Nieuw General Laboratorium Informatie Management Systeem (GLIMS) bij de MMB per 31-3-2014:

veranderingen in xCare en de weergave van uitslagen

Algemene informatie

GLIMS

• ICT-systeem voor MMB, LG en apotheek• Als eerste geïmplementeerd bij MMB. • Aanpassingen nodig in xCare voor de MMB• Presentatie van de uitslagen in Poliplus

verandert; gaat via nieuwe software Cyberlab

Communicatie over nieuw LIMS• In CdC-overleg 10-2-2014• Key-users X-care: 13-3-14• Bijeenkomst link-nurse en link-docs: 17-3-14• Hoofden administratie, medewerkers administratie: 20-3-14• Nieuwsbrief MMB aan hoofden, CdC, link-docs en link-nurses en

hoofdverpleegkundigen. Week 17-3-2014• In convent 24-3-14• Faculty hour voor OK-complex: 29-4-2014• Laatste 2 weken maart willen we zoveel mogelijk korte presentaties doen t.a.v.

aanpassingen X-care en uitslagen voor AIOS en artsen• Help-desk wordt ingericht voor 6 weken vanaf 31-3-2014

– Telefoonnummer(s) voor dringende zaken– E-mail voor niet dringende zaken

• Bericht op intranet in maart • Instructies voor xCare (aanvraagdeel) en Cyberlab (uitslagdeel) en frequently

asked questions (FAQs) staan op MMB website

Wat verandert er in aanvragen (1)? • Nieuwe namen voor de service units

• Bacteriologie en Bloed bacteriologie Microbiologische kweken• Virologie, tabblad moleculair MMB PCR/Typering /Sequenci• Virologie, tabblad serologie MMB Antigeen/antistof det

Wat verandert er in aanvragen (2)? • 559 Microbiologische kweken

– Voor niet-virale verwekkers – Preparaat en kweek– Antigeen: pneumok en Legionella, Cryptococcus, galactomannan– PCR: MRSA, VRE, TB/non-TB, PCP en niet-virale darm-pathogenen

(SSCE, C. difficile, darmparasieten); onderstreept staat ook in 558

• 558 MMB PCR/typering/seque (‘moleculair onderzoek’)– Alle aanvragen voor PCR-onderzoek (m.u.v. MRSA, VRE, TB/non-TB)– NB: detectie van virussen (anders dan met serologie) is altijd PCR!

• 557 MMB Antigeen/antistof det (‘serologie’) – Alle antistofbepalingen en antigeen viraal (bijv. Hep B sAg.)– Betreft uitsluitend bloed (serum=stolbloed) of liquor (index)

Overige aanpassingen in xCare • Service unit Microbiologische Kweken

– Kan nu meerdere aanvragen in één order doen• Bij gecombineerde aanvragen is zoveel mogelijk getracht dat het in

één service unit en één tabblad kan – vb BAL: kweek, TB-kweek+PCR, PCP preparaat+PCR (service unit

Microbiologische Kweken). – PCR op alle darmpathogenen in service-unit MMB PCR/typering/seque

• Sommige aanvragen komen terug op meerdere tabbladen

– Ter voorkoming dat te veel geswitcht moet worden tussen tabbladen en om items makkelijker vindbaar te maken

• NB: het is belangrijk juist aan te vragen!– Achter elke aanvraag hangt n.l. een labprotocol

Bacteriologie oud

Tracti etc in tabbladen onder

Slechts 1 hoofdtabblad

Materiaal

Soort onderzoek aangevraagd via aanvullende vragen

Slechts 1 materiaal per order mogelijk

Nieuw: Microbiologische kweken

1.Hoofdonderwerpen (tracti / soort kweken)

2. Soort materiaal

4. Aanvullende vragenRood: verplichtGeel: optioneel

Nieuw: aanvragen van meerdere materialen in één order nu mogelijk

3. Gevraagd onderzoek aanvinken

Prioriteit: moet meestal zijn ‘Aanvrager neemt zelf af’!

Indeling binnen een service unit • Tabbladen boven: hoofdonderwerp

– Tracti: Luchw/thorax; KNO; urinew/feces; MDL/buik, CZS/Oog; Gyn/SOA; huid/weke delen

– Soort materiaal: lijn/drain; bloed/beenmerg; bot/gewr.– Soort kweken: surveillance (IC’s, SDD hematol., transplantatie);

infectiepreventie (MRSA, VRE, MRGNS, pre-OK screening)– Bijzondere kweken: Vreemd lichaam.

• Voor kweken van of direct rondom een vreemd lichaam (vb (vaat)prothese, OSM). Apart kweekprotocol voor

– Noodgeval: mogelijkheid vrije aanvraag voor bijzondere gevallen.• In kantooruren: svp eerst MMB-helplijn bellen!

