De digitalisering van ons beroep komt in een ... · Misschien werken we al digitaler dan we ......

HET DIGITALE TRAJECT : MIJN KANTOOR IN VERANDERINGDe digitalisering van ons beroep komt in een

stroomversnelling

Rolf Declerck

7Audio = kanaal

1Zijn wij klaar voor de

technologische evolutie ?

4

WELKE SECTOREN GINGEN ONS REEDS VOOR ? Digitalisering is disruptief …

Het digitale traject : mijn kantoor in verandering


5

Cijferberoepers riskeren digitale trein te missenEnquête ondernemersorganisatie NSZ van 13/9/2017• Bevraging van 1069 cijferberoepers = «representatief»• Digitale transitie is volgens cijferberoepers de op één na de meest belangrijke

uitdaging voor de volgende jaren (na versterking expertise omwille van steedstoenemende reglementatie complexiteit) = « bewustwording »

• Sleutelbevindingen : Slechts 12 % van de boekhoud- en accountancykantoren is al volledig gedigitaliseerd

Accountants blijken koele minnaars van e-facturatie → BINNENKORT START NIEUWE INITIATIEVEN

“Papierlozen kantoren” niet vanzelfsprekend

Reeds 52 % van de cijferprofessionals heeft zijn kantoor gedeeltelijk gedigitaliseerd 14 % heeft nog geen enkele digitale stap gezet ... 9 % beschouwt digitalisering als een bedreiging voor het beroep 16 % betreurt de extra kosten die digitalisering met zich mee brengt 50 % van de cijferberoepers geeft aan de afgelopen jaren tot 25 % papier te hebben

geëlimineerd Slechts bij 8 % is 75 % of meer van hun dossiers ondertussen gedigitaliseerd –

opgegeven reden : klanten willen nog steeds graag of uit gemak alles op papier


6

Trends in de marktEnquête Xero “State of Accounts” : “What UK accountants and smallbusiness owners think about recent technological changes and the futureof accounting”

• 30 % van de KMO’s zetten accountants bovenaan de lijst van belangrijkste adviesverlenerbinnen een bedrijf

• 56 % van de KMO’s vragen accountants om hulp met taken die buiten het vakgebied vanboekhouding vallen

• 83 % van de accountants gelooft dat het begrijpen van technologie even belangrijk wordt alsvakinhoudelijke kennis

• 59 % van de KMO’s denken geen accountant meer nodig te hebben binnen 10 jaar

Conclusies

• De deur voor advies staat open → de cijferberoeper als “business coach” en “trusted adviser”• De technologische evolutie dwingt de cijferberoepers om zich aan te passen aan (of voor te

bereiden op) de veranderde klantenverwachtingen• Dit is een “cultuurwijziging”

Gaat traag → begin er op tijd aan Natuurlijke weerstand voor de veranderingen ingevolge de technologische evolutie is normaal, maar

“niets doen is achteruit gaan” Geen “big bang”, maar “stap voor stap”


7

Veranderde klantenverwachtingen : van input naar advies

Traditionele accountant Accountant van de toekomst

KalendergebaseerdOp vaste tijdstippen krijgt de klant een

rapportering

Proactieve monitoringKlant krijgt toegang tot online en up-to-date inzicht in zijn cijfers wanneer hij deze nodig

heeft (bv. bij investeringsbeslissing)

Wirwar van dataVerschillende databronnen : boekhoudpakket,

Office (Excel, Word, …), specifieke software (Accon, Superfisc, CRM, …)

Link tussen alle databronnenAlle data terug te vinden op één plaats

Focus op outputDe klant verwacht correcte financiële

rapporten

Focus op adviesklant verwacht grondige analyse gebaseerd op

actuele financiële gegevens en prognosses


8

Hoe zit het internationaal ?

• Ook IFAC (“International Federation ofAccountants”), waarvan de beroepsinstituten (IAB,BIBF en IBR) lid zijn, ondersteunt digitale evolutie inons beroep

• Strategisch plan voor de jaren 2016-2018 wil hetwereldwijde accountantsberoep voorbereiden op deonvermijdelijke turbulentie en de bijhorende kansendie zich aanbieden


9

Quotes

“HET BOEKHOUDWERK VERDWIJNT BEETJE BIJ BEETJE. VANDAAG DE DAG NOG TRAAG, IN DE NABIJE TOEKOMST SNEL TOT ZEER SNEL”

(D. Claeys, Business Analyst Lead bij Vandelanotte)

NIET KIEZEN IS VERLIEZEN (“sense of urgency”)

VRIJE BEROPEN BESTAAN DANZIJ HUN CLIËNTENCLIËNTEN BESTAAN NIET DANZIJ DE VRIJE BEROPEN (veranderde

klantenverwachtingen)


10

Welke banen verdwijnen de komende 20 jaar ?


