Agenda

OU: samenwerken met

Google Apps Education

Marc Bertrand

ICT Consultant, ICT servicecentrum

Open Universiteit

TouW dag Utrecht 6 maart 2010

OU: Google Apps Education

Agenda

• Context en aanleiding

• Waarom Google Apps (Education)?

• Technische aspecten

• Organisatorische aspecten

• Juridische aspecten

• Provisioning en authenticatie: maatwerk

• Ervaringen

• Ontwikkelingen


Context en aanleiding (1)

Open Universiteit (1984):

• de Leven Lang Leren universiteit

• Flexibel, open afstandsonderwijs

• ± 25.000 studenten op jaarbasis

• Focus op digitalisering onderwijs en –materialen; elektronische leeromgeving.


Context en aanleiding (2)

• Toekomstvisie: elke student zijn/haar eigen leeromgeving.Interne en externe diensten, open standaarden, gericht op communicatie en samenwerking (Web 2.0).

• Invoering e-mailvoorziening voor studenten: uitdrukkelijke wens van de studentenraad (2007)

• Verbeteren/stroomlijnen communicatie met studenten.


E-mail voor studenten: zelf doen?

Beleid• E-mail als nutsvoorziening• Zelf aanbieden niet strategisch voor ICTs

Aanbieders• Google, Microsoft, ASP’s (december 2007)?

Voordelen Google Apps• Breed en aantrekkelijk portfolio• Innovatiekracht Google• Past binnen visie OUNL op de toekomstige PLWO• Geen vendor lock-in• Gratis dienst voor medewerkers, studenten en

alumni (eerste 4 jaar)


Kostenvergelijking (eind 2007)

• Zelf aanbieden e-mail (Exchange, 50 Mb per mailbox): K€ 75 eenmalig, K€ 30 jaarlijks

• Uitbesteden e-mail: – ASP (100 Mb per mailbox):

K€ 45 per jaar – M€ 1,2 per jaar

– GMail (ruim 7 Gb per mailbox)K€ 0 per jaar (4 jaar).


Google Apps Education

In 2008:• Google Mail

• Google Chat (Talk)• Google Documenten (Docs)• Google Agenda (Calendar)• Google Sites• iGoogle

Later toegevoegd:• Google Video• Google Discussiegroepen (Groups)

http://images.google.nl/imgres?imgurl=http://api.ning.com/files/NJRHFtVzyVdD94ZqR2zFrqZv9fkK5F5C3FwhUzudPdrVTZq5R3oufdRRRl2J9dg7NVlajmCNV6Wj4cQDVvWTuWeDvqFUjdr2/google_apps.jpg&imgrefurl=http://isenet.ning.com/profile/JoyReynaldo&usg=__dE9hIBY_kwy61dL9vjoiAQX0Y4M=&h=313&w=331&sz=21&hl=nl&start=3&um=1&itbs=1&tbnid=b47HhxriMMqDIM:&tbnh=113&tbnw=119&prev=/images%3Fq%3DGoogle%2BApps%2Beducation%26um%3D1%26hl%3Dnl%26sa%3DN%26tbs%3Disch:1


Technische aspecten (1)

• Naamgeving e-mail adressen: [email protected]@studie.openuniversiteit.be

• Ruim 7 Gb opslagruimte per gebruiker• Eigen OUNL logo binnen GMail • Alleen webinterface beschikbaar voor GMail • POP/IMAP t.b.v. mailclients: voorlopig niet• Geen advertenties• Beschikbaarheid service: 99,9% (volgens SLA).• Google Apps draaien in “de Cloud”: wij weten niet waar


Technische aspecten (2)

• Apps eenvoudig aan en uit te zetten via dashboard• Support Google / Community• 6 domeinen voor OU ingericht (3 NL en 3 BE)• Geen migratieproblematiek• Maatwerk OU:

– Provisioning accounts: gestuurd door Studenten Informatie Systeem OU

– Authenticatie: via API tegen Active Directory OU


Organisatorische aspecten (1)

• Implementatie in eigen hand genomen

• Projectteam: – Faculteiten

– Onderwijs Service Centrum (OSC)

– Marketing, Communicatie & Sales (MCenS)

– ICT servicecentrum (ICTS)



• Samenwerking met Google

• Gefaseerde implementatie

• Afstemming met studentenraad

• Aanpassing inschrijfvoorwaarden OUNL

• Eigenaar dienst: Onderwijs Service Centrum



Ondersteuning studenten:

• Selfservice: Nederlandstalig helpcentrum Google (www.google.com/support)

• 1e lijns ondersteuning: helpdesk OSC• 2e lijns ondersteuning: ICTS• Beheerders kunnen via e-mail bij de Google helpdesk

terecht• Studenten kunnen niet bij de Google helpdesk terecht.


Juridische aspecten (1)

• Vertrekpunt discussie: – Standaard Google Apps Education overeenkomst

– Extern juridisch advies; focus op privacy aspecten

– Safe Harbor programma

– Onderliggend SLA

• Resultaat discussie: – Specifieke overeenkomst voor OU

– Looptijd: 4 jaar

– Geen financiële claims bij non-performance Google.