• Tabbladen onder: soort materiaal

Virologie oudTabblad Serologie en tabblad Moleculair

Materiaalsoort gevraagd via vragen

Nieuw: MMB PCR/Typering/Sequenci

Materiaalsoort

Indeling op ziektebeelden / tracti

Als men niet weet of item ontbreekt: bel 77830 of 77839 voor overleg.Buiten kantooruren:kies optie opslag en bel later.

Gewenst onderzoek niet vermeld: noteer bij vraagstelling

Pakketten in PCR/Typering/Seque

Voor aantal ziektebeelden zijn er pakkettenKijk hier als eerste!

Flocked swab= nasofarynx uitstrijk (voorkeur)

Nieuw: MMB Antigeen/antistof det

LymfadenopathyAcute doofheidMyocarditisLeverfalenSolide orgaantransplantatie

Liquor opslag

Tip: kijk eerst op tabblad Screeningen of daar gewenst onderzoek te vinden is.Dit tabblad bevat syndroom gerichte aanvragen.Liquor-serum index: zie onder ‘Losse bepalingen bacterieel’

NB: De volgorde in xCare productie kan iets anders zijn dan hier vertoond

Indeling op soort verwekker

Tips voor aanvragen (1)• Kies voor volledig scherm om alle tabbladen te zien!• Vermeld belangrijke informatie over de patiënt in vak

‘Medische indicatie’– Info in dit vak wordt meegenomen in de gehele orderset– Bijv.: transplantatiepatiënt; bevindingen bij een OK

• Vermeld evt. aanvullende informatie alleen van toepassing op één specifiek materiaal bij vraagstelling – Bijv: lijntip gevallen, cave contaminatie

• Bij kweken: anatomische locatie van afname van materiaal is in te vullen bij de betreffende vragen.

Tips voor aanvragen (2)• Bepaal soort verwekker voor bepalen van de service-unit

– Niet-virus en geen antistofbepaling Microbiologische kweek• Uitzondering: PCR op verwekkers van SOA of ‘atypische pneumonie’

– Virus: ander materiaal dan bloed PCR/typering/sequenci– Antistofbepaling (serologie) Antigeen/antistof det

• Bepaal aard van de kweek– Diagnostisch: bepaal waar in lichaam afgenomen en welke tractus

daar bij hoort of wat voor soort materiaal het is.– Kweken extremiteiten, niet bot/gewr. of wond niet op tabblad van

tractus ga naar huid en weke delen– Niet diagnostische uitstrijken slijmvliezen (neus, keel, rectum,

perineum) en standaard kweek voor afdeling of bij specifieke patiëntgroep Surv(eillance)

– MRSA/VRE/MRGNS/pre-Ok screening Infectiepr(eventie)

Tips voor aanvragen (3)• Bij meerdere materialen (vaak op OK of bijv. drainvochten):

– Noteer op materiaal wat het is. Zet een nummer op het materiaal– Vul in xCare het nummer in bij de vraag ‘Container identificatie’

• Meer dan 2 materialen: bij <?> invullen ‘Materiaal 3’ etc.– Zo weet je welke sticker uit xCare op welk materiaal moet

Deze tekst komt op etiket

Tips voor aanvragen (4)• MMB PCR/Typering/Sequenci

– Als betreffende onderwerp op hoofdtabblad er niet bij staat of gewenste materiaal niet: kijk bij tabblad ‘Overig’.

– Als betreffende materiaal bij onderste tabblad er niet bij staat: kijk bij tabblad ‘Anders’. Vermeld bij vraagstelling dan welk materiaal het is!

• MMB PCR/Typering/Sequenci en MMB Antigeen/antistof det– Zoek je een bepaald onderzoek klik op en typ *zoekterm*– NB: de zoekfunctie is niet zinvol binnen service unit

Microbiologische kweken.

Tips voor aanvragen (5)• Feces zowel viraal als bacterieel gewenst

– Vraag aan via PCR/Typering/Seque– Kies bij Pakket “feces pakket viraal” en kies bij “gastro-enteritis”

Salmonella/Shigella/Campylobacter/EHEC (en evt. C. difficile).– Wil men onderzoek op bijzondere bacteriële verwekkers: kijk dan bij

Microbiologische kweken.

Aandachtspunten bij aanvragen (1)• Bij uitbesteden: arts moet goed aangeven wat precies moet!

– Persoon die invoert moet exact weten wat aan te kruisen– Mn bij keel, rectum en feces essentieel– Bloed op HIV, EBV, CMV, herpes en hepatitis virussen: antistof of

PCR?!• Item niet aan te kruisen (lichtblauw)? Prioriteit staat fout.

