Afscheid nemen van wat je gewend bent te doen“Je wordt niet alleen bedolven onder de enorme bulk aan informatie die op je afkomt”, begint Johan, “maar het geeft ook richting aan het verloop van een vergadering. Zo ontstaan er automatisch discussies op detailniveau. Simpelweg omdat de hoofdlijnen soms lastig te vinden waren in onze programmabegroting.” Johan kon dit kaliber tekst wel goed verklaren: “Er werken nu eenmaal veel schrijvers aan 1 stuk. Met ieder zijn eigen manier van schrijven. En ieder de intentie laat ik maar zoveel mogelijk delen, dan ben ik in ieder geval compleet. Bovendien is het schrijven van de programmabegroting een flinke klus, die in de zomermaanden doorgaat.”

Je moet niet compleet willen zijn

Verschillende collega’s namen het voortouw“Diverse collega’s (een communicatiemedewerker, een controller en ik) vormden samen met communicatie-adviseur Esther Kleverlaan van LVE een werkgroep. Onze programmabegroting namen we kritisch onder de loep. De focus lag daarbij op 3 zaken: taal gebruik, omvang en inhoud. We legden een basis voor hoe een effectieve programmabegroting eruit zou moeten zien. Zodat het voordelen voor de schrijvers en lezers zou hebben. Die criteria legde Loo van Eck vast in een concrete Handleiding Programmabegroting. De basis was gelegd”, vertelt Johan.

Het bestuur van gemeente Nederweert wilde af van de bijna 200 pagina’s vol wollige taal, ambtelijk jargon, herhaling van inhoud en een continu veranderende structuur per hoofdstuk.

In plaats daarvan verlangde het bestuur naar stevige en heldere woorden die antwoord geven op hun belangrijkste vragen. In een logische volgorde. En in heldere taal. En dat is gelukt! Gemeentesecretaris Johan Bakens vertelt over dat proces …

OVERHEID • #8

LOO VAN ECK COMMUNICATIE

TRAINING - E-LEARNING - TEKST

NIEUWSBRIEF

Beleidsschrijvers leerden hoe leuk anders schrijven is“24 schrijvers gingen met een wat gereserveerde houding de cursus in. De voornaamste reden daarvoor was dat trainer Esther met eigen teksten van de deelnemers werkte. ‘Oh nee, nu ga ik op ’t hakblok’, dachten de beleids-schrijvers. Maar in de training kregen zij juist heel op-bouwend feedback op hun teksten. En iedereen zag dat iedere schrijver worstelde met dezelfde problemen. In het eerste dagdeel behandelden ze de theorie uit de handlei-ding die Loo van Eck had geschreven. Die theorie pasten ze daarna toe in hun eigen programmateksten. Ook na het eerste dagdeel ging iedere schrijver aan de slag met een opdracht. Hun resultaat stuurden zij vóór het volgende dagdeel naar Esther. Esther gaf iedere schrijver persoon-lijke feedback op hun tekst via een filmpje”, vervolgt Johan.

Ga ik nu op het hakblok?

Dus Nederweert doet het dit jaar weer net zoals vorig jaar“In maart beginnen onze beleidsadviseurs weer met nadenken en schrijven. En tussentijds overleggen met de portefeuillehouders. Want het is logisch om hen in het proces mee te nemen. Dat deden we vorig jaar ook. Vorig jaar kostte de training uiteraard extra tijd, maar nu levert het tijd op. Doordat de beleidsschrijvers precies weten welke informatie ze moeten verzamelen en hoe ze dat opschrijven voor het bestuur. Inmiddels weet ik en weet de rest van het bestuur hoe wij deze stukken moeten lezen. Als het goed is, staan alle antwoorden op onze vragen over de verschillende beleidsgebieden erin. We ontwikkelen dit jaar ook weer een BIO: een Begroting In 1 Oogopslag.

Ondersteuning bij besturen op hoofdlijnen Johan Bakens

De jaarlijkse programmabegroting

Van 200 pagina’s naar

een begroting in 1 oogopslag

Lees verder op volgende pagina >>

De 8 tips die Nederweert toepast op de programmabegroting:

1. Maak een werkplan2. Beantwoord lezersvragen3. Schrijf in een lezersgerichte volgorde4. Gebruik kopjes5. Gebruik eigentijdse woorden6. Schrijf korte, goed leesbare zinnen7. Schrijf actief8. Schrijf zoveel mogelijk SMART

Reactie van de raad en het college op de nieuwe programmabegroting:“Heldere en bondige teksten maken besturen op hoofdlijnen mogelijk.”

