第 1章初始Office 2007

Office 2007 是 微 软 公 司 推 出 的 最 新 版 本 的 Office 系 列 软 件 ， 它 包 括Word、Excel、PowerPoint、Access和Outlook等组件，不仅窗口界面比旧版本界面更美观大方，给人以赏心悦目的感觉，而且功能设计比旧版本更加完善、更能提高工作效率。

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本章通过学习Office 2007的特色及其新功能，来了解该办公软件的使用方法。本章学习要点

Office 2007的特色 Office 2007的新增功能 Office 2007的窗口操作 Office 2007的功能简介

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1.1 Office 2007 简 介

Office 2007是一个庞大的办公软件与工具软件的集合体，并以新颖实用的界面博得广大用户的青睐。Office 2007中的图像功能可以帮助用户创建美观的文档、电子表格与演示文稿，高级的数据集成功能可帮助用户筛选、分类、可视化与分析数据，强大的管理任务与日程的日历功能可以帮助用户筛选、分类、排序邮件。另外，用户还可以利用Office 2007新增的功能区、图形与格式设置、时间与通信管理工具等功能，快速、高效与轻松地完成各种艰难任务。

1.2 Office 2007 的 特 色 与 新 增 功 能

Office 2007中的功能区替代了旧版本中的菜单，从而使用户方便、快速地查找相应的功能。除了新增的功能区之外，Office 2007相对于旧版本还新增了许多功能。

1.2.1 创 建 专 业 水 准 的 文 档

运用Office 2007中的编辑工具，可以轻松地创建精美且具有专业水平的文档。下面以Word 2007为例来介绍一些新增功能。

1 ．新增功能模块新增的功能区是Office用户界面的一个按任务分组的工具组件，它将使用频率最高

的命令以组的形式组合在一起，如图 1-1所示。

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功能模块

Office功能区主要包括下列几项。 选项卡 主要是按面向任务设计的。 选项组 在每个选项卡中，都是通过选项组将一个任务分解为多个子任务。

按钮 每个选项组中的命令按钮都可执行一项命令或显示一个命令菜单。

2 ．引入构建基块在处理特定模板类型的文档时，为了使文档

更具有美观性，用户可以从含有预设格式的选项组中选择美化命令，如图 1-2所示。

3 ．富有视觉冲击力的图形效果新的图表和绘图功能包含内置样式、三维效果、

阴影效果以及其他效果，通过上述样式可以增加图形的视觉感，如图 1-3所示。

4 ．避免拼写错误默认设置下，Word 2007 会自动启用【键入时

检查拼写】和【键入时标记语法错误】功能，用户可在输入文字或编辑时得到实时的检查服务。当文档中显示红色或绿色的波浪下划线时，则表示文档中存在错误。其中红色的波浪下划线表示拼写错误，

使用封面样式

使用图片样式

标记信息

纠正拼写和语法错误

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绿色的波浪下划线表示语法错误。同时，在窗口底部的状态栏上的【校对】功能按钮处，将显示出红色的叉号“×”，表示发现校对错误，如图 1-4所示。

用户可以启用【审阅】选项卡【校对】选项组中的【拼写和语法】命令，在【拼写和语法：中文（中国）】对话框中将会显示文档中的拼写或语法 错误，选择忽略或其他的处理方式即可，如图 1-5所示。

用户可启用【Office按钮】中的【Word选项】命令，在弹出的【Word选项】对话框中选择【校对】选项卡，选中【Word中更正拼写和语法时】选项组中的【键入时检查拼写】与【键入时标记语法错误】复选框即可启用标记显示，如图 1-6所示。

在【Word选项】对话框中，其更正拼写和语法的功能含义如下所述。 键入时检查拼写 选中该复选框，表示在输入文字出现拼写错误时，将以红色波浪下划线标记。

键入时标记语法错误 选中该复选框，表示在输入文字出现语法错误时，将以绿色波浪下划线标记。1.2.2 新 的 文 件 格 式

除了在用户界面上发生的巨大变化之外，新版本的Office在文件格式上也有所创新。其中，Office 2007 程序中引进了的一种基于 XML 的全新默认文件格式，可以形成.docx、.pptx 和 .xlsx 等形式的文件扩展名。相对于Microsoft Office 97-2003版本默认的.doc、 .ppt 和 .xls 文件扩 展 名而言，在装有 Microsoft Office 2007 的计算 机上默认保 存的文件在安 装Microsoft Office旧版本的计算机上无法 打开。

另外，用户在使用 Microsoft Office 97-2003时，如果想把编辑完的文档转换为 PDF或 XPS格式，只有借助外部软件。而在Microsoft Office 2007中，只要在微软公司 Office 2007 的下载 网 站下载并安 装一个名为“2007 Microsoft Office 加载项：Microsoft另存为 PDF或XPS”的插件即可。

1.2.3 安 全 共 享

在用户发 送文档草稿以征 求其他人的意 见时，Office 2007 会帮助用户有效地收集和管理他们的修订和

启用拼写检查

【签名设置】 对话框

输入签署姓名

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批注。另外，在用户准备发布文档时，Office 2007 会帮助用户确保所发布的文档中不存在任何未经处理的修订和批注。

