adp tt

HR

trending topics voor de hr professional

april 2013

Werkkostenregeling (WKR)IBAN/SEPA

2 ADP TOUCH april 2013

INHOUD

Wat is de WKR? 4Onder de oude regelgeving bestonden er veel categorien employee bene ts, waarvoor scaal aparte regels golden. Deze categorien zijn vervangen door n regeling: de werkkostenregeling.

Stappenplan WKR 6Dit onderdeel bevat een stappenplan voor een verantwoord WKR-traject. Voor werkgevers die in 2013 de WKR al toepassen is dit spoorboekje een leidraad om hun WKR-processen te toetsen.

Proefdraaien WKR 8Capricorn Security Service besloot begin 2012 om dat jaar voorbereidingen te treffen, om in 2013 proef te draaien en om per 1 januari 2014 de werkkostenregeling (WKR) in te voeren. Hoewel de regering inmiddels heeft besloten om nog een jaar te wachten met de verplichte invoering, maakt algemeen directeur Marco van Ruijven zich geen enkele zorgen.

Studiedag WKR 10

Twee scenarios WKR 12Arnoud Bos, Adjunct Directeur HRM bij HDI-Gerling Verzekeringen N.V, stond niet te springen toen hij het nieuws over de invoering van de WKR vernam. Om de gevolgen duidelijk in kaart te krijgen, besloot hij in 2013 parallel te gaan draaien.

WKR ondersteuning 14

Wat is SEPA/IBAN 15Op dit moment worden betalingen vooral op nationaal niveau geregeld. Dit zorgt voor een verscheiden-heid aan technische standaarden, infrastructuren en soorten betaalmiddelen binnen Europa. SEPA moet het mogelijk maken dat alle Europese burgers en bedrijven in het eurogebied betalingen doen vanaf n betaalrekening.

Stappenplan SEPA/IBAN 16Bent u al klaar voor SEPA en het nieuwe, langere bankrekeningnummer IBAN? Het aanpassen van uw HR- en salarisadministratie is niet voldoende. Voordat u overstapt, moeten ook de andere spelers in uw betalingsketen gereed zijn.

SEPA ondersteuning 18

SEPA in de praktijk 19UWV is inmiddels SEPA-klaar voor wat betreft salarisverwerking en voor hun eigen dienstverlening aan klanten. Een succesvol verlopen traject.

The HR Challenge 22Weet jij alles over HRM en durf je - gewapend met deze kennis - de strijd aan te gaan met vakgenoten? Doe dan mee aan de HR Challenge, een nieuw initiatief van ADP en HR Praktijk, en maak kans op prach-tige prijzen.

ADP Touch april 2013

Welke gevolgen heeft het voor de totale som aan loonbelasting?'

Niemand stond te trappelen om er mee te beginnen

12

8

16

19

COLOFON

3

U heeft het eerste nummer van ADP Touch in uw handen. ADP Touch is een nieuwe kennisuitgave waarbij u en uw werk op de salarisverwerking- en HR-afdeling centraal staat.

Ons doel is om u in touch te laten zijn met alles wat er op uw vakgebied actueel en belangrijk is, zodat u met die kennis direct kan bijdragen aan de HR- en bedrijfsdoelstellingen. Een aantal onderwerpen bepaalt de komende jaren uw agenda, zo blijkt uit diverse onderzoeken en gesprekken met professionals. ADP Touch helpt u die onderwerpen volledig te doorgron-den met uitgebreide artikelen, interviews met vakgenoten, de mening van experts en resultaten van onderzoeken. We maken moeilijke dingen helder en inzichtelijk.

ADP Touch verschijnt 4x per jaar rond een vast thema:tWet- en regelgevingtKostenbeheersing/TCOtTalentmanagementtHR-processen (ef cinte inrichting)

Dit eerste nummer staat boordevol informatie over SEPA en de werkkosten-regeling (WKR) en vooral over de impact daarvan op uw werk.

Meer informatie over de onderwerpen vindt u op ADP Touchpoint (touchpoint.adp.nl).

We wensen u veel leesplezier toe!

WKRSEPA/IBAN

VOORWOORD

ADP Touch is een uitgave van ADP Nederland BV. Het magazine verschijnt vier keer per jaar.

Hoofdkantoor ADP Nederland BVK.P. van der Mandelelaan 9-35, 3062 MB RotterdamPostbus 2000, 2900 BA Capelle a/d IJssel(010) 459 8911, [email protected], www.adp.nl

RedactieHanco van Basten, Grace van Diest, Nel van Holst, Peter van den Hout en Mariel Hovemann (HR Prak-tijk), Marco de Man, Robbert Remmers

Met medewerking vanCourdid, Peter Bekkering, Martine Sprangers

Ontwerp: Admix, Rotterdam

Vormgeving: Colorscan bv, Voorhout

Druk: DeltaHage, Den Haag

Niets uit deze uitgave mag op welke wijze dan ook worden vermenigvuldigd zonder voorafgaande toestemming van de uitgever en andere auteursrechthebbenden. De maker heeft bij het samenstellen van deze uitgave uiterste zorg betracht en zich maximaal ingespannen de inhoud zo correct mogelijk te produceren, maar zij kan niet instaan voor de juistheid van de opgenomen informatie, bedragen en rekeningen. De uit-komsten van de berekeningen zijn indicatief. Aan de bedragen kunnen geen rechten worden ontleend. De informatie in deze uitgave heeft een algemeen karakter en dekt daarom geen speci eke situaties.


WAT IS DE WKR? aangewezen, zoals de Auto van de zaak. Verder is er een beperkt aantal gerichte vrijstellingen voor zakelijke kosten en zogenoemde nihilwaarderin-gen. Zeer waarschijnlijk zijn de verschillen tussen gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen onder het nieuwe 'noodzakelijkheidscriterium' niet meer van toepassing. Door de werkkostenregeling komen alle bestaande afspraken met de scus omtrent (vaste) kostenvergoedingen of verstrek-kingen, waarvoor geen gerichte vrijstelling geldt, te vervallen.

OvergangsregelingDe werkkostenregeling is formeel ingegaan op 1 januari 2011. Tot 1 januari 2014 kunnen werkgevers echter nog jaarlijks kiezen welk scaal regime wordt toegepast: de oude regels van vergoedingen en verstrekkingen of de werkkostenregeling. De werkgever kan daarmee de invoering van de werkkostenregeling ieder jaar uitstellen tot uiterlijk 2014. De Staatssecre-taris heeft aangegeven dat dit overgangsrecht wordt verlengd tot 1-1-2015. Dat betekent dat verplichte overgang op de werkkostenregeling pas per 2015 aan de orde is. Eerder overstappen per 2014 mag natuurlijk wel. Kiest de werkgever ervoor om het oude systeem van vergoedingen en verstrekkingen te blijven toepassen, dan geldt wel als beperking dat personeelsfestiviteiten onbelast mogen worden vergoed of verstrekt tot 454 per werknemer per jaar. Door deze beperking herleeft als het ware de grens voor personeelsreizen en personeelsfeesten zoals

De werkkostenregeling is een pakket aan belastingmaatregelen dat be-trekking heeft op de scale waardering van bepaalde arbeidsvoorwaarden. Werkgevers hebben tot 2014 de keuze tussen het regime zoals dat tot en met 2010 van toepassing was of overstappen op de WKR. Maar de prak-tijk leert dat nog niet veel werkgevers gecharmeerd zijn van de nieuwe regeling. Om die reden heeft Staatssecretaris Weekers van Financin 21 maart jl. aangekondigd dat hij de WKR eenvoudiger wil maken.

Tekst: Courdid

deze gold tot en met 2006. Om te bepalen of de werkkostenregeling voor- of nadelig uitpakt voor de werkgever, moet per employee benet beoordeeld worden wat de scale kwalicatie is. Er kan een onderscheid worden gemaakt in vergoedingen en verstrekkingen niet in het kader van de dienstbetrekking, intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen, voorzieningen op de werkplek en uiteraard de aangewezen ver-goedingen en verstrekkingen die in de forfaitaire ruimte vallen.