Reactie van de beleids-schrijvers die de nieuwe programmabegroting schreven: “Wat een tijdwinst. Want we hoeven niet steeds de geschiedenis te herhalen. En het dwingt ons tot anders nadenken over de informatie die we op gaan schrijven.”

Dit is een infographic van 2 pagina’s voor de inwoners van Nederweert. Zij zien de belangrijkste highlights op een rij. Dus: wat geven we uit en waaraan? En wat komt er jaarlijks binnen? Hier en daar maken we een vergelijking met andere gemeenten. Zodat bedragen en cijfers ook beteke-nis krijgen. Dát is wat de inwoners willen weten. Met de rest hoeven we hen niet te vermoeien”, zegt Johan overtuigend.

Taalcoaches zorgen ervoor dat iedereen koers houdt“We hebben vanaf de start 8 taalcoaches uitgekozen. Zij krijgen iedere week tijd om ‘tegen te lezen’. En feedback te geven aan hun collega’s. In het begin was dat wel lastig. Een beleidsmedewerker die er al 30 jaar werkte moest van een jong talent aannemen wat er beter kon. Maar toch werkt het goed”, geeft Johan toe.

Ook de raads- en collegevoorstellen hebben profijt van een verbeterde

programmabegroting

En van het een komt het ander Johan sluit af: “Onderdelen uit de jaarlijkse programma-begroting overlappen soms met de inhoud van onze raads- en collegevoorstellen. Inhoudelijk komen ze weer

Wat is een samenstelling? Hoe zat het ook alweer met de d’s en t’s? Wanneer gebruik je hen en wanneer hun? Vanaf nu heeft u de antwoorden in uw broekzak! Tenminste … als u onze gratis app ‘Loo van Eck’ downloadt in de App Store of de Play Store. In de app leest u namelijk alles over de hedendaagse spelling en de regels en valkuilen van de grammatica.

En dat niet alleen … U vindt er ook leuke weetjes en feitjes over taal en communicatie. Zoekt u verdieping? Dan heeft u direct toegang tot informatie over al onze trainingen.

terug op beoogde effecten van beleidsdoelen die ook behandeld worden in de programmabegroting. Ze kunnen dan wat denkwerk overslaan. We wilden ook een overtui-gend en helder format voor onze voorstellen. Zodat die ook dwingen tot scherper nadenken en dus ook scherper schrijven. Dat hebben we inmiddels ook aangepast”, zegt Johan. “En nu zijn onze brieven en e-mails aan de beurt. Ook die moeten beknopt, compleet en helder. Het is een logisch en natuurlijk proces om onze interne en externe communicatie middelen te verbeteren.”

GRATISAPP

De taalcoaches

MEER WETEN?

Neem gerust contact met ons op via loo@lve.nl of (0318) 69 69 00.

Speechen is veel meer dan zomaar een toespraak houden voor een bepaalde groep mensen. Speechen is een vak. Een speech moet blijven hangen. Mensen tot tranen beroeren. Of juist opzwepen. Kortom: speechen heeft alles te maken met emoties oproepen. En dat begint met een goed verhaal op papier.

Vindt u het lastig om zo’n verhaal op papier te krijgen? Wij schrijven uw speech graag voor u! Wij willen alleen graag 4 zaken van u weten: • Wat is het onderwerp? • Wat is het doel? • Wie is het publiek? • Wie is de speecher?

Dat is ons startpunt. Vervolgens gaan wij schrijven, schaven en schrappen. Net zolang totdat we een verhaal hebben met een kop en een staart. Een verhaal dat indruk maakt op uw publiek. Van begin tot eind.

Wilt u toch zelf aan de slag? Lees dan eens het blog ‘Wat een spreker is die man’ op commpost.nl. Daarin legt Martijn Jacobs uit aan welke punten een goede speech volgens hem voldoet.

Moet je zo’n bestuurlijke antenne niet van nature hebben? Nee hoor, bestuurlijke sensitiviteit is heel goed aan te leren. Dat hebben vele beleidsadviseurs inmiddels al bewezen. Bijvoorbeeld spelenderwijs met onze game Dilemma’s van Diepenburg.

We hebben dit spel samen met 15 gemeenten ontwikkeld en getestHierdoor bevat het spel casussen die 100% aansluiten bij de realiteit van gemeenten. En het blijkt te werken! Lees de ervaringen en meer informatie over het spel op diepenburg.nl.

