deinst Gebruikershandleiding e-subsidieloket ......4.2 WERKEN MET NAVIGATIEKNOPPEN Het...

deinst

Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprogramma’s)

Versie oktober 2013

Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie

Koning Albert II laan 35 bus 21 1030 Brussel

Tel.:02 553 06 22 Fax: 02 553 08 18

E-mail: [email protected] Internet: www.werk.be

INHOUD 1 ALGEMEEN ........................................................................................................................... 4

1.1 CONTACTPERSONEN HELPDESK ..................................................................... 4 1.2 TERMINOLOGIE .................................................................................................... 4 1.3 GEBRUIKTE SYMBOLEN ..................................................................................... 6 1.4 SOORTEN PREMIES ............................................................................................ 7

2 INLEIDING ............................................................................................................................. 8 2.1 WAARVOOR GEBRUIK JE DE TOEPASSING E-SUBSIDIELOKET VSAWSE? . 8 2.2 GEBRUIKERSROLLEN ......................................................................................... 8 2.3 AANDACHT BIJ HET GEBRUIK VAN E-SUBSIDIELOKET .................................. 9 2.4 WAT TE DOEN BIJ PROBLEMEN? ...................................................................... 9

3 KENNIS MAKEN .................................................................................................................. 10 3.1 DE TOEPASSING STARTEN .............................................................................. 10 3.2 DE VASTE ELEMENTEN OP HET SCHERM HERKENNEN ............................. 11

4 OPZOEKEN/FILTEREN PRESTATIEBESTANDEN ........................................................... 12 4.1 SORTEREN VAN LIJSTEN ................................................................................. 13 4.2 WERKEN MET NAVIGATIEKNOPPEN ............................................................... 13 4.3 OPZOEKEN PRESTATIEBESTANDEN EN RESULTATEN BEKIJKEN ............ 14 4.3.1 Individueel ........................................................................................................... 14 4.3.2 Collectief .............................................................................................................. 24

5 DE PRESTATIEBESTANDEN BEKIJKEN ......................................................................... 28 5.1 OPZOEKEN/FILTEREN PRESTATIELIJNEN ..................................................... 30 5.2 DETAIL WERKNEMER BEKIJKEN ..................................................................... 31 5.3 OVERZICHT PRESTATIEBESTAND OPVRAGEN ............................................. 33 5.4 INHOUD MAIL RAADPLEGEN ............................................................................ 33

6 DAGPRESTATIES INGEVEN.............................................................................................. 35 6.1 PRESTATIES MANUEEL INVOEREN ................................................................ 35 6.1.1 Prestaties ingeven voor code werktijd 0, 2, 3 en 4 (= voltijds, 1 week op 2, afwisselend 3/w-2/w, 4/5de met volle dagen) 38

Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 2

6.1.2 Prestaties ingeven voor code werktijd is 1 (= dagelijks met halve dagen) .......... 41 6.1.3 Prestaties ingeven voor code werktijd is 5 ((deeltijdse) tewerkstelling met uren afwijkend van de code 0,1,2,3,4) 43 6.1.4 Prestaties ingeven voor premietypes 22 en 42 ................................................... 47 6.2 OPLADEN PRESTATIEBESTANDEN (BULK) .................................................... 49 6.2.1 Individueel ........................................................................................................... 49 6.2.2 Collectief .............................................................................................................. 53 6.3 DOWNLOADEN PRESTATIEBESTANDEN (BULK) ........................................... 54 6.3.1 Individueel ........................................................................................................... 54 6.3.2 Collectief .............................................................................................................. 55

7 PRESTATIEBESTANDEN TESTEN ................................................................................... 56 7.1 INDIVIDUEEL ....................................................................................................... 56 7.2 COLLECTIEF ....................................................................................................... 59

8 PRESTATIEBESTAND AANBIEDEN ................................................................................. 60 8.1 INDIVIDUEEL ....................................................................................................... 60 8.2 COLLECTIEF ....................................................................................................... 61 8.3 MAILCOMMUNICATIE......................................................................................... 62

9 AANMAKEN PRESTATIEBESTAND TER VERBETERING .............................................. 63 10 TOEWIJZEN SOCIAAL SECRETARIAAT AAN CONVENTIE ........................................... 66 11 RAADPLEGEN GEMACHTIGDE RAPPORTEN ................................................................ 68

11.1 RESULTATEN OVERZICHT DOCUMENTEN BEKIJKEN .................................. 70 12 WAT KAN ER FOUT LOPEN? ............................................................................................ 73 13 OVERZICHT CONTROLES ZIEKTE/GEWAARBORGD LOON ......................................... 76


1 ALGEMEEN 1.1 CONTACTPERSONEN HELPDESK

Met technische vragen over de toepassing kan u terecht bij de ICT helpdesk:

helpdesk 02-553 08 19 van 9u-12u en 13u-16u

Met functioneel inhoudelijke vragen (helpdesk) kan u terecht bij :

Anne Hantson: projecten sociale economie

[email protected] 02 553 08 64 van 9u-12u en 13u-16u

Annemie Van Nuffel: projecten werk [email protected]

02 553 08 72 van 9u-12u en 13u-16u

Karin Van Lier: projecten werk Stany Van der Goten: projecten werk

[email protected] [email protected]

02 553 08 74 van 9u-12u en 13u-16u 02 553 08 50 van 9u-12u en 13u-16u

Algemene mailboxen of zie ook http://werk.be/e-subsidieloket-wse/betaal-en-prestatiestaten-tewerkstellingsprogrammas/contact

[email protected] [email protected]

1.2 TERMINOLOGIE Deze tabel lijst de cliënt specifieke terminologie en afkortingen op die in dit document gebruikt worden.

Term Definitie Broodkruimel De broodkruimel toont de weg die je afgelegd hebt vanaf de startpagina tot aan de huidige pagina.

De broodkruimel wordt bovenaan links, net onder de applicatiehoofding of het logo getoond en wordt vooraf gegaan door "U bent hier:". Elke pagina die in de broodkruimel opgelijst staat, is een snelkoppeling naar die pagina. Door op die snelkoppeling te drukken, gaat u naar de bewuste pagina. De broodkruimel vormt dan ook een handig navigatiehulpmiddel. Gebruik de terug-knop van de browser NIET. Deze knop brengt u immers niet naar het vorig scherm maar naar de startpagina.


mailto:[email protected]




http://werk.be/e-subsidieloket-wse/betaal-en-prestatiestaten-tewerkstellingsprogrammas/contact





Term Definitie Gebruikersrol Set van bevoegdheden die een gebruiker heeft binnen een toepassing. De bevoegdheden bepalen het aantal en de

aard van de acties die een gebruiker kan uitvoeren binnen de toepassing. Hyperlink Een hyperlink is een verwijzing in een webdocument naar een ander webdocument. Het activeren van de verwijzing

(meestal door een muisklik) geeft direct toegang tot het betreffende document. Een hyperlink herken je aan de blauwe tekstkleur of de onderlijnde vorm.

KBO-nummer Dit is het ondernemingsnummer dat aan een onderneming wordt toegekend door de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO) en bestaat uit 10 cijfers.

Prestatiestaten Prestatiestaten zijn documenten die alle arbeidsverrichtingen oplijsten die een persoon in het kader van een (arbeids-) overeenkomst verricht heeft.

Prestatiebestand Een prestatiebestand is de elektronische weergave van een prestatiestaat. Sociaal Secretariaat Een sociaal secretariaat is in België een organisatie die voor andere bedrijven of werkgevers een aantal

administratieve taken afhandelt. Het gaat om de combinatie van diensten in zowel het domein van de salarisadministratie en het personeelsbeleid als van het sociaal juridisch advies.

Conventie Conventies zijn ministeriële subsidiëringsgoedkeuringen aan werkgevers voor het opzetten van een bepaald werkgelegenheidsproject.

Promotor/bijhuis Een promotor is een tewerkstellende instantie. In het kader van e-subsidieloket is een promotor de werkgever die volgens de regelgeving in aanmerking komt voor de betrokken maatregel. Een bijhuis is een vestiging, scholengemeenschap of een locatie waar de hoofdpromotor de nodige tewerkstelling voorziet met (deels) gedecentraliseerde TWP administratie.

VSAWSE Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie.


1.3 GEBRUIKTE SYMBOLEN

Info

Opgepast


1.4 SOORTEN PREMIES Hierbij een overzicht van de verschillende premietypes:

Code Omschrijving Code Omschrijving

1 Vaste premie (= € 5035,01) 30 Mina's 2 Loopbaanonderbreking 31 Sociale werkplaatsen (vanaf 2004) 3 Brutoloonkost 32 Invoegbedrijf (vanaf 2004) 4 Verhoogde premie gesco veralgemeend stelsel 33 Invoegafdeling (vanaf 2004) 6 Transfer Derde Arbeidscircuit => GESCO 34 Invoegbedrijf Kringloop / groen vanaf 2004 7 Betaalde diensten gesco veralgemeend stelsel 35 Invoegafdeling Kringloop / groen vanaf 2004 8 Verhoogde premie gemeenten 36 Invoegbedrijf-dienstencheques 9 Betaalde diensten gemeenten 37 Invoegafdeling-dienstencheques 21 Sociale werkplaatsen herinschakeling doelgroepwerknemer 38 Kleine ondernemingen 22 Sociale werkplaatsen herinschakeling omkadering 39 Middelgrote ondernemingen 23 Invoegbedrijf meerwaardeneconomie 40 Grote ondernemingen 24 Invoegafdeling meerwaardeneconomie 41 Lokale diensteneconomie doelgroepwerknemer vanaf 2008 28 Invoegbedrijf Kringloop/groenactiviteiten 42 Lokale diensteneconomie omkadering vanaf 2008 29 Invoegafdeling Kringloop/groenactiviteiten 43 Werkervaring 44 Gesco Werkervaring


2 INLEIDING 2.1 WAARVOOR GEBRUIK JE DE TOEPASSING E-SUBSIDIELOKET VSAWSE?

De toepassing e-subsidieloket is ontwikkeld door het Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie (VSAWSE).

