De Haarlemse contracten

voor beheer & onderhoud

Enschede

28 mei 2015

Herman Wals

26 september 1965

Inhoud

Uitgangspositie

Werken in regie

Contractstructuur

Kenmerken

Domeinen

Spaarnelanden

Contractbeheersing

Proces & planning

Risico’s (1)

Uitgangspositie (1)

Anno 2000

traditionele, technische georiënteerde vakafdelingen

Civiel & Haven ♦ Natuur & Landschap ♦ RATD ♦ Verkeer & Vervoer

iedere afdeling voor zich ► openbare ruimte als optelsom

omvangrijke eigen onderhoudsploegen

intuïtief en incident-gestuurd beheer & onderhoud ► opzichter

geen beheerinstrumentarium

organisatie ► operationeel ♦ technisch ♦ monodisciplinair

Bomenploeg (1959)

Optelsom

Uitgangspositie (2)

Anno 2000

management stuurde op budget

geen verantwoording prestaties + effect

vervangingsinvesteringen ad hoc

geen areaalmutaties

jarenlange bezuinigingen

achterstallig onderhoud ► 84 miljoen euro

Rekenkamercommissie-onderzoek naar oorzaken achterstand (2005)

bewuste keuzen gemeenteraad

geen (adequaat) beleid ♦ ontoegankelijke cijferbrij

Risico’s (2)

Werken in regie (1)

Uitwerkingsplan GOB (december 2012)

ontstaan uit Stedelijke Projecten + Wijkzaken

ingangsdatum GOB 1 mei 2013

twee pijlers ► gebiedsgericht werken ♦ werken in regie

vermindering aantal fte’s

beheer- + planningstaken op afstand

concentratie op regie- + sturingstaken

professioneel contractmanagement

technische expertise blijft voorhanden bij gemeente ► gericht op

opdrachten geven, niet op zelf doen

Het organisatiemodel

Of zo…

Risico’s (3)

Werken in regie (2)

Dagelijks onderhoud anno 2014

takenpakket was nog op oude organisatie afgestemd

ondoorzichtig geheel van contracten

25 overeenkomsten met Spaarnelanden ► op vier niveaus

ruim 50 contracten met marktpartijen

arbeidsintensieve frequentiebestekken

dagelijks beheerders besteedden meeste tijd aan meldingen

RAW-bestek

Werken in regie (3)

B&W-nota Uitwerking B&O-contracten (februari 2014)

een bundeling van werkzaamheden in de openbare ruimte

die leidt tot verschuiving van taken naar marktpartijen

die de gemeente in staat stelt haar regierol op te pakken

en door middel van aanbesteding

een optimale balans tussen prestaties, prijs en kwaliteit bereikt

Aanpak

opdrachten geclusterd in samenhangende domeinen

per domein een DVO ► DDO

gunnen van B&O aan één opdrachtnemer per domein

verdeling van de domeinen over marktpartijen en Spaarnelanden

totale volume DVO’s Spaarnelanden blijft gelijk (29,5 miljoen euro)

Werken in regie (4)

Aanscherping

domeingericht contracteren en gebiedsgericht sturen

relatie tussen dagelijks onderhoud en groot onderhoud

van inspanningsverplichting naar resultaatsverplichting

kiezen voor de van-gevel-tot-gevel benadering

financiële taakstelling meegeven aan domeincontracten ► kadernota

2014 ► kwaliteitsniveau omlaag

Domeinen en gebieden

Kwaliteitsambitie

Risico’s (4)

Contractstructuur

Opbouw DDO’s

basisovereenkomst ► juridische mantel

vraagspecificatie algemeen ► geest van de overeenkomst

vraagspecificatie processen ► uitvoering van de overeenkomst ►

facturering ♦ wijzigingen ♦ meldingen ♦ schades ♦ rapportages ♦

inspecties ♦ enzovoort

vraagspecificatie resultaten ► resultaatbladen

looptijd vier jaar + (twee keer) verlenging van twee jaar

identieke opzet voor Spaarnelanden + marktpartijen

convenanten Spaarnelanden versus DDO’s ► allonge

DDO

Domein DienstverleningsOvereenkomst

Haarlem

BASISOVEREENKOMST

Annexen

Bijlagen

Vraagspecificatie

“Processen”

(deel B)

Vraagspecificatie

“Algemeen”

(deel A)

Vraagspecificatie

“Resultaten”

(deel C)

Procesbladen Resultaats

bladen

Procesblad meldingen

Resultaatblad wortelopschot

Risico’s (5)

