Overweegt u een nieuw managementsysteem aan te schaffen en in te richten? Signaleert u als eindverantwoordelijke of organisatieadviseur behoefte aan eenvoud, een betere structuur en meer duidelijkheid in de bedrijfsvoering? Dan zal uw ultieme doel wellicht zijn om het gedrag van mensen, in relatie tot hun werk- en communicatieafspraken, te verbeteren voor een uitstekend resultaat. Dit document ondersteunt u bij het verduidelijken van uw vraag en het maken van de beste keuze. Wat wilt u bereiken en waarom is dat zo belangrijk? Comm’ant biedt u vanuit de combinatie van wetenschap en praktijk de gespecialiseerde kennis, inspiratie en gereedschappen. Alles voor de ontwikkeling van uw organisatie naar het volgende niveau, met als doel: optimaal presteren in het belang van alle stakeholders. Het opzetten van een nieuw managementsysteem biedt grote kansen, maar kent ook risico’s wanneer u onbewust of onbedoeld een verkeerd pad in slaat. Dit document geeft u een handig stappenplan. Het legt u een aantal thema’s en vragen voor om op te reageren. U kunt hier uw commentaar bij schrijven, en het geheel geeft u een helder beeld ten aanzien van uw wensen voor het managementsysteem zoals u het bedoeld heeft:

A. Waarom, waarvoor, wie zijn de stakeholders B. Gewenste toepassing en gedrag gebruikers C. Functionele eigenschappen systeem D. Technische eigenschappen systeem E. Financiële effect en bijdrage aan de winst

‘Begin with the end in mind.’ Dan vergroot u de kans dat u een koers in zet die vruchtbaar is voor alle stakeholders en het gezamenlijk te behalen resultaat. Zorg ervoor dat u de juiste vragen stelt in de oriëntatiefase van een managementsysteem.

Om u te helpen bij het formuleren van uw doel en overwegingen hebben wij voor u onderstaande vragen opgesteld. Deze kunt u met uw team bespreken en afstemmen wat de bedoeling is, alvorens de markt van softwaretools op te gaan. Wat heeft u eigenlijk nodig en waarom? Het gaat hier om een geïnformeerde en bewuste keuze. Omdat er meer stakeholders zijn in uw organisatie, zoals Directie, MT, medewerkers, deskundigen vanuit ICT, Finance en Control, KAM, etc. die baat hebben bij duidelijkheid in de bedrijfsprocessen, raden wij u aan om hen direct te betrekken bij het formuleren van de doelstelling en de overwegingen. Maak hen medespeler en belanghebbende voor een goed resultaat. U schept daarmee belangrijke kansen voor uw onderneming of instelling om de krachten te bundelen, bedrijfsrisico’s terug te brengen, samen de processen te stroomlijnen en de mensen en hun processen te verbinden.

Welke methode en tool levert het bedoelde resultaat? 1. Waarom zijn procesbeschrijvingen en aanvullende aspecten belangrijk in uw organisatie? Het scheppen van duidelijkheid Het verbeteren van de interne en externe samenwerking van mensen Het vertalen van de strategie naar de operatie Aansluiting tussen enerzijds de bedrijfsvoering c.q. de business en anderzijds:

ICT Risicobeheersing Prestatieafspraken HR Kennisontwikkeling Kwaliteitsborging

2. Wie zijn de stakeholders rondom het managementsysteem? Medewerkers en leidinggevenden Staf: KAM, HR, ICT, Risk, … Klanten Bestuur Directie Leveranciers Toezichthouders Certificeringsinstellingen 3. Wie zijn kandidaat gebruikers die baat hebben bij deze informatie? Medewerkers en leidinggevenden Staf KAM, HR, ICT, Risk, … Toezichthouders Proceseigenaren Bestuur Directie Leveranciers Accountant Auditor Business controller 4. Wat is de bedoeling, wat wilt u er mee bereiken voor uw klant / voor uw organisatie? Heldere werkafspraken Bewust zijn van knelpunten en verbeterkansen Minder fouten Hogere kwaliteit, betere service Hogere betrouwbaarheid Betere doorlooptijden, lagere kosten Continu verbeteren Gemeenschappelijke taal binnen de organisatie Certificering Automatiseren Risico’s onder controle Efficiënter werken 5. Welke methode en model past beter bij uw doel en vraag? (kies A of B)

О A. Gericht op samenwerking mensen О B. Gericht op vakmanschap en automatisering

О A. Gericht op Wat en Waarom О B. Gericht op Hoe

О A. De rode draad en samenhang О B. Gedetailleerd met alle varianten

О A. Structuur, kennis-ordeningsmodel О B. Technisch beschrijvend model

О A. Actief ontwerp en ontwikkeling О B. Beheer documentatie en verslaglegging

6. Welke expertise is er al in huis () en/of nog niet maar wel gewenst (О)?

/ О Procesmanagement / О Verandermanagement

/ О Kwaliteitsmanagement / О Cultuurontwikkeling

/ О Risicomanagement / О Prestatiemanagement

7. Wie heeft belang, wie adviseert en wie beslist bij de keuze en de implementatie? Wie zijn verantwoordelijk en direct betrokken bij het procesontwerp? ______________________ Wie zijn toeleveranciers van informatie over het proces? ______________________ Wie hebben de procesinformatie nodig om hun werk goed te doen? ______________________ Wie zijn verantwoordelijk voor het continu leer- en verbetertraject? ______________________

Wat wenst u qua breedte, diepgang en levendigheid van gebruik? Gebruik door: voornamelijk experts: een informatiesysteem met (proces)ontwerpspecificaties voor experts die

daarmee bijvoorbeeld ICT-systemen ontwikkelen, inrichten en beheren. experts én medewerkers: een centraal interactief platform voor alle medewerkers, experts en

leidinggevenden waar de actuele proces, werk- en communicatieafspraken inzichtelijk zijn