– Geen bloed moet dan meestal op ‘Aanvrager neemt zelf af’– Prikrondes: alleen voor bloed of bloedkweek punctie (m.u.v.

Beatrixoord nog)!– Poli: alleen van toepassing als prikpoli het kan afnemen

• Betreft alleen bloed of bloedkweek punctie• Urine (alleen midstroom urine!) • Thuiskweek set via orderbrief (voor sputum en feces)

Aandachtspunten bij aanvragen (2)• Worden meerdere etiketten geprint, allen meesturen!

– Zo mogelijk het materiaal verdelen over evenveel containers als het aantal etiketten en elke container voorzien van een etiket.

• Bijv. 2 buizen liquor of BAL bij vraag bacterie en virus• Voor viraal onderzoek is minimaal 2 ml vloeistof voldoende.

Gebruik overig materiaal voor niet-viraal onderzoek.– Bij 1 container: 1 sticker op container en resterende etiketten los

meesturen met materiaal in een oranje verzendzakje.– NB: plak etiketten dusdanig dat de barcode scanbaar blijft!

Juist: barcode in de lengte van de container

Aandachtspunten bij aanvragen (3)• Op OK: vul als afdeling in waar patiënt heen gaat (niet poli of OK!)

– Het lab heeft prioritering in aflezen. Poli wordt later afgelezen• Maak aanvraag niet definitief als bekend is dat materiaal niet op

dag van aanvraag wordt afgenomen– Datum afname is nl datum afdrukken etiket! Materiaal kan dan te oud lijken

en worden afgekeurd! Vink aan ‘In concept houden’.– Optie concept: vb aanvraag klaar maken voor uitvoerende radioloog.

• Thuiskweken: prioriteit poli en optie orderbrief doen

Thuiskweek: instrueer patiënt op materiaal UMCG-nr, naam en afnamedatum te vermelden!

Openen concept: Klik op ‘mapje’Verwijder vinkje ‘Toepassen’ (datum wordt aangepast) ‘OK’

Overgang oude naar nieuwe xCare• Maak geen aanvragen meer in concept die pas van

toepassing zijn ná 31/3/2014!• De aanvragen waarvoor geen stickers zijn geprint vóór

31/3 gaan nl verloren!– Aanvragen via orderbrief (poli, thuiskweken) geprint vóór

31/3 kunnen nog wel verwerkt worden.

Wat verandert in de uitslagen?• Gaat via software Cyberlab; via Poliplus te benaderen• Zowel bacteriologie, virologie als serologie in één scherm• Ook aangevraagde, maar nog niet ontvangen materiaal te zien• Diverse mogelijkheden voor weergave van kweekuitslagen• Zie ook bij Frequently Asked questions (FAQs) op de website

voor extra informatie over dit programmaNota bene:• Bacteriologische uitslagen van monsters ontvangen vóór

31/3/14 blijven vooralsnog in een apart tabblad in poliplus: bacteriologie voor 31/3/14.

• Uitslagen TB kweek blijft in tabblad LvI en TBC

Uitslagen in Poliplus

Oude uitslagen bacteriologie*

Voor uitslagen “TB-kweken”

Zal tzt. verdwijnen (zit in Uitslagen)

Alles van Virologie én Bacteriologie vanaf 31/3/14

*Nota bene:Bacteriologische uitslagen van monsters ontvangen vóór 31/3/14 staan in dit tabblad

Cyberlab is geïntegreerd in PoliplusJe ziet gelijk de uitslagen van de patiënt die geopend is in Poliplus

Datum van recent > oud

Materiaalsoort

MenubalkDatum: recentoudMenubalk

Bij PCR of serologie: resultaatstatus of de uitslag

Bij kweken: materiaalsoort

Uitslagen

Nieuw: materiaal aangevraagd via xCare nu te zien, ook als nog niet op lab is (resultaatstatus aangevraagd; orderstatus initieel)

Voorbeeld uitslagscherm (1)Volgorde uitslagen: Microbiologische kweken; PCR/Typering/sequencing; Antigeen/antistof detectie (serologie).

Blauw onderstreept: dubbelklik voor zien van de uitslag (alleen van toepassing bij Microbiologische kweken)

Orderstatus

Geel: een gecorrigeerde uitslag

Voorbeeld uitslagscherm (2)

Dubbelklik óp tekst: uitslag klapt open

Dubbelklik náást tekst: extra info: ontvangstdatum, datum laatste rapport

Selectie tabblad en ongedaan maken• Veel uitslagen voor PCR of serologie selecteer tabblad voor beter overzicht• Geselecteerde tabblad wordt blauw en trechter verschijnt• Maak selectie ongedaan door op trechter te klikken.

