Aanmeldapplicatie voor niet StudielinkstudentenDe student als klant

Jean Pierre Defesche, functioneel beheerder SIS HvAElla Marschel, functioneel beheerder UvA

19 juni 2014 16:20u – 16.50u Boston 15

Organisatorisch probleem:

Een regen van formulieren:

Aanmeldapplicatie voor niet-studielinkstudenten | 19 juni 2014 2

Aanmeldapplicatie voor niet-studielinkstudenten | 19 juni 2014 3

Per post of e-mail:

Aanmeldapplicatie voor niet-studielinkstudenten | 19 juni 2014 4

Scannen en invoeren van formulieren en documenten:

Aanmeldapplicatie voor niet-studielinkstudenten | 19 juni 20145

Voor wat - wie?Alle activiteiten die niet onder een croho-opleiding vallen:• schakelprogramma’s• vooropleidingen• deficiëntie cursussen• oriëntatie programma’s• onbekostigde masteropleidingen• vooraanmelding internationale studenten

Aanmeldapplicatie voor niet-studielinkstudenten | 19 juni 2014 6

Doel:

• eenvormige procesvoering en informatievoorziening• betere informatievoorziening• klantvriendelijk digitaal aanmeldproces• terugbrengen administratieve lasten• documenten direct in beeld

7

Hoe was ‘t ?

Aanmeldapplicatie voor niet-studielinkstudenten | 19 juni 2014 8

Uitgangspunten

• Eén applicatie voor zowel UvA als HvA, verschil is alleen in de look & feel.

• Aanmeldformulieren moeten dynamisch in te richten zijn, d.w.z. open vragen moeten

door de eindgebruikers te definiëren zijn per opleiding.

• Harmoniseren van de basis gegevens: Namen, adressen, vooropleidingen, etc.

• Uploaden van documenten moet mogelijk zijn.

• Nieuwe opleidingen moeten makkelijk toe te voegen zijn.

• Zoveel mogelijk gebruik van SIS standaardfunctionaliteit.

• SIS als database waarin de tijdelijke aanmeldingen worden opgeslagen.

• Tweetalig: Nederlands/Engels.

• Gebruiksvriendelijk.

• Geïntegreerd in het CMS van de UvA en HvA.

• Eerst een Pilot met een beperkt aantal opleidingen: 1 UvA (FMG), 2 HvA (SZ)

9

Hoe wordt ‘t ?

Aanmeldapplicatie voor niet-studielinkstudenten | 19 juni 2014

10Aanmeldapplicatie voor niet-studielinkstudenten | 19 juni 2014

Wat hebben we nu?

• een tweetalige web-applicatie die wordt aangeroepen vanuit onze openbare website: het front-end

• die met AAWS communiceert via ons standaard integratieplatform• en gegevens uitwisselt met ons SiS (keuzelijsten, tijdelijke gebruikers id’s, documenten)

11Aanmeldapplicatie voor niet-studielinkstudenten | 19 juni 2014

Wat doet het front-end?

• Een aanmelder een toegangsaccount geven of de gegevens ophalen voor een reeds bekende aanmelder• Gegevens uit ons SiS ophalen over de keuzes die een

aanmelder kan maken• Reeds ingevoerde gegevens opslaan, controleren en-of

indienen

12Aanmeldapplicatie voor niet-studielinkstudenten | 19 juni 2014

13Aanmeldapplicatie voor niet-studielinkstudenten | 19 juni 2014

Wat is AAWS ?

Admissions Applications Web Service

Stukjes functionaliteit van peoplesoft die voor de buitenwereld (Internet) beschikbaar zijn gemaakt.

Via xml berichten worden gegevens aangeboden aan het SiS die worden opgeslagen in tijdelijke tabellen.

Deze gegevens kunnen worden doorgeboekt naar de productie tabellen in het SiS.

14Aanmeldapplicatie voor niet-studielinkstudenten | 19 juni 2014

15Aanmeldapplicatie voor niet-studielinkstudenten | 19 juni 2014

Beperkingen van het huidige front/end:

• we kunnen formulieren niet zelf onderhouden• vragen kunnen niet conditioneel worden gemaakt• geen functionaliteit voor vergeten wachtwoorden

16Aanmeldapplicatie voor niet-studielinkstudenten | 19 juni 2014

17Aanmeldapplicatie voor niet-studielinkstudenten | 19 juni 2014

Fase 2 wat willen we nog?• Beheersmodule voor het kunnen onderhouden van de formuliervragen

en teksten door CFB en door de eindgebruikers.• Conditioneel maken van een aantal vragen, bijvoorbeeld bepaalde

keuzes alleen aanbieden als bij een vorige vraag een bepaald antwoord gekozen is, zoals visum vragen bij niet-EER landen.• Wachtwoord vergeten functionaliteit.• Postcode lookup voor Nederlandse postcodes.• Inloggen met UvA/HvANetId.• Betalingen voor opleidingen via iDeal.

Uitrol naar alle andere niet-reguliere opleidingen cq. activiteiten

18Aanmeldapplicatie voor niet-studielinkstudenten | 19 juni 2014

Vragen?

Technisch:j.p.j.defesche@hva.nl