Via dit loket kan je documenten en prestatiegegevens betreffende tewerkstellingsprogramma’s elektronisch verwerken.

Het VSAWSE geeft premies of loonsubsidies voor de tewerkstelling van doelgroepwerknemers en hun omkaderingspersoneelsleden. De premieberekening gebeurt op basis van de gepresteerde dagen/uren (prestaties) van de tewerkgestelde werknemers.

Via het e-subsidieloket kan u voortaan betaalstaten raadplegen en downloaden alsook prestatiebestanden elektronisch beheren, opladen en doorsturen naar het VSAWSE voor verdere verwerking. De premies worden na validatie en goedkeuring door het agentschap uitbetaald op basis van een conventie, individuele fiches en geleverde prestaties, rekening houdend met het al uitbetaalde voorschot.

2.2 GEBRUIKERSROLLEN Binnen de toepassing e-subsidieloket zijn een aantal rechten met gebruikersrollen opgenomen, die via de lokale beheerder moeten gemandateerd worden. Hierbij een overzicht van de rollen en welke functionaliteiten eraan verbonden zijn.

Authorisatie

Soci

aal

Secr

etar

iaat

O

plad

er

Soci

aal

Secr

etar

iaat

In

dien

er

Prom

otor

Prom

otor

op

lade

r

Rap

port

R

aadp

lege

r

Pres

tatie

R

aadp

lege

r

Opladen/invullen Prestatiebestand X X X X Testen Prestatiebestand X X X X

Aanbieden Prestatiebestand X X Wijzigen Prestatiebestand X X X X

Raadplegen Prestatiebestand X X X X X Opvragen historiek X X

Aanmaken prestatiebestand ter verbetering X X X X

Toewijzen sociaal secretariaat X Raadplegen Gemachtigde Rapporten X X

In dit document beschrijven we enkel de functionaliteiten die van toepassing zijn voor de gebruikersrol promotor en sociaal secretariaat.


Om de toepassing te kunnen gebruiken, moet u: • een Federaal Token of elektronische identiteitskaart (eID) hebben; • een gebruikersrol toegewezen zijn door de lokale beheerder

2.3 AANDACHT BIJ HET GEBRUIK VAN E-SUBSIDIELOKET

De toepassing e-subsidieloket bevat vertrouwelijke informatie. Al uw acties worden gelogd en kunnen bij melding van misbruik opgevraagd en geanalyseerd worden. Voorkom dus misbruik en laat uw computer niet onbeheerd achter. Vergrendel uw computer wanneer u uw werkplaats verlaat of meld u af in de toepassing om misbruik van gegevens en misbruik van uw toegangsrecht te voorkomen.

2.4 WAT TE DOEN BIJ PROBLEMEN? • Raadpleeg eerst deze handleiding. • Contacteer de helpdesk (ICT en functioneel) (zie 1.1 Contactpersonen, pagina 4).


3 KENNIS MAKEN 3.1 DE TOEPASSING STARTEN

Actie Resultaat

1 Open uw browser

2 Tik volgend adres in de adresbalk in: https://twp-ea.vlaanderen.be

U wordt doorverwezen naar de online diensten van de Vlaamse overheid.

3 Maak een keuze tussen "Federaal Token" of "Elektronische Identiteitskaart" (eID).

U wordt doorverwezen naar de deelpagina "Federaal Token” of “Elektronische Identiteitskaart”.

Alle informatie over het Federaal Token vind je op: - https://www.belgium.be/usermgmt/eGovUserMgmtwebapp/public/RegistrationIntro.do - http://www.fedict.belgium.be/nl/support/contact/

Alle informatie over de eID-lezer en het gebruik van de elektronische identiteitskaart vind je op: - http://eid.belgium.be/nl/

4 Authenticeer u via één van de onder punt 3 vermelde methodes. U kan nu de toepassing gebruiken.

Als u ondanks een goede authenticatie via Federaal Token of Elektronische Identiteitskaart NIET naar de startpagina van de toepassing verwezen wordt, contacteer dan de applicatiebeheerder (zie 1.1 Contactpersonen, pagina 4).


https://www.belgium.be/usermgmt/eGovUserMgmtwebapp/public/RegistrationIntro.do

http://eid.belgium.be/nl/

3.2 DE VASTE ELEMENTEN OP HET SCHERM HERKENNEN

1 Het logo Het logo dient als navigatie om naar de startpagina te gaan.

2 Naam, gebruikersrol Uw naam, uw gebruikersrol

3 Meld af Dit is een snelkoppeling om uzelf af te melden en de toepassing te verlaten.

4 Broodkruimel De broodkruimel toont u de afgelegde weg (voor meer info zie Broodkruimel, pagina 4).

5 Werkruimte De werkruimte is uw virtuele werkplaats van waaruit je gegevens kan opvragen, bekijken en al dan niet kan bewerken. Gevraagde invoerformaat steeds naleven om te activeren .

Klik op ‘Help’ om naar de helppagina van VSAWSE

te gaan. Daar vindt u o.a. een antwoord op de meest gestelde vragen.

1 2 3

4

5


4 OPZOEKEN/FILTEREN PRESTATIEBESTANDEN Nadat u bent aangemeld wordt het scherm Opzoeken prestatiebestanden getoond. Het systeem toont alle prestatiebestanden waartoe u gemachtigd bent.

1 Zoekcriteria Via de zoekcriteria bovenaan kan u de lijst met prestatiebestanden filteren.

4

1

3

2


Door op de knop Vernieuw te klikken kan u:

- de laatste status van bepaalde acties opvragen. - de manuele sortering ongedaan maken.

2 Resultatenlijst In deze zone worden de resultaten weergegeven van uw zoekopdracht. Initieel worden alle prestatiebestanden getoond waartoe u gemachtigd bent. Mogelijke variaties op initiële bestanden zijn bijvoegsels en verbeteringen. Bovenaan links de resultatenlijst kan u zien wat het aantal gevonden resultaten is en welke resultaten momenteel op het scherm getoond worden.

3 Navigatieknoppen Wanneer er meer dan 15 resultaten zijn verschijnen rechts bovenaan navigatieknoppen. Via deze knopjes kan u bladeren doorheen de volledige lijst.

4 Wijzig emailadressen Via de knop Wijzig emailadressen kan u de emailgegevens (invulling verplicht!) wijzigen van de contactpersonen (zie verder).

4.1 SORTEREN VAN LIJSTEN De gegevens worden gepresenteerd in kolommen. Elke kolom heeft een kolomhoofding die duidelijk omschrijft welke gegevens in die kolom getoond worden. Sommige kolommen hebben een sorteerpictogram rechts van de kolomtitel:

De getoonde gegevens zijn standaard oplopend gesorteerd volgens de sorteercriteria van de eerste kolom die een sorteerpictogram heeft. Elke kolom die een sorteerpictogram heeft, kan u gebruiken als sorteercriterium oplopend/aflopend.

Het is niet mogelijk om meerdere sorteercriteria tegelijk te gebruiken.

4.2 WERKEN MET NAVIGATIEKNOPPEN Het e-subsidieloket gebruikt lijsten om resultaten weer te geven. Een lijst geeft standaard 15 rijen weer. Bij meer dan 15 rijen verschijnen er navigatieknoppen rechts bovenaan de lijst. Via deze knoppen kan u doorheen de volledige lijst bladeren:

Ga naar de allereerste pagina.


Ga naar de vorige pagina.

... Er zijn maximaal 10 paginavakjes voorzien. Bij meer dan 10 pagina’s kan u klikken op paginanummer 10, de paginanummers schuiven dan met 5 pagina’s op. De huidige pagina wordt in zwarte tekst weergegeven, de andere pagina’s worden als hyperlink weergegeven.

Ga naar de volgende pagina.

Ga naar de allerlaatste pagina.

4.3 OPZOEKEN PRESTATIEBESTANDEN EN RESULTATEN BEKIJKEN U kan op twee manieren prestatiebestanden opzoeken afhankelijk van hoe u ze wenst te verwerken:

- Individueel (via de tab Individueel) Bij een individuele verwerking wordt een actie gegeven voor één individueel prestatiebestand.

- Collectief (via de tab Collectief) Bij een collectieve verwerking wordt een actie gegeven voor een groep van prestatiebestanden. Een collectieve verwerking is enkel mogelijk voor de acties aanbieden, downloaden, opladen, en testen.

U kan enkel prestatiebestanden opzoeken waartoe u gemachtigd bent.