11

Hoe groot is de kans dat deze jobs in België zullen verdwijnen ?

Volgens de VDAB-expert gaan steeds meer bedrijvenbewust op zoek naar gespecialiseerde profielen. Zewillen geen gewone boekhouder, maar zoeken eenhooggespecialiseerde accountant die kan omgaanmet de modernste boekhoudsoftware.


12

Mijn accountant, mijn partner in business ?


13

Mijn accountant, mijn partner in business ?


14

Welke producten en/of methoden hebben toekomst in een MKB-accountantskantoor van de toekomst ?

Bron: “Het accountantskantoor van morgen” door J.B.M. (Hans) Schillemans


15

Hoe technologie een nieuwe dimensie kan geven aan je service … zoek de opportuniteiten van digitalisering

• Wanneer heeft je cliënt je zelf gecontacteerd inzake devolgende opportuniteiten?

• Voorafbetalingen? Cfr. “zomerakkoord”: vermeerdering = 6,75%• Kapitaalvermindering artikel 537 WIB na 4/8 jaar?• Uitkering dividend afkomstig uit liquidatiereserve na 5 jaar?• Kapitaalvermindering voor 1/1/2018 (inwerkingtreding “Zomerakkoord”?• Tax shelter als alternatief voor betalen VenB?• …

• Stel dat er tools zouden zijn die ons ondersteunen in eengerichte selectie van dossiers teneinde meer proactief tekunnen handelen …

• “Traditionele” taken van de cijferberoepers wordengeautomatiseerd, maar dit staat niet gelijk met uitholling vanhet beroep

• David Autor (econoom): “Er is een onderscheid tussenautomatisering die arbeid vervangt en automatisering diewaarde toevoegt”

• De “realtime connected accountant” of “robo-accountant” (LeviMorehouse): inzet van technologie om expertise te versterken

2Efficiënte kantoor-

organisatie

Paperless Office &

kantoororganisatie


17

Voordelen van digitaliseren

• Minder ruimtebeslag• Dossiers gaan niet meer verloren• Minder foutgevoelig• Milieuvriendelijker → besparing op papierverbruik,

verplaatsingen ...• Makkelijker van thuis uit werken• Iedereen kan alles raadplegen• Sneller en makkelijk opspoorbaar → tags minder

nood aan papierklassement• Veiligere archivering• Kwaliteitsverbetering• Flexibiliteit (van “9 to 5” naar “anytime, anywhere”)


18

Misschien werken we al digitaler dan we zouden denken

Voorbeelden van “paperless” gebruik :• Aangifte personen-/vennootschapsbelasting via

internet (Tax-on-web / Biztax)• Intervat & VAT listing – intrastat• Indienen fiscale fiches 281.20 – 281.50 (Belcotax)• Aangiftes in de bedrijfsvoorheffing (Finprof)• Aangiftes in de roerende voorheffing (RV-on-web)• Neerlegging van de jaarrekening via internet (Accon)• E-delivery van loondocumenten• Digitale databanken (Monkey, Fisconet, Amadeus, ...)• Inschrijvingen / wijzigingen en schrappingen in het

Ondernemingsloket• ...


19

Gevolgen & risico’s• Beveiliging pc en servers : zeer belangrijk !• Mogelijke bedreigingen

Spam Virussen zoals vb. cryptolocker die bestanden

“gijzelt” Phising : proberen codes en paswoorden te stelen Datadiefstal ...

• Neem hiertegen de nodige maatregelen (up-to-dateantivirus, firewall, paswoordenbeleid, goededatastrctuur met rechten, back-ups, ...)


20

Hoe deze doelstelling realiseren ?


21

Verschillende stappen

• Organisatie van bestanden• Briefwisseling• Twee schermen• Informaticatoepassingen

Communicatie met klanten Gebruikte zoekmodules Taakbeheer Klantenbeheer Bestanden versturen Paperless Office

• Modeldocumenten• Be-excellent


22

Vragenlijst kwaliteitstoetsing


23

Organisatie van bestanden• Permanent dossier

Bron: Enquête IAB “Inventaris van de meest interessante software voor het beroep” van 24 september 2015


24

Organisatie van bestanden• Werkdossier

Bron: Enquête IAB “Inventaris van de meest interessante software voor het beroep” van 24 september 2015


25

Organisatie van bestandenWerk met een eenvormige dossierstructuur

• Waar bewaren ? Fysiek in kast/individuele PC/centraleserver op kantoorniveau/in de cloud?

