DIGITAAL TRANSFORMATIE VAN DE FINANCE ORGANISATIE

VOORWOORD

Digitaal transformeren wil zeggen dat mensen, systemen, bedrijven, klanten en partners worden verbonden op nieuwe manieren en met nieuwe middelen. Met inzet van social media, mobile, digitale bedrijfsprocessen, kunstmatige intelligentie, robotisering, internet of things en niet te vergeten analytische en cloudtechnologie.

Technologie heeft een bredere ontwikke-ling op gang gebracht dan digitalisering alleen. De belangrijkste uitkomst is een ander verwachtings- en gedragspa-troon bij klanten. Nauwelijks een bedrijf dat daar niet mee te maken krijgt; van de boekhandel in het centrum tot en met de leverancier van hydraulische onderdelen. Consequentie is de nood-zaak tot een andere klantbenadering: sneller, relevant en gepersonaliseerd, interactief en omnichannel, 24/7. De digi-tale revolutie verandert het speelveld voor

organisaties én mensen ingrijpend, doet nieuwe concurrenten opstaan, leidt tot andere businessmodellen en nieuwe vormen van samenwerken. Zowel interne en externe klanten als leveranciers spelen een rol in de digitale revolutie. In hun persoonlijk dagelijks leven en als consument zijn ze al vertrouwd geraakt met digitale tools. Ze willen zelf een schade melden, een tandartscon-trole inplannen, of de voorraad van een webshop raadplegen.

Voor organisaties liggen daar veel kans-en. De klanttevredenheid kan stijgen en de omzet omhoog. Digitale transformatie is een must voor organisaties die relevant willen zijn en blijven. Deze whitepaper gaat in op de uitdagingen, de voordelen en de risico’s, en dan in het bijzonder die voor Finance, de afdeling waar cijfers uit de hele organisatie bij elkaar komen.

Digitale transformatie is in boardrooms misschien wel het meest besproken onderwerp van het moment. Maar vaak heeft niet iedereen het over hetzelfde en wordt digitalisering bedoeld. Dat is voor bedrijven die echt willen transformeren een te krap pak.

2

PLANALYSE

DIGITAAL TRANSFORMEREN: WAAROM?

Onderzoek laat zien dat bedrijven die zich digitale ‘master’ mogen noemen, soms tot wel 9% meer omzetten en zelf 26% meer winst behalen dan directe concurrenten. Veel zijn dat er nog niet, schrijven George Westerman (Massachusetts Institute of Technology MIT), Andrew McAfee (MIT) en Didier Bonnet (Senior Vice President van Capgemini Consulting) in hun boek Leading digital. Ten tijde van de publicatie van hun onderzoek onder 400 topbedrijven over de hele wereld en in allerlei sectoren, kon volgens de auteurs ongeveer 15% met recht ‘digital mastership’ claimen. De rest benutte zijn digitale potentieel nog onvoldoende of bevond zich nog in de digitale ‘adoptiefase’. Door onvoldoende prioriteit, focus of budget, of door gebrekkige implementatie van hun digitale strategie.

3

PLANALYSE

VAN FINANCE WORDT MEER VERWACHT

Organisaties verwachten in toenemende mate dat de financiële afdeling meer doet dan ‘de boekhouding’; de eis is dat zij niet alleen gegevens verzamelt en analyseert volgens een vast schema, maar strategische beslissingen onder-steunt. Aan de output-zijde komt dat neer op: sneller toegang bieden tot gegevens, eerder en vooral beter rapporteren, data transformeren tot inzichten; ofwel van historisch rapporteren naar rolling forecasts. Dit lijkt logisch, maar het is in veel organisaties nog niet de praktijk.

Gemiddeld genomen neemt transactie-verwerking bij Finance meer dan de helft van de resources in beslag. Om de werkzaamheden meer in lijn te brengen met de verwachtingen, dient de financiële afdeling zelf ingrijpend te veranderen. Minder gericht op transactieverwerking, sterker in de rol van businesspartner. En dat bij voorkeur tegen lagere kosten.

De lat ligt een stuk hoger, maar de ambities kunnen eigenlijk niet waarge-maakt worden met lokaal geïnstalleerde software, die oorspronkelijk is ontworpen om de boekhouding te doen en te rappor-teren rondom het proces van periodieke afsluiting. Als de prioriteit verschuift

naar analyse en forecasting, is de eerste opgave dat Finance kijkt of de financiële systemen nog wel passen bij de nieuwe taken en behoeften.

