet dat

alles kan! Er zijn kaders waarbinnen we

gezamenlijk werken binnen Elver!

De teams worden ondersteund in hun

zelfstandigheid met enkele kaders,

ondersteunende informatie en systemen.

De teamkaders bestaan uit:

• de Elver visie op zorg;

• de handreikingen (zie paragraaf 2.3);

• enkele vaste rollen die gelden voor elk

team (zie voorgaande paragraaf);

• een teamjaarplan;

• toegang tot een kennisnet (via portaal);

• teamplan;

• ZZP-gestuurd roosteren;

• ziekteverzuim;

• financiële resultaten in een dashboard

op het portaal (BI);

• de plaatsingscommissie Wonen en

Dagbesteding. Zij maken een

zorgvuldige afweging om een optimale

plek voor cliënten binnen Elver te

kunnen bieden.

Naast deze kaders nemen alle teams

jaarlijks deel aan – te ontwikkelen –

thema-audits vanuit Planetree. Hierbij

worden twee onderwerpen vanuit

Planetree gekozen, waarop de teams en

support elkaar auditeren qua uitvoering.

De regiomanagers hebben een

handzaam document “teamkaders”

samengesteld met de kaders en

verwachtingen voor een zelfstandig

werkend team.

Vraag je regiomanager ernaar en handel

ondersteund door deze kaders!

3.4 Enkele specifieke aandachtspuntenZoals de titel al zegt: Elver is in

beweging! We willen daarom specifiek

nog even ingaan op enkele onderwerpen

die in deze fase van de ontwikkeling van

zelfstandig werkende teams belangrijk

zijn.

Elkaar helpen in professionele

ontwikkeling

Bij het werken binnen Elver gaan we

ervan uit dat we elkaar scherp houden

qua deskundigheid. Tijdens het werken

geef je elkaar feedback, bespreek

eventuele handelingsverlegenheid met

elkaar, niet alleen op vraag van collega,

maar ook pro-actief. Kwalitatief goede

zorg voor de cliënten staat tenslotte

centraal. Op woningen waar je alleen

werkt vraagt dit zeker aandacht. Maak

afspraken hoe en wanneer je elkaar

feedback geeft over je handelen en zorg

richting cliënten.

Ondersteuning bij ethische kwesties

Over heel veel zaken kun je als team

afspraken maken; bij zogenaamde

ethische kwesties vraagt dit zeker

aandacht. Wat doe je als begeleiding

bijvoorbeeld als een cliënt in de

palliatieve fase verkeert; kies je voor

handelen of kies je ervoor iemands hand

vast te houden? Of beide? Wat doe je als

familie iets anders van je verwacht dan jij

denkt dat het beste is voor de cliënt en/

of waar jij je het beste bij voelt? Het

lastige bij dit soort situaties is dat er geen

goed of fout is; het heeft met je eigen

normen en waarden te maken; die zijn

voor iedereen weer anders. Bij dit soort

kwesties schakel je de commissie ethiek

in. Zij kunnen aan de hand van een

moreel beraad helpen bij besluitvorming

en je eigen gevoel hierin. Weet je niet

zeker wanneer je hun wel of niet kunt

inschakelen, overleg dan met de

commissie of nodig ze uit.

20 21

Ervaringsverhaal – Lobke (persoonlijk begeleider wonen)

“Bij Elver telt mijn vakmanschap en dat van mijn collega’s. Dat geeft

vertrouwen. Als begeleiders weten we vanuit onze ervaring en expertise echt

wel wat er nodig is voor goede zorg. We kunnen zelf veel regelen en beslissen.

Dat deden we altijd al in overleg met cliënten en verwanten, maar nu kunnen

we snel schakelen. Omdat we zelf kunnen beslissen, zijn de lijnen kort. We

vragen ons bij alles wat we doen kritisch af: waarom doen we dit eigenlijk? Is

dit de beste manier om het te doen? Is het mogelijk meer tijd voor cliënten te

krijgen door het anders te organiseren? Dat zit soms in kleine dingen. Dat we

de ruimte hebben om zelf verbeteringen voor te stellen of uit te proberen,

vergroot mijn werkplezier. Ik kan en mag me nieuwsgierig opstellen. Ik ben blij

met die verantwoordelijkheid. En mijn collega’s, cliënten en hun ouders ook.”

Werving en selectie

Het zelfstandig werken vraagt het nodige

van de competenties van onze persoon-

lijke begeleiders. In sollicitatiegesprekken

is het dan ook van belang om te praten

over de competenties zoals “het voeren

van een dialoog”, “samenwerkingsge-

richtheid” en de “actiegerichtheid” en

“zelfstandigheid”. Bij een vacature wordt

de regiomanager geïnformeerd en wordt

aangegeven welke ruimte er in de

formatie is. Vooraf maakt het team een

profiel (op basis van gevraagde compe-

tenties en kwaliteiten) en komt na de

gesprekken in overleg met HR tot een

voorstel. De regiomanager neemt de

eindbeslissing.