Houden ze misschien onvoldoende rekening met de belangen van alle beslissers?Want dán overtuigen zij het bestuur pas echt. Dat vraagt wel om heel wat bestuurlijke sensitiviteit op de momenten dat uw beleidsadviseurs contact hebben met de beslissers.

Hoe volgen uw beleidsadviseurs een logisch én strategisch pad?

Door zich te leren verplaatsen in de beslissers Wat vinden zij belangrijk? Met welke thema’s houden zij zich bezig? Wat zijn de doelstellingen op korte en

lange termijn? Wiens belangen behartigen zij? Welke zorgen hebben ze? Vragen met

antwoorden die ervoor zorgen dat zij bewust zijn van belangen in hun

omgeving.

Door te leren wat het verschil is tussen de ambtelijke realiteit en de politieke werkelijkheidZe denken niet meer alleen in analyses, feiten en conclusies. Maar ze denken in belangen van de beslisser, effecten van hun oplossing op de omgeving van de bestuurder en de politiek.

Ze beginnen met het definiëren van een probleem. Ze inventariseren alle feiten. En analyseren hun bevindingen. Ze trekken een conclusie met als resultaat een logisch advies.

Toch lukt het hen niet altijd het bestuur te overtuigen van hun oplossing.

Volgen uw beleidsadviseurs een logisch pad?

De game Dilemma’s van Diepenburg daagt u uit! In dit spel kruipen uw collega’s in de rol van een ambtenaar van de fictieve gemeente Diepenburg. Ze krijgen te maken met enkele lastige dilemma’s. En voor ieder dilemma moeten ze uiteindelijk een voorstel maken. Om dit voorstel te kunnen maken, moeten ze onderzoeken wat de standpunten van alle belanghebbenden zijn. Aan het eind van ieder dilemma moet de speler een voorstel indienen dat inspeelt op alle belangen. De spelers ervaren hoe goed ze de bestuurlijke omgeving kunnen inschatten.

‘I have a dream’

Doet het dualisme zijn werk niet goed? Nee hoor, met het dualisme is niets mis. Maar misschien weten uw raadsleden nog niet hoe ze een goed duaal debat moeten voeren. Een debat op hoofdlijnen. Waarin standpunten krachtig, herkenbaar en stevig onderbouwd zijn. Waarin het raadslid de confrontatie met politieke tegenstanders opzoekt. Zo weet het publiek waar uw fractie voor staat. Hoe?

Uw raadsleden kunnen het leren in een speciale trainingIn deze training staan hun eigen cases centraal. Want dat heeft het meest effect.

We leren hen 3 vaardigheden:

1. De juiste structuur aan te brengen in een debat Hoe zij standpunten het beste kunnen formuleren.

En overtuigend kunnen beargumenteren. En daar een publieksgerichte structuur in aanbrengen.

2. Het betoog van hun opponent onder de loep te nemen Zodat zij de tegenwerpingen van hun tegenstanders

perfect in kaart brengen. En overtuigend weten te weerleggen. En hoe zij de hoofdlijn uit het betoog van de tegenstander halen.

3. Overtuigend te debatteren Door hun stem en lichaam te gebruiken. De inhoud en

de presentatiestijl af te stemmen op hun publiek. En hen direct aan te spreken met herkenbare voorbeelden.

MEER INFORMATIE?

Neem gerust contact met ons op

via loo@lve.nl of (0318) 69 69 00.

De zoektocht naar de nieuwe Ambassadeur Heldere Taal is weer in volle gang. Maar wat doet een Ambassadeur Heldere Taal nu precies? Ambassadeur Femke van Damme deelt een week uit haar leven met u.

vragen ze of ik mee wil doen in een praatprogramma over laaggeletterdheid en het gebruik van heldere taal in politieke programma’s. Een interessant en actueel onderwerp. Helaas kan ik er op die dag niet bij zijn.

Donderdag 10.30: uitreiking van de Heldere Taalbokaal Elke maand kiezen de schrijfcoaches een Brief van de Maand. Met deze actie zetten we een collega in het zonnetje die onze nieuwe schrijfwijze goed onder de knie heeft. De winnares van deze maand heeft in haar e-mails niet altijd een leuke boodschap te melden. Het is vaak taaie kost die ze op een hele prettige en duidelijke manier overbrengt. Haar e-mails hebben een positieve toon. De winnares krijgt van de schrijfcoaches een Heldere Taalbokaal gevuld met snoep.