Ondersteuning door Financial Plan-ning & Analysis (FPA) oplossingen helpt Finance bij het tot stand brengen van een meer holistisch venster op vraa-gstukken, in plaats van de traditionele functionele benadering. Het gaat niet meer om puur financiële data, maar om informatiestromen die samen een com-pleet beeld geven van de onderneming.

Zo’n kijk op de zaken rekent binnen de afdeling en de organisatie af met in silo’s verstopte gegevens en verbindt vitale informatie vanuit de hele organisa-tie. De integratie van data en processen kan betekenis geven aan wat voorheen niet meer betekenis had dan losse bro-kken informatie. Juist door informatie te verbinden is Finance in positie om verbanden te ontdekken; de juiste KPI’s te prioriteren; de vinger te leggen op risico’s en die te managen; in te spelen op kansen, bedreigingen en marktdynamiek; veranderende wet- en regelgeving te absorberen; en snel bij te sturen of op te schalen.

4

PLANALYSE

GETROUWD MET EXCEL, MAAR HOE LANG NOG?

Nog steeds zijn veel Finance medewerkers getrouwd met Excel, het meest gebruikte spreadsheet-programma ter wereld. Excel is een krachtig instrument en wie er handigheid in heeft, kan er veel mee doen en bereiken. Maar spreadsheets zijn vooral geschikt voor persoonlijk gebruik en minder geschikt voor grote organisaties met veel medewerkers en/of een complexe gegevenshuishouding, waar veel informatie gedeeld moet worden.

Werken met spreadsheets is niet alleen tijdrovend; er kleven ook veel risico’s aan. Vooral de grote foutgevoeligheid (88 % van de spreadsheets bevat fouten, volgens Marketwatch) wordt niet goed ingeschat. Eén celletje verkeerd kopiëren, uitgaan van euro’s in plaats van dollars, een vergissing in een formule, het kan zomaar gebeuren. En het kan betekenen dat strategische beslissingen verkeerd uitpakken. Of zelfs dat er rood wordt geschreven in plaats van zwart. Bij FP&A in de cloud regeert een single source of truth; iedereen beschikt op hetzelfde moment over dezelfde en meest recente gegevens en laatste stand van zaken. Financiële modellen worden centraal gemanaged en alle informatie staan in één database, in plaats van in tientallen excelbestanden met even zoveel tabbladen.

5

PLANALYSE

RILLINGEN ZIJN NIET NODIG

Bij de gedachte aan (zeker grootscha-lige) IT-projecten lopen bij veel managers de rillingen over de rug. Maar inmiddels is een substantieel deel van de Finance managers ervan doordrongen dat het huwelijk met Excel z’n langste tijd gehad heeft en niet de beste relatievorm is voor financiële processen. Een overstap naar gespecialiseerde,.cloud-gebaseerde software FPA ligt dan voor de hand. De vraag is vandaag eigenlijk niet meer óf er wordt gewerkt in de cloud, maar hoe. Een beslissing die niet van stel op sprong genomen kan worden, maar waarbij koudwatervrees verlammend werkt.

Veiligheid – of beter gebrek daaraan - is een van de meest gehoorde bezwaren; bij Finance draait het immers om kritische en concurrentiegevoelige informatie. De vaakst gehoorde bezwaren tegen cloudapplicaties en in de cloud opge-slagen data zijn, dat dit minder veilig is dan wanneer dit gebeurt in eigen beheer, in eigen huis (‘on premise’). Geen bedrijf moet eraan denken dat gegevens in verkeerde handen vallen – een nacht-merriescenario. Zeker na een aantal majeure incidenten die voor kranten-koppen zorgden, zit de angst er goed in. Zo is de bescherming en uitwisseling van concurrentiegevoelige data en klantgegevens vaak een bron van zorg, het meest misschien onder CFO’s, die verantwoordelijk zijn voor governance, risk en compliance.

Maar misschien is het goed te beden-ken dat slechts één gestolen laptop met gevoelige informatie, een besmette USB-stick of een medewerker die zijn updates niet uitvoert, grotere risico’s opleveren dan mogelijk is in de cloud. Cloud computing verhoogt juist de veiligheid en stabiliteit van processen en systemen en is toevertrouwd aan partijen die dedicated bezig zijn met cybersecurity. Zij maken gebruik maken van streng gezekerde datacentra. Zelfs banken stallen tegenwoordig hun data in de cloud en halen IT-kennis van buiten.