Ondersteuning bij een moeilijke

teamperiode

Het kan natuurlijk voorkomen dat een

collega of een compleet team een

moeilijke tijd doormaakt. In deze situatie

kan de regiomanager besluiten om extra

ondersteuning te organiseren of aan te

bieden. Je kunt hierbij denken aan

(individuele) coaching en cursussen,

maar ook ondersteuning door support.

De regiomanager neemt afhankelijk van

de situatie in een dergelijk geval meer of

minder de regie. In principe is dit altijd

tijdelijk. Hoe lang ‘tijdelijk’ is hangt af van

de situatie. De regiomanager zal, zodra

de situatie dit toelaat, de regie weer bij

het team neerleggen. Ook hier geldt: de

dialoog is hierbij belangrijk!

Samenspel met behandelaren

Zelfstandig werken betekent dat teams

beschikbare deskundigheid binnen Elver

gebruiken om optimale zorg te kunnen

bieden. Teams betrekken behandelaren

bij belangrijke besluiten over de begelei-

ding van cliënten en kunnen zo optimaal

gebruik maken van de expertise die er is.

Omgekeerd gebeurt dit eveneens. In dit

samenspel gebruiken we elkaars deskun-

digheid om bij te dragen aan een

gelukkig leven van de cliënt. Dat is het

gezamenlijk doel.

22 23

4. Coach Zelfstandig Werkende Teams

Teams kunnen een beroep doen op

coaching. Ditzelfde geldt voor de

regiomanagers, ook zij kunnen een

beroep doen op de teamcoaches om bij

te springen, zo lazen we zojuist.

Elver heeft hiervoor een aantal

teamcoaches. Deze teamcoaches zijn

er in de eerste plaats voor zelfstandig

werkende teams van wonen en

dagbesteding en voor de nachtdienst.

Een teamcoach helpt het team om (nog)

zelfstandiger te worden en dit te blijven.

4.1 Taken van een coachIn de praktijk kan een coach

ondersteuning bieden bij:

• De groei van een team naar

volledige zelfstandigheid. De coach

maakt hierbij gebruik van zijn/haar

coachingsvaardigheden en het

denkraam voor zelfstandig werkende

teams.

• Het vinden van de weg binnen de

organisatie naar andere teams: de

eenheid support, het behandelcentrum

of de regiomanager.

• De manier van samenwerken,

vergaderen en gesprekken (dialoog)

voeren.

• Het signaleren van ontwikkelingen

binnen de teams die samenhangen

met de nieuwe manier van werken. De

coach zal hierop inspelen en het team

op een passende manier ondersteunen.

• Teamzaken, zoals elkaar feedback

geven, invullen van nieuwe taken en het

organiseren van nieuwe activiteiten.

4.2 De coach Triple C, EIM-BOL, LACCS en Weerbaarheid Naast de teamcoaches die de zelfstandig

werkende teams ondersteunen, zijn

er bij Elver ook andere coaches actief.

Deze coaches trainen begeleiders in hun

grondhouding en in hun benadering van

cliënten.

Zo zijn er bijvoorbeeld Triple C-coaches.

Zij kijken met een begeleider of het team

mee wanneer een cliënt probleemgedrag

blijft vertonen. De coach stelt vragen en

spiegelt de aanpak van een begeleider

of een team. Dit kan helpen om de

aanpak in begeleiding te ontwikkelen, te

verbeteren en vakmatig te groeien.

Bij vragen over de manier van begeleiden

van een cliënt kan een teamcollega

of team in samenspraak met een

orthopedagoog de hulp van een coach

inroepen. In de toekomst wil Elver ook

coaches inzetten voor ondersteuning

bij en uitleg over de behandelmethoden

EIM-BOL en LACCS.

Op het gebied van weerbaarheid is bij

Elver een aantal trainers werkzaam. Zij

leren begeleiders praktisch hoe zij het

beste om kunnen gaan met een cliënt die

fysiek agressief is. Hoe blijf je in contact

zodat je samen verder kunt?

Linda (een van de coaches EIM/BOL) zou langs komen voor een

coachmoment voor EIM/BOL. David (cliënt) vroeg of hij mocht, want hij was

nog niet geweest. Ik heb hem uitgelegd dat het hierbij om mij ging. Eerder die

dag vroeg hij mij of ik een kapotte zak aan een blouse wilde vastnaaien. Ik heb

David gevraagd of hij dat wilde doen en dat vond hij tot mijn verbazing een

goed idee. Het grappige is dat ik er zelf geen vertrouwen in had dat dit

enigszins zou werken.

Hij werd enthousiast en nog voor Linda er was, had hij de naaispullen gepakt

en was aan de voorbereidingen begonnen. Linda kwam en je zag op Davids

gezicht dat hij bij voorbaat al trots was dit klusje aan haar te laten zien. De

draad in de naald doen was lastig voor hem. Dit heb ik hem laten proberen tot

hij mij daarvoor om hulp vroeg. Dit kostte mij veel moeite, omdat ik voorheen

al lang hulp had aangeboden. Ik heb hier met “kromme tenen” mee gewacht.

