Digitalisering op het werkEen studie over de digitale transformatie – hoe woorden kunnen worden omgezet in daden in 2016

2

xerox.com

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

Als de zaken op rolletjes lopen, zijn de resultaten indrukwekkend:

Dankzij elektronische ziekenhuisdossiers kunnen er gemakkelijker levens worden gered.

Helikopters blijven in de lucht omdat gedigitaliseerde documenten onmiddellijk beschikbaar zijn.

Intelligente call-centersoftware verlicht ons werk enigszins met de antwoorden die we nodig hebben.

Uit dit rapport, Digitalisering op het werk, blijkt dat hoewel organisaties wel plannen hebben voor efficiënte, gestroomlijnde digitale processen, de huidige gang van zaken nog steeds gepaard gaat met veel papier.

Het digitale tijdperk lijkt zo veelbelovend. Een wereld waarin alles van een leien dakje gaat door de combinatie van mensen, processen en technologie.

Hoe werkt de digitale transformatie voor u?

Dit ondermijnt niet alleen de productiviteit door de instandhouding van langzame en duurdere handmatige processen, maar het brengt ook heel veel verspilling met zich mee: zeker de helft van het papier dat we printen op het werk wordt maar één keer gebruikt en daarna weggegooid.

Dat moet toch beter kunnen.

3

xerox.com

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

Uw aanpak moet worden ingegeven door inzicht

Als u grote plannen hebt voor uw bedrijf als digitale onderneming, maar nog een lange weg te gaan hebt om uw organisatie te bevrijden uit de dwangbuis van op papier gebaseerde processen, dan kunt u niet de stap overslaan die aan de basis ligt van succes.

De meest verrassende uitkomst van de enquête is dat veel bedrijven dat nu juist wel doen. Ze gaan digitaliseren voordat de gegevens er zijn, automatiseren zonder eerst te analyseren op welke punt ze zich bevinden.

Kortom: ze laten na een nuchtere analyse van het papiergebruik en de documentenstroom uit te voeren, maar storten zich halsoverkop in de digitale race.

Hoe werkt de digitale transformatie voor u?

De boodschap van dit rapport is heel simpel. Begin met de gegevens.

Analyseer en evalueer voordat u optimaliseert of automatiseert. Gebruik uw inzichten voor een betere digitaliseringskeuze. Waarom zou u dat niet doen?

Wie hebben we ondervraagd in het onderzoek?

In de tweede helft van 2015 heeft Coleman Parkes Research een onderzoek uitgevoerd waarbij een groep van 600 IT besluitvormers en beïnvloeders binnen organisaties in de Verenigde Staten, Canada en West-Europa (Benelux, Frankrijk, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk) is ondervraagd.

Alle respondenten hadden verantwoordelijkheden die de strategie, oplossingen en infrastructuur voor digitale technologie betreffen.

41%

33%

26%

36%

32%

32%

51%

34%

15%

Totaal

West-Europa

Noord-Amerika

Totaal

West-Europa

Noord-Amerika

33.3%

33.3%

33.3%

35%

30%

35%

30%

40%

30%

Publieke sector

Financiële dienstverlening

Corporate (exclusief FD)

Publieke sector

Financiële dienstverlening

Corporate (exclusief FD)

Publieke sector

Financiële dienstverlening

Corporate (exclusief FD)

Belangrijkste besluitvormer

Onderdeel van een team van besluitvormers

Invloedrijkste persoon

Belangrijkste besluitvormer

Onderdeel van een team van besluitvormersInvloedrijkste persoon

Belangrijkste besluitvormer

Onderdeel van een team van besluitvormers

Invloedrijkste persoon

Functies in de besluitvorming aangaande digitalisering

Sectorverdeling

Niet mee gaan in de tijdMinder dan 50% van de respondenten kan wijzen op processen die nu bijna of volledig gedigitaliseerd zijn.

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

5

xerox.com

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

Niet mee gaan in de tijd

Als we naar ons privéleven kijken, dan zou je denken dat we in een digitaal tijdperk leven.

