Uitdaging

De liberale vakbond stapte over

van leasingcontracten naar

een zelf aangekocht

wagenpark van 130 voertuigen.

Daardoor beschikte de ACLVB

niet meer over de online

beheersoftware van de

leasingmaatschappij.

Aanvankelijk werd alle

informatie over contracten,

bestuurders, brandstofverbruik

en onderhoud bijgehouden in

Excel, maar dat was niet veilig

en niet efficiënt.

Oplossing

IT-partner EASI heeft een Lotus

Notes toepassing voor

wagenparkbeheer, die

bovendien volledig

configureerbaar is. Hierdoor kon

deze ingesteld worden volgens

de noden van ACLVB zonder

dat hiervoor ontwikkeling op

maat nodig was, waardoor

men snel enbudgetvriendelijk

kon werken. De nieuwe

toepassing wordt door vier

medewerkers van de liberale

vakbond gebruikt.

Voordelen

Zelf niet investeren in

gespecialiseerde kennis,

efficiënter werken, tijd- en

kostenbesparing, snelle

rapportering, beter overzicht,

software is makkelijk aan te

passen, gebruiksvriendelijk,

correcte en up-to-date

informatie, automatische mails,

integratie in bestaande

omgeving.

De ACLVB kiest voor een efficiëntere aanpak

van hun wagenparkbeheer door de integratie

van een door EASI ontwikkelde toepassing

De liberale vakbond ACLVB heeft een netwerk van ruim 100

secretariaten in het hele land. De leden kunnen bij de Liberale Vakbond

terecht voor informatie, opleidingen, een studiedienst en juridische

bijstand. De ACLVB is ook een erkende uitbetalingsinstelling van

werkloosheidsuitkeringen.

De ACLVB gebruikt een door EASI ontwikkelde toepassing voor het

vlootbeheer van ongeveer 130 bedrijfswagens. Op die manier werkt de

liberale vakbondsorganisatie een pak efficiënter dan voorheen.

“Begin 2009 zijn we gestopt met auto’s te leasen en begonnen we zelf

wagens aan te kopen”, vertelt Pieter Verbeke, aankoopverant-

woordelijke bij de ACLVB. “Bij leasing kan je via de leasingmaatschappij

online software gebruiken voor het beheer van de contracten en van

het wagenpark, maar die mogelijkheden vielen dus weg. Door alles zelf

in handen te nemen, moesten we ook zelf zorgen voor een

informatiesysteem.”

Aanvankelijk werkte men met Excel software maar die werkwijze bleek

niet efficiënt en weinig overzichtelijk. De informatie was niet altijd correct

en ook rapportering was onmogelijk. Vandaar dat de liberale vakbond

begon uit te kijken naar een specifieke softwaretoepassing. EASI werd in

die periode de IT-partner van de ACLVB en mocht zichzelf allereerst

bewijzen met dit project.

Geen ontwikkeling op maat nodig

De liberale vakbond dacht eerst zelf grondig na over wat er precies

nodig was en EASI bleek daar prima op in te spelen. Pieter Verbeke: “De

eerste contacten verliepen meteen heel positief en de oplossing die ze

voorstelden beantwoordde perfect aan onze behoeften. De bedoeling

was oorspronkelijk om EASI een programma te laten ontwikkelen op

maat, maar EASI had al een zelf ontwikkeld systeem voor

personeelsbeheer en dat hebben ze aangepast aan onze wensen.

Daardoor verliep het project een pak sneller dan we hadden verwacht.

EASI is snel met het project gestart, zodat de configuratie al na een paar

weken klaar was. Op die manier konden we het nieuwe programma

amper twee maanden na de eerste contacten met EASI al in gebruik

nemen. EASI kon de problemen ook altijd vlug en efficiënt oplossen. De

informatie die EASI moest invoeren in het programma hebben we via

Excel geleverd. In een eerste fase hebben we met een testversie

gewerkt en eind 2010 zijn we live gegaan, zonder downtime.”

De nieuwe toepassing voor het beheer van het wagenpark wordt nu

gebruikt door een viertal medewerkers van de ACLVB. EASI paste ook de bestaande Lotus Notes omgeving aan, zodat het nieuwe programma

voor vlootbeheer daarin kon worden geïntegreerd. De gebruikers zien nu

naast de icoontjes voor internet, agenda en e-mail ook een nieuw

icoontje: voor het vlootbeheer.