Vrijdag 9.00: gesprek met Annemiek Voesenek, Ambassadeur Heldere Taal 2015We vinden het belangrijk om elkaar regelmatig bij te praten over onze schrijftrajecten en ervaringen als ambassadeur. We inspireren en motiveren elkaar. Soms doen we hele concrete dingen. Zo gaven we in september samen een workshop over helder schrijven aan inwoners van de gemeente Etten-Leur. Dat was erg leuk.

Maandag 10.30: boekje Ambassadeur Heldere Taal: van start!In Ede heb ik een afspraak met Loo van Eck over het boekje Heldere Taal dat we samen maken om andere organisaties te inspireren. We brainstormen over het thema en de insteek van het boekje. Zo’n boekje ligt er niet van de ene op de andere dag. Het is een proces en dat krijgt steeds meer vorm.

Dinsdag 13.30: afspraak met een communicatiecollega van een gemeente Bij de gemeente is heldere taal al jaren een actueel onderwerp. Een groep taalcoaches stimuleert helder taalgebruik in de organisatie op verschillende manieren. Mijn communicatiecollega vraagt of ik ideeën heb om taalcoaches enthousiast te houden. Ik geef als tips inspiratiesessies (zoals een ‘Loesje-workshop’) of verdiepingstrainingen (bijvoorbeeld Creatief schrijven of Efficiënt mailen) te organiseren voor taalcoaches.

Woensdag 15.00: omroep Zeeland belt Afgelopen zomer was ik te gast in het radioprogramma ‘De Zeeuwse Kamer’ op Omroep Zeeland. Hier vertelde ik uitgebreid over het belang van heldere taal. Deze keer

De week van ... Ambassadeur Heldere Taal Femke van Damme

Heeft uw raadszaal meer stoelen dan belangstellenden? Terwijl u een tribune vol betrokken burgers wilt?

Femke van Damme

te blijven aanpassen aan de ontwikkelingen in de maatschappij en de wensen van bestuurders. Wat vandaag de dag van een beleidsadviseur gevraagd wordt, verschilt al enorm met wat er 10 jaar geleden verwacht werd. En met de huidige ontwikkelingen op het gebied van digitaliseren en communiceren neemt de noodzaak tot permanente persoonlijke ontwikkeling alleen maar toe. Wat dat betreft prijs ik me gelukkig met een leergierig team!” zegt Edwin tevreden.

Een opleidingstraject op maat voor Pijnacker-Nootdorp dus? “Ja, het opleidingstraject sluit aan op onze werkwijze. Zo start een adviestraject bij ons altijd met een intake met de bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgever. Op die manier kan de beleidsadviseur de verwachtingen over het gewenste resultaat managen. Het resultaat van zo’n vraaggesprek legt de adviseur vast in een bestuurs-opdracht. Loo van Eck zette een acteur in om dit onderdeel te oefenen. Daarvoor hadden wij vooraf verschillende cases uit onze praktijk aangeleverd”, vertelt Edwin.

“De zenuwen waren het oefenen met een acteur wel waard.”

Een oefengesprek met een acteur voor het oog van je collega’s, best spannend zeker? Edwin vertelt verder: “Een aantal medewerkers vond dat erg spannend. Niet gek, want je zag adviseurs in hun eigen valkuil stappen tijdens zo’n oefengesprek. Maar het gebeurde in een veilige omgeving waardoor het oefenen en reflecteren heel prettig was. Leerzaam voor de interviewer, maar ook nuttig voor het publiek. De acteur leefde zijn rol helemaal uit. Hij speelde steeds een ander type bestuurder. Zo kroop hij in de huid van een dominante bestuurder: word je overruled of sta je stevig in je schoenen? Blijft het vertrouwen in jouw inhoudelijke expertise? Blijk je goed voorbereid op een politieke discussie? Je kunnen meebewegen in zo’n gesprek hoort immers ook bij je rol. Naast inhoud en structuur waren deze rollenspellen ook een spiegel voor hoe je overkomt op een bestuurder.”

Het gemeentebestuur van gemeente Pijnacker-Nootdorp laat zich liever niet adviseren via dikke, wollige voorstellen. Edwin Wernke, hoofd afdeling Beleid van die gemeente, loste dit daarom samen met Loo van Eck op …

Dus de nieuwe beleidsadviseurs moesten uit hun comfortzone stappen? “Dat klopt. De kunst is dat beleidsadviseurs onderscheid kunnen maken tussen ‘nice-to-know’ en ‘need-to-know’. Met andere woorden: wat heeft hun klant (het bestuur) nodig om een goede afweging te kunnen maken en/of beslissing te nemen? Je helpt een bestuurder niet met een dik rapport, maar wel met een compacte nota die prettig leest en oogt. En waarin de essentie is opgenomen om een besluit te kunnen nemen. Zo’n notitie bouw je anders op dan een wetenschappelijk betoog. Goede research en onderbouwing blijft natuurlijk belangrijk, maar beleidsadviseurs kunnen het wel op een andere manier aanbieden en presenteren”, vertelt Edwin.