• Structuur is nodig:• Vaste structuur per klant : A → Z• Vaste structuur per type klant :

ParticulierenEenmanszkakenVennootschappen

− VenB− BNI

• Vaste structuur per type werkzaamhedenPeriodieke werkzaamheden (Compliance)Eenmalige werkzaamheden (Advies)


26

Organisatie van bestandenWat zijn de voordelen van de eenvormigedossierindeling ?• Bevordering van de kwaliteit van de dienstverlening

door goed gedocumenteerd dossier : alle benodigdeinformatie beschikbaar op één plaats

• Samenwerking binnen het kantoor : Nazicht door dossierverantwoordelijke makkelijker

indien meerdere medewerkers betrokken Bij interne overdracht dossier, snellere inwerking in

dossier mogelijk

• Overdracht van dossiers aan confrater : Sneller en eenvoudiger (cfr deontologische

verplichting) Basis voor te dagtekenen inventaris reeds

bestaande (cfr deontologische verplichting)


27

Organisatie van bestanden• Moeilijkheden overwinnen

Extra tijdsbesteding bij de dossiersamenstelling ?Is investering voor later

Hoe draagt een eenvormige dossierindeling bij totkwaliteit van de geleverde diensten ?Inconsistentie in informatie of ontbrekendeelementen tijdig ontdekken

Hoe kan een uniforme dossierindeling bijdragen totde beperking van mijn beroepsaansprakelijkheid ?Beperking risico verkeerde beoordeling bij goedgedocumenteerd dossier


28






29

Briefwisseling • Gebruik scanner “All-in-one kopieertoestel”

Ontvangen documenten :

− Van klanten / overheidsdiensten inscannen onmiddelijk bewaren (ook mails)

− Originele documenten → terug naar klant

Uitgaande briefwisseling

− Inscannen / digitaal ondertekenen / bewaren− Onmiddellijk bewaren (mails)


30

Briefwisseling • Archiveren van mails

Voordelen : Alle belangrijke mails zijn eenvoudig terug te vinden Alle correspondentie per klant / project / onderwerp

te zien Collega’s kunnen de mails lezen Mails blijven te openen, te beantwoorden, door te

sturen

Voorbeeld : MailToFile


31






32

Twee schermen• 2 schermen

Minder nood om documenten te printen Eenvoudig vergelijk van gegevens Tijdsbesparing → beter multi-tasken


33






34

Informaticatoepassingen – klanten

• Communicatie : Welke software gebruikt u voorcommunicatie met klanten ?

2,55%1,27%3,82%

10,19%

1,27%3,18%

22,93%21,02%

12,10%

2,55%2,55%3,82%

8,28%

3,82%0,64%

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

Bron : Enquête VABF april 2017


35

Informaticatoepassingen – zoekmodule

• Welke algemene zoekmodules gebruikt u op kantoor ?

35,05%

1,03% 2,06%

14,43% 14,43%

28,87%

4,12%

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

35,00%

40,00%



36

Informaticatoepassingen – zoekmodule

• Welke fiscale zoekmodules gebruikt u binnen uw kantoor ?

11,98%

3,13% 3,65%

7,29%

2,60%4,17%

9,38%

6,25%

8,85%

5,21%

18,23%

9,38% 9,38%

0,52%0,00%

2,00%

4,00%

6,00%

8,00%

10,00%

12,00%

14,00%

16,00%

18,00%

20,00%



37

Informaticatoepassingen – taakbeheer

• Takenopvolging (op kantoorniveau, tussen medewerkersonderling)Hoe behoudt u het overzicht over al uw klantendossiers enstatus van de werkzaamheden ?

Welke? Zie volgende slide

Bron : Enquête IAB « Inventaris van de meest interessante software voor het beroep » van 24 september 2015


38


• Welke software gebruikt u op kantoor inzake taakbeheer ?



Syneton (Admin Consult, Admin IS …)

33%

Eigen software12%

MS Excel30%

Kluwer Office6%

Afas2% Eigen software

12%

Anders:5%


39

Informaticatoepassingen –klantenbeheer

• Klantenbeheer : Hoe beheert u uw klanten ?Hoe houdt u bij wie uw klanten / contactpersonen zijn,adres, telefoon nummer ...