4.3.1 Individueel


Actie Resultaat

1 Vul de gewenste zoekcriteria in:

- Conventienummer In dit veld kan u het volledige conventienummer ingeven. Er kan niet gezocht worden op een deel van het nummer. Als er met bijhuizen wordt gewerkt, dan dient het bijhuisnummer verplicht ingevuld te worden.

- Bijhuisnummer In dit veld kan u het volledige bijhuisnummer ingeven. Er kan niet gezocht worden op een deel van het nummer.

- Conventienaam In dit veld kan u de volledige conventienaam intikken of een deel van de conventienaam.

- KBO Nummer In dit veld kan u het volledige KBO-nummer ingeven. Een KBO-nummer begint steeds met de letters BE gevolgd door 10 cijfers (bvb. BE0123456789). Er kan niet gezocht worden op een deel van het KBO-nummer, eventueel wel zonder prefix BE.

- Prestatieperiode vanaf / tot - Status prestatiebestand - Filter

Via dit veld kan u zoeken op:.

o Alle fouten o Enkel blokkerende fouten o Enkel niet-blokkerende fouten o Tussentijds gewijzigde lijnen

Het is mogelijk om gecombineerd te zoeken. Wenst u alle prestatiebestanden op te vragen, klik dan op de knop Zoek zonder voorafgaand criteria in te geven.

Indien het conventienummer is ingevuld en het bijhuisnummer is niet ingevuld, dan wordt er gezocht op de conventie en alle bijhorende bijhuizen.

Indien het conventienummer en bijhuisnummer zijn ingevuld, wordt er enkel gezocht op het desbetreffende bijhuis.

Door ingave van maand/jaar wordt geselecteerd vanaf … of tot… Status: door rechts op het driehoekje te klikken opent een scherm met de mogelijke statussen. Testen en aanbieden is enkel mogelijk voor prestatiebestanden waarvoor geen voorgaande periodes meer openstaan. Filter: door rechts op het driehoekje te klikken, opent een scherm met de mogelijke filters.

Indien u ‘Tussentijds gewijzigde lijnen’ selecteert, zal het systeem de prestatiebestanden tonen die reeds gewijzigd werden na invoer. Deze prestatiebestanden worden aangeduid met een asterisk (*)


2 Klik op de knop Zoek om de zoekactie te starten.

U kan ook de ENTER-toets gebruiken om de zoekactie te starten.

U krijgt een overzicht te zien van alle prestatiebestanden die - aan uw zoekopdracht beantwoorden

en - waarvan u de gegevens mag inkijken

Als er geen gegevens gevonden worden, toont het systeem een melding:

Via de knop WIS kan u ingave van de zoekcriteria wissen en geeft het systeem de initiële situatie weer.

Door op de knop Vernieuw te klikken, kan u :

de laatste status van bepaalde acties opvragen- de manuele sortering ongedaan


4.3.1.1 De resultatenlijst bekijken

1 Resultatenlijst De resultatenlijst toont per gevonden prestatiebestand volgende informatie:

- Acties Afhankelijk van de status van het prestatiebestand kan u onderstaande acties uitvoeren op één individueel prestatiebestand:

o Downloaden Via deze knop kan u van elk prestatiebestand de XML-versie downloaden. Dit bestand kan u lokaal invullen en nadien terug opladen.

o Opladen Via deze knop kan u een XML-bestand opladen en inlezen. Dit kan een XML-bestand zijn dat u eerder heeft gedownload.

1

2


o Testen Via deze knop kan u een prestatiebestand testen. Een prestatiebestand moet getest worden zolang er blokkerende fouten vastgesteld worden (Cfr hoofdstuk 9 –foutcodes)

o Aanbieden Via deze knop kan u een prestatiebestand aanbieden aan het VSAWSE voor verdere verwerking. Deze knop is pas zichtbaar als alle blokkerende fouten werden opgelost.

o Historiek

Via deze knop kan u de historiek van een prestatiebestand raadplegen.

o Prestatiebestand verbeteren Via deze knop kan u bepaalde prestatielijnen uit een prestatiebestand verbeteren. Deze knop is pas zichtbaar als het te verbeteren prestatiebestand al doorgestuurd is. (Status Doorgestuurd OK/ Doorgestuurd – NOK)

De knoppen Testen en Aanbieden verschijnen pas indien er geen prestatiebestanden meer openstaan van voorgaande prestatieperiodes. Ook een van de e-mailadressen MOET ingevuld zijn.

- Conventie Dit is een samenstelling van het Conventienummer, het bijhuisnummer en de Conventienaam. Door te klikken op de Conventie worden de detailgegevens getoond van die conventie of het bijhuis (zie verder).

- Periode De periode waarop het prestatiebestand betrekking heeft.

- Naam De naam van het prestatiebestand. De naam is een hyperlink naar de prestatielijnen van dat prestatiebestand.

De bestandsnaam bestaat uit 4 delen en ziet er als volgt uit: Voor een conventie 89999 zonder bijhuizen: 89999_I_201204_1 Voor een conventie 89999 met bijhuis 001: 89999001_I_201204_1


Het 1e deel komt overeen met het conventienummer en eventueel het bijhuisnummer. Het 2e deel komt overeen met het type prestatiebestand (I = Initieel prestatiebestand, B = prestatiebestand met Bijvoegsels, V=prestatiebestand ter Verbetering) Het 3e deel komt overeen met de prestatieperiode. Het 4e deel is een volgnummer. Een validatie kan leiden tot het uitsplitsen van het prestatiebestand in enerzijds een deel met correcte prestatielijnen (Gevalideerd - OK) en anderzijds een deel met foutieve prestatielijnen (Gevalideerd - NOK). Uit de bestandsnaam kan u afleiden dat het prestatiebestand werd uitgesplitst. Het bestand met de validatiefouten krijgt een ander volgnummer toegekend, bvb.: 89999001_I_201204_2.

- Status o Klaar voor invoer o bezig met inlezen o fout bij inlezen o ingelezen o ingelezen met tekortkomingen o ingelezen zonder tekortkomingen o bezig met testen o getest – OK o getest – NOK o aangeboden voor validatie o bezig met valideren o gevalideerd – OK o gevalideerd – NOK o doorgestuurd o doorgestuurd – OK o doorgestuurd – NOK o problemen bij doorsturen o alle openstaande


Indien er waarschuwingen of fouten voorkomen in een prestatiebestand, wordt dit aangeduid met een uitroepteken bij de status, nl een rood uitroepteken voor blokkerende fouten en een blauw uitroepteken voor waarschuwingen/niet-blokkerende fouten. Het detail van de waarschuwingen/fouten wordt getoond in het scherm ‘Raadplegen Prestatiebestand.’

- Datum klaargezet

Dit is de datum waarop het prestatiebestand werd klaargezet door het VSAWSE. - Bron info

Dit geeft aan wie het prestatiebestand opgeladen heeft. Mogelijke waarden zijn P (= Promotor) of S (= Sociaal secretariaat).

- Te laat voor K-afrekening De prestatiebestanden moeten doorgestuurd worden vóór de 17e van de maand volgend op de gepresteerde maand. Als deze te laat worden ingediend, worden de gegevens alsnog behandeld. Het is mogelijk dat deze prestaties pas bij een volgende kwartaalafrekening verrekend worden. Als dit het geval is wordt dit hier aangeduid.

- Datum laatste wijziging Dit is de datum waarop het prestatiebestand het laatst is gewijzigd.

- Gebruiker laatste actie De naam van de gebruiker die het laatst iets gewijzigd heeft.

- Email contactpersoon 1 Het emailadres van het eerste aanspreekpunt.

- Email contactpersoon 2 Het emailadres van het tweede aanspreekpunt.

Alle mailcommunicatie zal steeds naar de emailadressen gestuurd worden die u ingeeft bij Email contactpersoon 1 en Email contactpersoon 2 en niet naar de persoon die is aangemeld. Enkel bij het testen worden mogelijke fouten ook gestuurd naar de ingelogde gebruiker. In het scherm ‘Raadplegen prestatiebestand’ is dan een mailicoontje zichtbaar waarin de inhoud van de mail kan geraadpleegd worden.

Als u een prestatiebestand aanbiedt aan het VSAWSE ter validatie, dan moet er minstens 1 emailadres ingevuld zijn.


2 Wijzig emailadressen Via de knop Wijzig emailadressen kan u de emailgegevens wijzigen van de contactpersonen. Deze knop is niet zichtbaar wanneer er geen gegevens gevonden zijn bij de ingevoerde zoekcriteria.

4.3.1.2 Detail conventie/bijhuis bekijken

Actie Resultaat

1 Klik op een conventie of bijhuis in de resultatenlijst van één van de prestatiebestanden.

e-subsidieloket opent een venster waarin de detailgegevens van de conventie of bijhuis getoond worden.

2 Via het knopje [x] in de rechterbovenhoek kan u dit venster sluiten.


3 Voor een bijhuis ziet het scherm er als volgt uit:


4.3.1.3 Historiek opvragen

Actie Resultaat

1 Klik op het pictogram in de kolom Acties van het prestatiebestand waarvoor u de historiek wilt bekijken.

e-subsidieloket opent een venster waarin de historiekgegevens van het prestatiebestand getoond worden.


U kunt de detailgegevens van de conventie of het bijhuis bekijken

door op de Conventie te klikken.

