NT\486998NL.doc PE 324.892/BUR

NL NL

DE SECRETARIS-GENERAAL

Brussel, 23 januari 2003

Nota ter attentie van het Bureau

Betreft: Herziening van de toepassing bij het Parlement van Verordening (EG) nr.1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake detoegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad ende Commissie

KORTE INHOUD

In artikel 17, lid 1 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 is gestipuleerd dat "elkeinstelling jaarlijks een verslag publiceert over het voorgaande jaar met vermelding vanhet aantal gevallen waarin zij toegang tot documenten heeft geweigerd, de redenenvoor die weigering en het aantal niet in het register vermelde gevoelige documenten".

Het jaarlijks verslag van het Parlement moet overeenkomstig artikel 172, lid 7 van hetReglement door de bevoegde commissie van het Parlement, in casu de Commissievrijheden en rechten van de burger, justitie en binnenlandse zaken worden opgesteld"op basis van informatie verstrekt door het Bureau en andere bronnen" en wordenvoorgelegd aan de plenaire vergadering.

Deze nota bevat een aantal suggesties m.b.t. de inbreng van het Bureau bij devoorbereiding van het jaarlijks verslag.

Het gaat daarbij in hoofdzaak om het documentenregister van het Parlement en devanuit het publiek ontvangen verzoeken m.b.t. de documenten van het Parlement,waarover ook statistische gegevens worden verstrekt.

Daarnaast wordt enige achtergrondinformatie gegeven over de reglementaire enadministratieve voorzieningen die binnen het Parlement zelf moeten worden getroffenom uitvoering te geven aan de verordening. Volledigheidshalve bestrijkt dezeinformatie tevens de periode van 3 juni tot 31 december 2001.

Tot slot bevat de nota een ontwerpbesluit van de secretaris-generaal, waarin debevoegdheid advies in te winnen bij de Juridische Dienst en bij de gemachtigde voorde gegevensbescherming in geval van een voorstel tot afwijzing van een aanvraag ofbij een confirmatief verzoek, aan het hoofd van de Dienst register wordt gedelegeerd.

PE 324.892/BUR 2/12 NT\486998NL.doc

NL

1. Inleiding

Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad inzake detoegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en deCommissie (hierna "de verordening") werd op 30 mei 2001 aangenomen; zij trad inwerking op 3 juni 2001 en werd van kracht op 3 december 2001. Bij deze verordeningzijn een aantal belangrijke nieuwe rechten geïntroduceerd m.b.t. de toegang van hetpubliek tot documenten van Parlement, Raad en Commissie en zij was een zeergewichtige fase in de ontwikkeling naar meer openheid en transparantie bij deEuropese instellingen.

Het centrale element in de verordening is dat iedere instelling verplicht werd tegen 3juni 2002 een openbaar documentenregister aan te leggen. De datum waarop deverordening van kracht werd - 3 december 2001 - betekende echter eveneens datiedere instelling de nodige voorzieningen moest treffen om ervoor te zorgen dat doormensen uit het publiek ingediende documentaanvragen vanaf die datum kondenworden behandeld en verwerkt voordat het beoogde documentenregister operationeelwerd.

In artikel 17, lid 1 van de verordening is gestipuleerd dat "elke instelling jaarlijks eenverslag publiceert over het voorgaande jaar met vermelding van het aantal gevallenwaarin zij toegang tot documenten heeft geweigerd, de redenen voor die weigering enhet aantal niet in het register vermelde gevoelige documenten".

Het jaarlijks verslag van het Parlement moet overeenkomstig artikel 172, lid 7 van hetReglement door de bevoegde commissie van het Parlement, in casu de Commissievrijheden en rechten van de burger, justitie en binnenlandse zaken worden opgesteld"op basis van informatie verstrekt door het Bureau en andere bronnen" en wordenvoorgelegd aan de plenaire vergadering.

