BPV verslagbij de houden. Ze moeten actief blijven op Social Media, ze regelen de boekingen voor de...

BPV verslag MAART 2017 T/M JUNI

2017

BPV verslag Emma Hoefsmit stage Allguru Agency

Klas: EM1

Datum: 22 maart 2017

Allguru Agency Tel 0640585644

Traventrijnstraat 12 Allguru.nl [email protected]

Pg. 01

Voorwoord

Voorwoord Mijn naam is Emma Hoefsmit en ik heb dit jaar stage gelopen bij een bedrijf genaamd

Allguru Agency. Dit is een management bedrijf waar een aantal artiesten onder vallen. Het

bedrijf zit gevestigd in Groningen.

Naar aanleiding van een presentatie die Allguru in onze klas heeft gegeven ben ik

geïnteresseerd geraakt in het bedrijf. De feesten die ze wouden gaan organiseren spraken

me erg aan en de manier van doen van het bedrijf vond ik ook interessant.

Na contact opgenomen te hebben met de leiding van het bedrijf ben ik uitgenodigd voor een

gesprek en uiteindelijk mocht ik daar gaan stagelopen. Deze stage heeft geduurd van 22

maart 2017 tot en met 3 juni 2017. Dit zijn 10 weken.

31 mei 2017

Pg. 02

Pg. 03

Inhoud Voorwoord ............................................................................................................................... 1

Hoofdstuk 1: Verwachtingen .................................................................................................... 5

Hoofdstuk 2 het bedrijf/ de instelling........................................................................................ 6

• Organogram ................................................................................................................. 6

• Wie is Allguru? Wat doet Allguru? Missie, visie, doelstelling en taakverdeling van het

bedrijf ................................................................................................................................... 6

• Doelgroepomschrijving ................................................................................................ 7

• Werkwijze .................................................................................................................... 7

• Public Relations en gebruik van Social Media ............................................................ 8

Hoofdstuk 3 de werkzaamheden ............................................................................................. 9

• BPV-opdrachten .......................................................................................................... 9

• Zelfstandige opdrachten .............................................................................................. 9

- Planningen ............................................................................................................... 9

- Draaiboek .............................................................................................................. 10

• Briefings en bedankbrieven ................................................................................... 10

• Opdrachten in samenwerking .................................................................................... 11

• Begroting ............................................................................................................... 11

• Evalueren ............................................................................................................... 11

• Promoten via Social Media .................................................................................... 11

• Locaties uitzoeken ................................................................................................. 11

• Plannen en begeleiding ............................................................................................. 12

Hoofdstuk 4 Evaluatie conclusies en aanbevelingen ............................................................ 13

Inzicht ................................................................................................................................. 13

Mijn mening ........................................................................................................................ 13

Begeleiding vanuit school & BPV ....................................................................................... 13

Pg. 04

Conclusies en aanbevelingen ............................................................................................ 13

Hoofdstuk 5 bijlagen .............................................................................................................. 14

BPV-overeenkomst ............................................................................................................ 14

Bronnen .............................................................................................................................. 15

Werkplanningen ................................................................................................................. 16

Bewijzen van producten en diensten ................................................................................. 20

Tribal Kush & Friends Draaiboek ................................................................................... 20

Evaluatie Tribal-Kush&Friends ....................................................................................... 37

Begroting Fictief feest ..................................................................................................... 39

Pg. 05

Hoofdstuk 1: Verwachtingen

Hoofdstuk 1: Verwachtingen

Toen Allguru bij ons op school is komen presenteren heb ik hoge verwachtingen

van het bedrijf gekregen. Het leek een jong, afwisselend en uniek bedrijf. Deze

verwachtingen scheppen zij ook door hun “slogan” We do things different”

Tijdens hun presentatie vertelden zij wat onze taken zouden worden binnen het

bedrijf. Dit was het organiseren van evenementen maar ook het meedraaien en

meekijken naar evenementen/boekingen van hun eigen artiesten. Dit trok mij erg

aan omdat het met superleuk leek om zulke evenementen ook in de praktijk mee te

maken. Je zit natuurlijk op school waar je veel theorie over zulke evenementen

krijgt maar het meemaken in de praktijk is een stuk interessanter

Pg. 06

Hoofdstuk 2 het bedrijf/ de instelling


• Organogram

• Wie is Allguru? Wat doet Allguru? Missie, visie,

doelstelling en taakverdeling van het bedrijf

Allguru is een media platform gecombineerd met een management boekingssysteem. Het

platform Allguru is ervoor om nieuwe en professionele artiesten een kans te bieden om een

groter bereik te krijgen. Allguru helpt dus nieuwe en opkomende artiesten samen te brengen

om bijvoorbeeld samen muziek te maken.

