Advies van fusiecommissie

Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo

Ho

ofd

stu

k: IN

HO

UD

SOP

GA

VE

1

ADVIESRAPPORT VAN DE COMMISSIE FUSIE JEUGD VIBOA & HUNSINGO ‘NAAR EEN GEZAMENLIJKE JEUGDAFDELING’ Versie 27-9-2012


Ho

ofd

stu

k: IN

HO

UD

SOP

GA

VE

2

INHOUDSOPGAVE

INHOUDSOPGAVE ................................................................................................................................................... 2

1 INLEIDING ........................................................................................................................................................ 5

1.1 Algemeen ............................................................................................................................................... 5

1.2 De Commissie Fusie Jeugd Viboa & Hunsingo ....................................................................................... 5

1.3 Het onderzoek en de werkwijze van de Commissie .............................................................................. 6

1.3.1 Het onderzoek ................................................................................................................................... 6

1.3.2 De werkwijze ..................................................................................................................................... 6

2 OPBOUW EN KERN VAN HET ADVIES .............................................................................................................. 7

3 DE DOELSTELLING VAN DE SAMENWERKING.................................................................................................. 7

4 HET TOT STAND BRENGEN VAN EEN GEZAMENLIJKE JEUGDAFDELING .......................................................... 8

4.1 Samenwerking op basis van gelijkheidwaardigheid .............................................................................. 8

4.2 De wegen naar een gezamenlijke jeugdafdeling ................................................................................... 8

4.3 De samenwerkingsovereenkomst volgens optie 3 ................................................................................ 8

4.4 KNVB-voorschriften voor een SJO ......................................................................................................... 8

5 BESTUURLIJKE EN TECHNISCHE ORGANISATIESTRUCTUUR JEUGDAFDELING .............................................. 10

5.1 Algemeen ............................................................................................................................................. 10

5.2 Visie ..................................................................................................................................................... 10

5.3 Opzet jeugdvoetbalorganisatie (SJO) .................................................................................................. 10

5.4 Ontwikkeling ledenaantal .................................................................................................................... 10

5.5 Gedragscode ........................................................................................................................................ 10

5.6 Indeling teams en selectiebeleid ......................................................................................................... 11

5.7 Opleiding ............................................................................................................................................. 11

5.8 Technisch plan voor de jeugd .............................................................................................................. 11

5.9 Overgang junioren naar senioren ........................................................................................................ 11

5.10 Begeleiding bij wedstrijden ................................................................................................................. 12

5.11 Vrijwilligers .......................................................................................................................................... 12

5.12 Activiteiten .......................................................................................................................................... 12

5.13 Communicatie...................................................................................................................................... 12

6 FINANCIËN, ADMINISTRATIE EN SPONSORING ............................................................................................. 13

6.1 Financiën ............................................................................................................................................. 13

6.2 Administratie ....................................................................................................................................... 13

6.2.1 Jeugdledenadministratie ................................................................................................................. 13

6.2.2 Jeugdcontributie ............................................................................................................................. 14

6.3 Sponsoring ........................................................................................................................................... 14


Ho

ofd

stu

k: IN

HO

UD

SOP

GA

VE

3

6.3.1 Algemeen ........................................................................................................................................ 14

6.3.2 Huidige contracten .......................................................................................................................... 14

7 GEBRUIK ACCOMMODATIES ......................................................................................................................... 16

7.1 Algemeen ............................................................................................................................................. 16

7.2 Materiaalgebruik ................................................................................................................................. 16

8 NAAMGEVING EN TENUE .............................................................................................................................. 17

8.1 Naamgeving ......................................................................................................................................... 17

8.2 Tenue ................................................................................................................................................... 17

9 STAPPENPLAN (TIJDSPLANNING) .................................................................................................................. 18

9.1 Algemeen ............................................................................................................................................. 18

9.2 Tijdsplanning ........................................................................................................................................ 18

10 BEGELEIDING BIJ DE SAMENWERKING .................................................................................................... 19


Ho

ofd

stu

k: IN

HO

UD

SOP

GA

VE

4

BIJLAGEN

Bijlage 1 - KNVB-voorschriften SJO (hfst. 4)

Bijlage 2 - modelsamenwerkingsovereenkomst optie 3 SJO (hfst. 4)

Bijlage 3 - organisatiemodel (hfst. 5)

Bijlage 4 - inventarisatie van door jeugdbestuur uit te werken punten (hfst. 5)

Bijlage 5 - opties financiële administraties (hst. 6)

Bijlage 6 - sponsoring diversen (hfst. 6)

Bijlage 7 - voorstel voor het gebruik van de sportparken Schouwerzijlsterweg en Schilligehamsterweg –

Voorstel schema veldbezetting (hfst. 7)


Ho

ofd

stu

k: IN

LEID

ING

5

1 INLEIDING

1.1 Algemeen

De hoofdbesturen van Viboa en Hunsingo hebben eind 2011 het plan opgevat om te komen tot

samenvoeging van de jeugdafdelingen van beide clubs. Aan dit plan liggen blijkens de bestuursstukken

de volgende overwegingen ten grondslag.

Winsum is geen groeikern;

De bezetting van oudere jeugdteams is niet optimaal;

De bezetting van vrijwilligers is niet optimaal;

Er is een trend zichtbaar van stijgende kosten en dalende/stabiele inkomsten;

De door de gemeente Winsum geplande ondernemersbelasting kan de sponsoring van de clubs

beïnvloeden;

De gemeente Winsum is voornemens bezuinigingen op financiële bijdragen aan

sportverenigingen door te voeren;

Er komt geen nieuw sportcomplex in Winsum.