Deze nota bevat een aantal suggesties m.b.t. de inbreng van het Bureau bij devoorbereiding van het jaarlijks verslag. Het gaat daarbij in hoofdzaak om hetdocumentenregister van het Parlement en de vanuit het publiek ontvangen verzoekenm.b.t. de documenten van het Parlement, waarover ook statistische gegevens wordenverstrekt. Daarnaast wordt ook enige achtergrondinformatie gegeven over de nietonaanzienlijke reglementaire en administratieve voorzieningen die binnen hetParlement zelf moeten worden getroffen om uitvoering te geven aan de verordening.Volledigheidshalve bestrijkt deze informatie tevens de periode van 3 juni tot 31december 2001.

2. Reglementaire en administratieve voorzieningen

a) Periode van 3 juni tot 31 december 2001

In de periode van juni tot december 2001, met name tussen 3 juni (toen de verordeningin werking trad) en 3 december (toen zij van kracht werd) zijn een aantal belangrijketeksten goedgekeurd die noodzakelijk waren voor de tenuitvoerlegging van deverordening binnen het Parlement.

NT\486998NL.doc 3/12 PE 324.892/BUR

NL

Om te beginnen nam de plenaire vergadering, conform het bepaalde in artikel 18, lid 1van de verordening, op basis van een verslag van mevrouw Maij-Weggen op 13november 2001 een aantal amendementen op het Reglement aan. De tienamendementen op met name op de artikelen 171 en 173 van het Reglement boden hetvoordeel dat daarmee een aantal kwesties werden opgelost die door de verordeningwaren opengelaten. Tegelijkertijd maakte de resolutie bij de amendementen een eindeaan de besluiten van 1997 en 1998 inzake de toegang van het publiek tot documentenvan het Parlement en inzake de vergoeding die moet worden betaald voor de afgiftevan zeer omvangrijke documenten.

De voornaamste bepalingen die bij deze amendementen werden ingevoerd, haddenbetrekking op:

● de vraag tot welke documenten van het Parlement het publiek toegang moestworden verschaft. Het ging daarbij volgens de gegeven definitie met name omdocumenten die zijn opgesteld en ontvangen door ambtsdragers in het Parlementin de zin van hoofdstuk III (van het Reglement), de bestuursorganen, commissiesof interparlementaire delegaties, dan wel het secretariaat van het Parlement";

● de vraag welke documenten uit hoofde van de verordening niet onder deverantwoordelijkheid van het Parlement zouden vallen. Het gaat daarbijinzonderheid om door individuele leden of fracties opgestelde of ontvangendocumenten, tenzij deze conform het Reglement zijn ingediend;

● de bepaling dat sommige categorieën documenten direct via het registertoegankelijk zullen worden gesteld. Deze categorieën zullen door het Parlementworden vastgesteld en als bijlage aan het Reglement worden toegevoegd (ziehieronder);

● de verwijzing naar het overeenkomstig artikel 15 van de verordening in te stelleninterinstitutioneel comité in gevallen waarbij twee instellingen het niet eenskunnen worden over het vertrouwelijke karakter van een document.

Als gevolg van de geamendeerde Reglementsbepalingen werd echter ook een aantalbelangrijke taken toegewezen aan het Bureau, dat met name de instanties moetbenoemen die worden belast met de afhandeling van initiële aanvragen voordocumenten, alsook de instantie die verantwoordelijk is voor het nemen van besluitenm.b.t. confirmatieve verzoeken en aanvragen voor gevoelige documenten. Bovendienwas het de bedoeling dat er een ondervoorzitter zou worden benoemd om toezicht tehouden op de afhandeling van aanvragen.

Het Bureau heeft zich grotendeels van zijn taken gekweten door op zijn vergaderingvan 28 november 2001 een aantal algemene regels vast te stellen voor de behandelingvan documenten1. Het besluit van het Bureau was onderverdeeld in zes titels. Titel Ihad betrekking op het register zelf, de taken van de dienst die met het beheer van hetregister en de toegang tot documenten - hetzij rechtstreeks, hetzij op verzoek - isbelast. Daarin werd tevens als uitgangspunt vastgelegd dat de administratieveafhandeling van aanvragen voor documenten bij de dienst voor het register moest

1 Deze zijn vervolgens ook in het Publicatieblad verschenen (PB C 374 van 29.12.2001, blz. 1).

PE 324.892/BUR 4/12 NT\486998NL.doc

NL

worden gecentraliseerd. Tenslotte bevatte deze titel een aantal bepalingen m.b.t. deregistratie en archivering van de documenten van het Parlement.

