ARCHIEF VAN HET BESTUUR VAN DE MESDISCHE...

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

29

ARCHIEF VAN HET BESTUUR VAN DE MESDISCHE EXPERTISE

(MEDEX) FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE

VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST

door

Kathleen DEVOLDER

Brussel 2009

ARCHIEF VAN HET BESTUUR VAN DE MESDISCHE EXPERTISE

(MEDEX) FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE

VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST

door

Kathleen DEVOLDER

Brussel 2009

5

WOORD VOORAF Bij het opstellen van deze archiefselectielijst heb ik hulp en medewerking gekregen van tal van personen die ik hier graag wil bedanken. Mijn dank gaat in de eerste plaats uit naar dhr. Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en naar mevr. Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie van het Rijksarchief. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning, en stonden ten slotte ook in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. Ik wil eveneens een oprecht woord van dank richten aan mevr. Ria Fransis, directrice van Medex, en aan alle in het kader van dit initiatief gecontacteerde personeelsleden van het Bestuur van de medische expertise, voor hun bereidwillige medewerking en voor het vriendelijke onthaal dat mij in deze administratie te beurt viel.

Kathleen Devolder mei 2009

7

INHOUDSTAFEL

WOORD VOORAF 5 INHOUDSTAFEL 7 LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN 9 LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN 11 INLEIDING 13 1. DOEL EN STRUCTUUR VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST 13 2. HOE GAAT U CONCREET TE WERK? 13 3. DE TOTSTANDKOMING VAN DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST 14 INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER 17 I. HISTORIEK IN VOGELVLUCHT VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 17 II. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN 20 1. Bevoegdheden en activiteiten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu 20 2. Bevoegdheden en activiteiten van het Bestuur van de medische expertise 21 3. Bevoegdheden en activiteiten van de verschillende diensten van Medex 22

De centrale diensten 22 Directrice 22 Office management 22

Secretariaat 22 Quality management 22 Knowledge management 22 Information management 23 Communicatie – Klantenbeheer 23 Budget en Beheer 24 Centrale postbus 24 Beheer medische centra 24 Medi-one 24

Medische kwaliteit 25 Evaluatie lichamelijke schade 25

Dienst Arbeidsongevallen – Beroepsziekten 25 Cel Medische kosten 27 Traditionele activiteiten GGD 27

Pensioenen 29 Ziekteverzuim 29 Verkeersveiligheid 30

De medische centra 31 Medische onderzoeken bij overheidspersoneel 31

a. Onderzoeken in het kader van arbeidsongevallen 31 b. Onderzoeken betreffende beroepsziekten 33 c. Controles op afwezigheden wegens ziekte 33 d. Onderzoeken voor vervroegde oppensioenstelling 34

Medische onderzoeken bij specifieke beroepsgroepen 35 a. Onderzoeken betreffende rijgeschiktheid van chauffeurs 35

8

b. Onderzoeken naar de geschiktheid in de Rijnscheepvaart of de binnenvaart 35 c. Medische geschiktheidsonderzoeken bij piloten uit de burgervaart 36

Samenvattend: Medex in cijfers (jaar 2008) 36

ORGANOGRAMMEN 37 Ministerie van Volksgezondheid en Leefmilieu (1990) 37 Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu (1996-2001) - Bestuur van de medische expertise 38 FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (2002) 39 FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (2006) 40 Bestuur van de medische expertise (huidige situatie) 41

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER 43 I. DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN VAN MEDEX 43

1. Medische dossiers 43 2. Dossiers chauffeurs en Rijnschippers 46 3. Dossiers piloten 47 4. Dossiers van de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst (GGD) 47

II. DE SELECTIE VAN DE ARCHIEVEN VAN MEDEX 48

1. Algemeen 48 2. Medische dossiers en dossiers chauffeurs, Rijnschippers en piloten 49 3. Dossiers van de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst (GGD) 49

BIJLAGEN 1. Schematische voorstelling van de webapplicatie “Absenteisme” 53 2. Adressenlijst van de medische centra met vermelding van de regio’s waarvoor ze bevoegd zijn 54

9

LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN

BRONNEN https://portal.health.fgov.be http://warvictims.fgov.be http://www.begroting.be http://www.eipa.eu http://www.ejustice.just.fgov.be http://www.empreva.be http://www.fagg-afmps.be http://www.fedweb.belgium.be http://www.fmp-fbz.fgov.be http://www.iph.fgov.be http://www.ksz.fgov.be http://www.mobilit.fgov.be http://www.ordomedic.be http://www.sdpsp.fgov.be https://www.socialsecurity.be http://www.webdiv.be Belgisch Staatsblad, 1849-2009. Bulletin [du Ministère] de la Santé publique. Bulletin [van het Ministerie] van Volksgezondheid, 1936-1984. CALLENS S., BRILLON S, La conservation du dossier patient. Recherche effectuée dans le cadre de la convention d’étude conclue avec l’Interhospitalière Régionale des Infrastructures de Soins (IRIS) sous la supervision du Groupe de travail ‘Archives’ de la Commission nationale “Normes en matière de Télématique au service du secteur des Soins de Santé” (Prof. Francis Roger-France et Dr. Marc Bangels), Brussel, Callens Advokatenkantoor, [2001]. Een controlearts aan je deur… Antwoorden op de meest gestelde vragen over ziektecontroles, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, FOD Personeel en Organisatie, Medex, Brussel, [2008]. [Brochure] 1996. De Gezondheid in België. La Santé en Belgique. Health in Belgium, Brussel, Emile Cukier – SA Media Belgium International NV, 1996. “Op uw gezondheid”. [Jaarverslag 2003]. Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2004. Op de graad gemeten. Jaarverslag 2004. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2005. Dialoog. Jaarverslag 2005. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2006. Vinger aan de pols. Jaarverslag 2006. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2007. WERKEN BLERO B. en DONY M., ‘La répartition des compétences en matière de politique de santé’, in Courrier hebdomadaire du Centre de recherche et d’information socio-politiques, nr. 1300-1301, 1990.

10

COPPENS H., Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004. DECEULAER H., Inventaris van het archief van het Bestuur van Volksgezondheid (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Volksgezondheid). Series en dossiers betreffende de Provinciale Medische Commissies, 1885-1947, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. DECEULAER H. en DOCKX Y., Ministerie van Volksgezondheid. Inventaris van de series koninklijke en ministeriële besluiten, 1830-1978, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004. DECEULAER H. en TALLIER P.-A., Inventaris van de series notulen van de directieraad van het ministerie van Volksgezondheid, 1944-2001, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2006. DROSSENS P., Archief van de buitendiensten van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. FRANSIS R., ‘Met COPERMED naar het performante MEDEX’, in: Vlaams Tijdschrift voor OverheidsManagement, jaargang 11, januari-maart 2006, p. 10-16. HONNORÉ L. (red.), Het geheugen van onze gezondheid: het medisch archief en zijn hulpbronnen. Handelingen van het Internationaal Colloquium (Brussel, 15-17 maart 2007). La Santé et sa mémoire: les archives médicales et leurs ressources. Actes du colloque international (Bruxelles, 15-17 mars 2007). To Document Health Memory: Medical Archives and their Uses. Proceedings of the International Congress (Brussels, 15-17 March 2007), Brussel, Archief en bibliotheekwezen in België, 2008 (extra nummer 86). JACQUEMIN M., Archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en van de Hoge Gezondheidsraad. Archiefselectielijst [2008], Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. LEFÈVRE J.-N., Archives de l’Agence fédérale des Médicaments et des Produits de santé. Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, [2009] (in voorbereiding). LEFÈVRE J.-N., Archives de l’Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA). Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. SOYEZ S., Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques. Version 1.0 (Août 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. SOYEZ S., Directives pour la gestion et l’archivage numérique des e-mails. Version 1.0 (Juillet 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. TERRIZI R., Le Ministère de l’Intérieur (1830-1994). I. Etude de l’administration centrale et répertoires des commissions et services publics, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995. VANDEWEYER L., Het Ministerie van Volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995. VELLE K., ‘De centrale gezondheidsadministratie in België vóór de oprichting van het eerste ministerie van volksgezondheid (1849-1936)’, in Belgisch Tijdschrift voor Nieuwste geschiedenis, XXI, 1990, 1-2, p. 162-210. VELLE K., De nieuwe biechtvaders, de sociale geschiedenis van de arts in België, Leuven, Kritak, 1991. VELLE K., ‘Het voormalige Ministerie van volksgezondheid [en gezin]’ in VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (red.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19de-20ste eeuw, Brussel, VUBPress, 1999, p. 413-426. VELLE K., ‘Parastatalen die afhingen van het voormalige Ministerie van volksgezondheid’ in VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (red.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19de-20ste eeuw, Brussel, VUBPress, 1999, p. 632-635.

11

LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN

AGD Administratieve gezondheidsdienst AMS/SMA Aeromedical Section/Section de Médecine Aéronautique (FOD Mobiliteit, Bestuur

der luchtvaart) ARA Algemeen Rijksarchief ARAB Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming BPR Business Process Reengineering BS Belgisch Staatsblad BSC Balanced scorecard CAF Common Assessment Framework CODA Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie DAG Dienst arbeidsgeneeskunde DIMONA Déclaration immédiate/Onmiddellijke aangifte ECLG Expertisecentrum voor Luchtvaartgeneeskunde FAGG Federaal Agentschap voor Geneeskunde en Gezondheidsproducten FBZ Fonds voor Beroepsziekten FOD Federale Overheidsdienst GDPBW Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk GGD/OML Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst/Office médico-légal HGR Hoge Gezondheidsraad KB Koninklijk besluit IDPBW Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk IHE Instituut voor Hygiëne en Epidemiologie IWONL Instituut tot aanmoediging van het Wetenschappelijk Onderzoek in Nijverheid en

Landbouw MB Ministerieel besluit Medex Bestuur van de medische expertise WGO Wereldgezondheidsorganisatie WIV Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid

13

INLEIDING 1. Doel en structuur van een archiefselectielijst Overheidsarchieven zijn belangrijk. In de eerste plaats moeten overheidsorganen door middel van hun archieven aan politiek en burger verantwoording kunnen afleggen over hun handelen. In de tweede plaats draagt een zorgvuldig archiefbeheer bij aan een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van elk overheidsorgaan. Een goede informatievoorziening is een voorwaarde voor een goed functionerende overheid. In de derde plaats zijn overheidsarchieven historisch waardevol. Ze vormen onderdeel van ons nationaal cultureel erfgoed. Juist omwille van het erfgoedbelang bepaalt artikel 5 van de Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij wet van 6 mei 20091, dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder de toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of van zijn gemachtigden. Het is echter weinig praktisch om voor de vernietiging van eender welk document telkens opnieuw de toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris te moeten vragen. De oplossing is een door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën goedgekeurde archiefselectielijst. Deze biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Het kan daarbij zowel gaan om gelijksoortige archiefproducten (bijvoorbeeld een serie personeelsdossiers) als om losse verzamelingen van stukken omtrent een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld stukken betreffende het materieel beheer). Bij elk archiefproduct worden de uiterste data vermeld, de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming. Er wordt met andere woorden aangeduid welke documenten in aanmerking komen voor permanente bewaring en welke documenten vernietigd mogen worden wanneer ze hun administratief nut volledig verloren hebben. De archiefselectielijst is bedoeld om de archiefvormer te helpen. Het is een basisinstrument voor een goed archiefbeheer en voor een efficiënt records management. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming – in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de documenten – weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking zullen komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan. 2. Hoe gaat u concreet te werk? Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefreeks verstreken is, heeft het in principe geen zin meer om de stukken zelf nog verder te bewaren. Indien de definitieve bestemming vernietigen is, mag u tot de fysieke vernietiging overgaan. Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie die erop is vastgelegd op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus de versnippering of verbranding van papier, het verbrijzelen van optische schijven en het demagnetiseren (dus niet alleen het wissen met de delete-toets) van elektromagnetische informatiedragers zoals banden, diskettes en harde schijven. De te vernietigen archiefstukken mogen nooit zomaar worden meegegeven met het oud papier of met het gewone huisvuil. Zij bevatten vaak vertrouwelijke gegevens. Men moet de stukken versnipperen, met de hand of met behulp van een papiervernietiger. Voor de vernietiging van grote hoeveelheden archief kan men beroep doen op een gespecialiseerde firma, die na de vernietiging een attest aflevert. U dient wel het Rijksarchief 45 dagen op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 30 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit een stilzwijgende toestemming tot vernietiging in.

1 Belgisch Staatsblad, 12.08.1955 en 19.05.2009.

14

Indien de definitieve bestemming bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. Dit kan eventueel door de administratie zelf gebeuren, maar deze moet er dan wel voor zorgen dat de documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. U kan de documenten ook overdragen aan het Rijksarchief, waar ze, mits inachtneming van de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers en voor de rechts- en bewijszoekende burger. We willen hier nog even benadrukken dat u niet alleen moet instaan voor de bewaring van uw papieren archiefbescheiden, maar dat u ook de leesbaarheid van uw digitale bestanden op lange termijn moet kunnen garanderen. Het Rijksarchief heeft recent richtlijnen opgemaakt voor het duurzaam bewaren van digitale bestanden (e-mailarchivering en archivering van digitale kantoordocumenten).2 Andere richtlijnen – inzake de archivering van websites bijvoorbeeld – zijn in voorbereiding. Deze archiefselectielijst is een momentopname. Indien nieuwe series ontstaan of bestaande series stopgezet worden, bijvoorbeeld ten gevolge van gewijzigde bevoegdheden van de archiefvormer, moet de selectielijst gewijzigd worden. Het is dan ook raadzaam om de archiefselectielijst, in overleg met het Algemeen Rijksarchief, up-to-date te houden. 3. De totstandkoming van deze archiefselectielijst In 2005 nam de FOD Volksgezondheid zijn intrek in de nieuwe kantoren in ‘Eurostation’ aan het Victor Hortaplein. De verhuizing uit het Rijksadministratief Centrum, waar de administratie bijna 45 jaar lang – van 1959 tot 2005 – was gehuisvest, verliep niet bepaald rimpelloos. In het Rijks-administratief Centrum beschikte de FOD over zeer ruime kelders. Jarenlang hadden de verschillende diensten hun statische archieven in deze ondergrondse ruimten gestockeerd zonder zich af te vragen of bepaalde reeksen die niet langer administratief nuttig waren, niet beter vernietigd en/of overgedragen zouden worden aan het Rijksarchief. Toen archivarissen van het Rijksarchief vaststelden dat het leegmaken van de dichtgeslibde kelders leidde tot ongecontroleerde archiefvernietigingen, trokken ze aan de alarmbel bij de voorzitter van de FOD. Mede dankzij de tussenkomst van dhr. Cuypers werden enkele honderden meters historisch waardevol archief gered en overgedragen aan het Rijksarchief. Het betrof o.a. archieven van de provinciale medische commissies (1895-1938) en stukken betreffende de behandeling van psychiatrische patiënten waarvan de oudste dateren van 1842. Dhr. Cuypers nodigde daarop een delegatie van het Rijksarchief uit om tijdens een vergadering van het directiecomité de werking van het Rijksarchief en het belang van archiefselectielijsten uiteen te zetten. Dit alles legde de basis voor een betere samenwerking tussen de FOD en het Rijksarchief. Met het oog op een efficiënter archiefbeleid werd afgesproken om voor elke DG een archiefselectielijst op te maken. In 2008 werden archiefselectielijsten opgesteld voor de horizontale diensten van de FOD, voor de Hoge Gezondheidsraad3 en voor het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten4 (het vroegere DG3). Bedoeling is om dit jaar, behalve voor Medex, ook voor DG 1 en 2 archief-selectielijsten te realiseren. 2 S. SOYEZ, Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques. Version 1.0 (Août 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008 en S. SOYEZ, Directives pour la gestion et l’archivage numérique des e-mails. Version 1.0 (Juillet 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. Deze brochures zijn voorlopig enkel beschikbaar in het Frans; een Nederlandse vertaling is in voorbereiding. 3 M. JACQUEMIN, Archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en van de Hoge Gezondheidsraad. Archiefselectielijst [2008], Brussel, AR, 2008. 4 J.-N. LEFEVRE, Archives de l’Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA). Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, [2009].

