Digitale  Communicatie   Charlotte  Goorden   Kaat  Lefevere    

  1  

 

Analyse  van  een  collaborative  writing  tool:  Slack  

“So  yeah  we  tried  Slack”  Vooraleer  tot  een  analyse  van  de  tool  te  komen,  is  het  nodig  om  de  idee  achter  de  naam  “Slack”  te  begrijpen.  Slack  (Oxford  Dictionary  2014)    1.  Not  taut  or  held  tightly  in  position;  loose:  a  slack  rope  her  mouth  went  slack  2.  Having  or  showing  laziness  or  negligence:  slack  accounting  procedure  3.  Slow  or  sluggish:  they  were  working  at  a  slack  pace  

Wij  interpreteren  “slack”  dus  “los”  voornamelijk  als  “informeel”  in  vergelijking  met  bijvoorbeeld  de  e-­‐mail.  Vanwaar  die  e-­‐mail?  Omdat  de  ontwikkeling  van  de  Slack  tool  duidelijk  in  relatie  staat  met  het  meest  belangrijke  communicatie  medium  binnen  de  bedrijfswereld:  de  e-­‐mail.  In  het  volgende  deeltje  gaan  we  dieper  op  deze  relatie  in.  

E-­‐mail  werd  ooit  in  het  leven  geroepen  ter  bevordering  van  de  communicatie  op  bijvoorbeeld  de  werkvloer  (Fisher  et  al.;  2006).  Nu  lijkt  echter  dat  e-­‐mail  ook  voor  andere  doeleinden  wordt  ingezet;  nl.  persoonlijke  communicatie,  het  managen  van  taken  en  agenda’s,  uitwisseling  van  media  enzovoort.  Het  is  niet  verwonderlijk  dat  men  de  laatste  jaren  te  kampen  heeft  met  e-­‐mail  overload.    

Naast  de  overload  van  e-­‐mails,  wordt  er  in  die  mail  bovendien  nog  eens  te  veel  informatie  verwerkt  (Soucek  &  Moser,  2010).  E-­‐mail  laten  toe  zeer  uitgebreid  en  gedetailleerd  te  antwoorden,  bijlagen  toe  te  voegen,  opmaak  te  verzorgen  enzovoort.  Hierdoor  besteden  we  enerzijds  veel  tijd  aan  het  opstellen  van  een  mail,  maar  ook  aan  het  lezen  en  verwerken  van  de  informatie.    

Slack  voor  …  We  maken  de  vergelijking  met  e-­‐mail  omdat  Slack  zich  voornamelijk  richt  op  het  bedrijfsleven.  Meer  specifiek  op  bedrijven  die  communicatie  op  één  plaats  centraliseren.  Enkele  voorbeelden  zijn:  eBay,  Sony,  Yelp,  Airbnb,  Dow  Jones,  The  Times  of  London,  Buzzfeed,  HBO  en  NBCUniversal.  E-­‐mail  is  handig  voor  one  to  one  communicatie,  maar  wanneer  je  met  meerdere  mensen  moet  communiceren  wordt  dit  snel  onoverzichtelijk.  Daarom  is  Slack  een  zeer  handige  tool  voor  interne  communicatie,  waar  anders  (onoverzichtelijk)  via  101  kanalen  gecommuniceerd  wordt.  Ook  kan  je  bij  Slack  zowel  per  twee  communiceren  als  ook  in  een  grotere  groep.    Vergelijkbare  apps  die  veel  gebruikt  worden  in  het  bedrijfsleven  zijn:  Trello,  Yammer,  Hipchat.  Extra’s  die  Slack  kan  aanbieden  zijn  onder  meer  de  integratie  van  Google  Drive  en  Dropbox.  

Toch  moeten  we  aanhalen  dat  het  zeker  niet  de  intentie  van  Slack  is  om  de  email  te  vervangen.    "Ik  denk  niet  dat  e-­‐mail  snel  zal  verdwijnen.  Maar  e-­‐mail  is  een  manier  om  te  communiceren  met  één  andere  persoon.  Het  is  geen  goed  systeem  om  te  gebruiken  voor  interne  communicatie.  Daarom  willen  we  de  mogelijkheid  nog  voorzien  om  e-­‐mails  te  integreren  in  Slack."  (Butterfield  2013)  

Digitale  Communicatie   Charlotte  Goorden   Kaat  Lefevere    

  2  

De  populariteit  bij  Slack  is  enorm  gestegen  sinds  de  oprichting  van  de  app  in  augustus  2013.  Een  weergave  van  de  snelle  groei  is  te  zien  op  Figuur  1.  Met  zijn  125000  actieve  gebruikers  (in  2013)  is  het  dan  ook  de  snelst  groeiende  bedrijfsapp.  Slack  is  zelfs  in  die  mate  geliefd  bij  bedrijven  dat  deze  het  in  hun  profielschets  aangeven  als  bedrijfsvoordeel.  29  %  van  de  totale  gebruikers  gebruikt  de  betalende  versie.  