De titels II en III handelen over initiële en confirmatieve verzoeken. Besluiten totweigering om documenten te verspreiden dienen te worden genomen door desecretaris-generaal, en dergelijke besluiten moeten ter informatie aan het Bureauworden medegedeeld. Besluiten m.b.t. confirmatieve verzoeken dienen normaal teworden genomen door het Bureau, hoewel deze bevoegdheid eventueel ook kanworden gedelegeerd aan de terzake bevoegde ondervoorzitter. Zowel ingeval vanweigering om toegang tot documenten te verlenen als bij confirmatieve verzoekenkunnen de Juridische Dienst en de gemachtigde voor de gegevensbescherming door desecretaris-generaal worden geraadpleegd (voor confirmatieve verzoeken is dezeraadpleging verplicht).

De behandeling van gevoelige documenten komt aan de orde in artikel IV. Allebesluiten m.b.t. de toegang tot gevoelige documenten dienen door het Bureau teworden genomen.

In titel V komen de praktische aspecten van de toegang tot documenten ter sprake, o.a.ook de wijze waarop documenten dienen te worden afgeleverd en de daaraanverbonden verzendingskosten, met name wanneer het omvangrijke documentenbetreft. In titel VI is gestipuleerd dat het ontwerpbesluit op de dag van debekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen inwerking treedt en dat het twee jaar later opnieuw wordt geëvalueerd op basis van eendoor de secretaris-generaal op te stellen verslag.

M.b.t. de getroffen administratieve voorzieningen kan worden opgemerkt dat hetbelangrijkste initiatief dat in deze periode tot stand kwam, de instelling was van eenzich over meerdere diensten uitstrekkende Task Force, die is samengesteld uitvertegenwoordigers van alle directoraten-generaal, de Juridische Dienst, de kabinettenvan de Voorzitter en de secretaris-generaal en uit een vertegenwoordiger van defracties. De Task Force heeft tot taak na te gaan welke gevolgen de verordening heeftvoor het Parlement en met passende voorstellen te komen. Tevens was zij behulpzaambij de opstelling van het bovengenoemde oorspronkelijke ontwerpbesluit van hetBureau en van andere toepassingsvoorschriften. Haar werkzaamheden concentreerdenzich echter vooral op de instelling van een voor het publiek toegankelijk register vande documenten van het Parlement. Het mandaat van de Task Force is in januari 2002verlengd.

Voorts is het zo dat, aangezien verordening 1049/2001 op 3 december 2001 in werkingtrad, burgers met ingang van die datum aanvragen voor documenten kunnen indienendie berusten bij of zijn opgesteld door het Parlement, en dat er binnen Directoraat Cvan het DG Presidium een kleine provisorische registerdienst is opgericht voor deafhandeling van documentaanvragen, bestaande uit een aantal tijdelijk voor deze taakaangewezen functionarissen, daarin geassisteerd door twee hulpfunctionarissen.

NT\486998NL.doc 5/12 PE 324.892/BUR

NL

b) De periode tot 31 december 2002

In de loop van 2002 werden nog een aantal bijkomende aanpassingen in hetReglement aangebracht.

Op 14 mei 2002 hechtte de plenaire vergadering haar goedkeuring aan de tweedeverslag-Maij-Weggen tot wijziging van het Reglement, waarbij een nieuwe bijlage(bijlage XV) aan het Reglement werd toegevoegd met een overzicht van dedocumenten van het Parlement die rechtstreeks via het register van het Parlementtoegankelijk zijn. Het ging hierbij duidelijk om een bijzonder belangrijk besluit waarhet de algemeen-inhoudelijke aspecten van het register betreft.

