COPERNICUS Sturing & Controle in de federale overheidsdiensten IRG Belgium Dagcongres 24 November,...

COPERNICUSCOPERNICUS

Sturing & Controle in de Sturing & Controle in de federale overheidsdienstenfederale overheidsdiensten

IRG Belgium Dagcongres 24 November , 2000IRG Belgium Dagcongres 24 November , 2000

Brussel, Radisson SAS HotelBrussel, Radisson SAS Hotel

Marc Van HemelrijckMarc Van Hemelrijck

Tom AuwersTom Auwers

Kabinet van de Minister van Ambtenarenzaken Kabinet van de Minister van Ambtenarenzaken

en Modernisering van de Openbare Besturen en Modernisering van de Openbare Besturen

Luc Van den BosscheLuc Van den Bossche

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00 Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten [email protected] 2/31

InhoudInhoud

Sturing & Controle en CopernicusSturing & Controle en Copernicus

Voorstellen van de werkgroep ControlecyclusVoorstellen van de werkgroep Controlecyclus

Nieuwe budgettaire cyclusNieuwe budgettaire cyclus

Evaluatierol Inspectie van FinanciënEvaluatierol Inspectie van Financiën

Interne auditInterne audit

Interne controleInterne controle


Copernicus: 5 radicale Copernicus: 5 radicale moderniseringsprogramma’smoderniseringsprogramma’s

Nieuw organogram

Invoeren mandaatsysteem

Herdefiniëren budgettaire controlecyclus

Invoeren HRM-policy

Invoeren van communicatiebeleid


Objectief van CopernicusObjectief van Copernicus

Responsabilisering van de FOD’sResponsabilisering van de FOD’s

de FOD’s moet aan integraal management kunnen de FOD’s moet aan integraal management kunnen doen doen

FOD als een aparte bedrijfsentiteit met verregaande FOD als een aparte bedrijfsentiteit met verregaande autonomie m.b.t. operationele beslissingen autonomie m.b.t. operationele beslissingen

elke FOD moet ook voldoen aan een aantal elke FOD moet ook voldoen aan een aantal minimumnormen en heeft verantwoordings- en minimumnormen en heeft verantwoordings- en rapporteringsverplichtingen. rapporteringsverplichtingen.

de FOD’s moeten een intern controlesysteem opzettende FOD’s moeten een intern controlesysteem opzetten

de FOD’s moeten de nodige instrumenten en gegevens de FOD’s moeten de nodige instrumenten en gegevens ontwikkelenontwikkelen


Stelling 1 Stelling 1

Responsabilisering Responsabilisering in de federale administratiein de federale administratiehad momenteel weinig zinhad momenteel weinig zin


ArgumentatieArgumentatie

Federale ministeries nu: Federale ministeries nu:

Beleidsmatig deficit:Beleidsmatig deficit: verstrengeling politiek en administratieverstrengeling politiek en administratie visie ‘Begroting’: focus op ex-ante controlevisie ‘Begroting’: focus op ex-ante controle

Beheersmatig deficitBeheersmatig deficit:: aansturingscapaciteit van contractualiseringaansturingscapaciteit van contractualisering geen homogene takenpakketten geen homogene takenpakketten visie ‘Ambtenarenzaken’: dwangbuis van personeelsformatiesvisie ‘Ambtenarenzaken’: dwangbuis van personeelsformaties gebrek aan prestatie-informatiegebrek aan prestatie-informatie onaangepaste financiële informatiesystemenonaangepaste financiële informatiesystemen onaangepast evaluatiesysteemonaangepast evaluatiesysteem


Stelling 2Stelling 2

Responsabilisering in de Responsabilisering in de federale overheid zal leidenfederale overheid zal leidentot een suboptimale situatietot een suboptimale situatie


Redenen voor suboptimaliteitRedenen voor suboptimaliteit

Geen eenduidigheid over Geen eenduidigheid over sturings- en controlemechanismensturings- en controlemechanismen

Gebrekkige visie op personeelsbeleid Gebrekkige visie op personeelsbeleid voor topmanagementvoor topmanagement

Geen goede afbakening van deGeen goede afbakening van demanagementdomeinenmanagementdomeinen