Op het werk echter zijn processen op basis van papier nog steeds de orde van de dag. Minder dan de helft van onze respondenten werkt in organisaties waar processen bijna geheel of volledig gedigitaliseerd zijn (zie afbeelding 1)*.

Andere belangrijke digitale initiatieven geven hetzelfde beeld te zien: Er is veel vooruitgang geboekt, maar er moet nog wel het nodige gebeuren. We hebben geconstateerd dat:

– 37% nog steeds geen strategie heeft ontwikkeld voor sociale media.

– 40% nog geen oplossingen voor mobiel werken heeft ingevoerd.

– 45% nog geen voorspellende analyse op basis van grote hoeveelheden gegevens heeft ingevoerd of verbeterd.

Ontwikkeling producten/service

Factuurverwerking

Klantenbinding

Industrie-specifieke processen

Operationele processen

HR-processen

Contracten/inkoopbeheer

Al (vrijwel) geheel gedigitaliseerd

Gedeeltelijk gedigitaliseerd, maar nog grotendeels op papier gebaseerd

Nog steeds op papier gebaseerd

Niet van toepassing op ons bedrijf

50% 38% 2%

47% 37% 2%

47% 38% 2%

44% 38% 6%

%44 41% 4%

43% 39% 2%

42% 40% 3%

10%

14%

13%

12%

11%

16%

15%

Afbeelding 1. Tot op welke hoogte zijn de volgende items nu nog op papier gebaseerd of inmiddels gedigitaliseerd?*

* We hebben vragen gesteld over zeven activiteiten waarbij een aantal processen betrokken is en die vrij kenmerkend zijn voor document-intensieve processen in grote ondernemingen. Ontwikkeling producten/service is het enige item dat (vrijwel) geheel gedigitaliseerd is bij de meeste respondenten (en nog maar net).

AmbitieProcesautomatisering staat bij 71% van de respondenten op de agenda.

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

7

xerox.com

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

Onze respondenten zijn echter ambitieus. 71% van hen heeft processen geïdentificeerd die baat zouden hebben bij intelligente automatiseringstechnologie.

En binnen twee jaar verwacht tweederde van hen in digitale ondernemingen te werken vergeleken met minder dan de helft op dit moment, en gemiddeld minder dan 10% van de processen zal nog geheel op papier gebaseerd zijn.

Welke voordelen denken organisaties eraan te ontlenen? Uit afbeelding 2 blijkt dat de belangrijkste drijfveren voor digitalisering de kosten zijn, informatiebeveiliging, flexibiliteit, snelheid van de dienstverlening en gegevensbeheer.

Ambitie

Afbeelding 2. Drijfveren voor digitalisering

18%15%

10%14%

11% 10% 10%

42% 42%

34%

41%

29%25%

28%

Belangrijkste uitdagingen bij op papier gebaseerde processen

Belangrijkste voordelen van digitaliseren

Beoordeeld als 1, 2 of 3

Beoordeeld als 1

Hoge kosten

Informatie/document

beveiliging

Gegevensbeheer Kostenbesparing Flexibiliteit(sneller/beter

reageren)

Informatie/documentbeveiliging

Productiviteits - en serviceverbetering

71% van de respondenten denkt erover om processen te gaan automatiseren.

De belangrijkste gebieden die hiervoor in aanmerking komen zijn:

Administratie (38%)

Declaraties (37%)

Debiteuren (36%)

Klantrelatiebeheer (35%)

Loopt u voorop of blijft u achter?Slechts 10% van de respondenten heeft belangrijke processen gedigitaliseerd.

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

9

xerox.com

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

Loopt u voorop of blijft u achter?

Het is niet waarschijnlijk dat 40 tot 50% van de organisaties alle digitalisering voor hun rekening nemen, en de rest helemaal niets doet zoals gesuggereerd wordt door afbeelding 1. In werkelijkheid zijn er koplopers en achterblijvers (afbeeldingen 3 en 4).