1. Niet in het kader van de dienst-betrekking

Een rouwkrans of een fruitmand voor een zieke werknemer ontvangt de werknemer niet in het kader van de dienstbetrekking. Zulke zaken wor-den eerder verstrekt uit sympathie of medeleven dan uit hoofde van het werkgeverschap. Deze kosten kan de werkgever dus gewoon onbelast vergoeden of verstrekken.

2. Intermediaire kosten Intermediaire kosten zijn kosten gemaakt ten behoeve van derden die de werknemer voor-schiet en die hij van de werkgever (onbelast) terugkrijgt. Het gaat om kosten die betrekking hebben op aanschaf of onderhoud van zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren en om kosten die speciek samenhangen met de bedrijfsvoering. Denk hierbij aan kosten in verband met de Auto van de zaak (wegenkaart, olie). Bij intermediaire kosten speelt het element arbeidsbeloning dus geen rol.

Met name de invulling van een compleet nieuw loonbegrip, waarbij er wordt uitgegaan van een 'noodzakelijkheidscriterium' moet voor meer eenvoud zorgen. Het bedrijfsleven wordt in het voorjaar van 2013 via een internetconsultatie gevraagd te reageren. Voor het zomerreces van de Tweede Kamer moet er dan volledige duidelijkheid zijn, zodat de plannen op Prinsjes-dag 2013 kunnen worden gepresenteerd. Onder de regelgeving zoals die tot en met 2010 van toepassing was bestonden er veel categorien employee benets, waarvoor scaal aparte regels golden. Denk aan producten uit eigen bedrijf, werkkleding, kerstpakketten, laptops, etsen en bedrijfstness. Deze categorien zijn vervangen door n regeling: de werkkostenregeling.Iedere werkgever mag onder de werkkosten-regeling tot een maximum van 1,5% van de totale scale loonsom onbelast vergoedingen en verstrekkingen geven aan haar werknemers. De werkgever hoeft dan dus niet meer per individu-ele werknemer te beoordelen of het gaat om een belaste vergoeding of verstrekking. Vooraf moet de werkgever de vergoedingen en verstrekkingen (formeel) wel aanwijzen als eindhefngsbestand-deel waarvoor de forfaitaire vrijstelling gaat gel-den. Het totaal van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mag echter niet meer dan 30% afwijken van wat in dezelfde omstandigheden gebruikelijk is. Als de werkgever de vergoedingen en verstrekkingen niet vooraf aanwijst, zijn deze gewoon te belasten loon ten laste van de werk-nemer. Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kunnen niet als eindhefngsbestanddeel worden

5Voor meer informatie over de WKR, ga naar ADP Touchpoint (touchpoint.adp.nl)

WERKKOSTENREGELING

3. Gerichte vrijstellingen Zoals gezegd, wordt het 1,5%-forfait aangevuld met een beperkt aantal gerichte vrijstellingen voor zakelijke kosten. Deze vrijstellingen kunnen naast het forfait onbelast worden vergoed of ver-strekt. Wel geldt hierbij dat de betreffende kosten per individu moeten worden geadministreerd en dat aan additionele voorwaarden moet zijn vol-daan. De voornaamste gerichte vrijstellingen zijn:

t bepaalde reiskosten (reizen met OV en de bekende 0,19 p/km voor eigen vervoer);

t maaltijden bij overwerk; t vakliteratuur ;t cursussen, congressen, studiekosten,

outplacement; t verhuiskosten in het kader van de dienstbe-

trekking (feitelijke kosten van over brenging van de inboedel vermeerderd met 7.750);

t verblijfskosten (denk aan het deel van de lunchkosten dat toerekenbaar is aan werknemers die een zakenlunch hebben met klanten);

t extraterritoriale kosten (ook de 30%-rege-ling).

4. Voorzieningen op de werkplek Sommige vergoedingen en verstrekkingen han-gen zo nauw samen met de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking dat het onredelijk zou zijn als ze een deel van de onbelaste forfaitaire werkkostenruimte opsnoepen. Voor bepaalde voorzieningen die op de werkplek worden gebruikt of verbruikt geldt een nihilwaardering of een eigen waarderingsregel. Het is dus niet zo dat de werkgever door de komst van de werk-kostenregeling van alle aparte waarderingsregels af is. De voornaamste post met een nihilwaar-dering is de inrichting op de werkplek (niet zijnde de werkplek in de eigen woning). Denk verder aan de toiletverstrekking, een plant op de werkkamer, vaste pc en vaste telefoon. Maar ook arbovoorzieningen, consumpties op de werkplek, uniformen en werkkleding, de mobiele telefoon (mits zakelijk gebruik > 10%) worden op nihil gewaardeerd.

Begrip 'werkplek' Bovengenoemde 'voorzieningen op de werkplek' hangen uiteraard samen met de werkplek. Van belang is dan te bepalen wanneer er onder de werkkostenregeling sprake is van een werkplek. Dit begrip is verduidelijkt. De werkplek is iedere plaats die in verband met het verrichten van ar-beid wordt gebruikt en waarop de bepalingen uit de Arbowet van toepassing zijn, met uitzondering

van de werkplek in de woning. Denk hierbij aan: t Kantoorpersoneel: kamer of bureau in

kantoortuin t Keukenpersoneel: keuken t Vrachtwagenchauffeur/piloot: cabine-

ruimte t Machinist/conducteur: trein t Fietsenstalling en parkeerterrein

Ten aanzien van maaltijden geldt voor ambulante werknemers de 20-dagenregeling: indien op 20 dagen of meer naar een zelfde arbeidsplaats wordt gereisd, kwaliceert dit als een werkplek. Terbeschikkingstellingen voor de thuiswerkplek die rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeids-omstandighedenwet mogen tegen nihil gewaar-deerd worden (denk aan een goed bureau, stoel, verlichting, vergelijkbaar met huidige telewerkre-geling).

Vergoedingen Vorengenoemde regels ten aanzien van voor-zieningen op de werkplek gelden alleen bij ter beschikking stellen van loon in natura. Ver-goedingen voor de hiervoor genoemde items kunnen NOOIT laag gewaardeerd worden, maar worden altijd gewaardeerd naar de waarde van de vergoeding.

Let op! Het onderscheid tussen gerichte vrijstel-lingen, intermediaire kosten en nihilwaarderingen komt bij de introductie van het 'noodzakelijk-heidscritrium' (grotendeels) te vervallen. Als een werkgever het noodzakelijk acht voor de dienstbetrekking maakt het niet meer uit of er sprake is van een vergoeding, verstrekking of ter beschikking stellen.

Factuur Als hoofdregel geldt dat loon in natura tegen de factuurwaarde (incl. btw) wordt gewaardeerd. Ontbreekt een factuur, dan geldt de waarde in het economische verkeer. Bij producten uit eigen bedrijf verstrekt aan eigen personeel geldt in principe de normale consumentenprijs die door de consument betaald zou moeten worden (incl. btw). Bij de groothandel ligt dit anders. In dat geval wordt teruggevallen op de waarde in het economische verkeer, wat in dat geval de laagste prijs is die op het moment dat de werknemer het product krijgt voor dat product in de consu-mentenmarkt geldt.

Afwijken Voor de vergoedingen en verstrekkingen die onder de werkkostenregeling (eindhefng) vallen, geldt

een gebruikelijkheidstoets. De waarde van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mag niet in belangrijke mate (> 30%) afwijken van wat in dezelfde omstandigheden gebruikelijk is.

t De verstrekking van een atscreen aan alle werknemers van een (middel)groot bedrijf met kerst leidt niet tot toepassing van de ongebruikelijksheidstoets, omdat het niet ongebruikelijk is dat het personeel een cadeau van die omvang krijgt.

t Bij een bedrijf met twee werknemers en een directeur-grootaandeelhouder (dga) krijgen de twee werknemers geen vergoe-dingen en verstrekkingen. Wel geeft het bedrijf allerlei niet-zakelijke verstrekkingen aan de dga. Daardoor vindt een omzet-ting plaats van bij de werknemer belast loon naar bij de werkgever (lager) belast loon in natura. Dat kan voor de inspecteur aanleiding zijn tot een correctie, vanwege de ongebruikelijkheid van deze verstrek-kingen aan de dga. Het bedrijf moet dan aannemelijk maken in hoeverre het een gebruikelijke situatie betreft.

t Een bedrijf met een dga zonder verdere werknemers knipt een vergoeding voor arbeid van 250.000 op in 100.000 loon en 150.000 eindhefngsbestanddelen. Het moge duidelijk zijn dat zo'n knip onge-bruikelijk is.

