1

Deel 6 Beheer van de BIV-functie

2

3

Onderwerpen• Organisatie van de BIV-functie (21).

Afhankelijk van de vorm van de organisatie moet het beheer van de BIV ingericht worden en aangepast aan gewijzigde omstandigheden.

• Vastleggen van de BIV (22). Welk doel en vorm zou “het handboek ao/ic” moeten hebben om het beheer effectief te ondersteunen?

4

Organisatie van de BIV-functie (21):1. Aspecten van BIV-beheer2. BIV groeit met de organisatie mee!3. Invloed van corporate governance codes4. Objecten van BIV-beheer5. BIV-beheer: niet alleen betrouwbaarheid maar

ook efficiëntie! 6. Relevantietypologie: praktisch hulpmiddel

voor BIV-beheer.

5

1. Aspecten van BIV-beheer• Uitvoerende taken om het bestuurlijk

informatieverzorgingssysteem te laten functioneren.

• Controleren of voorschriften en regels door organisatieleden worden nageleefd.

• Evalueren of het bestaande biv-systeem nog steeds effectief is dan wel moet worden aangepast.

6

7

Toepassingsvraag 1• Welke van de genoemde beheertaken vallen

bij COSO onder de control activities en welke onder monitoring?

8

2.BIV-beheer groeit met de organisatie mee!

• Organisatie van beperkte omvang: hoofd administratie & externe accountant

• Organisatie groeit: controllersfunctie

• Verdere groei: financieel directeur

• Laatste stap: verbijzondering controle functie in een IAD.

9

11

12

Toepassingsvraag 2• Welk mogelijk conflict ligt in de uitoefening

van de controllersfunctie besloten, gelet op de betrouwbaarheid van de informatie?

13

3.Invloed van corporate governance codes op BIV-beheer

• Codes stellen eisen aan de kwaliteit en vorm van de interne beheersing:

- Code Tabaksblat

- Sarbanes- Oxley wet

14

15

Code Tabaksblat

Ten aanzien van financiële verslaggevingrisico’s verklaart het bestuur in het jaarverslag dat de interne risicobeheersings- en controlesystemen een redelijke mate van zekerheid geven dat de financiële verslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat en dat de risicobeheersings- en controlesystemen in het verslagjaar naar behoren hebben gewerkt. Het bestuur geeft hiervan een duidelijke onderbouwing.

16

Toepassingsvraag 3• Welke verantwoordelijkheid heeft de CFO ten

opzichte van de betrouwbaarheid van informatie onder de Nederlandse corporate governance code?

• Wat is de verantwoordelijkheid van de CEO in dit opzicht?

17

Sarbanes Oxeley wet

302 verklaring: CEO & CFO verklaren dat de inhoud van de kwartaal rapportages betrouwbaar is.

404 verklaring: CEO & CFO verklaren jaarlijks dat het BIV-systeem dat betrekking heeft op de jaarrekening gedurende het jaar betrouwbaar heeft gefunctioneerd onder hun verantwoordelijkheid.

18

19

Toepassingsvraag 4• Wat is een groot verschil tussen de

Nederlandse code en de Amerikaanse code wanneer je let op de gevolgen van het overtreden van de code door bestuurders?

20

21

Three lines of defense

22

4. Objecten van BIV-beheer

Het beheer richt zich op de onderdelen van het biv-systeem, bijvoorbeeld:

• Stelsel van interne controlemaatregelen• Managementinformatie• Geautomatiseerde systemen etc.

24

Relevante vragen t.a.v. beheerobjecten

• Wat zijn de uitvoerende activiteiten?

• Worden de voorschriften en regels nageleefd?

• Zijn de voorschriften nog wel relevant?

25

26

VoorbeeldOordeelsvorming ex-ante

Oordeelsvorming ex-post

1.Uitvoerende activiteiten

Het ondersteunen van leden van de organisatie bij

het opstellen van begrotingen, normen en tarieven.

.

Uitvoerende activiteiten

1. Het vervaardigen van de periodieke

managementrapportage volgens de vastgestelde

systematiek.

2. Naleving voorschriften

Worden begrotingen, normen en tarieven opgesteld

volgens de vastgestelde systematiek?

2. Naleving voorschriften

In hoeverre worden de cijfers in de rapportages

door de afdelingshoofden, administratie en directie

beoordeeld op hun betrouwbaarheid?

.

3. Relevantie?

Is de huidige systematiek om begrotingen, normen

en tarieven te bepalen nog realistisch?

3. Relevantie?

Leent de rapportagevorm zich voor een zinvolle

cijferbeoordeling?

27

5. BIV-beheer ook efficiëntie!

• Gebruik ICT (zie deel 5)

• Outsourcing

• Shared service center

28

Shared service center

29

Succesfactoren voor shared service center

1. standaard wijze van aanleveren;2. overeenkomen standaardnorm;3. vastleggen afspraken in service level

agreement;4. meten werkelijke resultaten;5. goede overlegstructuur.