6

PLANALYSE

ARGUMENTEN VOOR DE CLOUD

1. MINDER OPERATIONELE KOSTEN

De gemiddelde leeftijd van een systeem voor financieel management wordt gemeten in jaren, niet in maanden. Software moet worden ‘terug-verdiend’. Bij het uitfaseren van legacy-systemen spelen kostenoverwegin-gen altijd een rol. Bij cloud-gebaseerde applicaties is dat niet anders, maar de kosten staan vaak niet meer bovenaan het lijstje. De cloud drukt de

operationele kosten en is op termijn goedkoper dan lokale infrastructuren. Er hoeft niet meer geïnvesteerd te worden in een eigen server.

2. TIJDWINST

Bij lokaal draaiende applicaties moeten synchronisaties en updates vaak handmatig worden uitgevoerd; bij cloud computing wordt de software automatisch bijgewerkt. Zonder hinder en productiviteitsverlies voor gebruikers. De financiële functie kan erop vertrouwen dat de laatste wet- en regelgeving is verwerkt. Naar backup en recovery-oplossingen

heeft de organisatie geen omkijken. Cloud computing draagt eraan bij dat informa-tie altijd real time actueel is, waardoor het mogelijk is sneller te reageren op nieuwe kansen, prijzen, klantbehoeften en andere ontwikkelingen die van invloed zijn op budget en groeiplannen en scenario’s.

3. SCHAALBAARHEID

De voordelen van de cloud zijn niet alleen weggelegd voor grote organisaties. Kleinere bedrijven zijn zelfs vaak sneller in staat te reageren op nieuwe ontwikkelingen dan grotere, loggere branchegenoten. Software as a Service brengt voor hen enterprise-achtige toepassingen binnen bereik, zonder grote initiële investeringen. Groeit het bedrijf, dan vormt

opschalen geen probleem. Met cloud-applicaties kan eenvoudig capaciteit worden toegevoegd of gereduceerd.

7

PLANALYSE

4. KENNIS WORDT GEDEELD

De cloud brengt gegevens onder in één interface, zodat elke divisie en indien nodig iedere medewerker input kan leveren en meekijken. Dat zorgt voor meer betrokkenheid. Doordat in de cloud data centraal beschikbaar zijn, ontstaat een betere en efficiëntere samenwerking tussen afdelingen, regio’s en tijdzones. En indien van toepassing ook met externe partijen

(klanten, leveranciers, partners in de keten en misschien zelfs concurrenten). Locatie en tijdstip zijn niet meer van belang; een mobiele of internetverbinding en inlog en een password volstaan om aan de slag te kunnen.

5. BETERE DATA, EENVOUDIGER UITWISSELING

Hoe meer mensen samenwerken aan documenten, des te belangrijker wordt de integriteit van data. Vóór het cloud-tijdperk zat er niks anders op dan bestanden heen en weer te mailen, waardoor projecten en proces-sen vertraging opliepen. Documenten konden slechts door één persoon tegelijk worden bewerkt en opereren in (project)teams was zeer lastig.

Iedereen had z’n eigen manier en plek van opslaan en de totale databerg bestond uit een woud aan formats, conflicterende bestanden en titels. Een cloud-platform rekent daarmee af.

8

PLANALYSE

HET BELANG VAN CULTUUR; NIKS ZONDER GOED VERHAAL

Gebruik maken van de voordelen van de cloud mag thuis dan ingeburgerd zijn (mobiel betalen, online boeken, webmailen, data uitwisselen via iCloud of Dropbox), op het werk leven soms nog andere beelden. Een hindernis die veel bedrijven parten speelt die een digitale omslag willen maken. En die maar op één manier kan verdwijnen: ruim dat beeld op, met een goed en onder-bouwd verhaal. Behoort een deel van je medewerkers tot de generatie van de dig-ital natives, dan hoef je ze waarschijnlijk

niet over de streep te trekken. Zij willen liever zo snel mogelijk af van allerlei legacy systemen.

Juist die andere, traditionelere collega’s moet je overtuigen. Spiegel deze medewerkers niet uitsluitend de organi-satie- en financiële voordelen voor, maar focus ook op de voordelen voor hen persoonlijk.

Bijvoorbeeld tijdwinst, niet meer wachten op rapportages, bonnetjes en andere informatie, tijd- en locatie-onafhankelijk werken. Het mooist is het natuurlijk als je medewerkers niet op mooie verhalen hoeven te teren, maar vlot zélf aan de slag kunnen met nieuwe applicaties en de voordelen ondervinden. Dat kan met selfservice-achtige oplossingen. Die ‘empoweren’ medewerkers en maken het mogelijk relevante en geïntegreerde data te delen, zonder dat eindgebruikers de hulp van de IT-afdeling moeten vragen.

