A2 I&A Samenwerking Deel 1 - Native Consultingnativeconsulting.nl/documenten/DGVG/A2 presentatie...

A2 I&A

Samenwerking

Deel 1

“Van visie tot en

met implementatie”

Huub Reulen

Afdelingsmanager A2 I&A

Even voorstellen: wie is Huub Reulen?

A2 I&A samenwerking- 27 juni 2013 - 2

Interactie gewenst!

Het is een discussie

morgen/middag en

er zijn talloze routes naar

gemeentelijke I&A

Samenwerking.

Deel 1 = informatie over aanpak

Deel 2 = ervaringen/uitdagingen


Samenwerking A2 gemeenten?

Cranendonck (20.500 inw. / 150 werkplekken)

Heeze-Leende (15.500 inw. / 150 werkplekken)

Valkenswaard (31.000 inw. / 300 werkplekken)

Deelnemers Samenwerking Regio Eindhoven

“landelijk” gebied

Maar toch 3 “verschillende”

gemeenten:

- achtergrond

- cultuur

- bedrijfsvoering

- ambitie


Ontstaan A2 samenwerking I&A in een

vogelvlucht

2009 I-Visie

2010 Business Case

2011 Position Paper

2011 Businessplan

(=> 4 naar 3 gemeenten)

2012 Implementatieplan

2013 Start


Implementatie-Plan A2 I&A

Wat is er allemaal gedaan om de gezamenlijke A2

afdeling I&A te realiseren?

Start 1 juli 2011: Benoemen Projectmanager



Huisvesting:

“Eigen locatie” beschikbaar bij W&I in Valkenswaard

Techniek:

“ICT op orde”, 3 deelprojecten per gemeente

Financiën

- Begroting

- Verdeelsleutels



Toepassingen

Inventarisatie applicaties:

Selectieproces vastgesteld

- A2 standaard

- Maatwerk

Dienstverlening

- Producten en Diensten Catalogus

=> 9 producten/diensten

- Taken + Capaciteit + Kwaliteit => Functies

=> Functieboek



Medewerker/formatie

Inbreng gemeenten:

- Cranendonck 4,2 fte

- Heeze-Leende 4,0 fte

- Valkenswaard 6,2 fte

- Eind 2011 alle medewerkers gedetacheerd naar project

- Begin 2012 geleidelijk alle medewerkers naar huisvesting

- 1 mei 2013 alle medewerkers geplaatst in GR organisatie

A2 functieboek:

- ICT Helpdesk/Beheer 8,4 fte

- I-Beleid/consulent/projectleiders 4,0 fte

overig:

- ICT administratief 1,0 fte

- Afdelingsmanager 1,0 fte



Communicatie

“intern”

- Medewerkers betrekken

- Voorbeeldgedrag

- Veel communiceren

“gemeenten”

- Medewerkers: nieuwsbrieven

- Management: bezoek MT’s

- Bestuur: PoHo I&A overleg



Bedrijfsvoering:

- Procesmatig (ISM/ITIL) => inrichting dienstverlening

- Keuze voor TOPdesk

(CMDB-, incident-, probleem-, activiteit-, wijzigingsbeheer)

- Interim servicemanager

- Training on the Job

- Projectmatig werken

- Opstellen A2 Jaarwerkplan

- Inrichten Projectmatig werken (project module TOPdesk)

- Indeling in A2 projecten

A2 = infrastructuur + kantoorautomatisering

Gemeente = toepassingen


Jaarwerkplan A2 gemeenten I&A 2012 - 2013: Optimale I&A dienstverlening door efficiënte en effectieve inzet van mensen en middelen

Ambities colleges 2011-2014

Jaarlijks een sluitende begroting. Vanaf 2014 een sluitende meerjarenbegrotingMiddelen zijn nodig om het financiële pakket te updaten, waardoor registratie, toegankelijkheid, gebruiksvriendelijkheid drastisch toeneemt. Invoeren van verplichtingenadministraties en digitale facturering geeft inzicht in voortgang en toekomst van uitgavenpatroon. Voldoen aan de wettelijke verplichtingen op gebied van elektronische dienstverlening. Verbeterpunten dienstverlening: terugdringen aantal balies door integratie van producten, werken op afspraak, invoeren gemeentelijk servicenummer, vergroten telefonische bereikbaarheid, website verbeteren, e-dienstverlening.