Het veld ‘Aangeboden door’ wordt opgevuld met ‘P’(promotor) of ‘S’

(Sociaal Secretariaat) indien het prestatiebestand is aangeboden ter validatie.


4.3.2 Collectief

Actie Resultaat

1 Indien nodig:

Klik op de tab Collectief.

e-subsidieloket navigeert naar het opzoekscherm voor collectieve verwerking.

2 Geef een Prestatieperiode in. Dit is een verplicht veld.

Een collectieve verwerking gebeurt steeds op een groep prestatiebestanden voor eenzelfde prestatiemaand.

b.v. 01/2013

3 Selecteer, indien nodig, een andere Actie collectieve verwerking. Standaard staat Downloaden geselecteerd. De mogelijke waarden zijn Downloaden, Opladen, Testen en Aanbieden.

Testen is enkel mogelijk voor prestatiebestanden waarvoor geen voorgaande periodes meer openstaan.

4 Selecteer een Type prestatiebestand. De mogelijke waarden zijn Initieel (I)of Bijvoegsel (B). Standaard staat Initieel geselecteerd.

Initiële prestatiebestanden bevatten de initieel klaargezette prestatielijnen voor de te verwerken prestatiemaand binnen het lopend kwartaal.

Bijvoegsel: is een prestatiebestand dat niet bij het initiële bestand kon aangemaakt worden omdat de individuele fiche(s) of de signaletiekwijziging (en) pas achteraf is (zijn) overgemaakt aan het VSAWSE, Het initieel bestand is intussen wel al doorgestuurd waardoor slechts met een bijvoegsel de ontbrekende lijnen kunnen worden bijgevoegd.

Het is niet mogelijk om via een collectieve verwerking prestatiebestanden ter verbetering te behandelen.

5 Afhankelijk van de actie die u gekozen heeft kan u kiezen welke statussen


4.3.2.1 De resultatenlijst bekijken De resultatenlijst voor collectieve verwerking ziet er anders uit dan de resultatenlijst voor individuele verwerking. U kan meerdere prestatiebestanden selecteren voor één bepaalde actie.

Afhankelijk van welke actie (bij Actie collectieve verwerking) u gekozen heeft verschijnt de knop Downloaden, Opladen, Testen en Aanbieden onderaan de resultatenlijst. In bovenstaand voorbeeld werd gekozen om meerdere prestatiebestanden tegelijkertijd te testen.

u wenst op te nemen in de zoekopdracht.

6 Klik op de knop Zoek. U krijgt een overzicht te zien van alle prestatiebestanden die

- aan uw zoekopdracht beantwoorden en

- waarvan u de gegevens mag inkijken



Actie Resultaat

1 Selecteer de prestatiebestanden waarvoor u een actie in groep wenst uit te voeren door ze aan te vinken.

e-subsidieloket duidt de prestatiestanden aan als geselecteerd.

2 Klik op de actieknop onderaan de lijst (Aanbieden, Downloaden, Opladen, Testen of Aanbieden).

e-subsidieloket voert de actie uit op de geselecteerde prestatiebestanden en geeft hiervan een melding:

3 Klik op de knop Zoek om de voortgang te controleren of gebruik de vernieuwen-functie van uw browser.

e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op en toont de nieuwe status.

Het in groep testen van prestatiebestanden is enkel mogelijk voor prestatiebestanden waarvoor geen voorgaande periodes openstaan. Naast het in groep testen en aanbieden van prestatiebestanden kan u ook prestatiebestanden in groep downloaden en opladen. Dit werkt op dezelfde manier zoals hierboven beschreven. Bij het downloaden zal een XML-bestand gegenereerd worden, bulk_download.xml, die de inhoud van alle geselecteerde prestatiebestanden weergeeft. Dit bestand kan u lokaal aanpassen/aanvullen en nadien terug opladen voor de desbetreffende prestatiebestanden. Bij het opladen kan één XML-bestand opgeladen worden om prestaties in te lezen voor meerdere prestatiebestanden.


4.3.2.2 Detail conventie/bijhuis bekijken Actie Resultaat

1 Klik op een conventie of bijhuis in de resultatenlijst van één van de prestatiebestanden.

e-subsidieloket opent een venster waarin de detailgegevens van de conventie of het bijhuis getoond worden.



5 DE PRESTATIEBESTANDEN BEKIJKEN

Actie Resultaat

1 Klik op een naam van één van de prestatiebestanden in de resultatenlijst. e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op met een overzicht van alle prestatielijnen van het gekozen prestatiebestand.

Het scherm Raadplegen Prestatiebestand is opgedeeld in drie blokken:

- Gegevens prestatiebestand - Opzoeken prestatielijn - Overzicht prestatielijnen

1 Gegevens prestatiebestand In deze zone worden een beperkt aantal gegevens getoond van het gekozen prestatiebestand. Deze kunnen dienen als geheugensteun. Door te klikken op de hyperlink bij Conventie kan u van hieruit ook de detailgegevens van de conventie of het bijhuis raadplegen. Door te klikken op de knop ‘Vernieuw’ kan u

- de laatste status van bepaalde acties opvragen. - de manuele sortering ongedaan maken.

1

2

3

4

5


Na het uitvoeren van bepaalde acties (opladen en testen) wordt er een mail verstuurd om u op de hoogte te brengen van de mogelijke fouten die zich hebben voorgedaan. Dan verschijnt er ook een mailicoontje naast het veld ‘Status’ waarin de inhoud van de mail kan geraadpleegd worden. De inhoud van de mail wordt automatisch aangepast na opnieuw opladen of testen.

2 Opzoeken prestatielijn De lijst met prestatielijnen kan gefilterd worden.

3 Navigatieknoppen Tabelpaginering

4 Het overzicht van de prestatielijnen

De samenvatting toont (in volgorde): - Acties

o ingave (invoeren / wijzigen prestaties) o selectie prestatielijn voor aanmaken prestatiebestand ter verbetering

- Foutbericht Code en Fout

- Werknemer Dit is een samengesteld veld dat bestaat uit het Individueel nummer en Volgnummer. Door te klikken op de hyperlink in de kolom Werknemer worden de detailgegevens van die werknemer getoond.

- Naam, Voornaam Dit is de naam en voornaam van de werknemer.

- RRNR Het rijksregisternummer van de betrokken werknemer.

- Datum in dienst - Datum uit dienst (kan enkel vervroegd worden; kan niet later of blanco worden gezet) - Premietype - Aantal dagen/uren

In deze kolommen worden de totalen berekend per code alsook het totaal aantal gepresteerde dagen/uren over alle codes heen.

- Bedrag vergoeding SINE- (=uitkering sociale inschakelingseconomie) of integratie-uitkering (afhankelijk van het premietype).

- Datum laatste wijziging De datum waarop er het laatst iets gewijzigd werd aan de prestatielijn.

- Gebruiker De naam van de gebruiker die het laatst iets gewijzigd heeft.


5 Naar overzicht prestatiebestanden Via deze hyperlink kan u terug gaan naar het overzicht met prestatiebestanden (resultatenlijst).

Merk op dat de filter bewaard is gebleven. Gebruik de knop Wis om een nieuwe zoekactie te starten.

5.1 OPZOEKEN/FILTEREN PRESTATIELIJNEN Actie Resultaat

1 Vul de gewenste zoekcriteria in:

- Rijksregisternummer In dit veld kan u het volledige rijksregisternummer ingeven of een deel van het rijksregisternummer.

- Individueel nummer In dit veld kan u het individueel nummer ingeven.

- Volgnr In dit veld kan u het volgnummer ingeven.

- Naam werknemer Via dit veld kan u zoeken op de achternaam van de werknemer.

- Filter Via dit veld kan u zoeken op:.

- Alle fouten - Enkel blokkerende fouten - Enkel niet-blokkerende fouten - Niet ingevoerde lijnen

Filter: door rechts op het driehoekje te klikken, opent een scherm met de mogelijke filters

Indien u ‘Niet ingevoerde lijnen’ selecteert, zal het systeem de prestatielijnen tonen waarvoor er geen prestaties zijn ingegeven.

2 Klik op de knop Zoek om de zoekactie te starten. e-subsidieloket bouwt het scherm terug op met een overzicht van alle prestatielijnen die aan uw zoekopdracht beantwoorden.

3 Als u een nieuwe zoekopdracht wenst uit te voeren, herbegin bij stap 1.


5.2 DETAIL WERKNEMER BEKIJKEN Vanuit het overzicht met prestatielijnen kan u de detailgegevens opvragen van elke werknemer.

Actie Resultaat

1 Klik op een hyperlink in de kolom Werknemer in het overzicht met

prestatielijnen.

e-subsidieloket opent een venster waarin de detailgegevens van de werknemer getoond worden.

Initiële datum in dienst verschillend van de huidige datum in

dienst, wil zeggen dat de betrokkene voordien reeds een gesubsidieerd contract heeft gehad.


5.3 OVERZICHT PRESTATIEBESTAND OPVRAGEN Via de functie Exporteer naar Excel (links onderaan) kan je een Excel-bestand genereren met een overzicht van wat er per prestatielijn is ingevuld. Hiermee kan u dan ook een HISTORIEK opbouwen van wat u hebt ingevoerd en aangeboden.