Hoofdmanager Annemiek Rosaria heeft als doel om artiesten naar een nieuwe bestemming

te brengen. Allymar Maduro scout nieuwe acts en brengt hun samen tot een team. En tot

slot Atilla Bayrambas, hij doet de kant van het Media Desingn en daarnaast helpt hij ook

met het scouten van artiesten

Annemiek Rosaria

Atilla Bayrambas

Artiest

Allymar MaduroArtiest

Leider

Pg. 07


• Doelgroepomschrijving

Allguru heeft een vrij ruime doelgroep. Dit komt omdat zij niet alleen artiesten managen

maar ook zelf evenementen organiseert. Als het gaat om artiesten ligt de doelgroep tussen

de 19-30 jaar. Zij hebben vrij jonge artiesten onder zich zoals Atilla Bayrambas (23 jaar en

ook mediavormgever van het bedrijf)

Als het gaat om evenementen die zij zelf organiseren ligt de doelgroep vanaf 18 jaar. Zij

trekken dan voornamelijk studenten in de stad aan. Dit ligt er aan in welke club/locatie zij

iets organiseren.

• Werkwijze

Artiesten scouten bij Allguru gaat meestal via via. Iemand stelt bijvoorbeeld een vriend voor

die goed is in muziedk\ maken en dan kan Allguru daar wel wat mee. Allimar Maduro is 1

van de jongens in het bedrijf die zich vooral bezig houdt met het scouten van nieuwe

talenten. Zij gaan dan vervolgens in gesprek met Annemiek Rosaria en proberen dan tot een

overeenkomst te komen. Allguru managet vervolgens dan de artiesten door alles voor hun

bij de houden. Ze moeten actief blijven op Social Media, ze regelen de boekingen voor de

artiest maar ook met het media vormgeving wordt rekening gehouden. Logo’s en videoclips

worden gemaakt door Atilla Bayrambas, nog een lid van Allguru

Als het gaat om het organiseren van evenementen is Allguru daar nog heel nieuw in. Ze

hebben tot nu toe 2 evenementen georganiseerd waar ik allebei aan mee heb geholpen. Ze

organiseren een evenement stap voor stap en maken hier planningen bij. Intern contact

wordt vooral via Whatsapp gedaan. (Dus contact met de artiesten onder Allguru, stagaires

enzovoort.) Extern contact gebeurd vooral telefonisch of via de mail. Dit is bijvoorbeeld

contact met een beveiligingsbedrijf.

Pg. 08


• Public Relations en gebruik van Social Media

Omdat Allguru niet alleen evenementen organiseert maar ook artiesten onder zich heeft

wordt er binnen het bedrijf veel gebruik gemaakt van Public Relations. Ze hebben met veel

andere bedrijven intern en extern contact. Zo werken ze samen met andere bedrijven die

ook evenementen organiseert of sluiten ze deals af met externe partijen. Die sponsoren dan

bijvoorbeeld hun drank op een avond van een event en in ruil daarvoor krijgen die bedrijven

promotie op Social media

Allguru maakt gebruik van allerlei social media accounts. Zo hebben ze bijvoorbeeld een

Facebook-pagina genaamd Allguru Agency. Hierop promoten ze hun feesten (in het Engels)

en kondigen ze boekingen van hun artiesten aan.

Pg. 09

Hoofdstuk 3 de werkzaamheden


• BPV-opdrachten

• Begroting maken

• Planningen maken event

• Draaiboek maken

• Briefings schrijven

• Bedankbrieven

• Evalueren

• Promoten via Social Media

• Locaties uitzoeken

• Zelfstandige opdrachten

- Planningen

In de 3e week van stage ben ik begonnen aan een evenement genaamd: Tribal Kush &

Friends. Hiervoor heb ik verschillende planningen gemaakt: Een interne planning, externe

planning, social-media planning en een dagplanning. Deze kun je ook terugvinden in de

bijlagen. Alle planningen heb ik zelfstandig gemaakt. Wel heb ik overlegd met Annemiek

over de planningen. Zij moest dan akkoord geven voordat ik de planningen door mocht

sturen naar de andere werknemers/stagelopers van Allguru.

Ik vond het wel lastig om al deze planningen alleen te maken omdat ik niet heel veel

informatie had over het event. Ook had ik zelf geen tot weinig contact met externe contacten

dus was het moeilijk om afspraken met externe partijen in te plannen

Pg. 10


- Draaiboek

Voor dit event heb ik uiteindelijk ook een draaiboek gemaakt. Dit heb ik ook zelfstandig

gedaan. Deze heb ik vervolgens ook uitgeprint en aan iedereen gegeven op de avond van

het event zelf. (Aan de Artist-runner, Stage manager, Examinatoren en organisatoren zelf.

Het draaiboek zelfstandig maken vond ik fijn omdat ik alles voor het draaiboek ook zelf

gemaakt en verzameld had. Toen was het voor mij dus niet meer moeilijk om dit in elkaar te

zetten

• Briefings en bedankbrieven

Briefings en bedankbrieven heb ik ook zelfstandig geschreven. Vervolgens heb ik hier

feedback op gekregen en daarna naar de artiesten en locatie gestuurd

Ik vond het prettig om deze opdracht zelfstandig te maken. Dit komt omdat ik zelf de

planningen heb gemaakt dus de exacte tijd wist dat de artiesten op moesten. Omdat ik de

artiesten zelf heb begeleid en ik het aanspreekpunt was was het ook makkelijk om de

bedankbrieven te schrijven.

