voldoen aan de informatiebehoeften van de aandeel-houders.” Terwijl de personeelsformatie van Altera Vastgoed sinds 2000 slechts met 3 fte is gegroeid is tot 23 fte, is het beheerd vermogen in deze periode verdubbeld. Ondanks deze groei is de capaciteit van de processen en systemen toereikend om deze en toekomstige groei te faciliteren.

Aanleiding

Altera Vastgoed heeft echter andere tijden gekend. Het managementteam van Altera Vastgoed besloot Kadenza uit te nodigen voor een gesprek: de toenma-lige systemen gaven onvoldoende managementinfor-matie en er was behoefte aan geüniformeerde waar-deringsmodellen. Uiteindelijk volgde een hechte

Voor Altera Vastgoed zijn transparantie en een opti-male beheersing van de eigen interne organisatie een principiële kwestie. Cyril van den Hoogen, Finan-cieel Directeur van Altera Vastgoed: “Dat hier zo zwaar aan getild wordt blijkt wel uit het feit dat rap-portagerisico specifiek benoemd wordt als één van de relevante risico’s voor de bedrijfsvoering van Altera Vastgoed.” “Om het risico van niet tijdige of onjuiste rapportages te beperken heeft Altera Vastgoed een uitgebreid stelsel van procedures en interne controlemaatrege-len geïmplementeerd”, vult Jan Snaathorst, Hoofd Financiële Administratie van Altera Vastgoed, aan. “Daarnaast is er ook aandacht voor de externe rap-portages: periodiek wordt getoetst of de rapportages

‘‘Transparantie en een optimale beheersing

van de interne organisatie zijn voor ons

principiële kwesties’’

Altera Vastgoed NV is een privaat en sectoraal vastgoedfonds ten behoeve van pensioen-fondsen. Het beheerd vermogen bedraagt ruim 1,4 miljard euro. Bij Altera kunnen pensioenfondsen onder een juridische en fiscale paraplu naar eigen allocatievoorkeuren participeren in één of meerdere van vier administratief gesepareerde portefeuilles, die zijn ingedeeld naar de Nederlandse vastgoedsectoren: woningen, winkels, kantoren en bedrijfsruimten.

Cyril van den Hoogen, financieel directeur

van Altera Vastgoed

nisatie en borging van datakwaliteit. “Bij Altera stu-ren we niet op objecten maar op het niveau van de sectorportefeuilles”, geeft Van den Hoogen aan. “Bovendien, investeringsbeslissingen kun je alleen nemen met de zekerheid dat het waarderingsmodel uniform is. Met Excel-modellen is dat niet te garande-ren omdat er zonder medeweten altijd formules kun-nen worden aangepast”.

Waarom Kadenza?

Van den Hoogen: “De reden om met Kadenza in zee te gaan was de behoefte aan gedegen management-informatie en rapportagemogelijkheden. Tevens wil-den we het risico van niet tijdige of onjuiste rapporta-ges beperken. Tijdens onze marktverkenning konden wij geen enkel pakket vinden dat zowel property management als portefeuille management onder-steunt. Vervolgens hebben we gekeken naar een aantal partijen waarmee we een dergelijk systeem samen zouden kunnen ontwikkelen.” Jan Snaathorst vult aan: “We hebben gekozen voor Kadenza omdat we dezelfde visie deelden en vanwege hun kennis en ervaring binnen de vastgoedmarkt. We zijn nooit teleurgesteld. Het resultaat was goed en er is altijd meer opgeleverd dan afgesproken.”