Op zijn vergadering van 11 maart 2002 ging het Bureau over tot aanpassing van degedragscode voor de ambtenaren van het Parlement. De tekst van de gedragscodem.b.t. de toegang tot documenten van het Parlement werd vervangen door een aantalnieuwe paragrafen, die met name betrekking hadden op:

● de instructie aan het personeel zich rekenschap te geven van de nieuwe rechtenvan het publiek op toegang tot documenten van het Parlement;

● een korte beschrijving van de functie en de inhoud van het register en deinstructie aan het personeel zich strikt te houden aan de regels inzake deregistratie van documenten van het Parlement;

● een aantal bepalingen m.b.t. de verwerking van aanvragen voor documenten vanhet Parlement, die op gedecentraliseerde grondslag moeten worden afgehandelddoor de voor het register verantwoordelijke dienst, met als enige uitzonderingverzoeken om documenten die rechtstreeks vanuit het register toegankelijk zijn.Het is de bedoeling dat de betrokken functionaris in dergelijke gevallenbehulpzaam is bij de opsporing van het bewuste document en daarvan zo nodigeen exemplaar ter beschikking stelt.

Op 31 mei 2002 nam de secretaris-generaal tenslotte, conform het hem op 28november 2001 door het Bureau gegeven mandaat, een besluit inzake de registratievan documenten van het Parlement, dat door de Task Force was voorbereid nauitvoerig overleg tussen de verschillende directoraten. Het bewuste besluit strekt totinvoering van een algemeen systeem voor het beheer van alle documenten van hetParlement, inclusief niet in het register opgenomen documenten, ten aanzien waarvanechter wel overeenkomstig de verordening een verzoek tot toegankelijkstelling voorhet publiek kan worden ingediend. Een en ander heeft tot gevolg dat slechts tweeparagrafen van dit besluit (de paragrafen IV en V) specifiek betrekking hadden op hetdocumentenregister van het Parlement. De overige paragrafen handelen over:

● de afhandeling van inkomende en uitgaande post;● de registratie van documenten van het Parlement binnen het secretariaat-

generaal;● het bewaren van documenten;● de overdracht van documenten naar het archief van het Parlement.

PE 324.892/BUR 6/12 NT\486998NL.doc

NL

M.b.t. de doorzending van documenten naar het register stipuleerde het besluit datprioriteit zou worden toegekend aan documenten die verband houden met dewetgevende en parlementaire activiteiten van het Parlement. Voorts bepaalde hetbesluit dat iedere dienst verplicht is de nodige organisatorische voorzieningen tetreffen om aan deze eisen te voldoen. Tevens zullen ten behoeve van het personeel vanhet Parlement de nodige voorlichtings- en opleidingsprogramma's wordengeorganiseerd.

M.b.t. de niet-reglementaire voorzieningen zij erop gewezen dat het Bureau in het jaar2000 overeenkomstig artikel 172, lid 6 van het Reglement ondervoorzitterCEDERSCHIÖLD heeft benoemd als de ondervoorzitter die verantwoordelijk is voorhet toezicht op de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten. Tevensheeft het Bureau in het kader van zijn besluiten m.b.t. de begroting-2003 besloten metingang van 1 januari 2003 drie nieuwe posten (1 A, 1 B en 1 C) in te stellen voor depermanente registerdienst, waaraan in het jaar 2004 nog 1 B- en 3 C-posten zullenworden toegevoegd.

Tenslotte is binnen het secretariaat-generaal in maart 2002 bij besluit van desecretaris-generaal een permanente werkgroep "Coördinatie - Toegang totdocumenten) opgericht. Bij deze werkgroep zijn alle diensten betrokken die te makenhebben met de relaties met de burger, zodat adequate coördinatie kan wordengewaarborgd in de gevallen waarbij deze diensten verzoeken om toegang totdocumenten van het Parlement ontvangen. De werkgroep is tevens verantwoordelijkvoor de instelling van een speciale portal voor contacten met de burger op de websitevan het Parlement (de zgn. "Citizens' Portal" - zie hieronder).

3. Het documentenregister van het Parlement

a) De uitwerking van het register

De voornaamste opdracht in het kader van de tenuitvoerlegging van de verordeningvoor 2002 was de instelling van een online register van de documenten van hetParlement.