Financieel belang Overschrijdt het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen de forfaitaire ruimte van 1,5% van de totale loonsom, dan geldt voor het meerdere dat aan secundaire arbeidsvoorwaarden wordt gegeven een eindhefngstarief van 80%. Deze belasting is door de werkgever verschuldigd. Het staat de werkgever vrij om bepaalde vergoedin-gen en verstrekkingen al dan niet aan te wijzen als eindhefngsbestanddeel (waarvoor de forfai-taire vrijstelling geldt).

6Tekst: Courdid

Stappenplan invoering WKRIn dit onderdeel is voor alle werkgevers die hun WKR-keuze hebben uitgesteld een stappenplan opgenomen voor een verantwoord WKR-traject. Van inventariseren en beoordelen tot implementeren, communiceren en evalueren. Voor werkgevers die in 2013 de WKR al toepassen is dit spoorboekje een leidraad om hun WKR-processen te toetsen.

Voor meer informatie over de WKR, ga naar ADP Touchpoint (touchpoint.adp.nl)

ADP TOUCH april 2013

Elke werkgever, zowel in de private als de publieke sector is vanaf 1 januari 2015* verplicht de werk-kostenregeling toe te passen. Past u de WKR al in 2013 toe dan weet u wat u heeft moeten doen om die keuze verantwoord te kunnen maken: t u heeft het niveau van uw werkkosten juist en

volledig bepaald; t daaruit is gebleken dat de WKR voor u en/of

voor uw werknemers voordeliger is dan het s-cale regime van vergoedingen en verstrekkingen dat vroeger gold en optioneel nog kan worden toegepast tot en met 2013;

t u heeft uw nancile administratie zodanig aangepast dat daaruit per loontijdvak (de maand, vier weken) de hoogte van de gemaakte werkkosten kan blijken;

t u heeft uw arbeidsvoorwaarden in overleg met de (vertegenwoordiging van de) werknemers aange-past aan de mogelijke consequenties van de WKR;

t u heeft uw medewerkers die op de diverse afdelingen met de WKR in aanraking komen WKR-geschoold (personeelszaken, nancile afdelingen, salarisadministratie);

t u heeft gezorgd voor een adequate manage-mentinformatie, inclusief een periodieke toets naar de tussenstand van het niveau van uw werkkosten in relatie tot uw vrije 1,5%-werk-kostenbudget. Een (onverwachte) overschrijding kost 80% eindhef ng en dat wilt u te allen tijde voorkomen.

Bepaal welke werkkostenbronnen 1

u heeft

Dit is het punt van vertrek. U beoordeelt welke bronnen van werkkosten uw organisatie heeft.

Breng de omvang van elke werkkostenbron 2

in kaart

Dit is de eerste stopplaats. U brengt de omvang van elke werkkostenbron in kaart en daarmee het totaal van uw werkkosten. U berekent uw vrije 1,5%-werk-kostenbudget en u kent het bedrag dat u aan eindhef- ngen afdraagt onder het oude systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen. Zo inventariseert u de nancile impact van de WKR op uw organisatie.

Beoordeel de invloed van de 3

arbeidsvoorwaarden

In dit stadium beoordeelt u de invloed van uw huidige arbeidsvoorwaarden op de WKR-omvang en bepaalt: 1. welke arbeidsvoorwaarden aangepast moeten

of zouden kunnen worden om daarmee de hoogte van de werkkosten te beperken en

2. of dat strategisch, beleidsmatig wel/niet gewenst is. Streeft u naar kostenneutraliteit of wilt u kosten besparen? U weegt ook een eventueel effect op het nettoloon van uw medewerkers mee.

Beoordeel de impact op uw administratieve 4

processen

De volgende halte. U beoordeelt welke impact de invoering van de WKR heeft op uw administratieve

processen en op de inrichting van uw nancile administratie. Deze processen moeten niet alleen de juiste WKR-managementinformatie waarbor-gen, maar ook de juistheid en volledigheid van de in te dienen aangiften loonhef ngen.

Informeer en school uw 5

medewerkers

U heeft voor 2015 dit op basis van de geldende wettelijke regelingen geen keuze meer om de WKR uit te stellen. U communiceert dit met uw medewerkers en OR. U schoolt uw medewerkers die met de WKR te maken kunnen krijgen. Als u in het kader van Horizontaal Toezicht afspraken met de Belastingdienst heeft gemaakt, communiceert u ook met deze dienst.

9

Evalueer

Na a oop van het jaar 2014 toetst u of de stap-pen A tot en met E de WKR hebben gemaakt tot een voor uw organisatie praktisch toepasbare scale regeling. U evalueert. Onderdeel van deze evaluatie kan zijn een steekproef in uw nancile administratie of WKR-uitgaven daadwerkelijk als werkkosten zijn geregistreerd en verwerkt.

* Geschreven naar stand van zaken per 22 maart 2013

7WERKKOSTENREGELING

8Van Ruijven: Wij hadden altijd al een trans-parante administratie en dat was ook nodig gezien het karakter van ons bedrijf. Wij zijn een uurtje factuurtje organisatie. Hij legt uit wat hij daarmee bedoelt. Capricorn Security Service werd in 1994 opgericht en ontwikkelde zich in de afgelopen bijna 20 jaar van een traditioneel be-veiligingsbedrijf tot een specialist in veiligheid en vertrouwen, die zich richt op het creren van een veilige werkomgeving voor particulieren, organi-saties en het personeel van die organisaties. Het bedrijf met 140 medewerkers en 6 teamleiders staat onder leiding van een algemeen directeur, een commercieel directeur en een directeur personeelszaken en kwaliteit. Capricorn beveiligt 40 objecten, daarnaast wordt voor 750 objecten keyholding en alarmopvolging verzorgd.

Uurtje/factuurtjeJuist omdat Capricorn, zoals Van Ruijven het uitdrukt, een urenfabriek is, heeft het bedrijf er

altijd voor gekozen om een uiterst transparante salarisadministratie te voeren. Wij leveren 24/7, onze mensen werken voornamelijk op locatie en komen vrijwel nooit naar kantoor. Juist daarom vinden we het belangrijk om zo min mogelijk onduidelijkheden te laten bestaan en om zo transparant mogelijk te zijn. Bovendien hebben we ervoor gekozen zoveel mogelijk kosten via de salarisadministratie te verwerken. Dat betekent dat we dus ook direct via de salarisadministratie afrekenen met de scus.

Toen de regering de verplichte invoering van de WKR per 1 januari 2014 aankondigde, besloot Van Ruijven zich allereerst door het lezen van ar-tikelen en het volgen van seminars in de materie te verdiepen. Wat ik steeds weer te horen kreeg op seminars was de waarschuwing: onderschat de invoering niet en begin er als werkgever tijdig mee. Zelf had ik er bovendien niet meteen een vertrouwd gevoel bij. Mijn eerste indruk was

dat de WKR een regeling was, die meer vragen opriep dan beantwoordde.

Twee vragenCapricorn besloot zich medio 2012 met deze vra-gen tot ADP te wenden, dat al jaren de salarisad-ministratie voor Capricorn verzorgt. Van Ruijven: Aan Edward Maasdijk, van de Payroll Group die wij kregen toegewezen, hebben we twee vragen gesteld: wat heeft de WKR voor gevolgen voor de inrichting van de nancile administratie en maak inzichtelijk welke kosten binnen de WKR vallen en welke niet.

Maasdijk bevestigde al snel de eerste indruk van Van Ruijven: de WKR maakt het er voor de werk-gever niet gemakkelijker op. Het was bovendien aanleiding om kritisch door de nancile admi-nistratie te lopen. Van Ruijven: We wilden dat het zo werd ingericht dat we op ieder moment konden meten of we binnen de 1,5% werkkosten

Capricorn Security Service besloot begin 2012 om dat jaar voorbereidin-gen te treffen, om in 2013 proef te draaien en om per 1 januari 2014 de werkkostenregeling (WKR) in te voeren. Hoewel de regering inmiddels heeft besloten om nog een jaar te wachten met de verplichte invoering, maakt algemeen directeur Marco van Ruijven zich geen enkele zorgen.