Afbeelding 3. Koplopers en achterblijvers: Alle respondenten per het aantal procesgebieden dat vrijwel geheel of geheel gedigitaliseerd is

10%

6%

11%

18%

17%

15%

8%

15%

7

6

5

4

3

2

1

0

Aantal procesgebieden uit afbeelding 1 op pagina 5 die iedere respondent heeft gedigitaliseerd

Slechts 10% is in alle geledingen van het bedrijf gedigitaliseerd.

Meer dan de helft (55%) is nog steeds overwegend voor meer dan de helft van hun processen op papier gebaseerd (gedigitaliseerd op slechts 0-3 gebieden).

15% is nog steeds in alle geledingen op papier gebaseerd (0 procesgebieden die vrijwel geheel of geheel zijn gedigitaliseerd).

10

xerox.com

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

Afbeelding 4. De financiële dienstensector loopt achter bij de publieke sector: Sectoren per het aantal procesgebieden dat vrijwel geheel of geheel gedigitaliseerd is

Financiële dienstverlening 8%

4%

10%

16%

19%

15%

11%

17%

7

6

5

4

3

2

1

0

Publieke sector

10%

7%

11%

17%

18%

16%

8%

13%

7

6

5

4

3

2

1

0

Aantal procesgebieden uit afbeelding 1 op pagina 5 die iedere respondent heeft gedigitaliseerd

Loopt u voorop of blijft u achter?

62% van de financiële dienstverleners is nog grotendeels op papier gebaseerd, vergeleken met 55% voor de publieke sector en het totaal.

17% van de financiële dienstverleners is nog geheel op papier gebaseerd, vergeleken met 13% voor de publieke sector en 15% van het totaal.

De financiële dienstensector loopt achter bij de publieke sector

11

xerox.com

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

Wijs op de kloof

Kijken we twee jaar vooruit, dan zien de zaken er goed uit: er zijn minder achterblijvers, waarbij het aantal dat op papier gebaseerd is, in meer dan de helft van de procesgebieden met eenderde afneemt van 55% nu (zie afbeelding 3) tot een verwachte 37% (afbeelding 5).

Maar kijk eens naar de organisaties die geen van de processen, waarover we vragen hebben gesteld, gedigitaliseerd hebben. Dat zijn er op dit moment 15% (afbeelding 3) en over twee jaar is dit 12% (afbeelding 5). Dat is een meer bescheiden verwachte verbetering voor de meest notoire achterblijvers.

Vergelijk die bescheiden vooruitgang met de indrukwekkende groeisnelheid bij de koplopers in afbeelding 5.

Als die achterblijvers er niet flink aan gaan trekken, lopen ze het risico dat ze meer en meer achter gaan lopen en de concurrentievoordelen die gepaard gaan met een transformatie in een digitale onderneming gaan mislopen.

Loopt u voorop of blijft u achter?

Afbeelding 5. Koplopers en achterblijvers over twee jaar: Alle respondenten per het aantal procesgebieden dat vrijwel geheel of geheel gedigitaliseerd is

30%

10%

10%

12%

10%

8%

7%

12%

7

6

5

4

3

2

1

0

Aantal procesgebieden uit afbeelding 1 op pagina 5 die iedere respondent heeft gedigitaliseerd

Over 2 jaar is het aantal organisaties dat verwacht vrijwel geheel of geheel gedigitaliseerd te zijn op 0 tot 3 gebieden gedaald tot 37%.

Bijna 3 keer zoveel als nuBijna 2 keer zoveel als nu

Waarom analyse van printgegevens de sleutel tot het succes vormt90% van de respondenten is van mening dat men goede instrumenten voor de analyse van printgegevens heeft – maar slechts de helft ervan gebruikt deze optimaal.

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

13

xerox.com

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

Waarom analyse van printgegevens de sleutel tot het succes vormtDe grootste verrassing van de enquête komt naar voren in afbeelding 6. Hoewel 90% van de respondenten van mening is dat men goede instrumenten voor de analyse van printgegevens heeft, gebruikt slechts de helft ervan (45%) deze instrumenten optimaal.