Tegen de achtergrond van deze algemene overwegingen, bestaan naar het oordeel van de

hoofdbesturen de onderstaande argumenten voor de instelling van een gezamenlijke jeugdafdeling.

Jeugd uit Winsum die gekozen heeft (of gaat kiezen) voor het voetbal, kan worden behouden

voor het voetbal door het optimaliseren van de randvoorwaarden binnen een vereniging;

In Winsum kun je ‘voetballen op je eigen niveau’;

Er ontstaan synergievoordelen t.a.v. inkoop, bezetting vrijwilligers;

Er wordt een sterke combinatie gevormd in gesprekken met de gemeente Winsum daar waar

bezuinigingen aan de orde zijn;

De mogelijkheid ontstaat gezamenlijke activiteiten te ontwikkelen door leden en sponsoren;

De clubs blijven (worden) sterk(er) door de samenwerking.

1.2 De Commissie Fusie Jeugd Viboa & Hunsingo

Na goedkeuring door de Algemene ledenvergaderingen van de clubs zijn de hoofdbesturen overgegaan

tot instelling van de Commissie Fusie Jeugd Viboa & Hunsingo (verder ook: de Commissie). De

hoofdbesturen hebben daarbij een drietal uitgangspunten geformuleerd.

Bij de aanvang van het seizoen 2013-2014 kennen de verenigingen één gezamenlijke

jeugdafdeling;

Op termijn mag een volledig samengaan van beide verenigingen niet worden uitgesloten;

Gestart wordt met de samenvoeging van beide jeugdafdelingen.

De opdracht die de hoofdbesturen aan de Commissie hebben verstrekt luidt als volgt.

Onderzoek op zo kort mogelijke termijn verschillende varianten die leiden tot een gezamenlijke

jeugdafdeling en koppel deze terug aan de hoofdbesturen;

De werkzaamheden van de Commissie dienen te resulteren in een ‘roadmap’ tot aan het begin

van het seizoen 2013-2014. Dit houdt in: een uitwerking van de samenvoeging van de

jeugdafdelingen op hoofdlijnen en het opstellen van een ‘Stappenplan'.

De Commissie kent de volgende leden (drie vertegenwoordigers van elke club en een onafhankelijk

voorzitter):

- Hans Kloosterman (Viboa)


Ho

ofd

stu

k: IN

LEID

ING

6

- Ben Breukelman (Viboa)

- Gerard Mulder (Viboa)

- Hans Klünder (Hunsingo)

- Harriet Mulder (Hunsingo)

- Henk Kamstra (Hunsingo)

- Frank Vermeer (onafhankelijk voorzitter)

Op 26 maart 2012 is de Commissie door de hoofdbesturen van de verenigingen geïnstalleerd.

1.3 Het onderzoek en de werkwijze van de Commissie

1.3.1 Het onderzoek

De Commissie heeft zich volgens de haar gegeven opdracht gericht op de vraag op welke wijze een

gemeenschappelijke jeugdafdeling tot stand gebracht kan worden. Daarnaast heeft de Commissie zich

gebogen over het kader en de randvoorwaarden waarbinnen de verdere ontwikkeling van de

samenwerking dient te worden uitgewerkt. Door de Commissie is niet opnieuw onderzoek gedaan naar

de overwegingen die de hoofdbesturen tot het voornemen hebben gebracht om tot een gezamenlijke

jeugdafdeling te komen en de uitgangspunten die in dat verband zijn geformuleerd. Wel hecht de

Commissie eraan op te merken dat zij die overwegingen en uitgangspunten aansprekend acht. Zij voegt

daaraan toe dat een samenwerking als in Winsum voorzien zich in het land op grote schaal voordoet. In

dat kader spelen steeds dezelfde of vergelijkbare overwegingen als hiervoor genoemd een rol.

1.3.2 De werkwijze

De Commissie heeft kennis genomen van o.m. de volgende documenten van de beide clubs:

organisatorische en technische beleidsnotities betreffende de jeugdafdelingen, financiële documentatie,

gegevens over aantallen en niveau van de jeugdteams, gegevens over het gebruik van de

accommodaties, competitie-

indelingen. Voorts heeft de Commissie zich voorzien van diverse relevante beleidsnotities en

reglementen van de KNVB.

De Commissie heeft gesproken met verschillende vertegenwoordigers van de clubs. Een functionaris van

de KNVB, belast met de ondersteuning van clubs die een vorm van samenwerking overwegen, heeft de

Commissie voorlichting gegeven over de relevante eisen van de KNVB en de Commissie daarnaast van

advies gediend over diverse vraagpunten. Verder heeft de Commissie zich laten voorlichten door

vertegenwoordigers van andere clubs in (Noord-)Nederland die een samenwerking tussen

jeugdafdelingen voorbereiden of al hebben gerealiseerd.

Over diverse onderwerpen die in dit advies aan de orde komen is eerst een onderzoek gedaan door

subcommissies uit de Commissie. De bevindingen van de subcommissies zijn vervolgens in de voltallige

Commissie besproken. Het uitgebrachte advies wordt door de gehele Commissie gedragen.

Eind april 2012 heeft de Commissie aan de hoofdbesturen een ‘Globale planning rapportage

fusiecommissie en voorbereiding samenwerking clubs’ gezonden. In de periode maart 2012 – september

2012 heeft de voorzitter van de Commissie de voorzitters mondeling op de hoogte gehouden van de

voortgang van de werkzaamheden / activiteiten van de Commissie. Op de websites van de clubs zijn

door de Commissie opgestelde korte voortgangsberichten van deze activiteiten geplaatst. In juli 2012

heeft de Commissie een voorlopig advies uitgebracht aan de hoofdbesturen. Dit voorlopige advies is

met de besturen besproken op 17 september 2012.