Je collega’s kunnen snel voorzien in hun eigen informatiebehoefte, data inladen, rapportages en analyses maken. Dat stelt ze in staat sneller en beter te reageren, het voorkomt dat er dubbel werk wordt verricht en ze dragen meer bij aan je organisatie.

9

PLANALYSE

‘BLAUW’ WIL BEST MEE

Veel medewerkers in een financiële functie zijn ‘blauwe’ mensen. ‘Blauw’ is loyaal en precies, hecht sterk aan stabiliteit en compliance en werkt systematisch, vaak in hiërarchisch geor-ganiseerde teams. De bewering is vaak, dat blauwe mensen nogal een aversie hebben tegen verandering. De huiver zit echter vaak niet in het onbekende, maar in het loslaten van vertrouwde patronen en werk- en denkwijzen. Naar ons idee hoeft zo’n instelling bij een transitie naar de cloud geen belemmering te vormen. Blauw werkt als een machine. Is het onderhoud oké en zijn de processen stabiel en de uitkomsten bruikbaar, dan is het een kwestie van mensen ‘meenemen’, en overtuigen van de voordelen.

Dat draagvlak moet je dus wel eerst kweken. Besef dat veranderingen topdown doordrukken fnuikend is voor het verloop van de digitale transfor-matie en onderschat weerstand niet. Medewerkers willen niet horen dat ze ‘gewoon positief moeten zijn’. Al hele-maal niet als werkzaamheden die ze jarenlang gedaan hebben (‘cijfers inklop-pen’ bijvoorbeeld) verdwijnen.

Niet alleen je medewerkers moeten warmlopen. Vergeet bij verandering-sprocessen vooral ook partners en klanten niet. Bereid ze voor op de veran-deringen, betrek ze er waar mogelijk bij en beloon ze als je ze helpen stappen te zetten naar digitale transformatie.

10

PLANALYSE

DRAAGVLAK EN ACCEPTATIE BEVORDEREN

Meerdere factoren hebben invloed hebben op de (interne) acceptatie van (cloud)soft-ware:

EenvoudHoe eenvoudiger de interface, hoe sneller de acceptatie en des te frequenter en sneller het (in) gebruik (nemen).

Schets de voordelen Bestanden die onvindbaar of corrupt zijn. Niet beschikken over de laatste versie van een bestand. Fouten in het bronbestand die het proces vervuilen. Opdrachten die stagneren omdat derden gegevens niet hebben aangeleverd. Je collega’s hebben daar net zo’n hekel aan als jij. Met de cloud is dat verleden tijd.

CompatibiliteitNaarmate pakketten meer afgestemd zijn op andere software en bestaande routines en processen, des te vlotter zullen zij geaccepteerd worden en leiden tot gedragsverandering.

ZichtbaarheidHoe zichtbaarder het gebruik voor anderen, des te sneller de acceptatie. Denk aan het gebruik van smartphones of tablets, of applicaties waarbij op een ‘Facebook-achtige’ manier wordt gecommuniceerd.

11

PLANALYSE

HOUD DE VAART ERIN, WEES AGILE!

Bij de gedachte aan (zeker grootscha-lige) IT-projecten lopen bij veel managers de rillingen over de rug. Maar inmiddels is een substantieel deel van de Finance managers ervan doordrongen dat het huwelijk met Excel z’n langste tijd gehad heeft en niet de beste relatievorm is voor financiële processen. Een overstap naar gespecialiseerde,.cloud-gebaseerde software FPA ligt dan voor de hand. De vraag is vandaag eigenlijk niet meer óf er wordt gewerkt in de cloud, maar hoe. Een beslissing die niet van stel op sprong genomen kan worden, maar waarbij koudwatervrees verlammend werkt.

Veiligheid – of beter gebrek daaraan - is een van de meest gehoorde bezwaren; bij Finance draait het immers om kritische en concurrentiegevoelige informatie. De vaakst gehoorde bezwaren tegen cloudapplicaties en in de cloud opgesla-gen data zijn, dat dit minder veilig is dan wanneer dit gebeurt in eigen beheer, in eigen huis (‘on premise’). Geen bedrijf moet eraan denken dat gegevens in verkeerde handen vallen – een nacht-merriescenario. Zeker na een aantal majeure incidenten die voor kranten-koppen zorgden, zit de angst er goed in. Zo is de bescherming en uitwisseling van concurrentiegevoelige data en klantgegevens vaak een bron van zorg, het meest misschien onder CFO’s, die verantwoordelijk zijn voor governance, risk en compliance.

