Daiwa Living Co Ltd - D-RoomReporter マニュアル …...4 第0章 D-RoomReporter...

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D-RoomReporter マニュアル EASY 点検マニュアル

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D-RoomReporterマニュアル

EASY点検マニュアル

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目次

第0章 D-RoomReporter と Easy点検とは ......................................................... 4

D-RoomReporter とは .................................................................................................................................. 4

Easy点検とは ............................................................................................................................................... 4

点検報告書 .................................................................................................................................................... 4

第1章 建物管理巡回点検の業務全体の流れの確認 ................................................ 5

第2章 D-RoomReporterの使い方................................................................ 6

起動と終了 ..................................................................................................................................................... 6

物件一覧画面 ................................................................................................................................................ 7

巡回予定の基本操作 ..................................................................................................................................... 8

巡回予定の変更............................................................................................................................................. 9

巡回予定のコピー ........................................................................................................................................ 10

『定期巡回』と『定期清掃』について ............................................................................................................... 10

『グループ』機能について .............................................................................................................................. 11

スケジュールのエクセル出力 ........................................................................................................................ 11

空駐車場、空室情報の確認方法 .................................................................................................................. 12

第3章 Android端末(スマートフォン)の基本操作 .................................................. 13

電源の ON・OFF とスリープについて ........................................................................................................... 13

主要ボタン ................................................................................................................................................... 13

主な操作方法 ............................................................................................................................................... 14

第4章 Easy点検 ............................................................................ 15

起動とログイン ............................................................................................................................................. 15

巡回物件一覧画面 ....................................................................................................................................... 16

巡回項目画面 .............................................................................................................................................. 16

第5章 点検報告(D-RoomReporter) ............................................................. 19

都度点検報告 .............................................................................................................................................. 19

点検実績の編集........................................................................................................................................... 22

EASY点検から直接申請する ....................................................................................................................... 23

月次報告 ..................................................................................................................................................... 24

第6章 パートナー設定を行う ................................................................... 26

パートナー登録 ............................................................................................................................................ 26

パートナー物件振分け .................................................................................................................................. 26

パートナー操作 ............................................................................................................................................ 27

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第0章 D-RoomReporterと Easy点検とは

D-RoomReporterとは

巡回点検のスケジュール登録や、Easy点検での点検結果を元に、報告書を作成するパソコンのソフトです。

Easy点検とは

モバイル端末(スマートフォンやタブレット)を使って点検を

行います。その為のスマートフォン用アプリです。

点検項目を画面に表示でき、報告に必要な写真を撮影す

る事が出来ます。これで撮影した写真は D-RoomReporter

に転送され、自動的に報告書に張り付けられます。

点検報告書

D-RoomReporter と Easy点検を活用する事で、報告書の作成の手間が大幅に削減されます。また、点検を

行うと同時にほぼ自動的に報告書が出来るので、オーナー様に都度点検報告を行えるようになります。

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第1章 建物管理巡回点検の業務全体の流れの確認

新システム

業者様

オーナー様

業務委託契約改定書

スケジュール確認

業務契約登録

管理契約締結

点検項目決定

大和リビング

当社基幹

システム

当社基幹

システム

新システム

ワークフロー 施設管理担当者が

点検結果を確認

業務委託契約締結

(業者様)

巡回点検

スケジューリング

巡回点検

実施

点検結果から

簡単に報告書作成 新システム

施設管理担当者が

点検結果を確認 ワークフロー

オーナー様専用

WEB ページ

当面の間は報告書を送付

承認された点検結果を

オーナー様マイページに掲載(随時)