Ho

ofd

stu

k: O

PB

OU

W E

N K

ERN

VA

N H

ET A

DV

IES

7

2 OPBOUW EN KERN VAN HET ADVIES

De kern van het rapport van de Commissie wordt gevormd door haar advies aan de clubs om een

samenwerkingsovereenkomst te sluiten, gericht op de oprichting van een gezamenlijke jeugdafdeling

(SJO- Samenwerking Jeugdopleiding Optie 3 ) Viboa/Hunsingo. Dit samenwerkingsverband wordt door

de KNVB beschouwd als een fictieve entiteit (zonder rechtspersoonlijkheid). De fictieve entiteit heeft

een eigen bestuur en neemt op eigen naam deel aan de competitie. Voor de te sluiten overeenkomst

kan gebruik gemaakt worden van een door de KNVB gehanteerd model.

Het rapport bevat daarnaast adviezen op hoofdlijnen voor:

1) de bestuurlijke en technische organisatie van de SJO;

2) de financiën van de SJO;

3) het gebruik door de SJO van de accommodaties van Viboa en Hunsingo;

4) de naam en het tenue van de SJO;

5) enige algemene punten, zoals een Stappenplan en Begeleiding bij de samenwerking.

In de bijlagen zijn diverse KNVB-voorschriften opgenomen. Voorts bevatten de bijlagen voorstellen ter

uitwerking van de adviezen. Deze voorstellen kunnen tot richtsnoer dienen voor de verdere plan- en

besluitvorming door de besturen van de clubs en de diverse commissies van de SJO. Het rapport wordt

afgesloten met een Stappenplan (tijdsplanning).

3 DE DOELSTELLING VAN DE SAMENWERKING

De doelstelling van de samenwerking vloeit rechtstreeks voort uit de argumenten van de hoofdbesturen

voor de samenwerking zoals vermeld in § 1.1. In essentie houden de aangevoerde argumenten in dat de

samenwerking ten doel heeft de continuïteit van kwalitatief goed jeugdvoetbal in Winsum en de regio te

waarborgen, de jeugd de mogelijkheid te bieden op eigen niveau te voetballen, en de clubs te

versterken.


Ho

ofd

stu

k: H

ET T

OT

STA

ND

BR

ENG

EN V

AN

EEN

GEZ

AM

ENLI

JKE

JEU

GD

AFD

ELIN

G

8

4 HET TOT STAND BRENGEN VAN EEN GEZAMENLIJKE JEUGDAFDELING

4.1 Samenwerking op basis van gelijkheidwaardigheid

De beide clubs verschillen in ledental. Dit verschil dient naar het oordeel van de Commissie geen rol te

spelen in wijze waarop de samenwerking gestalte krijgt. Samenwerking op basis van gelijkwaardigheid is

een voorwaarde voor het tot stand komen en voortbestaan van een florerende gezamenlijke

jeugdafdeling.

Respect voor elkaars achtergronden, verworvenheden en visies, is daarnaast onontbeerlijk voor een

vruchtbare samenwerking.

4.2 De wegen naar een gezamenlijke jeugdafdeling

Een gezamenlijke jeugdafdeling kan via een tweetal wegen worden bereikt. Een eerste mogelijkheid is

fusie van de beide clubs. Na de fusie ontstaat een (nieuwe) rechtspersoon waarin de clubs zijn

opgegaan; dit leidt automatisch tot een gezamenlijke jeugdafdeling. Een andere mogelijkheid is het

sluiten van een samenwerkingovereenkomst gericht op het tot stand brengen van een gezamenlijke

jeugdafdeling.

4.3 De samenwerkingsovereenkomst volgens optie 3

Op dit moment is een volledige fusie van de clubs, hoewel volgens de formulering van de aan de

Commissie gegeven opdracht op termijn niet uitgesloten, geen optie. Het sluiten van een

samenwerkingsovereenkomst in vermelde zin is daarom het aangewezen instrument om de

gezamenlijke jeugdafdeling te realiseren.

De KNVB kent enige bindende voorschriften voor de inhoud van een dergelijke

samenwerkingovereenkomst (de Samenwerkingovereenkomst Jeugd (SJO) optie 3) en de daaraan door

de KNVB verbonden – meer technische/organisatorische – consequenties. De belangrijkste voorschriften

worden in 4.4 in verkorte vorm weergegeven (zie bijlage 1 voor alle voorschriften; zie bijlage 2 voor het

model samenwerkingsovereenkomst SJO optie 3). Op enkele voorschriften wordt in dit rapport nader

teruggekomen.

Conclusie

Concluderend kan worden vastgesteld dat de beoogde oprichting van een gezamenlijke jeugdafdeling

Viboa/Hunsingo tot stand dient te komen door het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst volgens

de regels en het model van de KNVB. Daarnaast gelden voor het tot stand gebrachte

samenwerkingsverband (de SJO) enige voorschriften van de KNVB op technisch en organisatorisch

gebied.