Ik zat tenslotte in mijn coachmoment. Rekening houdend met zijn spanning,

heb ik het even overgenomen en de regie meteen weer teruggegeven. Hij

speldde de zak goed vast op zijn blouse. Hij had zelf bedacht dat dat moest

Daarna begon hij te naaien. Hij vroeg zich af of er geen knoopje in de draad

moest. Ik heb gevraagd wat er zou gebeuren als er geen knoop in zou zitten

Na 10 keer proberen zat de knoop erin. Hij bleef gemotiveerd stap voor stap de

handelingen verrichten.

Begeleider Claudia en cliënt David

24 25

5. Regiomanager

Binnen Elver is de organisatie van

wonen en dagbesteding verdeeld over 5

regio’s, ieder met een regiomanager. De

regiomanagers hebben een herkenbaar

gezicht binnen de organisatie en zetten

Elver naar buiten (tezamen met de

bestuurder) op de kaart.

5.1 Taken van de regiomanagerDe taken van de regiomanager gaan

(in hoofdlijnen) over optimale kwaliteit

van zorg, aandacht voor teams en

teamprestaties en financiële sturing

en eindverantwoordelijkheid. Dit

zijn de interne aandachtsgebieden

zou je kunnen zeggen. Daarnaast

hebben de regiomanagers de blik

naar buiten (nieuwe initiatieven,

samenwerkingspartners) en zetten ze

Elver verder op de kaart.

Voorbeelden van werkzaamheden uit het

takenpakket van de regiomanager:

• vaststellen, aanscherpen en uitvoeren

van de missie, visie en strategie van

Elver;

• ontwikkelen en uitvoeren van

strategisch en tactisch beleid;

• (mede) formuleren van teamkaders en

–verantwoordelijkheden;

• richting en sturing geven aan

zelfstandig werkende teams;

• opstellen en sturen vanuit de begroting;

• aanvragen van (project/ innovatie)

subsidies;

• sturen op kwaliteit van zorg initiëren;

• onderhouden van

samenwerkingsverbanden;

• initiëren en onderhouden van

samenwerkingsrelaties.

De regiomanagers kunnen een beroep

doen op support bij de invulling van hun

rol.

5.2 De regiomanager faciliteert de teams; sturing indien nodigDe regiomanager fungeert voor de

zelfstandig werkende teams vooral als

aanspreekpunt en geeft via de kaders

sturing en richting aan de teams.

De regiomanager benoemt successen

en stimuleert dat teams van elkaar leren.

Regiomanagers geven invulling aan hun

rol door vraagstukken juist ook terug te

leggen bij de teams en de ondersteuning

door de eenheid support.

Ze faciliteren door richting te geven en

door ruimte te laten aan de vakmensen

om zelf aan de slag te gaan. De

regiomanager houdt ‘feeling’ en is er als

een klankbord en luisterend oor.

Teams mogen van hun regiomanager het

volgende verwachten:

• Bereikbaarheid bij vragen uit teams die

op het terrein van de regiomanager

liggen en niet vanuit zelfstandigheid,

door coaching en/of support opgelost

kunnen worden.

• Aanwezigheid bij werkoverleggen

(periodiek).

• Afspraken maken met teams over de

kaders waarbinnen zelfstandig wordt

gewerkt en het monitoren hiervan.

• Aansturen en coachen van bijzondere

situaties en incidenten/calamiteiten.

• Coachen van een team om zelfstandig

en effectief te werken.

Individuele teamleden kunnen bij de

regiomanager terecht wanneer zij binnen

hun team vastlopen. Ook hier stimuleert

de regiomanager het zelfstandig

werken door een coachende stijl van

leidinggeven.

In specifieke gevallen kan het zijn dat

de regiomanager wordt ondersteund

(‘ondersteuner regiomanager’) in

het goed verlopen van cruciale

werkprocessen. Denk aan situaties met

bijzondere cliëntsituaties of situaties met

verwanten. De ondersteuner handelt in

het gezamenlijk belang van de cliënt, het

team en de regiomanager.

26 27

6. Het Behandelcentrum

Het Behandelcentrum biedt

behandelingen aan mensen die bij

Elver wonen en aan mensen met

een verstandelijke beperking die in

de omliggende regio wonen. Hierbij

kan het gaan om lichte tot complexe

problematiek. Cliënten, verwanten

en verwijzers kunnen terecht voor

gespecialiseerde (para)medische zorg,

begeleiding, behandeling of advies.

Het Behandelcentrum biedt ondermeer:

• gespecialiseerde medische zorg door

de Arts Verstandelijk Gehandicapten

(AVG);

• paramedische zorg (inclusief de

indicering en aanpassing van

hulpmiddelen);

• therapeutische mogelijkheden in

spel, drama, muziektherapie en

psychomotorische therapie;

• begeleiding door orthopedagogen en

psychologen.

De kracht van behandelingen wordt

versterkt door interdisciplinaire

samenwerking tussen verschillende

behandelaren. Dit betekent dat onze

behandelaren interdisciplinair werken

en de zorg op elkaar afstemmen: zij

stellen gezamenlijk doelen op en dragen

ieder bij vanuit hun eigen persoonlijke

deskundigheid.

Naast bovenstaand aanbod omvat het

Behandelcentrum een aantal onderdelen

die een meer zelfstandige functie binnen

Elver hebben.

