2ième ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DES MEMBRES ASSOCIÉSMESS DES OFFICIERS DE LA CITADELLE DE QUÉBEC

JEUDI LE 30 AVRIL 2009

Ouverture de l’assemblée et mot de bienvenue Président

Révision et adoption de l’ordre du jour Président

Rapport annuel du président du Mess PrésidentRésultats financiers au 31 mars 2009Prévision budgétaire 2009/2010Subventions des activités de divertissement 2009/2010Plan triennal – 2009/2012 Calendrier des activités 2009/2010

Rapport annuel du représentant des membres associés M. Réal CloutierTravaux du comité consultatifNouveaux membres associés 2008-2009Subvention 2009/2010 pour l’organisation des activités des M-AIdentification des membres associés

Informations générales Président

Élection du représentant des membres Associés Tous

Varia Président

Clôture de l’assemblée Président

Ordre du jour

Révision et adoption de l’ordre du jour

LES FONDEMENTS DE L’EXISTENCE DES MESS DES FORCES CANADIENNES

Ordonnance administrative des Forces canadiennes 27-1, paragraphe 3 :

(a) « Le terme mess désigne, selon le cas : L’organisme dont les membres se

rattachent à une structure de grade identifiable et spécifique, constitué dans le

but de favoriser l’esprit de corps et la camaraderie ; ou

(b) L’installation ou les installations qui permettent à l’organisme de disposer

de l’espace nécessaire pour des réceptions et qui peuvent comprendre le carré

des officiers ou la salle à manger, le bar ou le foyer, le salon, la salle de jeux et

d’autres pièces d’usage commun. »

LES MEMBRES D’UN MESS

Ordonnance administrative des Forces canadiennes 27-1 :

• Paragraphe 10 : « Tout militaire doit appartenir à un mess correspondant à son grade. »

• Paragraphe 11 : Le mess se compose de membres ordinaires, associés et honoraires. »

• Paragraphe 13 : « Les personnes suivantes peuvent, avec l’approbation du commandant, devenir membres associés d’un mess auquel elles peuvent avoir accès en vertu de leur grade ou de leur statut :

a. militaires à la retraite ;

b. personnel en activité de service (employés civils du MDN, officier CIC, militaires des forces armées régulières d’autres pays)

c. les élèves-officiers ;

d. autres*

• * Autres : Cette catégorie comprend, sauf dans le cas des mess de la Marine, les personnes autres que celles mentionnées aux alinéas a, b et c qui peuvent être admises en qualité de membres pour une période ne dépassant pas un an (sous réserve de la possibilité de leur admission pour d’autres période d’un an), sur recommandation du Comité de mess par vote majoritaire lors d’une assemblée générale du mess et sous réserve de l’approbation du commandant.

BUT DU MESS DES OFFICIERS DE LA CITADELLE DE QUÉBEC

• Art 1.4 Statuts et règlements du Mess des officiers – 29 juillet 2008 : « Le Mess des officiers est une institution militaire qui abrite plusieurs biens et préserve les traditions et les coutumes du Royal 22e Régiment. Il est voué au service de ses membres. Il est un lieu de rencontres sociales et culturelles. Les membres du Mess s’y réunissent avec collègues et proches dans le dessein de promouvoir l’établissement, son développement et sa cohésion. »

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES ASSOCIÉS DU MESS DES OFFICIERS

• Initiative spécifique au mess des officiers de la Citadelle ;

• Convocation sous l’autorité du Président du Mess ;

• Outil de communication et d’échange d’information pour les membres associés ;

• Outil permettant aux membres associés réunis en assemblée générale de proposer la nomination d’un représentant afin de siéger au comitéd’administration du Mess.

Rapport annuel du président du Mess

• Résultats financiers au 31 mars 2009

• Prévision budgétaire 2009/2010

• Subventions des activités de divertissement 2009/2010

• Plan triennal – 2009/2012

• Calendrier des activités 2009/2010

BILAN AU 31/03/09

ACTIF

ACTIF COURANT 31/03/09 31/03/08

PETITE CAISSE 2,000.00 $ 2,000.00$

SOLDE EN BANQUE 139,331.78$ 104,980.86$

INVENTAIRE / COÛTANT 13,010.12$ 12,981.92$

___________ ___________TOTAL ACTIF COURANTTOTAL ACTIF COURANT 154,341.90$ 119,962.78$

AUTRES ACTIFS

IMMOBILISATIONS 67,571.96$ 45,146.24$(Valeur compt nette) ____________ ____________