Hervorming van de federale administratieHervorming van de federale administratie

Zinvolheid responsabilisering wordt Zinvolheid responsabilisering wordt gefaciliteerd door herziening/invoering van gefaciliteerd door herziening/invoering van

Organisatiestructuur, inclusief relatie politiek Organisatiestructuur, inclusief relatie politiek en administratieen administratie

Wettelijke onderbouw mandaatsysteem Wettelijke onderbouw mandaatsysteem

Aangepaste Sturing- en Aangepaste Sturing- en ControlemechanismenControlemechanismen


Mandaatsysteem: principes in het Mandaatsysteem: principes in het ontwerpKBontwerpKB

Evaluatie

Eindbeoordeling

Jaarlijkse engagementen

Contractbijlagen

Contractuele verbintenis

Verloning

Duur

Selectie

Aantal managementniveaus


Responsabilisering: Responsabilisering: CopernicuswerkgroepenCopernicuswerkgroepen

Werkgroep Werkgroep Budget & BeheerscontroleBudget & Beheerscontrole

WerkgroepWerkgroepInterne Interne controlecontrole

WerkgroepWerkgroepInterne auditInterne audit

Consultants:Consultants:Nieuwe organisatieNieuwe organisatie

B&BC B&BC


Modernisering Sturings- & Controle-Modernisering Sturings- & Controle-instrumentariuminstrumentarium

PrincipePrincipe De opvolging en controle van de FOD’s moet op een adequate De opvolging en controle van de FOD’s moet op een adequate manier gebeuren, in lijn met de responsabiliseringmanier gebeuren, in lijn met de responsabilisering

evolutie van externe controle naar interne controle evolutie van externe controle naar interne controle evolutie van a priori controles naar a posteriori controle (evaluatie en evolutie van a priori controles naar a posteriori controle (evaluatie en

audit)audit) garanties engaranties en stimuli voor een secuur financieel beheer door een stimuli voor een secuur financieel beheer door een

goede combinatie van maatregelen van allerlei aard goede combinatie van maatregelen van allerlei aard

De horizontale FOD B&B heeft een sleutelrol inDe horizontale FOD B&B heeft een sleutelrol in: : de samenvoeging van gegevens de samenvoeging van gegevens het vastleggen van richtlijnen en normen (in overleg met de het vastleggen van richtlijnen en normen (in overleg met de

FOD’s) FOD’s) monitoring en onderzoek monitoring en onderzoek ondersteuning van de FOD’sondersteuning van de FOD’s


Modernisering Sturing & Controle-Modernisering Sturing & Controle-instrumentariuminstrumentarium

ActiesActies

Herziening van de budgettaire cyclus

Herziening van de controletaken Inspectie van Financiën

Invoering interne auditfunctie

Ontwikkeling van systemen voor interne controle


Betrokken actorenBetrokken actoren

Minister en beleidsraad

Lijnmanagement

Inspectie van Financiën

Interne audit

Directie Budget en Beheerscontrole

FOD Budget en Beheerscontrole


Cascadeprincipe Cascadeprincipe

Strategisch plan van minister/beleidsraad: Strategisch plan van minister/beleidsraad: visie 4 jaarvisie 4 jaar

Jaarlijks operationeel plan met streefdoelen en Jaarlijks operationeel plan met streefdoelen en prestaties: prestaties: horizon 3 jaarhorizon 3 jaar

Prestatiebegroting: Prestatiebegroting: budget 1 jaarbudget 1 jaar


Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante)Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante)

Technische Technische bilateralesbilaterales

Opmaak Opmaak operationeel plan operationeel plan

Beoordeling Beoordeling operationeel planoperationeel plan

ConsolidatieConsolidatiePolitieke Politieke bilateralesbilaterales

Definitieve Definitieve goedkeuringgoedkeuring

Afbakening Afbakening budgettaire ruimtebudgettaire ruimte

Afbakening Afbakening budgettaire ruimtebudgettaire ruimte

egislatuuregislatuur



Stap 0: aanvang legislatuurStap 0: aanvang legislatuur Inschatting globale budgettaire ruimteInschatting globale budgettaire ruimte Definitie macrobudgettair beleid legislatuurDefinitie macrobudgettair beleid legislatuur