• Bij het zorgloket komen alle vragen van

cliënten en hun vertegenwoordigers

binnen.

• Het maatschappelijk werk begeleidt

verwanten en ondersteunt teams en

persoonlijk begeleiders in hun relatie

met verwanten.

• Suc6 biedt scholing voor mensen met

een verstandelijke beperking die graag

verder willen leren. Naast cursussen

biedt Suc6 ook materialen aan

waardoor mensen zelf of samen met

hun begeleider, ouders of wettelijke

vertegenwoordigers over specifieke

thema’s kunnen leren.

• Het Centrum Bijzondere

Tandheelkunde (CBT) biedt mondzorg

aan mensen die niet bij een reguliere

tandarts terecht kunnen. Bijvoorbeeld

door een lichamelijke of verstandelijke

beperking, of door angst voor de

tandarts.

• De BOPZ-functionaris (BOPZ

= Bijzondere Opnemingen in

Psychiatrische Ziekenhuizen) zorgt voor

een zo summier mogelijke inzet van

vrijheidsbeperkende maatregelen.

Ook hier geldt: korte lijnen met de

andere behandelaren en de begeleiders

geven de behandeling net de extra’s die

onze cliënten nodig hebben.

6.1 Verantwoordelijkheid en samenspel gaan hand in handOnze missie is om interdisciplinair

samen te werken vanuit behandeling

en in een goed samenspel met de

begeleiders, verwanten en cliënt (de

driehoek). Bij behandeling wordt niet

zelden gedacht aan 1 behandelaar en

1 patiënt/cliënt die betrokken is. Niets

is minder waar. Behandeling binnen

Elver is vaak ingewikkelder en vraagt

samenspel: onze orthopedagogen/

psychologen zijn richtinggevend (en

medeverantwoordelijk) voor de wijze

waarop begeleiders hun cliënten

ondersteunen.

De deskundigheid van orthopedagogen/

psychologen op het gebied van

complex gedrag, methodisch werken,

groepsdynamica bijvoorbeeld, zorgt

dat zij begeleiders kunnen adviseren en

Maaike is 18 jaar en heeft autisme. Sinds kort woont ze niet meer thuis, maar in

een woongroep van een instelling. Voor haar is dit een grote verandering waar

ze erg aan moet wennen. Maaike vindt het fijn als alles in een vaste,

voorspelbare volgorde plaatsvindt. Daar houden haar begeleiders rekening

mee als ze Maaike willen laten wennen aan spannende nieuwe situaties, zoals

een bezoek aan de tandarts. De tandarts van het CBT heeft hiervoor samen

met de gedragskundige een stappenplan opgesteld.

Met pictogrammen bereidt de begeleider Maaike voor op het bezoek. Er gaat

altijd een vertrouwd iemand met haar mee. Het bezoek is zo gepland dat

Maaike niet lang in de wachtkamer hoeft te zitten. En het behandelteam zorgt

ervoor dat het rustig is in de behandelkamer. Er gebeurt per behandeling niet

meer dan wat van tevoren is afgesproken, zodat Maaike altijd precies weet wat

er gaat gebeuren. Inmiddels gaat Maaike rustig in de behandelstoel zitten en

laat in goed vertrouwen toe dat de tandarts haar gebit nakijkt en schoonmaakt.

richting kunnen geven, zodat cliënten

optimaal ondersteund worden.

Dit adviseren en richting geven kan een

orthopedagoog alleen maar doen in een

goed samenspel, waarbij begeleiders en

teams ervaringen delen die zij hebben

opgedaan met cliënten, hier scherp

op zijn, en ook behandelaren tijdig

betrekken bij vragen of vraagstukken.

Goede samenwerking over en weer

is een voorwaarde voor optimale

begeleiding van onze cliënten.

In de praktijk leren we hierin. En dat is

hoe het ook moet gaan. Binnen Elver

gaan we uit van continue verbetering

van de kwaliteit van leven van onze

cliënten. We zoeken bewust naar

mogelijkheden om hieraan te werken.

Het Behandelcentrum heeft daarin een

belangrijke rol. Verantwoordelijkheid en

samenspel met de teams gaan hierbij

hand in hand.

28 29

6.2 Herkenbare regioteams Om een goede behandeling te realiseren

is een goede samenwerking met teams

en begeleiders noodzakelijk. Daarom is

vanuit het Behandelcentrum gekozen

voor een regionale werkwijze. Iedere

regio kent een eigen behandelteam. In

deze behandelteams zijn alle disciplines

vertegenwoordigd die binnen de regio

werken. De regioteams overleggen

regelmatig. Een keer in de maand (soms

vaker) sluit de manager behandelcentrum

en de regiomanager aan.

Vanuit de regioteams worden

interdisciplinaire overleggen gepland.

Dit gebeurt een keer per jaar, of zo vaak

als nodig is. Samen met de persoonlijk

begeleider(s) wordt, per woning, de

ondersteuning van en begeleiding aan

cliënten besproken. Verwanten en

wettelijke vertegenwoordigers van de

cliënten kunnen bij dit overleg aansluiten.