Verzoeken van burgers worden snel en tijdig beantwoord Binnen de gemeente moet voor alle burgers duidelijk zijn wie welke contactpersonen zijn voor het melden van klachten Het college verzorgt periodiek een voortgangsrapportage over de uitvoering Verbetering van de efficiency, effectiviteit en dienstverlening van de organisatie zal plaatsvinden. O.a. door terugdringen/verkorten van procedures, automatisering en/of uitbesteding De (digitale) bereikbaarheid van Valkenswaard wordt versterkt. Ingezet wordt op een adequate gemeentelijke dienstverlening met een centraal aanspreekpunt voor het bedrijfsleven Herbezinning op gemeentelijke taken

Doelstelling is om de voorzieningen en dienstverlening voor de burgers van Cranendonck zo veel mogelijk op peil te houden Een klantvriendelijke website zal zo snel mogelijk moeten worden gerealiseerd. De komende jaren zal ook het digitale loket verder worden doorontwikkeld. Waar mogelijkheden zijn, zal er verder moeten worden gedereguleerd. In ieder geval zal de procedure met betrekking tot het verlenen van bouwvergunningen onder de loep worden genomen. Er wordt gestreefd naar een jaarlijks sluitende begroting.

Missie en doelen

Inspelen op trends en ontwikkelingen Het Nieuwe Werken Social Media (Twitter, Facebook, Yammer etc.) Cloud Computing, hosting en webservices Digitaal werken, papierluw vergaderen Bring Your Own Device (iPad, iPhone etc.) Generatie Y, Einstein-generatie Vergrijzing Mondige, goed geïnformeerde burger Duurzaam ondernemen Co-creatie Bindend leiderschap

Wetgeving, decentralisatie, bezuinigingWet Werken naar Vermogen, overheveling AWBZ-taken en Jeudzorg Regiegemeenten, RUD’s, GSD’s, Shared Service Center, Outsourcing Korting gemeentefonds, Economische tegenwind Concept Antwoord© , Klant Contact Centrum (KCC), Burgerservicecode, Kwaliteitshandvest i-NUP: Nationaal Uitvoerings Programma (20 bouwstenen waaronder DigiD, Antwoord voor bedrijven, mijnoverheid.nl, basisregistraties, digikoppeling) Gemeentelijke basisregistraties (BAG, GBA, WOZ, RNI), gebruik overige basisregistraties (BRK, BGT, NHR, Kentekens, BRO, BLAU, BRI), ruimtelijkeplannen.nl, WKPB, Webrichtlijnen, Wet elektronische bekendmakingen, Wet electronische handtekening)

Versie 1.4 20-06-2012 Jaarwerkplan A2 gemeenten

Efficiëntere en effectievere informatie-voorziening door samenwerking

3. Digitaal werken op orde

Fase in de bedrijfsvoering Afspraken bedrijfsvoering

1. Planning en Organisatie We vertalen de strategische beleidsdocumenten naar tactische en operationele plannen

We hebben een duidelijke taakverdeling en verantwoordelijkheden tussen de I&A functies en de

functioneel beheerders

De toekomstige exploitatie-kosten van projecten worden meegenomen binnen de projectbudgetten.

De gebruikersorganisatie is optimaal betrokken bij de uitwerking van strategische doelen t.a.v. IT.

We borgen de relatie tussen IT projecten en operationele doelstellingen d.m.v. het informatiebeleid

We gaan projectmatig werken en borgen dit ook

Project budgetten zijn altijd actueel en worden geïndexeerd op basis van veranderende

omstandigheden en keuzes.