Met andere woorden: organisaties laten een geweldige kans liggen om de verwachte voordelen van digitalisering te realiseren. Dit zijn ze:

De meeste documenten worden tegenwoordig gemaakt op een computer, tablet of smartphone – apparaten waarmee documenten gemakkelijk gedeeld en opgeslagen kunnen worden. Waarom zou iemand die willen printen? Toch gebeurt dat. Grote organisaties drukken ieder jaar honderden miljoenen pagina’s af. Hoe kun je nu ooit die gewoonte veranderen als je niet begrijpt waar, wanneer en waarom er zoveel geprint wordt?

45%

42%

50%

44%

45%

44%

44%

45%

7%

9%

4%

10%

3%

5%

2%

1%

Ja – we hebben goede instrumenten die volledig worden benut

Ja – we hebben goede instrumenten maar ze worden niet volledig benut

Ja – we hebben enkele instrumenten maar op bepaalde gebieden schieten ze tekort, dus ze worden slechts in beperkte mate benut

Nee – we beschikken niet over enige instrumenten

Totaal

Publieke sector

Financiële dienstverlening

Overig

Totaal

Publieke sector

Financiële dienstverlening

Overig

Totaal

Publieke sector

Financiële dienstverlening

Overig

Totaal

Publieke sector

Financiële dienstverlening

Overig

Afbeelding 6. Beschikt u over de instrumenten voor het beoordelen en analyseren van de printgewoonten van uw medewerkers in de organisatie?

Financiële dienstverlening maakt meer gebruik van analyse van printgegevens dan de publieke sector

50% van de financiële dienstverleners maakt volledig gebruik van hun instrumenten voor analyse van printgegevens, vergeleken met 42% voor de publieke sector.

Slechts 6% van de financiële dienstverleners heeft ontoereikende analyse-instrumenten of helemaal geen instrumenten, vergeleken met 14% voor de publieke sector.

14

xerox.com

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

Waarom analyse van printgegevens de sleuteltot het succes vormtBestudeer de feiten in plaats van op uw gevoel af te gaan

Door de printgewoonten van uw medewerkers te analyseren kunt u onverwachte mogelijkheden voor digitalisering ontdekken, daar waar papierverbruik onnodig hoog is. Zonder dergelijke inzichten kunt u alleen maar raden wat de beste gebieden zouden kunnen zijn voor de digitalisering van de processen of automatisering van de workflow. En dat is nooit zo betrouwbaar als afgaan op zorgvuldig geanalyseerde gegevens.

Bijvoorbeeld: Een professionele dienstverlener constateerde een grote teruggang in de printvolumes in een van de gecentraliseerde repro-afdelingen. De ‘ontbrekende’ prints bleken trainingsdocumenten te zijn. Het bedrijf wist dat er nog steeds training plaatsvond, dus het ging ervan uit dat de documenten digitaal werden verspreid in plaats van dat ze werden geprint – een uitstekende oplossing.

Toen we echter eens goed naar de printgegevens van het bedrijf keken, was er een onaangename verrassing. De trainingsdocumenten werden nu geprint op kantoorapparatuur.

Niet alleen was het papiergebruik nog even hoog als voorheen, dit kostte het bedrijf ook meer geld (aangezien printen op kantoorapparatuur duurder is dan printen in de repro-afdeling). Bovendien was er het risico dat vertrouwelijke interne documenten voor iedereen toegankelijk zouden zijn op onbeveiligde printers.

We stelden vast dat er iedere maand 72.000 pagina’s werden afgedrukt alleen al voor training. 80% van deze pagina’s werd weggegooid na afloop van de cursus. In dit geval was er een duidelijke prioriteit om de obstakels bij digitalisering vast te stellen, te doorgronden en op te lossen. En een van die obstakels kwam pas aan het licht toen we de analyse uitvoerden.

Beschikt u over de juiste instrumenten?

Als dat zo is, waarom blijkt dan uit onze enquête dat de helft van de bedrijven die over deze analyse-instrumenten beschikken deze niet gebruiken voor hun printgegevens?