samenwerking, die tot op de dag van vandaag voort-duurt. Cyril van den Hoogen en Jan Snaathorst van Altera Vastgoed stonden aan de wieg van deze inten-sieve samenwerking. Van den Hoogen is zich terdege bewust van de tucht van de markt. “Reden temeer om voor de markt uit te lopen”, aldus Van den Hoogen. “Een goede rap-portage wordt door ons niet gezien als vervelende verplichting, maar de transparantie die hiermee wordt gecreëerd wordt als marketing tool gebruikt. Je wilt je informatievoorziening goed georganiseerd hebben omdat je zo in de markt wilt staan. Onze transparan-tie in de externe verslaglegging en de uitgebreide jaarlijkse beleids- en beleggingsplannen hebben absoluut bijgedragen aan de groei van ons aandeel-houdersbestand.” Aandeelhouders geven aan dat Altera Vastgoed een voorbeeldfunctie vervult voor andere fondsen. Als deze fondsen volhouden dat ze over bepaalde zaken niet kunnen rapporteren wordt gezegd: “Bij Altera kan het wel”.

Probleemstelling

“Onze toenmalige systemen gaven onvoldoende managementinformatie en er was behoefte aan geüniformeerde waarderingsmodellen”, zegt Jan Snaathorst. “Het doorvoeren van een contractmuta-tie was bijvoorbeeld niet eenvoudig: het aantal han-delingen was te groot en ook de complexiteit was zelfs voor een ervaren gebruiker soms te groot. Hier-mee liep de betrouwbaarheid van de informatie ach-teruit.” Daarnaast blijkt gebruiksvriendelijkheid een belangrijk aspect als het gaat om borging in de orga-

‘Aandeelhouders geven aan dat Altera Vastgoed een voorbeeldfunctie vervult voor andere fondsen.’

Jan Snaathorst, hoofd financiële administratie

van Altera Vastgoed

Aanpak Kadenza

Kadenza pakte de oplossing van het probleem vast-beraden aan. Na gedegen onderzoek bij Altera Vast-goed intern, kwamen de consultants van Kadenza met de DREAM vastgoed intelligence oplossing. Van den Hoogen: “DREAM ondersteunt ons dagelijks bij de volgende processen: hold-sell analyse, acquisitie, budgetteringscyclus, nacalculaties, voorspelling van alle toekomstige kasstromen, contractadministra-tie, opstellen van waarderingen, alle financiële analy-ses en nog veel meer. In feite levert DREAM één op één alle interne en externe informatievoorziening. We kunnen informatie vanaf het kleinste detail op huur-component niveau tot en met het strategische niveau van scenarioanalyses geïntegreerd en on-line op een gebruiksvriendelijke manier toegankelijk maken.” Snaathorst vult aan: “Zo maken portefeuillemana-gers waarderingen met DREAM aangevuld met een hold-sell analyse. Wij rekenen elk jaar de hele porte-feuille op deze manier door. DREAM wordt ook gebruikt bij de beoordeling van externe taxaties. Kadenza heeft ons fantastisch geadviseerd en gehol-pen met deze letterlijke DREAM-oplossing. Het DREAM vastgoed intelligence platform van Kadenza beschikt technisch en functioneel over zeer uitge-breide mogelijkheden. We volgen deze ontwikkelin-gen met belangstelling en wisselen graag ervaring uit met andere gebruikers van het systeem.”

‘Kadenza heeft ons fantastisch geadviseerd en geholpen met deze

letterlijke DREAM-oplossing.’

Resultaten Business

Snaathorst: “Het DREAM intelligence platform is volledig bij ons uitgerold en we hebben een forse upgrade gedaan. Een woningtaxatiebepaling kon zomaar enkele minuten duren, nu is dat maximaal tien seconden. Bovendien is besloten om ons operationele vastgoed managementsysteem REMS volledig uit te faseren. DREAM Asset Management van Kadenza heeft deze functionaliteit volledig overgenomen”. “Dit biedt ons een aantal voordelen”, aldus Van den Hoogen. “Allereerst is DREAM veel gebruiksvriendelijker. Ten tweede biedt DREAM ons de mogelijkheid snel een complete vastgoedadministratie te converteren. Portefeuille-managers moeten dan ook in financiële termen denken. Het onvermijdbare administratieve werk mag voor hen geen straf zijn. Met DREAM worden zij gebruiksvriendelijk bediend met betrouwbare en snelle analyses. Dit levert een bijdrage aan het financieel denken.”Daarnaast biedt DREAM een eenvoudige manier om extra velden toe te voegen, zoals bijvoorbeeld voor kadastrale informatie. Alle informatie is bovendien gemakkelijk opvraagbaar in DREAM: gescande onder-tekende huurcontracten of beheerdocumenten in PDF-formaat kunnen in DREAM gemakkelijk gekop-peld worden aan objecten zodat werkelijk alles bin-nen handbereik is.”