Stap 1: begrotingsjaar X-1 Stap 1: begrotingsjaar X-1 Vastlegging budgettaire ruimte jaar XVastlegging budgettaire ruimte jaar X Samenstelling bundel enveloppes per FODSamenstelling bundel enveloppes per FOD



Stap 2Stap 2 Opmaak operationeel plan binnen enveloppeOpmaak operationeel plan binnen enveloppe

strategische en operationele doelstellingen (zowel strategische en operationele doelstellingen (zowel ‘routine’ als ‘nieuw beleid’)‘routine’ als ‘nieuw beleid’)

verwachte volumes aan prestatiesverwachte volumes aan prestatieskostprijzen van de te leveren prestatieskostprijzen van de te leveren prestaties.

Plan per opdrachtPlan per opdrachtVoortrollend over 3 jaarVoortrollend over 3 jaarConsolidatie van operationele plannen verschillende Consolidatie van operationele plannen verschillende

operationele directiesoperationele directies



Stap 3Stap 3 Beoordeling operationeel planBeoordeling operationeel plan

budgettaire weerslagbudgettaire weerslag uitvoerbaarheid uitvoerbaarheid correctheid van inputs en outputscorrectheid van inputs en outputs toets op het doelmatigheidsonderzoektoets op het doelmatigheidsonderzoek

Advies van IF aan ministerAdvies van IF aan minister

Stap 4Stap 4 Technische bilateralesTechnische bilaterales

in kaart brengen opportuniteitsvragenin kaart brengen opportuniteitsvragen oplossen van budgettaire knelpuntenoplossen van budgettaire knelpunten validatie berekeningsmethode tussen doelstellingen en validatie berekeningsmethode tussen doelstellingen en

prestatiesprestaties



Stap 5Stap 5 Consolidatie van alle operationele plannenConsolidatie van alle operationele plannen

Inventarisatie knelpuntenInventarisatie knelpunten Vastleggen berekeningsmethode transversale knelpuntenVastleggen berekeningsmethode transversale knelpunten

Stap 6Stap 6 Politieke bilateralesPolitieke bilaterales

wegwerken van overblijvende budgettairewegwerken van overblijvende budgettaire heroverwegingen heroverwegingen

Stap 7Stap 7 Goedkeuring resultaat bilaterales op ministerraad Goedkeuring resultaat bilaterales op ministerraad Voorlegging aan parlementVoorlegging aan parlement


Controle ex ante: invoering types dossiersControle ex ante: invoering types dossiers

Onderscheid tussen dossiers van :Onderscheid tussen dossiers van :Type 1Type 1

Type 2Type 2

Type 3 Type 3

Risicograad als doorslaggevend criterium Risicograad als doorslaggevend criterium

Beperkter toepassingsgebied van opschortend Beperkter toepassingsgebied van opschortend advies van IFadvies van IF


Type 3: Inperking opschortend advies van Type 3: Inperking opschortend advies van IFIF

Beoordeling blijft nodig inzake Beoordeling blijft nodig inzake

Wettigheid

Regelmatigheid

Budgettaire inpasbaarheid

Opportuniteit


Controle ex nunc & ex postControle ex nunc & ex post

Ex-nunc Ex-nunc horizontale knipperlichtfunctiehorizontale knipperlichtfunctie

Ex-post Ex-post accent op interne auditfunctieaccent op interne auditfunctie ad hoc onderzoeken door IFad hoc onderzoeken door IF evaluatie van jaarverslag van FOD door IFevaluatie van jaarverslag van FOD door IF IF in auditcomitéIF in auditcomité


Positionering interne auditfunctiePositionering interne auditfunctie

Operationeledirecties

DG DG DG

Ministerraad

Minister

BeleidsraadVoorzitter : Minister

VoorzitterDirectiecomié

Algemeen Secretariaaten Logistieke DienstenDirectie

ICT (X)

Directie Personeel& Organisatie (X)Directie Begroting

& Beheerscontrole(X)

Persoonlijk kabinet

Cel Beleids-voorbereiding

Dienst Interne Audit

Auditcommité


Taakstellingen interne auditfunctieTaakstellingen interne auditfunctie

Oordelen over de doeltreffendheid en de Oordelen over de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het interne controlesysteem doelmatigheid van het interne controlesysteem binnen een FOD. binnen een FOD.