Figuur  1:  De  stijging  van  Slack-­‐gebruikers  op  enkele  maanden  tijd  

 

 

Demonstratie  We  kunnen  stellen  dat  de  populariteit  van  Slack  in  de  eerste  plaats  toe  te  schrijven  is  aan  zijn  gebruiksvriendelijkheid.  Registreren  doe  je  op  twee  minuten,  waarna  Slack  je  voor  meerdere  mogelijkheden  tot  een  “rondleiding”  uitnodigt.  Zeer  opvallend  en  aangenaam  is  bijvoorbeeld  het  filmpje  dat  de  oprichters  maakten.  In  nog  geen  drie  minuten  worden  de  key  values  van  Slack  uiteengezet.  Wat  is  het?  Waarvoor  staan  ze?  Waarvoor  kan  je  het  gebruiken?  

Aanvullend  vindt  je  op  Slack  een  uitgeschreven  “tour”;  handleiding.  Aan  de  hand  van  screenshots  met  uitleg  wordt  een  beeld  gegeven  van  wat  je  allemaal  kan  doen  met  de  tool.  Om  een  beter  beeld  te  geven  over  de  tool,  volgen  we  Slack  in  de  idee  van  screenshots.  

 

 

 

 

 

 

 

 

Digitale  Communicatie   Charlotte  Goorden   Kaat  Lefevere    

  3  

Figuur  2:  Een  voorbeeld  van  een  channel  binnen  Slack  

 

Wanneer  je  aan  Slack  begint  maak  je  een  groep  aan,  in  dit  geval:  “Digitale  Communicatie”.  Op  Figuur  2  is  een  voorbeeld  van  een  channel  binnen  de  groep  “Digitale  Communicatie”  te  zien.  Zowel  per  groep  als  per  channel  kan  je  contacten  toevoegen.  We  kunnen  stellen  dat  elke  channel  voor  een  afzonderlijk  project,  plan  of  idee  staat.  In  dit  geval  heb  je  de  groep  “Digitale  Communicatie”,  die  bestaat  uit  de  channels  #evaluatie-­‐slack,  #general,  #papers,  #random,  #wordpress.  

Naast  de  vershillende  channels  biedt  Slack  je  de  mogelijkheid  direct  messages  naar  personen  binnen  de  groep  te  sturen,  en  ook  een  private  conversation  aan  te  gaan.  

 Figuur  3:  Slack  stuurt  je  notificaties  

 

Je  kan  bij  je  instellingen  aangeven  dat  je  bij  een  nieuw  bericht  telkens  een  melding  krijgt  op  je  bureaublad.  Zo  voorkom  je  dat  je  bepaalde  zaken  mist  (zoals  bij  email  kan  gebeuren).  Het  pop-­‐up  

Digitale  Communicatie   Charlotte  Goorden   Kaat  Lefevere    

  4  

venster  verschijnt  subtiel  en  geluidloos  en  stoort  niet  (Figuur  3).  Slack  laat  je  vrij  in  de  manier  waarop  je  die  notificaties  wil  ontvangen.  Dat  kan  namelijk  zowel  via  mail,  bureaublad  en  smartphone.  

Figuur  4:  Slack  integreert  externe  tools  

 

Met  Slack  kan  je  externe  tools  zoals  Dropbox,  Google  Hangtous,  Google  Drive  en  veel  meer  integreren  in  je  gesprekken.  Slack  updatet  regelmatig  de  integratiemogelijkheden  en  kijkt  naar  de  nieuwste  apps  en  toepassingen  die  populair  zijn  (Figuur  4).  

Figuur  5:  De  integratie  van  Dropbox  op  Slack  

 

 

 

 

 

 

 

 

Digitale  Communicatie   Charlotte  Goorden   Kaat  Lefevere    

  5  

Figuur  6:  De  zoekfunctie  op  Slack  

 

De  geavanceerde  zoekfunctie  van  Slack  laat  toe  op  termen  of  personen  te  zoeken  over  alle  gesprekken  heen.  Herinner  je  je  niet  meer  wanneer  je  het  met  wie  over  een  vergadering  hebt  gehad?  Gewoon  even  opzoeken.  In  tegenstelling  tot  andere  zoekfuncties  kan  je  hier  dus  ook  zoeken  in  ‘verborgen’  informatie,  en  niet  enkel  op  je  huidige  pagina  (Figuur  6).  