Pg. 11


• Opdrachten in samenwerking

• Begroting

In de eerste week van stage zijn Sanne Dammers en ik samen bezig geweest met een

begroting voor een evenement dat in Augustus zou plaatsvinden. Dit zou een dakfeest

worden voor 500 man. Uiteindelijk is dit idee niet doorgegaan. Wel is de begroting afgerond.

Deze kun je ook terugvinden in de bijlagen.

Ik vond het fijn om dit samen met Sanne Dammers mijn klasgenoot te maken. We vulden

elkaar goed aan tijdens deze opdracht en de samenwerking verliep flexibel.

• Evalueren

Tribal Kush&Friends hebben we met zijn allen geëvalueerd. Ik heb iedereen om feedback

gevraagd en hier vervolgens een verslagje over geschreven. Uiteindelijk heb ik ook mijn

leerdoelen voor het volgende event opgeschreven en dit doorgestuurd naar iedereen van

Allguru

• Promoten via Social Media

Evenementen moeten natuurlijk ook goed worden gepromoot. Als het gaat om Tribal Kush &

Friends heb ik dit vooral samen met Allimar Maduro gepromoot. Ik ben beheerder van de

Facebookpagina Allguru Agency gemaakt en heb vervolgens verschillende promotie teksten

gepost hierop. Deze vind je terug in de bijlagen.

Ik vond het fijn om deze opdracht samen met een van mijn stagebegeleiders Allimar Maduro

te maken. Hij heeft al vaker feesten gepromoot dus aan hem kon ik mijn vragen stellen. Ook

was hij goed in het vertalen van de posts van Nederlands naar Engels. Hierin vulden wij

elkaar goed aan.

• Locaties uitzoeken

Sanne Dammers en ik hebben in de laatste week van stage samen locaties uitgezocht voor

een eventueel nieuw Event van Allguru. We hebben gezocht naar allerlei locaties en

hiervoor ook de kosten uitgezocht

Pg. 12


• Plannen en begeleiding

Binnen mijn stage bij Allguru ben ik eigenlijk gelijk begonnen met dingen plannen. Dit was

ook 1 van mijn persoonlijke leerdoelen toen ik begon aan deze stage. Voor elk event werden

verschillende soorten planningen gemaakt:

- Interne planning (hierin staan alle afspraken/telefoontjes met interne partijen)

- Externe planning (Hierin staan alle afspraken/telefoontjes met externe partijen)

- Social Media planning (Hierin staan alle socialmedia posts ingepland op datum en

tijdstip

- Dagplanning (Hierin staat de planning van de dag zelf)

Als het gaat om plannen werd ik hier goed in begeleid. Wel werd ik erg los gelaten als het

gaat om de planningen. Ik mocht echt alles zelf inplannen en dit leidde soms ook tot

verwarring. Het is namelijk lastig voor mij om afspraken met externe partijen in te plannen.

Dit komt omdat ik zelf geen contact had met de externe partijen dus hier had ik erg weinig

info over.

Pg. 13 Hoofdstuk 4 Evaluatie conclusies en

aanbevelingen

Hoofdstuk 4 Evaluatie conclusies en aanbevelingen

Inzicht

Door mijn stage bij Allguru heb ik meer inzicht gekregen als het gaat om werken binnen een

boeking/management bedrijf. Ik weet nu hoe je afspraken inplant maar ik heb bijvoorbeeld

ook geleerd om een begroting te maken. Tijdens stage richt je je meer op praktijk dan op

theorie en hierdoor krijg je meer inzicht in het werk wat je leert op school

Mijn mening

Ik vond het fijn om de theorie die ik leer op school toe te passen in de praktijk. Wel had ik

liever wat meer gevarieerde opdrachten gehad. Ik heb bijvoorbeeld binnen deze 10 weken

een paar keer dezelfde opdracht uit moeten voeren. Ik had dan liever een nieuwe opdracht

gekregen waar ik meer uitdaging uit kon halen.

Begeleiding vanuit school & BPV

Tijdens mijn stageperiode heb ik goede begeleiding gekregen vanuit school. Ik ben goed

voorbereid op mijn stage en tijdens mjjn stageperiode kon ik altijd vragen stellen op school.

Vanuit mijn BPV ben ik ook goed begeleid. Als ik een opdracht had afgemaakt dan mailde ik

hem naar mijn begeleiders en dan kreeg ik hier feedback op. Vervolgens moest ik dit weer

aanpassen en zo kwamen we tot een eindresultaat. Als ik dingen niet wist dan kon ik altijd

vragen stellen.