Wij denken dat dat hoofdzakelijk komt doordat hun instrumenten beperkt zijn tot het vaststellen van inefficiëntie bij op papier gebaseerde processen. Als respondenten zeggen dat ze over ‘goede’ instrumenten voor de analyse van printgegevens beschikken, dan bedoelen ze volgens ons:

– We kunnen het aantal pagina’s dat we printen tellen.

– We weten of het pagina’s in zwart-wit of kleur zijn.

– We kunnen een zekere mate van uitsplitsing en verfijning bereiken.

15

xerox.com

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

Waarom analyse van printgegevens de sleutel tot het succes vormtMaar ze hebben geen specifieke informatie over wie wat print - en waarom.

Er zijn goede instrumenten om printvolumes te meten. En er zijn goede instrumenten om nuttige inzichten te verkrijgen uit printgegevens. Dat zijn wel twee heel verschillende dingen.

Organisaties hebben misschien dan wel het eerste instrument, maar slechts weinig bedrijven beschikken over het tweede soort. De meeste organisaties weten niet eens dat de analyse van printgegevens zich heeft ontwikkeld tot een inmiddels geavanceerde analyse van documenten en workflow.

En zijn de instrumenten in de juiste handen?

De andere factor is een kwestie van personeel: binnenshuis of via een derde partij.

In het digitale tijdperk blijven de gegevens maar komen. U hebt expertise en focus nodig om deze goed te gebruiken - het juiste soort personeel en voldoende personeel.

Gelukkig komt u vandaag de dag met een klein beetje al heel ver. Als de juiste mensen de juiste instrumenten op de juiste wijze gebruiken, leidt de combinatie van mensen, processen en technologie tot verbluffende resultaten. Nog niet zo lang geleden kostte het heel veel tijd en veel consultants om te achterhalen waarom mensen printen. Nu niet meer.

Het hoeft niet duur te zijn.

Met de huidige geavanceerde instrumenten voor documentanalyse in de juiste handen kunt u snel en duidelijk de benodigde gegevens boven water halen. Als er nog steeds consultants nodig zijn, dan kunnen die gerichter en voor kortere tijd worden ingezet en dat is goedkoper.

Stel u voor dat u die professionele dienstverlener bent waar we het eerder over hadden. Door kwantitatieve documentanalyse en interviews is vastgesteld dat er veel papier wordt verbruikt bij trainingsmateriaal en enkele andere processen. Het was snel en rendabel. Voordat u geld uitgeeft aan een uitvoerige studie over de workflow weet u al welke processen voor problemen zorgen. U kunt nu gericht gaan investeren en de kans is groter dat de juiste oplossing voor digitalisering geïmplementeerd wordt.

Drie stappen voor betere resultaten bij digitalisering65% van de respondenten print documenten als naslagexemplaar of voor dossiers.

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

17

xerox.com

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

Drie stappen voor betere resultaten bij digitaliseringKomt papier in uw organisatie van buitenaf zonder dat deze wordt gescand?

Vinden medewerkers het gemakkelijker en effectiever om een aantekening op papier te maken dan een digitale opmerking te plaatsen?

Hebt u mensen aan het werk die gegevens uit documenten handmatig in databases invoeren – zonder daarvoor twee schermen te hebben?

Is er geen trainingsruimte ingericht om documenten elektronisch te gebruiken?

Andy Jones, Vice President, Workflow Automation, Xerox Large Enterprise Operations:

“Organisaties hebben een toekomst voor ogen van efficiënte, gestroomlijnde digitale processen, maar de huidige processen gaan nog steeds gepaard met veel papier. De kloof tussen de visie en de benodigde stappen om de visie te realiseren is fnuikend voor de voordelen die digitalisering biedt.”

Als u deze dingen te weten komt over uw organisatie voordat u aan digitalisering begint, dan wordt de kans op succes vele malen groter.

Onze ervaring leert dat het handig is om digitalisering in drie fasen te verdelen, waarbij iedere fases meerwaarde oplevert voor de gegeven investering. Het zal u niet verbazen dat de eerste fase begint met inventarisatie door middel van metingen en analyse.