5.4 INHOUD MAIL RAADPLEGEN Via het mailicoontje kan je de inhoud van de mail raadplegen die verstuurd worden bij het opladen en testen.

In onderstaand voorbeeld was bij het opladen een prestatielijn te weinig doorgegeven.

Actie Resultaat

1 Klik op het mailicoontje naast de Status

e-subsidieloket opent een venster waarin de detailgegevens van de mail getoond worden.


6 DAGPRESTATIES INGEVEN Er zijn twee manieren om prestaties in te geven:

- via het opladen van prestatiebestanden - via het manueel ingeven van dagprestaties

6.1 PRESTATIES MANUEEL INVOEREN U kan enkel prestaties ingeven voor de werknemers waarvoor er prestatielijnen zijn klaargezet door het VSAWSE.

1) Het is niet mogelijk om zelf prestatielijnen toe te voegen of te verwijderen. 2) Prestaties worden berekend op basis van het forfait van de maand nl het aantal te werken dagen in een maand volgens

werkrooster; NIET op kalenderdagen.

Prestaties dienen geboekt te worden op één van onderstaande prestatiecodes:

Code Omschrijving (niet beperkend)

X arbeidsdag (onderbroken), recup, betaalde feestdag, klein verlet, extra CAO vakantie of betaalde carensdag en 3 dagen vaderschapsverlof

V wettelijke vakantie C onbetaalde carensdag (niet meer toepasselijk vanaf 01/2014) E gewaarborgd ziekte / hervalling eerste week arbeider / eerste maand bedienden (100%) T betaalde ziekte / hervalling tweede week (85,88% arbeider – 86,93% bediende op proef) D betaalde ziekte / hervalling derde en vierde week (25,88% arbeider – 26,93% bediende op proef) G ziekte / hervalling mutualiteit, zwangerschap, familiale vakantie, educatief verlof, arbeidsongeval, beroepsz./hervalling, 7 dagen vaderschapsverlof, andere gelijkst. N afwezigheid zonder recht op loon, werkloos, staking niet erkend, ouderschapsverlof

Actie Resultaat

1 Indien nodig:

Navigeer naar het scherm Raadplegen prestatiebestand door op het prestatiebestand te klikken.

e-Subsidieloket toon het overzicht met prestatielijnen.

2 Klik op het pictogram van de prestatielijn waarvan u de dagprestaties wil invoeren/wijzigen. Dit pictogram vindt u in de 1e kolom Acties.

Het scherm om prestaties in te geven wordt opgehaald.


1 Gegevens prestatielijn In deze zone wordt een beperkte set van gegevens getoond van de prestatielijn die u geselecteerd heeft om in te voeren of te wijzigen. Om het scherm optimaal te benutten worden een aantal gegevens verborgen. Via het pictogram wordt detailinformatie weergeven.

Via het pictogram kan u de informatie opnieuw verbergen.

2 Snelle ingave Via de knop Vul aan kan u op een snelle manier prestatiecodes invullen. Via de aankruisvakjes links en bovenaan in

1

2 3

5

4


het bestand van de maand kan u selecteren voor welke dagen u die code(s) wenst in te vullen.

3 Datum uit dienst

Per werknemer kan je de datum uit dienst invullen/wijzigen.

De Datum uit dienst kan enkel vervroegd worden ten opzichte van de datum die op het detailscherm Werknemer staat. De datum uit dienst kan niet leeggemaakt worden indien er een datum uit dienst ingevuld is in het detailscherm Werknemer.

4 Integratie / sine bedrag Voor aan aantal premietypes (21, 31, 32, 35 en 43) kan het Integratie / SINE bedrag ingegeven worden.

Dit bedrag kan niet blanco gemaakt worden; Het bedrag aanpassen naar 0,00 is wel mogelijk wanneer er voor de betrokken maand geen sine of integratie is betaald

Met de knop kan u de waarde van het veld (indien ingevuld) opnieuw initialiseren (oorspronkelijke waarde wordt automatisch ingevuld)

5 Kalendermaand In deze zone kan u prestatiecodes en uren ingeven.

Het is mogelijk om met de aan-en uitschakelknop bovenaan links alle werkdagen en alle uren te selecteren of te deselecteren.

TIP: Werken met datumkiezers

Actie Resultaat

1 Klik op het pictogram

e-subsidieloket toont een kalender naast het datumveld dat u wenst te wijzigen:


2 Klik op de gewenste dag. De kalender sluit zich automatisch en de waarde in het datumveld is bijgewerkt.

Via het knopje [x] rechtsboven kan je de kalender sluiten zonder een waarde te selecteren.

Afhankelijk van het premietype en de code werktijd zal de ingave van prestaties verschillend zijn. Hieronder worden de verschillende manieren van ingave toegelicht.

6.1.1 Prestaties ingeven voor code werktijd 0, 2, 3 en 4 (= voltijds, 1 week op 2, afwisselend 3/w-2/w, 4/5de met volle dagen) Als de code werktijd gelijk is aan 0, 2, 3 of 4 dient u enkel prestatiecodes in te geven, geen uren.

Actie Resultaat

1 Selecteer een code uit de keuzelijst naast vm. De mogelijke waarden zijn X, V, C, E, T, D, G en N. Deze actie is optioneel. U kan ook voor elke dag afzonderlijk de code manueel intikken.


2 stap 1 herhalen voor de namiddag (nm).

3 Selecteer in de kalendermaand de dagen waarvoor je de code wenst in te vullen. Dit kan je doen door de kolom(men) en/of rij(en) aan en uit te vinken.

4 Klik op de knop Vul aan. e-subsidieloket vult de kalender op met de door u gekozen waarden. Deze kunnen nog aangepast worden.

6 Klik op de knop Bewaar als de prestatielijn is ingevuld

Via de knop Bewaar » worden de gegevens opgeslagen in de databank en ga je onmiddellijk naar de volgende prestatielijn.

De gegevens worden opgeslagen in de databank. E-subsidieloket navigeert naar het scherm Raadplegen prestatiebestand en toont de melding (links boven):


6.1.2 Prestaties ingeven voor code werktijd is 1 (= dagelijks met halve dagen) Als de code werktijd overeenkomt met 1, dient u enkel de vereiste prestatiecode in te geven voor de betrokken dagen, geen uren.

Actie Resultaat

1 Selecteer een code uit de keuzelijst. De mogelijke waarden zijn X, V, C, E, T, D, G en N. Deze actie is optioneel. U kan ook voor elke dag afzonderlijk de code manueel ingeven.

2 Selecteer in de kalendermaand de dagen waarvoor je de code wenst in te vullen. Dit kan je doen door de kolom(men) en/of rij(en) aan en uit te vinken.

3 Klik op de knop Vul aan. e-subsidieloket vult de kalender op met de door u gekozen waarden. Deze kunnen nog aangepast worden.


6.1.3 Prestaties ingeven voor code werktijd is 5 ((deeltijdse) tewerkstelling met uren afwijkend van de code 0,1,2,3,4) Als de code werktijd overeenkomt met 5 MOET u naast de prestatiecodes ook de uren ingeven (vm en/of nm).

Actie Resultaat

1 Selecteer een code uit de keuzelijst naast vm. De mogelijke waarden zijn X, V, C, E, T, D, G en N. Deze actie is optioneel. U kan ook voor elke dag afzonderlijk de code manueel intikken.

2 Vul het aantal uren in dat u aan de code wenst te koppelen. Het totaal aantal uren mag/kan eventueel volledig vermeld worden in vm of nm voor zover er dan maar 1 prestatiecode per dag te vermelden is.


Het formaat voor uren is uu:mm. Het systeem zal uw ingave automatisch aanpassen naar dit formaat. Als je bvb. het getal 4 ingeeft zal het systeem dit automatisch aanpassen naar 04:00.

3 U kan je stap 1 en 2 (ingave vm) herhalen maar dan voor de namiddag.

4 Selecteer in de kalendermaand de dagen waarvoor je de code en uren wenst in te vullen. Dit kan je doen door de kolom(men) en/of rij(en) aan en uit te vinken.

5 Klik op de knop Vul aan. e-subsidieloket vult de kalender op met de door u gekozen waarden. Deze kunnen nog aangepast worden. Merk op dat er in onderstaand voorbeeld geen prestaties zijn ingevuld voor de maandagen. Dit komt omdat in stap 4 de kolom Maandag uitgevinkt werd.


Merk op dat het systeem de totalen heeft (her)berekend. De status is gewijzigd van Klaar voor invoer naar Ingelezen. Het prestatiebestand kan vanaf nu getest worden (op voorwaarde dat er geen prestatiebestanden van de voorgaande periode meer openstaan)


6.1.4 Prestaties ingeven voor premietypes 22 en 42 Voor de premietypes 22 en 42 dient u enkel aan te geven of de werknemer prestaties of gelijkgestelde heeft geleverd voor de opgegeven prestatieperiode.

Actie Resultaat

1 Duid aan of de werknemer in kwestie al dan niet prestaties geleverd heeft voor de opgegeven prestatieperiode.

2 Klik op de knop Bewaar na al of niet te hebben aangevinkt


De gegevens worden opgeslagen in de databank. Het systeem navigeert naar het scherm Raadplegen prestatiebestand en toont de melding (links boven):


6.2 OPLADEN PRESTATIEBESTANDEN (BULK) Naast het manueel invullen van prestaties kan een bronbestand met prestaties opgeladen worden voor een klaargezet prestatiebestand of een groep van klaargezette prestatiebestanden (collectieve verwerking).