BESTUUR VAN DE MEDISCHE EXPERTISE (MEDEX)

17

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER I. HISTORIEK IN VOGELVLUCHT VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu heeft een bewogen institutionele voorgeschiedenis.5 De oprichting van het eerste onafhankelijk Ministerie van Volks-gezondheid (Santé publique) dateert van 1936 (KB van 13 juni 1936).6 Voorheen ressorteerden de bevoegdheden inzake volksgezondheid onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken (tot 1888), onder het Ministerie van Landbouw, Nijverheid en Openbare Werken (1889-1908) en, vanaf 1908, terug onder Binnenlandse Zaken.7 Het ministerie ontstond uit een samenvoeging van het Bestuur voor volksgezondheid afkomstig van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, het Bestuur der weldadigheid dat overgeheveld werd vanuit het departement Justitie, en de Hoge Raad voor de Lichamelijke Opvoeding en de Sport, die losgekoppeld werd van het Ministerie van Openbaar Onderwijs.8 Enkele maanden later werd ook de gezondheidsdienst van het Ministerie van Posterijen, Telegrafen en Telefonie naar het nieuwe departement overgeheveld (KB van 16 oktober 1936).9 Deze dienst, opgericht in 1929, was belast met:

1. de medische selectie van kandidaten voor staatsbetrekkingen 2. het organiseren van fysieke en psychische geschiktheidsonderzoeken voorzien in veiligheids-

reglementeringen waarvan de uitvoering aan staatstoezicht onderworpen was 3. de gerechtelijk-geneeskundige evaluatie van de werkbekwaamheid van gewonden en zieken

ten laste van de staat 4. “une intervention technique dans toute action intéressant la santé ou le rendement des

personnes dont la rémunération est à charge de l’Etat”.10

Aangezien de dienst behalve voor het Ministerie van PTT, ook voor het Ministerie van Verkeerswezen, voor het Ministerie van Openbaar Onderwijs, voor het Ministerie van Landbouw, voor het Rekenhof en voor het INR11 werkte, werd besloten hem aan te hechten bij het nieuwbakken ministerie “où son action interministérielle serait plus apparente et plus accessible et où la concentration de divers organismes techniques de protection sanitaires lui donnerait de nouveaux moyens pour le plus grand bien des services de l’Etat”.12 De dienst werd omgevormd tot het Bestuur van de administratieve gezondheidsdienst, dat later zal uitgroeien tot het Bestuur der sociale geneeskunde, de rechtsvoorganger van het huidige Bestuur van de medische expertise (Medex).13 5 L. VANDEWEYER, Het Ministerie van Volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995; K. VELLE, ‘De centrale gezondheidsadministratie in België vóór de oprichting van het eerste ministerie van volksgezondheid (1849-1936)’, in Belgisch Tijdschrift voor Nieuwste geschiedenis, XXI, 1990, 1-2, p. 162-210; K. VELLE, ‘Het voormalige Ministerie van volksgezondheid [en gezin]’ in: VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (red.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19de-20ste eeuw, Brussel, VUBPress, 1999, p. 413-426. 6 Belgisch Staatsblad, 14.06.1936. 7 Het Ministerie van Binnenlandse Zaken werd door het KB van 30 oktober 1908 herdoopt tot het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Landbouw. Na de overheveling van landbouw naar het Ministerie van Openbare Werken (KB van 5 augustus 1910) bleef de gezondheidsdienst onder Binnenlandse Zaken ressorteren. Het toenemende belang van de volksgezondheid blijkt uit de naamgeving van het departement in de jaren twintig en dertig: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Volksgezondheid (nieuwe naam vastgelegd door het KB van 16 december 1921). R. TERRIZI, Le Ministère de l’Intérieur (1830-1994). I. Etude de l’administration centrale et répertoires des commissions et services publics, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995, p. 89-99. 8 KB van 13 juni 1936. Belgisch Staatsblad, 14.06.1936. 9 KB van 16 oktober 1936. Belgisch Staatsblad, 02.12.1936. 10 Rapport aan de koning. Belgisch Staatsblad, 02.12.1936. 11 Institut National de Radiodiffusion. 12 Rapport aan de koning. Belgisch Staatsblad, 02.12.1936. 13 L. VANDEWEYER, op. cit., p. 31 en p. 83-91.

18

Het eerste Ministerie van Volksgezondheid was echter geen lang leven beschoren. Door het KB van 15 mei 1938 werd volksgezondheid terug bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken gevoegd.14 Het duurde nog tot het einde van WO II vooraleer Volksgezondheid voorgoed als een autonoom departement werd ingesteld (besluit van de ministerraad van 13 september 1944).15 In ’46 telde dit vier besturen: het Bestuur der volksgezondheid, het Bestuur der sociale geneeskunde, het Bestuur van het gezin, van de huisvesting en van de onderstand, en het Bestuur voor lichamelijke opvoeding, sport en openluchtwerken.16 De uitbouw van de verzorgingsstaat in de naoorlogse periode leidde tot een forse groei van het Ministerie van Volksgezondheid, vanaf 1950 het Ministerie van Volksgezondheid en van het Gezin genaamd. Tegen het einde van de jaren zeventig bestond het uit acht grote onderdelen die de voornaamste taakgebieden van het departement weerspiegelden:17

- Bestuur algemene diensten - Bestuur voor de volksgezondheid - Bestuur voor de sociale geneeskunde - Bestuur van de onderstand (vanaf het KB van 4 maart 1977: voor maatschappelijk welzijn) - Bestuur van de gezinszorg en van de huisvesting - Bestuur voor de oorlogsgetroffenen - Bestuur voor de verplegingsinrichtingen/de verzorgingsinstellingen - Bestuursafdeling voor de sanitaire bouwkunde.

Door de tweede staatshervorming in 1980 (bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen)18 werden een aantal persoonsgebonden aangelegenheden inzake gezondheidsbeleid en bijstand aan personen (o.a. het gezinsbeleid) geregionaliseerd. Het duurde echter een aantal jaren vooraleer de administratieve structuren zich aan de nieuwe wettelijke realiteit aanpasten. In 1987 werd het vroegere Ministerie van Volksgezondheid en van het Gezin omgevormd tot het Ministerie van Volksgezondheid en Leefmilieu (KB van 27 januari 1987). Bij KB van 12 december 1994 en van 7 april 1995 werd de administratie samengevoegd met het Ministerie van Sociale Voorzorg tot één departement: het ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu (inwerkingtreding op 1 oktober 1995).19 Het organogram van het Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu telde negen besturen, waaronder het Bestuur van de medische expertise (zie p. 38). Dit omvatte:

- de Administratieve gezondheidsdienst (AGD)20, belast met de controle op het ziekteverzuim bij rijksambtenaren, met de aannemings- en geschiktheidsonderzoeken, de expertises bij arbeidsongevallen en beroepsziekten, en het onderzoek bij vroegtijdige pensionering. De Administratieve gezondheidsdienst verrichtte ook medische onderzoeken bij sommige autobestuurders en piloten uit de privé-sector;

- de Dienst arbeidsgeneeskunde (DAG) die voor de federale departementen de onderzoeken verrichtte voorgeschreven door het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB);

- de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst (GGD), belast met het uitvoeren van medische expertises bij burgerlijke oorlogsslachtoffers, militairen en rijkswachters in vredestijd, en bij slachtoffers van opzettelijke daden van geweld.21

14 KB van 15 mei 1938. Belgisch Staatsblad, 16.05.1938. 15 L. VANDEWEYER, op. cit., p. 40. 16 Ibid., p. 43. 17 Ibid., p. 51. 18 Belgisch Staatsblad, 15.08.1980. 19 K. VELLE, ‘Het voormalige Ministerie van Volksgezondheid…’, p. 420. 20 Eigenlijk was AGD geen correcte wettelijke benaming meer. Door een koninklijk besluit van 25 juli 1969 was de Sociaal-medische Rijksdienst opgericht die de taken van de AGD overnam, maar deze oubollige benaming raakte nooit ingeburgerd. R. FRANSIS, ‘Met COPERMED naar het performante MEDEX’, in: Vlaams Tijdschrift voor OverheidsManagement, XI, nr. 1, januari-maart 2006, p. 10. 21 Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu. Openstaande betrekking van directeur-generaal. Oproep tot kandidaten. Belgisch Staatsblad, 13.06.1997.

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Institutioneel-historisch kader

19

De fusie tussen het ministerie van Volksgezondheid en het ministerie van Sociale Voorzorg werd in 2001 ongedaan gemaakt door de oprichting van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid Voedselketen en Leefmilieu enerzijds, en van de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid anderzijds (koninklijke besluiten van 23 mei 2001).22 De FOD Volksgezondheid ging effectief van start in december 2002. Het organogram van de FOD omvatte bij aanvang naast de diensten van de voorzitter en drie stafdiensten23, vijf directoraten-generaal:

- Organisatie van de Gezondheidszorgvoorzieningen (DG 1) - Basisgezondheidszorg (DG 2) - Geneesmiddelen (DG 3)24 - Dier, Plant en Voeding (DG 4) - Leefmilieu (DG 5).25

Het Bestuur van de medische expertise met de afdelingen AGD, DAG en GGD ressorteerde onder het Directoraat-generaal Basisgezondheidszorg (DG 2).26 In het kader van de Copernicushervorming werd vanaf 2002 met de BPR27 Copermed onderzocht hoe de werking van het Bestuur, dat te kampen had met een eerder zwak imago, geoptimaliseerd kon worden.28 In eerste instantie werden de kernactiviteiten van Medex bepaald, nl.:

- medische expertises inzake arbeidsongevallen en beroepsziekten in de publieke sector - medische expertises bij vervroegde pensionering om medische redenen - geschiktheidsonderzoeken in het kader van de verkeersveiligheid: bij piloten, chauffeurs,

rijnschippers - gerechtelijk-geneeskundige expertises in hoofde van oorlogsslachtoffers, militairen en

slachtoffers van opzettelijke gewelddaden Er werd o.a. beslist om de algemene aannemingsonderzoeken voor statutaire ambtenaren (een 10.000-tal op jaarbasis) af te schaffen29 en om de arbeidsgeneeskundige dienst uit te bouwen tot een volwaardige preventiedienst voor federale ambtenaren.30

22 Belgisch Staatsblad, 29.05.2001. 23 ICT, P&O (Personeel & Organisatie), B&B-L (Budget & Beheerscontrole-Logistiek). “Op uw gezondheid”, Brussel, Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, [2004], p. 6-7. 24 Dit directoraat-generaal werd inmiddels verzelfstandigd tot een agentschap: het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten. Wet van 20 juli 2006 betreffende de oprichting en werking van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten. Belgisch Staatsblad, 08.09.2006. http://www.fagg-afmps.be. 25 “Op uw gezondheid”, p. 6-7. 26 Ibid., p. 19-20. 27 Business Process Reengineering is het fundamenteel herdenken en radicaal vernieuwen van de organisatieprocessen om belangrijke prestatieverbeteringen te realiseren. http://www.fedweb.belgium.be. 28 De BPR die in 2002 “Copermed” gedoopt werd, werd opgestart in 2001 door de toenmalige minister van Ambtenarenzaken L. Van den Bossche, en betrof aanvankelijk zowel het Bestuur der medische expertise als de Bestuursdirectie uitkeringen aan personen met een handicap. Pas nadat de strategische keuze werd gemaakt om niet over te gaan tot een integratie van de beide besturen en om het Bestuur van de medische expertise binnen Volksgezondheid te positioneren, kreeg de studieopdracht de naam Copermed. De BPR van de Bestuursdirectie gehandicapten werd Coperhan genaamd. R. FRANSIS, art. cit., p. 10-16. 29 De voornaamste redenen voor de afschaffing waren het gebrek aan doeltreffendheid en het ‘dubbele’ onderzoek door de arbeidsgeneeskundige dienst. Het feit dat de wetgever selectieve onderzoeken zoals aannemingsonderzoeken net onwettig verklaarde, bracht de afschaffing in een stroomversnelling. R. FRANSIS, art. cit., p. 13-14. 30 Bij KB van 11 maart 2005 werd een Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk voor alle federale ambtenaren (GDPBW) opgericht. De dienst staat in voor het welzijn van alle federale personeelsleden van de aangesloten federale overheidsinstellingen en bestaat uit de interne preventiediensten van de aangesloten leden en uit een centrale cel, Empreva. Deze laatste situeert zich administratief binnen de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. http://www.empreva.be.

20

Vervolgens werd ingegaan op de interne optimalisatie van de processen. Dit resulteerde in meer dan 50 verbetervoorstellen, waarvan een aantal ondertussen geïmplementeerd werden.31 Eén en ander leidde tot een drastische wijziging van het organogram van het Bestuur van de medische expertise. In het verleden was dit opgebouwd op basis van het taalstelsel; er was m.a.w. een Franstalige en een Nederlandstalige hiërarchie. De nieuwe (de huidige) organisatiestructuur daarentegen is gebaseerd op de kernactiviteiten. Sinds maart 2005 is er per kernopdracht of medische expertise één verantwoordelijke, wat een uniforme visie en een gelijkberechtiging van de klant moet waarborgen. De artsen staan onder leiding van één diensthoofd Medische kwaliteit en worden louter aangesproken op hun medische expertise. Hun administratieve taken zijn overgenomen door niet-medisch personeel. Er werd voorts een callcenter geïnstalleerd (mei 2004)32, een Centrale postbus (september 2005) en een cel Medische kosten (september 2005) die alle facturen met medische kosten van slachtoffers van arbeidsongevallen – jaarlijks een 100.000-tal – op uniforme wijze afhandelt. De lancering van de vlotte, afgekorte benaming ‘Medex’ benadrukte het nieuwe elan van het Bestuur van de medische expertise dat in 2006, na het vertrek van directeur-generaal H. Van Loon, losgekoppeld werd van DG 2 (zie organogram p. 40).33 Bij Medex zijn momenteel 249 personeelsleden tewerkgesteld34, waaronder 45 artsen. De centrale diensten zijn sinds 1 juli 2005 gehuisvest in het WTC III te Brussel, in de administratieve wijk net tegenover het Noordstation. Eind 2009 zullen zij verhuizen naar ‘Eurostation’, het gebouw aan het Zuidstation waar de andere diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu reeds enkele jaren zijn ondergebracht. De veertien medische centra zijn verspreid over het hele land (zie bijlage 2). Hun personeelsbezetting varieert naargelang de grootte van het medisch centrum. Ze omvat één of meerdere geneesheren en verpleegkundigen, administratief en onderhouds-personeel. II. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN 1. Bevoegdheden en activiteiten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu heeft bij zijn oprichting in 2001 bevoegdheden geërfd van het voormalige Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu en van het geregionaliseerde Ministerie van Landbouw. Overeenkomstig het KB van 23 mei 2001 is de FOD bevoegd voor:

1. de voorbereiding van het beleid inzake de volksgezondheid en de uitvoering ervan, onder meer via:

- de organisatie en de financiering van de zorgvoorzieningen; - de organisatie van de gezondheidszorgberoepen; - de dringende medische hulpverlening; - het internationaal overleg en de samenwerking; - de technische en administratieve ondersteuning van communicatie, raden en

overlegorganen; 2. de voorbereiding van het beleid inzake de voedselveiligheid en de vrijwaring van de volks-

gezondheid en het leefmilieu, en de uitvoering ervan, onder meer via : - volksgezondheid;

31 Modernisering van de federale overheid. BPR projecten: stand van zaken en resultaten, juni 2005. Rapport aan de ministerraad. Bijlage 1. Individuele rapporten. http://www.fedweb.belgium.be. 32 Dit callcenter staat in het organogram vermeld onder de diensten van de voorzitter. 33 R. FRANSIS, art. cit., p. 13-15. Dialoog. Jaarverslag 2005. Fod Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, p. 25-26. 34 Zij vertegenwoordigen 198 fulltime equivalenten (cijfer voor maart 2009).