TOTAL L’ACTIF 221,913.86$ 165,109.02$

PASSIF AU 31/03/09

PASSIF

PASSIF COURANT 31/03/09 31/03/08

COMPTE EN FIDUCIE 1,033.19$ 2,267.06$

CHARGES À PAYER 7,762.00$ 4,569.24$

REVENUS REÇUS D’AVANCE 14,195.00$ 0.00$__________ __________

TOTAL DU PASSIF COURANT 22,990.19$ 6,836.30$

ÉTAT DES CAPITAUX PROPRES AU 31/03/09

31/03/09 31/03/08

BNR D’OUVERTURE 2 AVRIL 158,272.72$ 130,113.86$

PROFITS DE L’ANNÉE 40,650.95$ 28,158.86$

__________ ___________BNR DE FERMETURE 198,923.67$ 158,272,72$

PASSIF 22,990.19$ 6,836.30$___________ ___________

PASSIF + CAPITAUX PROPRES 221,913.86$ 165,109.02$

REVENUS AU 31/03/09

REVENUS GÉNÉRAUX 31/03/09 31/03/08

PROFIT DU BAR (Diapo 5) 38,978.71$ 45,335.78 $COMPTE DE MESS 65,415.88$ 57,158.86 $REVENUS INTÉRÊTS 6,290.56$ 5,098.67 $RABAIS CARTE CORP 253.56$ 214.23$ FONCTIONS PRIVÉES 144,014.09$ 114,371.33$ DIVERTISSEMENTS 17,975.03$ 20,063.00$CHÊQUE PÉRIMÉDIVERS 3,576.19$ 16.52$

___________ ___________

TOTAL 276,504.02$ 242,258.39$

OPÉRATIONS DU BAR 31/03/09

31/03/09 31/03/08

VENTES 107,959.76$ 102,470.28$

CMV 63,303.37$ 51,391.68$

__________ __________

PROFITS BRUTS 44,656.39$ 51,078.60$

DÉPENSES EXPLOTATION BAR 5,677.68$ 5,742.82$

__________ __________

38,978.71$ 45,335.78$

DÉPENSES AU 31/03/09

31/03/09 31/03/08

SERVICE COMPTABLE 5,413.56$ 5,297.04$

CONTRIBUTION B-E 269.90$ 256.18$

ASSURANCES 1,096.56$ 1,073.04$

CARTE DÉBIT/CRÉDIT 252.17$ 3.33$

AMORTISSEMENT (Diapo 8) 12,879.97$ 13,120.73$

FOURNITURES 13,576.15$ 14,344.03$

ENTRETIEN 3,237.12$ 3,603.13$

CARTE PRÉSIDENT 830.14$ 1,238.54$

ACHAT M&E < 1,000$ 1,862.72$ 1,447.30$

ENTR/RÉP M&E 2,496.74$ 1,478.09$

DÉPENSES AU 31/03/09(SUITE)

31/03/09 31/03/08

VOYAGES 699.34$ 542.27$

FONCTIONS PRIVÉES 132,764.01$ 102,506.41$

LOCATION 189.36$ 144.00$

COMMUNICATION 3,026.13$ 5,141.64$

PERTE/-GAIN M&E 167.24$

DISTRIBUTION F.B. (7% VB) 5,397.99$ 7,172.92$

MAUVAISES CRÉANCES 2.45$ 258.33$

DIVERTISSEMENT 42,686.46$ 51,884.37$

DIVERS 9,005.06$ 4,588.18$

___________ __________

TOTAL DES DÉPENSES 235,853.07$ 214,099.53$

PROFIT D’EXPLOITATION 40,650.95$ 28,158.86$

AMORTISSEMENT AU 31 MAR 2009

67 571.96$185 298.07$252 870.03$TOTAL

148.65$17 564.04$17 712.69$15 (LSHLD IMPV)

52 805.69$82 396.13$135 201.82$14 (FACILITIES)

385.10$0.00385.10$7 (MEMORABLIA)

995.58$5 486.40$6 481.98$3 (HDW/SWR)

13 236.94$79 851.50$93 088.44$2 (F&E)

VALEUR NETTE AU LIVRE

AMORTISSMENT CUMULÉ

COÛT D’AQUISITION

CATÉGORIE

CAT 2 : Comprend les immobilisations qui ne font pas partie d’aucune autre catégorie. Comprend aussi les caisses enregistreuses

CAT 3 : Matériel informatique d’une valeur de 1 000$ ou plus. (Amort = 2% du coût initial par mois)