De orthopedagogen/psychologen sluiten

aan bij de bespreking van het zorgplan,

van waaruit de driehoek afspraken,

plannen en doelen voor het komende

jaar maakt. De medische dienst heeft

een korte voorbespreking met de

persoonlijk begeleider en sluit aan bij de

zorgplanbespreking als daar aanleiding

voor is. De overige behandelaars die

bij de cliënt betrokken zijn, mogen ook

aansluiten.

De orthopedagogen/psychologen

van het Behandelcentrum zijn aan

vaste teams gekoppeld en aanwezig

bij cliëntbesprekingen in ‘hun’ teams.

Zij nemen gevraagd en ongevraagd

het initiatief voor verandering in de

begeleiding, de introductie van nieuwe

methodieken, en geven advies. Zij

werken dus samen met het team om de

behandeling vorm te geven en geven

inhoudelijk richting. Het team neemt de

verantwoordelijkheid om de zorg voor

een cliënt te organiseren.

Hoe bevalt het werken in een

regio?

“Het werken in een regio bevalt

goed, deze terugkoppeling krijgen

we ook van de begeleiders. Het is

per regio natuurlijk verschillend,

dus ik kan alleen maar

praten voor mijn eigen regio.

Samen met mijn collega heb ik

regio drie, de regio van Anne

Vrijdag. Dit is een regio met veel

EVB cliënten en ouderen.

Doordat je niet meer te maken

hebt met alle doelgroepen maakt

dat het werk makkelijker. Je kan je

volledig op deze doelgroep

richten”.

Annemiek Grijpma, orthopedagoog

30 31

7. Support

De eenheid support bestaat uit

een verzameling vakdisciplines,

ondersteunend aan de ZWT’s, de

regiomanagers, het Behandelcentrum en

de bestuurder.

Een diversiteit aan vakmensen werkt

hier vanuit verschillende expertises,

waaronder:

Planning en Control, Beleidsmedewerker

Wonen, Beleidsmedewerker

Dagbesteding, HR (beleid, Arbeid &

Gezondheid, Leren & Ontwikkelen,

Administratieve Processen),

Informatisering, Financiële administratie,

Kwaliteit, PR & Communicatie, Facilitair,

Vrijwilligers, Flexbureau, Vervoersloket,

Vrije Tijd, Inkoop, Receptie en Meldpunt.

7.1 Doel van supportBij de eenheid support wordt het

woord ondersteuning met hoofdletters

geschreven. Het geeft vorm aan

de interne bedrijfsvoering en de

bijbehorende interne controle. Daarbij

wordt steeds gezocht naar de juiste

dialoog met de teams. Het vakmanschap

bij support verschuift van: “het geven

van antwoorden” naar “het adviseren en

meedenken vanuit vakkennis”. Bij iedere

vraag bekijken wij welke personen en

deskundigheid we het beste in kunnen

zetten. Aan welke rol, taak of kennis is

er behoefte? Welke oplossingen ziet het

team zelf. Is er support nodig? Zo ja, in

welke vorm?

Support is breed qua inhoud: we

ondersteunen bij praktische klussen maar

geven, waar nodig, ook advies over de

aanpak van een probleem of kwestie.

De opdracht aan de eenheid support

is meer en meer te komen tot een

compacte en eenvoudig georganiseerde

dienstverlening. Hier zijn we mee bezig.

Support wordt meer en meer zichtbaar

via Elver portaal en via de speeddates

waar teams en vakmensen van support

elkaar ontmoeten.

De eenheid support ontwikkelt in 2016

verder naar een toegankelijk en makkelijk

bereikbaar onderdeel van de organisatie,

zowel voor de zelfstandig werkende

teams als voor externe afnemers.

Geen overbodige regels, formulieren,

handtekeningen en bureaucratie. Om dit

mogelijk te maken is ervoor gekozen om

support onder 1 manager te brengen: de

manager Support.

7.2 Ondersteuning aan teams vanuit supportBegeleiders en teams kunnen

met praktische vragen en voor

ondersteunende werkzaamheden

terecht bij de eenheid support.

Denk bijvoorbeeld aan vragen over

bedrijfshulpverlening, de inzet van

stagiaires, het maken van roosters,

technische problemen en budgetbeheer

om maar wat te noemen. Kijk hierbij

eerst en vooral naar de handleidingen die

zijn gemaakt (!). Je kunt daarnaast altijd

met je vragen terecht bij Support. Op het

portaal staat hiertoe een wie = wie. De

relatie tussen het zelfstandig werkende

team en support betekent:

• de juiste vakman bij support opzoeken;

• echt goed in gesprek gaan (denkraam

toepassen);

• aandacht voor maatwerk (vanuit de

driehoek).

Support kan ondersteunen en adviseren

en zal (in bepaalde gevallen) acties

uitvoeren ter ondersteuning van

het betreffende team. Hierbij willen

teamleden een gevoel van gezamenlijke

verantwoordelijkheid ervaren vanuit

support.

7.3 Elver pitch en support overlegBinnen support ontstond een

toenemende behoefte om beter en op

tijd geïnformeerd te zijn over nieuwe

ontwikkelingen die diverse collega’s of

het vakgebied op zich af ziet komen.