Tekst: Peter Bekkering

Marco van Ruijven, Capricorn Security Service

WIJ HADDEN ALTIJD AL EEN TRANSPARANTE ADMINISTRATIE


9heeft daarom kritisch gekeken welke kosten er regelmatig voorkwamen, geadviseerd hoe deze te koppelen aan grootboekrekeningen en vervol-gens deze grootboekrekeningen weer te koppelen aan looncodes die speciaal zijn aangemaakt t.b.v. de WKR-regeling.

Druk op de knopHet resultaat is volgens Van Ruijven een systeem,

waarbij met een druk op de knop meteen duidelijk

wordt in hoeverre Capricorn met de werkkosten

binnen de marge van 1,5% zit. Hoewel Capricorn van-

wege de manier waarop de salarisadministratie altijd

al was ingericht ook al voor de WKR weinig risico

liep, is Van Ruijven toch tevreden dat hij ADP heeft

ingeschakeld. Allereerst omdat het altijd prettig is als

je in je gevoel wordt bevestigd dat je op de goede weg

zit. Daarnaast was het natuurlijk een schrikbeeld om

boven de 1,5% uit te komen vanwege de dreiging van

80% loonhefng.

En mochten er toch nog onvolkomenheden zijn, dan

worden die er in het proefjaar 2013 denitief uitge-

haald, aldus Van Ruijven. Hij realiseert zich terdege

dat de WKR voor andere werkgevers ingrijpende

gevolgen kan hebben. Ook ik had aanvankelijk zon

angstbeeld. Inmiddels ben ik mede dankzij ADP ervan

overtuigd dat wij de invoering van de WKR onbezorgd

tegemoet kunnen zien.

zouden blijven, omdat je in geval je dit percen-tage overstijgt 80% loonhefng moet betalen over het bedrag waarmee je de 1,5% overstijgt.

MeevallerDe uitkomsten vielen echter alleszins mee. Van Ruijven: De voornaamste conclusie uit de analyse van Maasdijk was dat onze salarisadministratie al uitermate transparant was. Dat maakte het met-een een stuk gemakkelijker om de doelstelling om niet boven de 1,5% te komen te realiseren.Hoewel de analyse uitwees dat Capricorn de komst van de WKR zorgeloos kon afwach-ten, liet de analyse zien dat er wel wijzigingen moesten worden doorgevoerd. Van Ruijven: Bepaalde boekingen moesten anders. Maasdijk

Onvolkomen- heden worden er in het proefjaar 2013 denitief uitgehaald

WERKKOSTENREGELING

STUDIEDAG WERKKOSTENREGELING

De werkkostenregeling moet de tijdrovende administratie rond (on)belaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers makkelijker maken. Per 1 januari 2015 komt een einde aan de huidige overgangsregeling. Alle werkgevers vallen dan verplicht onder de werkkostenregeling. Dat lijkt nog ver weg, maar wie verstandig is, begint nu al met de voorbereidingen.

De WKR-regeling invoeren vereist namelijk veel tijd en afstemming tussen de afdelingen salarisadministratie, HR en Finance. Concreet moet u alle vergoe-dingen/verstrekkingen vanuit de salaris- en nancile administratie inventari-seren, CAOs en Personeelshandboeken nalopen en vaak ook uw arbeidsvoor-waarden aanpassen. Een hele klus. En weet u al wat de regeling nancieel voor uw organisatie betekent? Kortom: Bent u al begonnen met de voorbereidingen?


Doelgroep- Salarisadministrateurs - HR-medewerkers - Medewerkers nancile administratie - Leden Ondernemingsraad/Personeelsvertegenwoordiging

U hoort meer over: - Werkkostenregeling: Wat houdt de regeling in?- De implementatie: Wat moet in uw organisatie veranderen?- De impact op uw arbeidsvoorwaarden- Tijdelijke verblijfskosten- De werkplek

Data en locaties- Dinsdag 14 mei Hotel Postillion, Bunnik - Dinsdag 28 mei Hotel Holiday Inn, Eindhoven - Donderdag 13 juni Aristo, Amsterdam

Het seminar duurt van 10.00 uur tot 16.00 uur

PrijsDe kosten voor het seminar Werkkostenregeling, bedragen 499,00*. Als klant van ADP betaalt u slechts 449,00. Dit bedrag is inclusief kofe/thee, lunch en consumpties. U ontvangt bij aanvang de documentatiemap voor de dag. Na aoop van het seminar organiseren wij het Vragencaf waarbij u onder het genot van een hapje en drankje nog vragen kunt stellen.

Met veel praktijkvoorbeelden en cases plus tips om kosten te besparen! Natuurlijk met de voorgestelde wijzigingen per 2014!

WERKKOSTENREGELING

PROGRAMMA

Ga voor meer informatie en in-schrijven naar ADP Online.

09.15 uur Ontvangst met kofetafel

10.00 uur Opening

10.10 uur Wat verwacht u?

10.20 uur Wat moet er gebeuren (introductie stappenplan)?

10.30 uur Wat is de Werkkostenregeling? Kenniscentrum W&R, ADP Nederland BV

11.15 uur Pauze

11.30 uur Nihilwaarderingen

12.00 uur De werkkostenregeling en de werkplek

12.30 uur Lunch

13.30 uur Wat moet er gebeuren binnen de organisatie?

13.45 uur Aanpassen arbeidsvoorwaarden

14.00 uur De loonsom en de vrije ruimte

14.30 uur Pauze

14.45 uur Praktijkcase

15.45 uur Samenvatting

16.00 uur Afsluiting plenaire deel met aansluitend: Vragencaf

Sprekers en specialisten zitten voor u klaar om in een informele sfeer en onder het genot van een hapje en drankje al uw vragen te beantwoorden

SprekersDit seminar wordt georganiseerd in samenwerking met het Kenniscentrum van ADP en staat onder leiding van Dik van Leeuwerden, Manager Kenniscen-trum van ADP en specialist op het gebied van Wet- en Regelgeving voor de salarisadministratie.

PE-PuntenU ontvangt 50 PE-punten voor deelname aan dit seminar. Meer informatie over PE-punten en de registers RPP en RSA leest u op de website van het NIRPA.

Seminar Update WerkkostenregelingVoor eenieder die al op de hoogte is van de werkkostenregeling of de studie-dag al gevolgd heeft organiseert ADP een Update Werkkostenregeling over de wijzigingen per 2014. U hoort meer over:t)FUOJFVXFMPPOCFHSJQPOEFSEFXFSLLPTUFOSFHFMJOHt8BUHFCFVSUFSNFUEFHFSJDIUFWSJKTUFMMJOHFOFOEFOJIJMXBBSEFSJOHFO t8BUIPVEUIFUOPPE[BLFMJKLIFJETCFHJOTFMJOFOXBBSMJHUEFCFXJKTMBTU t)FCCFOEFOJFVXFNBBUSFHFMFOPPLJOWMPFEPQIFUCFHSJQXFSLQMFL

Data en locaties:.BBOEBHTFQUFNCFS)PUFM8JFOUKFT;XPMMF.BBOEBHTFQUFNCFS)PMJEBZ*OO&JOEIPWFO%POEFSEBHPLUPCFS)PUFM1PTUJMMJPO#VOOJLMaandag 28 oktober 2013, Mercure Airport, Amsterdam%POEFSEBHOPWFNCFS/PWPUFM#SBJOQBSL3PUUFSEBN )FUTFNJOBSEVVSUWBOUPUVVS De kosten voor de Update Werkkostenregeling bedragen 275,00*. Als klant van ADP betaalt u slechts 249,00.

11WERKKOSTENREGELING

Bent u al begonnen met de voorbereidingen?


HDI-Gerling Verzekeringen N.V. is een zakelijke schadeverzekeraar met het hoofdkantoor in Rotterdam, een bijkantoor in Amsterdam en Denemarken en een dochteronderneming in Belgi. Het bedrijf, dat bestaat sinds 1976, was van origine sterk in de industrile sector, maar breidde recentelijk haar scoop uit door de overname van Gerling en Nassau Verzekeringen. Daardoor ontstond een breed portfolio met alle mogelijke schadeverzekeringen voor bedrijven. Bij HDI-Ger-ling Verzekeringen N.V. werken sinds de overname in Nederland circa 300 medewerkers.