En hoe hebben jullie dat aangepakt? “We hadden 12 nieuwe beleidsadviseurs die nog niet zo heel veel ervaring hadden of de behoefte hadden om hun schrijfstijl en adviesvaardigheden bij te spijkeren. Simone van Loo van Eck adviseerde mij een opleidingstraject van 6 dagdelen binnen een half jaar. Helemaal op maat voor onze gemeente. Zo’n advies-gesprek werkt heel prettig. Dat hebben we vaker gedaan met jullie en daar heb ik goede ervaring mee”, zegt Edwin.

“De huidige tijd vraagt erom dat beleidsadviseurs zich blijven

ontwikkelen.”

6 dagen op training is een flinke tijdsinvestering. Hadden ze daar wel zin in? “Natuurlijk is tijd altijd een issue. Maar doordat de training gekoppeld was aan hun dagelijkse praktijk, was het goed te doen. Voorstellen waar beleidsadviseurs mee worstelden, gebruikten zij bijvoorbeeld als huiswerkopdracht voor de training”, beargumenteert Edwin. “Bovendien blijf je in ontwikkeling, wat helpt om de doelen te bereiken die iedere adviseur vastlegt in zijn jaarlijkse ontwikkelplan. Ik vind persoonlijke ontwikkeling sowieso belangrijk en ook noodzakelijk. De huidige tijd vraagt van beleidsadviseurs om zich continu

Beleidsadviseurs zijn inhoudelijk experts. Ze doen zorgvuldig research en halen vele feiten boven tafel. Maar ... ze zijn ook gewend om hun teksten uitgebreid te onderbouwen en daarna toe te schrijven naar een eindconclusie. Ze willen helemaal compleet zijn, net zoals tijdens hun studie. Maar is dat wel zo effectief voor een beleidsadvies?

COMFORTZONEVan ‘nice-to-know’ naar ‘need-to-know’

Gemeente Pijnacker-Nootdorp

Lees verder op volgende pagina >>

“De training zat goed in elkaar. We deden afwisselende oefeningen, waarbij iedereen aan bod kwam. Zowel in de gesprekstraining als met de schriftelijke vaardigheden. De trainer was goed voorbereid en maakte optimaal gebruik van praktijkvoorbeelden.”

Deelnemer Annemieke van Leeuwen

“Ik heb in het verleden vaker met LVE gewerkt. LVE heeft onder andere bijgedragen aan de aanpassing van onze collegeformats (waardoor je de essentie van een college- of raadsvoorstel in 30 seconden kunt lezen). Periodiek besteed ik aandacht aan het bijspijkeren van communicatieve vaardigheden. Dat is een permanent ontwikkelpunt.”

Edwin Wernke

“Als je zo’n traject incompany organiseert, kun je continu werken

met eigen casuïstiek. We gebruikten de training zelfs als evaluatiemoment. Een adviseur

vertelt over een proces dat achter de rug is en samen bekijken ze wat

er beter had gekund. En hoe.”

En wat stond er nog meer op het trainingsprogramma? Edwin: “Verder is in de training bijvoorbeeld aandacht besteed aan het opbouwen en formuleren van adviezen (ook met eigen casuïstiek). Bij dit onderdeel is vooral aandacht besteed aan verschillende vormen van rapporteren. Heb je bijvoorbeeld te maken met een informatienota, een voortgangsnota of een beleidsnota? Maar ook het presenteren van die informatie aan het bestuur.”

En hoe comfortabel zijn de adviseurs inmiddels buiten hun comfortzone? “Iedere beleidsadviseur gaat nu met meer zelfvertrouwen en bagage aan de slag”, zegt Edwin. Ze werken allemaal volgens vaste formats voor een college- of raadsvoorstel. Dat deden ze al voor de opleiding, maar nu dwingt het hen echt tot anders nadenken. Keuzes te maken tussen wat ‘nice-to-know’ en ‘need-to-know’ is. Ze gebruiken duidelijke taal. En maken de essentie heel zichtbaar in een logische volgorde: van beslispunten naar argumenten gevolgd door de kanttekeningen. Hun teksten sluiten nu aan op de behoeften van ons bestuur. We hebben zelfs die essentie eens als poster de raad in gebracht. Na wat verbazing over de vorm van een officieel besluitstuk

volgde blijdschap doordat de informatie die zij nodig hadden in 1 oogopslag te zien was. Het bestuurslid die het betreffende onderwerp in zijn portefeuille had, kon gerust de diepte in in een onderliggende nota. Die overigens ook nog steeds kort en bondig is”, legt Edwin uit.