Om dit te verbeteren en hiervoor een

geschikte vorm te zoeken wordt sinds

begin 2016 maandelijks een ElverPitch

georganiseerd. Het doel van de

ElverPitch is: ‘verbinden en ontmoeten’

van vakmensen binnen support en meer

samenhang en samenwerking te creëren.

Een ElverPitch is afgeleid van Elevator

Pitch en heeft als kenmerken om in een

relatief korte tijd op een duidelijke manier

aan een groep collega’s uit te leggen wat

je problematiek of uitdaging is, hoe je

denkt daar mee om te willen gaan en wie

of wat je daarvoor nodig hebt. Dat klinkt

misschien heel simpel maar we denken

dat dit een manier kan zijn om op een

efficiënte manier elkaar als support beter

en beter op tijd te informeren over

ontwikkelingen die je ziet ontstaan.

In de loop van 2016 is daarnaast het

expertteam van Succes door Samenspel

omgevormd tot supportoverleg. Hierin

stemmen we maandelijks belangrijke

ontwikkelingen en initiatieven af.

32 33

8. Overleg en besluitvorming

In het traject ‘Succes door Samenspel’

hebben we de manieren waarop we met

elkaar overleggen en besluiten nemen

aangepast. Besluitvorming vindt zo veel

mogelijk direct plaats op de plek waar

een besluit nodig is door de collega’s die

hier direct bij betrokken zijn, eventueel

8.1 OrganisatiebeeldOm onze nieuwe manier van werken

duidelijk te maken hebben we een

organisatiebeeld gemaakt die begint bij

de driehoek cliënt – verwant –

begeleider.

ondersteund door support of door een

coach. ‘Lange lijnen’ en besluitvorming

door managers proberen we zo veel

mogelijk te vermijden.

8.2 ManagementoverlegHet managementoverleg is een overleg

voor afstemming en advies ten aanzien

van de ontwikkeling en besluitvorming

van (strategisch)beleid, projecten, kaders

en planvorming.

Deelnemers aan dit overleg zijn:

• de bestuurder;

• de regiomanagers;

• de manager support / de controller;

• de manager Behandelcentrum;

• de bestuurssecretaris.

In het managementoverleg wordt

gezamenlijk richting gegeven aan de

organisatiedoelen, worden prioriteiten

gesteld, en wordt de voortgang van

processen geëvalueerd.

Voorstellen voor grote plannen en/

of beleidsvoornemens worden in het

overleg besproken en voorzien van

advies, waarna de bestuurder een

voorgenomen besluit neemt. Afhankelijk

van het onderwerp wordt het daarna

voor advies of instemming voorgelegd

aan de medezeggenschapsorganen

(ondernemingsraad en cliëntenraad) en,

indien van toepassing, ter goedkeuring

voorgelegd aan de raad van toezicht.

Daarna volgt besluitvorming door de

bestuurder.

34 35

8.3 De Elver-trechter maakt duidelijk hoe we koers en richting bepalen In onze nieuwe manier van werken

is het van groot belang dat iedereen

zich telkens afvraagt: Hoe komen we

gezamenlijk tot de juiste besluiten? Het

managementoverleg en de bestuurder

passen de Elver trechter toe bij het

maken van keuzes en het geven van

richting. Het is echter goed dat iedereen

weet wat de trechter inhoud. Zie

afbeelding hieronder.

Hoe passen we de ‘Elver-trechter’ toe:

1. Keuzes ijken we aan onze visie op

zorg.

2. Onze strategie geeft richting en koers.

3. De driehoek vormt het startpunt voor

dialogen en oplossingen.

4. Financiële gezondheid van de

organisatie is een randvoorwaarde

voor toekomstbestendigheid.

5. Wet- en regelgeving kan belemmerend

werken voor bepaalde oplossingen. We

zoeken altijd naar mogelijkheden

vanuit de driehoek. Soms kunnen we

echter niet om wettelijke bepalingen

heen, ook al zouden we dit willen.

8.4 Procesverantwoordelijkheden en procesregisseursBij het uitwerken van grote thema’s en

uitvoeren van concrete plannen is het

belangrijk om af te spreken wie

procesverantwoordelijk is. In het

managementoverleg wordt afgesproken

welke manager procesverantwoordelijk

is. Deze manager benoemt een

procesregisseur die met de uitwerking

van het thema aan de slag gaat. De

procesregisseur werkt interdisciplinair en

vanuit de wensen van driehoek.

8.5 Planning & controlPlanning & control is het geheel van

kaders, acties en plannen die uitgevoerd

worden om in een bepaalde periode

onze visie, missie, strategie en doelen te

realiseren. Hierbij hoort een passende

financiële vertaling (planning). Gekoppeld

aan de planning worden afspraken

gemaakt over het behalen van normen,

die nodig zijn om als organisatie

bedrijfsmatig gezond te blijven.

Bijvoorbeeld op het gebied van financiën,

productie en ziekteverzuim. Door middel

van rapportage wordt aangegeven in

hoeverre de doelstellingen zijn behaald

en er aan de normen wordt voldaan.

Indien nodig worden afspraken

bijgesteld.