21

- de normering van de gezondheidsaspecten van geneesmiddelen en van medische hulpmiddelen; de controle hierop alsook op hun verdeelpunten en op de legale handel in speciaal gereglementeerde grondstoffen; de normering en de controle van de cosmetica;

- de productnormering van gezondheidsaspecten in verband met eetwaren en andere consumptieproducten;

- de productnormering van de grondstoffen, de plantaardige sector, de dieren-gezondheid en de dierlijke productie;

- de normering en het beheer van het dierenwelzijn; - leefmilieu; - de invulling en de coördinatie van het nationaal en internationaal milieubeleid; - de promotie van een duurzame productie- en consumptiewijze, inzonderheid het

geïntegreerd productbeleid; 3. de medische expertise. 35

2. Bevoegdheden en activiteiten van het Bestuur van de medische expertise36 Het Bestuur van de medische expertise verricht medische expertises met betrekking tot de evaluatie van lichamelijke schade, vervroegde pensioneringen en afwezigheden wegens ziekte bij ambtenaren. De opdrachten van Medex inzake de evaluatie van lichamelijke schade vinden hun grondslag in de wet van 3 juli 1967 betreffende de preventie van of de schadevergoeding voor arbeidsongevallen, voor ongevallen op de weg naar en van het werk en voor beroepsziekten in de overheidssector37 en, afhankelijk van het type werkgever (federale overheidsdienst, openbare instelling van sociale zekerheid, autonoom overheidsbedrijf, provincie, gemeente, openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn enz.) en het type sociaal risico (arbeidsongeval, beroepsziekte…), in diverse koninklijke besluiten. Inzake vervroegde pensioneringen gelden de wet van 21 juli 1844 op de burgerlijke en kerkelijke pensioenen38, artikel 117 van de eenheidswet van 14 februari 1961 voor economische expansie, sociale vooruitgang en financieel herstel39 en het koninklijk besluit van 18 augustus 1939 tot regeling van de inrichting der geneeskundige onderzoekingen door den Administratieven Gezondheidsdienst, in plaats van door de provinciale pensioencommissies.40 De opdrachten van het Bestuur van de medische expertise met betrekking tot de controles in geval van afwezigheid wegens ziekte ten slotte, worden geregeld door het koninklijk besluit van 19 november 1998 betreffende de verloven en afwezigheden toegestaan aan de personeelsleden van de rijksbesturen.41 Medex voert daarenboven medische expertises uit bij niet-ambtenaren in het kader van de verkeersveiligheid (chauffeurs, Rijnschippers en piloten) en in het kader van de opdrachten van de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst.

35 KB van 23 mei 2001 houdende oprichting van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid Voedselketen en Leefmilieu. Belgisch Staatsblad, 29.05.2001. 36 Uit: Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid. Afdeling “Sociale zekerheid”, Beraadslaging nr. 08/006 van 5 februari 2008 met betrekking tot de mededeling van persoonsgegevens aan het Bestuur van de medische expertise (Medex) van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. http://www.ksz.fgov.be. 37 Belgisch Staatsblad, 10.08.1967. 38 Wet van 11 april 2005 houdende aanpassing van de Franse tekst en vaststelling van de Nederlandse tekst van de algemene wet van 21 juli 1844 op de burgerlijke en kerkelijke pensioenen. Belgisch Staatsblad, 10.06.2005. 39 Belgisch Staatsblad, 15.02.1961. 40 Belgisch Staatsblad, 02.09.1939. 41 Belgisch Staatsblad, 28.11.1998.

22

3. Bevoegdheden en activiteiten van de verschillende diensten van Medex DE CENTRALE DIENSTEN DIRECTRICE De directrice is belast met de dagelijkse leiding van het Bestuur van de medische expertise. Ze vertaalt de strategische objectieven van de voorzitter van de FOD naar jaarlijkse operationele plannen, waakt over het budget en stuurt het personeel aan. De directrice zit wekelijks de stafvergadering voor en vertegenwoordigt Medex in het directiecomité van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. OFFICE MANAGEMENT De office manager superviseert de algemene en ondersteunende diensten van Medex: het Secretariaat, Quality management, Knowledge management, IT-support, Information management, Communicatie en Klantenbeheer, Budget en Beheer, de Centrale postbus, Beheer medische centra en Medi-one. Secretariaat De dienst neemt het algemeen secretariaat van Medex waar, evenals dat van de directeur, de office manager en de twee celhoofden Beheer medische centra. Het secretariaat staat in voor de opvolging van parlementaire vragen, van vragen van de federale ombudsman en van kabinetsnota’s, en voor de redactie van het verslag van de wekelijkse stafvergadering. Het beheert tevens de administratieve dossiers van de personeelsleden van Medex en staat in voor de opvolging van afwezigheden en van de ontwikkelcirkels (functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken). Quality management De dienst staat in voor het evalueren en optimaliseren van de kwaliteit van de dienstverlening van Medex. Sinds begin 2009 is het Expertisecentrum voor Luchtvaartgeneeskunde ISO-gecertificeerd (9001:2000) voor de administratieve dienstverlening. De kwaliteitsdienst verrichtte een analyse van de werkzaamheden, maakte een draaiboek met instructies en procedures, en stelde een kwaliteitshandboek op dat de vereisten van de ISO-norm herneemt en het kwaliteitsbeleid van het centrum beschrijft. Daarnaast wordt gewerkt aan de introductie van een systeem van zelfevaluatie van de diensten volgens het internationaal erkende CAF model (Common Assessment Framework).42 Voor de opvolging van de kwaliteit van de dienstverlening wordt gebruik gemaakt van boordtabellen (balanced scorecards). De kwaliteitscoördinator staat in voor het maken van de verslagen van de BSC. Knowledge management In het zog van de BPR Copermed werd in 2005 een project management office (PMO) ingericht. Dit staat in voor de systematische opvolging van de diverse lopende projecten. Jaarlijks worden een 10-tal projecten opgestart. De meeste projecten worden binnen het jaar afgerond, maar grote projecten (zoals Mediflow of het scanproject medische dossiers) lopen gedurende meerdere jaren. 43 De project manager is tevens belast met kennismanagement binnen Medex. Om de bedrijfsvoering te optimaliseren wordt gewerkt aan het vastleggen en het online, up to date en mooi gepresenteerd ter

42 Het Common Assessment Framework (of: het Gemeenschappelijk Zelfevaluatiekader voor Overheidsdiensten) wordt door het European Institute of Public Administration aangeboden als een instrument om overheidsorganisaties over heel Europa te helpen bij het gebruik van technieken van kwaliteitsmanagement om hun prestaties te verbeteren. Het CAF biedt hiertoe een eenvoudig, bruikbaar kader geschikt voor de zelfevaluatie van overheidsdiensten. http://www.eipa.eu. 43 In 2008 werden 9 projecten afgesloten. PowerPoint “Medex2008”.


23

beschikking stellen van de werknemers, van de geldende wet- en regelgeving en van allerhande procesinformatie (alle procedures die Medex gebruikt om zijn basisopdrachten uit te voeren). Sinds oktober 2008 fungeert het diensthoofd Knowledge management ook als klachtenmanager. Om de klachten over de dienstverlening op een overzichtelijke manier te behandelen, werd een gecentraliseerd klachtenonthaal ingesteld. De klachtenmanager neemt akte van de klachten die via het online klachtenformulier binnenkomen, en speelt ze door aan de bevoegde verantwoordelijke. De kennismanager is ten slotte ook nog verantwoordelijk voor het beheer van de bibliotheek van Medex. Information management Medex maakt sinds 2005 gebruik van de balanced scorecard (BSC) voor de opvolging van zijn strategische performantie en voor de voortdurende verbetering van zijn resultaten. De information manager genereert op regelmatige basis boordtabellen voor de diverse opdrachten van Medex (arbeidsongevallen, ziekteverzuim, verkeersveiligheid…). Per opdracht werden een aantal KPI’s (key performance indicators of kritische succesfactoren) vastgesteld. De information manager staat in voor de continue opvolging van deze KPI’s. Daarnaast maakt hij analyses en statistieken ‘op vraag’, n.a.v. een parlementaire vraag of een vraag van de federale ombudsman bijvoorbeeld, of als bijdrage voor het jaarverslag van de FOD. Communicatie - Klantenbeheer Deze horizontale dienst staat in voor het klantenbeheer van Medex. Met ‘klanten’ worden zowel de administraties (de werkgevers) als de ambtenaren zelf (de eindklanten) bedoeld.44 Sommige overheidsbesturen zijn wettelijk verplicht Medex in te schakelen voor het medisch toezicht over hun personeelsleden, andere kunnen facultatief beroep doen op de diensten van Medex. Zij dienen zich dan wel expliciet aan te sluiten en een bijdrage te betalen. De dienst Communicatie en Klantenbeheer verstrekt inlichtingen over aansluitingsvoorwaarden en staat in voor de ontvangst van aansluitingsaanvragen en voor de registratie van nieuwe klanten (werkgevers). Voor elke werkgever wordt een administratieve code aangemaakt die in de databank van Medex (voorlopig nog: “Emulatie”, binnenkort: “Mediflow”) gerelateerd is aan de contactgegevens van de dienst. Daarenboven krijgt ieder personeelslid van de administratie een medisch nummer toegekend. Communicatie en Klantenbeheer staat in voor het updaten van de personeelsgegevens in de databank en voor het aanmaken van nieuwe dossiers (op vraag van de werkgever of van de Centrale postbus).45 Het diensthoofd is nauw betrokken bij de uitwerking van “Mediflow” dat heel wat nieuwe functionaliteiten zal aanbieden (o.a. toegang tot de Kruispuntbankregisters en tot het Personeelsbestand van de bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid en de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten ingeschreven werkgevers (DIMONA))46. De dienst is tevens belast met de interne en externe communicatie. Dit impliceert o.a. het beheer van het intranet en het aanleveren van teksten voor de website van Medex, het opstellen van brochures, het voeren van communicatiecampagnes enz. In 2008 werd voor de brochures rond controles een eigen huisstijl voor Medex ontwikkeld. 44 Het cliënteel van Medex in de overheidssector telt ongeveer 700.000 eenheden (cijfer voor 2006). R. FRANSIS, art. cit., p. 10. 45 Het betreft enkel algemene medische dossiers. Dossiers ‘chauffeurs’ en ‘schippers’ worden aangemaakt door de medische centra. 46 De onmiddellijke aangifte van tewerkstelling, kortom Dimona (Déclaration immédiate/onmiddellijke aangifte) is een elektronisch bericht, waarin de werkgever iedere aanwerving en iedere uitdiensttreding van een werknemer onmiddellijk meldt aan de RSZ. https://www.socialsecurity.be.

24

Budget en Beheer Budget en Beheer is belast met de budgetplanning van Medex. De dienst bereidt bestellingen voor – de eigenlijke bestellingen gebeuren centraal door de FOD Volksgezondheid die fungeert als testdepartement in het kader van het project Fedcom dat de modernisering van de federale boekhouding beoogt47 – en staat in voor de betaling van de externe leveranciers van Medex (o.a. bureaubenodigdheden en medisch materiaal) en van de onafhankelijke experten die expertises uitvoeren in opdracht van Medex. De dienst is ook verantwoordelijk voor het beheer van de gebouwen en van het meubilair.

Centrale postbus De Centrale postbus, opgericht in september 200548, is verantwoordelijk voor de vlotte behandeling van alle briefwisseling bestemd voor Medex (centrale diensten én medische centra). Dagelijks wordt de binnenkomende post per taalrol gesorteerd, geopend, gedateerd en bezorgd/gestuurd aan de bestemmeling (slachtoffers, centra, administraties en diensten).49 Inkomende faxen (via de fax server) worden meteen als pdf-bestand, via e-mail, naar verschillende groeps-emailadressen (diensten, centra enz.) verstuurd én gearchiveerd. Inkomende e-mails worden verwerkt of eventueel doorgestuurd naar verschillende groeps-emailadressen (diensten, centra…) én gearchiveerd. De Centrale postbus is ten slotte ook verantwoordelijk voor de coördinatie van het transport van de medische dossiers: chauffeurs halen de dossiers op in de medische centra, verdelen deze in het hoofdbestuur en brengen ze achteraf terug naar het betrokken medisch centrum. Het takenpakket van de Centrale postbus omvat naast postbehandeling ook data entry. De personeelsleden van de Centrale postbus voeren de aangiften van arbeidsongevallen AGD50 en politie in “Emulatie” in en sturen vignetten naar slachtoffers die recht hebben op terugbetaling van medische kosten (deze moeten op de facturen arbeidsongevallen gekleefd worden die aan de cel Medische kosten overgemaakt worden). De papieren aangiften AO worden vervolgens verstuurd naar het bevoegde medische centrum; de aangiften politie worden overgemaakt aan de dienst Arbeidsongevallen. De Centrale postbus staat tevens in voor de registratie van de teruggestuurde, ondertekende genezingsattesten (zie p. 31).51 Beheer medische centra De twee celhoofden Beheer medische centra zijn de intermediairs tussen de directie en de diensthoofden Evaluatie lichamelijke schade, Pensioenen, Ziekteverzuim en Verkeersveiligheid enerzijds en de Frans- en Nederlandstalige medische centra anderzijds. Zij zijn verantwoordelijk voor het administratief en voor het onderhoudspersoneel tewerkgesteld in de medische centra en zien toe op een gestroomlijnd verloop van de processen en op een goede uitvoering van de taken. Medi-one Medi-one is een cel belast met het controleren en ‘opkuisen’ van de databanken met het oog op de overschakeling naar “Mediflow”.

47 http://www.fedweb.belgium.be. 48 R. FRANSIS, art.cit., p. 13. 49 Intern document “Taken expeditie”, ter beschikking gesteld door dhr. J. Steemans. 50 AGD = de vroegere Administratieve gezondheidsdienst. Het betreft aangiftes arbeidsongevallen van de FODs, de gemeenschappen, het Waalse Gewest, het Brussels Gewest, lokale besturen (gemeenten, OCMW’s, intercommunales, provinciebesturen) en parastatale instellingen. 51 Interne documenten “Centrale Postbus” en “Procedure invoeren aangifte arbeidsongeval AGD V-010906”, ter beschikking gesteld door dhr. J. Steemans.


25

MEDISCHE KWALITEIT Medische kwaliteit superviseert de medische activiteiten van de veertien medische centra. Het diensthoofd Medische kwaliteit ziet er op toe dat het medisch personeel van Medex de reglementering naleeft en de procedures respecteert, deskundige medische beslissingen neemt en kwaliteitsvolle medische dossiers bijhoudt. Om de artsen te ondersteunen bij medische evaluaties en om bij te dragen tot kwalitatief hoogstaande medische beslissingen, standaardisatie, objectivering, efficiëntie en gelijkberechtiging van de ambtenaar werden in de periode 2006-2008 door een werkgroep van artsen twee beslissingsmodellen uitgewerkt voor medische onderzoeken bij arbeidsongevallen en bij vervroegde pensioneringen om medische redenen.52 De supervisie van de medische dossiers gebeurt op willekeurige basis én op basis van welbepaalde criteria. Het diensthoofd Medische kwaliteit staat ook in voor het beantwoorden van allerhande vragen om informatie en klachtenbrieven. Zij wordt sinds medio 2008 in haar taken bijgestaan door 4 kwaliteitsmanagers, elk bevoegd voor één van de domeinen waarop Medex actief is, nl. arbeidsongevallen en beroepsziekten, pensioenen, ziekteverzuim en verkeersveiligheid. EVALUATIE LICHAMELIJKE SCHADE Dienst Arbeidsongevallen - Beroepsziekten De dienst ziet toe op de naleving van de procedures voor de medische expertises betreffende arbeidsongevallen (zie p. 31), verwerkt de beroepen arbeidsongevallen tegen beslissing eerste aanleg en tegen besluiten medische expertise na herziening, en de aanvragen voor herzieningsonderzoeken en ambtshalve heronderzoeken (zie p. 32). De dienst behandelt ook de dossiers inzake beroepsziekten (zie p. 33). De procedure verloopt als volgt: binnenkomende aangiften worden geregistreerd en voorgelegd aan de hoofdgeneesheer-directeur, die er een code aan toekent. Aan de betrokkene wordt een ontvangstmelding gestuurd, met een informatieve nota over de betaling van de medische kosten en een 10-tal vignetten (om op de facturen te kleven). De dossiers worden op basis van welbepaalde criteria verdeeld tussen Medex en het Fonds voor de Beroepsziekten. Voor de Nederlandstalige dossiers gebeuren de Medex-expertises momenteel uitsluitend op het hoofdbestuur (door de hoofdgeneesheer-directeur); langs Franstalige zijde worden ook expertises gedaan in het medisch centrum van Namen. Na ontvangst van het medisch verslag van de arts van Medex of van het FBZ, stelt de dienst Arbeidsongevallen-Beroepsziekten een notificatie op die na ondertekening door de hoofdgeneesheer-directeur aan de betrokkene wordt overgemaakt. Indien deze laatste binnen de voorziene termijn (30 dagen na betekening) geen beroep aantekent, worden de besluiten van de medische expertise ook aan de tewerkstellende overheid bezorgd. Na afsluiting maakt de dienst Arbeidsongevallen-Beroepsziekten het dossier voor klassement over aan het medisch centrum bevoegd voor de betrokken ambtenaar. De dienst beheert namens de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst ook de dossiers arbeidsongevallen en beroepsziekten van de politie. De Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst, ingesteld bij het Ministerie van Volksgezondheid door het regentsbesluit van 7 april 1945, heeft als taak geneeskundige expertises te organiseren voor een aantal administratieve overheden bevoegd voor de aanvragen van invaliditeits- en vergoedingspensioenen. Deze overheden zijn wettelijk verplicht de GGD op het gebied van de vergoeding van invaliditeit te raadplegen. De Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst omvat:53

- een voorzitter, benoemd door de koning op voorstel van de minister bevoegd voor Volksgezondheid, voor een verlengbare termijn van 5 jaar

52 De ontwikkeling van deze gidsen (beslissingsmodellen) was één van de verbeterprojecten voorgesteld door de BPR Copermed. 53 Artikels 3-9 van het koninklijk besluit van 11 april 1975 tot herinrichting van de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst, gewijzigd door het koninklijk besluit van 14 november 1991 (officieuze coördinatie op 01.09.1993).

