De applicatiebeheerder als kritische

succesfactor bij een implementatie

Dirk Bijkerk

Gert Dingemanse

28-05-2015

Stelling

De applicatiebeheerder is noodzakelijk, want hij/zij …..

1. kent de organisatie en is daarom in staat om de vertaling te doen;

2. bewaakt de scope bij implementatie, maar ook daarna;

3. zorgt voor consistentie van inrichting en autorisaties;

4. is het eerste aanspreekpunt binnen de eigen organisatie;

5. zorgt voor continue kennisoverdracht binnen de organisatie;

6. is het kanaal naar AllSolutions (eerstelijns) bij problemen of vragen;

7. zorgt dat noodzakelijke aanpassingen worden doorgevoerd en dat

gebruikerswensen worden gehonoreerd;

8. is ambassadeur voor de AllSolutions applicatie binnen de eigen

organisatie.

28-05-2015

Onderscheid beheerdersrollen

- Technisch beheerder voor de werking van de applicatie (AllSolutions)

- Applicatiebeheerder voor aanpassingen en verbeteringen, zoals

weergaven, filters, documentmappen, gebruikersmanuals etc.;

al dan niet gecombineerd met de volgende rol(len):

- Functioneel beheerder, voor bepalen functionaliteit, beslissen over

updates, autorisaties, voorstellen voor aanpassing processen;

- Contentbeheerder, voor inhoud pagina’s, interne/externe publicaties

28-05-2015

De applicatiebeheerder als kritische

succesfactor bij een implementatie

Vraag

Wie is het eens met de stelling en vindt dat een beheerder binnen de

organisatie echt nodig is?

28-05-2015

De applicatiebeheerder als kritische

succesfactor bij een implementatie

Vraag

Wie heeft binnen zijn organisatie geen eigen beheerder voor

AllSolutions 10?

28-05-2015

Verdediging stelling

1. kent de organisatie en is daarom in staat om de vertaling te doen;

2. bewaakt de scope bij implementatie, maar ook daarna;

28-05-2015

Verdediging stelling

3. zorgt voor consistentie van inrichting en autorisaties;

Gebruikers raken niet in verwarring, kunnen sneller een nieuwe tabel

begrijpen, kunnen gegevens sneller vinden, staat professioneler.

Gelijksoortige gebruikers krijgen dezelfde autorisaties

Voorbeelden

- kolom- en filternamen zijn over alle tabellen consistent;

- gebruik van eenheden is consistent;

- zet ongeordende items alfabetisch neer;

- gebruik dezelfde kleuren voor signaleringen (rood=opletten);

- gelijksoortige gebruikers kunnen hetzelfde.

28-05-2015

Voorbeeld foute weergave

28-05-2015

Voorbeeld duidelijk filter

duidelijke teksten in filters; maak keuzes duidelijk

28-05-2015

Voorbeeld duidelijke legenda

gebruik een legenda die zegt wat je ziet, bijvoorbeeld:

28-05-2015

Maar ook

duidelijke labels geven aan de kolommen;

consequent eenheden noemen.

28-05-2015

Verdediging stelling

4. is het eerste aanspreekpunt binnen de eigen organisatie;

5. zorgt voor continue kennisoverdracht binnen de organisatie;

6. is het kanaal naar AllSolutions (eerstelijns) bij problemen of vragen;

• medewerkers weten altijd waar ze met hun vragen terecht kunnen;

• een toegankelijk aanspreekpunt vermijdt foutief gebruik;

• snelle en adequate beantwoording verhoogt de productie;

• steeds duidelijkheid over welke issues naar AllSolutions doorgezet

zijn, en wat de status daarvan is, geen risico op dubbele meldingen;

• communicatie vanuit één punt over eventuele aanpassingen of andere

werkwijzen, opleiding aan groepen en nieuwe medewerkers geven.