36 37

9. Bestuur

Elver heeft een eenhoofdige raad van

bestuur.

9.1 Taken van de Raad van BestuurDe raad van bestuur van Elver is het

hoogste bestuurlijke orgaan van de

organisatie en is eindverantwoordelijk

voor:

• het verwezenlijken van de

doelstellingen van de organisatie;

• de strategie en het beleid en de daaruit

voortvloeiende resultatenontwikkeling;

• de kwaliteit en veiligheid van de zorg;

• de financiering van de organisatie.

De raad van bestuur legt over

bovenstaande punten verantwoording

af aan de raad van toezicht. Bij de

uitvoering van zijn taak houdt de

raad van bestuur het belang van de

zorgorganisatie als maatschappelijke

onderneming voor ogen. Hij

weegt de belangen van betrokken

belanghebbenden altijd nauwkeurig

af. Via overleg tussen de raad van

bestuur met de cliëntenraad en de

ondernemingsraad wordt invulling

gegeven aan medezeggenschap en

belangenbehartiging van cliënten

en medewerkers. De cliëntenraad

en ondernemingsraad hebben als

medezeggenschapsorganen inspraak

bij belangrijke bestuursbesluiten. De

raad van bestuur is zich bewust van zijn

verantwoordelijkheid, maatschappelijke

positie en voorbeeldfunctie en zal er

daarom voor zorgen de reputatie van de

organisatie niet te schaden.

Taken van de raad van bestuur zijn:

• Het beheersen van de risico’s

verbonden aan de activiteiten van de

zorgorganisatie. De raad van bestuur

rapporteert hierover aan en bespreekt

de interne risicobeheersings- en

controlesystemen met de raad van

toezicht.

• De raad van bestuur geeft de raad van

toezicht tijdig alle informatie die nodig

is voor een goede uitoefening van de

taak van de raad van toezicht.

• De raad van bestuur zorgt ervoor

dat werknemers en anderen, die een

contract hebben bij de zorgorganisatie,

zonder gevaar voor hun rechtspositie,

misstanden kunnen melden.

Onregelmatigheden met betrekking tot

het functioneren van leden van de raad

van bestuur, worden gerapporteerd aan

de voorzitter van de raad van toezicht.

9.2 Taken van bestuursondersteuningBestuursondersteuning biedt

strategische, beleidsmatige,

organisatorische, juridische en

secretariële ondersteuning aan de

raad van bestuur of organiseert deze.

Tevens is de geestelijk verzorging

en bouwcoördinatie gekoppeld aan

bestuursondersteuning.

Samen met de regiomanagers,

de manager support/controller

en de manager Behandelcentrum

worden verbindingen gemaakt met

de externe omgeving. Zo worden

wet- en regelgeving vertaald naar

de interne organisatie. Hierbij wordt

onnodige bureaucratie vermeden.

Bestuursondersteuning adviseert de raad

van bestuur gevraagd en ongevraagd.

Ook wordt ondersteuning geboden aan

de raad van toezicht.

38 39

10. Dialoog en toezicht

Elvert heeft binnen en ‘buiten’ haar

organisatie een aantal partijen verzameld,

die gevraagd en ongevraagd, meedenken

en adviseren over de richting die Elver

opgaat. Het gaat hierbij om de raad van

toezicht, de cliëntenraad en de onderne-

mingsraad. We proberen steeds met

elkaar in gesprek te gaan en samen te

komen tot de juiste koers voor de

organisatie, waarbij ieder vanuit zijn

eigen perspectief richting geeft.

10.1 Het viervoorzittersoverlegHet viervoorzittersoverleg is een

overlegvorm die past bij ‘toezicht

nieuwe stijl’ en bij organiseren vanuit ‘de

bedoeling’, ofwel vanuit de leefwereld

van de cliënt. Deelnemers aan dit overleg

zijn:

• de voorzitter van de raad van bestuur;

• de voorzitter van de raad van toezicht;

• de voorzitter van de ondernemingsraad;

• de voorzitter van de cliëntenraad.

De rol van het viervoorzittersoverleg is

nog in ontwikkeling en niet definitief

vastgesteld.

Kernwoorden voor de overlegvorm zijn:

vertrouwen, creativiteit en samenspel.

De insteek is toewerken naar een

overleg tussen de belangrijkste interne

belangengroeperingen, waarin de visie,

richting, planvorming en algemene

gang van zaken met elkaar worden

besproken en afgestemd. Buiten de

wettelijk vastgestelde overlegmomenten

om houden de vier voorzitters door dit

overleg ‘feeling’ met elkaar. Ze weten

wat er speelt in de verschillende lagen

van de organisatie en geven samen

sturing en richting aan de visie van Elver.

Het viervoorzittersoverleg vindt vier

keer per jaar plaats. Daarnaast zijn er

diverse momenten waarop ‘Succes door

Samenspel/In Beweging!’ besproken

wordt in de ondernemingsraad, de

cliëntenraad en de raad van toezicht.

10.2 De ondernemingsraadDe ondernemingsraad (OR) van Elver

heeft twee hoofdtaken:

• vertegenwoordigen en behartigen van

de belangen van medewerkers;

• overleggen en meedenken met de raad

van bestuur over bestuursbesluiten die

van invloed zijn op werknemers.