26

- geneesheren-experten, “voor een verlengbare termijn van vijf jaren, aangewezen door de Minister tot wiens bevoegdheid de Volksgezondheid behoort, uit de geneesheren die tenminste vijf jaren praktijk tellen en doen blijken van hun bevoegdheid op het gebied van gerechtelijk-geneeskundige expertises”. Momenteel telt de GGD een 50-tal geneesheren-experten, verspreid over de 10 regionale centra54

- twee Nederlandstalige en twee Franstalige Kamers van beroep (Gent, Leuven, Brussel Frans en Luik)

- één Nederlandstalige en één Franstalige speciale kamer van beroep voor politieke gevangenen - een College van gerechtelijk-geneeskundige rechtspraak, bestaande uit professoren van alle

Belgische medische universitaire faculteiten, door de koning benoemd voor een verlengbare termijn van 5 jaar

- een medische afdeling, bestaande uit de geneesheren-ambtenaren van de GGD o.l.v. een hoofdgeneesheer-directeur

- een administratieve afdeling, bestaande uit de andere ambtenaren van de GGD (centrale dienst én gewestelijke diensten)

- een Raad van advies De expertises, uitgevoerd door de geneesheren-experten in eerste aanleg en door de kamers van beroep (of door de speciale kamers van beroep voor politieke gevangenen), resulteren in een omstandig medisch advies dat, naargelang van het geval, één of meer van de hierna opgesomde punten behandelt:

1. betreffende het slachtoffer: - de pathologische oorsprong van de aangehaalde letsels - het oorzakelijk verband tussen de letsels en de ingeroepen feiten - de graad van invaliditeit - de duur van de invaliditeit 2. betreffende de rechthebbende van het slachtoffer: - het oorzakelijk verband tussen het overlijden en de in aanmerking genomen invaliditeit of de

aangevoerde feiten - in voorkomend geval: de ongeschiktheid van de rechthebbende om in zijn levensonderhoud te

voorzien.55 Sinds het KB van 30 maart 2001 tot regeling van de rechtspositie van het personeel van de politiediensten (het zogenaamde mammoet-KB)56 worden ook aangiften van arbeidsongevallen en van beroepsziekten van personeelsleden van de federale en lokale politie overgemaakt aan de GGD. De procedure verloopt als volgt: de aangiften arbeidsongevallen worden door de Centrale postbus ingevoerd in de databank en overgemaakt aan de dienst Arbeidsongevallen-Beroepsziekten. Indien vermoed wordt dat het fysiologisch letsel of de ziekte geen blijvende invaliditeit tot gevolg zal hebben, wordt een genezingsgetuigschrift in drievoud naar de getroffene gestuurd. In geval van akkoord stuurt deze laatste twee exemplaren terug: één exemplaar wordt aan de werkgever bezorgd, het tweede wordt geklasseerd in het GGD-dossier. Indien de getroffene weigert het genezingsgetuigschrift te ondertekenen of nalaat het terug te sturen, of indien er wel degelijk risico is op blijvende invaliditeit, wordt de aangifte overgemaakt aan het bevoegde regionaal centrum GGD dat de persoon in kwestie oproept voor onderzoek.57 De geneesheer-expert stelt op grond van zijn onderzoek een beredeneerd rapport op met bepaling van:

- de aard van de fysiologische letsels - het medisch oorzakelijk verband tussen de letsels of het overlijden en de aangegeven feiten

54 Er zijn 10 regionale centra GGD werkzaam voor dossiers in eerste aanleg: Antwerpen, Brugge, Brussel, Charleroi, Doornik, Gent, Hasselt, Leuven, Luik, Namen. Ze zijn gehuisvest in de Medex-centra, maar functioneren onafhankelijk ervan. 55 Artikel 2 van het koninklijk besluit van 11 april 1975 tot herinrichting van de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst, gewijzigd door het koninklijk besluit van 14 november 1991 (officieuze coördinatie op 01.09.1993). 56 Koninklijk besluit van 30 maart 2001 tot regeling van de rechtspositie van het personeel van de politiediensten. Belgisch Staatsblad, 31.03.2001. 57 Idem, art. X.III.12.


27

- het percentage van de blijvende invaliditeit als gevolg van het fysiologisch letsel door het ongeval veroorzaakt

- de datum van de consolidatie van de letsels - de tijdelijke werkonbekwaamheid die het gevolg is van het ongeval.58

Het rapport wordt opgestuurd naar Brussel en voor goedkeuring geviseerd door de hoofdgeneesheer. De getroffene wordt via een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de gemotiveerde beslissing. Hij kan beroep aantekenen tegen de beslissing door een aangetekend schrijven te richten aan de GGD binnen een termijn van 30 dagen. Hij wordt in dat geval opgeroepen om te verschijnen voor de beroepskamer.59 Na het onderzoek maakt de beroepskamer van de GGD aan de werkgever en aan de getroffene bij aangetekend schrijven haar gemotiveerde beslissing bekend. In geval van beroepsziekte bepaalt de GGD de volgende medische aspecten:

- de aard van de ziekte - het percentage van de blijvende invaliditeit als gevolg van de beroepsziekte - de datum waarop de invaliditeit ten gevolge van de beroepsziekte een blijvend karakter

vertoont.60 De dossiers ‘beroepsziekten politie’ worden gecentraliseerd in enkele regionale GGD centra (voor de Nederlandse dossiers is dat Leuven). Cel Medische kosten In een aantal gevallen betaalt Medex de medische kosten die voortvloeien uit een arbeidsongeval. Het betreft:

- kosten voor dokter, chirurg, apotheker, verpleging, kinesitherapie, paramedische verzorging, prothese en orthopedie

- herstellings- en vervangingskosten van prothesen en orthopedische toestellen waaraan het ongeval schade heeft veroorzaakt.61

De medische kosten worden terugbetaald op basis van de RIZIV-tarieven. Uiteraard dienen de slachtoffers hiervoor de nodige facturen als bewijslast op te sturen. Tot 2005 kwamen de facturen toe in de medische centra waar het medisch onderzoek had plaatsgegrepen.62 Met het oog op een snellere en uniforme afhandeling van de schuldvorderingen werd begin september 2005 in het hoofdbestuur een cel Medische kosten opgericht, verantwoordelijk voor de afhandeling van ontvangst tot uitbetaling van alle facturen. De cel verwerkt jaarlijks een 160.000-tal facturen. Zij vertegenwoordigen een jaarlijks budget van ongeveer 13 miljoen euro. Traditionele activiteiten GGD Deze cel behartigt de traditionele activiteiten van de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst (zie p. 25) met name expertiseopdrachten in opdracht van:

58 Idem., art. X.III.10. §1. 59 Deze beroepskamer is als volgt samengesteld:

- “een voorzitter die, op voorstel van de voorzitter van de GGD, het college van gerechtelijk-geneeskundige rechtspraak gehoord, door de minister tot wiens bevoegdheid de Volksgezondheid behoort, voor een verlengbare termijn van vijf jaar wordt aangewezen uit de praktizerende geneesheren die ten minste tien jaar praktijk tellen en doen blijken van hun kunde op het gebied van gerechtelijk-geneeskundige expertises

- een geneesheer, die op voorstel van de representatieve syndicale organisaties van de personeelsleden, door de minister tot wiens bevoegdheid de Volksgezondheid behoort, voor een verlengbare termijn van vijf jaar wordt aangewezen

- een geneesheer-ambtenaar die door de minister tot wiens bevoegdheid de Volksgezondheid behoort, voor een verlengbare termijn van vijf jaar wordt aangewezen”. Idem, art. X.III.11.

60 Idem, art. X.III.10. §2. 61 https://portal.health.fgov.be. 62 R. FRANSIS, art. cit., p. 15.

28

1. de Commissie voor vergoedingspensioenen van de Pensioendienst voor de overheidssector (PDOS),63 bevoegd voor de aanvragen van een vergoeding(spensioen) of uitkering van:

oorlogsslachtoffers die fysische of psychische schade hebben (of hebben geleden): - politieke gevangenen van WO II (en hun weduwen of minderjarige wezen) - militaire slachtoffers van WO I, WO II, van de gebeurtenissen n.a.v. de

onafhankelijkheidsstrijd in Kongo, Rwanda en Burundi, en van de oorlog in Korea

- joodse slachtoffers en zigeunerslachtoffers die gedurende WO II minstens zes maanden gedeporteerd werden naar Duitsland of naar door Duitsland bezette gebieden buiten België

militaire slachtoffers in vredestijd: - militairen (actief, gepensioneerd, vroegere dienstplichtigen) - oud-rijkswachters (voor feiten van vóór 1 april 2001).

2. de Dienst voor de Oorlogsslachtoffers (Directie-generaal Oorlogsslachtoffers, FOD

Sociale Zekerheid),64 bevoegd voor aanvragen van een invaliditeitspensioen voor burgerlijke slachtoffers van WO I, WO II en van gebeurtenissen n.a.v. de onafhankelijkheidsstrijd in Kongo, Rwanda en Burundi. Ook weduwen of minderjarige wezen van burgerlijke oorlogsslachtoffers kunnen via de Dienst voor Oorlogsslachtoffers een vergoeding aanvragen.

3. de Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden (FOD

Justitie) die beslist over de toekenning en de omvang van de financiële tegemoetkoming van de Staat aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en, in bepaalde gevallen, aan hun verwanten.

4. Frankrijk.

Het betreft onderzoeken van Franse militairen die in België verblijven, in het kader van een wederkerigheidsakkoord dat Frankrijk en België afsloten.

De cel Traditionele activiteiten ontvangt en registreert aanvragen van voornoemde administraties (in “Emulatie”) en geeft de dossiers door aan de verschillende regionale centra GGD, die de slachtoffers oproepen voor onderzoek door een geneesheer-expert. Zoals hierboven vermeld resulteren de expertises, uitgevoerd door de geneesheren-experten, in een omstandig medisch advies dat, naargelang van het geval, één of meer van de hierna opgesomde punten behandelt:

1. betreffende het slachtoffer: - de pathologische oorsprong van de aangehaalde letsels - het oorzakelijk verband tussen de letsels en de ingeroepen feiten - de graad van invaliditeit - de duur van de invaliditeit 2. betreffende de rechthebbende van het slachtoffer: - het oorzakelijk verband tussen het overlijden en de in aanmerking genomen invaliditeit of de

aangevoerde feiten - in voorkomend geval: de ongeschiktheid van de rechthebbende om in zijn levensonderhoud te

voorzien.65 De geneesheer-expert kan voor bijzondere punten het advies inwinnen van geneesheren-specialisten. Na afhandeling in het centrum wordt het dossier voor supervisie door een geneesheer-ambtenaar terug overgemaakt aan de cel Traditionele activiteiten. Eventueel kan een dossier door de geneesheer-

63 http://www.sdpsp.fgov.be. 64 http://warvictims.fgov.be. 65 Artikel 2 van het koninklijk besluit van 11 april 1975 tot herinrichting van de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst, gewijzigd door het koninklijk besluit van 14 november 1991 (officieuze coördinatie op 01.09.1993).


29

supervisor van het hoofdbestuur voor correctie teruggestuurd worden. Indien op het rapport niets aan te merken valt, wordt het voor goedkeuring geviseerd door de voorzitter van de GGD of, in zijn naam, door een ambtenaar van de medische afdeling. De uiteindelijke besluiten worden vervolgens, samen met de aanvraag, door de cel Traditionele activiteiten overgemaakt aan de opdrachtgever. Het is belangrijk op te merken dat Medex enkel en alleen advies geeft over het percentage invaliditeit, de toekenning van eventuele hulp van een derde persoon enzovoort. Het is de opdrachtgevende administratie of commissie die de uiteindelijke beslissing over de toe te kennen uitkering neemt. De cel Traditionele activiteiten GGD brengt ook het slachtoffer zelf op de hoogte van het feit dat zijn dossier afgehandeld en overgemaakt werd aan de opdrachtgever. Indien het slachtoffer dit wenst, kan hij een kopie van de besluiten krijgen. Eventuele beroepen worden behandeld door de vier beroepskamers van de GGD (in de regionale centra van Brussel Frans, Gent, Leuven en Luik). PENSIOENEN De dienst Pensioenen staat in voor de ontvangst en de invoer van de “aanvragen onderzoek vervroegde pensionering” in de databanken van de bevoegde medische centra.66 De papieren aanvragen worden vervolgens verzonden naar het medisch centrum dat het dossier van de betrokken ambtenaar behandelt en bewaart. Na onderzoek door de pensioencommissie (zie p. 34) stuurt het medisch centrum het volledige dossier naar de dienst Pensioenen, die de ambtenaar via een aangetekend schrijven op de hoogte brengt van de beslissing van de pensioencommissie. De beslissing wordt vergezeld van een document met de medische motivatie en van een informatieve nota (wat houdt de beslissing concreet in?). Indien de ambtenaar binnen de voorziene termijn van 30 dagen na de betekening geen beroep aantekent, brengt Pensioenen ook de werkgever van de ambtenaar op de hoogte. De dienst richt terzelfder tijd een officieus schrijven aan de Pensioendienst voor de Overheidssector (PDOS). De dienst behandelt jaarlijks zo’n 8000 aanvragen. Een 3000-tal daarvan resulteren effectief in een vervroegde oppensioenstelling. ZIEKTEVERZUIM In 2006 werd bij de federale overheid een nieuw beleid inzake ziekteverzuim geïmplementeerd. De stafdienst ICT van de FOD Volksgezondheid ontwikkelde een webapplicatie die de diverse partijen inzake de registratie en de controle van het ziekteverzuim – de ambtenaren, de administraties/werkgevers, Medex en de controleartsen – met elkaar verbindt (zie bijlage 1).67 De administraties geven via de webapplicatie de afwezigheden van personeelsleden en eventuele controleaanvragen in. De medische centra van hun kant voeren inkomende medische attesten in. Elke dag wordt per administratie een vast percentage werknemers gecontroleerd: 30% van de werknemers die één dag afwezig zijn en 20% van de werknemers die meerdere dagen afwezig zijn. De webapplicatie genereert een lijst met te controleren personeelsleden. Wie een controlebezoek mag verwachten, wordt op drie manieren bepaald. Een eerste deel (30%) wordt louter willekeurig door het systeem bepaald. Een tweede deel (60%) wordt door het controlesysteem van Medex geselecteerd op basis van objectieve criteria, zoals de ziektevoorgeschiedenis. Een derde deel ten slotte (10%) gebeurt op aanvraag van de werkgever.68 De controleartsen krijgen via de applicatie een overzicht van de controleaanbiedingen in hun regio; ze kunnen de opdrachten opnemen en brengen na het ziekenbezoek de controleresultaten in. De dienst Ziekteverzuim superviseert de werking van de webapplicatie. In de beginfase begeleidde de dienst de controleartsen en de besturen met algemene instapmeetings over het registratiesysteem en individuele ondersteuning waar nodig. Er werden handleidingen opgesteld, en een lijst met 66 Momenteel heeft elk medisch centrum nog een eigen databank. De invoering van “Mediflow” (eind 2009?) zal de invoer van de gegevens aanzienlijk vereenvoudigen. 67 De ontwikkeling gebeurde in samenwerking met de FOD Personeel en Organisatie en 4 proefpartners: FOD Binnenlandse Zaken, Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening, Rijksdienst voor Pensioenen en FOD Volks-gezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu). Vinger aan de pols. Jaarverslag 2006. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2007, p. 31. 68 Een controlearts aan je deur… Antwoorden op de meest gestelde vragen over ziektecontroles [Brochure].