建物巡回報告書を

オーナー様専用 WEB ページで閲覧

委託契約

仕入

巡回点検

巡回報告

モバイル

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第2章 D-RoomReporterの使い方

D-RoomReporter で管理対象物件の確認と、巡回予定の登録を行います。この作業は巡回する前に事務所で

行います。すべての管理物件を表示でき、物件毎に点検、清掃などの管理契約、巡回頻度などを確認出来ます。

巡回予定登録画面はカレンダー形式なので、一か月の予定を一目で確認する事が出来ます。登録した巡回予

定は端末アプリの Easy点検に自動的に連携されます。

巡回点検終了後は、都度報告書を作成します。Easy 点検から点検結果と写真が転送されてきますので、ほぼ

自動的に報告書を作成する事が出来ます。

起動と終了

① 『D-RoomReporter』のアイコンをダブルクリックしま

す。

②ログイン ID とパスワードを入力して【ログイン】をクリックし

ます。

※【ログイン】ボタンをクリックする前に、「ログイン情報を保

存する」にチェックを入れることで次回からログイン ID とパス

ワードの入力を省くことが出来ます。

※D-RoomReporterを終了する際には、上部メニューから

【システム】-【アプリケーションを終了】を選択します。

ソフトウェアのバージョンアップ D-RoomReporter 起動時に左図のような画面が表示

された時は、【はい】をクリックしてソフトウェアを最新

のものに更新してください。バージョンアップは自動

的に行われます。

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物件一覧画面

D-RoomReporterを起動してログインすると、担当物件の一覧が表示されます。ここでは、特定の物件を検

索したり、物件毎に報告書を作成する事が出来ます。

巡回予定登録画面に切り替えます。

→次のページ『巡回予定登録の基本操作』へ

物件コード、物件名、住所等で物件を絞り込むこ

とが出来ます。

※半角カナの物件名での絞り込みが確実です。

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巡回予定の基本操作

巡回予定を登録します。基本的には一か月分の巡回予定を作成します。ここで登録した予定が Easy点検

に転送されます。

※予定外の巡回が発生した場合など、予定登録を行っていない物件にも都度設定で巡回する事は可能です

が、原則的には一か月分の予定を作成・登録してください。

①右枠に表示されている物件一覧から、巡回に行きたい日に、物件

を『ドラッグ&ドロップ』します。

②【スケジュール画面】が表示されますので各項目を入力して【OK】

ボタンをクリックしてください。

※スケジュール画面の各設定項目は必ずしも設定する必要はありま

せん。開始時刻などの設定が不要であれば、そのまま【OK】ボタンを

クリックしても予定は登録できます。

用語解説 : ドラッグ&ドロップ

画面上のマウスポインタが物件名に重なった状態でマウスの左ボタン

を押し、押したままの状態でマウスを移動(ドラッグ)させ、カレンダー

のマスの上でマウスのボタンを離す(ドロップ)ことです。

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巡回予定の変更

①登録した予定を変更したい場合は、カレンダー内で変更したい

物件をマウスで選択し、変更したい日にドラッグ&ドロップしてくだ

さい。

※巡回予定画面では「予定」「実施済み」「未実施」が色分けされていま

す。

「予定」 予定物件です。

「実施済み」 巡回実施済みの物件です。

「未実施」 巡回予定日を超えて巡回が実施されていない物件です。

②カレンダーのマス内や登録した物件名を右クリックするとメニュー

が表示されます。登録済み物件を削除したり予定を変更したりする事

が出来ます。

追加 新しい物件を選択して登録します。

編集 登録済みの予定を変更します。

削除 登録済みの予定を削除します。

③カレンダー表示とリスト表示を切り替えることも出来ます。リスト表示した時の色分もカレンダー表示と同じ意

味合いとなります。見やすい方で点検漏れ、スケジュール漏れが無いかを確認してください。

表示切り替えタブ

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巡回予定のコピー

巡回予定で入力したスケジュールを別の日にコピーし

た場合はルートコピー機能を使います。

ルートコピーボタンを押すとルート一覧画面が表示され

ますので、コピー先の日付にドラッグします。物件の一括

登録画面が表示されますのでコピーする、しないを物件単

位で選択します。

『定期巡回』と『定期清掃』について

大和リビングがお取扱いさせていただいている巡回点検契約には、『定期巡回』と『定期清掃』の二種類があり

ます。これらをそれぞれ個別に別の担当者(業者様)が実施する場合があったり、同一担当者が実施する場合が

あったり、巡回方法は多様となっております。それらすべてに対応すべく、巡回点検システムは『定期巡回』と『定

期清掃』を個別に管理しています。

スケジュール登録画面において、画面右の物件一覧には、二件の同

一物件コード同一物件名の物件が並んでいます。これらはそれぞれ、

一方が定期点検、もう一方が定期清掃になっています。(施設管理項

目の列で確認できます。)