Zolang het prestatiebestand niet is aangeboden aan het VSAWSE voor verdere verwerking, kan u het opnieuw opladen.

6.2.1 Individueel Actie Resultaat

1 Navigeer naar het scherm Opzoeken prestatiebestanden.

2 Klik op het pictogram in de kolom Acties van het prestatiebestand waarvoor u prestaties wenst op te laden. e-subsidieloket toont het scherm om prestaties op te laden.

1 Gegevens prestatiebestand In deze zone kan u zien voor welk prestatiebestand u prestaties gaat opladen.

2 Bestand opladen In deze zone kan u een bronbestand selecteren en opladen.

1

2


Actie Resultaat

1 Klik op de knop Bladeren. e-subsidieloket opent een dialoogvenster.

2 Ga naar de map waar het bronbestand opgeslagen is en selecteer het bronbestand.

3 Klik op de knop Open.


4 Klik op de knop Opladen.

Er kunnen enkel bestanden opgeladen worden van het type XML.

e-subsidieloket laadt het bestand op en toont onderstaande melding als er geen problemen vastgesteld worden:

5 Klik op Vernieuw-knop om de voortgang van het inlezen te controleren. Het systeem bouwt het scherm opnieuw op en toont de nieuwe status. Mogelijke statussen na het opladen zijn:

• Ingelezen zonder tekortkomingen Het bronbestand is met succes ingelezen in het doelbestand.

• Ingelezen met tekortkomingen Het bronbestand is niet succesvol ingelezen. Eén of meerdere lijnen werden niet correct ingelezen omdat er bijvoorbeeld lijnen te veel en/of te weinig zijn.

• Fout bij inlezen Het bronbestand kan niet ingelezen worden in het doelbestand omdat zich fatale fouten hebben voorgedaan.

Bij fouten zal er een duidelijke omschrijving van de reden getoond worden.

Wanneer er een fout wordt vastgesteld tijdens het inlezen van het bronbestand zal dit via mail gecommuniceerd worden naar de contactpersonen en naar de ingelogde gebruiker. De inhoud van de mail is ook raadpleegbaar in


het scherm ‘Raadplegen prestatiebestand’

Als het prestatiebestand een nieuwe versie is van een reeds eerder opgeladen prestatiebestand, vraagt e-subsidieloket een bevestiging om door te gaan:


Als u op de knop Ok klikt, wordt het huidige prestatiebestand overschreven met het nieuwe.

6.2.2 Collectief Het opladen van prestaties voor een groep van prestatiebestanden werkt op dezelfde manier zoals hierboven beschreven met dat verschil dat u bij een collectieve verwerking meerdere prestatiebestanden kan selecteren. Het bronbestand dat u oplaadt wordt enkel ingelezen in de door u geselecteerde prestatiebestanden.


6.3 DOWNLOADEN PRESTATIEBESTANDEN (BULK) U kan een klaargezet prestatiebestand downloaden zodat u dit bestand kan invullen en daarna terug opladen in e-subsidieloket.

Zolang het prestatiebestand niet is aangeboden aan het VSAWSE voor verdere verwerking, kan u het opnieuw downloaden.

6.3.1 Individueel Actie Resultaat

1 Navigeer naar het scherm Opzoeken prestatiebestanden.

2 Klik op het pictogram in de kolom Acties van het prestatiebestand waarvoor u prestaties wenst te downloaden.

e-subsidieloket toont het scherm om prestaties te downloaden.

Actie Resultaat


1 Klik op Open om het document te openen.

Klik op Save om het document op te slaan op een plaats naar keuze.

Klik op Cancel om de actie te annuleren.

6.3.2 Collectief Het downloaden van prestaties voor een groep van prestatiebestanden werkt op dezelfde manier zoals hierboven beschreven met dat verschil dat u bij een collectieve verwerking meerdere prestatiebestanden kan selecteren. Deze bestanden worden dan gebundeld in 1 bestand waarbij de opdeling per conventie wordt gerespecteerd.


7 PRESTATIEBESTANDEN TESTEN Nadat u een prestatiebestand heeft opgeladen of manueel heeft ingevuld dient u het te testen alvorens het kan aangeboden worden aan het VSAWSE voor verdere verwerking.

7.1 INDIVIDUEEL

Actie Resultaat

1 Als u zich op het scherm Raadplegen prestatiebestand bevindt, klik op de knop Testen.

Als u zich op het scherm Opzoeken prestatiebestanden bevindt, klik op het pictogram in de kolom Acties van het prestatiebestand dat u wenst te testen.

Het systeem start de test en toont de melding:

De status wijzigt naar Bezig met testen:

Tijdens het testen kunnen geen andere acties ondernomen worden voor het desbetreffende prestatiebestand. De vooruitgang van de testen (%) wordt automatisch aangepast en het scherm wordt automatisch vernieuwd.

2

Gebruik de knop Zoek om te vernieuwen in geval u test vanuit het scherm Raadplegen prestatiebestand.

e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op en toont de nieuwe status. De mogelijke statussen na het testen zijn:

• Getest – OK Het prestatiebestand bevat geen blokkerende/ niet-blokkerende fouten en is klaar om aangeboden te worden.

• Getest – OK Het prestatiebestand bevat niet-blokkerende fouten en is klaar om aangeboden te worden.

• Getest – NOK Het prestatiebestand bevat blokkerende fouten en dient gecorrigeerd te worden. Na correctie dient het prestatiebestand opnieuw getest te worden.

Er kunnen twee type fouten vastgesteld worden: • niet-blokkerende fouten: een prestatiebestand waarbij niet


blokkerende fouten worden vastgesteld kan alsnog doorgestuurd worden. Het is aangewezen om deze fouten te controleren alvorens het prestatiebestand door te sturen.

• blokkerende fouten: een prestatiebestand waarbij blokkerende fouten worden vastgesteld dient eerst verbeterd te worden alvorens het kan doorgestuurd worden.

Van zodra er minstens één van deze fouten worden vastgesteld wordt een gedetailleerd overzicht van de fouten gecommuniceerd naar het emailadres van de contactpersonen en naar de ingelogde gebruiker. De inhoud van de mail is ook raadpleegbaar in het scherm ‘Raadplegen prestatiebestand.( Klik daarvoor op ’ )


3 Controleer de foutberichten. Na het corrigeren van de foutieve prestatielijnen dient u het prestatiebestand opnieuw te testen.

Merk op dat er na het wijzigen een asterisk (*) naast de naam van het prestatiebestand verschijnt. Bijvoorbeeld:

Op die manier kan je op snel zien of er al wijzigingen zijn aangebracht na het testen.

4 Herhaal stap 3 totdat alle fouten zijn opgelost en voer opnieuw een test uit.

e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op en toont de nieuwe status. In dit voorbeeld werden alle fouten opgelost en is de status gewijzigd van getest – NOK naar getest – OK. Een prestatiebestand in status getest - OK is klaar om aangeboden te worden.

5 Klik in de rechterbovenhoek op de hyperlink Naar overzicht e-subsidieloket verlaat het scherm Raadplegen prestatiebestand en


prestatiebestanden om terug te gaan naar de resultatenlijst. navigeert naar het overzicht met prestatiebestanden. Het pictogram om het prestatiebestand aan te bieden is nu beschikbaar.

Het aanbieden van een prestatiebestand is enkel mogelijk vanuit de resultatenlijst cfr. hoofdstuk 8.

7.2 COLLECTIEF Het testen van prestaties voor een groep van prestatiebestanden werkt op dezelfde manier zoals hierboven beschreven met dat verschil dat u bij een collectieve verwerking meerdere prestatiebestanden kan selecteren. Deze bestanden worden dan gebundeld in 1 bestand waarbij de opdeling per conventie wordt gerespecteerd.


8 PRESTATIEBESTAND AANBIEDEN Een prestatiebestand in status getest – OK kan worden aangeboden aan het VSAWSE voor verdere verwerking.

Indien u een bestand aanbiedt aan het VSAWSE voor verdere verwerking, moet er minstens 1 emailadres ingevuld zijn bij de contactpersoonsgegevens.

8.1 INDIVIDUEEL

Actie Resultaat

1 Klik op het pictogram voor het prestatiebestand dat u wenst aan te bieden. Dit pictogram vindt u in de 1e kolom Acties op het scherm Opzoeken prestatiebestanden.

e-subsidieloket start opnieuw de test op,

bouwt het scherm opnieuw op en toont de melding:

De status is gewijzigd van getest – OK naar Aangeboden voor validatie.

Er kunnen geen wijzigingen meer aangebracht worden aan het prestatiebestand.


Een prestatiebestand dient aangeboden te worden binnen een vooropgestelde termijn. Standaard zal dit vóór de 17de van de maand zijn die volgt op de gepresteerde maand, bijvoorbeeld:

Prestaties voor de maand april moeten doorgestuurd worden vóór de 17de van de maand mei.

Als de vooropgestelde termijn bijna verstreken is wordt er een herinneringsmail gestuurd naar de contactpersonen.

