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U N I V E R S I D A D D E C H I L E

ESCUELA DE GOBIERNO, GESTIÓN PÚBLICA Y CIENCIA POLÍTICA

COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA Profesor Sr. Luis Triviño Bello

COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA

CAPÍTULO II: PLANEAMIENTO INFORMÁTICO



COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA Planeamiento Informático Página. Nº 1

PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO Y ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN YOPERACIÓN INFORMÁTICA

TEMARIO

1. EL PLANEAMIENTO INFORMÁTICO DE LAS ORGANIZACIONES

1.1. SISTEMA DE PLANIFICACIÓN INFORMÁTICA

1.1.1. CONCEPTO DE POLITICA INFORMATICA.

1.1.2. CONCEPTO DE PLAN INFORMÁTICO.

1.1.3. CONCEPTO DE PLANIFICACIÓN INFORMÁTICA DE LARGO YCORTO PLAZO.

1.2. EL PLAN INFORMÁTICO A LARGO PLAZO

1.2.1. EL PLAN INFORMÁTICO

1.2.2. METODOLOGIA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN INFORMÁTICO

1.2.3. CONSIDERACIONES MÍNIMAS QUE DEBE CONSIDERAR UN PLANINFORMÁTICO FORMAL

1.2.4. CONTENIDO DE UN PLAN INFORMÁTICO FORMAL EXITOSO

2. LA ADMINISTRACION DE GESTION Y OPERACIÓN INFORMÁTICA

2.1 LA UNIDAD INFORMÁTICA

3.- LA COORDINACIÓN OPERATIVA DE USUARIOS INFORMÁTICOS

3.1 COMITE DE USUARIOS




* LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS SONAPOYO A TOMA DE DECISIONES DE LOS EJECUTIVOS DEUNA EMPRESA.

* PARA QUE ESTOS SISTEMAS DE INFORMACIÓNADMINISTRATIVOS FUNCIONEN EN FORMA ARMÓNICA YAYUDEN A CUMPLIR EL OBJETIVO DE LA ORGANIZACION,DEBEN HABER SIDO CONCEBIDOS EN FORMACOORDINADA.




1. EL PLANEAMIENTO INFORMÁTICO DE LAS ORGANIZACIONES

1.1. SISTEMA DE PLANIFICACIÓN INFORMÁTICA

COMITES DE INFORMATICA ( C.A.P.D. / CIE / CII )

COMITE DE POLITICAS

CONSTITUCION - ALTA JERARQUIA DE LA INSTITUCION.

FUNCIONES- APRUEBA PLANIFICACION- ENUNCIA PLAN DE ACCION- ASIGNA RECURSOS- DETERMINA PRIORIDADES- CONTROLA CUMPLIMIENTO DEL PLAN.




1.1.1. CONCEPTO DE POLITICA INFORMATICA

Denominamos política informática a la visión de conjunto que fija y defineuna estrategia de desarrollo informático de la Organización, acorde con susrecursos y necesidades.

POLÍTICAINFORMÁTICA

(Prioridades)

PLANINFORMÁTICO

(Esquema Director)

CONSTRUCCIÓN EIMPLEMENTACIÓN

EVALUACIÓNDE

RESULTADOS

UNIDADESUSUARIAS

UNIDADINFORMÁTICA

EJECUTIVOSSUPERIORES

X

X

X

X

X

X

X

X

X

PLANINFORMÁTICO

IMPLEMENTACIÓNDEL PLAN

REQUERIMIENTODE

INFORMACIÓN

RECURSOS EMPRESA

PRIORIDA-DES

ACEPTA-CIÓN O

RECHAZO

ORGANIZACIÓN

OBJETIVODE LA

ORGANIZACIÓN

MEDIOAMBIENTE




1.1.2. CONCEPTO DE PLAN INFORMÁTICO EN LA EMPRESA

Un Plan Informático es un proceso, expresado en un documento escrito yconocido por todos los usuarios del CPD, el cual empieza con el desarrollode objetivos, define estrategias y políticas para alcanzar tales objetivos,desarrolla planes detallados para asegurar que las estrategias se sigan conel fin de que tales objetivos se realicen en términos de productos yresultados concretos medibles por el CDP, por los usuarios y por el nivelDirector de la empresa y/u Organización, en parámetros no técnicos yexentos de ambiguedad.

Un Plan Informático, no es un método para resolver problemas corrientes encortos períodos, puesto que no permite competir con cambios inesperados,esto no es un indicador de un error de concepto, pero prueba el riesgoadquirido en las actividades del plan.