In het eerste stadium moest een lijst worden aangelegd van alle categorieëndocumenten van het Parlement die in het register moeten worden opgenomen. Hetbetrof hier een bijzonder zware - en bovendien onafzienbare - taak, aangezien eendergelijk overzicht nog nooit eerder was opgemaakt. Een eerste versie van deze lijstwerd als bijlage toegevoegd aan het besluit van de secretaris-generaal van 31 mei 2002inzake de registratie van documenten van het Parlement. Deze lijst is sedertdien echtervoortdurend aangepast en bijgewerkt, met name ook omdat de plenaire vergaderinghad besloten welke documenten rechtstreeks vanuit het register toegankelijk moetenworden gesteld. De lijst omvat thans 168 verschillende soorten documenten.Belangrijk is tevens dat ieder soort document is gekoppeld aan de administratievedienst van het secretariaat-generaal van het Parlement die daarmee te maken heeft enverantwoordelijk is voor de opname van de bewuste documenten in het register, en diebovendien waar nodig advies verstrekt over de vraag of een bepaald soort documenten

NT\486998NL.doc 7/12 PE 324.892/BUR

NL

voor het publiek toegankelijk kan worden gemaakt wanneer daartoe een verzoek wordtingediend.

In het tweede stadium moest een beslissing worden genomen omtrent de algemeneopzet van het register. Overeengekomen werd dat het register zou komen te bestaanuit:

een uit 2 versies - een die rechtstreeks toegankelijk is voor het publiek (internet) eneen die alleen toegankelijk is voor interne (intranet) gebruikers - bestaande, onlinebeschikbare meertalige gebruikersinterface. Het bewuste zoeksysteem omvat o.a.een formulier voor het opvragen van documenten die niet rechtstreeks onlinebeschikbaar zijn

een in een databank opgeslagen documentenverwijzingsregister een basisbestandenarchief voor documenten een - voor zover mogelijk geautomatiseerd - systeem om nieuwe documenten aan

het register toe te voegen.

Het derde stadium van het project bestond in het opzetten van de IT-architectuur vanhet register, een taak waarvoor het Directoraat Informatietechnologie verantwoordelijkwas. Besloten werd het register op te bouwen op basis van bestaande databanken enaan de hand van bestaande sofware en te streven naar een zo geautomatiseerdmogelijke opslag van documenten. In sommige gevallen was manuele opslag vandocumenten met behulp van nieuwe en daarvoor speciaal ontworpen software echteronvermijdelijk. Nieuw in het systeem opgeslagen documenten waren aanvankelijkuitsluitend via het intranet beschikbaar, alvorens ze 's avonds via de firewall naar deinternetsite van het Parlement werden gekopieerd. Ook was het de bedoeling dat er eensysteem zou worden ingevoerd om eventuele fouten in het documentenregister tecorrigeren of om in te grijpen wanneer documenten in strijd met het besluit van deplenaire vergadering abusievelijk rechtstreeks toegankelijk waren gesteld.

In het voorjaar van 2002 werd een aantal registerprototypes ontwikkeld. De volledigeversie van het register en de eerste test voor het opslaan van documenten gingen beginmei van start. Uiteindelijk verscheen het nieuwe register online op 31 mei, drie dagenvoor de in artikel 11, lid 3 van de verordening vastgestelde officiële termijn van 3 juni2002.

In overeenstemming met eerdere besluiten terzake werd tijdens de initiëleinbedrijfstellingsperiode prioriteit gegeven aan documenten die verband hielden metwetgevingsprocedures en als zodanig hoe dan ook rechtstreeks toegankelijk waren.

De in de loop van de eerste weken in het register opgenomen documenten haddenvoornamelijk betrekking op plenaire werkzaamheden. Na de plenaire documentenvolgden een aantal documenten in verband met commissiewerkzaamheden, zodattegen het najaar van 2002 alle door het Parlement ontvangen of opgesteldedocumenten rechtstreeks via het register toegankelijk waren. Tevens werd het nodigegedaan om ervoor te zorgen dat het merendeel van de wetgevingsdocumenten metbetrekking tot de periode van 3 december 2001 tot 3 juni 2002 eveneens in hetregister werd opgenomen.