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『グループ』機能について

D-RoomReporter にはスケジュールを見やすくするために

グループ分け機能があります。グループ分けを行う単位は

予定毎で巡回予定登録を行う際の画面で変更することが

出来ます。

また編集ボタンを押すとグループの設定画面が表示され新

しいグループ名の追加や削除を行えます。

新規作成 グループ名の新規作成

編集 グループ名の修正

削除 グループ名の削除

スケジュールのエクセル出力

巡回予定画面にある Excel 出力ボタンを押すことでスケ

ジュール表をエクセルに変換出力します。出力の際に

時刻などを表示するかのチェック画面が表示されますの

で必要に応じてチェックを付けて下さい。

Excel 出力ボタンを押す前にグループ検索を行

うと、 グループ毎のスケジュール表を出力するこ

とが出来ます。

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空駐車場、空室情報の確認方法

物件詳細より、現在の空室情報や空駐車場情報を確認できます。

①HOME画面【物件詳細】ボタンをクリックします。

②【空駐車場/空室/不具合】ボタンをクリックします。

③その他物件情報画面が表示されます。

空室に関する点検項目について

空室がなければ空き室に関する点検項目は表示され

ません。

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第3章 Android端末(スマートフォン)の基本操作

Easy点検はAndroid端末と呼ばれるスマートフォンもしくはタブレットで動作します。ここでは、Android端末のご

く基本的な操作方法を説明します。

電源の ON・OFFとスリープについて

1)【電源 ON】

電源が切れている状態で、右側面にある電源ボタンを数秒

間押し続けます。

※端末の種類によって電源ボタンの位置は異なります。

電源ボタンのマーク

2)【電源 OFF】

電源が入っている状態で右側面にある電源ボタンを数秒間

押し続けると左図のようなメニューが表示されます。「電源を

切る」をタップすると電源が切れます。

3)【画面非表示】

電源ボタンを軽く一回押すと画面が消え、待機状態になり

ます、再度電源ボタンを軽く押すと画面が表示されます。

※電源OFFから起動するには少し時間がかかりますので、

普段は画面非表示で利用します。携帯電話の待受け状態

と同じです。

主要ボタン

1)【ホームボタン】

ホーム画面(最初の画面)に戻るボタンです。

どのような画面が表示されていても、ホームボタンをタップ

すると最初の画面に戻ることが出来ます。

2)【戻るボタン】

1つ前の画面に戻るボタンです。

これら二つのボタンは常に同じ動作をし、多用しますので

覚えておいてください。

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主な操作方法

1)タップ

指で押す操作です。爪で押しても反応しないため、指の腹

で押さえていただくのがポイントです。

パソコン操作のクリックに相当します。

主に選択や起動、ボタンを押す際に行います。

2)フリック

指で押さえたままずらす操作(指の腹ではじくような操作)を

フリックといいます。パソコン操作のドラッグに相当します。

主に画面をスクロールする際に行います。

3)長押し

1 秒以上押し続ける操作を長押しと言います。パソコン操作

の右クリックに相当します。

長押ししたり、長押しして指を放したりしたときに、メニュー

が表示されることがあります。

Easy点検では写真を削除する際に行います。

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第4章 Easy点検

巡回点検に持って出るアプリが Easy 点検です。Android 端末のスマートフォンやタブレットで動作します。今ま

での紙のチェックシートに置き換わるものです。点検項目の確認から点検結果の入力、写真撮影まですべて

Easy点検で行います。

起動とログイン

①『EASY 点検』のアイコンをタップするとログイン画面が

開きます。

②発行されたログイン ID とパスワードを入力し、【ログイン】

ボタンをタップします。

※ログイン後に左図のような画面が表示された場合は

EASY点検を最新バージョンにバージョンアップする必要

があります。

【はい】をタップします。

【インストール】をタップすると自動的にアップデートが

始まります。

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巡回物件一覧画面

■起動直後の画面には、本日巡回を行う物件一覧が表示

されています。巡回を実施する為にはまず、点検項目を取

り込む必要があります。

①物件名をタップすると点検項目がダウンロードされます

(端末に取り込まれます)。物件名の横に虫眼鏡マークが表

示されていると点検準備が整っている事になります。