Nadat duidelijk was geworden dat het verwer-ken van de werkkosten met de invoering van de nieuwe werkkostenregeling (WKR) per 1 januari 2014 (inmiddels 1 januari 2015 red.) ingrij-pend zou gaan veranderen, richtte HDI-Gerling Verzekeringen N.V. eind 2012 een projectgroep op met vertegenwoordigers van de nancile administratie, van HR en van de salarisadmi-

nistratie. Dit laatste onderdeel wordt al jaren verzorgd door ADP.

Twee scenariosArnoud Bos stond eind 2012 aan de wieg van de projectgroep. De centrale vraag ten aanzien van de invoering van de WKR was: als je uitgaat van dezelfde kosten aan vergoedingen en ver-strekkingen, welke gevolgen heeft dat dan voor de totale som aan loonbelasting die je moet betalen? Om op dat gebied een reel beeld te krijgen hebben we samen met ADP besloten om in 2013 parallel te gaan draaien en twee scena-rios te monitoren: tot welke belastingdruk leidt een verstrekking en vergoeding bij invoering van de WKR en tot welke bij het nog niet invoeren ervan?

Als voorbereiding op dit parallelle traject bood ADP HDI-Gerling een scan aan waarmee de bestaande vergoedingen en verstrekkingen

tegen het licht konden worden gehouden en waarmee genventariseerd kon worden in hoe-verre deze vergoedingen en verstrekkingen de 1,5% vrije ruimte in de WKR zouden opslok-ken. Ook werd er gekeken hoe de kosten bij de nancile administratie geboekt werden. Bos: Naar aanleiding van de uitkomsten van de scan heeft ADP aanbevelingen gedaan om de nancile administratie anders in te richten. Een consultant van ADP heeft in dat traject nauw met de nancile administratie samengewerkt. Zo werden onder meer kos-tenplaatsen en journaalposten onder de loep genomen. Doel van de herinrichting was om de nancile administratie permanent een real life inzicht te verschaffen in de gevolgen van de WKR en in de eventueel beschikbare ruimte binnen de 1,5% vrije ruimte van de WKR. Bovendien wilden we een duurzaam systeem dat we niet steeds opnieuw zouden moeten bijstellen.

Arnoud Bos, Adjunct Directeur HRM bij HDI-Gerling Verzekeringen N.V, stond niet te springen toen hij het nieuws over de invoering van de WKR vernam. Hij realiseerde zich namelijk na een korte inventarisatie dat het een versobering van het pakket vergoedingen en verstrekkingen van zijn medewerkers zou kunnen betekenen. Om de gevolgen duidelijk in kaart te krijgen, besloot hij in 2013 parallel te gaan draaien.

Arnoud Bos, HDI-Gerling Verzekeringen

WE DRAAIENPARALLEL EN MONITOREN TWEE SCENARIOS


13WERKKOSTENREGELING

1,5% komt met 80% wordt belast, kan volgens Bos voor zijn collegas dan ook een duidelijke versobering van de arbeidsvoorwaarden bete-kenen. Hij is dan ook niet enthousiast over de invoering: Het betekent ongetwijfeld voor de Belastingdienst een verlaging van de werklast, maar voor bedrijven zoals het onze heeft het twee belangrijke nadelen: het betekent meer administratieve inspanning en - in ons geval - meer belastingdruk of een versobering van de arbeidsvoorwaarden.

Lastige keuzeOndernemingen komen daarmee voor een lastige keuze te staan: schrappen in bestaande vergoedingen en verstrekkingen of meer belas-ting betalen om dezelfde rechten te handhaven. In het meest extreme geval kan het zelfs voor bedrijven betekenen dat indien de medewer-kers of OR zouden staan op handhaving van de verworven vergoedingen en verstrekkingen,

het zou kunnen betekenen dat er vanwege de daarmee stijgende loonkosten medewerkers zouden moeten worden ontslagen. Bos: Het is dus essentieel dat het verhaal over de gevolgen van de invoering van de WKR duidelijk wordt gecommuniceerd naar de medewerkers. ADP kan daar volgens hem als inhoudelijk specialist en neutrale partij een belangrijke rol in spelen. Zij kunnen uitleggen waarom een bepaalde versobering soms noodzakelijk kan zijn en de medewerkers uitleggen waarom dat de beste keuze in een bepaalde situatie is. Daarbij kwam het goed uit, aldus Bos, dat tijdens de herinrichting van de nancile administratie de ADP-consultant al informeel nauw contact had met een vertegenwoordiger van de OR. Beiden kregen zodoende begrip voor elkaars standpunten en voor de uitdagingen van de positie waarin de ander zich bevond. Uitein-delijk wordt het daarmee een gezamenlijke uitdaging.

Duurzame oplossingEen duurzame oplossing was volgens Bos nodig omdat HDI-Gerling, vanwege de aard van de werkzaamheden zakelijke dienstver-lening veel te maken heeft met vergoedingen en verstrekkingen. Vaak gaat het daarbij om vergoedingen en verstrekkingen die al jaren lang bestonden en die als verworven rechten kunnen worden ervaren. De invoering van de WKR, waarbij veel vergoedingen en verstrekkingen slechts vrij worden toegestaan tot 1,5% van de scale loonsom en waarbij alles dat boven die

Welke gevolgen heeft het voor de totale som aan loonbelasting?'


WKR On-site: Tijdens de On-site ondersteuning komt een ADP-consultant een dag bij u langs om:

1. De WKR op hoofdlijnen door te nemen aan de hand van een presentatie

2. Uw specieke situatie door te spreken en vragen te beantwoorden

3. Het stappenplan door te nemen4. Een analyse en simulatie te maken

Eventueel kunt u aanvullend gebruik maken van een seminar of ondersteuning via WKR Totaal

Wat moet u zelf ondernemen?t De Finance- en HR-componenten in kaart

brengent De WKR in het systeem inrichtent Denitief akkoord geven op afgesproken

inrichting

Prijs: 792

WKR TotaalAls u voor de WKR Totaal kiest dan kunt u het volgende van de consultant verwachten:

1. Inventariseren vergoedingen/verstrekkin-gen vanuit salaris- en nancile administra-tie en CAO/Personeelshandboeken

2. Analyse welke vergoedingen/verstrekkin-gen onder de werkkostenregeling vallen en onder welke noemer

3. Benoemen knelpunten bij invoer WKR zoals:1. aanpassing arbeidsvoorwaarden2. grootboekschema

U ontvangt een rapport op basis waarvan u de inrichting kunt volbrengen.

Prijs: Uurtarief 99

SelfserviceMocht u de inrichting zelf uit willen voeren dan kunt u op ADP Online terecht voor het gratis Werkkostendossier. Hierin treft u allerhande informatie, checklisten en stappenplannen voor de WKR. U treft daar ook een e-UB waarin u op de hoogte wordt gehouden van de laatste WKR-ont-wikkelingen en een V&A waarin antwoord wordt gegeven op de meest gestelde vragen. De V&A wordt telkens aangepast aan de laatste ontwikke-lingen en beschikbare informatie en kennis.

WKR ONDERSTEUNING

Bij de invoering van de WKR kunt u zich op diverse manieren laten ondersteunen door ADP. U kunt gebruikmaken van een totale ondersteu-ning waarbij de zorg geheel uit handen wordt genomen, van een on-site ondersteuning van 1 dag of u richt de WKR zelf in en maakt gebruik van de Self Service-ondersteuning.

15

WAT IS SEPA? SEPA is een project van banken in Europa die zich verenigd hebben in de European Payments Council (EPC ). Op dit moment worden betalingen vooral op nationaal niveau geregeld. Dit zorgt voor een verscheidenheid aan technische standaarden, infrastructuren en soorten beta almiddelen binnen Europa. SEPA moet eenheid brengen. Bedrijven en burgers krijgen het gemak van n rekening voor al hun betalingen in het eurogebied.