4. Klant Contact Centra op orde

Toekomstige Informatie- en Applicatie architectuurDoelstellingen bedrijfsvoering I&A

Criteria prioritering en randvoorwaarden

1. I&A dienstverlening op orde 2. Informatie op orde

1a. Hardware en beveiliging ICT op orde:

alles op 1 centrale plek, snelle verbindingen

1b. I&A organisatie orde: planning,

servicedesk, systeembeheer, gegevens- en

applicatiebeheer, inkoop, architectuur en

informatiebeleid, juridisch, financieel,

teamintegratie, communicatie, service-levels,

huisvesting, projectmatig werken

2a. Documentenstroom op orde:

implementatie nieuwe generatie DMS

2b. Informatiestroom op orde: Inrichting

midoffice en aansluiting op backoffice voor 3

gemeenten

2c. Competenties gebruik

informatiesystemen op orde

3a. Digitaal vergaderen Raad-College-MT

3b. Telewerken 3 gemeenten op orde

3c. Invoering papierloos werken voor 3

gemeenten (optimaliseren gebruik DMS)

3d. Sturen met managementinformatie d.m.v.

dashboard

Q1 2012 – Q4 2012 Q2 2012 – Q2 2013 Q3 2012 – Q3 2013 Q4 2012 – Q4 2013

- Optimale bezetting van werkplekken - Flexibel in werktijden en werklocatie- Resultaatgericht werken- Inzet van ICT hulpmiddelen voor

effectievere communicatie en samenwerking

- De burger krijgt snel antwoord- 1 loket dus de burger is altijd bij het juiste adres- Medewerkers KCC beschikken over de meest

relevante informatie over de burger - Met telefoon, internet of balie krijgt de burger

hetzelfde antwoord- Gegevens eenmalig vragen, meervoudig gebruiken

Externe Ontwikkelingen, Interne Ambities Graduele aanpak

Ontwikkelingen & Doelen Optimale inzet door gefaseerde, iteratieve en projectmatige aanpak Planning, Uren en Investeringen

4a. Doorontwikkeling websites 3

gemeenten

4b. Herinrichting realisatie dienstverlening

4c. Implementatie Zaakgericht werken

4d. Implementatie KCS en aansluiting op

Midoffice

De missie van de samenwerking van de drie A2 gemeenten op I&A gebied is om de informatievoorziening efficiënter en effectiever te organiseren met een betere kwaliteit. Daarbij wordt de kwetsbaarheid verminderd door samenvoeging van expertises en kunnen tegelijkertijd de gemeenten hun zelfstandigheid behouden.

Door een gezamenlijke aanpak van de verschillende projecten waarbij informatisering een grote rol speelt en t.a.v het beheer van de informatievoorziening kan aanzienlijk op de kosten bespaard worden. De A2 gemeenten zijn dienstverlenend, met het oog op kwaliteitsverbetering en kostenbeparing.

Concrete doelen A2 gemeenten I&A1. Realiseer een regionale I&A-dienst voor de gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard. 2. Zorg voor het integreren van het personeel en centrale servers in Valkenswaard en voor een goede uitwijkvoorziening. 3. Implementeer een dienstverleningsconcept I&A dat zich kenmerkt door flexibiliteit, openheid en klantgerichtheid. 4. Bied medewerkers een uitdagende en passende werkomgeving waarin ruimte is voor ontwikkeling van kennis en vaardigheden als competenties. 5. Realiseer een gezamenlijke inkoopfunctie voor alle hardware, software en ICT-Diensten6. Draag zorg voor verbindingen tussen alle locaties die 100% betrouwbaarheid zo dicht mogelijk benaderen en een voor alle gemeenten acceptabele snelheid bieden. 7. Lever diensten die zich kenmerken door professionaliteit, kennis van zaken en toegevoegde waarde. 8. Ontwikkel een uniforme gezamenlijke en gedeelde functionele en technische architectuur die als toetsingskader dient bij alle investeringsbeslissingen. Maak afspraken onder welke voorwaarde en over de mate waarin afwijkingen van deze architectuur beperkt zijn toegestaan. Deze architectuur strekt zich uit over systemen, verbindingen, applicaties, gegevens en processen. 9. Zorg er voor dat de functionele en technische architectuur gebaseerd is op functionele en technische standaarden. Leg alle relevante aspecten voor de inrichting van de informatievoorziening in de deelnemende gemeenten vast in een meerjaren-informatiebeleidsplan inclusief informatiebeveiliging en zorg voor acceptatie daarvan in de gemeenten. 10. Zorg voor ruim voldoende kennis en vaardigheden om gemeenten op het vlak van administratieve, documentaire en ruimtelijke informatievoorziening op strategisch en tactisch niveau adequaat te adviseren