4.4 KNVB-voorschriften voor een SJO

Algemeen

1) De clubs sluiten een samenwerkingsovereenkomst waarbij de jeugdafdelingen worden

ondergebracht in een samenwerkingsverband;


Ho

ofd

stu

k: H

ET T

OT

STA

ND

BR

ENG

EN V

AN

EEN

GEZ

AM

ENLI

JKE

JEU

GD

AFD

ELIN

G

9

2) Dit samenwerkingsverband wordt door de KNVB beschouwd als een fictieve entiteit (zonder

rechtspersoonlijkheid);

3) De SJO heeft een eigen bestuur (het jeugdbestuur)

4) De SJO dient aan de competitie deel te nemen onder een eigen (nieuwe) naam. De naam begint

altijd met de aanduiding SJO. De naam moet voldoen aan de voorschriften van de KNVB en

behoeft de goedkeuring van de KNVB;

5) De SJO kan aan de competitie deelnemen in een ander tenue dan de tenues van de

overeenkomst sluitende clubs. Het tenue moet voldoen aan de voorschriften van de KNVB en

behoeft de goedkeuring van de KNVB.

6) De samenwerkingovereenkomst wordt aangegaan voor minimaal drie seizoenen tot

wederopzegging.

7) De samenwerkingovereenkomst dient te worden goedgekeurd door de KNVB

Technisch/organisatorisch

1) Alle leden blijven lid van hun eigen club. Ze mogen alleen bij de senioren van hun eigen

vereniging uitkomen.

2) De regels rondom overschrijving worden gehanteerd zoals deze zijn opgenomen in het reglement

overschrijvingen amateurvoetbal.

3) Een nieuw lid kan geen lid worden van de SJO, maar dient lid te worden van één van de

moederverenigingen;

4) De SJO heeft een eigen wedstrijdsecretariaat, e-mailadres en bankrekeningnummer.


Ho

ofd

stu

k: B

ESTU

UR

LIJK

E EN

TEC

HN

ISC

HE

OR

GA

NIS

ATI

ESTR

UC

TUU

R J

EU

GD

AFD

ELIN

G

10

5 BESTUURLIJKE EN TECHNISCHE ORGANISATIESTRUCTUUR JEUGDAFDELING

5.1 Algemeen

Het gezamenlijke voetbaltechnische beleid zal worden opgesteld door het nieuw te vormen

jeugdbestuur. De Commissie adviseert in het nieuw op te stellen “Jeugdvoetbalbeleidsplan” onder meer

te beschrijven; het voetbaltechnisch beleidsplan jeugd, vrijwilligersbeleid, activiteiten en kleding en

materialen. Dit beleidsplan dient door beide “moeder” verenigingen te worden ondersteund /

onderschreven.

5.2 Visie

Op basis van de uitgangspunten van beide verenigingen zou de volgende visie van de SJO kunnen

worden geformuleerd:

Het optimaal ontwikkelen van de specifieke kwaliteiten van een individuele

voetballer/ ster tot de top van zijn/ haar kunnen door middel van een gedegen

jeugdopleiding; dat moet leiden tot een voetballer in een voor hem/ haar

inspirerende voetbalomgeving. Daarnaast leert de individuele speler/ ster deze

kwaliteiten in te zetten als teamspeler/ ster en staat plezier in het spel voorop.

5.3 Opzet jeugdvoetbalorganisatie (SJO)

Door de samenvoeging van Viboa en Hunsingo ontstaat een relatief grote voetbalorganisatie waar

tussen de 35 en 40 jeugdteams actief zullen zijn. De Commissie adviseert een organisatie op te zetten

die voor spelers, ouders en vrijwilligers inzichtelijk is. Hier vanuit gaande zou een splitsing aangebracht

dienen te worden tussen:

Commissie Opleiding: Verzorgen van trainingen en het opleiden binnen de vereniging.

Commissie Voetbal: Het scheppen van randvoorwaarden om te kunnen voetballen.

Commissie Kleding & Materiaal: Teams en trainingsgroepen voorzien van de benodigde kleding

en materialen.

Commissie Ondersteuning: Het invulling geven aan alle activiteiten binnen de jeugdafdeling die

ondersteunend werken op het te voeren beleid.

Financiën: Het voeren van een financieel beleid t.b.v. de jeugdafdeling.

Het jeugdbestuur dient op basis van deze opzet een organisatiemodel uit te werken. De Commissie

heeft een voorstel opgenomen in bijlage 3.

De Commissie adviseert om uit iedere moedervereniging 3 mensen in het jeugdbestuur op te nemen

die aangegeven hoofdlijnen verder uit gaan werken. In bijlage 4 is een voorlopige inventarisatie

opgenomen van uit te werken punten.

5.4 Ontwikkeling ledenaantal

Uit onderzoek van de KNVB blijkt dat een samenvoeging van jeugdafdelingen in zijn algemeenheid leidt

tot een groei van het ledenaantal. De Commissie adviseert om bij de start van de nieuwe SJO een

presentatiegids uit te geven. In deze gids zal o.a. bijzondere aandacht aan het meisjesvoetbal worden

geschonken. Daarnaast zal het belang van sport en spel, het bewegen in algemene zin, worden

benadrukt.

5.5 Gedragscode


Ho

ofd

stu

k: B

ESTU

UR

LIJK

E EN

TEC

HN

ISC

HE

OR

GA

NIS

ATI

ESTR

UC

TUU

R J

EU

GD

AFD

ELIN

G

11

Beide verenigingen hanteren op dit moment hun eigen gedragscode. Het jeugdbestuur zal op basis van

de bestaande gedragscodes met een nieuwe gedragscode moeten vaststellen. Deze dient te worden

voorgelegd aan de beide hoofdbesturen.