Schrijft u foutloos? Test uw kennis! 1. a. Het nieuwe vakantiehuisje dat in Son staat, is nog te duur. b. Het nieuwe vakantiehuisje wat in Son staat, is nog te duur. c. Het nieuwe vacantiehuisje dat in Son staat, is nog te duur. d. Het nieuwe vacantiehuisje wat in Son staat, is nog te duur.

2. a. Op de copie bij deze brief vind je de top 5-index van de beursnotatie. b. Op de copie bij deze brief vind je de top 5 index van de beursnotatie. c. Op de kopie bij deze brief vind je de top 5-index van de beursnotatie. d. Op de kopie bij deze brief vind je de top 5 index van de beursnotatie.

3. a. De neerlandicus geeft een practische cursus zinsontleding. b. De neerlandicus geeft een praktische cursus zinsontleding. c. De Neerlandicus geeft een practische cursus zinsontleding. d. De Neerlandicus geeft een praktische cursus zinsontleding.

4. a. De caissières hebben de karamelrepen gescant. b. De caissières hebben de caramelrepen gescant. c. De caissières hebben de caramelrepen gescand. d. De caissières hebben de karamelrepen gescand.

5. a. Ik ben er vanuit gegaan dat je accoord gaat met mijn voorstel. b. Ik ben er vanuit gegaan dat je akkoord gaat met mijn voorstel. c. Ik ben ervan uitgegaan dat je accoord gaat met mijn voorstel. d. Ik ben ervan uitgegaan dat je akkoord gaat met mijn voorstel.

Goede antwoorden1 A 2 C 3 B 4 D 5 D

Kunt u wel een opfrisser gebruiken?Vraag onze gratis poster met tips over spelling aan!

Stuur een e-mail naar loo@lve.nl. Zet in de onderwerpregel: Poster Spelling.

Webteksten. Brieven. E-mails. GS/PS-nota’s. Provincie Overijssel wilde het allemaal verbeteren. We vragen hun directie-secretaris, Irma van der Sloot, waarom dat nodig was. En hoe zij dat aanpakken.

Uw medewerkers hebben in een training een rugzak vol kennis opgedaan. Bijvoorbeeld over hoe ze heldere brieven en e-mails schrijven. Of over hoe ze kunnen werken met een nieuw format voor voorstellen. Maar hoe houdt u die kennis na de training levend? Hoe zorgt u ervoor dat het leren in de praktijk doorgaat?

Huur 1 van onze tekstschrijvers in!Een tekstschrijver die een paar uur tot een paar dagen per week bij u op kantoor komt. Die de rol van coach op zich neemt. Beschikbaar is voor vragen. Feedback geeft. Zodat uw collega’s zich de nieuwe manier van schrijven helemaal eigen maken.

Dat heeft veel voordelen Onze tekstschrijvers leren uw medewerkers, werkwijze en organisatiecultuur goed kennen. Ze weten wat er speelt. Ze durven de vinger op zere plekken te leggen. Ze adviseren over de mogelijke aanpak om tot het beste resultaat te komen. Ze stemmen hun rol en inzet nauw af op uw behoefte, ambities en mogelijkheden. En … misschien wel het belangrijkste, ze nemen de tijd voor individuele leerwensen.

Tekstschrijver Lysanne Rinzema was een jaar gedetacheerd bij provincie DrentheLysanne: “Mijn collega’s van de provincie volgden een training voor heldere GS- en PS-nota’s. Dit beïnvloedde hun werkproces en hun manier van adviseren behoorlijk. Hierdoor konden zij wel wat hulp gebruiken bij het leren toepassen van al die nieuwe kennis. Mijn collega Sophie en ik hielpen hen hier met veel plezier bij. We gaven feedback op de nota’s voordat deze in procedure gingen. Hiermee hielpen we niet alleen de opstellers. We ontlastten tegelijkertijd de collega’s die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit van de nota’s. Wel zo efficiënt!”