30

veelgestelde vragen over ziekteverzuim. Onder de controleartsen werd een tweewekelijkse nieuwsbrief verspreid.69 De eerste 145 controleartsen werden gerekruteerd door de stafdienst P&O van de FOD Volksgezondheid. Medex staat zelf in voor eventuele vervanging (opvolging) van de controleartsen en Ziekteverzuim organiseert jaarlijks een ‘didactische causerie’ voor zijn netwerk van controleartsen. De dienst biedt ondersteuning aan de medische centra (het aanleveren van modelbrieven bijvoorbeeld), ziet er op toe dat de artsen de controleopdrachten ook effectief opnemen (90% van de voorgestelde controles moet effectief opgenomen worden), controleert de facturatie van de controlebezoeken, staat in voor de opvolging van de betalingen en voor de uitbetaling van de kosten van arbitrages waarbij de controlearts in het ongelijk werd gesteld.70 De dienst onderhoudt contact met de diverse administraties en beantwoordt klachten van ontevreden patiënten. VERKEERSVEILIGHEID Verkeersveiligheid ziet toe op de naleving van de procedures inzake de medische expertises voor chauffeurs, schippers en piloten (zie p. 35-36) en staat in voor de afhandeling van beroepen van schippers (beroepen in eerste instantie én arbitrages) en van chauffeurs (enkel arbitrages). De dienst omvat het Expertisecentrum voor Luchtvaartgeneeskunde (ECLG) dat medische geschiktheidsonderzoeken uitvoert bij piloten uit de burgerluchtvaart. De Europese wetgeving voorziet dat elke piloot steeds in het bezit moet zijn van een vliegvergunning met geldige bevoegdheidsverklaring(en) én van een afzonderlijk geldig attest van geneeskundige geschiktheid. Er worden 3 soorten medische attesten afgeleverd voor de verschillende klassen piloten:

- attest 1 (= roze attest) voor piloten klasse 1 (lijnpiloot vliegtuig of helikopter, beroepspiloot vliegtuig of helikopter, boordwerktuigkundige, beperkte vergunning van beroepspiloot vliegtuig)

- attest 2 (= blauw attest) voor piloten klasse 2 (privaat vliegtuigbestuurder of privaat helikopterbestuurder)

- attest 3 (= wit attest) voor piloten klasse 3 (ballonvaarders en bestuurders van een ULM of ultralicht motorluchtvaartuig).

De geldigheidsduur van de attesten is afhankelijk van de leeftijd van de piloot en van de klasse waartoe hij behoort. Het is de verantwoordelijkheid van de piloot om ervoor te zorgen dat hij voor iedere vlucht een geldig geneeskundig attest heeft en dat hij dit op tijd laat hernieuwen. Behalve in het ECLG van Medex, kan hij hiervoor ook terecht in het Centrum voor Luchtvaartgeneeskunde (FOD Defensie) en in de Sabena Flight Academy (Medical & Prevention Services).71 Na contactname door de piloot, stuurt de secretaresse van ECLG een uitnodiging en een door de piloot in te vullen “formulier voor aanvraag van een medisch attest” van het Bestuur van de luchtvaart op. Het medisch onderzoek omvat een gedetailleerde analyse van de medische geschiedenis van de piloot. Er wordt ook nagegaan of men voldoet aan de fysieke en mentale geschiktheidscriteria die zijn gedefinieerd in de regelgeving aan de hand van een reeks lichamelijke en laboratoriumonderzoeken. Eventueel worden specialisten geraadpleegd afhankelijk van het type onderzoek. Er zijn verschillende soorten medische onderzoeken naargelang: 69 Vinger aan de pols, p. 32. 70 Als een ambtenaar niet akkoord gaat met de bevindingen van de controlearts, moet hij dit vermelden op het document dat de arts aan de patiënt overhandigt. Binnen twee werkdagen kunnen de betrokkenen in onderling akkoord een scheidsrechter aanwijzen. Indien geen akkoord wordt bereikt, wordt een scheidsrechter aangeduid uit de “Lijst met geneesheren-scheidsrechters voor controlegeneeskunde” (website van de FOD Arbeid en Tewerkstelling). Hij beslist op basis van een medisch onderzoek binnen 3 werkdagen na zijn aanduiding en brengt de behandelende arts en de controlearts op de hoogte. Medex verwittigt tevens het personeelslid en de werkgever per aangetekende brief. De kosten zijn ten laste van de verliezende partij. https://portal.health.fgov.be. 71 Onderzoeken voor de periodieke hernieuwingen van klasse 2 en 3 kunnen ook gebeuren door een erkende geneesheer-examinator. https://portal.health.fgov.be.


31

- de klasse - het een initieel onderzoek betreft of een onderzoek voor een hernieuwing van de vergunning

en van het medisch attest - de uitgebreidheid van het onderzoek (algemeen of grondig onderzoek).72

Als na het onderzoek blijkt dat er geen medische problemen zijn, krijgt de piloot het attest onmiddellijk mee. Bij medische problemen maakt het ECLG het dossier over aan de medische dienst van het AMS (Aeromedical Section) van het Bestuur der luchtvaart van de FOD Mobiliteit. Indien de arts van het AMS oordeelt dat het medisch attest mag worden afgeleverd, wordt het door hen overgemaakt aan de piloten. Dit geldt echter niet voor piloten die een initieel onderzoek ondergaan: zij krijgen hun attest nooit onmiddellijk mee. De initiële onderzoeken klasse 1 worden eerst gesuperviseerd door een arts van het AMS; de medische attesten voor klasse 2 en 3 worden slechts afgeleverd na ontvangst van de resultaten van de specifieke onderzoeken. ECLG is sinds begin 2009 ISO 9001:2000 gecertificeerd. DE MEDISCHE CENTRA De medische centra verrichten dagelijks tientallen medische onderzoeken bij overheidspersoneel. Er zijn vier verschillende categorieën expertisen: a. Onderzoeken in het kader van arbeidsongevallen73 Wanneer een ambtenaar op het werk of op weg naar of van het werk een ongeval heeft, moet Medex het door het ongeval veroorzaakte letsel evalueren. Medex doet meer bepaald uitspraak over:

- het oorzakelijk medisch verband tussen de letsels/het overlijden en de aangegeven ongevalsfeiten

- de eventuele restletsels voortspruitend uit het ongeval en het percentage van de blijvende arbeidsongeschiktheid dat hiervan het gevolg is

- de consolidatiedatum van de letsels74 - de tijdelijke werkombekwaamheid die het gevolg is van het ongeval voor personeelsleden die

onder het toepassingsgebied vallen van het KB van 24.01.1969 en van 12.06.1970 (voor zover in dit laatste geval Medex aangeduid werd als bevoegde medische dienst overeenkomstig artikel 4 van dit KB).

De aangiften arbeidsongevallen worden op het hoofdbestuur geregistreerd door de Centrale postbus die deze vervolgens overmaakt aan het bevoegde medisch centrum. Bij ongevallen met eerder ‘banale’ letsels waar men quasi zeker is dat er geen blijvende arbeidsongeschiktheid zal toegekend worden, wordt de ambtenaar niet opgeroepen voor een medisch onderzoek, maar wordt er een genezingsgetuigschrift opgemaakt om zo het dossier af te sluiten. Indien de ambtenaar akkoord gaat met de afsluiting van het dossier zonder blijvende arbeidsongeschiktheid op de aangegeven datum, stuurt hij een ondertekend exemplaar terug. Medex voert de gegevens in de databank in en brengt de werkgever op de hoogte. Indien het slachtoffer weigert het genezingsgetuigenis te ondertekenen of nalaat het terug te sturen, wordt hij wel opgeroepen voor onderzoek in het medisch centrum. Dit geldt eveneens voor slachtoffers van ernstige arbeidsongevallen. Indien het arbeidsongeval niet kan afgesloten worden na het eerste onderzoek, kan de arts van Medex het slachtoffer opnieuw laten

72 https://portal.health.fgov.be. 73 https://portal.health.fgov.be. 74 Consolidatie is het tijdstip waarop de traumatische letsels van het slachtoffer een stabilisatiepunt hebben bereikt en niet significant meer wijzigen, noch spontaan noch door enige behandeling. Vanaf dan wordt een ev. arbeidsongeschiktheid beschouwd als een blijvende arbeidsongeschiktheid. De tewerkstellende overheid zal op basis van de conclusies van Medex een rente voorstellen aan het slachtoffer. https://portal.health.fgov.be.

32

oproepen. De arts kan zo nodig bijkomende onderzoeken laten uitvoeren door een specialist van zijn keuze. Wanneer hij oordeelt dat de toestand van de letsels gestabiliseerd is en dus niet meer significant zal evolueren, wordt een voorstel tot consolidatie opgemaakt. Het medisch centrum stuurt de besluiten van de medische expertise naar het slachtoffer. Deze bevatten:

- de aard van de letsels - de consolidatiedatum - het percentage blijvende arbeidsongeschiktheid - eventueel de periodes van tijdelijke werkonbekwaamheid.

Beroep is mogelijk binnen de dertig dagen vanaf de datum van betekening. Indien de ambtenaar het niet eens is met de besluiten van Medex, dient hij het formulier dat is toegevoegd aan de besluiten van de medische expertise terug te sturen naar Medex. De dienst Arbeidsongevallen voert het beroep in de databank in. Dagelijks wordt in de medische centra een lijst afgedrukt van de ingevoerde beroepen. Op die manier weet men dat het voor de werkgever bestemde exemplaar van de besluiten niet verstuurd mag worden. Het medisch centrum stuurt in de plaats een ontvangstmelding van het beroep naar de werkgever en naar het slachtoffer. De raadsgeneesheer van het slachtoffer (d.i. een onafhankelijk geneesheer gekozen door de ambtenaar om zijn belangen te verdedigen) kan een consult aanvragen, nl. een onderzoek door zijn raadsgeneesheer én de arts van Medex in het bevoegde medisch centrum, of een omstandig verslag opsturen. Wanneer er geen vergelijk is na consult of wanneer de raadsgeneesheer opteerde voor het opsturen van een omstandig verslag, wordt de eindbeslissing genomen door het diensthoofd Medische kwaliteit (of diens vertegenwoordiger). Indien het slachtoffer het niet eens is met de eindbeslissing, kan hij zich binnen de 3 jaar richten tot de arbeidsrechtbank van het gerechtelijk arrondissement van zijn woonplaats. Letstels ten gevolge van het arbeidsongeval kunnen na verloop van tijd verergeren of verminderen. Op grond hiervan of bij een overlijden door het arbeidsongeval kan een herziening worden aangevraagd. Sinds de wet van 17 mei 200775 kunnen slachtoffers ook een verergeringsbijslag aanvragen, dit is een bijkomende vergoeding indien de door het ongeval veroorzaakte verwondingen erger worden na het verstrijken van de herzieningstermijn van 3 jaar en voor zover de blijvende arbeidsongeschiktheid, na de verergering, ten minste 10% bedraagt. De dienst Arbeidsongevallen stuurt de binnenkomende herzieningsaanvragen door naar het bevoegde medisch centrum dat het slachtoffer oproept voor onderzoek. Na afsluiting van het onderzoek – het slachtoffer kan meerdere keren opgeroepen worden – worden de besluiten van medische expertise naar het slachtoffer gestuurd. Als het slachtoffer niet akkoord gaat met de beslissing, beschikt hij over een termijn van 30 dagen om beroep aan te tekenen. Ten slotte worden in de medische centra van Medex op vraag van een aantal overheden (lokale besturen en politiediensten) nog zogenaamde ambtshalve heronderzoeken verricht. Een ambtshalve heronderzoek is een onderzoek dat uiterlijk 6 maanden vóór het verstrijken van de herzieningstermijn door de werkgever kan aangevraagd worden om na te gaan of het eerder toegekende percentage blijvende arbeidsongeschiktheid niet kan gewijzigd worden. Het ambtshalve heronderzoek resulteert in één van de volgende bevindingen:

- de toestand van de betrokkene is ongewijzigd - de toestand van de betrokkene is verergerd (het slachtoffer kan bijgevolg een

herzieningsaanvraag indienen bij de tewerkstellende overheid) - de toestand is verbeterd; de invloed van de restletsels op de arbeidscapaciteit is verminderd

(de bevoegde dienst van de tewerkstellende overheid kan een herzieningsaanvraag bij Medex indienen).

De besluiten van Medex inzake ambtshalve heronderzoeken zijn louter adviserend en kunnen bijgevolg niet het voorwerp uitmaken van een eventuele beroepsprocedure.

75 Wet tot wijziging van de wet van 3 juli 1967 betreffende de preventie van of de schadevergoeding voor arbeidsongevallen, voor ongevallen op de weg naar en van het werk en voor beroepsziekten in de overheidssector en van de arbeidsongevallenwet van 10 april 1971. Belgisch Staatsblad, 14.06.2007.


33

b. Onderzoeken betreffende beroepsziekten76 Onder beroepsziekten verstaat men “die ziekten die als zodanig worden aangemerkt ter uitvoering van de wetgeving op het herstel van de schade veroorzaakt door beroepsziekten”.77 Een slachtoffer heeft recht op schadevergoeding:

- indien de ziekte voorkomt op de lijst van beroepsziekten en het slachtoffer werd blootgesteld aan het overeenkomstig beroepsrisico tijdens zijn tewerkstelling bij een openbare werkgever

- indien de ziekte op een determinerende en rechtstreekse wijze het gevolg is van de beroepsuitoefening

- indien de beroepsziekte omschreven is in de internationale overeenkomsten die België verbinden, vanaf de dag waarop die overeenkomsten in België in werking zijn getreden en overeenkomstig de bepalingen ervan.

De expertiseopdracht van Medex inzake beroepsziekten bij overheidspersoneel omvat het vaststellen van:

- het percentage van de blijvende arbeidsongeschiktheid die het gevolg is van de beroepsziekte - de datum sedert dewelke de arbeidsongeschiktheid een blijvend karakter vertoont.78

Voor de uitvoering van zijn opdracht doet Medex, wanneer nodig, beroep op de geneeskundige medewerking van het Fonds voor Beroepsziekten. Momenteel worden enkel in het medisch centrum van Namen medische expertises betreffende beroepsziekten uitgevoerd. De Medex-expertises van Nederlandstalige slachtoffers van beroepsziekten vinden plaats in het hoofdbestuur (door de hoofdgeneesheer-directeur). De beroepsprocedure inzake beroepsziekten is dezelfde als voor arbeidsongevallen (consult of omstandig verslag, ev. eindbeslissing door het diensthoofd Medische kwaliteit of diens vertegenwoordiger, in laatste instantie: arbeidsrechtbank). c. Controles op afwezigheden wegens ziekte Medex oefent toezicht uit op de ziekteafwezigheden van de federale ambtenaren en van de personeelsleden van de bij Medex aangesloten besturen (het betreft o.a. gemeentepersoneel, onderwijzend personeel, personeel van Gemeenschappen en Gewesten). Ingeval van ziekte dient een ambtenaar zich op eigen kosten te laten onderzoeken door een arts van zijn keuze en het door de arts ingevulde medisch attest van Medex (met o.a. diagnose en aantal dagen ziekteverlof) op te sturen naar het medisch centrum van de regio waar hij woont. In het medisch centrum worden de gegevens in de databank ingevoerd. Sinds 2006 staat een netwerk van een 120-tal externe controleartsen, verspreid over verschillende regio’s in voor de ziektecontroles van federale ambtenaren. De controle van de werknemers van aangesloten besturen gebeurt wel nog op de oude manier, nl. door de Medex-arts in het medisch centrum waarvan de betrokkene afhangt (of ten huize indien hij zich niet kan verplaatsen). Medex is ook bevoegd voor het toekennen van verminderde prestaties wegens ziekte aan statutaire ambtenaren. Met het oog op een geleidelijke aanpassing aan het normale arbeidsritme, kan een ambtenaar na een periode van afwezigheid wegens zware of langdurige ziekte zijn ambt met 76 https://portal.health.fgov.be. 77 Wetten betreffende de schadeloosstelling voor beroepsziekten, gecoördineerd op 3 juni 1970. De website van het Fonds voor Beroepsziekten (http://www.fmp-fbz.fgov.be) geeft een lijst van beroepsziekten. https://portal.health.fgov.be. 78 Koninklijk besluit van 5 januari 1971 betreffende de schadevergoeding voor beroepsziekten in de overheidssector, Belgisch Staatsblad, 19.01.1971. Koninklijk besluit van 12 januari 1973 betreffende de schadevergoeding voor beroepsziekten, ten gunste van sommige personeelsleden van provincies, gemeenten, verenigingen van gemeenten, commissies van openbare onderstand, intercommunale diensten en inrichtingen van openbare onderstand en openbare kassen van lening, Belgisch Staatsblad, 13.02.1973.