- Huidige ICT middelen werken optimaal- Verbetering van het serviceniveau I&A- Projecten worden effectief en efficiënt uitgevoerd- Kortere besluitvormingsprocessen A2 – 3 gemeenten- Start implementatie basisregistraties

- Niveau informatievoorziening gemeenten gelijk- Verbetering kwaliteitsniveau van de gegevens- Uitvoering van wettelijke taken m.b.t. basisregistraties

Per

iod

eW

etModernisering GBA

Koppeling basisregistraties

Pro

gra

mm

aO

utp

ut

Basisregistratie Grootschalige Topografie BGT

Doorlooptijd ->

Intensiteit

(uren / FTE)

1 2 3 4

De graduele aanpak zorgt ervoor dat enerzijds er rekening wordt gehouden met een basisvolgorde voor een efficiënteuitvoering (eerst organiseren, dan de ICT basis op orde, dan verder informatiseren) anderzijds met het belang en urgentie van dedoelstellingen van de organisatie en daarmee de effectiviteit (KCC, Nieuwe Werken, Digitaal vergaderen etc.). Iedere fase (1 t/m 4) ondersteunt weer de volgende fase, en op die manier groeit de volwassenheid van de informatievoorziening.

Niveau volwassenheidsgraad

informatievoorziening

eHerkenning bedrijven

Aansluiting op Nationaal Handelsregister (NHR)

Criteria die gebruikt zijn ter bepaling van de prioriteit van het project:

1. De uitvoering van een wettelijke bepaling (bijv. BGT)2. Het organiseren van de I&A voor efficiënte en effectieve uitvoering van de projecten3. Afdelingsoverstijgende activiteiten (bijv. DMS)4. Het efficiënter maken van de gemeentelijke processen5. Een urgent project bij de individuele gemeente6. Een quickwin c.q. een al lopend project7. Ondersteuning van het digitaal werken8. Verbetering van de klantgerichtheid

Daarnaast zijn de volgende randvoorwaarden geformuleerd:

Zoveel mogelijk projecten worden in gezamenlijkheid van de 3 gemeenten opgepakt zodat de kostenvoordelen optimaal worden benut

Afschrijftermijn van hard- en software voor 5 jaar De softwarelicentie en hardware incl. implementatie wordt zoveel mogelijk onder

lease gebracht, i.v.m. spreiding van de kosten

Gemeentelijk Model Architectuur (GEMMA): Standaardisering van informatiestromen ter bevordering van klantgerichtheid en efficiënte dienstverlening

Groeimodel van de informatiearchitectuur van de 3 gemeenten gezamenlijk: Stapsgewijze integratie van de verschillende informatiesystemen en architecturen naar 1 centrale informatie architectuur, waarbij wordt uitgegaan dat iedere gemeente zelfstandig haar eigen dienstverlening en processen blijft verzorgen. Dit zorgt voor verlaging van de kosten(=minder meer kosten) en verbetering van de beheerbaarheid.

Visie op informatiebeleid

• We willen slim investeren en doen geen desinvesteringen

• Basisgegevens worden ontsloten en gebruikt binnen de gehele organisatie

• Er wordt aangesloten op de e-overheidsvoorzieningen (volgens iNUP);

• We zullen aansluiten op de keten (bijv. SUWI)• Wat betreft de architectuur gaan we uit van

het midoffice concept• In ons ICT beleid houden we rekening met

zaakgericht werken• We gaan uit van zo min mogelijk leveranciers

t.b.v. de beheerbaarheid en kostenreductie• Document management professionaliseren • We zullen dubbeling in systemen en/of

functionaliteiten zoveel mogelijk tegen gaan• Gegevens die al bekend zijn bij de overheid

worden hergebruikt en niet opnieuw aan de klant gevraagd

• De gemeente voert de intake zodanig uit dat voor een bepaald proces, ongeacht het intakekanaal, altijd dezelfde gegevens worden verzameld