5.6 Indeling teams en selectiebeleid

De teamindeling binnen de jeugdopleiding wordt in eerste instantie gebaseerd op de leeftijd van de

spelers. Dit om spelers zoveel mogelijk met vrienden en klasgenoten te laten samenspelen, hetgeen een

positieve uitwerking kan hebben op het plezier in het spel.

Daarnaast hanteren beide verenigingen een selectiebeleid. De opzet van beleid dient nader uitgewerkt

te worden. Uitgangspunt is dat een nieuw en duidelijk selectiebeleid voor de standaardteams wordt

geformuleerd, dat zorgvuldig en transparant is. In het eerste jaar adviseert de Commissie een adviseur

van de KNVB in te schakelen om dit proces goed te begeleiden.

5.7 Opleiding

De Commissie acht het wenselijk dat op alle standaardteams, E pupillen t.e.m. A junioren,

gediplomeerde trainers komen. Daarnaast hebben ook de overige teams recht op goede trainingen en

bekwame trainers. De veelal niet gediplomeerde trainers op deze groepen dienen een OBC (opleiding bij

club) opleidingstraject te doorlopen. Nagedacht dient te worden over een uniforme vergoedingsopzet

van de trainers, gediplomeerd en niet gediplomeerd. Alle jeugdteams hebben recht op twee trainingen

per week.

Om de overgang van kabouters naar F pupillen beter te begeleiden wordt geadviseerd de mini’s in te

voeren. Voor de mini’s wordt een tussenvorm gehanteerd in het voetbalspel. Via bijvoorbeeld de 4

tegen 4 variant wordt de overgang naar de reguliere KNVB pupillen competitie voorbereid. De 4 tegen 4

variant kan worden ingevuld d.m.v. een eigen interne competitieopzet.

5.8 Technisch plan voor de jeugd

Beide verenigingen hanteren een technisch plan voor de voetbalontwikkeling bij de jeugd. Bekeken

dient te worden hoe te komen tot een duidelijk technisch plan binnen de SJO dat zoveel mogelijk

aansluit bij de senioren van de moederverenigingen.

5.9 Overgang junioren naar senioren

Regel is dat een A junior wanneer hij de leeftijd heeft bereikt om over te stappen naar de senioren

automatisch zal gaan uitkomen voor de “moeder” vereniging waarbij hij is ingeschreven. Indien de

betrokken speler aangeeft te willen overstappen naar de andere vereniging binnen het

samenwerkingsverband, dan zal hij overschrijving moet aanvragen volgens de standaard procedure van

de KNVB. Hetzelfde geldt voor meisjes in de B of C categorie die de overstap willen maken naar de

andere vereniging binnen het samenwerkingsverband.

Spelen bij de senioren

Het vroegtijdig inzetten van talenten/ spelers bij de senioren (1e selectie/ overige senioren teams) zal in

overleg met coördinator opleidingen A - junioren, de A junioren trainer en de hoofdtrainer van

betreffende vereniging worden besproken. Een speler kan alleen uitkomen in een seniorenelftal van de

vereniging waarbij hij is ingeschreven (zie ook de KNVB-regels).

Het spelen in een elftal onder de 23 jaar zal nader uitgewerkt en beschreven moeten worden in het

nieuw op te stellen technisch plan voor de gezamenlijke jeugdvoetbalcombinatie. Inzet van spelers dient

altijd in overleg te gebeuren met de coördinator A – junioren (opleidingen) en de A junioren trainer.


Ho

ofd

stu

k: B

ESTU

UR

LIJK

E EN

TEC

HN

ISC

HE

OR

GA

NIS

ATI

ESTR

UC

TUU

R J

EU

GD

AFD

ELIN

G

12

De Commissie adviseert om de inzet van jeugdspeler bij de senioren en onder 23 goed te omschrijven en

vast te leggen in het technisch plan.

De commissie adviseert voorts om jeugdspelers, één categorie voor hun overgang naar de senioren, de

vraag voor te leggen of zij nog willen switchen van moedervereniging.

5.10 Begeleiding bij wedstrijden

De begeleiding op wedstrijddagen dient goed geregeld te zijn. Bij de standaardteams dient altijd een

trainer en een leider beschikbaar te zijn. Bij de overige teams minimaal één leider, bij voorkeur 2 leiders.

Voor deze leiders moet duidelijk zijn hoe hun rol ingevuld moet worden. Hiervoor dienen duidelijke

taakomschrijvingen uitgewerkt te worden.

5.11 Vrijwilligers

De vrijwilligers zijn de kurk waarop een jeugdvoetbalcombinatie drijft. Het samenwerkingsverband heeft

vele vrijwilligers nodig. Ook vanuit de ouders/verzorgers zal door het jeugdbestuur een beroep worden

gedaan om werkzaamheden te verrichten. De Commissie adviseert het vrijwilligersbeleid te beschrijven

in het nieuw op te stellen Jeugdvoetbalbeleidsplan voor de jeugdvoetbalcombinatie. Hierin zal aandacht

geschonken moeten worden aan werving, behoud, opleiding en begeleiding van vrijwilligers

5.12 Activiteiten

Beide verenigingen organiseren diverse activiteiten om extra gelden te werven t.b.v. van de jeugd en/ of

senioren. Deze activiteiten verschillen op dit moment bij de beide moederverenigingen. Het

jeugdbestuur zal met de beide moederverenigingen overleggen welke activiteiten opgepakt dienen te

worden en voor welk doel.

5.13 Communicatie

In een organisatie is goede en duidelijke communicatie een belangrijk onderdeel om goed te kunnen

functioneren. De Commissie acht het wenselijk dat op dit punt een aantal duidelijke uitgangspunten

worden geformuleerd voor de volgende bijeenkomsten:

Ouderavonden

Trainers- en leidersbijeenkomsten

Communicatie met de hoofdbesturen moederverenigingen.