18

xerox.com

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

Drie stappen voor betere resultaten bij digitalisering

Verlies nooit het grote geheel uit het oog. Kosten, beveiliging en flexibiliteit zijn de belangrijkste drijvende krachten achter digitalisering (denk aan afbeelding 2). U behaalt nooit de gewenste resultaten zonder beveiliging in te bouwen en ervoor te zorgen dat technologie, het proces en de mensen op elkaar afgestemd zijn.

Stap 1 en stap 2 kunnen eventueel tegelijkertijd worden uitgevoerd maar stap 1 moet pertinent voorafgaan aan stap 3.

Als u lijkt op de grote meerderheid van onze respondenten, dan kijkt u al uit naar mogelijke gebieden voor workflowautomatisering. En dat moet u ook doen - daar valt namelijk het grootste voordeel te behalen. We willen hier alleen maar benadrukken: Begin bij het begin: fase 1 gaat vooraf aan fase 3. Evalueer voordat u automatiseert - dan krijgt u vanzelf betere resultaten.

Begin met het controleren, meten en analyseren van uw papiergebruik. ‘Optimaliseren’ kan digitaliseren inhouden of het kan een grondige herziening betekenen van de op papier gebaseerde processen. Maar het moet worden gevolgd door een evaluatie op basis van de inzichten om zeker te zijn van een goed resultaat.

1Beoordelen en optimaliseren

2Beveiligen en integreren

3Automatiseren en vereenvoudigen

19

xerox.com

Digitalisering op het werk: een studie over de digitale transformatie

Meer informatie

Quocirca, MPS Market Landscape, 2015

Hoe Managed Print Services omgaan met de workflow papier-naar-digitaal, beveiligingskwesties en innovatie met behulp van analyse van de belangrijkste leveranciers.

Three flow killers (drie workflow-verstorende factoren)

Wat te doen tegen de krachten die uw zakelijke activiteiten vertragen, processen belemmeren en groei onmogelijk maken.

Als dit rapport u bevalt, dan is dit misschien ook iets voor u:

Op papier gebaseerde processen zonder het papier

Vaak hebben mensen goede redenen om de voorkeur te geven aan papier. In deze whitepaper wordt beschreven welke digitale alternatieven de digitalisering van de workflow kunnen vereenvoudigen.

Daarnaast vindt u praktijkvoorbeelden en artikelen die in het onderzoeksrapport zijn beschreven:

– Luton & Dunstable University Hospital digitaliseert medische dossiers

– AgustaWestland digitaliseert documentatie van onderdelen

– New Mexico Medicaid Management Information System maakt gebruik van intelligente software in zijn callcenter

– Blog: Endpoints Secure? How About Employees Who Use Them?

– Blog: How to Create Intelligent Documents

– Blog: Transforming the Workplace: Managing your Digital and Paper Worlds

– Blog: Five Signs Your MPS Provider Understands Document Analytics

Download Download Download

Over Xerox.

Xerox helpt de manier waarop de wereld werkt te veranderen. Door de toepassing van onze expertise in beeldverwerkings- en bedrijfsprocessen, analyses, automatisering en op de gebruiker toegespitste inzichten richten we de workflow zo in dat de productiviteit, effectiviteit en de persoonsgerichte benadering verbeterd worden. We zijn actief in 180 landen en met onze meer dan 130.000 medewerkers brengen wij innovaties tot stand en bieden we diensten voor zakelijke processen aan, printapparatuur, software en oplossingen die een absoluut verschil opleveren voor onze klanten en hun klanten. Lees meer op www.xerox.com.

© 20

16 X

erox

Cor

pora

tion.

Alle

rech

ten

voor

beho

uden

. Xer

ox®

en

Xero

x en

Bee

ldm

erk®

en

Xero

x Se

amle

ss®

zijn

han

delsm

erke

n va

n Xe

rox

Corp

orat

ion

in d

e Ve

reni

gde

Stat

en e

n/of

an

dere

land

en. B

R178

53