34

verminderde prestaties wegens ziekte uitoefenen. Deze verminderde prestaties moeten onmiddellijk aansluiten bij een ononderbroken afwezigheid wegens ziekte van tenminste dertig dagen. De ambtenaar dient een geneeskundig getuigschrift en een plan voor re-integratie voor te leggen van zijn behandelende arts, waarin de vermoedelijke datum van de volledige werkhervatting vermeld staat. De arts die door Medex is aangewezen om de ambtenaar te onderzoeken, spreekt zich uit over diens lichaamsgeschiktheid om zijn ambt ten belope van 50%, 60% of 80% van zijn normale prestaties weer op te nemen. Een beroepsprocedure via een artsscheidsrechter is voorzien. De verminderde prestaties worden elke dag verricht, tenzij de arts van Medex uitdrukkelijk anders beslist.79 Indien iemand tijdens zijn periode van ziekteafwezigheid in het buitenland wenst te verblijven, dient hij daarvoor de voorafgaandelijke toestemming verkregen te hebben van een arts van Medex.80 d. Onderzoeken voor vervroegde oppensioenstelling81 Deze onderzoeken gebeuren door de zogenaamde pensioencommissies, bestaande uit een arts van Medex en uit een arts niet-ambtenaar, zetelend in de verschillende regionale medische centra. Ze gebeuren op aanvraag van de werkgever. Wanneer een statutair ambtenaar ter beschikking wordt gesteld na uitputting van ziektedagen, moet het betrokken bestuur een aanvraag voor medisch onderzoek richten aan Medex (dienst Pensioenen).82 De dienst Pensioenen maakt de aanvraag over aan het medisch centrum van de regio waar de ambtenaar woont, dat de betrokkene voor onderzoek oproept. De pensioencommissie spreekt zich uit over de geschiktheid tot werken. Ze kan volgende beslissingen nemen:

- beslissingen van het type A betekenen dat de betrokkene niet vroegtijdig wordt gepensioneerd • A1: de onderzochte ambtenaar is geschikt voor een normale en regelmatige dienst • A2: betrokkene wordt tijdelijk ongeschikt verklaard om te werken (en moet binnen

welbepaalde termijn opnieuw door de pensioencommissie onderzocht worden) • A3: betrokkene wordt tijdelijk geschikt verklaard voor aangepast werk • A4: de ambtenaar wordt definitief ongeschikt verklaard voor de uitoefening van zijn

gewone werkzaamheden, maar wel geschikt bevonden voor specifieke functies. In dit geval zal Medex doorverwijzen naar de arbeidsgeneesheer.

- beslissing type B: betrokkene wordt toegelaten tot het tijdelijk vroegtijdig pensioen. De tijdelijke pensionering wordt maximum 18 maanden toegekend. Bij nieuw onderzoek kan beslist worden om het om te zetten in een definitieve pensionering of in werkhervatting.

- beslissing type C: de onderzochte persoon wordt toegelaten tot het definitief vroegtijdig pensioen wegens definitieve lichamelijke ongeschiktheid voor elke functie.

De pensioencommissie spreekt zich daarenboven ook uit over het ernstig en het langdurig karakter van de kwaal waaraan de onderzochte persoon lijdt en over de graad van verlies van zelfredzaamheid, wat respectievelijk recht geeft op een wachtgeld83 en een mogelijk supplement bij de pensioenuitkering.84 79 Art. 50 e.v. van het Koninklijk besluit betreffende de verloven en afwezigheden toegestaan aan de personeelsleden van de rijksbesturen van 19 november 1998 (Belgisch Staatsblad, 28.11.1998), gewijzigd bij Koninklijk besluit van 7 december 2008 (Belgisch Staatsblad, 17.12.2008). 80 Art. 64 van het Koninklijk besluit betreffende de verloven en afwezigheden toegestaan aan de personeelsleden van de rijksbesturen van 19 november 1998 (Belgisch Staatsblad, 28.11.1998), gewijzigd bij Koninklijk besluit van 17 januari 2007 (Belgisch Staatsblad, 19.02.2007). 81 https://portal.health.fgov.be. 82 Dit geldt voor alle statutaire personeelsleden van de overheid, met uitzondering van de NMBS, de federale politie en het leger. 83 Indien de pensioencommissie oordeelt dat de betrokkene effectief aangetast is door een ernstige of langdurige ziekte heeft deze laatste recht op wachtgeld dat gelijk is aan de laatste activiteitswedde. Dit recht gaat in met terugwerkende kracht vanaf de eerste dag van de terbeschikkingstelling. http://portal.health.fgov.be. 84 Er wordt een supplement bij de pensioenuitkering toegekend indien de betrokkene als gevolg van een zware handicap opgelopen tijdens de actieve loopbaan, minstens 12 punten scoort op een schaal van 18 punten die de graad van verlies van zelfredzaamheid aanduidt. https://portal.health.fgov.be.


35

De dossiers van de pensioencommissies worden steeds gesuperviseerd door het hoofdbestuur. Tegen de beslissingen van de pensioencommissie zijn 3 beroepsprocedures mogelijk:

- de raadsgeneesheer van de ambtenaar (d.i. een onafhankelijk geneesheer gekozen door de ambtenaar om zijn belangen te verdedigen) vraagt aan het diensthoofd Medische kwaliteit van Medex om de patiënt opnieuw te onderzoeken samen met de arts die het onderzoek in eerste aanleg deed

- de raadsgeneesheer vraagt aan het diensthoofd Medische kwaliteit of deze het onderzoek in consult zou doen in plaats van de arts die het eerste onderzoek gedaan heeft

- de raadsgeneesheer stuurt een omstandig verslag aan het diensthoofd Medische kwaliteit waarin de medische argumenten waarop de in eerste aanleg genomen beslissing steunt, weerlegd worden.

Indien de beroepsprocedure niet tot een akkoord leidt, wordt het dossier overgemaakt aan een andere Medex-arts die op basis van het dossier en eventueel ook op basis van nieuwe onderzoeken, een eindbeslissing neemt. Behalve overheidspersoneel, behoren ook specifieke beroepsgroepen zoals chauffeurs, schippers en piloten tot de klanten van Medex. De medische centra verrichten: a. Onderzoeken betreffende rijgeschiktheid van chauffeurs85 In toepassing van het KB van 23 maart 199886 betreffende het rijbewijs dienen bestuurders met een rijbewijs C, CE, D of DE, autobus- en autocarbestuurders, taxichauffeurs, verhuurdiensten met chauffeurs, ambulanciers, rijschoolinstructeurs en chauffeurs voor bezoldigd leerlingenvervoer een geneeskundig onderzoek te ondergaan vooraleer ze hun rijbewijs ontvangen. Na de initiële test dienen ze zich om de vijf jaar opnieuw te laten onderzoeken. Ze kunnen hiervoor terecht bij een medisch centrum van hun keuze, o.a. bij Medex. Na telefonische contactname stuurt de secretaris van het medisch centrum een uitnodiging voor het onderzoek naar de (kandidaat-)chauffeur, samen met 2 formulieren: een formulier in te vullen door een oogarts, en een medische vragenlijst in te vullen door de chauffeur zelf. Indien de chauffeur voldoet aan de wettelijke medische normen, krijgt hij een attest van rijgeschiktheid waarmee hij in de gemeente zijn rijbewijs kan afhalen. Er is beroep mogelijk tegen de beslissing van de dokter van Medex. In de praktijk gebeurt dit zeer zelden. Dossiers waarin vervolgens opnieuw beroep aangetekend wordt, worden voor eindbeslissing overgemaakt aan de dienst Verkeersveiligheid van het hoofdbestuur. b. Onderzoeken naar de geschiktheid in de Rijnscheepvaart of de binnenvaart De dekbemanning van binnenvaartuigen voor goederen- en personenverkeer in Europa dient aan strikte fysieke en psychische voorwaarden te voldoen. Een medische verklaring, opgemaakt door een erkend geneesheer is vereist voor het verkrijgen (laten valideren) van het dienstboekje, het vaarbewijs of het Rijnpatent. De medische verklaring dient in de loop van de carrière te worden hernieuwd:

- voor het dienstboekje: binnen de 3 maanden volgend op de 65ste verjaardag van de schipper en nadien ieder jaar

- voor het Rijnpatent: binnen de 3 maanden volgend op de 50ste, 55ste, 60ste en 65ste verjaardag, en nadien jaarlijks

- voor het vaarbewijs: binnen de 3 maanden volgend op de 65ste verjaardag, en nadien ieder jaar. De FOD Mobiliteit en Vervoer verwijst schippers voor de medische onderzoeken naar de medische centra van Medex.87 Indien de schipper aan de vereiste voorwaarden voldoet, maakt de geneesheer het

85 https://portal.health.fgov.be. 86 Koninklijk besluit van 23 maart 1998 betreffende het rijbewijs. Belgisch Staatsblad, 30.04.1998. 87 Enkel de medische centra van Medex zijn bevoegd om de medische expertises inzake geschiktheid in de Rijnscheepvaart of binnenvaart uit te voeren, dit in tegenstelling tot de onderzoeken betreffende rijgeschiktheid

36

formulier van de medische verklaring op. In het tegenovergestelde geval kan binnen de 60 dagen beroep aangetekend worden tegen zijn beslissing en een tegenexpertise aangevraagd worden.88 c. Medische geschiktheidsonderzoeken bij piloten uit de burgervaart Deze onderzoeken worden enkel uitgevoerd in het Expertisecentrum voor Luchtvaartgeneeskunde (ECLG) van Medex (zie p. 30), niet in de gewone medische centra.

Samenvattend: Medex in cijfers (jaar 2008)89

Aangiftes arbeidsongevallen

39 995

Geplande onderzoeken arbeidsongevallen

31 767

Genezingsattesten

22 517

Aanvragen pensioenen

7 950

Geplande onderzoeken pensioenen

8 298

Ontvangen medische attesten

313 983

Controles door Medex-artsen (inclusief verminderde prestaties)

4 627

Ziektecontroles door het netwerk van controleartsen

64 212

Onderzoeken piloten

4 289

Onderzoeken chauffeurs

12 519

Onderzoeken GGD

3 579

van chauffeurs die ook in andere medische centra gedaan worden. Voor het dienstboekje of het Rijnpatent kunnen de schippers zich ook wenden tot een erkend geneesheer in het buitenland. http://www.webdiv.be. 88 Vademecum van de beroepsvaart op de binnenwateren. Medische verklaringen voor het dienstboekje, het vaarbewijs of het Rijnpatent. http://www.mobilit.fgov.be. 89Geëxtrapoleerd, gebaseerd op cijfers van 12/12/2008. Power point ‘Medex 2008 in cijfers’.

37

ORGANOGRAMMEN90

MINISTERIE VAN VOLKSGEZONDHEID EN LEEFMILIEU (1990)91 ALGEMEEN SECRETARIAAT BESTUURSAFDELING VOOR DE ALGEMENE DIENSTEN BESTUURSAFDELING DER VOLKSGEZONDHEID DIENST VOOR DE SANITAIRE BOUWKUNDE BESTUURSAFDELING DER SOCIALE GENEESKUNDE

Nationale cel ‘Sociaal-medische oriëntering’ (verbonden aan het kabinet van de directeur-generaal) Secretariaat van de Hoge Raad voor Antropogenetica Aanmoedigen van kankeronderzoek Rode Kruis van België Vergoedingen aan levende donors Secretariaat van de Radiologencommissie Sociaal-medische rijksdienst Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst

BESTUURSAFDELING VOOR DE VERPLEGINGSINRICHTINGEN BESTUURSAFDELING VOOR HET MAATSCHAPPELIJK WELZIJN BESTUURSAFDELING VOOR DE OORLOGSGETROFFENEN

90 Voor de organogrammen van het Ministerie van Volksgezondheid van vóór 1990, zie: L. VANDEWEYER, Het Ministerie van Volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995. 91 Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België, Brussel, Bruylant, 1990-1991, p. 220 e.v.; L. VANDEWEYER, op. cit., p. 91.

38

MINISTERIE VAN SOCIALE ZAKEN, VOLKSGEZONDHEID EN LEEFMILIEU

(1996-2001)92

BESTUUR VAN DE MEDISCHE EXPERTISE93 Administratieve gezondheidsdienst

Centraal bestuur Buitendiensten

Dienst arbeidsgeneeskunde Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst

Expertisecentra

92 1996. De gezondheid in België. La santé en Belgique. Health in Belgium, Brussel, Emile Cukier – SA Media Belgium International NV, 1996, p. 10. In dit organogram ontbreekt één bestuur, namelijk het Bestuur van de maatschappelijke integratie. 93 Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België, Brussel, Bruylant, 1998, p. 182.

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Organogrammen

39

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

(2002)94

94 “Op uw gezondheid”. [Jaarverslag 2003]. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2004, p. 6-7.

40

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

(2006)95

95 Vinger aan de pols. Jaarverslag 2006. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2007, p. 60.

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Organogrammen

41

BESTUUR VAN DE MEDISCHE EXPERTISE (huidige situatie)96

96 De cel Genezingsattesten bestaat in de praktijk (nog) niet. Dit organogram werd ons verstrekt door Medex.

43

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER

I. DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN VAN MEDEX Het Bestuur van de medische expertise, rechtsopvolger van de Administratieve gezondheidsdienst, heeft in de loop der jaren een omvangrijk archiefbestand opgebouwd. Het hoofdbestuur en de veertien medische centra bewaren samen zo’n 25 strekkende kilometer archief. Het betreft in essentie vier reeksen97, namelijk: 1. Medische dossiers Medex beheert een dossier van elke ambtenaar die aan zijn medisch toezicht onderworpen is. Wanneer een bestuur aansluit bij Medex, dan maakt de dienst Klantenbeheer een administratieve code aan. Deze code wordt in de databank gerelateerd aan de contactgegevens van de dienst. Vervolgens wordt aan ieder personeelslid van de administratie een medisch nummer toegekend. Dit nummer, de sleutel tot het medisch dossier van de betrokkene, is verbonden aan de administratieve code van het bestuur. Het wordt toegekend voor de volledige loopbaan. De medische dossiers bevatten zowel administratieve als medische documenten (aangiften, briefwisseling, onderzoeksformulieren van artsen, besluiten van medische expertise, vonnissen van de arbeidsrechtbank enzovoort) en hebben betrekking op de verschillende opdrachten van Medex. Dossiers inzake arbeidsongevallen – per arbeidsongeval wordt een nieuw subdossier aangemaakt – en pensioendossiers worden in chronologische volgorde in het dossier opgeborgen. In de oudste dossiers treft men ook nog aannemingsonderzoeken en medische attesten (werkonbekwaamheid wegens ziekte) aan. Dat is nu niet langer het geval: de algemene aannemingsonderzoeken voor statutaire ambtenaren werden vanaf 2004 afgeschaft, en de medische attesten worden sinds een aantal jaren afzonderlijk geklasseerd in de medische centra, en na 3 jaar vernietigd.98 De medische dossiers worden bewaard in het medisch centrum bevoegd voor de regio waar de ambtenaar woont. Ze worden geklasseerd volgens medisch nummer. Dossiers opgevraagd door de dienst Evaluatie lichamelijke schade, Pensioenen of Medische kwaliteit worden na afhandeling van de zaak steeds terug overgemaakt aan het bevoegde medisch centrum. De databank “Emulatie” biedt een synthetisch overzicht van de gegevens opgeslagen in de medische dossiers. De medische dossiers vormen de meest omvangrijke archiefreeks van Medex. Hieronder volgen enkele cijfers van het aantal strekkende meter bewaard in de diverse medische centra, geput uit een archiefenquête georganiseerd in het voorjaar van 2007:

Antwerpen ca. 2150 meter (jaarlijkse aangroei van de medische dossiers: 40 meter) Charleroi ca. 2670 meter Doornik ca. 1570 meter Gent ca. 1900 meter Libramont ca. 1000 meter Namen ca. 1830 meter

97 Archiefreeksen of -series zijn groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voorbeeld: de personeelsdossiers, de ontvangen omzendbrieven, de medische dossiers. 98 Interne e-mail vanwege P. Sauvage met betrekking tot de vernietiging van documenten van Medex, 3 mei 2007.