Un Plan Informático debe contemplar un horizonte que alcanza un períodovariable entre 3 y 5 años dependiendo del tamaño de la Institución. Noobstante el mismo debe ser revisado por lo menos en períodos anuales, yreformulado cada vez que se modifiquen en formas sustancial los objetivos ymetas planteados por el nivel Directivo de la Organización.

Un Plan Informático además de un presupuesto de gastos, es un conjunto deplanes interrelacionados cuya finalidad es básicamente satisfacer lasnecesidades de información que el Sistema de Decisiones de la Instituciónrequiere, en la Cantidad, Calidad, Oportunidad y Forma que cada Nivelnecesita.

Lo anterior debe ser considerado en el marco de la velocidad de desarrollo yde la cantidad de alternativas, (siempre crecientes), que el mercado deInformática ofrece.




1.2. EL PLAN INFORMÁTICO A LARGO PLAZO

1.2.1. EL PLAN INFORMÁTICO

Es importante reconsiderar que un Plan Informático debe contemplar unhorizonte que alcance un período variable entre 3 y 5 años dependiendo deltamaño de la Institución; debiendo ser revisado, por lo menos, en períodosanuales, y reformulado cada vez que se modifiquen en forma sustancial losobjetivos y metas planteados por el nivel superior de la Organización.

1.2.2. METODOLOGIA PARA LA FORMULACIÓN DE UN PLAN INFORMÁTICO

Se recomienda utilizar un enfoque “top-down”, es decir, ir de lo general a loparticular. Una posible secuencia de etapas a seguir podría ser la que sedescribe a continuación:

PREPARACIÓN

En esta etapa debe obtenerse un fuerte compromiso de todos los directivospara que apoyen la formulación y el posterior cumplimiento del PlanInformático. Debe formarse un equipo de trabajo con representantes de losUsuarios y de Informática, respaldados por los directivos de más alto nivel.Este equipo debe convencer a los directivos de las ventajas de ella.

DEFINICION DE PROCESOS

Debido a que se desea conservar independencia de cualquier estructuraorganizacional, el plan debe formularse sobre elementos que se denominan"procesos". Los procesos están íntimamente relacionados con los principalesobjetos y recursos que maneja la organización: personas, materias primas,equipos, dinero, productos, etc. Cada uno de estos objetivos o recursos tieneun ciclo de vida: Por ejemplo, las materias primas se compran, se reciben, sealmacenan, se transforman o se consumen; las personas se contratan, secambian de unidad , ascienden y finalmente renuncian o jubilan. Comopuede notarse toda la descripción anterior se ha realizado sin referirse aningún esquema organizacional específico, siendo ello posible debido a quelos recursos y su ciclo de vida son básicos para una empresa y ocurrensiempre, no importando cual sea el organigrama vigente.

(*) Sucesión completa de operaciones, divisible normalmente en variasetapas o fases de la misma actividad, y dirigidas a la consecusión de unresultado específico.

Se puede analizar por ejemplo el almacenamiento de materias primas, esdecir, un recurso en una de las etapas de su ciclo de vida. Esta acción puedeser administrada hoy por el Depto. de Bodegas dependiente de la Gerenciade Producción, y mañana puede convertirse en una Gerencia deAbastecimientos independiente.

En cualquier caso, la empresa no podrá funcionar sin almacenar las materiasprimas.




Reconociendo entonces que los procesos constituyen elementos útiles paraun análisis de los requerimientos, independiente de cualquier esquemaorganizacional, se procede en esta fase de la formulación del PlanInformático a definir y listar todos los procesos de la institución.

ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Una vez definidos los procesos es posible analizar los siguientes aspectos dela realidad presente:

* Cúales son los Sistemas de Información que se relacionan con cualesprocesos. Qué problemas existen, que vacíos no se han cubierto.

* Cuáles son los datos que maneja la organización y su relación con losprocesos. Cuáles se manejan bien y cuáles no. Que redundancias y quéomisiones existen. Cuáles son los problemas asociados.

* Cuál es la relación entre los procesos y la actual estructura organizativa.Quiénes toman decisiones en los procesos, quiénes participan en formasignificativa, quiénes en forma secundaria.

Con esta información, se realizan entrevistas a los directivos y jefaturas convarios objetivos:

* Confirmar o corregir la información ya obtenida.* Escuchar la opinión del entrevistado.* Priorizar los problemas.* Involucrar aún más a los directivos.

Con este conocimiento de los problemas están echadas las bases paraestablecer prioridades en el Plan Informático y para fundamentar losbeneficios de los diversos Sistemas de Información a modificar o construir.