… en werkt nu voor gemeente Emmen “Bij de gemeente Emmen gaan we nog een stapje verder. Daar hebben we ook schrijfcoaches opgeleid. Die begeleiden we een half jaartje, zodat zij

hun taak zo goed mogelijk leren uitvoeren. Elke maand verhogen we het ambitieniveau een klein beetje. Zo perfectioneren we de collegevoorstellen stapje voor stapje.”

“Heel hartelijk dank voor je adviezen. Ondanks mijn jarenlange ervaring heb ik er veel van geleerd. Mij valt vooral

op hoe je op deze manier wordt uitgenodigd om goed na te denken over de strekking van wat je schrijft. Ik heb je op- en aanmerkingen/aanbevelingen ter harte genomen en in het

collegeadvies verwerkt.”Henk de Jong, beleidsadviseur bij de gemeente Emmen

“De grootste meerwaarde voor ons is dat de tekstschrijvers van Loo van Eck bij ons op kantoor aanwezig zijn. Zo houden we korte

lijnen en kunnen we snel schakelen voor overleg of feedback. De tekstschrijvers leveren waardevolle input tijdens onze overleggen.

We horen van onze medewerkers dat zij de wijze van feedback geven als prettig ervaren. Zo werken we samen toe naar het doel:

heldere, korte en krachtige collegevoorstellen.” Petra Wallenaar, adviseur bestuurlijke besluitvorming

bij de gemeente Emmen

“Het mooiste compliment is dat het college merkt dat de kwaliteit verbetert.”

Interview | directiesecretaris Irma van der Sloot van Provincie Overijssel

Waarom was het nodig om al die communicatiemiddelen te verbeteren? “Onze ‘stukkenstroom’ was niet duidelijk genoeg. Ook onze nota’s waren niet helder genoeg. Dit waren niet voor niets speerpunten van onze directie. Nota’s waren bijvoorbeeld vaak te lang. En het college moest echt zoeken naar wat er precies aan hen werd gevraagd. Gemiddeld bestaat een GS-agenda uit 500 pagina’s! Als je weet wat je wilt van het college, dan kun je dat kort en bondig vertellen. Het hoofd van iedere eenheid is dan wel zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun stukken, maar wij wilden hen daarbij graag helpen.” Lees verder op volgende pagina >>

Waarom kozen jullie ervoor om hierin met Loo van Eck samen te werken? “In de aanbestedingsfase vroegen we 3 partijen om ons te helpen met het totale pakket. Iedere partij deed een voorstel. Wij beoordeelden onze keuze op hun referenties. Op hun bekendheid met een ambtelijke organisatie en besluitvormingsprocedures. Maar we keken ook naar hoe innovatief hun leermethoden waren. Loo van Eck scoorde op al die onderdelen het hoogste!”

Leerzame training! En dan …? Huur tijdelijk 1 van onze tekstschrijvers in

U KUNT ONZE TEKSTSCHRIJVERS OP 3 MANIEREN INSCHAKELEN:

- Zij coachen uw medewerkers bij het schrijven van heldere teksten.- Zij coachen uw schrijfcoaches om hun taak zo goed mogelijk uit te voeren.- Zij (her)schrijven of redigeren bij u op locatie alle mogelijke tekstsoorten.

Meer weten? Stuur een e-mail naar loo@lve.nl of bel (0318) 69 69 00.

Loo van EckPascalstraat 28, 6716 AZ EdePostbus 274, 6710 BG Ede

Telefoon: (0318) 69 69 00E-mail: loo@lve.nl

Website: www.lve.nl Blog: www.commpost.nl

Verschillende reacties van cursisten op het brieven- en e-mailtraject:

“Ik vond de workshop fijn, omdat het prettig was om feedback te krijgen op mijn eigen werk. En ik had de mogelijkheid om vragen te stellen over de e-learningmodule en de oefeningen daarin.”

“Ik vond de e-learningmodule het meest waardevolle onderdeel van deze opleiding. Omdat je het over meerdere dagen verspreid kan doorlopen, kon de informatie ‘inzinken’. En elke keer moet je wat oefenen. Dat maakt het concreet en ik krijg dan het gevoel dat ik echt wat leer.”

“Klantgericht brieven schrijven blijkt in de praktijk best lastig. Ik heb nog sterk de neiging te moeilijke formele woorden te gebruiken. Door dit traject te volgen heb ik duidelijke en eenvoudige tips gekregen hoe ik mijn brieven en e-mails kan verbeteren. Ik ben dit direct toe gaan passen en merk dat het mijn ‘klanten’ goed bevalt.”