Conclusies en aanbevelingen

Voor mijn volgende stage zou ik beter onderzoek doen naar een bedrijf voordat ik het kies

als stageplek. Ik heb uiteindelijk niet voldoende geleerd op mijn stage en ik heb er ook geen

voldoende uitdaging uit kunnen halen. Dit vind ik jammer maar het is wel een leerproces

voor mij geweest

Pg. 14

Hoofdstuk 5 bijlagen


BPV-overeenkomst

(Moet nog ondertekend worden door Annemiek Rosaria)

Pg. 15


Bronnen

https://www.google.nl/search?q=all+guru&source=lnms&tbm=isch&s

a=X&ved=0ahUKEwiwzb6zurHUAhXMLFAKHVvKB6wQ_AUICigB&

biw=1366&bih=613#tbm=isch&q=all+guru+agency

https://www.allguru.nl/

https://www.google.nl/search?q=vertalen&oq=vert&aqs=chrome.0.0j

69i57j0j69i59j0l2.2362j0j7&sourceid=chrome&ie=UTF-8

https://www.facebook.com/allguruagency/

https://outlook.live.com/owa/?path=/mail/inbox

Pg. 16


Werkplanningen

Planning Tribal Kush & Friends

Wat? Wanneer? Wie? Informatie

Poster mailen naar Emma

7 april Atilla

Mediaplanning maken

7 april Emma Het zover mogelijk invullen van de mediaplanning

Invullen dagplanning

7 april Emma Het zover mogelijk invullen van de dagplanning

Annemiek definitief programma vragen

12 april Emma Zodat de dagplanning volledig ingevuld kan worden

Informeren over de eindtijd (zodat definitieve draai tijd bepaald kan worden)

12 april

Licht en geluid regelen

13 april Emma (vragen aan Annemiek)

Zodat dit verwerkt kan worden in de planning

Wensen artiesten 13 april Emma (vragen aan Annemiek)

Zodat de eventuele Riders bekend worden

Facebook Event maken

19 april Emma Via Tribal Kush pagina

1e Facebookpost plaatsen

19 april Emma, Sanne, Katy, Atilla, Annemiek

Bezig met brieven voor naar Neushoorn en de artiesten

19 april Emma

Brieven mailen naar Annemiek

19 april Emma Zodat deze later naar aanleiding van

Pg. 17


feedback verbeterd kunnen worden


20 april Emma Aankondiging Tribal Kush & Cyrilio (Zie promotie planning)

Brieven versturen naar Annemiek voor akkoord

22 april Emma

Brieven aanpassen naar aanleiding feedback

25 april Emma


24 april Emma Aankondiging Tropical Spaces en Sarah (Zie promotieplanning)

Externe planning


Duidelijkheid hoe laat elke artiest optreed

12 april Kevin en artiesten

Communiceren met de artiesten over de tijdsplanning

Wensen artiesten 12 april Kevin en de artiesten

Eventuele Riders van artiesten vragen


12 april Kevin en geluid/licht bedrijf

Is er een geluid en lichtman aanwezig? Welk bedrijf moet benaderd worden?

Online promotie 12 april Emma Benaderen van vrienden/kennissen die helpen het evenement te promoten

Flyers en posters uitprinten

14 april Kevin Benaderen van bedrijven voor het uitprinten van de posters/flyers.

Cyrilo benaderen 20 april Emma Vragen of hij de promo tekst over hem wilt delen

Pg. 18


Alicia benaderen 26 april Emma Vragen of zij de promo tekst over haar wilt delen

Sarah benaderen 26 april Emma Vragen of zij de promo tekst over haar wilt delen

Social Media planning

Wat? Wanneer? Wie?

Event aanmaken op Facebook

Woensdag 19 april EMMA

Bekend maken artiesten ( Line up)

Woensdag 19 april Emma

Flyer online op Facebook Woensdag 19 april Emma

1e Facebook tekst online in Event pagina

Woensdag 19 april (16:30 uur)

Emma

Facebook tekst delen Woensdag 19 april TRIBAL KUSH PAGINA

2e Facebook post online in Event pagina (Promo Tribal Kush & Cyrilio)

Donderdag 20 april EMMA

Facebook post delen Donderdag 20 april TRIBAL KUSH PAGINA

Artiesten filmpje maken/overleg

Vrijdag 21 april Emma, overleggen met Katy

Vrienden/kennissen benaderen voor promoten

Vrijdag 21 april Emma

3e Facebookpost online Facebook in Event pagina (Promo Tropical spaces en Zara)

Maandag 24 april Emma

1e Facebookpost delen ALL GURU Agency pagina Engels


Facebookpost delen Maandag 24 april Tribal Kush, Topical spaces En Zara

Bericht op instagram via Allguru pagina

Dinsdag 25 april Emma

2e Facebook post delen ALL GURU Agency pagina Engels


Pg. 19


4e Facebookpost online (promo Bayrambass & Puri)

Donderdag 27 april Emma

Facebookpost delen Donderdag 27 april Bayrambass & Puri?