Automatische meldingen per e-mail

“EASI heeft een aantal automatische e-mails

ingesteld, zodat we tijdig een herinneringsbericht

krijgen wanneer een contract bijna ten einde loopt

of wanneer er afwijkingen zijn in de looptijd of in het afgesproken aantal kilometers van de bestuurders”,

verduidelijkt administratief bediende Perrine

Declercq, die met het softwareprogramma werkt.

“Zo kunnen we kosten besparen. Als we

bijvoorbeeld zien dat een bestuurder minder

kilometers rijdt dan voorzien, dan kunnen ook de

contracten voor het technisch onderhoud van die

auto daaraan aangepast worden. In de applicatie

wordt het aantal gereden kilometers ten opzichte

van het afgesproken verbruik weergegeven met

kleurcodes. We kunnen ook heel snel en gemakkelijk

Excel-tabellen genereren die ons een duidelijk

overzicht geven van de stand van zaken. Zo’n

totaaloverzicht is natuurlijk onmisbaar voor een

efficiënt vlootbeheer.”

Perrine Declercq, Administratief medewerkster bij de ACLVB

Pieter Verbeke, Aankoopverantwoordelijke bij de ACLVB

In vergelijking met de oude werkwijze is dit een hele

verbetering voor de ACLVB. “Het vroegere beheer

van de vlootinformatie met Excel bood te beperkte

mogelijkheden en was bovendien onveilig”, stelt

Pieter Verbeke. “Dankzij de geautomatiseerde

aanpak werken we veel vlotter en besparen we ook

tijd. Vroeger moesten we met verschillende diensten

op een gedeelde schijf werken en was het

onmogelijk om tegelijk met hetzelfde bestand te

werken. Nu werkt iedereen in de toepassing die

centraal op onze server draait, zodat alle gebruikers

altijd over dezelfde up-to-date informatie

beschikken.”

De toepassing van EASI houdt ook alle kosten voor

onderhoud en tankbeurten bij, en geeft

automatisch een afrekening. De gebruikers hoeven

die cijfers dus niet meer zelf op te zoeken en

handmatig in te voeren. De database bevat alle

informatie over de bestuurders, de auto’s en de

contracten.

Ook alle documenten zitten daarin, van

bestelbonnen tot inschrijvingsformulieren.

Gebruiksvriendelijk programma

EASI maakte de gebruikers wegwijs en stelde een

korte handleiding op voor bepaalde functies van het nieuwe softwareprogramma. “De meeste

functies spreken voor zich want het is een erg

gebruiksvriendelijke toepassing”, zegt Perrine

Declercq. “Als de directie van de vakbond ernaar

vraagt, kunnen we hen meteen overzichten en

rapporten doorsturen van de verschillende kosten of

van de bestuurders en de contracten. Vroeger was

daar geen beginnen aan.”

EASI staat nu nog in voor het onderhoud en de

updates van de toepassing, als service binnen het

totaalcontract. Als dat nodig blijkt, kan de ACLVB

het softwareprogramma ook nog door EASI laten

aanpassen. “Dat is een van de redenen waarom we

voor een samenwerking met EASI hebben gekozen”,

verklaart Pieter Verbeke. “Achteraf nog iets wijzigen

kan heel gemakkelijk en snel gebeuren. Ook

updates gaan erg vlot doordat de kern van het

standaardprogramma niet is veranderd. Extra

programmeerwerk is dus niet nodig. Intussen

hebben we al een nieuwe versie gekregen. Op

termijn zullen we misschien ook de autobestuurders

zelf toegang geven tot de toepassing. Dat is perfect

mogelijk, maar er is momenteel nog geen behoefte

aan.”

Dankzij het succesvolle project rond vlootbeheer

werd de samenwerking van de ACLVB met EASI

verdergezet. “EASI heeft al een aantal databases

gemaakt voor verschillende diensten of afdelingen

binnen de vakbond. Zo zullen ze ook een

beheersysteem opzetten voor alle lopende

contracten van de ACLVB, waaronder

gebouwgerelateerde contracten ”, besluit Pieter

Verbeke.

Copyright © EASI. All rights reserved

Website: www.easi.net

Mail: info@easi.net

Blog: blog.easi.net

Tel.

- EASI Nijvel: +32 67 28 10 00

- EASI Mechelen: +32 15 28 75 00

- EASI Luxemburg: +352 26 18 58 11

- EASI Frankrijk: +33 1 72 75 73 89

Please Recycle