8.2 COLLECTIEF

Het aanbieden van prestaties voor een groep van prestatiebestanden werkt op dezelfde manier zoals hierboven beschreven met dat verschil dat u bij een collectieve verwerking meerdere prestatiebestanden kan selecteren. Deze bestanden worden dan gebundeld in 1 bestand waarbij de opdeling per conventie wordt gerespecteerd.


8.3 MAILCOMMUNICATIE De herinneringsmail wordt enkel gestuurd indien de status van een prestatiebestand van de betrokken maand nog niet in status ‘aangeboden voor validatie’ staat.

M.a.w. voor alle prestatiebestanden die nog in status ‘Klaar voor invoer’, ‘Ingelezen’ , ‘Ingelezen met/zonder tekortkomingen’ , Getest OK/NOK’ staan, krijgen de contactpersonen een herinneringsmail als de deadline voor aanbieden is verstreken.

Zodra het bestand bij het VSAWSE zit ( status ‘aangeboden voor validatie’, gevalideerd OK/NOK’, ‘doorgestuurd OK/NOK’) wordt er geen mail verstuurd.

De inhoud van de herinneringsmail is de volgende:

Subject: Einddatum bereikt voor aanbieden prestatiebestand 89999_I_201302_1 ter validatie

Geachte,

De tijdslimiet voor het aanbieden van prestatiebestanden van prestatieperiode 02/2013 is bijna verstreken.

U heeft in uw overzicht nog prestatiebestanden klaar staan die aangeboden moeten worden.

Gelieve hiervoor de nodige actie te ondernemen en de prestatiebestanden zo snel mogelijk aan te bieden voor verdere verwerking.

Vriendelijke groeten,

VSAWSE


9 AANMAKEN PRESTATIEBESTAND TER VERBETERING

Een prestatiebestand dat de status ‘Doorgestuurd- OK’ of ‘Doorgestuurd-NOK’ heeft, kan nog verbeterd worden nadat de betrokken maand is afgesloten.

De mogelijkheid wordt geboden om enkel de foutieve prestatielijnen te verbeteren en niet het volledige prestatiebestand.

Actie Resultaat

1 Indien nodig:

Ga naar de resultatenlijst.

2 Klik op het pictogram in de 1ste kolom Acties van het prestatiebestand dat u wenst te verbeteren.

Het pictogram is enkel zichtbaar indien de status van het

prestatiebestand ‘Doorgestuurd OK’ of ‘Doorgestuurd NOK’ is.

E_subsidieloket gaat naar het overzicht met de prestatielijnen:


3 Selecteer de prestatielijnen waarvan u de prestaties wenst te verbeteren door het aanvinkvakje te selecteren.

4 Druk op de knop ‘Genereer verbeterbestand’ Het systeem maakt achterliggend een prestatiebestand ter verbetering aan met de geselecteerde prestatielijnen en toont de melding ‘Prestatiebestand ter verbetering 94388_V_201301_1 is aangemaakt’

De status van het verbeterbestand is ‘Getest – NOK’ De aanbieder kan de nodige wijzigingen aanbrengen en het bestand opnieuw aanbieden.


De geselecteerde prestatielijnen worden gekopieerd naar het prestatiebestand ter verbetering.

Deze blijven in het oorspronkelijke prestatiebestand staan, maar zijn niet meer wijzigbaar, enkel raadpleegbaar. In het scherm worden naam, voornaam, rijksregisternummer van de geselecteerde prestatielijnen doorstreept om aan te duiden dat deze gekopieerd zijn naar het nieuwe prestatiebestand ter verbetering.


10 TOEWIJZEN SOCIAAL SECRETARIAAT AAN CONVENTIE

Een promotor kan een Sociaal Secretariaat toewijzen aan een bepaalde conventie of een bepaald bijhuis zodat het Sociaal Secretariaat de prestaties kan ingeven voor de promotor.

Actie Resultaat

1 Navigeer naar het scherm Toewijzen Sociaal Secretariaat aan conventie via Toepassingsbeheer in de menubalk.

e-subsidieloket toont het scherm om een Sociaal Secretariaat toe te wijzen aan een conventie/bijhuis.

Enkel de conventies (naam en nummer) en de bijhuizen waartoe u gemachtigd bent, worden getoond in het scherm.

2 Klik op het pictogram voor de conventie/het bijhuis waaraan u een Sociaal Secretariaat wilt toewijzen. Dit pictogram vindt u in de 1e kolom Actie op het scherm Toewijzen Sociaal Secretariaat aan conventie.

e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op. De naam en het nummer van de geselecteerde conventie/het geselecteerde bijhuis zijn ingevuld.

e-subsidieloket toont een lijst met mogelijke Sociale Secretariaten.


3 Selecteer een Sociaal Secretariaat uit de lijst bij het veld Toegewezen Sociaal Secretariaat.

4 Klik op de knop Bewaar om de toewijzing te bewaren.

Klik op de knop Annuleer om de toewijzing ongedaan te maken.

e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op met het al dan niet toegewezen Sociaal Secretariaat.

Indien de toewijzing succesvol is, wordt

• KBO nummer en naam van het Sociaal Secretariaat ingevuld in de kolom Sociaal Secretariaat

• een infomelding getoond :

U kunt de toewijzing van een conventie of een bijhuis aan een Sociaal Secretariaat ongedaan maken door in het veld Toegewezen Sociaal Secretariaat de blanco lijn te selecteren en te bewaren.


11 RAADPLEGEN GEMACHTIGDE RAPPORTEN

U kan documenten met betrekking tot conventies of leerwerkbedrijven waarvoor u gemachtigd bent, raadplegen.

Mogelijke types waarvoor u documenten kan opvragen, zijn

• Conventie • Leerwerkbedrijf

Voor het type Conventie zijn de volgende documenten beschikbaar:

• GESCO betaalstaten Voorschotten • GESCO betaalstaten Afrekening • GESCO betaalstaten GGMMI • GESCO Debiteurenbrieven • GESCO CSV Voorschotten • GESCO CSV Afrekeningen

Voor het type Leerwerkbedrijf zijn de volgende documenten beschikbaar:

• LWB betaalstaten Voorschotten • LWB betaalstaten Afrekening • LWB betaalstaten Nazorg • LWB Debiteurenbrieven • LWB CSV Voorschotten • LWB CSV Afrekeningen

Actie Resultaat

1 Navigeer naar het scherm Mijn documenten via Documenten in de menubalk.

e-subsidieloket toon het scherm Ingeven zoekcriteria met de criteria om een bepaald document op te zoeken.


2 Kies het type van het document (conventie/leerwerkbedrijf).

Dit is een verplicht veld.

Standaardwaarde is Conventie.

e-subsidieloket stelt de keuzelijst van Soort document op, corresponderend met het geselecteerde type.

3 Kies het soort document uit de keuzelijst


Standaardwaarde is GESCO Betaalstaten Voorschotten.

e-subsidieloket bepaalt de mogelijke invoer voor het veld Vanaf periode.

4 Voer de periode in vanaf wanneer de documenten moeten getoond worden

In te voeren periode is mm/jjjj (maand/jaar) voor

• GESCO Betaalstaten Voorschotten • GESCO CSV Voorschotten • LWB Betaalstaten Voorschotten • LWB CSV Voorschotten

In te voeren periode is k/jjjj (kwartaal/jaar) voor

• GESCO Betaalstaten Afrekening • GESCO Betaalstaten GGMMI • GESCO Debiteurenbrieven • GESCO CSV Afrekeningen • LWB Betaalstaten Afrekening • LWB Betaalstaten Nazorg • LWB CSV Afrekeningen


• LWB Debiteurenbrieven


5 Klik op de knop Zoek om de zoekactie te starten.

e-subsidieloket bouwt het scherm terug op met een overzicht van documenten die aan uw zoekopdracht beantwoorden.


Via de knop WIS kan u de ingave van de zoekcriteria wissen en

geeft het systeem de initiële situatie weer.

11.1 RESULTATEN OVERZICHT DOCUMENTEN BEKIJKEN

1

2


1 Resultatenlijst De resultatenlijst toont per gevonden document volgende informatie:

- Kwartaal Dit is het kwartaal waarop het document betrekking heeft

- Conventienummer/Leerwerkbedrijfnummer Dit is het nummer van de conventie./ nummer van het leerwerkbedrijf

- Benaming Dit is de naam van de conventie.

- Betaaldatum (voor debiteurenbrieven) Dit is de betalingsdatum van de afrekening.

- Document De bestandsnaam van het document. De naam is een hyperlink.

2 Opnieuw zoeken Via de knop Opnieuw zoeken kan u nieuwe zoekcriteria ingeven.

E-subsidieloket opent het scherm Ingeven zoekcriteria..

Actie Resultaat

1 Klik op een hyperlink in de kolom Document in het overzicht met documenten.

e-subsidieloket opent een dialoogvenster waarin u kan kiezen om het geselecteerde document te openen of te bewaren.


2 Klik op Open om het document te openen.

Klik op Save /Bewaren om het document op te slaan op een plaats naar keuze.

Klik op Cancel/Annuleren om de actie te annuleren.