Na de oprichting van de SJO en de invoering van de nieuwe naam, zullen andere clubs en hun leden zich

richten op de SJO onder de nieuwe naam. Mede gelet daarop acht de Commissie het wenselijk dat de

jeugdafdeling de beschikking krijgt over een eigen website. Op de sites van de moederverenigingen

dienen links naar de site van de SJO te staan en vice versa.


Ho

ofd

stu

k: F

INA

NC

IËN

, AD

MIN

ISTR

ATI

E EN

SP

ON

SOR

ING

13

6 FINANCIËN, ADMINISTRATIE EN SPONSORING

6.1 Financiën

Algemeen

Op basis van de huidige aangeleverde informatie constateert de Commissie dat de “jeugdinkomsten”

(jeugdcontributies) aanmerkelijk groter zijn dan de “jeugduitgaven” (kosten jeugdkader). Het resultaat

van deze beide posten (contributies en kosten kader) is bij de senioren aanzienlijk lager.

Het bovenstaande betekent dat uit de inkomsten van de jeugdafdeling een substantieel deel naar de

moederverenigingen stroomt.

Financiële Commissie

De Commissie adviseert het instellen van een Financiële Commissie, die in ieder geval bestaat uit een

“administrateur”.

Deze Financiële Commissie is verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:

het voeren van de administratie van de SJO;

het verrichten van de betalingen van de SJO;

het samenstellen van de jaarrekening van de SJO;

het gezamenlijk met de penningmeesters van de beide moederverenigingen opstellen van een

begroting voor het volgende seizoen van de SJO;

het bewaken van genoemde begroting;

De begroting wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de beide hoofdbesturen voor aanvang van het

seizoen (uiterlijk op …). Het betreft hier feitelijk uitsluitend een kostenbegroting.

Op basis van deze goedgekeurde begroting, worden door de beide moederverenigingen, voldoende

middelen ter beschikking gesteld aan de SJO. Deze middelen worden (gedurende het seizoen of ineens)

ter beschikking gesteld naar rato van het aantal jeugdleden van de moederverenigingen aan het begin

van het seizoen.

Voor kosten die betrekking hebben op de SJO maar, om praktische redenen, worden betaald door de

moedervereniging, verzoekt de administrateur van de SJO de penningmeester van de moedervereniging

te betalen.

Binnen de goedgekeurde kostenbegroting is de Financiële Commissie bevoegd, zonder terugkoppeling

naar de hoofdbesturen, betalingen te verrichten.

De Financiële Commissie dient regelmatig (bijvoorbeeld per kwartaal) een korte (financiële) rapportage

te maken ten behoeve van de hoofdbesturen. Daarnaast dient de Financiële Commissie verantwoording

af te leggen aan de penningmeesters van de beide moederverenigingen. Deze penningmeesters dragen

de eindverantwoordelijkheid voor de financiële administratie van de SJO.

In de bijlage wordt een verdere toelichting gegeven en worden enkele opties toegelicht. De Commissie

adviseert omwille van de eenvoud optie 1 uit de bijlage Financiën en Administratie (bijlage 5).

6.2 Administratie

De inrichting van de administratie van de SJO dient in overleg met de penningmeesters van de

moederverenigingen te gebeuren. Binnen de twee administraties van de moederverenigingen dienen

een aantal grootboeknummers te worden aangemaakt/gereserveerd voor kosten en opbrengsten die

betrekking hebben op de SJO.

6.2.1 Jeugdledenadministratie


Ho

ofd

stu

k: F

INA

NC

IËN

, AD

MIN

ISTR

ATI

E EN

SP

ON

SOR

ING

14

De leden die worden ondergebracht bij de SJO blijven lid van de moedervereniging. Nieuwe leden

melden zich aan bij de secretaris van de moedervereniging. Bij aanmelding wordt door het nieuwe lid de

keuze voor de moedervereniging kenbaar gemaakt. Ook opzeggingen worden gedaan bij de secretaris

van de moedervereniging. Voor het tijdstip van opzeggen gelden de regels van de KNVB. Nieuwe leden

en opzeggingen worden door de moederverenigingen doorgegeven aan de “Commissie Ondersteuning”

van de SJO.

De Commissie Ondersteuning is binnen de SJO verantwoordelijk voor de ledenadministratie.

De contributie wordt geïnd door de moedervereniging.

6.2.2 Jeugdcontributie

Jeugdcontributies van de beide moederverenigingen dienen met ingang van het seizoen 2013/2014

gelijk te zijn. Uitgangspunt hierbij is dat de hoogte van de contributie niet van invloed mag zijn op het

bepalen van de keuze voor de moedervereniging.

6.3 Sponsoring

6.3.1 Algemeen

De Commissie adviseert overleg tussen de sponsorcommissies van de beide moederverenigingen. Beide

commissies zullen de bestaande jeugdcontracten met elkaar dienen te vergelijken.

Het instellen van een aparte sponsorcommissie binnen de SJO lijkt de Commissie niet wenselijk. De

Commissie adviseert een gezamenlijk optreden van de sponsorcommissies van de beide

moederverenigingen ten behoeve van de SJO. De belangrijkste overweging hierbij is dat het niet

gewenst voorkomt dat potentiële sponsoren door 3 aparte commissies worden benaderd. Wellicht dat

de sponsorcommissies in overleg een speciaal “jeugdsponsorpakket” kunnen samenstellen.