1.2.4 添 加 数 字 签 名 或 数 字 行

通过添加数字签名可以为文档的身份验证、完整性和来源提供保证。在Office 2007中，用户可以向文档中添加不可见的数字签名，也可以插入 Microsoft Office 签名行来捕获签名的可见表示形式以及数字签名。

单击【插入】选项卡【文本】选项组中的【签名行】下三角按钮，选择【Microsoft Office签名行】选项，在弹出的【签名设置】对话框中输入相应的信息，如图 1-7所示。单击【确定】按钮，即可在Word文档中创建签名行。

在文档中选择创建的数字签名行，右击选择【签署】选项。在弹出的【签名】对话框中输入签署姓名即可，如图 1-8所示。单击【签名】按钮，即可在文档中显示签署的姓名。

1.2.5 Office 2007 诊 断 与 恢 复

Office 2007为用户提供了发生问题时使用的诊断与恢复功能。其中，诊断功能是根据一系列的诊断测试来帮助用户发现并解决计算机崩溃的原因，同时还可以确定解决其他问题的方法。

Office 2007的恢复功能是指在计算机异常关闭时，重启计算机后 Office便会自动恢复程序，可避免因异常问题而造成的文件丢失。

1.3 Office 2007 组 件 简 介

Office 2007是Microsoft公司推出的主流办公软件，其应用程序包含了应用于各个领域的多个组件，例如用于文字处理的Word、用于电子表格处理的 Excel、用于创建演示文稿的 PowerPoint等组件。

1.3.1 Word 2007 简 介

Word 2007是Office应用程序中的文字处理程序，也是应用最为广泛的办公组件之一。用户可运用Word 2007提供的整套工具对文本进行编辑、排版、打印等工作，从而帮

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助用户制作出具有专业水准的文档。另外，Word 2007中丰富的审阅、批注与比较功能可以帮助用户快速收集和管理来自多种渠道的反馈信息，如图 1-9所示。

1.3.2 Excel 2007 简 介

Excel 2007 是 Office 应用程序中的电子表格处理程序，也是应用较为广泛的办公组件之一，主要用来进行创建表格、公式计算、财务分析、数据汇总、图表制作、透视表和透视图等，如图 1-10所示。

1.3.3 PowerPoint 2007 简

介

PowerPoint 2007 是 Office 应用程序中的演示文稿程序，用户可运用 PowerPoint 2007提供的组综合功能，创建具有专业外观的演示文稿，如图 1-11所示。PowerPoint 2007的新增功能包括创建并播放动态演示文稿、共享信息、保护并管理信息等。

1.3.4 Outlook 2007简 介

Outlook 2007是Office应用程序中的一个桌面信息管理应用程序，提供全面的时间与信息管理功能。其中，利用即时搜索与待办事项栏等新增功能，可组织与随时查找所需信息。通过新增的日历共享功能、信息访问功能，可以帮助用户与朋友、同事或家人安全地共享存储在Outlook 2007中的数据，如图 1-12所示。

Word窗口

Excel窗口

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1.4 语 言 功 能

在 Office 2007 中，用户还可以实现翻译文字与简繁转换的语言处理。其中，翻译文字是把一种语言产物在保持内容不变的情况下转换为另一种语言产物的过程，而简繁转换是将文字在简体中文与繁体中文之间相互转换的一种语言过程。

1.4.1 翻 译 文 字

用户可以运用 Office 2007 中的“信息检索”（或直接运用“翻译”）功能，来实现双语词典翻译单个字词或短语，以及搜索字典、百科全书或翻译服务的参考资料。

在文档中选择需要翻 译的文字，启用【审阅】选项卡【校对】选项组中的【信息检索】命令。在弹出的【信息检索】任务窗格中，选择【搜索】下拉列表中的【翻译】选项。同时，单击【翻译为】下三角按钮，选择相应的语言，单击该任务窗格中的【开始搜索】按钮 ，即可翻译出所需的信息，如图 1-13所示。用户可通过单击【校对】选项组中的【翻译】按钮 ，在弹出的【信息检索】任务窗格中翻译文字。

1.4.2 英 语 助 手

英语助手是Microsoft Office Online的一项服务，用于帮助以英语为第二语言的 Office用户书写专业的英语文字。该服务提供了集成的参考指南，帮助提供拼写检查、解释和用法，以及对同义词和搭配（一般或经常一起使用的两个单词之间的关联）的建议。

PowerPoint窗口

Outlook窗口

翻译文字

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在文档中将光标置于英文之后，启用【校对】选项组中的【英语助手】命令。在弹出的【信息检索】任务窗格中，选择【搜索】下拉列表中的【同义词库：英语（美国）】选项，即可搜索出该单词的同义词，如图 1-14所示。