②再度物件をタップすると点検項目が表示されます。

※【本日の巡回登録】をタップすると、すべての物件の一

覧が表示されます。絞り込んで物件を一つ選択する事で

予定していない物件も巡回できるようになります。

巡回項目画面

■【物件情報】をタップすると物件の住所や配置図を確

認できます。

■開始時刻が表示されています。

初めてこの画面を開いた時刻が自動的に設定されてい

ます。変更したければ時刻をタップする事で変更画面が

開きます。

※開始時刻は報告書などには特に反映されませんが、

行動記録としてご利用ください。

■点検項目は最初、分類名だけが表示されています。

分類名(AA写真必須など)をタップすると、詳細な点検

項目が表示されます。

①点検を行いながら点検項目の左横にあるチェックボッ

クスをタップします。チェックマークが入り点検を行った事

になります。

※チェックボックスへのチェックは必ずしも行う必要はありませ

ん。点検完了後に報告を行う際には、ここにチェックが入って

いなくても「点検済み(異常なし)」として報告されます。

点検項目の展開表示

点検項目表示画面で右上のドットが縦に3つ並んでいる部分をタップすると【すべ

て展開】と【すべて縮小】という選択肢が表示されます。【すべて展開】を選択する

事で、隠れている点検項目を全て表示する事が出来ます。

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②点検項目に対して不具合があった場合は【NG項目】

をタップし、開いた『NG項目』画面で不具合リストから適

切な項目を選択します。

※ここで選択した NG項目は不具合として報告書に記載さ

れます。

③点検項目に対して写真撮影が必要な場合は、【写真】

ボタンをタップします。

写真撮影画面で【撮影】ボタンをタップするとカメラが起

動しますので撮影を行ってください。撮影すると下部の

写真リストに追加されます。

写真にはタグとコメントを設定することができます。

タグ:上段下段の二種類あり、あらかじめ設定された項目

から選択します。

コメント:自由にコメントを設定する事が出来ます。

タグを設定すると月次報告書にはタグの順番で写真が

並びます。例えば、「ビフォー」タグを設定した写真の後

ろに必ず「アフター」タグを設定した写真が並ぶようにな

ります。

■【フォルダ】ボタンをタップすると端末内の写真を選択

することができます。

■撮影した写真を削除する場合は削除したい写真を長

押ししてください。削除メニューが表示されます。

タグ

コメント

空室に関する点検項目について

空室がなければ空き室に関する点検項目は表示され

ません。

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④点検が一通り終了したら、点検項目リストの一番下に

ある【送信のみ(REPORTERから申請)】ボタンタップし

ます。点検結果が保存され、サーバーに写真と共に送

信されます。

※終了時刻は自動的に送信時刻が設定されますが、任意

の時刻を設定する事も出来ます。

⑤送信した物件は物件一覧に「済」と表示されます。

また保存した物件は「保」と表示され、ボタンが表示され

ていますので、【送信のみ】をタップすることにより送信す

ることができます。

※【申請】をタップするとワークフローに直接申請ができま

す。申請に関する操作は「第 5章 点検報告

(D-RoomReporter)」を参照の上、用途に応じてご使用くだ

さい。

送信・ワークフローへの申請も済んでいる

送信のみ

保存

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第5章 点検報告(D-RoomReporter)

都度点検報告

点検を行うたびに報告書を作成します。これは点検結果を確認、確定する作業で従来の報告書作成程の手

間はかかりません。点検結果や撮影した写真は自動的にパソコンに取り込まれています。ここで作成した報告

書は「都度点検報告」としてオーナー様がWeb上で閲覧できるようになります。

①物件一覧から、報告を行いたい(点検が終わった)物件

を選択して【物件詳細】ボタンをクリックします。

物件一覧のタイトル行の【前回実施日】をクリックするた

びに、前回実施日で物件が並び替えられます。多数ある物件

の中から、本日点検を行った物件を探し出しやすくなります。

②物件詳細画面が開き、巡回実績一覧が表示されていま

すので、報告する「巡回実績」を選択し【報告書作成】ボタ

ンをクリックします。

※報告書は管理契約ごとに出力する必要があります。

③点検項目を確認します。端末で NG

項目を設定した項目が「×」となり、それ

以外は「○」となっています。

点検結果を変更したい場合は、ここで【点検結果編集】ボタ

ンをクリックして編集画面を開きます。⇒「点検結果の編集」

を参照

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④タブを【写真】に切り替えると報告書に載せる写真を確認、