gestructureerd opgeslagen. Aanvullende gegevens kunnen handmatig ingevoerd of ingelezen worden uit eventueel beschikbare digitale bestanden. Daarnaast zijn de specifieke vastgoed business rules gedefini-eerd. Hiermee worden de relevante gegevens uit het datamodel eenduidig vastgelegd voor specifieke bere-keningsdoeleinden. De omgeving garandeert boven-dien de kwaliteit en volledigheid van de gegevens door de toepassing van controlemechanismen. Binnen de rekenmodule zijn alle rekenmodellen zo ingericht om maximale flexibiliteit voor aanpassingen te bieden en snel te kunnen rekenen en prognoses te kunnen maken. Kortom, DREAM levert ons maximale transparantie en minimale rapportagerisico’s.”

Resultaten technisch

Het DREAM intelligence platform is in staat om wil-lekeurige operationele (vastgoedmanagement) syste-men te ontsluiten, hierover te rapporteren en te ana-lyseren. Het platform biedt de basis voor integrale, kant-en-klare oplossingen voor asset management, fund management, financieel management en perfor-mance management. Snaathorst: “DREAM kan bij-voorbeeld bijzonder snel meerdere betrouwbare sce-nario’s opleveren voor een integrale winstprognose op basis van de actuele gegevens die ontsloten wor-den uit de onderliggende vastgoed managementsy-stemen. Deze snelle scenario-generatie is cruciaal voor onze business en faciliteert ons om vooruit te lopen op de markt.”“Met de Extractie Transformatie & Laad (ETL) pro-grammatuur is een willekeurig operationeel vastgoed managementsysteem, een technisch systeem of een financieel-administratief systeem automatisch uit te lezen”, legt Van den Hoogen uit. “De gegevens uit deze bestaande systemen worden ingelezen, geschikt gemaakt voor het DREAM vastgoed datamodel en

‘Kadenza leverde ons maximaletransparantie en minimale rapportagerisico’s.’

‘Een woningtaxatie kon zomaar enkele minuten

duren, nu is dat maximaal10 seconden.’

Juiste beslissingen nemen op basis van scherpe inzichten

Wie over de juiste informatie beschikt, is beter

in staat een onderneming langs het mijnenveld

van bedreigingen, richting succes te laveren.

Effectieve systemen die zorgen voor heldere

managementinformatie, die gerichte planning

en control mogelijk maken.

Maar budgetteren en plannen vragen meestal

een ondernemingsbrede inspanning, gevoed

vanuit verschillende locaties. Dat betekent: een

gecontroleerde omgeving waarin op centraal

niveau inzicht bestaat wie wanneer een bijdra-

ge aan het proces levert en waarin heldere en

betrouwbare registratie voorop staat.

Door onze jarenlange ervaring zijn wij in staat

ondernemingen te helpen bij het optimaliseren

van het planning en control proces.

Daarbij maken we gebruik van de producten en

applicaties van Business Objects en Cognos.

Het leidt telkens tot oplossingen die hun

vruchten afwerpen voor de financiële afdeling,

maar ook voor afdelingen die de veranderingen

in de markt eerder kunnen zien,

zoals sales en inkoop.

Benieuwd welke oplossingen

wij voor uw organisatie kunnen

aandragen?

Eemnesserweg 551251 NB LarenTelefoon (035) 539 44 90info@kadenza.nl

KADENZA. HAVING A CLUE