1.4.3 简 繁 转 换

用户在排版过程中可以运用简繁转换功能来增加文档的古韵。下面来介绍如何实现中文简繁体之间的互相转换，以及简体繁体自定义词典功能。

1 ．中文简繁转换在文档中选择需要转换的文字，启用

【审阅】选项卡【中文简繁转换】选项组中的【简转繁】或【繁转简】命令，即可实现简体与繁体之间的相互转换，如图 1-15所示。

另外，用户也可启用【审阅】选项卡【中文简繁转换】选项组中的【简繁转换】命令。在弹出的【中文简繁转换】对话框中，启用【转换方向】选项组中的相应命令即可，如图 1-16所示。

2 ．自定义词典单击【中文简繁转换】对话框中的【自

定义词典】按钮，在弹出的【简体繁体自定义词典】对话框中设置相应的选项即可，如图 1-17所示。

在该对话框中各选项的功能如表 1-1所示。

【简体繁体自定义词典】选项选 项 功 能

编辑 转换方向 主要用来设置转换文字的方向，包括简到繁、简到繁（双向）、繁到简、繁到简（双向）4种类型

添加或修改 用来输入需要转换的文字

使用英语助手

简繁转换

【中文简繁转换】对话框

【简体繁体自定义词典】对话框

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转换为 用来显示转换后的文字，会随着【添加或修改】文本框中的内容的改变而改变

词性 用来设置转换文字的词性，包括名词、动词等词性添加 单击该按钮，可添加已设置的文本转换内容删除 单击该按钮，可删除已添加的文本转换内容

导入/导出

导入 单击该按钮，可在弹出的【打开】对话框中导入词汇导出 单击该按钮，可在弹出的【另存为】对话框中导出词汇全部删除 单击该按钮，即可删除导入或导出的全部数据

1.5 Office 2007 协 作 应 用

在一般情况下，用户很少同时使用Office 2007 套装中的多个组件进行协同工作。实际上，用户完全可以运用 Office各组件协同工作，在提高工作效率的同时增加 Office文件的美观性与实用性。

1.5.1 Word与 其 他 组 件 的 协 作

Word是Office 套装中最受欢迎的组件之一，也是各办公人员必备的工具之一。利用Word不仅可以创建精美的文档，而且还可以调用 Excel中的图表、数据等元素。另外，Word还可以与 PowerPoint及Outlook 进行协同工作。

1 ．Word 与Excel 之间的协作Word与 Excel之间的协作主要是以Word为主文档，调用 Excel中的图片、数据、行

列转置，或在 Excel中插入Word数据等功能。 Word 调用 Excel图表功能 对于一

般的数据，用户可以使用 Word中自带的表格功能来实现。但是对于数据比较复杂而又具有分析性的数据，用户还是需要调用 Excel 中的图表来直观显示数据的类型与发展趋势。在Word文档中启用【插入】选项卡【表格】选项组中的【表格】命令，选择【Excel电子表格】选项。在弹出的 Excel表格中输入数据，并启用【插入】选项卡【图表】选项组中的【柱形图】命令，选择【三维簇状柱形图】

调用 Excel图表

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选项即可，如图 1-18所示。 Word调用 Excel数据 在Word中不仅可以调用 Excel中的图表功能，而且还可以调用 Excel中的数据。对于一般的数据，可以利用邮件合并的功能来实现，例如在Word中调用 Excel中的数据打印名单的情况。但是当用户需要在一个页面中打印多项数据时，此时邮件合并的功能将无法满足上述要求。用户可以运用Office 里的VBA来实现。

在 Excel中插入Word文档 Office系列软件的一大优点就是能够互相协同工作，不同的应用程序之间可以方便地进行内容交换。使用 Excel中的插入对象的功能，就可以很容易地在 Excel中插入Word文档。

2 ．Word 与PowerPoint 之间的协作用户可以利用 PowerPoint 中的发 布功能，将幻 灯 片 导入到 Word 中。首 先在

PowerPoint中启用【Office按钮】中的【发布】命令，选择【使用Microsoft Office Word创建讲义】选项，在弹出的对话框中选择转换版式即可。

3 ．Word 与Outlook 之间的协作在 Office各组件中，用户可以使用Word与 Outlook中的邮件合并的功能，实现在

批量发送邮件时根据收信人创建具有称呼的邮件。1.5.2 Excel与 其 他 组 件 的 协 作

Excel除了可以与Word组件协作应用之外，还可以与 PowerPoint与Outlook组件进行协作应用。

1 ．Excel 与PowerPoint 之间的协作在 PowerPoint中不仅可以插入 Excel 表格，而且还可以插入 Excel 工作表。在

PowerPoint中启用【插入】选项卡【文本】选项组中的【对象】命令，在对话框中选择【由文件创建】选项，并单击【浏览】按钮，在对话框中选择需要插入的 Excel表格即可。

2 ．Excel 与Outlook 之间的协作用户可以运用 Outlook中的导入/导出的功能，将 Outlook中的数据导入到 Excel中，

或将 Excel中的数据导入到 Outlook中。有关该知识点，将在后面的Outlook章节中讲解。