Gebruikers… consumeren: door één of meer experts wordt de inhoud centraal vastgesteld ontwikkelen: de inhoud wordt gezamenlijk en op interactieve wijze opgesteld participeren: en geven feedback op de inhoud, wat leidt tot leren en verbeteren

Welke type tool en combinatie van functies is/zijn nodig? Handboektool (systeem op basis van hoofdstukken en paragraven structuur) Tekentool (vrij tekenen met symbolen, lijnen en pijltjes zonder systematisch format) Documentbeheertool (actuele eilandjes van procedures, instructies, versiebeheer) Procestool (gestructureerd systematisch procesketenontwerp met beheersaspecten) Registratie workflow en rapportage tool (bijv. voor klachten, afwijkingen, audits) Compleet automatiseringssysteem (operationele automatisering) Communicatie en discussie tool (bijv. smartmail en forum) Verbinding tussen: bedrijfsprocessen en HRM profielen bedrijfsprocessen en ICT componenten bedrijfsprocessen en beleidsnormen en –eisen bedrijfsprocessen en risk en control bedrijfsprocessen en prestatieafspraken bedrijfsprocessen en kennis in documenten en video’s Verbinding - Vervanging Wilt u alle functionaliteit in één pakket, of zijn er bepaalde onderdelen die beter apart gekozen worden om optimaal aan te sluiten op de bestaande automatisering? (bijvoorbeeld dashboards aansluiten op ERP en CRM-systemen) Welke systemen die al in huis zijn worden verbonden met of mogelijk vervangen door het nieuwe systeem? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Welke technische kenmerken sluiten het beste aan bij uw wensen? 1. Centraal serversysteem vs. Software lokaal op PC A. Centraal server systeem, data wordt voor u beveiligd en kan worden gedeeld B. Lokale installatie op de PC’s, met name voor bouwers, met eigen informatiebeveiliging

2. Real-time online vs. Offline content-ontwikkeling A. Online en live de inhoud ontwikkelen, real-time publiceren (webbased) B. Offline de inhoud ontwikkelen en achteraf publiceren (web-enabled)

3. Interactief en gezamenlijk opbouwen vs. Solo opbouwen A. Samen opbouw en beheer in geïntegreerd systeem (afstemming en aansluiting) B. Solo opbouw en beheer op afdeling (eilandjes) 4. Gestructureerd bouwen vs. Ongestructureerd A. Gestructureerd op basis van methode (bijv. waterval model met in/output ketens, zie afb.) B. Geheel vrije hand cq. ongestructureerd tekenen (bijv. Visio of BPMN)

Wat is de total cost of ownership en wat zijn de expected results? 1. Software licenties, installatie, technische én functionele beheerkosten

incl. de tijd voor opbouw en telkens publiceren van nieuwe content als de tool niet real-time is Eenmalige kosten €_____________ Doorlopend op maandbasis/jaarbasis (evt. ook deel in FTE) €_____________

2. Leer- en inwerkkosten Training/begeleiding bouwers: €_____________ Training/begeleiding lezers: €_____________ Training/begeleiding managers: €_____________ Training/begeleiding QA/KAM-experts, Risk, etc.: €_____________

3. Implementatiekosten en opbouwen/omzetten procescontent Hoe snel wil je er mee aan de slag? _____________ Hoe snel kan je ermee aan de slag? _____________ Kan dit zelfstandig of is gespecialiseerde assistentie noodzakelijk? Assistentie / Zelfstandig

4. Hoe wilt u het systeem opstarten? Eerst een proefsessie/pilot Planmatig uitrollen Bottom-up Top-down Center-out Selectie o.b.v. prioriteit bepaalde processen

5. Te verwachten effecten van de implementatie Vereenvoudigen en verbeteren van processen (Lean) Ontwikkelen en hergebruik van proces-gebonden kennis (kapitaal) Ontwikkelen van bewust en professioneel gedrag managers en medewerkers Motiveren medewerkers om te focussen op klant- en (keten)resultaat Verminderen van miscommunicatie en overbodige overlegmomenten Vergroten van medewerker- en klanttevredenheid (ook ten behoeve van imago en merk) Vermindering risico’s en faalkosten en verbetering in kwaliteit en operationeel resultaat 6. Bijdrage aan de winst Het potentieel aan verbeteringen/besparingen kan worden uitgedrukt in de duurzame bijdrage aan de winst. Organisatiespecifiek kan berekend worden: Vaste kosten 1 % daling = ….. % meer winst (gemiddeld 4%) Variabele kosten 1 % daling = ….. % meer winst (gemiddeld 5%) Risico reductie 1 % daling = ….. % meer winst Versnelling van order tot betaling 1 % sneller = ….. % meer winst Groei in omzet 1 % groei = ….. % meer winst (gemiddeld 6%) Prijs met recht verhogen 1 % hoger = ….. % meer winst (gemiddeld 10%) Indicatief is een bescheiden schatting van het winstpotentieel hierdoor € …………………..

Tot slot: 1. Welke aanbieders sluiten aan op uw behoefte ………………….. 2. Wie doet mee voor het budget en de besluitvorming ………………….. 3. Wie helpt bij het organiseren van de implementatie ………………….. 4. Wanneer willen we het positieve resultaat/rendement/effect hebben ………………….. 5. Wanneer moeten we dan besluiten en opstarten Start Datum = …………………..

Deze informatie wordt u aangeboden door:

Comm’ant Nederland B.V. • www.commant.nl tel. 020 - 463 9101 • info@commant.nl