30

Stappen om tot een Service Level Agreement te komen

Stap 1. Onderzoek naar het niveau en het soort ICT-diensten

Stap 2.Specificeren en kwantificeren van de af te nemen diensten.

Stap 3.Selectie van de dienstverlener.

Stap 4. Meten van de werkelijke prestaties en vergelijken met de afgesproken

prestaties

Stap 5. Bijstellen van de afgesloten Service Level Agreement.

31

Outsourcing• Feitelijk uitbesteden aan een derde partij kan

leiden tot efficiëntie voordelen.

• Pas op met uitbesteden kritische administratieve processen: afhankelijkheid dreigt!

32

33

Toepassingsvraag 5• Wat kunnen overwegingen zijn om de

debiteurenadministratie toch niet uit te besteden hoewel het goedkoper is?

34

6. Relevantietypologie: praktisch hulpmiddel bij BIV-beheer

• De verschillende typen verschillen met betrekking tot:

- rol van de BIV-functie;- doel van de BIV-functie;- inrichting van de beheerorganisatie (wordt bij

wijze van voorbeeld uitgewerkt);- wijze van evalueren.

35

Type Inrichting beheerorganisatie

Pionier Administratie heeft uitvoerende taken, ondersteuning door externe accountant

bij controle en externe rapportage.

Zwerver Administratie heeft uitvoerende taak. Vaak regelmatige functiewisseling.

Externe accountant wordt indien mogelijk gebruikt voor eigen doel.

Doelgerichte

bureaucratie/

concern

Sterke controllersfunctie, soms aparte interne accountantsdienst die naleving

BIV-procedures controleert. Binnen het concern komen SSC’s voor.

Ongerichte

bureaucratie/

concern

Veel wisselingen in de controllersfunctie, interim managers, veel taken worden

dubbel uitgevoerd. Binnen het concern tracht het unitmanagement te

voorkomen dat SSC’s worden ingevoerd.

Maatschappelijke

Professional/

netwerk

Aparte controllersfunctie, overlegstructuren met gebruikers van informatie

bepalen mede inrichting

Eenzijdige

professional/

netwerk

Aparte controllersfunctie die in managementbijeenkomsten onder druk gezet

wordt zich op het eigen verkozen doel te richten.

36

Vastleggen van de BIV (22)1. Integrale benadering2. Doel en reikwijdte van de BIV-vastleggingen3. Doelgroepen4. Inhoud van wat vastgelegd moet worden5. Vormen en technieken om processen vast te

leggen6. Veel gebruikte vastleggingsmix7. Gebruik van software om BIV vast te leggen

37

1. Integrale benadering

38

2. Doel en reikwijdte

Doelen:1. ondersteunen van analyse van bestaande

processen; 2. vastleggen van de manier zoals de leiding

vindt dat processen zouden moeten lopen (soll-positie);

3. overdragen van kennis over een proces; 4. gebruik als norm bij de controle van de

uitvoering van taken.

39

Reikwijdte:1. gericht op betrouwbaarheid (verkrijgen

goedkeurende controleverklaring);2. gericht op betrouwbaarheid en beheersing;3. anders.

40

3. Doelgroep

Vele doelgroepen met elk hun eigen wensen:• Het management;• de medewerkers;• de accountants;• automatiseerders;• klanten/afnemers;• Toezichthouders.

41

42

4. Inhoud

• Producten bijvoorbeeld een factuur.

• Processen bijvoorbeeld het inkoopproces.

• Structuren bijvoorbeeld de taken van de afdeling inkoop.

43

5. Vormen en technieken

• Voor het vastleggen van producten, processen en structuren zijn er verschillende technieken.

• Te behandelen vormen en technieken voor processen.

44

Vormen en technieken voor processen

1. Blauwdrukniveau: niet alleen platte tekst maar ook hiërarchisch processchema.

2. Globaal procesniveau: niet alleen tekst maar ook globaal processchema en ipo-schema

3. Detail procesniveau: detail processchema maar ook procedurebeschrijving.

4. Werk-instructieniveau: platte tekst waarin precies beschreven wie, wat moet doen en moet vastleggen.

45

Hiërarchisch processchema

46

Globaal processchema

47

Detail processchema

48

6. Veel gebruikte vastleggingsmix

Van hoofdlijnen tot detail:1. Organogram2. Hiërarchisch processchema3. Globale processchema’s4. Detail processchema’s5. Werkinstructies

49

50

7. Gebruik van software

Vele mogelijkheden:• Tekstverwerkingsprogramma met tekenset.• Speciaal daartoe ontwikkelde programma’s:

Visio, protos, mavim etc.• Handboek functie maakt deel uit van ERP-

pakket.

51

Complexiteit en functionaliteit