Kenmerken (1)

contractpartner neemt verantwoordelijkheid voor domein

van voorschrijven naar samenwerken

verschuiving van beheer- en planningstaken naar marktpartijen en

Spaarnelanden

behandeling van meldingen + schades

verantwoordelijkheid voor inspecties + schouwen

kennispartner ► advisering + meedenken

maatschappelijke + bestuurlijke gevoeligheid

afstemming met andere opdrachtnemers ► BAM neemt voortouw

Kenmerken (2)

realiseren vastgesteld kwaliteitsniveau

taakstellende budgetten ► geen geld meer bij gemeente

geen meerwerkfacturen!

kwaliteitsborgingsplan voor hele contractperiode

jaarlijks uitvoeringsplan

rapportages door marktpartij/ Spaarnelanden

audits namens gemeente door ingenieursbureau

beoordeling uitvoering contract + samenwerking

escalatieladder

als werkwijze aan eisen voldoet ► vertrouwen in goed eindresultaat

Relatie tussen plannen (BAM)

Samenwerkingsmonitor

Hoofdthema Onderdeel

1. Hoe doordacht en realistisch

is het operationeel

uitvoeringsplan?

2. Hoe wordt het operationeel

uitvoeringsplan nageleefd?

1. Hoe wordt de samenwerking

(partnerschap) tussen OG en

ON ervaren?

2. Hoe worden de meldingen

verwerkt door ON?

3. Hoe behartigt de ON de

belangen van de OG?

1. Is de ON zelfsturend en

handelt pro-actief?

2. Werkt de ON volgens het

kwaliteitborgingsplan?

Veiligheid en

gezondheid

1. Hoe gaat de ON om met de

aspecten veiligheid en

gezondheid?

1. Hoe gaat de ON om met de

leefbaarheidsaspecten (overlast

voor omgeving)?

2. Hoe wordt omgegaan met

duurzaamheid en

milieuaspecten?

Revisies en

(bewijs)documen

ten

1. Hoe gaat de ON om met het

verwerken van mutaties in

gemeentelijk registratie systeem

Planmatig

werken

Beoordeling

Pro-activiteit en

samenwerking

Deskundigheid

en kwaliteit

Houding naar de

omgeving

Toelichting

Risico’s (6)

Domeinen

Markt

openbare verlichting (perceel) ► Volker Infra

VRI’s (perceel) ► Vialis

civiele kunstwerken + oevers (perceel) ► Volker Infra

beweegbare bruggen (perceel) ► Strukton

riolering + grondwater ► BAM

asfalt + markeringen (perceel) ► BAM

Spaarnelanden

afval & reiniging

elementenverhardingen + straatmeubilair (perceel)

groen & spelen

parkeren

coördinatie piket & meldingen

wagenparkbeheer

Risico’s (7)

Spaarnelanden (1)

Startproblemen

RATD (2005) ♦ SBH (2009)

budgetten overgeheveld, maar prestaties niet omschreven

meerwerkfacturen

‘rugzakjes’

niet marktconform

monitoring + rapportages ▼

weinig assertief opdrachtgeverschap

Gemeenteraad

motie van ChristenUnie over Spaarnelanden (30 oktober 2014)

voor eind 2014 duidelijkheid over status van convenanten

voor de zomer van 2015 toekomstscenario’s

Spaarnelanden (2)

Nieuwe start

hergroepering van domeinen

‘inbesteding’

inschrijven zoals bij marktpartijen

beoordelingsteams

Plan visie nieuwe taken ▲ ♦ Transitieplan ▼

operationeel sterker geworden

meldingen onder controle

gesteggel over kleine aanpassingen

geen staat van hoeveelheden, maar afspraak over kwaliteit areaal

tactisch niveau moet nog verbeteren

Sturingsdriehoek

Risico’s (8)

Contractbeheersing (1)

contractdriehoek per domein ► procesmanager ♦ technisch adviseur ♦

beheerder gebied √

operationeel overleg √ ♦ tactisch overleg √ ♦ (strategisch overleg) (√)

implementatieadviseur √

auditbureau PHBM + PPES √ ► systeemtoets (√) ♦ procestoets (√) ♦

producttoets (√) ♦ resultaattoets (√)

opstellen risicodossiers (√)

dagelijks beheerders voeren resultaattoetsen buiten uit (√)

cursus SCB in 2014 als opmaat √

opleidingen + trainingen medewerkers ► menukaart

contractbeheersingsplan (√)

Contractbeheersing (2)

De regieacademie

Risico’s (9)