編集する事が出来ます。

「写真」画面では、左側に報告書に掲載される写真、右側には

報告に使用しない写真が表示されています。

右枠から左枠にドラッグ&ドロップする事で報告書に写真が

貼り付き、逆に左枠から右枠にドラッグ&ドロップする事で報

告書から写真が削除されます。報告書から削除しても右枠の

点検写真に移りますので、写真データが消えることはありませ

ん。

■右クリックメニュー

写真の枠内でマウスを右クリックする事でメニューが

表示されます。

【写真追加】デジカメなどで撮影した写真を 1 枚ずつ

追加することができます。

【写真一括登録】デジカメなどで撮影した写真を複数

追加することができます。選択画面でキーボードの

Ctrlボタンを押しながら選択して下さい。

【テキスト編集】コメント編集画面が開き写真のコメント

を編集する事が出来ます。

【報告書から外す】報告書から写真を外すことができ

ます。

【削除】写真を完全に消すことができます。

⑤報告書作成画面の右上段にあるコメントを入力します。

「ワークフロー申請コメント」-大和リビングに向けて

のコメントです。連絡事項などに使ってください。

「オーナー様へのコメント」-点検担当者からオーナ

ー様へのコメントです。積極的に活用してください。

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⑥最後に報告内容を再確認し、【報告書申請】ボタンをクリ

ックします。

※報告書申請すると、大和リビングの社内システムに転送され、

施設管理担当者に承認依頼されます。そこで承認されると

D-room倶楽部へ掲載されます。

報告書申請を行うと D-room倶楽部に掲載されている都度

点検報告の内容を確認することが出来ます。

※一度申請を行った都度点検報告は【申請済み PDFの確

認】より再確認することができます。

■コメント例文

点検の感想を気楽にコメントするイメージで積極的に入力しましょう。

「本日は気温が 34 度とうだるような暑い中での点検作業となりました。○○様も体調には十分お気をつ

けください。」

「台風の影響で敷地内に多数の飛散物が入り込んでいましたが、片付けた後は台風一過のようにスッキ

リしました。」

「今日は入居者の方から「ご苦労様」と言われ、いつも以上に張り切って点検してきました!」

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点検実績の編集

点検結果は端末上で入力、編集する事が前提ですが、D-RoomReporterを使ってパソコンで点検結果を修

正する事も出来ます。

①点検が終わっている物件の【物件詳細】から【報告書作

成】ボタンをクリックし、都度報告の確認画面を表示します。

ここから点検実績編集画面を起動します。

②「点検結果修正画面」では、点検項目ごとの NG項目が

すべて展開されて表示されます。さらに、複数棟ある場合

には、棟共通・棟個別項目もすべて展開されて表示されま

す。

※「点検結果修正画面」では○(問題なし)は「チェックがな

い状態」、NGは「✕」として表示されています。

点検結果を NGから○(問題なし)に変更するには、該当す

る点検項目行の状況欄をクリックし「✕」を外してください。

点検結果を○(問題なし)から NGにするには、該当する点

検項目の状況欄をクリックし「✕」を付けてください。

② 【確定】ボタンをクリックして点検結果修正画面を閉じて

ください。編集結果が報告書に反映されます。

■D-RoomReporterでの点検実績入力(点検用端末の故障時など)

