Vernietiging: een digitaal dilemma Wat in het papieren tijdperk nog zo eenvoudig leek, is in het digitale tijdperk een dilemma geworden: vernietigen van documenten.Ze zijn bekend, de momenten van al dan niet noodzakelijk vernietiging van archivalia: de rustige vakantieperiode, een aanstaande verhuizing, of het einde van het jaar, als de reguliere schonings­ronde voor de deur staat. De ene keer is het de afdelingsmede­werker zelf die het uitvoert terwijl de andere keer een DIV­medewerker deze taak op zich neemt. Maar in bijna al de gevallen gaat het om de vernietiging van één soort documenten: papieren.

En dat is vreemd. Want een groot gedeelte van de documenten die in de organisatie worden gebruikt, hebben allang geen papieren karakter meer. Grote aantallen documenten worden bij binnenkomst gescand en digitaal naar de behandelende medewerkers doorgestuurd. En documenten zoals e­mails halen de papieren status zelfs nooit. En toch blijkt het vernietigen van digitale documenten minder vanzelfsprekend als dat van hun papieren equivalent. Hoe komt dat nu?

Reden voor vernietigingDe belangrijkste reden om documenten te vernietigen is wel het gebrek aan

Bewaren en vernietigen ‘loont’

Na verloop van tijd kan bij ongelimiteerde digitale opslag de toegankelijkheid van gegevens een probleem worden. Er zijn maar weinig organisaties die duidelijk bepaald hebben op welke wijze opschoning van gegevens plaats moet vinden.

VerantwoordingWie is verantwoordelijk voor de vernietiging van digitale documenten? Is het de medewerker op de afdeling of behoort vernietiging van digitale documenten óók tot het domein van de DIV­medewerker? Of is het de afdeling ICT die dat voor haar rekening neemt?Een extra probleem zijn de hybride dossiers; de dossiers waarvan een gedeelte bestaat uit digitale documenten en een gedeelte uit papieren documenten. Bij een papieren dossier ligt het voor de hand dat de verantwoordelijke het gehele dossier vernietigt, bij een hybride dossier ligt dat minder voor de hand.

Verouderde richtlijnenNaast de niet belegde verantwoording, zien we ook verouderde richtlijnen. Zo wordt nog veelvuldig gebruik gemaakt van de bewaar­ en vernietigingsrichtlijnen van de niet meer bestaande Nationale Woningraad (NWR). Deze 11 jaar oude richtlijnen zijn nooit meer geactualiseerd

opslagcapaciteit of het bevorderen van de toegankelijkheid. Het is immers makkelijker zoeken in een kleinere hoeveelheid documenten. Maar ook het beheersen van de opslagkosten is een belangrijke factor. Dure vierkante meters kantoorruimte kan kunnen beter gebruikt worden voor het plaatsen van medewerkers dan voor het plaatsen van archief. Tenslotte willen we voldoen aan de wet. We worden namelijk niet alleen geacht documenten voor een bepaalde periode te bewaren (bepaalde fi nanciële stukken 7 jaar in het kader van de Wet op de Rijksbelastingen), we worden ook geacht tot vernietiging van stukken over te gaan (bijvoorbeeld in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens).Het ligt voor de hand dat deze redenen voor vernietiging net zo gelden voor de papieren als voor de digitale documenten. Dus waarom toch die problemen met digitale vernietiging?

Beleid en richtlijnenEen belangrijke oorzaak voor het probleem ligt in het gebrek aan bewaar­ en vernietigingsbeleid binnen organisa­ties. Een volle kast betekent opruimen en weggooien. Deze praktische noodzaak ontstaat echter in de digitale omgeving minder snel. Er is bijna geen grens aan de opslagcapaciteit van computers. Te weinig geheugen? Dan prikken we er nog een schijfje bij.

Het opslaan en bewaren van meters documenten werd jarenlang als een noodzakelijk kwaad gezien. Door de intrede van het digitaliseren van documenten dachten veel organisaties van deze tijdrovende archiverings-problematiek verlost te zijn. Niets is minder waar!

opslagcapaciteit of het bevorderen van

Het opslaan en bewaren van meters documenten werd jarenlang als een

documenten dachten veel organisaties van deze tijdrovende archiverings-

informatiesysteem waarop beheer moet worden uitgevoerd. Bewaren en vernietigen van documenten wordt dan slechts een technische handeling. De DIV’er heeft wel expertise over bewaring en vernietiging van documenten maar mist de kennis of de autorisatie om verwijderacties in een systeem uit te kunnen voeren. Maar de DIV’er mag alleen maar documenten verwijderen waarvan is bepaald dat ze geen waarde meer hebben voor de organisatie. Het is de proceseigenaar die dat het beste kan bepalen. Het ligt dan ook voor de hand dat de drie partijen – proceseigenaar, DIV en ICT – in een driehoeksoverleg tot een gestructureerde wijze van vernietiging komen.

en dus ook niet aangepast aan het digitale tijdperk en veranderde wetgeving. De in deze richtlijn genoemde bewaar­termijn van 10 jaar voor financiële bescheiden, geldt al enkele jaren niet meer. Ook met de Wet Bescherming Persoonsgegevens houdt ze geen rekening.

Infarct of vitaal?Door documenten oneindig te bewaren, loopt de organisatie kans op een informatie­infarct. Zeker voor de organisa ­ties die vernietiging van documenten eerder zien als een vorm van verarming (verliezen van informatie) dan als een vorm van verrijking (verbetering van de toegankelijkheid, minder ruis). Alleen in het laatste geval kan er sprake zijn van een vitale documentaire informatiehuis­houding die de organisatie optimale procesondersteuning biedt.

DriehoeksoverlegDe afdeling I&A heeft een rol in het vernietigingsproces waarbij opgemerkt dat de ICT­er een document meer ziet als een product van een gebruikt

Bewaren en vernietigen ‘loont’Square DMS loopt voorop met geïntegreerde informatiesystemen waarbinnen digitale documenten in werkprocessen belangrijk zijn.

Wij helpen organisaties concurreren binnen de huidige digitale economie door het aanbieden van Enterprise Content Management systemen die onderdeel uitmaken van het geïntegreerde bedrijfsproces.

Wij zetten bewezen technologieën in om digitaal zaken doen verantwoord mogelijk te maken.

Voorkom een informatie­infarct en begin vandaag nog met:­ het opzetten van een bewaar­ en vernietigingsbeleid voor alle papieren en digitale

documenten.­ het actualiseren van richtlijnen.­ duidelijkheid te geven wie wat wanneer mag vernietigen.­ het thema vandaag nog op de agenda te plaatsen...u kunt immers veel

geld besparen!

Johan Naus, Teamleider DIVision

Square DMSBrugstraat 156096 AA Grathem

T 0475 - 473 500F 0475 - 473 599E postbus@squaredms.comW www.squaredms.com