Pg. 20


Bewijzen van producten en diensten

Tribal Kush & Friends Draaiboek

Draaiboek Tribal Kush & Friends 2 mei

Pg. 21


Event: Tribal Kush & Friends

Plaats: Neushoorn Leeuwarden

Datum van Event: 2 mei 2017

Organisators: Kevin Bakker, Allguru Agency

Inhoud Algemene informatie ...............................................................................................................23

Achtergrond .........................................................................................................................23

Projectorganisatie ...............................................................................................................24

Adressenlijst ........................................................................................................................24

Locatie .................................................................................................................................25

Time Table & Line-up ..........................................................................................................26

Planningen ..............................................................................................................................26

Interne planning ..................................................................................................................26

Externe planning .................................................................................................................17

Social Media planning .........................................................................................................18

Dag planning ................................................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

Risicolijst .................................................................................................................................31

Brievingen ...............................................................................................................................32

Brieving Puri ........................................................................................................................32

Pg. 22


Brieving Alicia ......................................................................................................................33

Brieving Sarah .....................................................................................................................34

Brieving Bayrambass ..........................................................................................................35

Brieving Neushoorn.............................................................................................................36

Pg. 23


Algemene informatie

Wat: Tribal Kush & Friends (eindexamen project Kevin Bakker) Waar: Neushoorn Leeuwarden (Ruiterskwartier 41) Wanneer: Dinsdag 2 mei 2017 Entree: 2 euro leeftijd: 16+

Op 2 mei 2017 organiseert Kevin Bakker een evenement als eindexamenproject in de

Neushoorn in Leeuwarden. Dit event heet Tribal Kush & Friends. Kevin Bakker is zelf 1 van

de 2 leden van Tribal Kush. Hij doet dit samen met zijn vriend Allymar.

Zoals de naam van het event al zegt komen op 2 mei 2017 Tribal Kush en vrienden naar

Neushoorn. Er zullen verschillende andere artiesten optreden als Sarah Kienstra en DJ Puri.

Deze avond gaat vol zijn met verschillende genres: Electric, House, Moombahton, Trap,

Urban, Dirty House & EDM.

Achtergrond

Tribal Kush & Friends is een evenement georganiseerd door Kevin Bakker student aan de Friesland

college te Leeuwarden, het idee is ontstaan doordat ik (Kevin) een eindproject moest bedenken

waarbij ik mezelf als artiest naar voren moest brengen.

Ik speelt gitaar en ik heb een dj-groep opgericht genaamd Tribal Kush, mijn idee was dan ook om

mijn te laten zijn dat ik een zangeres kan begeleiden maar dat ik ook een zaal kan entertainen als dj.

Een locatie vinden was in dit geval niet moeilijk want mijn school had dit al afgesproken met

Neushoorn, dat er op 2 mei 2017 een afstudeerproject plaats zou vinden in de kleine zaal.

Ik heb verschillende vrienden van mij gevraagd waar mee ik een samenwerking heb om tijdens deze

avond op te treden, zodat wij er een mooie avond kunnen maken.

Mijn idee is om de entreeprijs zo laag mogelijk te houden zodat het toegankelijk en betaalbaar blijft

voor iedereen, vandaar dat ik mijn entreeprijs op twee euro zet.

Pg. 24


De artiesten die ik tijdens mijn evenement wil toevoegen aan mijn line up zijn; Alicia, Cyrilo en

natuurlijk mijn eigen groep Tribal Kush.

Projectorganisatie

Adressenlijst

Bij vragen of opmerkingen kan er contact opgenomen worden met 1 van de organisatoren.

Naam E-mail Telefoonnummer

Annemiek Rosaria (Organisatie)

[email protected] 0621954773

Atilla Bayrambas [email protected] 0625047737

Allymar Maduro [email protected] 0621922675

Kevin Bakker (Organisatie)


Emma Hoefsmit (Organisatie)


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Pg. 25


Locatie

Het evenement vindt zich plaats in Neushoorn (Ruiterskwartier 41)

8911BP Leeuwarden). Dit is vlakbij de stad.

ROUTE & PARKEREN

Neushoorn bevindt zich op loopafstand van Leeuwarden Station. Parkeren kan dichtbij in

parkeergarage Zaailand of Oldehove.

Parkeergarage Zaailand

Zaailand 5

8911 BL Leeuwarden

Parkeergarage Oldehove

Oldehoofsterkerkhof 3

8911 DH Leeuwarden

Pg. 26


Time Table & Line-up

19:45 – 20:30: Bayrambass

20:30 – 21:30: Tribal Kush, Cyrilo,

Tropicalspaces & Sarah

21:30 – 22:15: Bayrambass

22:15 – 23:00: DJ Puri

Planningen

Interne planning


Poster mailen naar Emma

7 april Atilla

Mediaplanning maken

7 april Emma Het zover mogelijk invullen van de mediaplanning

Invullen dagplanning

7 april Emma Het zover mogelijk invullen van de dagplanning

Annemiek definitief programma vragen

12 april Emma Zodat de dagplanning

Pg. 27


volledig ingevuld kan worden

Informeren over de eindtijd (zodat definitieve draai tijd bepaald kan worden)