Functies Cyberlab: menubalk (1)

• ‘Rondje’ (petrischaal): handig voor overzicht van Microbiologische Kweken• Klik op regel voor aanvullende gegevens (gram, resistentie etc.)

Resultaatstatus direct zichtbaar

Geïsoleerde organismen te zien. *: er is een antibiogram

Geautoriseerd

Kies gewenste periode

• Bij klikken op + komt optie voor ordening: alle positieve kweken eerst of alle nog in bewerking zijnde kweken zonder isolaat eerst . • Rode kleur: positieve uitslagen en geautoriseerd. NB rode kleur verdwijnt als kweek volgende ochtend weer op volgt komt te staan als de kweek nog niet was afgerond. De kweek wordt weer rood na opnieuw autorisatie door de arts-microbioloog. • NB: geel van wijziging niet te zien in dit scherm!

Scherm klapt uit voor zien van hele kweek door op een regel te klikken Scherm klapt weer in door opnieuw op regel te klikken

Informatie uit xCare staat onder in scherm

Cursor boven item Datum t/m status: gegevens vermeld in xCare zijn te zien

Functies Cyberlab: menubalk (2)

2. Selectie mogelijk vanaf welke datum men uitslagen wil zien3. Getoond: aantal kolommen dat in 1 veld zichtbaar is (max. 20)4. AB: geeft overzicht van micro-organismen met een antibiogram NB: m.o. waarvan antibiogram nog volgt worden niet getoond!

Pijl blauw: meer uitslagen (in dit geval oudere)Pijl grijs: niet meer uitslagen (in dit geval recentere)

234 1

1.

Functies Cyberlab: menubalk (2)

2. Selectie mogelijk vanaf welke datum men uitslagen wil zien3. Getoond: aantal kolommen dat in 1 veld zichtbaar is (max. 20)4. AB: geeft overzicht van micro-organismen met een antibiogram NB: m.o. waarvan antibiogram nog volgt worden niet getoond!

234 1

1. Door te klikken op de drie-hoekige pijlen kan men in één keer het aantal kolommen opschuiven dat ingesteld is bij ‘getoond’. Door op de pijlen te klikken schuift men slechts 1 kolom op.

Terminologie status• Orderstatus (bij datum in bovenste regel):

– Initieel: aangevraagd in xCare, nog niet op lab ontvangen/ingevoerd – Ontvangen: (deel van) order is op lab ontvangen – Deels: deelresultaten bekend – Definitief: hele order klaar

• Resultaatstatus voor materiaal (bij kweken) of test: – Aangevraagd: aangevraagd in xCare, nog niet op lab ontvangen/ingevoerd – Volgt: Onderzoek in bewerking, nog geen uitslagen beschikbaar– Geconfirmeerd: uitslag beschikbaar, wacht op autorisatie a.m. (voor

bepaalde bepalingen is uitslag dan al wel zichtbaar)– Geautoriseerd: uitslag door arts-microbioloog vrijgegeven

Tijdstip uitslagen bekend• Laboratorium bacteriologie

– Klinische kweken voor ICV en bloedkweken: meestal rond 10:00 uur– Kinder IC en hematologie: vóór 11:00 uur– Klinische kweken opgenomen patiënten: meestal vóór 12:00 uur– Surveillance en poliklinische kweken: meestal vóór 14:00 uur– Sneltesten MRSA (doorgebeld), S. aureus: binnen 3 uur na ontvangst

• Beschikbaarheid uitslagen virologie– PCR testen: vaak rond 16:00-17:00 uur zichtbaar – Serologie: kan eerder– Sneltesten: worden altijd doorgebeld

Cyberlab: informatie

Door op te drukken opent een Engelstalige helpfunctie. NB: de versie in Poliplus heeft niet alle vermelde functionaliteit!

Contact voor vragen• G.A. Kampinga, Chef de Clinique 43773• Maakt afdeling gebruik van ordersets?

– Voor bacteriologie: mail naar g.a.kampinga@umcg.nl. – Voor virologie/serologie: mail naar f.klijn@umcg.nl– U wordt dan geïnformeerd hoe de set aan te passen– Aanpassen kan pas vanaf 31/3. Tip: zorg dat personen die dat

kunnen op die dag beschikbaar zijn, zodat snel weer kan ingesteld.• Helplijn: wordt ingesteld voor xCare vanaf 31/3 (voor 6 weken)

– Voor vragen waar wat te vinden is in xCare: • Microbiologische kweken: 46287; Serologie / moleculair: 47535• Niet dringend/ suggesties: infoglimsmmb@umcg.nl

– Presentatie van uitslagen in Poliplus: 46177– Zie ook op onze website www.mmb-umcg.nl/glims

• Technische vragen printers, instellingen computers: 11111!