28-05-2015

Verdediging stelling

7. zorgt dat noodzakelijke aanpassingen worden doorgevoerd en dat

gebruikerswensen worden gehonoreerd;

• Na implementatie moet de organisatie ‘wennen’. Advies:

– geen functionele wijzigingen, eerst wensen verzamelen

– wel herstel van foutjes bij implementatie; en daarover

communiceren;

– na periode van gewenning en herstel van foutjes, start

onderhoudsfase.

Onderhoudsfase hoe?

28-05-2015

Rol van de beheerder in

onderhoudsfase (1)

• bestudeert en beoordeelt de maandelijkse releasenotes AllSolutions;

• beslist of updates geaccepteerd kunnen worden

– cf. OTAP-aanpak (Ontwikkelen, Testen, Acceptatie, Productie);

• verzamelt verzoeken tot aanpassing uit de organisatie;

• analyseert de verzoeken op noodzaak (MoSCoW);

• brengt de consequenties voor de organisatie in kaart, en/of

• stelt een bussiness case op (iedere aanpassing kost immers €);

• brengt de aanpassing onder in een interne releaseplanning;

• doet de aanpassingen in de acceptatieomgeving en test uitvoerig;

28-05-2015

Rol van de beheerder in

onderhoudsfase (2)

• na een geslaagde test, breng gebruikers op de hoogte van op

handen zijnde aanpassingen;

• doet de aanpassingen in de productieomgeving op een geschikt

tijdstip;

• doet een verkorte validatietest in die productieomgeving;

• indien niet geslaagd, herstel onmiddellijk;

• breng geüpdatete gebruikershandleiding online;

• werk beheerdersadministratie bij, bijvoorbeeld in de functie ‘Acties’

of ‘Kwaliteitsmeldingen’ welke aanpassing gedaan, door wie,

referentie naar de ingediende wens, reden, datum/tijd, etc.

28-05-2015

Verdediging stelling

8. is ambassadeur voor de AllSolutions applicatie binnen de eigen

organisatie.

• de beheerder is degene die de applicatie het beste kent en begrijpt,

hij weet als geen ander hoe het de organisatie gaat helpen;

• moet twijfelaars, of zelfs negatievelingen helpen om de neuzen één

kant op te krijgen, dat schept rust;

• helpt ook management om de voordelen in te zien van de

oplossing.

28-05-2015

Do’s en don’ts (1)

• ga niet (te snel) op elke wens in;

• blijf bij basisgedachte inrichting, wijk niet af zonder hele goede

reden;

• maak gebruik van key-users;

• blijf kijken naar (nieuwe) mogelijkheden van AllSolutions;

• maak geen koppelingen met andere pakketten als het niet strikt

noodzakelijk is;

• blijf gebruikers ondersteunen (en opvoeden), inclusief management;

• test in iedere wijziging voordat het doorgevoerd wordt in productie;

• zorg voor up-to-date beschrijvingen en handleidingen.

28-05-2015

Do’s en don’ts (2)

• zorg voor een back-up van de beheerder, want:

– één is géén; gebruik in noodgevallen AllSolutions als back-up;

• wees bewust van beveiligingsrisico’s:

– gebruik SMS token (bijv. voor accounts met veel autorisaties);

– wijzig periodiek het wachtwoord;

• gebruik het prikbord voor interne communicatie over AS10;

• blijf in contact met de consultant; plan periodiek overleg in;

• houd de applicatiekennis op peil;

• zorg voor een laagdrempelige manier om fouten en/of wensen in te

dienen, gebruik ook intern daartoe de functie ‘Kwaliteitsmeldingen’.

28-05-2015

De applicatiebeheerder als kritische

succesfactor bij een implementatie

Wie is het eens met de stelling en vindt dat een beheerder binnen de

organisatie echt nodig is?

28-05-2015

Vragen

28-05-2015

Afsluiting

Save the date AllUser:

donderdagmiddag 19 november 2015

28-05-2015