• Onze gemeente past de landelijk vastgestelde gemeentelijke en landelijke standaarden voor basisgegevens toe

• Klanten kunnen aanvragen 24 uur per dag digitaal indienen, de status volgen en ontvangen

• Er is een vergaande digitalisering van documenten en gebruik van workflow

• Een document wordt eenmalig digitaal opgeslagen, ook al hoort het bij meerdere zaken

• Onze gemeente communiceert met andere overheidsorganisaties zoveel mogelijk via de Digikoppeling

Pro

jectn

r.

Activ

iteit

2012

2013

Gem

een

ten

(A

= A

lle,

A2/H

L/V

W/C

D)

To

taal

aan

tal

ne

tto

uren

A2 I

&A

in

2012

To

taal

aan

tal

ne

tto

uren

A2 I

&A

in

2013

Inc

iden

tele

ko

sten

in

2012

Inc

iden

tele

ko

sten

in

2013

Pro

jectb

ud

get

Besch

ikb

are

inv

esterin

gs

ru

imte

Aan

vu

llen

de

inv

esterin

gs

ru

imte

Stru

ctu

rele

ko

sten

pe

r

jaar (

2012-2016)

Bestaan

de

exp

loit

atie

Aan

vu

llen

d b

ud

get

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1-Q2 Q3-Q4

I7 Informatiebeveiliging beleid & uitvoering x x x A2 150 50 25.000 75.000

I26 Dataverbindingen x x x x A2 200 40.000 x 60.000 x

I25 ICT-infrastructuur op orde x x x A2 500 700.000 x Best exploit. x

I9 Draadloos netwerk x x x x VW 100 40.000 8.000

I42 Multifunctionals x x HL/CR 80 90.000 x

I41 Mobiele telefonie x x x A2 150 x Best exploit. x

I36 Licentiebeheer op orde x x A2 140 Projectbudg x 0

I37 Implementatie A2 Topdesk (A-producten/diensten) x x x x A2 800 40.000 x Best exploit. x

I1 Informatie- en applicatiearchitectuur x x A2 250 30.000 0

I28 I&A teams integratie x x x x x A2 600 200 10.000 x 0

I34 Producten en dienstencatalogus A2 x x A2 80 0 0

I33 Inrichten werkprocessen tbv I-producten/diensten x x x x A2 110 0 0

I35 Kwaliteit dienstverlening A2 (nav 0 metingen) x x A2 100 20.000 x 0

i10 Applicatie- en gegevensbeheer in A2 x x A2 100 0 0

I13 Telefonie A2 x x VW/HL 200 140.000 x Best exploit. x

I4 Nieuwe keuze A2 DMS x x x x x A 700 200.000 160.000

I3 Strategie Midoffice/Generieke systemen x x A 150 30.000

Reservering aanschafkosten midoffice x x A nntb 75.000 75.000

I5 Nieuwe generatie Wabo x x x x VW/CR 150 50.000 0 Best exploit. x

I2 A2 Applicatie omgeving x x x x A 160 160 50.000 50.000 Best exploit. x

I43 Software voor accomodatie reserveringen/verhuur x x VW 40 0 0 0

I20 Software tbv beheer Onderhoud accomodaties x x x VW/HL 40 5.000 5.000 x

I44 Vervanging cursisten programma CMD x x x x VW 70 45.000 0 9.000

I38 Papierloos vergaderen Raad x x x x x A 100 100

I39 Papierloos vergaderen MT en College x x x A 50 250 50.000 0

I16 Telewerken (incl. beleid) x A 50 0 0 10.000

I18 Elektronische handtekening x A 40 80.000 13.000

I40 Tablet en smartphone beleid (BYOD) x A 40 0 0 0

I15 Managementinformatiesysteem (dashboard) x x x x x x A 100 60 0 0 0

I6 Doorontwikkelen websites x x x x x A 210 200 125.000 125.000 20.000

D1 Doorontwikkeling Programma's Dienstverlening x x x x x x A 100 100 0 0 0

I23 Klantbegeleidingssysteem x x HL 60 35.000 0 7.000 x

D2 Zaakgericht werken x x x x x A 150 150 150.000 0 30.000D3 Klantenregistratie- en kennissysteem x x x x x VW/CR 50 50 50.000 50.000 20.000