PLANIFICACIÓN PROPIAMENTETAL

En esta etapa se confecciona un diseño global del conjunto de Sistemas deInformación con que contará la organización y que debería resultar de unamigración lo menos traumática posible desde la situación actual.

Sin embargo, debido a que dicho diseño global no se puede implementar deuna sola véz (generalmente) es necesario determinar prioridades. Para ello,el principal factor es el análisis de los problemas realizados anteriormente.

Finalmente, el equipo de trabajo presenta a los ejecutivos una proposiciónde Plan Informático, con los antecedentes necesarios para que se tomenoportunamente las decisiones correspondientes.




1.2.3. CONSIDERACIONES MINIMAS QUE DEBE CONTENER UN PLAN INFORMATICO.

a) ¿Cuales son los objetivos y funciones del Departamento deProcesamiento de Datos o Centro de Informática?

b) ¿Qué estrategías alternativas son viables para alcanzar tales objetivos?

c) ¿Qué nivel de recursos se requiere para una operación estable,considerando el Plan de Sistemas vigentes?

d) ¿Qué actividades tenderán a, o podrían ser discordantes?

e) Cuales son los factores de riesgo para el Plan General y para cada PlanComponente?

f) ¿Qué nivel de crecimiento se puede esperar para cada tarea y/oactividad de cada Plan Componente?

g) Debido al cambio tecnológico constante qué probabilidades existen en elmediano o largo plazo de:

* Instalar un nuevo computador o uno más grande

* Cambiar de sistemas operativos

* Cambiar de filosofía de proceso, vale decir:

- Proceso Centralizado- Proceso Descentralizado- Proceso Distribuido- Una combinación de las anteriores

h) ¿Qué impacto tendrán las preguntas anteriores en términos de Recursos,Capacitaciones, Programa de Desarrollo y Cual será la magnitud delesfuerzo involucrado?

i) ¿Cual es el impacto en los usuarios de los sistemas en cuestión y de lastecnologías para su desarrollo y explotación?




1.2.4. CONTENIDO DE UN PLAN INFORMATICO FORMAL EXITOSO

Aunque no existe una regla fija sobre el contenido específicode un Plan Informático Formal. (Básicamente debido a lo vertiginoso de ,loscambios técnicos y de las necesidades de información de los usuarios), hayalgunas guías que permiten formular un Plan en términos que puedan serleídos por aquellos que necesitan la información completa y suficiente pararesponder a la mayoría de las preguntas que podrían ser formuladas. Esimportante establecer que la razón para escribir el documento del Plan, escomunicar los conceptos, metas y estrategias resultantes del estudio yrevisiones periódicas de las necesidades de los usuarios y de sucompatibilidad con el Plan vigente.

La preparación del documento debe ser lo suficientemente cuidadosa comopara considerar los intereses de cada usuario actual o futuro, dimensionandolas características de cada uno y las razones por las que se establecieron lasprioridades para cada uno de los mismos.

a) Resumen de la situación actual* Hardware* Software* Recursos humanos* Sistemas vigentes y su estado* Síntesis de una encuesta de satisfacción de usuarios* Resumen de Costos por cada concepto anterior

b) Resumen ejecutivo* Objetivos* Premisas o Supuestos Básicos* Resumen de planes Componentes* Análisis Beneficios v/s Compromisos

c) Sistemas de Información* Desarrollo de Nuevos Sistemas Previstos* Mantención de Sistemas Vigentes* Planes de Contingencia para Seguridad y Respaldo

d) Recursos Informáticos* Justificación del equipamiento necesario* Justificación del Software Básico y de Desarrollo necesario.* Justificación de los Recursos Humanos necesarios de las necesidades

de apacitación.

e) Planes Componentes* Perfil del equipo en el tiempo* Perfil de sistemas y resultados en el tiempo* Perfil de recursos humanos y de capacitación necesarias.* Flujos de recursos económicos* Perfil de reorganizaciones administrativas globales en cada órgano

afectado por el plan informático formal.* Plan de seguridad y auditoría computacional.




Documentos de trabajo asociados:

a) Informe de objetivos de la Institución y de cada componente de lamisma, identificando las misiones y tareas de cada uno.

b) Informe de Premisas y Supuestos Básicos considerados para cadanivel de la organización.

c) Evaluación de la realización pasada del Plan.

d) Evaluación de las debilidades y fortalezas del Departamento deInformática.

e) Relación de estrategias y su evaluación para alcanzar los objetivosdel punto a)

f) Sistema de Información para Usuarios con los estudios deprefactibilidad necesarios.

g) Evaluación de Alternativas de Equipamientos y de sus Proveedores.

h) Evaluación de Alternativas de Software y de sus proveedores.

i) Análisis Económico de cada alternativa anterior.

j) Análisis de los recursos humanos disponibles y de su potencialtécnico actual.

k) Análisis de los factores de riesgo o estabilidad de cada componenteanterior.

l) Análisis de "Estado del Arte Informático" en el país y de sustendencias futuras.