原則として、点検には EASY点検端末を活用し、点検結果や写真は端末で行うようになっていますが、端

末の故障時などどうしても点検結果を端末で入力できない場合は、この点検実績編集機能で点検結果を

新規に入力する事も出来ます。

基本的な操作は実績編集と同じですが、下記の条件があります。

・端末での入力結果が無い場合は、すべての点検結果が空白となっています。

・D-RoomReporterで点検実績を入力した場合は、EASY点検での再編集は出来ません。

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EASY点検から直接申請する

基本的には端末のEasy点検で点検報告し、D-RoomReporterでワークフローへ申請するようになっていま

すが、D-RoomReporterにて点検内容を調整、追記する必要がない場合は EASY点検から直接ワークフロー

へ申請できます。

① 点検完了後、【申請】ボタンをタップします。

② 申請内容のプレビューが表示されますので確認します。

プレビュー画面での修正はできません。修正する場合

は【キャンセル】し、点検画面より修正してください。

③ 【コメント編集】をタップします。

「ワークフロー申請コメント」-大和リビングに向けてのコ

メントです。連絡事項などに使ってください。

「オーナー様へのご連絡」-点検担当者からオーナー様へ

のコメントです。積極的に活用してください。

④ すべて設定できれば【申請】ボタンをタップします。

※申請後でも、D-RoomReporter・EASY点検で再度修正・再申請していただくことは可能です。

※申請は取り消せません。正しい情報に修正してから再申請してください。

※写真の並び順の調整はEASY点検では行えません。D-RoomReporterにて行ってください。

■【申請】ボタンが押せないときは

【申請】ボタンが押せない場合があります。

二次請業者の場合は、モバイルから直接ワークフローへ申請できないよう設定されているためです。

この設定を変更するには「第6章 パートナー設定を行う」を参照ください。

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月次報告

都度報告を月ごとに集約します。月ごとにまとめた報告書PDFの作成が行えます。※ワークフローへの申請

は行えません。

①物件一覧画面で【月次報告】ボタンをクリックします。

②月内に点検を行った物件一覧が表示されていますの

で、月次報告を行う物件をダブルクリックします。

③月次報告書の内容を確認します。

※編集もできますが、ワークフローへの申請はできませ

ん。編集したものを再申請する場合は都度報告から編

集し、申請してください。

④オーナー様へのコメントを入力します。

「オーナー様へのコメント」は大和リビングの社員がオーナー様へのコメントとしてご利用ください。

■コメント例文

大和リビングの施設管理担当者が修繕のご提案などを行う事を想定します。

「いつもお世話になっております。大和リビングの○○です。駐車場のフェンスに破損が見つ

かりました。外部からの目立つ場所が破れており、修繕が必要かと思われます。後日ご相談に

伺いたいと思いますので、追ってご連絡致します。」

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⑤ 必要があれば、【月次報告書PDF作成】をします。

同じものを印刷する場合は【申請済み PDF の確認】より再

印刷することができます。

■月次報告書の表紙には、当月の点検で撮影した最新の

外観写真が大きく掲載されます。

『定期点検』と『定期清掃』を同一担当者が実施した場合の

月次方向書には、左図のように、日常清掃として、清掃を行

った日付が出力されます。

■月次報告書の一括印刷

PDF 作成した月次申請を一括印刷することができ

ます。

通常使用するプリンタから出力されます。※このボ

タンからプリンタを指定することはできません。

一括印刷できるのは一度月次報告 PDF を作成し

ている物件のみです。

※業者様のみ行えます。大和リビング社員様では

大和リビング様社内システム仕様上、一括印刷機

能はご使用いただけないため、このボタンはありま

せん。

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第6章 パートナー設定を行う

パートナー設定とは大和リビングより割り振られた物件を分けることができます。二次請に依頼するため関係

のない物件を見せたくない場合や、同じ社内でも物件数が多いため、担当分だけ絞り込んで表示したい場合に

使用します。

パートナー登録

① パートナー登録用 IDでログインします。

物件一覧画面のツールバーより【パートナー設定】をク

リックします。

② 【新規】ボタンをクリックします。パートナーの設定画面

が開きますので、パートナー名やパスワード、会社情報

を設定します。

パートナー物件振分け

① 物件詳細画面を開きます。

② 【物件振分け】ボタンをクリックします。物件振分け設定

画面が開きますので、【設定】ボタンをクリックして

パートナー企業を選択します。

※割り当てされていない物件は本社の担当者が実施する

必要があります。

パートナーのモバイル申請を有効にする場合

EASY点検から直接申請をできるようにする場合は、

「モバイルからのワークフロー申請」を【許可する】に設定

して下さい。パートナーから直接申請をさせたくない場

合、チェックは付けないで下さい。

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パートナー操作

① パートナーは、『業者コード+業者部署コード+パ

ートナーID』でログインを行います。

② ログインすると振分けされた物件一覧が表示されま

す。

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平成 28年 10月 27日(第 8 版)

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