PE 324.892/BUR 8/12 NT\486998NL.doc

NL

Om te kunnen garanderen dat verzoeken van burgers effectief zouden wordendoorgestuurd naar de registerdienst en binnen de vastgestelde termijn zouden wordenbehandeld, werden de verschillende toegangspunten voor het aanvragen vandocumenten, voor algemene aanvragen en voor de indiening van verzoekschriften viaEuroparl op eenzelfde webpagina bijeengebracht, die bekendstaat als het portal voorcontacten met de burger ("Citizens' Portal").

b) Statistische gegevens over het gebruik van het register

Per 31 december 2002 bevatte het register 13.835 verwijzingen naar documenten en115.638 bestanden (elk document wordt, zodra het beschikbaar is, in de respectievetalen in het register opgeslagen). Momenteel worden documenten in het registeropgeslagen in een gemiddeld tempo van 80 documenten en 636 bestanden per dag.

Het register is sinds de openstelling ervan 28.227 keer bezocht door 26.710 bezoekers.Er zijn 109.911 pagina's geraadpleegd en 24.753 zoekopdrachten in het registeruitgevoerd.

Voor uitvoeriger cijfermateriaal wordt verwezen naar bijlage I.

4. Aanvragen voor documenten van het Parlement

a) Documentaanvragen

In het jaar 2002 heeft het Parlement 637 aanvragen voor documenten ontvangen. Uitde cijfers blijkt dat het aantal aanvragen na de openstelling van het register sterk isopgelopen: in de eerste vijf maanden van 2002 zijn 117 aanvragen ingediend, maarvanaf juni tot het einde van het jaar 520.

In de statistieken in bijlage 2 worden deze globale cijfers uitgesplitst naar taal, ingangin het Parlement, land en type aangevraagd document.

De meest gebruikte taal in de aanvragen is Engels, gevolgd door Frans en Duits.

De grote meerderheid van de aanvragen (594) werd ontvangen na de invoering van hetonline aanvraagformulier op de website van het register.

539 Aanvragen kwamen uit lidstaten van de Europese Unie; de meeste daarvan warenafkomstig uit België (97), gevolgd door Frankrijk (83) en Italië (72). Twintigaanvragen kwamen uit kandidaat-lidstaten en 17 uit Noord-Amerika, waaronder 15 uitde Verenigde Staten - een cijfer dat hoger uitviel dan voor vijf van de bestaandelidstaten.

De documenttypen die het vaakst werden aangevraagd, waren documenten van deandere instellingen, plenaire documenten, documenten van parlementaire organen endocumenten die verband houden met de werkzaamheden van het Parlement.

NT\486998NL.doc 9/12 PE 324.892/BUR

NL

b) Weigering van toegang

In 109 gevallen werd geen document geleverd. In bijna alle gevallen was de oorzaakhiervan gelegen in het feit dat:

het initiële verzoek niet duidelijk was of de verplichte informatie ontbrak; het aangevraagde document geen parlementair document was, d.w.z. niet was

opgesteld door of niet berustte bij de instellingen; het document niet meer beschikbaar was; het in feite geen aanvraag voor een document betrof en daarom geen zaak was

voor de registerdienst.

In slechts 9 gevallen werd op grond van artikel 4 van de verordening de toeganggeweigerd. In 5 gevallen ging het om aanvragen voor een advies van de JuridischeDienst. Eenmaal werd geweigerd met een beroep op het openbaar belang, tweemaalvanwege ondermijning van de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van hetindividu en eenmaal omdat openbaarmaking het besluitvormingsproces van deinstelling zou ondergraven. In al deze gevallen werden de voorgeschreven termijnen inacht genomen.

c) Confirmatieve verzoeken

In 2002 werd slechts eenmaal een confirmatief verzoek ingediend na weigering vaneen initieel verzoek om toegang tot een document van het Parlement. Het Bureau heeftdit confirmatieve verzoek tijdens zijn vergadering van 21 oktober 2002 behandeld. Erwerd besloten gedeeltelijke toegang tot het aangevraagde document te verlenen.

5. Gevoelige documenten

Overeenkomstig artikel 17 van de verordening dienen de jaarverslagen cijfers tebevatten over het aantal niet in het instellingsregister vermelde gevoelige documenten.