2. LA ADMINISTRACIÓN DE GESTIÓN Y OPERACIÓN INFORMÁTICA

2.1. LA UNIDAD DE INFORMÁTICA.

FUNCIONES BÁSICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA

DESARROLLARY MANTENER

SISTEMASDE

INFORMACIÓN

ADMINISTRACIÓNY

MANEJO

PROCESARINFORMACIÓN

APOYOTÉCNICO

- Análisis de Sistemas- Diseño Sistemas- Programación- Prueba de Sistemas- Instalación de Sistemas- Mantención de Sistemas- Evaluación Posterior

- Supervisión y Administración de Proyectos- Planificación- Seguridad de Equipos y Datos- Informes- Administración de Personal- Administración Financiera- Apoyo Administrativo- Relaciones con otras Unidades

- Control y Programación de Jobs- Operación de Equipos- Funciones de Apoyo

- Consultoría- Capacitación- Administración Base de Datos- Administración de factibilidad para teleproceso.- Evaluación y confirmación equipos




ANÁLISIS PROGRAMACIÓNDE SISTEMAS

OPERACIÓN

- Analista

- Diseñador

- Analista de Proc. y Métodos

Progración

- Programador de Aplicaciones

- Programador de Mantención

- Supervisor

- Consola

- Operador

- Operador

Apoyo Producción

- Coordinador

- Progración Jobs

Preparación Datos

- Digitación

- Programador Sistemas

- Administrador Datos

- Analista Comunicaciones

Normas y Métodos

- Control Normas

Evaluación y Conf. Sistemas

GERENTEUNIDAD

INFORMÁTICA

GERENTEDESARROLLODE SISTEMAS

ASESORÍA

GERENTEOPERACIONES

GERENTEAPOYO

TÉCNICO

FUNCIONES UNIDAD DE INFORMÁTICA




GERENTEINFORMÁTICO

GRUPOSDE

APOYO

PROGRAMADORES

SEGURIDADDE

SISTEMAS

JEFEDE

PROYECTO

ORGANIZACIÓN DE UN PROYECTO

ANALISTAS

GERENTEUSUARIO

ADMINISTRACIÓNDE

PROYECTO

RECURSOS

DEPTO.USUARIO

DEPTO.USUARIO

DEPTO.USUARIO

CONFLICTOS DE POOER

• ORGANIZACIÓN Y METODO v/s PROCESAMIENTO DE DATOS

• DEPENDENCIAUSUARIO v/s SERVICIO GENERAL

• IMPACTO DE LOS SIA’S SOBRE LA ORGANIZACIÓNELIMINA PERSONAS CLAVESCAMBIOS EN RUTINA ADMINISTRATIVA

• CENTRALIZACIÓN v/s DESCENTRALIZACIÓN




CENTRALIZACION VERSUS DESCENTRALIZACION

RAZON CENTRALIZADA DESCENTRALIZADA

COSTO DEL EQUIPO X

POSIBILIDADES TENO-LOGICAS DEL EQUIPO X

COSTOS DEL PERSONAL X

POSIBILIDADES DE INF.GENERAL X

INDEPENDENCIA DE ACCION X

FALLA DE EQUIPOS X

CONTROL DEL COSTOS PROPIOS X




3. LA COORDINACION OPERATIVA DE USUARIOS INFORMATICOS

3.1 COMITE DE USUARIOS

* CONSTITUCION EJECUTIVOS INVOLUCRADOS EN LOSSISTEMAS DE INFORMACION VIGENTESY EN VIAS DE DESARROLLO.

* FUNCIONES COORDINAR CON EL CENTROOPERATIVO EL DESARROLLO,OPERACION Y MANTENCION DESISTEMAS.

CONCILIAR LOS INTERESESPARTICULARES EN ARAS DEL OBJETIVOINSTITUCIONAL.

REPRESENTAR EL PUNTO DE VISTA DELOS USUARIOS FRENTE A UN ENFOQUETECNOGRATA DE LOS ESPECIALISTAS.

ADQUIRIR SOLIDARIAMENTE LOSCOMPROMISOS QUE COMO PARTICIPELE CORRESPONDA EN LOS SIA.

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