Bewaren en/of vernietigen

Job Vos

Foto: Yvonne Alefs

1. Doelbepaling

en doelbinding

2. Grondslag

3. Dataminimalisatie

4. Transparantie (rechten

Betrokkene)

5. Data-integriteit

Vuistregels privacy 2.0

Bewaren en vernietigen

■ Waar zitten je gegevens?

■ Papier en digitaal

■ Specifieke software/applicaties: vernietig-knop?

vb LVS, LAS, maar ook AFAS

■ Afspraken met leveranciers over vernietigingsmogelijkheden,

terugleveren (exit-strategie) of anonimiseren

■ Alle mapjes op de Google drive of in Microsoft365, of op locale

schijven……

■ FG, Dataregister, DPIA en ….

4

Verwerken persoonsgegevens: strikt noodzakelijk

Gebruik persoonsgegevens: alleen gegevens die strikt noodzakelijk zijn

Opslaan persoonsgegevens volgens AVG:

• Noodzakelijk voor verwerking

• Niet langer herleidbaar

• Archivering algemeen belang, wetenschappelijk/historisch onderzoek, statistische doeleinden

Moment einde gebruik: einde gebruik van de gegevens = verlaten van de school

Einde gebruik: weggooien (vernietigen), of teruggeven (voor zover mogelijk), of bewaren

Bewaartermijnen: staan (meestal) in de wet

AVG: periode dat de gegevens worden bewaard na het einde van het gebruik

+ na de bewaartermijn vernietigen van de gegevens

Archiefwet: bewaren + archiveren (uitleg volgt later)

5

Wat zijn de wettelijke bewaartermijnen precies?

■ De wet: wet po, wet vo, WEC, WEB, etc

■ AVG: gebruiken, daarna bewaren gevolgd door vernietigen. Geen termijn genoemd!

■ Archiefwet:

■ Gaat over gebruiken, daarna bewaren tot vernietiging (vernietigingstermijn) of archiveren

(bewaartermijn).

■ persoonsgegevens i.v.m. openbaar bestuur, openbaar gezagtaken (overheid)

■ Openbaar schoolbestuur: valt onder college B&W (vraag bij de gemeente om informatie over het

beleid rondom bewaren, vernietigen en archiveren); “onderwijsinstellingen die in stand worden

gehouden door een gemeente of een ander openbaar lichaam”

■ Voor deze schoolbesturen: vallen volgens Archiefwet volledig onder archiefbeheer Archiefwet. Dus

alleen vernietigen als er een selectielijst is (lijst met wat er bewaard wordt, en wat weg kan). 6

7

■ Afgeven van getuigschriften door het bevoegd gezag (diploma + cijferlijst)

■ Verlenen van vrijstelling op grond van de Leerplichtwet (art. 11a, 13a en 14)

Archiefwet voor alle schoolbesturen:

2 soorten persoonsgegevens bewaren

Bij de uitoefening van deze taken zijn achtereenvolgens het bestuur en de directie/directeur

van de onderwijsinstelling bestuursorgaan in de zin van de Algemene wet bestuursrecht en

de Archiefwet.

Als zodanig bepaalt het eenzijdig de rechtspositie van een leerling.

De Archiefwet is van toepassing op alle archiefbescheiden die met deze openbaar gezag

taken samenhangen.

Later dit jaar: selectielijst (Archiefwet). Tot die tijd advies om deze gegevens te bewaren

Tabel specifieke bewaartermijnen

8

8 PO/VO/SO

Soort gegevens Namelijk (school kan aanvullen met data uit eigen database):

Doeleinde van verwerkingWettelijke bewaarplicht?

(Wettelijke) bewaartermijn

Aanvang bewaartermijn Wet Artikel Opmerkingen

98

PO De gegevens die in de leerlingenadministratie zijn opgenomen

Inschrijving Uitschrijving Verzuim

Niet gegeven, naar ratio: het bijhouden van de leerlingenadministratie

Ja 5 jaar Nadat de desbetreffende leerling van de school is uitgeschreven

Besluit bekostiging WPO Artikel 9 lid 1 (juncto artikel 6 lid 1)

9PO De gegevens die noodzakelijk zijn voor de

berekening van de bekostiging voor personeelskosten

(door de school nader in te vullen) Niet gegeven, naar ratio: de berekening van de bekostiging voor personeelskosten

Ja 5 jaar + plicht tot vernietiging van de gegevens binnen 8 weken hierna

Nadat de desbetreffende leerling van de school is uitgeschreven

Besluit bekostiging WPO Artikel 9 lid 2

8PO Wettelijk verplichte administratie t.b.v.

subsidies (als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel b resp. onderdeel c, onder 2, of d)

(door de school nader in te vullen) Om voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen alsmede de gerealiseerde prestatie-eenheden kunnen worden nagegaan; resp. Om voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen, betalingen en ontvangsten alsmede kosten en opbrengsten kunnen worden nagegaan;

Ja 10 jaar Na vaststelling van de subsidie Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS

Artikel 5.2 lid (1 en) 3 Bewaarplicht geldt (alleen) voor scholen die subsidie ontvangen als bedoeld in deze regeling.