Gevoelige documenten zijn geheime documenten over openbare veiligheid, militaireaangelegenheden, internationale betrekkingen of het financieel, monetair ofeconomisch beleid. Er zijn drie categorieën: "TOP SECRET", "SECRET" of"CONFIDENTIAL". De documenten worden gerubriceerd aan de hand van de schadedie ongeautoriseerde openbaarmaking zou veroorzaken. Artikel 9 van de verordeningbevat speciale bepalingen voor de behandeling van gevoelige documenten. Gevoeligedocumenten worden uitsluitend na instemming van de oorspronkelijke verstrekker inhet register vermeld. De gegevens die over deze documenten worden geregistreerd,mogen de veiligheid niet in gevaar brengen.

Tijdens de verslagperiode heeft het Parlement geen gevoelige documenten opgesteldof ontvangen. De kwestie van het aantal gevoelige documenten dat niet in het registeris vermeld, is dus niet aan de orde.

In 2002 werd wel een interinstitutioneel akkoord gesloten tussen het Parlement en deRaad, waarbij het Parlement toegang heeft verkregen tot gevoelige informatie op het

PE 324.892/BUR 10/12 NT\486998NL.doc

NL

terrein van het veiligheids- en defensiebeleid (tweede pijler) die bij de Raad berust. Ditakkoord werd op 23 oktober 2002 door de plenaire vergadering goedgekeurd en op 20november 2002 ondertekend. Krachtens dit akkoord mogen gevoelige documenten vande Raad in een beperkt aantal gevallen worden doorgezonden naar het Parlement. Hetis derhalve niet uitgesloten dat in de toekomst de vraag zal rijzen of een gevoeligdocument op het terrein van de tweede pijler in het register moet worden opgenomen.

6. Interinstitutionele samenwerking

Krachtens artikel 15, lid 2 van de verordening zijn de drie instellingen verplicht eeninterinstitutioneel comité op te richten "dat nagaat welke de beste praktijk is, eventuelegeschillen behandelt en toekomstige ontwikkelingen van de toegang van het publiektot documenten bespreekt".

Het Parlement wenste dat het comité zou worden samengesteld uit vertegenwoordigersop beleidsniveau van elke instelling. Na aanvankelijke aarzelingen aanvaardden zowelde Raad als de Commissie het standpunt van het Parlement. De constitutievevergadering van het comité, bestaande uit de voorzitters van de drie instellingen, werdgehouden op 13 maart 2002 in Straatsburg. Tijdens die vergadering heeft het comitézijn werkmethoden vastgesteld en besloten dat de voorzitters bij werksessies van hetcomité vervangen mogen worden door een plaatsvervanger van hun keuze. VoorzitterCOX van het Parlement heeft ondervoorzitter CEDERSCHIÖLD aangewezen om hetParlement bij deze vergaderingen te vertegenwoordigen.

Het comité is sindsdien tweemaal bijeengekomen, op 10 april en op 9 juli 2002. Hetheeft onder andere de volgende punten behandeld:

de registers van de instellingen; campagnes om de burger voor te lichten. In verband hiermee heeft het comité

ermee ingestemd dat een brochure over toegang tot documenten werd opgesteld,die in alle officiële talen is gepubliceerd en op grote schaal is gedistribueerdbinnen het Parlement en zijn voorlichtingsbureaus;

toepassing van de verordening op agentschappen en organen; analyse van de bestaande regels in het licht van de verordening; wijzigingen van de verordening op het punt van historische archieven.

Naast de activiteiten van het interinstitutioneel comité zijn er tamelijk intensievecontacten geweest tussen de diensten die verantwoordelijk zijn voor de registers vande drie instellingen. De samenwerking was vooral gericht op de voorbereiding van devergaderingen van het interinstitutioneel comité, de opzet en werking van de registers,de uitwisseling van ideeën over de afhandeling van omvangrijke aanvragen en deopstelling van een interinstitutionele brochure over toegang tot documenten voordistributie onder het grote publiek. De administratieve diensten van de drieinstellingen hebben daarnaast overlegd over de te volgen procedures ingeval eeninstelling een aanvraag ontvangt voor een document van een andere instelling. Ditresulteerde in een memorandum van overeenstemming, dat op 9 juli 2002 werdondertekend. Uit hoofde van dit memorandum dient een instelling, wanneer zij eenaanvraag voor een document van een andere instelling ontvangt en er gerede twijfel

NT\486998NL.doc 11/12 PE 324.892/BUR

NL

over bestaat of het document openbaar is, deze andere instelling te raadplegen. Dezedient dan binnen vijf werkdagen te reageren.