40


• Welke software gebruikt u op kantoor inzakeklantenbeheer ?



Syneton (Admin-Consult, Admin

IS,…)47%

MS Excel32%

Kluwer Office4%

Teamleader2%

Eigen software15%


41

Informaticatoepassingen – bestanden versturen

• Welke software gebruikt u om grote bestanden teversturen?



26,26%

1,01%

4,04%6,06% 5,05%

21,21%19,19%

7,07%

1,01% 2,02% 1,01%3,03% 3,03%

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%


42

Informaticatoepassingen – paperless office

• Welke software gebruikt u als ondersteuning naar een“paperless office” ?



19,38%

2,33% 3,10%

13,18%12,40%

4,65%

7,75%

4,65%2,33%

3,88%

10,08%12,40%

3,88%

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%


43


• Welke software gebruikt u voor het doorsturen van fiches281.xx ?



5,36%

10,71% 8,93%

41,07%

3,57%

12,50%

1,79%

16,07%

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

35,00%

40,00%

45,00%


44


• Welke software gebruikt u voor belastingberekeningen ?



35,29%

15,69%

1,96% 1,96%

5,88%

17,65%

5,88%3,92% 3,92%

1,96%

5,88%

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

35,00%

40,00%


45


• Welke software gebruikt u voor het opmaken van de neerte leggen jaarrekening ?



8,16%

4,08%

28,57%

32,65%

2,04%

16,33%

8,16%

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

35,00%


46


• Maakt u gebruik van digitale bestanden (zoals CODA) omde financiële transacties te verwerken ?




47


• Maakt u gebruik van digitale bestanden (zoals CODA) omde financiële transacties te verwerken ? Ja, met behulpvan :




48


• Verwerkt u de aankoop- en verkoopfacturen digitaal ?(Scanning, OCR ...)




49


• Verwerkt u de aankoop- en verkoopfacturen digitaal ?(Scanning, OCR ...)



Ja, voor alle cliënten

15%

Ja, enkel voor cliënten die dit

vragen19%

Ja, enkel voor de cliënten die wij zelf selecteren

22%

Neen44%


50

Informaticatoepassingen – paperless office • Hoe helpt u uw klanten (of uzelf) om de juiste software te kiezen ?

1. Praat met uw klant• Als accountant weet u welke sleutelelementen er nodig zijn binnen

accounting software Gebruikte zoekmodules• Kan een integratie met uw software ?

2. Laat een budget vaststellen (installatie, onderhoud, training, upgraden van dehuidige hardware)

3. Laat prioriteit geven aan essentiële taken• Maak een lijst op van de meest belangrijke functionaliteiten die

opgenomen moeten worden

Bron : « Softwarepakketten.nl – ICT Accountancy nieuwsbrief maart 2017 »


51

Informaticatoepassingen – paperless office • Hoe helpt u uw klanten (of uzelf) om de juiste software te kiezen ?

4. Waar moet de software gehost worden ?• Cloud computing – deze wordt benaderd via het internet• Desktop – geïnstalleerd op de computer• On-premise software – draait op een lokale server op uw locatie

5. Zorg dat er een hoog niveau van support is• Het selecteren en aankopen van software is een belangrijke stap, maar

slechts een begin van het proces• Er moet ondersteuning aangeboden worden tijdens de oorspronkelijke

planning, de implentatie, de eerste periode van gebruiken en de daaropvolgende jaren

Bron : « Softwarepakketten.nl – ICT Accountancy nieuwsbrief maart 2017 »


52

Conclusie • Bent u van mening dat klanten bereid zijn meer te betalen

voor de nieuwe dienstverlening ?

Bron : « Het accountantskantoor van morgen » door J.B.M. (Hans) Schillemans


53

Conclusie • Hoe belangrijk vindt u rapporteringsinstrumenten om de cijfers te

verduidelijken (1 = onbelangrijk/5 = heel belangrijk?

Bron : Symposium « Mijn boekhouder/accountant, mijn partner is business ? » Hogeschool Gent


54

Conclusie • Zou u het appreciëren mocht uw boekhouder/accountant u

wijzen op de mogelijke gevaren of negatieve evoluties vanuw cijfers ?

Bron : Symposium « Mijn boekhouder/accountant, mijn partner is business ? » Hogeschool Gent


55






56

Modeldocumenten • Modelbrieven aan klanten (bv. Btw-brief, T/L

aangifte, …)• Modeldocumenten voor ons kantoor

Contracten

• Modeldocumenten in Excel Voor jaarrekening en aangiftes

• Fiscale modeldocumenten Fiches, samenvattende opgave ...