Proces (1)

definitiefase (zomer 2013 – maart 2014)

van onderop ▼

Van de Bunt

voorbeelden bij andere gemeenten ▼

second opinion Haskoning DHV

ontwerpfase (maart – augustus 2014)

taskforce 1.0

contractsystematiek ► UAV-gc 2005

Cyber + Aratis

arealen + kostenkengetallen ► normbudgetten

overdrachtsdocumenten met nulsituatie

Proces (2)

aanbestedingsfase (september – december 2014)

Europees niet-openbaar aanbesteed ► vijf partijen per domein

inbesteding Spaarnelanden

inschrijvingen ► beoordelingsteams per domein

ondertekening 19 december 2014

uitvoering (januari 2015 – december 2018)

transitieperiode ► inrichting processen ♦ meldingen ♦ incidenten

kwaliteitsborgingsplan ♦ operationeel uitvoeringsplan

monitoring & evaluatie (idem)

risicodossiers

rapportages contractpartij ► kwartaal ♦ tweewekelijks operationeel

toetsen door auditbureau

Consistoriekamer

Rekenmatrix EMVI-score K&O Criterium subcriterium

100%

Maximale kwaliteitswaarde

Beoordelingscijfer in concensus bepaald

Behaalde kwaliteitswaarde

Totalen

1. Samenwerking & Partnering

1A. Visie op samenwerking en partnering

55%

35,00% € 210.000 7 € 52.500

1B. Scope-, beleids- en budget- wijzigingen

15,00% € 90.000 6 € 0

1C. Efficienty in werkwijze 5,00% € 30.000 7 € 7.500

2. Pro-actief, risico-gestuurd en domeinoverstijgend handelen

2A. Pro-actief en risico-gestuurd handelen

28%

15,00% € 90.000 8 € 45.000

2B. Domeinoverstijgend handelen 12,50% € 75.000 7 € 18.750

3. Transitieperiode en 0-meting

3A. "Nul-meting"

12,5%

7,50% € 45.000 8 € 22.500

3B. Werkzaamheden in Transitie- periode bij start DDO

5,00% € 30.000 8 € 15.000

4. Domeinspecifiek 4A Meenemen personeel 5,0% 5,00% € 30.000 6 € 0

20% van de aanneemsom > € 600.000,00

€ 161.250

Kwaliteitswaarde prestatiecriterium SROI: 5% boven het minimum van 5% € 7.900,00 € 39.500

Totale kwaliteitswaarde € 200.750

Aanneemsom voor Domein voor de totale looptijd van de DDO KW&O 4

€ 690.000,00 + extra wzh: € 410.000,00 € 3.170.000

Fictieve inschrijvingssom (aanneemsom minus Totale kwaliteitwaarde) € 2.969.250

Toetscyclus (PHBM♦PPES)

Ondertekening (19 december 2014)

Risico’s (10)

Achter de etalage (1)

kleine aannemers kansloos?

transitiefase!

areaal eigen maken ► aanvullingen op nulmeting

meldingen onder controle krijgen

systemen gemeente niet ingericht op gebruik door

contractpartners

lager kwaliteitsniveau kan afstralen op B&O-contracten

scharrelruimte is verdwenen ► evenementen

discussie met Spaarnelanden op paaltjesniveau

calamiteiten ► Schoterbrug ▲ ♦ Nieuwe Gracht ▼

Meldingen onder controle (krijgen)

Schoterbrug

Nieuwe Gracht

Achter de etalage (2)

contractmanagers, technisch adviseurs + beheerders in hun

rol krijgen

contractdriehoeken nog sterk operationeel gericht

bij beheerders spagaat tussen gebied en stadsbreed domein

van hit & run ► nadenken

‘daar ben ik niet meer van’ ♦ ‘daar hebben we geen geld

meer voor’

verschil in abstractieniveau tussen gemeente en BAM enz.

zakelijker opstelling nodig ► ‘persoonlijk leiderschap’

niet alleen kennis, maar ook vaardigheden verbeteren en

versterken

Risico’s (11)

Taskforce 2.0

‘inregelen’ B&O-contracten

operationele overleggen gestart

toegang regelen voor meldingen, GBI enz.

duidelijkheid creëren ► meldingen ♦ schades ♦ evenementen ♦ VTW’s ♦

inspecties enz. ► werkoverleggen ♦ spreekuur

begeleiding Spaarnelanden ► spreekuur

cursussen + trainingen ► menukaart

sleutelen aan houding & gedrag

start auditbureau ► risicosessies ♦ toetsen

inhuren operationeel contractbeheerder

POW-projecten

ontwikkelprojecten

Risico’s (12)