44

Binnen Medex wordt, juist omwille van het plaatsgebrek en uiteraard ook met het oog op efficiëntere werkprocessen, nagedacht over een mogelijke digitalisering van de dynamische archieven. Bij een project van dergelijke omvang is het heel belangrijk om een goede planning op te maken, en in de voorbereidende fase:

- de doelstellingen van de digitalisering nauwkeurig te omschrijven - een analyse te maken van de beschikbare en van de noodzakelijke middelen - selectiecriteria te bepalen voor de te digitaliseren documenten (welke dossiers? de volledige

dossiers of een aantal welbepaalde documenten?) - zich te beraden over de bewijskracht van de digitale kopie en over de uiteindelijke

bestemming van de papieren originelen na de digitalisering. Indien het bedoeling is om deze laatste te vernietigen, dient men er zich van te verzekeren dat de digitale versie dezelfde bewijskracht heeft als het originele document. Dit kan alleen maar als de digitaliserings-operatie aan een aantal voorwaarden voldoet. De procedure moet:99

1. een getrouwe, duurzame en volledige weergave van de informatie waarborgen 2. een systematische en volledige registratie van de gegevens voorzien 3. voorzien dat de gegevens op een zorgvuldige manier worden bewaard, systematisch

gerangschikt en dat de integriteit et de authenticiteit ervan worden gegarandeerd; zij dient veiligheidsmaatregelen te voorzien om het vertrouwelijk karakter van de gegevens te beschermen

4. voorzien dat volgende gegevens met betrekking tot de verwerking van de gegevens worden bewaard:

• de identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking evenals diegene die ze heeft uitgevoerd

• de aard en het onderwerp van de informatie waarop de verwerking betrekking heeft

• een volledige tijdsinformatie • de rapporten van de eventuele storingen die zijn vastgesteld tijdens de

verwerking 5. de definitie van de regels omtrent de toegang tot de gegevens en de

gegevensoverdracht bevatten, alsook de beschrijving van de eventuele gemeenschappelijke opslagruimten.

Een andere overheidsorganisatie, de Rijksdienst voor Pensioenen (RVP) voerde tijdens de voorbije jaren met succes een grootschalige digitaliseringsoperatie uit. Bij KB van 9 januari 2000 verkreeg de RVP zekerheid aangaande de bewijskracht van de gedigitaliseerde dossiers.100

Het Rijksarchief bereidt momenteel een brochure voor waarin de belangrijkste stappen van een digitaliseringproject, met vermelding van een aantal ‘do’s’ en ‘don’ts’ worden beschreven. Wij hopen hiermee Medex en andere instellingen die grootschalige digitaliseringsprojecten overwegen, van dienst te kunnen zijn. De bewaartermijn van de medische dossiers De bewaartermijn is de periode waarin archiefdocumenten een administratieve of juridische waarde hebben voor de instelling of voor haar rechtsopvolger. De instelling bewaart de stukken tijdens deze periode om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De

99 Deze procedure wordt beschreven in het koninklijk besluit van 26 april 2007 tot wijziging van het koninklijk besluit van 27 april 1999 betreffende de bewijskracht van de door de zorgverleners en de verzekeringsinstellingen opgeslagen, verwerkte, weergegeven of meegedeelde gegevens. Belgisch Staatsblad, 19.06.2007. 100 Koninklijk besluit van 9 januari 2000 betreffende de bewijskracht van de door de Administratie der Pensioenen gebruikte informatiegegevens voor de toepassing van de wetgeving waarmee zij belast is. Belgisch Staatsblad, 24.02.2000.

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Archiefvorming en -beheer

45

administratieve bewaartermijn wordt bepaald door de archiefvormer zelf. Deze dient uiteraard wel rekening te houden met eventuele wettelijke bewaartermijnen (d.w.z. bewaartermijnen ontleend aan de wetgeving).

De bewaring van de medische dossiers van Medex is niet gebonden aan een specifieke regelgeving. De dossiers zijn onderworpen aan de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens101 die stipuleert dat persoonsgegevens “in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren, niet langer [dienen] te worden bewaard dan voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of verder worden verwerkt, noodzakelijk is” (artikel 4, §1, 5°). Het artikel vervolgt: “De Koning voorziet, na advies van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, in passende waarborgen voor persoonsgegevens die, langer dan hiervóór bepaald, voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard.” Het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992, gepubliceerd op 13 maart 2001, preciseert echter niet hoelang persoonsgegevens om historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden bewaard mogen blijven.102 De bewaartermijn van medische dossiers in het algemeen maakt wel onderwerp uit van talrijke adviezen van de Orde der Geneesheren. De Nationale Raad beveelt een bewaartermijn van 30 jaar aan, conform de Code van geneeskundige plichtenleer, dit is “het geheel van beginselen, gedragsregels en gebruiken die iedere geneesheer moet eerbiedigen of als leidraad nemen bij de uitoefening van zijn beroep”.103 Artikel 46 van deze code bepaalt: “de geneesheer moet de medische dossiers gedurende 30 jaar na het laatste contact met de patiënt bewaren; desgevallend moet hij erop toezien dat de dossiers derwijze worden vernietigd dat het beroepsgeheim gewaarborgd blijft”.104 In een advies van 20 april 1985 beargumenteert de Nationale Raad deze bewaartermijn als volgt: “De bewaring van medische documenten wordt enerzijds vereist om over bewijsmateriaal te beschikken ingeval van rechtsvorderingen, die het beginsel van verjaring impliceren. Deze is voor burgerlijke zaken 30 jaar, en kortere termijnen indien de burgerlijke fout tevens een inbreuk op het strafrecht uitmaakt. Vandaar de bepaling van 30 jaar in artikel 46 van de Code van geneeskundige plichtenleer. Op medisch-deontologisch gebied geldt anderzijds niet alleen de aansprakelijkheid wegens een eventuele beroepsfout, doch eveneens het belang van de patiënt met betrekking tot de continuïteit der zorgen. Zelfs na meer dan 30 jaar kunnen medische gegevens soms nog van belang zijn voor de verdere verzorging.” Dit laatste argument weegt in het geval van Medex minder zwaar door: Medex verleent immers geen zorgen aan slachtoffers. De expertiseopdracht waarmee Medex belast is, sluit dit uit. In een recent advies (21 mei 2005) n.a.v. een vraag over de bewaringstermijn van medische dossiers van adviserende geneesheren van verzekeringsmaatschappijen en van artsen-deskundigen beklemtoont de Nationale Raad dat de bewaring van medische stukken dient te gebeuren mits in achtneming van de deontologische en wettelijke voorschriften terzake zoals onder meer de bepalingen van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt,105 en bevestigt zijn vroeger advies van 20 april 1985 betreffende de bewaring van medische dossiers. In het rapport La conservation du dossier patient wijzen prof. S. Callens en mevr. S. Brillon er evenwel op dat het bewuste artikel 46 enkel een

101 Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, gewijzigd door de wet van 11 december 1998 tot omzetting van de richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens, Belgisch Staatsblad, 03.02.1999. 102 S. CALLENS, S. BRILLON, La conservation du dossier patient. Recherche effectuée dans le cadre de la convention d’étude conclue avec l’Interhospitalière Régionale des Infrastructures de Soins (IRIS) sous la supervision du Groupe de travail ‘Archives’ de la Commission nationale “Normes en matière de Télématique au service du secteur des Soins de Santé (Prof. Francis Roger-France et Dr. Marc Bangels), Brussel, Callens Advokatenkantoor, [2001], p. 38. 103 Artikel 1 van de Code van geneeskundige plichtenleer, opgesteld door de Nationale Raad van de Orde der Geneesheren. http://ordomedic.be. 104 http://www.ordomedic.be. 105 Belgisch Staatsblad, 26.09.2002.

46

deontologische waarde heeft in hoofde van de geneesheer. In tegenstelling tot Frankrijk is er in België immers geen koninklijk besluit dat kracht van wet geeft aan de Code van geneeskundige plichtenleer.106 Tot voor kort hanteerde het Bestuur van de medische expertise een bewaartermijn van 5 jaar na de pensionering, met inachtname van de minimumleeftijd van 65 jaar, d.w.z. dat dossiers van ambtenaren die vervroegd gepensioneerd werden, toch bewaard werden tot de persoon in kwestie 65 jaar oud was. Dossiers van ambtenaren ouder dan 70 jaar werden vernietigd, met uitzondering van dossiers met een “nog openstaand” arbeidsongeval. In een e-mail van 3 mei 2007 wordt dit laatste verduidelijkt: “ ‘open’ betekent:

- waarvoor er nog geen beslissing genomen is (consolidatie, 2 keer niet aangeboden onderzoek, zogenaamde code 336)

- in instantie arbeidsrechtbank - herzieningstermijn van 3 jaar nog lopende (veiligheidshalve 4 jaar rekenen na

consolidatiedatum) - voor de cel Medische kosten: medische dossiers waarvoor Medex gedurende de laatste 3 jaar

nog medische kosten betaald heeft”.107 Dossiers van bedienaars der erediensten werden levenslang bewaard. De aanpassing van de arbeidsongevallenwetgeving in de publieke sector (wet van 17 mei 2007) noopte Medex tot een verlenging van de bewaartermijn. Aangezien slachtoffers en hun rechthebbenden nu een verergeringsbijslag108 of een overlijdensbijslag na de herzieningstermijn kunnen aanvragen, werd besloten om de dossiers met een arbeidsongeval levenslang te bewaren. Medische dossiers zonder arbeidsongeval of met een ‘arbeidsongeval 0%’ (banale letsels afgesloten met een genezingsattest) kunnen zoals voorheen 5 jaar na de pensionering van de ambtenaar vernietigd worden. 2. Dossiers chauffeurs en Rijnschippers Deze dossiers worden eveneens bewaard in de medische centra. Ze vertegenwoordigen vele tientallen meter archieven. In de medische centra van Antwerpen, Gent en Namen bijvoorbeeld, beslaan ze respectievelijk 175, 240 en 277 meter.109 De dossiers ‘chauffeurs’ bevatten de formulieren die door de (kandidaat-)chauffeur meegebracht worden naar het onderzoek (een formulier ingevuld door een oogarts en een medische vragenlijst vervolledigd door de chauffeur zelf), de resultaten van het medisch onderzoek en ev. stukken betreffende de beroepsprocedure. De papieren dossiers, die ook een elektronische tegenhanger hebben (in “Emulatie”), worden geklasseerd volgens rijksregisternummer. De dossiers ‘schippers’ bestaan enkel in papieren versie. Het aantal dossiers en de wijze van klasseren variëren naargelang het medisch centrum. In het Medisch Centrum van Gent bijvoorbeeld, krijgen de dossiers een volgnummer per jaar. De administratieve bewaartermijn van deze beide reeksen dossiers bedraagt 10 jaar na het laatste onderzoek.

106 S. CALLENS, S. BRILLON, op. cit., p. 39. 107 Interne e-mail vanwege P. Sauvage met betrekking tot de vernietiging van documenten van Medex, 3 mei 2007. 108 Dit is een bijkomende vergoeding indien de door het ongeval veroorzaakte verwondingen erger worden na het verstrijken van de herzieningstermijn van 3 jaar en voor zover de blijvende arbeidsongeschiktheid, na de verergering, ten minste 10 % bedraagt. 109 Archiefenquête georganiseerd door het Rijksarchief, ingevuld door de diverse medische centra, april-mei 2007.


47

3. Dossiers piloten Deze dossiers bevatten het ingevulde “aanvraagformulier medisch onderzoek piloten” dat de piloot samen met de uitnodiging van het ECLG ontvangt, de resultaten van eventuele bijkomende medische onderzoeken (elektro-encefalogrammen, rx thoraxen, oog- en neus-, keel- en ooronderzoeken) en de verslagen van de medische expertises. Het ECLG houdt papieren en, sinds ca. 2005, ook elektronische dossiers bij. Deze zijn grotendeels identiek aan elkaar: er worden prints gemaakt van het elektronisch medisch dossier voor het papieren dossier, en omgekeerd worden bijvoorbeeld e.e.g.’s op papier ingescand en toegevoegd aan het elektronisch dossier. De papieren dossiers worden in alfabetische volgorde geklasseerd. Ze zijn ondergebracht in de archiefkelder van Medex (WTC, verdieping 01). De papieren dossiers die door het secretariaat van het ECLG bijgehouden worden, behoren feitelijk toe aan het AMS (Aeromedical Section) van het Bestuur der luchtvaart van de FOD Mobiliteit. Wekelijks komen een 3-tal artsen van het AMS in het ECLG langs om te oordelen over probleemdossiers; in laatste instantie beslissen zij over het al dan niet afleveren van medische attesten. Er bestaat een afspraak met het AMS om na de verhuis van Medex naar Eurostation (herfst 2009) de papieren dossiers over te dragen aan het AMS. Met het oog op deze transfer startte het ECLG een aantal maanden geleden met een systematische scanning van de dossiers. Bedoeling is om van alle piloten de documenten over het initiële onderzoek (of minstens over het eerste grondig onderzoek) én de stukken over het laatste onderzoek te reproduceren. Op termijn zal het ECLG bijgevolg overschakelen op paperless werken. De dossiers ‘piloten’ worden evenals de dossiers ‘chauffeurs’ en ‘schippers’ gedurende 10 jaar na het laatste onderzoek bijgehouden. 4. Dossiers van de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst (GGD) In de archiefkelder van Medex worden enkele tienduizenden blauwe dossiers van de Gerechtelijk- Geneeskundige Dienst bewaard, met nummers tussen 10.000 en 248.500. In de praktijk betreft het minder dan 238.500 dossiers. Begin 2005 werd, met toestemming van het Rijksarchief, naar schatting één derde van de dossiers waarvan de administratieve bewaartermijn verstreken was, vernietigd. In totaal vertegenwoordigen de GGD-dossiers anderhalve kilometer archief. Zij bestaan uit een groene farde ‘inventaris’ en één of meerdere roze fardes (één farde per expertise). In de groene farde worden alle expertises (verslagen van geneeskundige onderzoeken of protocoles d’examen médical) chronologisch bewaard, samen met de opdracht. De regionale GGD centra maken steeds 4 exemplaren van het protocol van het geneeskundig onderzoek op. Twee exemplaren worden aan de opdrachtgevende administratie overgemaakt, één exemplaar gaat naar het slachtoffer en het vierde exemplaar wordt, zoals vermeld, bewaard in de groene map ‘inventaris’. In de roze farde worden alle stukken m.b.t. de expertise bewaard, nl. een kopie van de uitnodiging (of uitnodigingen) voor het medisch onderzoek bij de geneesheer-expert of de kamer van beroep, een kopie van het bewijs van de eventuele aangetekende zending van de oproep, het medisch getuigschrift waarin de behandelende geneesheer een huisbezoek aanvraagt, briefwisseling, de aanvraag voor een gespecialiseerd medisch onderzoek, enzovoort. Op de roze farde worden volgende gegevens vermeld: naam en voornaam aanvrager, dossiernummer, naam onderzoekend geneesheer, datum van de zitting, en ev. ook nog enkele andere inlichtingen zoals afwezig, verontschuldigd… Indien de patiënt een gespecialiseerd medisch onderzoek dient te ondergaan, wordt op de roze farde eveneens de naam van de specialist, de datum van oproep en de datum van ontvangst van het verslag van de specialist genoteerd.110 De GGD-dossiers, doorlopend genummerd en numeriek gerangschikt, werden aanvankelijk ontsloten door alfabetische steekkaarten, opgeborgen in twee grote rolklassementen: één voor actieve dossiers