57






58

Be Excellent

www.BeExcellent.be

Het platform “Be Excellent” is de online omgevingvoor het vastleggen, beheren en publiceren vanhandleidingen, documenten, tools, enz.

Een efficiënte ondersteuning bij het uitoefenen vanuw beroep als accountant en/of belastingconsulent

http://www.beexcellent.be/


59

BeExcellent.be


60

BeExcellent.be - Structuur

http://kantoor

.beexcellent.beIAB

KAN

TOO

R

Med

ewer

kers


61

‘Be Excellent’ – Voordelen van dit platform :

• Online en overal beschikbaar• Zeer duidelijke structuur van documenten en tools

IAB• Gebruiksvriendelijk• Direct zien wat is aangepat• Regelmatige updates van de inhoud• Tijdsbesparend• Verhoogde efficiëntie van organisatie kantoor• Mogelijkheid om eigen kantoorhandleiding op te

stellen op basis van handleidingen IAB• Autonomie met betrekking tot de aanvaarding van

wijzigingsvoorstellen van IAB• Handige zoekfunctie; niet meer lang zoeken op de

website


62

Digitalisering • Welke software gebruikt u voor uw Antiwitwaswetgeving /

Cliëntenacceptatiebeleid ?


21,21%19,19%

13,13%

17,17%

2,02%

9,09%

12,12%

5,05%

1,01%0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%


63



64



65

Conclusie

Digitalisering : waarom is het in je huiskamer 2017

maar op kantoor 1998 ?


66

Digitalisen van je kantoor is zoals de lenteschoonmaak : iedereen weet dathet moet gebeuren maar niet iedereen staat er om te springen

• Wat brengt digitalisering op ?

Efficiëntie (25% van werkdag bestaat uit het zoeken of herstellen vandocumenten, het verzamelen van papieren of het invoeren van data)

Delen en bewerken van informatie is eenvoudig In een gecentraliseerde omgeving kunnen bevoegde personen makkelijk

toegant krijgen en snel documenten terugvinden Door data te koppelen of prestaties van medewerkers digitaal te registreren,

verkrijgt men inzicht in het optimaliseren van de rentabiliteit van het kantoor Online opslag van documenten vergemakkelijkt de toegang (het volledige

kantoor is altijd en overal beschikbaar = flexibilteit) Medewerkers kunnen zich focussen op hun kerntaken (is geen bedreiging van

de job, laat toe om meer toegevoegde waarde te bieden voor de klant) Minder verspilling (besparen): in eerste instantie een investering, maar op

termijn een pak minder geldverslindende kostenposten (bv. Verwerkingstijdvan een handmatige factuur: 30 seconden; e-factuur: 2 seconden) + minderkans op fouten

Tot slot: digitalisering verhoogt ook duurzaamheid van het kantoor (minderpapier; minder onproductieve kantoorruimte; de vrijgekomen middelen kunnenanders worden ingezet)


67

Cijferberoepers dienen promotors te zijn van het digitaliseringproces

Onderzoek van Dienst AdministratieveVereenvoudiging (DAV) rond elektronische facturatie• 66 % van de cijferberoepers vindt dat zijn klant er niet klaar voor is• 55 % vindt dat papieren en elektronische factuur evenwaardig• 56 % van de economische beroepen vindt dat er bij e-facturatie meer werk komt bij

kijken• Amper 14 % is van plan om digitale factuur snel in te voeren bij zijn klanten

Conclusies

• Duidelijk koudwatervrees bij de cijferberoepers• IAB is zich bewust van deze problematiek en wil trendsetter zijn o.a. via nieuw e-

invoicingplatform, wat zal bijdragen aan digitalisering van de kantoren alsondernemers

• Cijferberoepers dienen voortouw te nemen in de digitale evolutie door ambassadeurte zijn ten opzichte van hun klanten → de cijferberoeper als “digitaal architect”

• Zal anders werken zijn, maar cijferberoepen zullen hierdoor hun belangrijke rol bijhet begeleiden van bedrijven kunnen spelen → de cijferberoeper als “businesscoach”


68

Vragen

DANK U

De digitalisering van ons beroep komt in een ... · Misschien werken we al digitaler dan we ......

Documents

Transcript of De digitalisering van ons beroep komt in een ... · Misschien werken we al digitaler dan we ......