12 april


13 april Emma (vragen aan Annemiek)

Zodat dit verwerkt kan worden in de planning

Wensen artiesten 13 april Emma (vragen aan Annemiek)

Zodat de eventuele Riders bekend worden

Facebook Event maken

19 april Emma Via Tribal Kush pagina


19 april Emma, Sanne, Katy, Atilla, Annemiek

Bezig met brieven voor naar Neushoorn en de artiesten

19 april Emma

Brieven mailen naar Annemiek

19 april Emma Zodat deze later naar aanleiding van feedback verbeterd kunnen worden


20 april Emma Aankondiging Tribal Kush & Cyrilio (Zie promotie planning)

Brieven versturen naar Annemiek voor akkoord

22 april Emma

Brieven aanpassen naar aanleiding feedback

25 april Emma


24 april Emma Aankondiging Tropical Spaces en Sarah (Zie promotieplanning)

Externe planning

Pg. 28



Duidelijkheid hoe laat elke artiest optreed

12 april Kevin en artiesten

Communiceren met de artiesten over de tijdsplanning

Wensen artiesten 12 april Kevin en de artiesten

Eventuele Riders van artiesten vragen


12 april Kevin en geluid/licht bedrijf

Is er een geluid en lichtman aanwezig? Welk bedrijf moet benaderd worden?

Online promotie 12 april Emma Benaderen van vrienden/kennissen die helpen het evenement te promoten

Flyers en posters uitprinten

14 april Kevin Benaderen van bedrijven voor het uitprinten van de posters/flyers.

Cyrilo benaderen 20 april Emma Vragen of hij de promo tekst over hem wilt delen

Alicia benaderen 26 april Emma Vragen of zij de promo tekst over haar wilt delen

Sarah benaderen 26 april Emma Vragen of zij de promo tekst over haar wilt delen

Social Media planning

Wat? Wanneer? Wie?

Event aanmaken op Facebook

Woensdag 19 april EMMA

Bekend maken artiesten ( Line up)


Flyer online op Facebook Woensdag 19 april Emma

1e Facebook tekst online in Event pagina

Woensdag 19 april (16:30 uur)

Emma

Facebook tekst delen Woensdag 19 april TRIBAL KUSH PAGINA

Pg. 29


2e Facebook post online in Event pagina (Promo Tribal Kush & Cyrilio)

Donderdag 20 april EMMA

Facebook post delen Donderdag 20 april TRIBAL KUSH PAGINA

Artiesten filmpje maken/overleg

Vrijdag 21 april Emma, overleggen met Katy

Vrienden/kennissen benaderen voor promoten

Vrijdag 21 april Emma

3e Facebookpost online Facebook in Event pagina (Promo Tropical spaces en Zara)


1e Facebookpost delen ALL GURU Agency pagina Engels


Facebookpost delen Maandag 24 april Tribal Kush, Topical spaces En Zara

Bericht op instagram via Allguru pagina

Dinsdag 25 april Emma

2e Facebook post delen ALL GURU Agency pagina Engels


4e Facebookpost online (promo Bayrambass & Puri)

Donderdag 27 april Emma

Facebookpost delen Donderdag 27 april Bayrambass & Puri?

Pg. 30



Aanwezig vrijwilligers/organisators

16:30 Emma, Sanne, Katy, Melissa, Atilla, Annemiek en Allymar en Kevin

Het opbouwen en doorspreken van het event, licht en geluid regelen

Artist Runner brengt Bayrambass naar kleedkamer

19:15 Emma (Hier komt het kleedkamer nummer te staan)

Artist runner brengt Bayrambass naar stage

19:30 Emma

Zaal open 19:45 Kevin, Neushoorn en Tribal Kush

Bayrambass 19:45 – 20:30

Inloop 20:00 Bezoekers Bezoekers komen naar het evenement

Artiesten aanwezig 20:00 Cyrilo, Alicia en Sarah

Artist Runner brengt Cyrilo, Alicia, Sarah en Tribal Kush naar kleedkamer

20:00 Emma

Artist Runner brengt Cyrilo, Alicia, Sarah en Tribal Kush van kleedkamer naar stage

20:15 Emma

Kevin eindexamen 20:30 – 21:15 Examinatoren Kevin wordt afgetoetst op zijn examen

Muziek door Tribal Kush, Cyrilo, Alicia en Sarah

20:30 – 21:30

Artiest aanwezig 21:00 Puri

Artist Runner brengt Puri naar kleedkamer

21:00 Emma

Artist Runner brengt Puri van kleedkamer naar stage

21:15 Emma

Puri 21:30 – 22:15

Artist Runner brengt Bayrambass naar kleedkamer

21:45 Emma

Artist Runner brengt Bayrambass van

22:00 Emma

Pg. 31


Risicolijst

Het evenement neemt een aantal risico’s met zich mee, ik heb een korte SWOT gemaakt

waar duidelijk te zien is wat de sterke en zwakte punten zijn. En we kunnen gelijk zien welke

bedreigingen en kansen er zijn, een risico wat Tribal Kush & Friends met zich mee brengt is

dat er een combinatie wordt gedaan van twee dingen. Electric vs. tropical en opkomende vs.