110 M. VAN DAELE, Vademecum GGD – Traditionele taken. [Intern document, s.d.]

48

en één voor ‘slapende’ dossiers. Daarnaast werden sinds juli 1953 een aantal elementaire gegevens (nummer, naam, voornaam en dossiernummer van de opdrachtgevende administratie) bijgehouden in registers. In de jaren ’90 werden de fiches ingevoerd in een access-databank. De steekkaarten zelf werden vervolgens vernietigd. Sinds 2003 maakt de GGD, net als de andere diensten van Medex, gebruik van de applicatie “Emulatie”. De gegevens van de access-databank werden echter niet volledig overgenomen in “Emulatie”, wat het opzoeken van oude dossiers aanzienlijk bemoeilijkt. Zoals hierboven vermeld worden de GGD-dossiers – in tegenstelling tot de medische dossiers die in de medische centra bewaard worden – gecentraliseerd op het hoofdbestuur. Na ontvangst van een aanvraag voor een medische expertise opent de cel Traditionele activiteiten GGD een dossier of zoekt het bestaande dossier op en bezorgt dit aan het bevoegde regionale GGD-centrum dat het na afhandeling terugstuurt naar het hoofdbestuur. II. DE SELECTIE VAN DE ARCHIEVEN VAN MEDEX 1. Algemeen In de inleiding wezen we op het belang van overheidsarchieven. Dit betekent echter niet dat deze na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn in hun geheel in aanmerking komen voor definitieve bewaring. Sinds enkele decennia worden openbare besturen geconfronteerd met een aanzwellende archiefmassa. Ondanks de toenemende automatisering kampen vele administraties met overvolle archiefruimtes. Een enquête uitgevoerd door het Rijksarchief in april 2006 wees uit dat de federale en programmatorische overheidsdiensten samen bijna 300.000 strekkende meter archief bewaren.111 Het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën beheert momenteel al een 220-tal kilometer bescheiden, en jaarlijks komt daar nog eens 6 à 7 kilometer bij. Archiefselectie en archiefvernietiging zijn dan ook noodzakelijk. Niet alleen vanwege het plaatsgebrek en de hoge financiële kosten voor conservering, maar vooral ook omwille van de toegankelijkheid van het archief. Door alle documenten te bewaren, verliest men zicht op wat relevant is. De selectieve vernietiging van minder belangrijke archiefbescheiden is van essentieel belang voor de beheersbaarheid en de toegankelijkheid van het archief; ze stelt het Rijksarchief in staat om stukken met een permanente waarde op een verantwoorde wijze te bewaren en te ontsluiten. Het bepalen van de definitieve bestemming van een archiefreeks (bewaren of vernietigen) gebeurt doorgaans op basis van inhoudelijke criteria. Documenten met een grote bewijs- of informatiewaarde (beleidsdocumenten zoals notulen van beslissingsorganen, of bescheiden die informatie over de werking in synthetische vorm weergeven zoals jaarverslagen, statistieken en boordtabellen…) komen in aanmerking voor permanente bewaring; documenten die de neerslag vormen van routinematige, ondersteunende taken (zoals personeelsbeheer, financieel of materieel beheer) worden meestal aan een nadere selectie onderworpen of gewoonweg vernietigd. Bij de waardering van de informatie wordt ook rekening gehouden met het zogenaamde bewaarniveau.112 In een overheidsorganisatie komt het frequent voor dat dezelfde informatie op meerdere plaatsen wordt bewaard, zij het niet noodzakelijk in dezelfde vorm. De informatie zal bij voorkeur op die plaats bewaard worden waar de informatie hetzij het volledigst, hetzij het best toegankelijk is. Elders bewaarde ontwerpen en afschriften kunnen worden vernietigd. We geven een voorbeeld: in de FOD Volksgezondheid worden de personeelsdossiers centraal beheerd door de stafdienst P&O. Het secretariaat van Medex houdt echter eveneens administratieve dossiers van de personeelsleden bij. Na het verstrijken van de

111 Resultaten van de enquête over de archieven bij de federale en programmatorische overheidsdiensten, april 2006. 112 Het bewaarniveau wordt gedefinieerd als “het niveau of onderdeel van een organisatie, waar de archiefbescheiden in hoofdzaak zijn behandeld of waar de archiefbescheiden met bewijskracht naar buiten zijn gevormd, en waar bijgevolg de archiefbescheiden moeten bewaard worden”. H. COPPENS, Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, p. 44.


49

administratieve bewaartermijn zullen de personeelsdossiers (of beter: een selectie ervan)113 definitief bewaard worden op het niveau van P&O; de personeelsdossiers van het secretariaat van Medex kregen in de archiefselectielijst de bestemming ‘vernietigen’. In het bewaarbeleid wordt ten slotte ook rekening gehouden met de ouderdom van de stukken, met de omvang van de reeksen, en met vernietigingen die in het verleden mogelijk hebben plaatsgevonden.114 2. Medische dossiers & dossiers chauffeurs, Rijnschippers en piloten De hierboven beschreven archiefreeksen van Medex – in het bijzonder de medische dossiers, de dossiers chauffeurs, schippers en piloten – hebben geen historisch-wetenschappelijk belang. Het zijn individuele, administratief-medische dossiers, die na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn in aanmerking komen voor vernietiging. In het verleden werd door archivarissen al verscheidene keren toestemming gegeven tot vernietiging:

- Eind 1988 voerde mevr. Griet Maréchal, afdelingshoofd Inspectie van het Algemeen Rijksarchief, een systematische doorlichting uit van het toenmalige Ministerie van Volksgezondheid. Ze bezocht o.a. de dossierzalen van de medische centra Brussel (Nederlands en Frans) van de Sociaal-medische rijksdienst (AGD) waar op dat ogenblik een 1.500-tal strekkende meter dossiers bewaard werden, en besloot dat de medische dossiers en de dossiers chauffeurs, schippers, piloten “geen permanente waarde” hadden en niet dienden te worden neergelegd in het Rijksarchief. Ze refereert in haar verslag aan “vroegere rapporten” en “reeds gegeven toelatingen om te vernietigen”.115

- In maart 1991 verleende dhr. Jules Verhelst, departementshoofd, namens de Algemeen Rijksarchivaris toestemming aan mevr. Bricman-Michaux, toenmalig directeur van de Sociaal-medische Rijksdienst, tot vernietiging van dossiers van personeelsleden ouder dan 70 jaar.116

- Begin maart 2005 werd door het Rijksarchief toestemming gegeven tot vernietiging van de dossiers chauffeurs en piloten van meer dan 10 jaar oud. 117

We willen wel vragen om een staal van een 100-tal Vlaamse en een 100-tal Franse dossiers aan het Rijksarchief over te dragen ter illustratie van de werking van de dienst. Voor de reeksen ‘chauffeurs’ en ‘schippers’ volstaan enkele specimen (een 5-tal dossiers van elke reeks). 3. Dossiers van de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst (GGD) De GGD-dossiers hebben wel een potentieel historische waarde. Ze hebben alvast betrekking op een aantal cruciale periodes in de Belgische geschiedenis: WO I en II, en de onafhankelijkheidsstrijd in Kongo, Rwanda en Burundi. Bij nader onderzoek blijkt de informatieve waarde van de dossiers echter beperkt. Ze bevatten administratieve briefwisseling (uitnodigingen voor medische onderzoeken, aanvragen voor gespecialiseerde medische onderzoeken enz.) en het of de opeenvolgende verslagen van geneeskundige onderzoeken – de essentie van de GGD-dossiers118 – waarin, conform de wettelijke opdracht van de GGD, de oorsprong van de aandoening wordt vermeld, het medisch oorzakelijk verband tussen het letsel en de ingeroepen feiten, en de graad en de duur van de invaliditeit. Met uitzondering van de rubriek “anamnese” waarin kort een beeld wordt geschetst van het wedervaren van het slachtoffer – “Ajusteur. Début en 1940: blessure, pied écrasé par un chariot en exode à Saint 113 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 98. 114 P. DROSSENS, Archieven van de buitendiensten van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, p. 51-52. 115 Rapport van de doorlichting van het Ministerie van Volksgezondheid door Griet Maréchal, 1988-1989. 116 Brief van Jules Verhelst aan mevr. Bricman-Michaux, 19 maart 1991. 117 Machtiging tot vernietiging. E-mail van Harald Deceulaer aan Martine Fossez, 8 april 2005. 118 In een aantal gevallen bevatten de dossiers zelfs alleen maar deze protocollen. Tijdens de voorbije jaren heeft de dienst m.b.v. jobstudenten een deel van de dossiers getrieerd en alle administratieve stukken verwijderd. Enkel de inventaris met de opeenvolgende verslagen van medische onderzoeken werd weerhouden.

50

Quentin. Réformé à l’armée en 1949” of: “Mission au 1.6.1964. Blessure en 1943 (main écrasée). Etait mécanicien jusqu’en 1960. Actuellement, travaille dans une salle d’opération” – bevatten deze verslagen uitsluitend medische gegevens. De beperkte informatiewaarde van de processen-verbaal van geneeskundige onderzoeken van de GGD en rechtsvoorgangers werd, op indirecte wijze, al vastgesteld in de jaren 1990 naar aanleiding van een overdracht van de Administratie der Pensioenen, rechtsvoorganger van de PDOS (Pensioendienst voor de Overheidssector) en opdrachtgever bij uitstek van de GGD.119 Op 12 september 1986 werden door de Administratie der Pensioenen 315.000 dossiers inzake vergoedingspensioenen WO I neergelegd in het Rijksarchief te Beveren. In deze dossiers vormen de verslagen van geneeskundige onderzoeken – van het College van geneeskundige experten van het Ministerie van Defensie en, vanaf 1936, van de Administratieve gezondheidsdienst – een vast ingrediënt. Tien jaar na de overdracht, in 1997, werd alsnog besloten om tot vernietiging van de dossiers over te gaan omdat nader onderzoek uitwees dat het belang ervan voor het historisch onderzoek minder groot was dan aanvankelijk gedacht.120 Onderzoekers op zoek naar informatie over militairen die actief waren in WO I en II zullen beter hun gading vinden in de archieven van het Ministerie van Defensie dat de ‘fiches matriculaires’ (de stamboekuittreksels) en de personeelsdossiers van alle soldaten WO I en WO II bewaart, met daarin de dienststaat, kopieën van geboorte-, huwelijks- en overlijdensakte, diploma’s, brevetten, evaluaties, eventuele veroordelingen, enzovoort121. Voor medische gegevens kan men terecht in de medische archieven van het leger die bewaard worden in het Militair Ziekenhuis Koningin Astrid te Neder-over-Heembeek. Bij het vastleggen van de definitieve bestemming van de GGD-dossiers namen wij ook het feit in overweging dat een deel van de GGD-verslagen, namelijk de verslagen van geneeskundige onderzoeken van burgerlijke oorlogsslachtoffers (WO I, II en de onafhankelijkheidsstrijd in Zaïre), aangevraagd door die andere grote opdrachtgever van de GGD, de Directie-generaal Oorlogsslachtoffers,122 sowieso bewaard zullen worden op het niveau van de opdrachtgevende administratie. Uit navraag blijkt dat de DG Oorlogsslachtoffers, die ontstaan is uit het vroegere Ministerie van Wederopbouw en sinds 2002 opgenomen is in de FOD Sociale Zekerheid, de dossiers inzake de aanvragen van invaliditeitspensioenen of pensioenen van rechthebbenden voor de langstlevende echtgenoot/echtgenote (of voor de wezen) waarin het advies van de GGD wordt geklasseerd, integraal bewaart. De relatieve informatiebewaarde van de GGD-dossiers enerzijds en de permanente bewaring van een substantieel deel van de verslagen van geneeskundige onderzoeken door de DG Oorlogsslachtoffers anderzijds, maakt een overdracht ervan naar het Rijksarchief overbodig.123 De dossiers van de

119 De PDOS werd opgericht op 1 januari 2006 (wet van 12 januari 2006). Het is een autonome instelling, in tegenstelling tot haar voorganger, de Administratie der Pensioenen die tot januari 2006 onder de FOD Financiën ressorteerde. Meer dan 90 % van de aanvragen voor medische onderzoeken door de GGD waren/zijn afkomstig van de Administratie der Pensioenen/PDOS. 120 Verslag van Griet Maréchal over de dossiers “Vergoedingspensioenen” van de Administratie der Pensioenen, 4 arpil 1997. 121 De personeelsdossiers van soldaten WO I en WOII worden bewaard in de Stamboekarchieven (Kwartier Koningin Elisabeth te Evere). 122 De dienst is bevoegd voor de volgende categorieën van burgerlijke slachtoffers: 1) burgerlijke slachoffers van WO I, 2) burgerlijke slachtoffers van de gebeurtenissen op het grondgebied van Kongo (Leopoldstad), Rwanda en Burundi tijdens de onafhankelijkheidsoorlogen, 3) burgerlijke slachtoffers van WO II, 4) burgerlijke slachtoffers van de ramp in Tessenderlo op 29 april 1942 (ontploffing in een fabriek van een voorraad ammoniumnitraat, waarbij enkele honderden slachtoffers zijn gevallen). http://warvictims.fgov.be. 123 Dit betekent een versoepeling van de selectiecriteria ten opzichte van 2005, toen toestemming gegeven werd tot vernietiging van de GGD-dossiers (met uitzondering van een beperkt aantal dossiers – een zestal strekkende meter – als staal), maar gevraagd werd om de verergeringsaanvragen van de gedeporteerden van WOI en de dossiers burgerlijke slachtoffers van de opstand van Zaïre in 1960 over te dragen aan het Rijksarchief. Gezien de permanente bewaring van de GGD-verslagen van burgerlijke oorlogsslachtoffers door de DG Oorlogsslachtoffers komt dit selectiecriterium te vervallen. Verslag van de zending van Harald Deceulaer en


51

Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst mogen na afloop van de administratieve bewaartermijn (levenslang + 10 jaar) vernietigd worden. De cel Traditionele activiteiten GGD is met het oog op de nakende verhuizing van Medex naar ‘Eurostation’ sterk vragende partij om tot vernietiging over te gaan. Een kleine steekproef wees uit dat ongeveer 65% van de dossiers betrekking hebben op personen die minstens 10 jaar geleden gestorven zijn en bijgevolg uit de archiefruimte verwijderd kunnen worden… Wel vragen wij dat de dienst, vooraleer over te gaan tot de effectieve vernietiging, een staal van een 200-tal dossiers zou overdragen aan het Rijksarchief, nl. elk duizendste dossier (dus: nr. 10 000, 11 000, 12 000 enzovoort). Indien het nummer in kwestie zou ontbreken omdat het vroeger al vernietigd werd, of indien het een dossier betreft waarvan de administratieve bewaartermijn nog niet verstreken is, dient gekozen voor het eerstvolgende ‘beschikbare’ nummer (10 001 of 10 002…). Wij menen dat dit een voor de administratie eenvoudig toepasbaar criterium is, dat een evenwichtig staal (qua tijdsspreiding van de dossiers) zal opleveren.

Pierre-Alain Tallier naar het Directiecomité van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, 4 maart 2005. Verslag opgemaakt door Harald Deceulaer, 9 maart 2005.

Bestuur van de medische expertise (Medex) - Bijlagen

53

Bijlage 1: schematische voorstelling van de webapplicatie “Absenteisme”

54

Bijlage 2: adressenlijst van de medische centra met vermelding

van de regio’s waarvoor ze bevoegd zijn124

124 https://portal.health.fgov.be.

ARCHIEF VAN HET BESTUUR VAN DE MESDISCHE...

Documents

Transcript of ARCHIEF VAN HET BESTUUR VAN DE MESDISCHE...