“Ik vond het een inspirerende bijeenkomst en hoop dat veel collega’s daar gebruik van gaan maken. Iedereen is ermee geholpen dat wij korte, begrijpelijke brieven en e-mails schrijven. Dit geldt zowel voor de buitenwacht als voor de interne correspondentie.”

Het webtekstentraject zag er anders uit: 2 keer een dagdeel trainen. En voor de veelschrijvers een verdiepingstraining. Een paar reacties van cursisten:

“Wat ik goed vind aan de trainingen is dat we in goede ongedwongen sfeer creatieve teksten tot stand konden brengen. Goede interactie tussen docent en deelnemers. Voorbeelden kwamen uit de praktijk van onze provincie en dat maakt het nuttig. En de praktische benadering zodat bijvoorbeeld duidelijk wordt wanneer een tekst te plaatsen of wanneer niet.”

“Ik vond het een prettige training waar je weer even bewust wordt van hoe een tekst te plaatsen en voor welke doelgroep. En hoe je een zo’n goed mogelijk bereik/resultaat kunt halen. Het laat even zien dat taal leeft en geen statisch gebeuren is.”

Jullie hebben gekozen voor een combinatie van verschillende leermethodes. Hoe ziet dat eruit? “Zowel voor het verbeteren van de brieven en de e-mails als de GS/PS-nota’s zijn de cursisten gestart met een webmodule. Ieder kon deze module doorlopen op een zelfgekozen moment en plek. Die module duurde ongeveer 2,5 uur. Na een individuele eindopdracht volgde iedere cursist in een groep een plenaire workshop. Tot slot brachten ze het geleerde weer in de praktijk door een zelfgeschreven nota, brief of e-mail op te sturen naar de trainer. Ieder ontving feedback op zijn eigen tekst in een videoboodschap. Het voordeel van de webmodule is dat de cursisten goed voorbereid naar de workshop kwamen. Zij konden bijvoorbeeld al gerichte vragen stellen, omdat ze al kennis hadden gemaakt met een deel van de theorie. De cursisten stellen dit wel op prijs, merk ik. Want zo kunnen zij in een korte tijd veel behandelen. Dat is wel prettig.”

De medewerkers zijn niet verplicht om deze trajecten te volgen. Toch schreef iedereen zich in. Hoe ontstond dit enthousiasme? “Dankzij de hoofden van de eenheden. Wij hebben tijdens het concernmanagementoverleg een indringend beroep op hen gedaan. Daarnaast neemt de directie de kwaliteit van de stukken mee in de werkplangesprekken en de voortgangsgesprekken met de eenheden. Dat heeft ook geholpen.”

Jij en je collega zijn tijdens iedere training over de nota’s aanwezig, waarom? “Zo blijven we betrokken en betrekken we de medewerkers ook bij het definitief vormgeven van het proces en de formats voor de verschillende soorten nota’s. We staan open voor suggesties. Ze kunnen al hun vragen aan ons stellen. We gaan ook met de coaches een soort intervisiegroepje starten. Zo blijven we van elkaar leren. Datgene wat we vertellen over de stukkenstroom gaan we overigens ondersteunen met een animatie die Loo van Eck gaat maken. Dat is efficiënter en heel duidelijk.”

Mooie projecten. Maar gaan jullie ervoor zorgen dat deze investering ook blijvend rendeert? “Dat verschilt per communicatiemiddel. Voor de nota’s hebben we een heldere instructie op intranet gezet. Iedere beleidsschrijver kan die altijd raadplegen. Daar vinden zij ook de checklist voor een goede nota. Verder hebben we een meetlat laten ontwikkelen, een instrument dat auteurs kan helpen om een duidelijke nota te schrijven. Maar ook coaches kunnen daarmee objectief beoordelen of een nota voldoet aan die checklist. We motiveren de schrijvers verder met acties als ‘de nota van de maand’. Natuurlijk wil iedere schrijver die eer ontvangen: even in het zonnetje staan en een plekje in ons personeelsblad.”

En voor de brieven en e-mails? “Voor de brieven en e-mails hebben we Loo van Eck een uitgebreide interactieve handleiding laten schrijven en vormgeven. Daarin vinden de collega’s niet alleen snel alle criteria voor een goede brief of e-mail. Maar ook een korte uitleg waarom we dat zo afspreken en hoe dat er dan in de praktijk uitziet. Een praktisch naslagwerk van het opleidingstraject. Maar tegelijkertijd een effectief borgingsmiddel. En we leiden dus coaches op, waar iedere schrijver terechtkan met vragen over zijn teksten. De coaches houden de kwaliteit in de gaten.”