gevorderd, maar de risico’s die er zijn zullen geen gevaar voor dit event brengen. Het event

zal gewoon door kunnen gaan, zonder enige probleem.

kleedkamer naar stage

Bayrambass 22:15 – 23:00

Einde event 01:00 Tribal Kush, Emma, Annemiek, Sanne, Katy, Melissa, Kevin en Atilla

Start afbouw 01:15 Kevin, Emma en eventuele andere vrijwilligers

Pg. 32


Brievingen

Brieving Puri

All Guru Travertijnstraat 12 9743SZ Groningen Aan: Puri Groningen, 19 april 2017 Betreft: Briefing Tribal Kush & Friends Beste: Puri, Op 2 mei 2017 organiseert Kevin Bakker, lid van Tribal Kush zijn eindexamen project genaamd: Tribal Kush & Friends. Wij vinden het leuk dat je op dit feest komen optreden. Om alles zo goed en makkelijk mogelijk te laten verlopen ontvangen je hierbij de planning voor het feest. Wij verwachten jou om 21:00 uur in Neushoorn, (Ruiterskwartier 41 Leeuwarden). Hier zal je worden ontvangen door onze Artist Runner. Zij brengt je vervolgens naar de kleedkamer, hier zal je Rider klaarstaan. Onze Artist Runner zal jou ook de rest van de avond begeleiden Wij hopen jullie hierbij voldoende te hebben geïnformeerd, als je verder nog vragen hebt helpen we je graag. Je kunt dan mailen of bellen naar: [email protected] , 0621954773. Met vriendelijke groeten, Emma Hoefsmit All Guru Agency

Pg. 33


Brieving Alicia

All Guru Travertijnstraat 12 9743SZ Groningen Aan: Alicia Plantijn Groningen, 19 april 2017 Betreft: Briefing Tribal Kush & Friends Beste Alicia, Op 2 mei 2017 organiseert Kevin Bakker, lid van Tribal Kush zijn eindexamen project genaamd: Tribal Kush & Friends. Wij vinden het leuk dat je op dit feest komen optreden. Om alles zo goed en makkelijk mogelijk te laten verlopen ontvang je hierbij de planning voor het feest. We verwachten jou om 20:00 uur in Neushoorn (Ruiterskwartier 41 Leeuwarden.) Je mag je dan melden bij de kassa bij de ingang. Hier zal onze Artist Runner je ophalen en brengen naar de kleedkamer. Hier wordt je later ook weer opgehaald zodat je naar stage gebracht kan worden. Wij hopen jullie hierbij voldoende te hebben geïnformeerd, als je verder nog vragen hebt helpen we je graag. Je kunt dan mailen of bellen naar: [email protected] , 0621954773. Met vriendelijke groeten, Emma Hoefsmit All Guru Agency

Pg. 34


Brieving Sarah

All Guru Travertijnstraat 12 9743SZ Groningen Aan: Sarah Kienstra Groningen, 19 april 2017 Betreft: Briefing Tribal Kush & Friends Beste Sarah, Op 2 mei 2017 organiseert Kevin Bakker, lid van Tribal Kush zijn eindexamen project genaamd: Tribal Kush & Friends. Wij vinden het leuk dat je op dit feest komen optreden. Om alles zo goed en makkelijk mogelijk te laten verlopen ontvang je hierbij de planning voor het feest. We verwachten jou om 20:00 uur in Neushoorn (Ruiterskwartier 41 Leeuwarden.) Je mag je dan melden bij de kassa bij de ingang. Hier zal onze Artist Runner je ophalen en brengen naar de kleedkamer. Hier wordt je later ook weer opgehaald zodat je naar stage gebracht kan worden. Wij hopen jullie hierbij voldoende te hebben geïnformeerd, als je verder nog vragen hebt helpen we je graag. Je kunt dan mailen of bellen naar: [email protected] , 0621954773. Met vriendelijke groeten, Emma Hoefsmit All Guru Agency

Pg. 35


Brieving Bayrambass

All Guru Travertijnstraat 12 9743SZ Groningen Aan: Bayrambass Groningen, 19 april 2017 Betreft: Briefing Tribal Kush & Friends Beste: Bayrambass Op 2 mei 2017 organiseert Kevin Bakker, lid van Tribal Kush zijn eindexamen project genaamd: Tribal Kush & Friends. Wij vinden het leuk dat je op dit feest komen optreden. Om alles zo goed en makkelijk mogelijk te laten verlopen ontvang je hierbij de planning voor het feest. Wij verwachten jou om 19:15 in Neushoorn Leeuwarden, Ruiterskwartier 41. Je mag je hier melden bij de ingang en dan wordt je opgehaald door onze Artist Runner. Zij brengt je naar je kleedkamer en hier zal wat lekkers voor je klaarstaan. Onze Artist Runner begeleid je de rest van de avond ook als je naar stage moet en klaar bent. Wij hopen jullie hierbij voldoende te hebben geïnformeerd, als je verder nog vragen hebt helpen we je graag. Je kunt dan mailen of bellen naar: [email protected] , 0621954773. Met vriendelijke groeten, Emma Hoefsmit All Guru Agency