Figuur  7:  Emoticons  op  Slack  

 In  je  gesprekken  kan  je  optioneel  ook  emoticons  verwerken,  zoals  Figuur  7  aangeeft.  Deze  maken  de  gesprekken  luchtiger  en  is  er  ruimte  voor  wat  humor.  Dit  is  niet  echt  een  meerwaarde  van  Slack,  maar  het  verwijst  weer  naar  het  speelse  en  losse  imago.  

Digitale  Communicatie   Charlotte  Goorden   Kaat  Lefevere    

  6  

Kort  samengevat  kunnen  we  stellen  dat  Slack  een  collaborative  writing  tool  is,  gericht  op  het  bedrijfsleven.  Wat  biedt  Slack  je  aan:    

• Communicatie  gegroepeerd  via  channel  i.e.  onderwerp  • Het  versturen  van  berichten  zowel  in  groep  als  privé  • Het  delen  van  bestanden,  afbeeldingen  en  video’s    • Integratie  van  andere  sociale  media  zoals  Twitter,  Dropbox,  …      • Een  uitgebreide  zoekfunctie,  waarmee  je  binnen  1  maar  ook  tussen  verschillende  platforms  kan  

zoeken  naar  informatie.    • Meldingen  van  berichten  worden  weergegeven  op  de  desktop    • Een  feedback-­‐functie  waarmee  je  rechtstreeks  contact  kan  opnemen  met  Slack  in  geval  van  

problemen  • …  

De  usability  ervaringen  van  medestudenten  

PRO   CONTRA  “Gemakkelijk  in  gebruik:  vb.  filmpje  en  handleiding”  

“Geen  agenda  om  deadlines  te  plannen”  

“mooie  lay  out”  +  “visueel”   “geen  to  do  list”  “leuk  met  #  en  @”   Mails  kan  je  niet  forwarden  naar  Slackt  (wordt  

aan  gewerkt  “ook  beschikbaar  via  Slack  app  op  smartphone,  tablet”  

“iedereen  moet  er  voor  open  staan  !  doel  niet  bereiken”  

“Integratie  andere  apps  zoals  Trello,  Google  Drive,  Dropbox,  …”  

“als  iemand  je  vermeld  in  een  gesprek  is  dat  niet  altijd  duidelijk.  Je  verliest  snel  de  relevante  delen  in  het  gesprek”  

“geen  mogelijkheid  tot  maken  van  profiel  "  focus  weg  van  het  doel  

 

 

“Heel  light,  helder,  beetje  zoals  een  chat  functie  maar  met  meer  tools.    Lay  out    is  aantrekkelijk  en  ziet  er  ook  hip  uit,  in  tegenstelling  tot  bijv.  droge  wiggo.  Ook  de  inleidende  rondleiding  is  leuk  gedaan,  toont  alles  tools  en  comments  van  gebruikers”.    

 

Bibliografie  Bedrijven  vallen  massaal  voor  Slack.  (2013,  Augustus  14).  De  Morgen.  Opgeroepen  op  8/  12/  2014  http://www.demorgen.be/nieuws/bedrijven-­‐vallen-­‐massaal-­‐voor-­‐slack-­‐rip-­‐e-­‐mail-­‐a1989993/  

Eugene,  K.  (2013,  Augustus  14)  This  Chart  Shows  Why  Slack  Is  Called  One  Of  The  Most  Viral  Enterprise  Apps  Ever.  Business  Insider.  Opgeroepen  op  8/12/2014  http://www.businessinsider.com/slack-­‐viral-­‐chart-­‐2014-­‐8  

Digitale  Communicatie   Charlotte  Goorden   Kaat  Lefevere    

  7  

Fisher,  D.,  Brush,  A.  J.,  Gleave,  E.,  &  Smith,  M.  A.  (2006,  November).  Revisiting  Whittaker  &  Sidner's  email  overload  ten  years  later.  In  Proceedings  of  the  2006  20th  anniversary  conference  on  Computer  supported  cooperative  work(pp.  309-­‐312).  ACM.  

 Soucek,  R.,  &  Moser,  K.  (2010).  Coping  with  information  overload  in  email  communication:  Evaluation  of  a  training  intervention.  Computers  in  Human  Behavior,  26(6),  1458-­‐1466.