12 WAT KAN ER FOUT LOPEN? Overzicht foutcodes

FASE Foutcode Beschrijving Blokkerend SCHERM

Datum uit dienst' mag niet groter zijn dan de voorgaande Ja

SCHERM

Datum uit dienst' mag niet voor datum in dienst liggen Ja SCHERM

Het bedrag mag het maximumbedrag (${bedrag}) niet overschrijven Ja

SCHERM

Foutieve eenheid ingegeven : ${waarde} Ja SCHERM

Uren foutief ingegeven. (max 24) : ${waarde} Ja

SCHERM

Minuten foutief ingegeven. (max 59): ${waarde} Ja SCHERM

Foutief uur ingegeven : ${waarde} Ja

SCHERM

Gelieve zowel de eenheid als de gepresteerde uren in te voeren. Ja SCHERM

Gelieve uren in geldig formaat in te geven (hh:mm) Ja

SCHERM

Gelieve voor automatisch aanvullen zowel prestatiecode als uren in te voeren (voormiddag). Ja

SCHERM

Gelieve voor automatisch aanvullen zowel prestatiecode als uren in te voeren (namiddag). Ja SCHERM

Persoon is niet meer in dienst, bijgevolg kunnen geen prestaties geleverd worden Ja

SCHERM

Geen geldige waarde voor uurprestatie: ${waarde} Ja

OPLADEN 519 Lijn te weinig doorgegeven Ja OPLADEN 521 Lijn te veel voor rijksregisternummer {0} Ja OPLADEN 522 Lijn dubbel doorgegeven voor rijksregisternummer {0} Ja OPLADEN 523 Nummer individuele fiche verschillend ({0}) Ja OPLADEN 525 Prestatiebestand opgeladen maar niet geselecteerd op het scherm ({0}) Ja OPLADEN 526 Prestatiedatum is geen geldige datum: {0} Ja OPLADEN 544 Er is een onverwacht probleem opgetreden tijdens het opladen Neen OPLADEN 545 Ingave SINE/INTEGRATIE-uitkering niet toegestaan Neen

TEST 507 Datum prestatie vóór datum indienst Ja TEST 508 Datum prestatie na datum uitdienst Ja


TEST 510 Uren deeltijder foutief: {0} Ja TEST 516 Prestatiecode bestaat niet: {0} Ja

TEST 527 Carensdag is ongeldig (a) Ja

TEST 528 Prestatiecode E is ongeldig Ja TEST 529 Prestatiecode T is ongeldig Ja TEST 530 Prestatiecode D is ongeldig Ja TEST 612 Prestatiecode C is ongeldig Ja TEST 531 Aantal uren > 8 Neen TEST 532 Geen prestaties ingegeven Ja TEST 533 Datum uit dienst ongeldig Ja TEST 534 Invoer prestatiecodes op inactiviteitsdag Neen TEST 535 SINE-uitkering boven maximum bedrag Ja TEST 536 Ingave SINE-uitkering is niet geldig Ja TEST 537 INTEGRATIE-uitkering boven maximum bedrag Ja TEST 538 Ingave INTEGRATIE-uitkering niet geldig Ja TEST 539 Premietype werd gewijzigd wegens signalitiekwijziging Neen TEST 540 Maximum bedrag uitkering werd gewijzigd wegens signalitiekwijziging Neen TEST 546 Premietype en uitkering bedrag werden verwijderd wegens signalitiekwijziging Neen TEST 550 SINE uitkering leegmaken niet toegestaan Ja TEST 551 INTEGRATIE uitkering leegmaken niet toegestaan Ja TEST 600 Geen recht op verlof Neen TEST 601 Ingave verlofdagen is mogelijk ongeldig Neen TEST 602 Ingave boven maximum aantal dagen Ja TEST 603 Ingave boven maximum aantal uren per dag Neen TEST 606 Minder uren ingegeven dan verwacht Neen TEST 607 Meer uren ingegeven dan verwacht Neen TEST 608 Carensdagen mogen enkel in hele dagen doorgegeven worden Ja

TEST 609 Combinatie met andere code op een Carensdag is niet toegestaan Ja


TEST 610 Maximaal aantal carensdagen is overschreden Neen TEST 611 Te veel uren ingegeven Ja TEST 700 Lijn toegevoegd wegens signalitiekwijziging Neen TEST 701 Lijn fysisch verwijderd wegens signalitiekwijziging Neen TEST 702 Dagprestaties werden verwijderd wegens signalitiekwijziging Neen TEST 703 Minder dagen ingegeven dan verwacht Neen TEST 705 Geen geldige werkdag aanwezig Ja

VALIDEER 547 Datum in dienst is gewijzigd door promotor Neen TEST 604 Prestatiecode T is mogelijk ongeldig Neen TEST 605 Prestatiecode D is mogelijk ongeldig Neen TEST 704 Code E, T of D ingegeven, gelieve geldigheid na te kijken Neen


13 OVERZICHT CONTROLES ZIEKTE/GEWAARBORGD LOON

Prestatiecode Omschrijving

C Carensdag = Indien de arbeidsongeschiktheid van arbeider of bediende in de proef of met een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur van minder dan 3 maanden) minder dan 14 ononderbroken kalenderdagen duurt, dan wordt de eerste dag van de arbeidsongeschiktheid die samenvalt met een dag waarop normaal gewerkt wordt, niet uitbetaald)

Niet meer toegelaten voor prestaties vanaf 01/01/2014 Indien ingegeven voor prestaties vanaf 01/01/2014 dan blokkerende

melding ‘prestatiecode C is ongeldig’ Nog wel mogelijk voor correcties voor prestatiebestanden met periode <

01/2014 E gewaarborgd loon wegens ziekte (7 of 30 kalenderdagen)/ hervalling eerste week

arbeider/eerste maand bedienden (100%)

T gewaarborgd loon van de 8e tot de 14e dag voor arbeiders en voor bedienden in proeftijd of contract < 3 maanden

D gewaarborgd loon wegens ziekte voor 3e en 4e week voor arbeiders en voor bedienden in proeftijd of bedienden met contract < 3 maanden

G Ziekte/hervalling mutualiteit, zwangerschap, familiale vakantie, educatief verlof, arbeidsongeval, beroepsziekte / hervalling, 7 dagen vaderschapsverlof, andere gelijkst.


Controles bij testen en aanbieden ter validatie Statuut werknemer Ziekte

Dag 1 – dag 7 Dag 8 tem 14 Dag 15 tem 30

ARBEIDERS

< 1 maand anciënniteit Enkel invoer van code G

Ingave van code C vanaf 01/2014: blokkerende fout 612 Ingave van code C vóór 01/2014: blokkerende fout 527 (Carensdag is ongeldig) Ingave van code E/T/D blokkerende fout : Prestatiecode E/T/D is ongeldig

(foutcodes 528, 529, 530) > 1 maand anciënniteit Omdat we niet beschikken over opvolging van ziekteformulieren: invoer van codes G, C, E,

T, D .

Ingave van code C vanaf 01/2014: blokkerende fout 612 (prestatiecode C is ongeldig)

Ingave van code C vóór 01/2014: geen foutmelding Ingave van E, T ,D of G: : niet blokkerende melding 704 : code E,T of D ingegeven,

gelieve geldigheid na te kijken. BEDIENDEN

In de proeftijd of AOV bepaalde duur < 3 maanden

< 1 maand anciënniteit Enkel invoer van code G

Ingave van code C vanaf 01/2014: blokkerende fout 612 Ingave van code C vóór 01/2014: blokkerende fout 527 (Carensdag is ongeldig) Ingave van code E/T/D blokkerende fout : Prestatiecode E/T/D is ongeldig

(foutcodes 528, 529, 530) > 1 maand anciënniteit Omdat we niet beschikken over opvolging van ziekteformulieren: invoer van codes G, C, E,

T, D

Ingave van code C vanaf 01/2014: blokkerende fout 612 Ingave van code C vóór 01/2014: geen melding


Ingave van E, T ,D of G : : niet blokkerende melding 704 : code E,T of D ingegeven, gelieve geldigheid na te kijken

BEDIENDEN

Niet in de proeftijd/Geen proeftijd en AOV > 3 maanden

Enkel invoer van code E en G

Ingave van code C vanaf 01/2014: blokkerende fout 612 Ingave van code C vóór 01/2014: blokkerende fout 527 (Carensdag is ongeldig) Ingave van code T/D blokkerende fout : Prestatiecode T/D is ongeldig (foutcodes

529, 530) Bijkomend worden volgende totaalcontroles gedaan:

• Bij ingave code T o voor arbeider en voor bediende in proeftijd of met AOV < 3 maanden

In de periode van 14 kalenderdagen vóór de eerste ingave van de code T, moet minstens 1 code E (gewaarborgd loon 1e week ziekte) voorkomen. Anders niet blokkerende melding 604 : prestatiecode T is mogelijk ongeldig

• Bij ingave code D o voor arbeider en voor bedienden in proeftijd of met AOV < 3 maanden

In de periode van 14 kalenderdagen vóór de eerste ingave van de code D, moet minstens 1 code T (gewaarborgd loon 2e week ziekte) voorkomen. Anders niet blokkerende melding 605 : prestatiecode D is mogelijk ongeldig


deinst Gebruikershandleiding e-subsidieloket ......4.2 WERKEN MET NAVIGATIEKNOPPEN Het...

Documents

Transcript of deinst Gebruikershandleiding e-subsidieloket ......4.2 WERKEN MET NAVIGATIEKNOPPEN Het...