9 VO Boekhouding bijzonder onderwijs Boeken en bescheiden van inkomsten en uitgaven van een bijzondere school

Boekhouding en inzage in boeken en bescheiden, indien verlangd door Onze Minister

Ja 7 jaar Wet op het voortgezet onderwijs

Artikel 97 lid 2

10 VO Informatie over bekostiging Geordende gegevens die van belang zijn voor de berekening van de hoogte van de bekostiging en een verklaring over de juistheid van de bekostigingsgegevens afgegeven door een door de toezichthouder of het toezichthoudend orgaan aangewezen accountant

Ten behoeve van Onze Minister Ja 7 jaar Wet op het voortgezet onderwijs

Artikel 103a lid 3

16 SO gegevens lerarenregister de gegevens die uit het lerarenregister verwijderd worden

niet gegeven. Naar rato: ten behoeve van Onze minister

ja 5 jaar na verwijdering van de gegevens Wet op de Expertisecentra

artikel 38n lid 3

17SO gegevens lerarenregister de gegevens die uit het register

portaal verwijderd worden net gegeven. Naar rato: ten behoeve van Onze minister

ja 5 jaar na verwijdering van de gegevens Wet op de Expertisecentra

artikel 38s lid 4

Welke gegevens Wettelijke basis Uitleg

1. Specifieke gevallen specifieke wet:Zie tabel met bewaartermijnen

Specifieke bewaar- c.q. vernietigingstermijn terug te vinden in wet en regelgeving. Deze specifieke termijn wordt nagekomen. In de tabel in deze handreiking is een opsomming van specifieke bewaartermijnen te vinden (zie bijlage: lijst met termijnen in onderwijswetten).

2. Europese subsidie (stimuleringsregeling)

ESF Tot 10 jaar na vertrek van de betreffende leerlingen/medewerkers moet informatie bewaard worden.

3. Financiële, fiscale en bekostigingsbescheiden

Artikel 172 lid 3 Wet POArtikel 130a lid 3 Wet VO

7 jaar na datum

Welke gegevens Wettelijke basis Uitleg

4. Alle gegevens in de leerling administratie PO / VO

Artikel 9 lid 1 (juncto artikel 6 lid 1) bekostigingsbesluit WPOArtikel 6 bekostigingsbesluit VO

Tot 5 jaar na uitschrijving betreffende leerling blijft diens informatie bewaard in de leerlingadministratie (vernietigen binnen 8 weken na verstrijken 5 jaar)

5. Persoonsgegevens betreffende de gezondheid van leerlingen

Artikel 18a lid 6 (juncto lod 13) Wet PO17a lid 14 Wet VO

3 jaar na afloop van: (a.) de beoordeling of een leerling is aangewezen op het leerwegondersteunend onderwijs of van het toelaatbaar verklaren van leerlingen tot het praktijkonderwijs of het voortgezet speciaal onderwijs (b.) de advisering over de ondersteuningsbehoefte van de leerling aan het bevoegd gezag van de school, (c.) de toewijzing van ondersteuningsmiddelen of voorzieningen aan de school.

Welke gegevens Wettelijke basis Uitleg

6. Digitaal leermateriaal Persoonsgegevens: niet langer bewaren dan noodzakelijk

PoOnderbouw vo

Gegevens huidige schooljaar, plus gegevens voorgaande schooljaar bewaren

Bovenbouw vo Gegevens huidige schooljaar, plus de twee voorgaande schooljaren bewaren

7. Alle andere gevallen Gegevens tot personen herleidbaar

Vernietigen 2 jaar na uitschrijven of beëindigen relatie (richtlijn AP)

Toestemming om na uitschrijven gegevens te bewaren met specifiek doel

Bewaren toegestaan op basis van toestemming (bijv. alumni)

Niet tot persoon herleidbaar Vrij te kiezen

Dus…

Onderwijsinstellingen in stand worden gehouden door een gemeente of een ander openbaar lichaam:

Archiefwet (+ AVG + onderwijswetten)

Niets vernietigen zonder selectielijst (bijv. van gemeente).

Kijk daarnaast naar bewaartermijnen andere onderwijsinstellingen

Andere onderwijsinstellingen:

Specifieke wetten en onderwijswetten: 10, 7, 5, 3 jaar

AVG: 2 jaar

Archiefwet: diploma’s en eindexamenresultaten, vrijstellingen leerplicht (advies: even niet weggooien)

13

Backup

■ Backup en recovery is een ander proces, binnen BCM (bedrijfscontinuïteit)

■ Opslag gegevens binnen backup niet geschikt voor gedeeltelijke vernietiging

■ Vernietiging van delen backup maakt recovery overige gegevens meestal onmogelijk

■ LET OP!

Na een restore controleren of er intussen een wijziging (rechten betrokkene) heeft

plaatsgevonden

■ Regel autorisatie toegang tot backup goed:

geen toegang = geen persoonsgegevens = geen bewaartermijn

14

Tijdelijke handreiking bewaartermijnen

■ Aanpak IBP

■ Tabel met specifieke wetgeving en bewaartermijnen als bijlage

■ Excel sheet

Filteren

PO/ VO / SO

Verantwoording

■ Tijdelijk: overleg raden met Nationaal Archief

15

Bedankt voor uw aandacht

Aanpak IBP https://kn.nu/IBPonderwijs ibp@kennisnet.nl