Rekeningnummers, overschrijvingen en incasso's kunnen dan zowel voor binnen-landse als grensoverschrijdende eurobeta-lingen worden gebruikt.Zonder maatregelen is er straks geen beta-lingsverkeer mogelijk. De impact per organi-satie verschilt, maar zeker is dat u met een behoorlijke voorbereidingstijd rekening moet houden. Lees daarover de ervaringen van andere organisaties op http://www.overopiban.nl/best-practices/.

IBAN Een zichtbaar gevolg van SEPA voor bedrijven en burgers is dat de bestaande Nederlandse rekeningnummers per 1 februari 2014 worden vervangen door IBAN-rekeningnummers. Het IBAN wordt nu al gebruikt, maar vooral voor het overboeken van geld naar het buitenland. Binnen (zeer) korte tijd moet u IBAN ook gebruiken voor betalingen binnen Nederland met de nieuwe Europese producten. Het IBAN is als volgt samengesteld:

De eerste 2 karakters geven de land-code aan: NL voor Nederland;

De volgende 2 karakters vormen een controlegetal;

Dan volgen 4 letters ter aanduiding van uw bank, bijv. RABO;

Tot slot volgen 10 cijfers: uw oude nummer met 1 of meer nullen.

Wie op www.ibanbicservice.nl zijn huidige rekeningnummer intikt, ziet meteen hoe het nieuwe eruit komt te zien.

BICBij betaalopdrachten binnen Nederland is de BIC (Bank Identi er Code) verplicht. BIC, ook wel SWIFT-adres genoemd, is een identi -catiecode van de bank die bij het rekening-nummer hoort.De BIC van de banken in Nederland telt 8 alfanumerieke tekens en bestaat uit een bankcode (4 tekens), een landcode (2 letters) en een plaatscode (2 tekens). Voorbeel-den van BICs van banken in Nederland

zijn: ABNANL2A, FTSBNL2R, INGBNL2A, PSTBNL21 en RABONL2U.Per 1 februari 2014 wordt de verplichting voor het gebruik van de BIC voor betalingen binnen Nederland afgeschaft. Een aantal banken hebben deze maatregel al per 1 januari 2013 ingevoerd. De BIC voor beta-lingen buiten Nederland maar binnen SEPA blijft tot 1 februari 2016 verplicht. Daarna hoeft de BIC voor betalingen binnen SEPA niet meer opgegeven te worden.

www.betaalvereniging.nlwww.overopiban.nlwww.ibanbicservice.nl

Voor meer informatie over SEPA, ga naar ADP Touchpoint (touchpoint.adp.nl)

SEPA

SEPA StappenplanDe of cile overgangsdatum naar SEPA (Single Euro Payments Area) en IBAN nadert met rasse schreden. Op 1 februari 2014 is het zover. De ervaring leert dat voor die tijd in de meeste organisaties nog veel moet gebeuren. Natuurlijk wilt u ook na de ingangsdatum uw medewer-kers kunnen betalen. Bent u al klaar voor SEPA en het nieuwe, langere bankrekeningnummer IBAN? Het aanpassen van uw HR- en salaris-administratie is niet voldoende. Voordat u overstapt, moeten ook de andere spelers in uw betalingsketen gereed zijn.

Voor meer info rmatie over SEPA, ga naar ADP Touchpoint (touchpoint.adp.nl)


17SEPA/IBAN

Ga dus na of u bij uw bank SEPA-betaalbestanden

kunt aanleveren. Controleer ook de applicatie voor

internetbankieren. De betaalketen van Equens en

uw bank vormen een bijzonder aandachtspunt. Een

aantal banken heeft namelijk aangegeven pas in de

loop van 2013 gereed te zullen zijn voor betalingen

via Equens. Niet alle banken zullen bovendien in de

toekomst gebruik blijven maken van de dienstverle-

ning van Equens. Raadpleeg hiervoor uw bank over

mogelijke consequenties. Ook kan een aanpassing

van het contract tussen u en de bank nodig zijn of

moet er een nieuwe overeenkomst tussen u en de

bank gesloten worden.

De ervaring leert dat dit de nodige tijd kost. Wacht

dus niet. De peilingen geven aan dat veel bedrijven

pas na de zomer de overstap plannen. Voor u het

weet heeft u met wachttijden bij de ondersteuning te

maken. Op zn minst zonde van uw tijd!

In 10 stappen naar SEPAHeeft u de formele toezegging van uw bank of

Equens dat u met SEPA-betaalbestanden kunt

aanleveren, dan kunt u beginnen met de feitelijke

conversie van uw salaris- en personeelssysteem.

De conversie bestaat globaal uit de volgende

stappen:

1. Back-up maken van uw database

2. Lijst van alle te converteren medewerkers in

het vereiste export format uit uw HR-systeem

genereren en exporteren

3. Rekeningnummers converteren. ADP helpt u

hierbij met een handige en vooral tijdsparende

tool

4. Uitval monitoren, handmatig corrigeren of bij

uw medewerker opvragen

5. IBAN-input converteren naar het vereiste

import format van uw PI-systeem

6. In uw HR-systeem alle rubrieken aanmaken

voor SEPA/IBAN

7. SEPA/IBAN importeren in uw HR-systeem

8. Checken of alle SEPA/IBAN/BICs correct zijn

geladen, daar waar nodig handmatig herstellen

9. Salarisverwerking uitvoeren.

SEPA-proofDe overstap naar SEPA vraagt naast een goede

planning veel tijd en deskundigheid.

In het licht hiervan is uitbesteden een aantrekkelijke

optie. U kunt zich bij de betalingen aan uw mede-

werkers immers geen vertraging veroorloven. ADP

kan voor u als extra dienstverlening de complete

migratie verzorgen. Speciaal voor organisaties die

door hun complexiteit een eigen benadering vragen,

verzorgt ADP de migratie ook als project op maat

of sluiten wij met onze dienstverlening aan bij het

interne SEPA-project. Wij nemen u het werk uit

handen en u loopt geen risico bij de overstap naar

een nieuw betaalproces. Een hele zorg minder!

U wilt geen omkijken naar uw SEPA/IBAN-migratie

en uw salarisbetalingsproces? Kies dan voor ADP

Betaalservice. De kosteloze dienstverlening waarbij

ADP de betalingen aan uw medewerkers en de

Belastingdienst verzorgt. U bepaalt de betaaldatum

aan uw medewerkers en ADP verzorgt na de salaris-

verwerking een correcte en tijdige betaling aan de

scus en uw medewerkers. Dat is onze verantwoor-

delijkheid. ADP Betaalservice is nu al SEPA-proof.


SEPA ONDERSTEUNINGADP De overstapwerkzaamheden geheel door ADP laten uitvoeren, compleet met conversie, con-troles, implementatie en het manueel realiseren van eventuele uitval van binnenlandse rekening-nummers.

Projectmatige aanpak en uitvoering geheel door ADPKiest u ervoor de overstap door ADP te laten uitvoeren, dan bieden wij u in overleg graag de mogelijkheid tot een projectmatige aanpak. ADP leidt dan uw organisatie met nauwkeurig afge-stemde stappen door het migratieproces. Vanaf de initile controles tot en met de begeleiding van de aanlevering en de daadwerkelijke migratie naar betalingen in SEPA.

Self Service ConversieU voert de overstap, de eventuele aanpassingen in uw personeelsinformatiesysteem, de imple-mentatie van de nieuwe IBAN-nummers, de onvermijdelijke correcties en de noodzakelijke controles zelf uit. U heeft hierbij de beschikking over een conversietool en een handleiding met stappenplan.

Meer weten over SEPA en de dienstverlening van ADP? Neem dan contact op met onze Verkoop Binnendienst, tel. 010 459 8646.

In praktische zin betekent SEPA dat alle rekeningnummers die in uw administraties zijn opgenomen moeten worden overgezet naar IBAN. Gaat het om de salarisbetalingen, dan moet u dus tijdig kunnen beschikken over de juiste nieuwe rekeningnum-mers van uw medewerkers n over alle rekeningnummers die worden gebruikt om delen van de nettobetalingen op te stor-ten. Voor de daadwerkelijke overstap geeft ADP zijn klanten de keuze uit meerdere mogelijkheden.