Pg. 36


Brieving Neushoorn

All Guru Travertijnstraat 12 9743SZ Groningen Aan: Neushoorn, Monica Halm Groningen, 26 april 2017 Betreft: Briefing Tribal Kush & Friends Geachte mevrouw Halm, Op 2 mei 2017 organiseert Kevin Bakker, lid van Tribal Kush zijn eindexamen project genaamd: Tribal Kush & Friends. Wij vinden het leuk dat dit event in Neushoorn wordt gegeven. Om alles zo goed en makkelijk mogelijk te laten verlopen ontvangt u hierbij de planning voor het feest. Om 16:30 zullen de organisatoren aanwezig zijn om het event te doorspreken en om alles klaar te zetten. Qua licht en geluid is alles geregeld met het team van Neushoorn. Zij zullen ook aanwezig zijn om te helpen met het voorbereiden van het licht en geluid. Het evenement start om 19:45 en om 20:30 zal Kevin Bakker worden afgetoetst door Ruben Mulder. Het event eindigt om 23:00. Hierna zullen alle organisatoren nog aanwezig zijn om het event af te sluiten en op te ruimen Wij hopen jullie hierbij voldoende te hebben geïnformeerd, als je verder nog vragen hebt helpen we je graag. Je kunt dan mailen of bellen naar: [email protected] , 0621954773. Met vriendelijke groeten, Emma Hoefsmit All Guru Agency

Pg. 37


Evaluatie Tribal-Kush&Friends

Evaluatie Tribal Kush & Friends

Op dinsdag 2 mei heeft Kevin Bakker zijn eindexamen genaamd Tribal Kush & Friends

gehouden in Neuhoorn. Bij deze avond was ik stage manager/artist host. Mijn taak was om

de avond zo makkelijk mogelijk te laten verlopen en ik zorgde ervoor dat elke artiest op tijd

in zijn of haar kleedkamer was zodat ik ze vervolgens op tijd naar stage kon brengen.

Er waren veel verschillende vrijwilligers aanwezig op deze avond om hem te laten slagen. Iedereen had zijn eigen taak. Zo zorgen Katy en Melissa ervoor dat alles van deze avond werd gefilmd zodat er een mooie aftermovie gemaakt kan worden. Ook waren er allemaal vrienden van Kevin (Tribal Kush) aanwezig die een tof optreden gaven. Wat ging goed? Eigenlijk ging qua optredens alles goed. Elke artiest was overal op tijd en er waren weinig onduidelijkheden. Het filmen van het event is goed gelukt en Katy en Melissa vonden het leuk om te doen. Wat ging minder goed? Natuurlijk waren er ook een aantal dingen die minder goed gingen. Zo was er iets misgegaan in de communicatie tussen Annemiek Kevin en Neushoorn. Hierdoor was de Rider niet compleet en daar was Neushoorn niet blij mee. Dit is uiteindelijk wel op tijd opgelost dus de bezoekers hebben hier geen last van gehad. Ook had ik verkeerd begrepen hoeveel draaiboeken er uitgeprint moesten worden. Hierdoor dachten we dat er te weinig draaiboeken waren voor de 3 leraren die aanwezig zouden zijn. Uiteindelijk kon ik dit nog oplossen omdat ik nog 2 draaiboeken over had en er maar 2 leraren waren. Wat moet anders voor de volgende keer? Vanuit mijn opzicht vind ik dat er beter gecommuniceerd moet worden tussen ons allemaal. Er moet duidelijker verteld worden wat nou precies de bedoeling is vanuit 1 persoon. Dus niet van de ene persoon het 1 horen en van de andere persoon het ander. Dit zou onduidelijkheid en misverstanden voorkomen. Ik zelf zou de volgende keer beter lezen wat er tegen mij gezegd is in de groepsapp in plaats van ervan uitgaan wat mij verteld is en wat ik heb genoteerd.

Pg. 38


Ook was het niet terecht van mij om weg te lopen tijdens een confrontatie. Wel vind ik dat ik voor de volgende keer op een andere manier aangesproken moet worden. Fouten maken we allemaal en ik vind het niet terecht dat de confrontatie op deze manier met mij werd aangegaan.

Pg. 39


Begroting Fictief feest

Pg. 40


Pg. 41


BPV verslagbij de houden. Ze moeten actief blijven op Social Media, ze regelen de boekingen voor de...

Documents

Transcript of BPV verslagbij de houden. Ze moeten actief blijven op Social Media, ze regelen de boekingen voor de...