Maar misschien is het goed te beden-ken dat slechts één gestolen laptop met gevoelige informatie, een besmette USB-stick of een medewerker die zijn updates niet uitvoert, grotere risico’s oplev-eren dan mogelijk is in de cloud. Cloud computing verhoogt juist de veiligheid en stabiliteit van processen en systemen en is toevertrouwd aan partijen die dedi-cated bezig zijn met cybersecurity. Zij maken gebruik maken van streng geze-kerde datacentra. Zelfs banken stallen tegenwoordig hun data in de cloud en halen IT-kennis van buiten.

Vertrouwen, geen afspraken van beton

Bij agile staat de onderlinge relatie centraal. De samenwerking is gebaseerd op vertrouwen. Contracten en werkaf-spraken worden daarop ingericht. Er wordt nauwelijks gewerkt aan de hand van checklists, maar veel meer van lerende principes. Een werkwijze die een zekere mate van onvoorspelbaarheid impliceert. Voor Finance best eng, want daar is men liefst ‘in control’. Noodzake-lijk voor deze werkwijze is dat zowel de leverancier als de opdrachtgever vanuit het agile gedachtegoed werkt, om een succesvol partnerschap te realiseren.

12

PLANALYSE

DIGITAAL TRANSFORMATIE VAN FINANCE STAPSGEWIJS

1. BEPAAL DE SCOPE VAN JE PROJECT

Voordat je begint, bepaald je de scope van het project bepaald. Wat wilt je met het project bereiken? Wil je de kwaliteit van je data verbeteren? Wilt je sneller rapporteren? Wil je meer zicht krijgen op de gehele business, in plaats van alleen op financiële data? Kijk naar het volledige proces en niet uitsluitend naar een of meerdere onderdelen. Door zo’n integrale blik

ontdek je de echte inefficiënties binnen je proces en kom je tot andere conclusies dan wanneer je één onderdeel tegen het licht houdt. Probeer verder te vermijden dat je je huidige proces omzet in een geautomatiseerd proces. Probeer eerst te bedenken hoe je processen slimmer kunnen.

2. STEL HELDERE KPI’S VAST

Bijvoorbeeld: in drie in plaats van vijf dagen een begroting opleveren. Of: met X procent en binnen X maanden bepaalde kosten reduceren. Als je kunt meten en vergelijken, ben je in staat om te bepalen of de oplossing die je voor ogen hebt, optimaal of suboptimaal is.

3. BEPAAL DE VORM

Kies bij voorkeur voor een agile benadering met korte sprints, engagement van key users en meteen werkende software. Wees flexibel, kies niet voor de traditionele ‘watervalmethode’

13

PLANALYSE

4. WEES ZELFVOORZIENEND

Een business-tool is van de business. Maak je organisatie niet afhankelijk van een consultancy-partij, want dat kost bakken met geld en maakt je minder flexibel. Maak gebruik van best practice-ervaringen en doe zo veel mogelijk zelf.

5. ZORG VOOR ADOPTIE

Overall helpt een intuïtieve, makkelijk benaderbare tool die innovatief is en nooit technische problemen heeft, enorm bij de acceptatie en maximaal profijt. Bij onvoldoende draagvlak loop je het risico dat systemen en hand-ige tools onderbenut blijven.

14

PLANALYSE

CONCLUSIE

Van Finance wordt in toenemende mate verwacht dat de afdeling strategische beslissingen ondersteunt en optreedt als businesspartner, die snel toegang geeft tot actuele gegevens en rapportages. Bij veel organisaties gaat veel tijd versleten met transactieverwerking, meestal met

traditionele, lokaal geïnstalleerde op-lossingen. Moderne, cloud-gebaseerde standaardoplossingen bieden snel-heid en flexibiliteit en helpen bij de transformatie van je Finance afdeling.

15

PLANALYSE

Planalyse is een strategische, onafhankelijke business partner die organisaties helpt de finance transformation die zij door-maken praktisch in te vullen. Planalyse heeft de kennis, ervaring en de mensen om organisaties te helpen met het optimaliseren van financiële processen. Zo onderscheidt Planalyse zich door te werken met best-of-breed oplossingen op het gebied van fi-nancieel management, planning & control en business analyt-ics. De combinatie van innovatieve oplossingen en de jarenlange kennis en ervaring maken Planalyse een geschikte partner om de volgende stap te zetten in beheersbaarheid en transparantie van de financiële organisatie, voor bedrijven van iedere grootte en in elke branche. Meer informatie over Solmate is te vinden op  www.planalyse.nl

16

PLANALYSE