7. Globale beoordeling

Om de nieuwe rechten op openbare toegang tot documenten in praktijk te brengen,moest het Parlement in 2002 in de eerste plaats een procedure voor de ontvangst enafhandeling van documentaanvragen vaststellen en een instellingsregister openstellen.Beide taken werden met succes en op tijd afgerond, hoewel daarvoor aanzienlijkeinspanningen van het personeel van het secretariaat-generaal en een verhoging van demiddelen in de begroting voor 2003 vereist waren.

De procedure voor de behandeling van aanvragen, gebaseerd op centralisatie van deaanvragen bij de Dienst register, heeft over het geheel genomen goed gewerkt. Hetsysteem heeft laten zien dat het de stijging van het aantal aanvragen na de openstellingvan het register in juni 2002 kan bolwerken. De termijn van 15 werkdagen die in deverordening is neergelegd wordt in acht genomen, hoewel hij in sommige gevallenmaar net werd gehaald. Eventuele vertragingen worden veroorzaakt door aanvragendie bij andere diensten worden ingediend en naar de Dienst register moeten wordendoorgezonden voor behandeling. Ook het raadplegen van de Juridische Dienst en vande gemachtigde voor de gegevensbescherming in geval van een voorstel om toegang teweigeren of een confirmatief verzoek is een tijdrovende zaak. Om de procedure teversnellen, stelt de secretaris-generaal voor aan het hoofd van de Dienst registerformeel de bevoegdheid te delegeren om advies in te winnen bij de Juridische Diensten bij de gemachtigde voor de gegevensbescherming.

Het jaar 2002 kan worden gekarakteriseerd als de startfase van het documentenregistervan het Parlement. Het online register is, zoals voorgeschreven in de verordening, op 3juni 2002 opengesteld. In de eerste zes maanden lag de nadruk op garanderen dat allesoorten documenten met betrekking tot wetgevingsprocedures rechtstreekstoegankelijk waren via het register. Deze taak is volbracht. De aandacht eninspanningen zijn nu gericht op het opnemen van steeds meer niet-wetgevingsdocumenten in het register. Uit de statistieken blijkt dat het register in kortetijd een zeer populaire site is geworden en al snel de belangrijkste ingang voor hetindienen van documentaanvragen werd.

Drie andere ontwikkelingen in verband met de verordening in 2002 verdienen deaandacht:

de oprichting van een interinstitutioneel comité in overeenstemming met dewensen van het Parlement;

de ondertekening van het akkoord met de Raad over toegang tot informatie endocumenten op het terrein van het veiligheids- en defensiebeleid die berusten bijde Raad;

de publicatie van een brochure over toegang tot documenten.

PE 324.892/BUR 12/12 NT\486998NL.doc

NL

8. Conclusies

Het Bureau wordt verzocht:

kennis te nemen van deze nota over de tenuitvoerlegging van Verordening (EG)nr. 1049/2001 door het Parlement in 2002, deze goed te keuren en de Voorzitter teverzoeken de nota overeenkomstig artikel 172, lid 7 van het Reglement te doentoekomen aan de Commissie vrijheden en rechten van de burger, justitie enbinnenlandse zaken als de bijdrage van het Bureau tot de voorbereiding van hetjaarlijks verslag;

kennis te nemen van het bijgevoegde ontwerpbesluit van de secretaris-generaal,waarin de bevoegdheid advies in te winnen bij de Juridische Dienst en bij degemachtigde voor de gegevensbescherming in geval van een voorstel tot afwijzingvan een aanvraag of bij een confirmatief verzoek, formeel aan het hoofd van deDienst register wordt gedelegeerd.

Julian PRIESTLEY

Bijlagen