De meest gestelde vragen over een sluitende rittenregistratie voor de Belastingdienst

Deel 2

Wanneer is er sprake van bijtelling?

Let op!Wanneer een werknemer twee bedrijfsauto’s tot zijn beschikking heeft en maar met één meer dan 500 privékilometers rijdt, dan wordt er alleen bijtelling berekend over één van de bedrijfsauto’s.

Wanneer is er sprake van bijtelling?Als een werknemer met een bedrijfsauto meer dan 500 privékilometers binnen één kalenderjaar rijdt, wordt er fiscale bijtelling berekend over deze auto. Afhankelijk van het model auto en de bijbehorende CO2 uitstoot betekent dit dat de werknemer tussen 0 en de 35% bijtelling moet betalen. Het percentage bijtelling wordt berekend over de nieuwprijs van de auto. Dit betekent dat de bijtelling op een veelvoorkomende bedrijfsauto kan oplopen tot €7.500,-.

Tip voor een sluitende rittenregistratieHet is goed om te weten welke kilometers privé en welke zakelijk zijn. Zo kunnen ritten correct worden ingevoerd in de rittenregistratie. Door een sluitende rittenregistratie bij te houden kan er worden aangetoond, dat er niet meer dan 500 privékilometers zijn gereden en kan bijtelling worden voorkomen.

Meer informatie over bijtelling en de 500 kilometergrens

Komt er een gestaffelde bijtelling?

Komt er een gestaffelde bijtelling?Gestaffelde bijtelling betekent dat de bijtelling per werknemer wordt berekend op basis van het daadwerkelijk aantal gereden privékilometers. Dit resulteert in een eerlijke verrekening van de bijtelling onder de zakelijke rijders die privékilometers maken. De gestaffelde bijtelling is in januari 2013 door de Staatssecretaris van Financiën weer op de politieke agenda gezet. Zowel de branche als de politiek willen namelijk graag een eerlijker systeem voor bijtelling. Tot op heden is er echter nog geen besluit over een nieuw systeem genomen. Indien er wel een besluit wordt genomen, dan zal de gestaffelde bijtelling niet voor 1 januari 2015 van kracht zijn.

Tip voor een sluitende rittenregistratieVoorlopig komt er nog geen gestaffelde bijtelling, dus is de huidige bijtellingsregeling van toepassing. Hierbij is er alleen sprake van bijtelling als er meer dan 500 privékilometers gereden worden met een auto van de zaak. Het is dus belangrijk goed bij te houden welke kilometers privé of zakelijk zijn, zodat het maximale aantal privékilometers niet wordt overschreden.

Meer informatie over gestaffelde bijtelling

Let op!In de huidige regeling betaalt iedere zakelijke bestuurder even veel bijtelling, ongeacht de hoeveelheid privégebruik van het voertuig. Het is dus alles of niets. Rijdt de bestuurder meer dan 500 privékilometers per jaar dan krijgt hij of zij volledige bijtelling. Rijdt hij of zij minder dan 500 privékilometers per jaar dan is er geen sprake van bijtelling. Afhankelijk van het type auto is de bijtelling 0%, 14%, 20% of 25% van de aanschafwaarde van de auto. Dit bedrag kan fors oplopen bij een mooie bedrijfsauto.

Wanneer is een rit privé of zakelijk?

Let op!Stem ritten met gemengde karakters altijd van te voren goed af met de Belastingdienst. Dit voorkomt fiscale bijtelling bij overschrijding van de 500 kilometergrens.

Wanneer is een rit privé of zakelijk?Voor een sluitende rittenregistratie is het belangrijk om te weten of de Belastingdienst een rit als privé of zakelijk aanmerkt. Ritten van en naar de klant zijn duidelijk van zakelijke aard. Bij andere ritten is dat onderscheid minder duidelijk, bijvoorbeeld bij een rit naar een zakelijk golftoernooi. Indien een werknemer bijvoorbeeld een netwerkborrel of een jubileum van een vaste klant bezoekt, heeft dit voor de werkgever een zakelijk doel. De Belastingdienst kan echter vinden dat deze activiteiten een gemengd karakter – deels zakelijk en deels privé- hebben. In dat geval kan de Belastingdienst deze rit aanmerken als een privérit.

Tip voor een sluitende rittenregistratieDe bestuurder moet altijd, bij een handmatige of automatische rittenregistratie zelf kiezen of een rit als privé of zakelijk registreert. Bij twijfel is het raadzaam om de rit vooraf voor te leggen aan de Belastingdienst of de ritten uit voorzorg met een privé auto te maken.

Meer informatie over privé en zakelijke ritten

Welke ritten vallen onder woon-werkverkeer?

Let op!Voor een sluitende rittenregistratie van het woon-werkverkeer moeten onderliggende bescheiden zoals agenda’s, planningen en werkbonnen worden bewaard. Deze dienen als bewijslast dat de werknemer daadwerkelijk onderweg was van zijn of haar huis naar kantoor of een klant. Bij woon-werkverkeer dient de werknemer de kortste route te rijden. Anders kan de Belastingdienst de extra kilometers aanmerken als omrijkilometers, die als privékilometers moeten worden geregistreerd.

Welke ritten vallen onder woon-werkverkeer?Elke rit tussen woon- of verblijfplaats en een vaste werkplaats is woon-werkverkeer. Bij medewerkers in de buitendienst, zoals servicemonteurs, valt de rit van huis naar de eerste klant ook onder woon-werkverkeer. Dit geldt ook voor de rit van de laatste klant naar de woon- of verblijfplaats van de werknemer. Dit roept bij mij de vraag op: en wat dan bij een tijdelijke werkplaats?

Tip voor een sluitende rittenregistratie:De Belastingdienst merkt woon-werkverkeer aan als zakelijke rit. Woon-werkverkeer dient dus ook als zodanig te worden opgenomen in de rittenregistratie.

Meer informatie over woon-werkverkeer

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

Let op!Naast een juiste rittenregistratie dient de werkgever ook aan de rit gerelateerde bescheiden zoals agenda’s, werkorders en facturen te bewaren. Deze dienen als bewijslast voor het zakelijke doel van de rit. De werknemer en –gever zijn verantwoordelijk voor het bewaren van deze onderliggende bescheiden.

Hoe lang en door wie moet de administratie worden bewaard?De Belastingdienst eist van werknemers met een auto van de zaak dat ze een sluitende rittenregistratie bijhouden. De rittenregistratie moet volgens de wettelijke bewaartermijn minstens zeven jaar worden bewaard. Indien een werkgever zelf via de eigen server een automatische rittenregistratie bijhoudt, dan is hij of zij zelf verantwoordelijk voor het bewaren van de administratie. Als de rittenregistratie in een zogenaamde externe Cloud wordt opgeslagen, dan is de leverancier van de Cloud verantwoordelijk voor het bewaren van de administratie.

Tip voor een sluitende rittenregistratieZorg ervoor dat de rittenregistratie alle benodigde informatie vermeld, zoals datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres, de aard van de rit en de route inclusief eventuele omrijkilometers. Daarnaast moet het merk, type en kenteken van de auto en de periode van gebruik vermeld worden.

Meer informatie over het bewaren van de administratie

Ctrack is specialist in fleetmanagement-, track & trace-en ritregistratiesystemen; van rittenregistratie voor de fiscus tot aan specifieke maatoplossingen voor uw gehele wagenpark.

Heeft u vragen?Mail onsBekijk onze websiteCtrack op FacebookCtrack op TwitterCtrack op Linkedin