19

De voorganger van Den Hollander hoorde zon acht jaar geleden voor het eerst over de plannen voor een Single Euro Pay-ments Area (SEPA) tijdens een congres van Euro nance. Daarna lag het een aantal jaren vrijwel stil, totdat het Ministerie van Financin in 2008 besloot het SEPA Plat-form Publieke Sector (SPPS) op te richten. Den Hollander: Aanvankelijk was dat vooral bedoeld voor de ministeries, maar ik heb toen gevraagd of UWV als Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO) ook kon aanschuiven. Uiteindelijk heeft dat er mede toe geleid dat de scope van de SPPS breder werd, en ook provincies, grote gemeenten en ZBOs kon-den aanschuiven. Het Ministerie van Finan-cin organiseerde in de jaren erna verschil-lende SPPS-bijeenkomsten. Den Hollander: Die bijeenkomsten waren aanvankelijk vooral gericht op zenden, met sprekers van de European Payment Council, de Europese Centrale Bank en Nederlandse banken. Het voornaamste manco die tijd was dat er nog geen einddatum van het huidige rekening-

nummer bekend was. Dat zorgde ervoor dat niemand stond te trappelen om er mee te beginnen. Dat is ook wel te verklaren, want SEPA is vooral aantrekkelijk voor multinati-onals, die bijvoorbeeld hun betalingsverkeer ermee kunnen centraliseren. Als je vrijwel alleen nationale betalingen doet, levert het op korte termijn nauwelijks iets op.

In de loop der jaren veranderde de focus van de SPPS van zenden naar het uitwis-selen van ervaringen door bedrijven die al eerste stappen hadden genomen. Bovendien pakte ook De Nederlandse Bank (DNB) een prominente rol. Het leidde tot de oprichting van de Afstemgroep SEPA Nederland (ASN), waarin koepelorganisaties zoals de Vereni-ging Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Nederlandse Vereniging van Banken (NVB) deelnamen. Ook Den Hollander maakte, namens UWV, deel uit van de ASN. Al snel startte DNB vervolgens een Nationaal Forum SEPA (NFS), dat het ASN ophief en verving door de Taskforce SEPA Nederland. Een logi-sche ontwikkeling, want omdat de invoering van SEPA steeds dichterbij kwam, was er behoefte aan een slagvaardige organisatie. In die Taskforce zaten ICT-leveranciers aan tafel, evenals bijvoorbeeld energieleveranciers en telecombedrijven. Eigenlijk alle grote partijen die binnen Nederland met betalingsverkeer iets doen.


GEZAMENLIJKE UITDAGING

Als eerste grote organisatie maakte UWV de afgelopen jaren zowel haar eigen salarisadministratie (20.000 medewerkers) als die van haar klan-ten (ruim 1.300.000) SEPA-proof. Daarbij werden ruim 6.500.000 reke-ningnummers omgezet. Andr den Hollander, de afgelopen vijf jaar ma-nager Geldverkeer en sinds september 2012 hoofd Accounting House bij UWV, legt uit hoe het in zijn werk ging.

Niemand stond te trappelen om er mee te beginnen

SEPA/IBAN

20

SEPA zeker zon zes tot acht miljoen euro zou gaan kosten en bovendien impact zou gaan hebben op ruim 40 systemen van UWV. Den Hollander: Al die systemen moesten worden opgerekt: in plaats van 9 cijfers moeten er straks maximaal 34 posities worden ingevuld, inclusief letters.

ProgrammamanagerIn het voorjaar van 2011 ontstond door deze exercitie zodoende het besef dat er vrijwel geen bedrijfsonderdeel van UWV was dat niet door de invoering van de SEPA zou worden geraakt. Den Hollander: Daarmee werd SEPA van een project een programma. Een programma is divisieoverstijgend en jaaroverstijgend. Om het programma succesvol te draaien werd een program-mamanager geworven, Frank Grve, en een opdrachtgever, Financieel Economische Zaken, waarvan ook het Accounting House deel uitmaakt. Den Hollander werd binnen het programma als opdrachtgever FEZ-deel verantwoordelijk voor het verbouwen van de nancile systemen. Bij de start van het programma werd een aantal inhoudelijke keuzes gemaakt, vertelt Den Hollander: We wilden geen big bang, dus niet in n dag over. Omdat de operatie te groot en te complex was, maar ook omdat we een verbouwing startten met de winkel open. De klant mocht er niets van merken! Daar kwam bij dat er maar n roadmap mogelijk was, vanwege de onderlinge afhankelijkheid van de systemen. De roadmap hield een tweede keuze in, dat er aan het eind, bij de payment factory, werd gestart. Den Hol-lander: Alle uitkeringssystemen van UWV

leveren bestanden aan en die komen in de payment factory, het Banken Afhandelings Systeem (BAS), bij elkaar. Vanuit BAS gaat het vervolgens naar de bank, die zorgt voor de uitbetaling. Een derde keus was om BAS duaal te maken: BAS moest zowel oude als nieuwe bestanden kunnen verwerken, oude bestanden met de huidige rekeningnum-mers en nieuwe met IBAN. Den Hollander: Dat geeft ons ook de mogelijkheid om als het met IBAN toch mis gaat, nieuwe bestan-den weer naar oude bestanden te converte-ren. Je hebt een fall back-scenario. Wanneer de overgang denitief is, wordt deze func-tionaliteit vanzelfsprekend uitgeschakeld. Een laatste keuze ten slotte was om een gedegen testfase in te bouwen, met name vanwege de onderlinge afhankelijkheden van de systemen. Den Hollander: Bovendien zitten er mensen achter de uitkeringen die we verstrekken, voor hen is het van levens-belang dat de systemen goed werken en dat ze op tijd hun geld krijgen. Die mensen zijn ook de werkelijke drive die we allemaal bij UWV moeten hebben.

CommunicatiecampagneUWV besloot om vanaf mei 2012 nieuwe UWV-klanten om hun IBAN-rekeningnum-mer te vragen. Den Hollander: Dat was lastig omdat we nog niet konden terugvallen op een landelijke communicatiecampagne rond de IBAN. Dat we voortrekker waren bij de invoering had overigens wel als voordeel dat we betrokken werden bij de landelijke communicatiecampagne. Den Hollander geeft ook een grote pluim aan de communi-catieafdeling van UWV: We waren huiverig dat de klanten het niet zouden snappen dat we om hun IBAN-rekeningnummer vroegen. Maar door de juiste zaken op de juiste podia, zoals websites, te vertellen, en waar nodig de klant bij de hand te nemen is het aantal telefoontjes echt minimaal geweest. Ik zeg ook niet voor niets bij presentaties dat het succes van ons programma te maken heeft met drie factoren, die even belangrijk zijn: ICT, nance en communicatie.

Hoewel er nog steeds ofcieel geen eind-datum bekend was, werden de geruchten steeds sterker dat dat 1 februari 2013 zou kunnen worden. Den Hollander: We zijn als UWV toen gaan rekenen. Het ging om een groot project. Misschien niet zo groot als de invoering van de euro, maar nog steeds fors. Bovendien werken we als UWV met ruim 40 verschillende systemen die door SEPA geraakt worden en hebben we ook te maken met afhankelijkheid tussen al die systemen. Uiteindelijk koos UWV ervoor om er twee jaar voor uit te trekken, inclusief mogelijke tegenvallers.

Weinig batenDen Hollander besloot om vanaf de tweede helft van 2010 binnen UWV voorlichting over SEPA te gaan geven. Dat was nodig. Vooral omdat het grote gevolgen heeft voor het betalingsverkeer. En betalingsverkeer is net als stromend water: iedereen verwacht dat het er is en dat het het altijd doet. Maar omdat het zo vanzelfsprekend is, staat ook bijna niemand er ooit bij stil. Ook naar de directie was het verhaal aanvankelijk lastig. Ik moest hen vertellen: er komt een groot project aan, ik heb daar veel geld voor nodig, en het levert weinig baten op. Bovendien is het nog niet verplicht en heb ik nog geen denitieve einddatum.