Juridische aspecten (2)

• WBP: expliciete toestemming nodig om persoonsgegevens (voorletters en achternaam) beschikbaar te stellen.

Geen opt-out!

• Studenten geven, via een online informatiesysteem van de OU, vooraf toestemming voor het aanmaken van een account bij Google (opt-in).

Dit is onderdeel van de standaard inschrijfprocedure geworden.


Provisioning en authenticatie (1)Uitgangssituatie

Google: ingerichte ‘domeinen’ voor de OU, inclusief een beheeromgeving per domein (“dashboard”)

OU:• Ongeveer 25.000 studenten op jaarbasis, 6.000 nieuw• Het studentenbestand wijzigt daarmee dagelijks• Het studentenbestand wordt beheerd in ons SIS• Zelfde gebruikersnaam / ww als Studienet: geen

wachtwoorden naar Google!


Provisioning en authenticatie (2)

Noodzakelijk te automatiseren door OU:

• WBP: Vragen goedkeuring student (binnen inschrijfproces)

• Provisioning: aanmaken Gmail-adressen in Google domein vanuit inschrijfproces (batch)

• Beheerfuncties: bijvoorbeeld wijzigen Gmail-adres (batch)

• Authenticatie: verifieren student (nr. en wachtwoord) tegen Active Directory OU en inloggen in Google domein met Gmail-adres (uit SIS) (online)


Provisioning en authenticatie (3)Authenticatie proces:


Ervaringen (1)

21-02-2008

03-06-2008

10-07-2008

28-02-2010

Overeenkomst met Google getekend

Start pilot met 500 studenten

Go live: ± 16.000 studenten aangeschreven

Gestart met alleen GMail.

14.277 bij Google aangemelde gebruikers


Ervaringen (2)

• Studenten (onze indruk):– Overwegend positief– Alleen webinterface beschikbaar. Géén POP/IMAP

t.b.v. mailclients.

• OUNL:– Overwegend positief– Change mgt. Google: problemen met authenticatie

OUNL-studenten (eind juni 2008)– Enkele wereldwijde storingen GMail in 2009

(dashboard)– Eerste uitbreiding: Docs en Chat eind 2009

beschikbaar gesteld.


Ervaringen (3)

Wie gebruikt GMail actief?

Wie gebruikt Google Chat en/of Docs met enige regelmaat?

Uit eigen overweging of gestuurd door de docent / begeleider?

Welke eventuele meerwaarde zien jullie?


Ontwikkelingen

Overwegingen beschikbaarstelling Docs en Chat:Tegen:- Studenten (en begeleiders/docenten) gebruiken al

samenwerkings- & communicatie omgevingen als Google, SURFgroepen, Skype, Elluminate, etc.

- Google Apps Education OU vooralsnog alleen voor studenten

Voor:+ Integratie in StudieMail, vooruitlopend op PLWO+ OU-domein bereikbaar voor ‘openbare’ Google

gebruikers


Mogelijkheden Google Chat en DocsChat• geïntegreerd binnen Google Mail• contactpersonen definiëren en, indien online, uitnodigen voor een

tekst- en/of video chat. Chat opnemen en terugkijken of -lezen. Docs• Uploaden van alle soorten bestanden (max. 250 Mb)• Uploaden en converteren naar het Google Docs formaat van:

Documenten: doc, .docx, .html, plain text, .rtf,Spreadsheets: xls, .xlsx, .ods, .csv, .tsv, .txt, .tsb,Presentaties: ppt en pps.

• Te converteren bestanden kennen een maximale grootte van:Documenten: 500 Kb en 2Mb per geïntegreerde afbeeldingSpreadsheets: 256 kolommen, 200.000 cellen of 100 bladenPresentaties: 10 Mb of 200 slides

• Een eenvoudige WYSIWYG-tekstverwerker• Anderen uitnodigen (per e-mail) om je documenten, spreadsheets of

presentaties te bekijken of te bewerken. • Documenten, spreadsheets en presentaties realtime bewerken met

meerdere personen.


Mogelijke ontwikkelingenAgendaCommuniceren van (formele) events vanuit de instellingIntegratie in persoonlijke Agenda (Google, Outlook),

webpagina, etc.

SitesSamenwerkingsomgeving die verder gaat dan

documenten, bijv. webpagina’s (blog, wiki), video’s, kalender, etc.

DiscussiegroepenGebruikmaken van gedefinieerde groepen gebruikers, voor

bijvoorbeeld het delen van documenten


Samengevat

• Google Apps Education bij de OU:

– Prima keuze voor de OU

– Financieel zeer aantrekkelijk voor de onderwijsmarkt

– Technische implementatie goed verlopen

– Aandacht voor privacy aspecten

– OUNL én studenten lijken tevreden

– Meer aandacht dan afgelopen periode voor doorontwikkelingen na GMail.


Bedankt voor uw aandacht!

Marc Bertrand

ICT Consultant

Open Universiteit

[email protected]

Agenda

Documents

Transcript of Agenda