De Commissie merkt op dat hier belangentegenstellingen een rol kunnen spelen tussen de SJO en de

moederverenigingen. Ook kunnen zich belangentegenstellingen voordoen tussen Hunsingo en Viboa. De

Commissie adviseert hieromtrent nadere afspraken te maken en vast te leggen.

6.3.2 Huidige contracten

De Commissie is van mening dat de huidige jeugdcontracten die doorlopen in de voorgenomen

samenwerkingsperiode van minimaal 3 jaar (juni 2013/juni 2016), door de SJO dienen te worden

gerespecteerd. Dat heeft o.a. tot gevolg dat de huidige tenues ook na de samenwerking in gebruik

kunnen blijven, in ieder geval tot het einde van de desbetreffende contractperiode. Dit laat onverlet het

advies van de Commissie, dat de SJO zo snel mogelijk in de nog te ontwerpen nieuwe tenues gaat

spelen.

Financieel en administratief gezien kunnen de huidige jeugdsponsorgelden bij de bestaande

moederverenigingen blijven (de SJO werkt vanuit een kostenbegroting).

De Commissie is verder van mening dat alle sponsoren, ook die van de senioren, tijdig op de hoogte

moeten worden gebracht van de voorgenomen samenwerking. Tijdig wil zeggen zo spoedig mogelijk

nadat de Algemene Ledenvergaderingen van de beide verenigingen hebben ingestemd met de

oprichting van de SJO. In deze berichtgeving dienen de gevolgen voor de lopende contracten te worden

toegelicht. De wijze van berichtgeving laat de commissie over aan de huidige leden van de

sponsorcommissies.

Nieuwe jeugd-sponsorcontracten en potentiële jeugdsponsoren


Ho

ofd

stu

k: F

INA

NC

IËN

, AD

MIN

ISTR

ATI

E EN

SP

ON

SOR

ING

15

Ten aanzien van nieuwe jeugdsponsoren adviseert de Commissie om op dit moment geen nieuwe

jeugdcontracten af te sluiten met een looptijd die later eindigt dan het (komende) seizoen (2012/2013).

In de onderhandelingen met potentiële jeugdsponsoren kan op dit moment reeds worden aangegeven

dat beide moederverenigingen de intentie hebben om met ingang van het seizoen 2013/2014 de

jeugdafdelingen samen te voegen. De voorgestelde contractduur van nieuwe jeugdsponsorcontracten

met de SJO kan dan worden gesteld op de minimale duur van de samenwerkingsperiode van 3 jaren

(2013/2016).

In de bijlage Sponsoring diversen (bijlage 6) heeft de Commissie enige voorstellen gedaan voor diverse

onderdelen van de sponsoring.


Ho

ofd

stu

k: G

EBR

UIK

AC

CO

MM

OD

ATI

ES

16

7 GEBRUIK ACCOMMODATIES

7.1 Algemeen

De wedstrijden van het samenwerkingsverband zullen worden gespeeld op het sportpark Schilligeham

en het sportpark Schouwerzijlsterweg. Wat betreft het gebruik van de beide accommodaties voor

wedstrijden en trainingen staat een optimale bezetting voorop. Daarnaast spelen zowel de wens om de

omzetten van de respectievelijke kantines op niveau te houden, als het streven naar twee levendige

accommodaties een belangrijke rol. In het licht van deze overwegingen dienen de accommodaties, voor

zover uit een oogpunt van beschikbaarheid van de velden mogelijk, op gelijke wijze te worden gebruikt.

Voorts dient de intensiteit van het gebruik per accommodatie zoveel mogelijk in overeenstemming te

zijn met dat van de afgelopen jaren.

Het is zaak dat de leden (en hun supporters) vertrouwd raken/blijven met beide accommodaties; het

beleid dient er daarom op gericht te zijn de totstandkoming/het behoud van binding tussen de leden

(en de supporters) en de accommodaties te bevorderen respectievelijk te waarborgen. Mede gelet

daarop adviseert de Commissie bij de verdeling van de teams over de sportparken de volgende

uitgangspunten te hanteren:

Alle teams van een leeftijdscategorie spelen op hetzelfde sportpark;

De teams trainen op het sportpark waar ze de wedstrijden spelen;

Per jaar wordt zoveel mogelijk per leeftijdscategorie geswitcht van sportpark;

Per sportpark is er een ‘gastheer of gastvrouw’ aanwezig op de wedstrijddag;

Berichtgeving over trainingen en wedstrijden wordt gedaan via de website van de SJO.

Voor een voorstel voor het gebruik van de sportparken Schouwerzijlsterweg en Schilligehamsterweg

respectievelijk een voorstel voor een schema veldbezetting wordt verwezen naar bijlage 7.

7.2 Materiaalgebruik

De Commissie adviseert het verstrekken en inleveren van materialen als volgt te organiseren.

a) Aan het begin van het nieuwe seizoen wordt het materiaal door de Commissie kleding en

materiaal verstrekt en wordt voor ontvangst van de materialen door de ontvanger getekend;

b) Teneinde de teams, hun leiders en trainers op hun verantwoordelijkheid aan te spreken, vindt de

opslag van de materialen per team plaats;

c) Elk jaar aan het eind van het seizoen leveren de leiders van de teams hun materialen in bij de

Commissie kleding en materiaal: ballen, tassen met voetbalkleding, bidons, waterzak met spons.

De trainers leveren in : ballen, hoedjes en hesjes en sleutels.