N5 Modernisering GBA, koppeling basisregistraties x x x x x x A 80 150 75.000 75.000 30.000

N4 Koppeling basisregistraties x x x x x A 60 60 50.000 50.000 20.000

N7 eHerkenning bedrijven x x x x A 60 80 25.000 0 20.000

N6 Digikoppelingen x x x x x x A 100 120 25.000 25.000 10.000

N1 Basisregistratie Grootschalige Topografie BGT x x x x A 100 200 375.000 375.000 150.000

Servicedesk en updates A

Bestaande licenties software A 2.202.173

Bestaande hardware A 753.380

Huisvesting, P&O, administratie A 173.000Datacommunicatie A 188.610

Totaal aantal benodigde projecturen en investeringen 6080 2070 2.175.000 1.160.000

Totaal aantal benodigde uren beheer en structurele kosten 4100 4100 4.084.163

Totaal aantal beschikbare projecturen en investeringen 2500 2500

Totaal aantal beschikbare uren beheer en structurele kosten 4100 4100 3.144.163

Verschil beschikbaar - benodigd -3580 430 -940.000

2.

Info

rm

ati

e

op

ord

e1

. I&

A d

ien

stv

erle

nin

g3

. D

igit

aa

l w

erk

en

4. KCC op orde

4.

KC

C

3. Digitaal werken op orde

1. Basis voor I&A dienstverlening

2. Informatie op orde

B&

O

Beheer en onderhoud

Wettelijke activiteiten

We

t

Processtructuur Jaarwerkplan A2 I&A

A2 I&A

Jaarwerkplan

Toets

Gemeente CranendonckPlannen/projecten met I&A

component

Gemeente Heeze-LeendePlannen/projecten met I&A

component

Gemeente ValkenswaardPlannen/projecten met I&A

component

Bestuur A2

•Opnemen

•Aanpassen

•Uitstellen

•Vervalt

•Maatwerk

Irt financiële /

organisatorische

consequentiesA2 I&A:

Projectbesturing

Voortgangsbewaking

Portefeuille-

houdersoverleg

A2 Directie /

Management A2

Gemeente Cranendonck•Projectleiding

•Implementatie projectleiding I&A

projecten

Gemeente Heeze-Leende•Projectleiding


projecten

Gemeente Valkenswaard•Projectleiding


projecten

A2 I&A:

Projectbesturing

Voortgangsbewaking

• Advies

• Projectleiding

• Coördinatie A2 I&A

• Sturing A2 I&A

• Procesbewaking

• Uitvoering

2013 Operationele start 1-1-2013

Begroting goedkeurd en financiele middelen overgeheveld

naar A2 administratie

Plaatsingsproces afgerond, medewerkers 1/5/2013 in dienst

GR

Dienstverlening afgestemd met gemeenten

Processen ingericht

DOEN!


2013 ……..

Medewerkers opleiden

- kennis/kunde

- gedrag/houding

Integreren ICT omgevingen;

- techniek nieuwe A2 ICT blauwdruk

- toepassingen ontwikkelen, in afstemming met de A2

gemeenten

Opstellen A2 I&A beleid en vertalen naar “architectuur”

Aanleg/operationaliseren ICT WAN (glasvezel, private line)

Keuze voor nieuwe centrale techniek (outsourcen?)

Doorontwikkelen financiële doorbelasting sleutels

Communicatie uitbouwen “binding blijven houden”


A2 samenwerking I&A

Zijn er nog vragen over de

opzet en implementatie

van de A2 samenwerking

I&A ?


A2 I&A Samenwerking Deel 1 - Native Consultingnativeconsulting.nl/documenten/DGVG/A2 presentatie...

Documents

Transcript of A2 I&A Samenwerking Deel 1 - Native Consultingnativeconsulting.nl/documenten/DGVG/A2 presentatie...