Den Hollander kreeg desalniettemin een klein budget onder andere voor een onderzoek door een onafhankelijk nancieel consultancybu-reau. Den Hollander: Het was daarbij ook belangrijk dat ze goed konden communiceren, zowel met de directie als met de werkvloer. Om zo draagvlak te creren en systeemkennis op te halen. Naar de werkvloer was de bood-schap: er komt een pittige klus aan met een forse impact op je werk. De directie vroegen we toestemming om een uitvoeringstoets (U-toets) uit te voeren, een standaardprocedure die we toepassen bij wetswijzigingen. Dat is gelukt en die U-toets heeft rond de jaarwis-seling 2010-2011 plaatsgevonden. Uit de U-toets kwam naar voren dat invoering van

Ook naar de directie was het verhaal aanvankelijk lastig


21

Hoewel duidelijk werd, dat de introductie van SEPA een jaar zou worden uitgesteld en op 1 februari 2014 in plaats van op 1 februari 2013 zou ingaan, heeft UWV nooit overwogen het programma stil te leggen. Den Hollander: Je moet een jaar later zon organisatie opnieuw optuigen en dat is niet praktisch. Bovendien hadden we na de zomer van 2012 nog veel meer interne deadlines die we moesten halen en die bij uitstel van het SEPA/IBAN-traject in de knel zouden komen.Daarbij had het volgens Den Hollander ook een groot voordeel om frontrunner te zijn: We hadden de onverdeelde aandacht van stakeholders zoals banken en ons succes werd ook het succes van de ING, de bank waar we mee samenwerken. Het is nu zelfs zo dat de uitval lager is dan voor de introduc-tie van IBAN. Dat komt omdat de banken op recordniveau onze IBAN-betalingen hebben geanalyseerd.

SalarisverwerkingIn het najaar van 2011 schakelde UWV ook ADP in bij het SEPA/IBAN-programma. Den Hollander: Met ADP bestond al jaren een goede samenwerking op het gebied van salarisverwerking. Wij verwachtten van hen een voortrekkersrol in dit programma. Dat was niet vanzelfsprekend, want we merkten in de Taskforce, dat veel partijen, bepaald niet stonden te springen om een voortrek-kersrol te vervullen. ADP kreeg van UWV het nadrukkelijke verzoek om bij de salarisver-werking uiterlijk 1 juli 2012 over te gaan op IBAN. Daarbij wees UWV ADP erop dat het niet alleen een uitdaging was, maar ook een prachtige kans om op grote schaal de invoe-ring te testen en eventuele kinderziektes er-uit te halen. Den Hollander: ADP heeft los van hun eigen SEPA-migratieplanning voor ons de nodige stappen gezet om de invoering op tijd te laten verlopen. Daarmee liepen ze

in feite voor hun eigen muziek uit en dat ver-dient zonder meer waardering. Zo moesten ze vanwege UWV hun eigen software met eigen afhankelijkheden eerder dan was voor-zien SEPA-proof maken. Een forse uitdaging, maar ADP heeft het goed opgepakt.Bij de invoering werkte ADP nauw samen met Frank Grve, programmamanager SEPA bij UWV. Hij deelt de mening van Den Hollan-der dat de samenwerking goed is verlopen: In de beginfase hebben we veel met ADP gesproken over het inrichten en plannen van de aanpassingen. De hele keten is daarbij op risicos en issues doorgenomen. Door inhoudelijk op het juiste niveau te komen, is een goede samenwerking ontstaan. We zijn blij dat de loonstroken van onze 20.000 me-dewerkers nu alweer negen maanden klaar zijn voor 2014.

SEPA/IBAN

Andr den Hollander, hoofd Accounting House bij UWV

22

DOE MEE AAN DE HR CHALLENGE

Weet jij alles over HRM en durf je - gewapend met deze kennis - de strijd aan te gaan met vakgenoten? Doe dan mee aan de HR Challenge, een nieuw initiatief van ADP en HR Praktijk, en maak kans op prachtige prijzen.


23

Hoe werkt het?

De HR Challenge 2013/2014 heeft een looptijd van

een jaar en bestaat uit vier (kwartaal)rondes. Iedere

ronde levert een winnaar op. De top 3 per ronde gaat

door naar de nale, waarin vakgenoten tijdens een

spetterend live event de strijd met elkaar aangaan

voor de eer n een schitterende hoofdprijs!

In iedere ronde staat een HR-thema centraal. Per

ronde krijgen deelnemers iedere 3 weken een reeks

van vier kennisvragen voorgelegd die ze online

moeten beantwoorden (binnen een tijd van 25 secon-

den per vraag).

Wat kun jewinnen?Alle vier kwartaalwinnaars ontvangen mooie prijzen

twv 100 . Daarnaast krijgt de top 3 per ronde een

gratis halfjaar lidmaatschap op HR Praktijk Premium,

de complete online HR kennisbank met daaraan ge-

koppeld rapporten, modelbrieven, modelcontracten

en een adviesdesk.

Naast de winnaars gaan ook de nummers 2 en 3 per

kwartaalronde door de nale, waar mooie prijzen te

verdienen zijn:

t 1 hoofdprijs ter waarde van 1000t een tweede prijs ter waarde van 350t en een derde prijs ter waarde van 100.De hoofdprijswinnaar krijgt tevens een gratis stoel

aangeboden in de Leergang Bedrijfskunde voor HR-

professionals, een 7-daags intensief leerprogramma

dat HR Academy samen met de Rotterdam School

of Management organiseert. De prijs van deze leer-

gang bedraagt normaal 6.250.

Hoe kun jemeedoen?Ga snel naar touchpoint.adp.nl en doe mee!

1e ronde

Wet- en regelgeving

2e ronde

Kostenbeheersing

3e ronde

Talentmanagement

4e ronde

Inrichting HR-processen

4 x 4 vragen 4 x 4 vragen 4 x 4 vragen 4 x 4 vragen

Kwartaalwinnaar 1 Kwartaalwinnaar 2 Kwartaalwinnaar 3 Kwartaalwinnaar 4

HR Challenge

SAMENGEVAT

HR. Payroll. Benefits.

8

19

21

9

22ADP Nederland BVT [010] 459 8644F [010] 442 0906E [email protected] www.adp.nl

SEPAUWV is inmiddels SEPA-klaar voor wat betreft salarisverwer-king en voor hun eigen dienstverlening aan klanten. Een succesvol verlopen traject.

Twee scenarios WKRArnoud Bos, Adjunct Directeur HRM bij HDI-Gerling Verzekeringen N.V, stond niet te springen toen hij het nieuws over de invoering van de WKR ver-nam. Hij besloot in 2013 parallel te gaan draaien.

Stappenplan WKRDit onderdeel bevat een stappenplan voor een verantwoord WKR-traject. Voor werkgevers die in 2013 de WKR al toepas-sen is dit spoorboekje een leidraad om hun WKR-processen te toetsen.

ProefdraaienWKRCapricorn Security Service besloot begin 2012 om dat jaar voorberei-dingen te treffen, om in 2013 proef te draaien en om per 1 januari 2014 de werkkostenregeling (WKR) in te voeren. Hoewel de regering inmiddels heeft besloten om nog een jaar te wachten met de verplichte invoering, maakt algemeen directeur Marco van Ruijven zich geen enkele zorgen.

De HRChallengeWeet jij alles over HR? Ga dan de strijd aan met vakgenoten.

SEPA/IBANBent u al klaar voor SEPA en het nieuwe, langere bankrekening-nummer IBAN? Het aanpassen van uw HR- en salarisadministratie is niet voldoende. Voordat u overstapt, moeten ook de andere spelers in uw betalingsketen gereed zijn.

001_ADP_SPEC01_2013002_ADP_SPEC01_2013003_ADP_SPEC01_2013004_ADP_SPEC01_2013005_ADP_SPEC01_2013006_ADP_SPEC01_2013007_ADP_SPEC01_2013008_ADP_SPEC01_2013009_ADP_SPEC01_2013010_ADP_SPEC01_2013011_ADP_SPEC01_2013012_ADP_SPEC01_2013013_ADP_SPEC01_2013014_ADP_SPEC01_2013015_ADP_SPEC01_2013016_ADP_SPEC01_2013017_ADP_SPEC01_2013018_ADP_SPEC01_2013019_ADP_SPEC01_2013020_ADP_SPEC01_2013021_ADP_SPEC01_2013022_ADP_SPEC01_2013023_ADP_SPEC01_2013024_ADP_SPEC01_2013

adp tt

Documents

Transcript of adp tt