Uiteraard denkt de ondernemingsraad

ook mee met de raad van bestuur in

andere doelstellingen, in het belang van

een zo goed mogelijk functionerende

organisatie.

10.3 De cliëntenraadDe cliëntenraad (CR) behartigt,

binnen de doelstellingen van Elver, de

gemeenschappelijke belangen van de

cliënten. Er is een deelraad cliënten en

een deelraad cliëntvertegenwoordigers,

die samen de cliëntenraad vormen. De

deelraad cliënten wordt ondersteund

door een coach. De cliëntenraad

overlegt en denkt mee met de raad van

bestuur over bestuursbesluiten die van

invloed zijn op cliënten.

40 41

10.4 Raad van toezichtDe raad van toezicht heeft tot taak

toezicht te houden op het besturen door

de raad van bestuur en de algemene

gang van zaken in de zorgorganisatie

als maatschappelijke onderneming

en staat de raad van bestuur met raad

ter zijde. De raad van toezicht vervult

de werkgeversrol voor de raad van

bestuur en zorgt (ondermeer) door

benoeming, evaluatie en ontslag dat

de zorgorganisatie is voorzien van een

capabel bestuur.

De raad van toezicht heeft regelmatig

overleg met de raad van bestuur en

richt zich bij de uitvoering van haar taak

naar het belang van de organisatie als

maatschappelijke onderneming en alle

betrokken belanghebbenden.

42 43

Bijlage: denkraam voor dialoogEen denkraam is een hulpmiddel om vraagstukken te benaderen en te leren van

nieuwe ervaringen. Het helpt teams om het vraagstuk dat zich aandient uitvoerig te

verkennen en te analyseren. Het doorlopen van de stappen helpt om het vraagstuk te

verhelderen.

• Stap 1,2 en 3 is de verkenning van het vraagstuk.

• Stap 4,5 en 6 volgen op de verkenning en richten zich op de actie

• Nadat stap 4, 5 en 6 zijn genomen, is er een nieuwe ervaring.

Denkraam voor het zelfstandig werkend team

1. Vertel het verhaal.

2. Wat is er aan de orde? Voor wie is dit een vraagstuk? Welke feiten liggen er? Hoe

verhouden de feiten zich ten opzichte van de visie/missie? Wat is onze mening

hierover? Hoe komen we aan die mening?

3. Vanuit verschillende invalshoeken benaderen. Gaat het over een eigen werkproces

of gaat het over het resultaat van een werkproces van een ander team? Kunnen

we invloed uitoefenen op het vraagstuk of ligt het buiten onze invloedsfeer.

Nieuwe inzichten? Welke? Benoemen, woorden geven aan het nieuwe inzicht

Generaliseren, herkennen we dit? Komt het vaker voor?

4. Oplossingen: Welke mogelijkheden zijn er? Welke mogelijkheid is het meest

wenselijk?

5. Actieplan. Wat moet er gedaan worden om de gewenste mogelijkheid uit te

voeren? Kunnen we het zelf? Wat hebben we daarvoor nodig? Hebben we iemand

anders nodig? Wat hebben we van de ander nodig?

6. Uitvoeren. Zijn er nog belemmeringen om het uit te voeren? Welke zijn dat?

Kunnen we de belemmering weghalen? Wat hebben we daarvoor nodig? Kunnen

we onze actie ten uitvoer brengen? Wat kan er gebeuren als we het uitvoeren?

7. Evalueren. Wat heeft dit ons opgeleverd? Hebben we behaald wat we wilden?

Hebben we goed kunnen samenwerken met anderen? Wat kunnen we een

volgende keer nog beter doen?

44

Dit is ElverIn Elver klinkt ‘elk verhaal’ door. Dat is

waar het bij ons om draait. Elk verhaal

telt en is uniek. Bij ons gaat het om

verhalen van cliënten en hun verwanten,

medewerkers en vrijwilligers. Verhalen

over kleine en grote stappen, over verdriet

en geluk. Over samen verder komen,

groeien, of simpelweg genieten van een

glimlach. Bij Elver bewegen we mee met

de ander en zorgen we voor verbinding.

We willen de beste zorg realiseren. Dat

doen we samen met onze cliënten en

verwanten. De zorg stemmen we af op

persoonlijke wensen en situaties. Cliënten

maken zoveel mogelijk hun eigen keuzes

en houden de regie over hun eigen leven.

Bij Elver begeleiden we bijna 700

cliënten met een lichte tot zeer ernstige

verstandelijke beperking. Meer weten? Kijk

op www.elver.nl

Contact

T: 0314 69 69 11 E: contact@elver.nl

Bezoekadres: Nieuw Wehlseweg 147031 HW Nieuw-Wehl

Postadres: Elver, postbus 3, 7030 AA Wehl

Colofon

Projectteam:Wibout Dragt,

Sebastiaan van der Valk,

Sandra Kerklaan

Ontwerp: PR & Communicatie Elver

Drukker: YouPrinting

maart 2016

Elver is aangesloten bij