Ho

ofd

stu

k: N

AA

MG

EVIN

G E

N T

ENU

E

17

8 NAAMGEVING EN TENUE

8.1 Naamgeving

De Commissie adviseert de SJO met ingang van het seizoen 2013-2014 onder een nieuwe naam aan de

competitie te laten deelnemen.

De Commissie acht het van belang dat de leden van beide moederverenigingen worden betrokken bij de

besluitvorming over een nieuwe naam. Dit kan bijvoorbeeld door het uitschrijven van een prijsvraag

o.i.d. Het verdient aanbeveling een afzonderlijke commissie te belasten met de procedure voor de

besluitvorming over de nieuwe naam. Deze commissie zou bijv. een aantal criteria voor de nieuwe naam

kunnen formuleren, een procedure kunnen ontwerpen voor de wijze van besluitvorming over de nieuwe

naam en de wijze waarop de leden bij de besluitvorming worden betrokken. Deze commissie dient zich

ook bezig te houden met het de keuze voor het nieuwe tenue (zie 8.2). Te overwegen is als lid in een

dergelijke commissie op te nemen een persoon met verstand van zaken van vormgeving/logo-ontwerp.

De Commissie wijst erop dat zowel voor clubnamen als clubtenues voorschriften van de KNVB van

toepassing zijn.

8.2 Tenue

Voor alle teams die ressorteren onder de SJO dient een nieuwe onafhankelijke kledinglijn te worden

opgezet. Doel is om de samenwerking te kunnen profileren als een nieuwe "vereniging" met eigen

kleuren, een eigen naam en logo. Dit ook om het ‘wij en zij gevoel’ zoveel mogelijk tegen te gaan.

Met ingang van het seizoen 2013-2014 zouden zoveel mogelijk teams in de nieuwe tenues moeten

spelen. Zie in dit verband ook het hoofdstuk Financiën onder het punt sponsoring.

Onder tenue in het kader van de kledinglijn van de SJO wordt verstaan: een shirt, voetbalbroekje en een

paar kousen. Het tenue wordt door de vereniging in bruikleen gegeven en / of via sponsoring

beschikbaar gesteld en blijft eigendom van de SJO. Voor de leiders en trainers dienen coachjassen te

komen.

Zie bij 8.1 voor de wijze waarop tot de keuze van het tenue moet worden gekomen, meer in het

bijzonder de aanbeveling om de leden daarbij te betrekken en een commissie in te stellen die zich bezig

houdt met de besluitvormingsprocedure voor een nieuw tenue.


Ho

ofd

stu

k: S

TAP

PEN

PLA

N (

TIJD

SPLA

NN

ING

)

18

9 STAPPENPLAN (TIJDSPLANNING)

9.1 Algemeen

De SJO dient per 1 september 2013 van start te gaan. Voor de inschrijving van bepaalde teams geldt als

uiterste inschrijfdatum 1 mei 2013 (zie voor precieze data de KNVB-voorschriften).

9.2 Tijdsplanning

Augustus/September 2012

De definitieve besluitvorming over de oprichting van de SJO zal plaatsvinden omstreeks november 2012.

Om niet in tijdnood te komen, adviseert de Commissie reeds in augustus/september 2013 te beginnen

met de samenstelling van de diverse commissies die bij de oprichting en het functioneren van de SJO

zijn betrokken. Zowel de samenstelling van de commissies als de door de commissies te verrichten

werkzaamheden vinden plaats onder voorbehoud van het definitieve besluit tot oprichting van de SJO.

Dit onderdeel is via de gesprekken van de voorzitter van de Commissie met de voorzitters van de

hoofdbesturen van de clubs en het ontwerp rapport al ter kennis van de hoofdbesturen gebracht.

September/Oktober 2012

Behandeling en besluitvorming van het rapport door de hoofdbesturen. Voorlichtingsbijeenkomsten

voor de leden van de clubs.

November 2012

De clubs organiseren beide een Algemene Ledenvergadering waarin de leden in staat gesteld worden

hun standpunt over de oprichting van de SJO kenbaar te maken. Definitieve besluitvorming over de

oprichting van de SJO. Tekenen van samenwerkingsovereenkomst door de besturen. Berichtgeving

KNVB. Duidelijke communicatie aan de leden en de Winsumse gemeenschap, het gemeentebestuur e.d.

Voorjaar 2013

De hoofdbesturen van de clubs, het bestuur van de SJO en de diverse commissies bereiden de

samenwerking verder voor. Per 1 mei dienen bepaalde opgaven te worden gedaan aan de KNVB.

September 2013

De SJO gaat van start. Omlijsting met feestelijkheden. Berichtgeving in de pers e.d. Mogelijke eenmalige

uitgave van een huis-aan-huis te verspreiden SJO-blad.


Ho

ofd

stu

k: B

EGEL

EID

ING

BIJ

DE

SAM

ENW

ERK

ING

19

10 BEGELEIDING BIJ DE SAMENWERKING

De Commissie geeft de hoofdbesturen in overweging de feitelijke totstandkoming van de SJO op

technisch en/of organisatorisch gebied te doen begeleiden door een onafhankelijke functionaris van de

KNVB en/of een begeleidingscommissie, samengesteld uit een gelijk aantal leden van de clubs. De

begeleidingscommissie geeft geen leiding aan het samenwerkingsproces – de leiding berust bij het

jeugdbestuur en de besturen van de clubs – maar staat op afstand en adviseert waar nodig.


Ho

ofd

stu

k: B

EGEL

EID

ING

BIJ

DE

SAM

ENW

ERK

ING

20

Bijlagen

Advies van fusiecommissie

Documents

Transcript of Advies van fusiecommissie