De werking en de doelmatigheid van het De werking en de doelmatigheid van het systeem van kwaliteitszorg binnen een FOD systeem van kwaliteitszorg binnen een FOD nagaan.nagaan.

Bijdragen tot de ontwikkeling van Control Self Bijdragen tot de ontwikkeling van Control Self Assessment (CSA) in de FODAssessment (CSA) in de FOD

Specifieke opdrachtenSpecifieke opdrachten


Rapportering vanuit interne auditfunctieRapportering vanuit interne auditfunctie

Gedetailleerd vertrouwelijk verslagGedetailleerd vertrouwelijk verslaghet betrokken diensthoofd;het hoofd van de operationele directie;de voorzitter van het directiecomité.het auditcomité

SyntheserapportSyntheserapportde ministerde ministerhet directiecomité.het auditcomité

Opvolging implementatie aanbevelingenOpvolging implementatie aanbevelingenhet hoofd van de operationele directie;de voorzitter van het directiecomité.het auditcomité


Opdrachten auditcomitéOpdrachten auditcomité

Interne controleInterne controle

Het auditprocesHet auditproces

De financiële informatieDe financiële informatie


Basisprincipes interne controle: verledenBasisprincipes interne controle: verleden

sterk gericht op budgettaire cyclus / boekhouding doelstelling = rechtmatigheid gebaseerd op supervisie en verificatie nul - tolerantie absolute zekerheid


Basisprincipes interne controle: toekomstBasisprincipes interne controle: toekomst

Rechtmatigheid EfficiëntieRechtszekerheid EffectiviteitRechtsgelijkheid Zuinigheid

Risico-aversRisico-avers OndernemendOndernemend

Interne controle =Interne controle =het bereiken van dehet bereiken van de

van de FODvan de FOD


Basisprincipes Interne controleBasisprincipes Interne controle

Interne controle is een continu proces, Interne controle is een continu proces, verweven in de organisatie en geen “bijkomend systeem”verweven in de organisatie en geen “bijkomend systeem”

Interne controle is de zaak van iedereen in de organisatieInterne controle is de zaak van iedereen in de organisatie

Interne controle geeft redelijke maar geen absolute zekerheidInterne controle geeft redelijke maar geen absolute zekerheid

Interne controlemaatregelen bestaan om risico’s af te dekkenInterne controlemaatregelen bestaan om risico’s af te dekken en zijn geen doel op zichen zijn geen doel op zich


ImplementatietrajectImplementatietraject

Stap 4Stap 4

Implementeer Implementeer de controle-de controle-maatregelenmaatregelen

Stap 0. Verbeter de controleomgevingStap 0. Verbeter de controleomgeving

Stap 5. Bouw een monitoringsysteemStap 5. Bouw een monitoringsysteem

Stap 3Stap 3

Schat de Schat de risico’s in risico’s in

..

Stap 2Stap 2

IdentificeerIdentificeer de doel- de doel-

stellingenstellingen

Stap 1Stap 1

Map de Map de processenprocessen


Randvoorwaarden Randvoorwaarden

Uitbouw van een interne kwaliteitsborging op Uitbouw van een interne kwaliteitsborging op de regelmatigheid en wettigheid van de regelmatigheid en wettigheid van uitvoeringsdossiersuitvoeringsdossiers

Invoering nieuw boekhoudkundig Invoering nieuw boekhoudkundig instrumentarium instrumentarium

Versoepeling van mogelijkheden tot Versoepeling van mogelijkheden tot verschuiven van kredieten verschuiven van kredieten

Parallellisme tussen afbouw en uitbouw van Parallellisme tussen afbouw en uitbouw van nieuw controle-instrumentariumnieuw controle-instrumentarium

COPERNICUS Sturing & Controle in de federale overheidsdiensten IRG Belgium Dagcongres 24 November,...

Documents

Transcript of COPERNICUS Sturing & Controle in de federale overheidsdiensten IRG Belgium Dagcongres 24 November,...