CAT 7 ; Sovenirs, œuvres d’art

CAT 14 : Comprend les installations et les travaux autres que les bâtiments (Ex : aménagement extérieur) (Amort= ¾ de 1% du coût initial par mois (9% par année))

CAT 15 : Améliorations locatives (Rénovation de plus de 2 000$ qui prolonge la vie des biens acquis par des fonds publics. (Amort = ¾ de 1% du coût initial par mois (9% par année))

REVENUS ET FRAIS GÉNÉRAUXDIVERTISSEMENT

Revenus divertissement au 31 /03/09 : 17,975.03$

Dépenses divertissement au 31/03/09 : 42,686.46$

___________

Coûts nets – Divert. (niveau de subvention) 24,711.43$

_________________________________________________________

Fonctions privées :

Revenus au 31/03/09 : 144,014.09$

Dépenses 132,764.01$

___________

Profits d’exploitation (fonctions privées) 11,250.08$

Projets complétéS en 2008/2009 et les coûts applicables

Agrandissement de l’auvent : 14 800$Aménagement de la zone cocktail (dalle de béton, bar, pavé) : 12 038$Déplacement du canon : 4 479$Déménagement de la cuisine : 2 931$ (électricité) et 3 097$ (ligne de

propane)

Total: 37 345$

PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES 2009/2010

REVENUS

• Ventes au bar 83 000$• Revenus de cotisation* 63 720$• Fonctions privées 144 550$• Location 1 200$• Activités de divertissement 23 500$• Total des revenus : 315 970$• * Compte tenu de la situation économique actuelle, il a été décidé par l’assemblée générale de

maintenir le même niveau de cotisation pour la prochaine année. Les membres ordinaires en mission en Afghanistan ne cotisent pas au Mess pendant la mission.

COUT DES MARCHANDISES ET FRAIS D’EXPLOITATION

• CMV au bar 51 500$• Frais d’exploitation du bar 5 960$• Fonctions privées 138 000$• Subventions des activités de divertissement 46 850$• Frais généraux d’exploitation 58 387$• Divers 1 200$

Total CMV et frais d’exploitation 301 987$Prévision de profits 13 983$

SUBVENTIONS DES ACTIVITÉS DE DIVERTISSEMENT 2009/2010

• Repas thématique 900$

• Carnaval 3 000$

• Sport des officiers 2 000$

• Dîner Noël MA 1 000$

• Tournée des officiers célibataires 750$

• Activités des MA 4 000$

• Bal R22eR 1 000$

• Activités spéciales des membres1 400$

• Noël des enfants 2 100$

• Accueil des nouveaux MA 1 200$

• Activité terrasse 3 500$

• Pause café 2 100$

• HBE Familiale des officiers 600$

• HBE des officiers 5300$

• Total des subventions 31 850$

PLAN TRIENNALMESS DES OFFICIERS

Calendrier social

Rapport annuel du représentant des membres associés

• Travaux du comité consultatif• Nouveaux membres associés 2008-2009• Subvention 2009/2010 pour l’organisation des activités des M-A• Identification des membres associés

Informations générales

Processus de sélection des nouveaux membres associés : Annexe D des statuts et règlements

• Révision des demandes su base trimestrielle• Capacité maximale demeure à 200 membres• Sélection plus serrée en fonction des critères de sélection à l’annexe C des statuts et

règlements. Entres autres :Intégrité et fiabilitéStatut d’officier ou équivalentAffinités militairesEndossement des valeurs du R22eREngagement civique et communautairePrésentation, comportement, savoir-vivre, respect des autres membres et du personnel du Mess

• Un nouveau site internet maintenant en opération pour le Mess des officiers :http://messdesofficiers.r22er.com/

• Tenue estivale en vigueur jusqu’au 3ième lundi d’octobre• Bal du R22eR au Château Frontenac la 30 mai 2009• Projet de développement du Musée – Salle de la maquette

Élection du représentant des membres associés

Art 1.9 des Statuts et règlements : « Le chois du représentant sera effectué dans le cadre de l’assemblée annuelle des membres associés selon les modalités décrites à l,article 1.18. Il sera membre d’officie du conseil d’administration du mess sans droit de vote ».

Quelques précisions supplémentaires :

- La recommandation du représentant doit être approuvée par le CA du Mess ;

- Mandat de 24 mois en alternance avec les changements de commandant à la Citadelle ;

- Le mandat peut être renouvelé suite à une proposition des membres ;

- Formation d’un comité consultatif afin d’aider le représentant dans l’exercice de ses fonctions.

Les responsabilités du représentant des membres associés :

- Assurer la liaison entre le CA et les membres ;

- Coordonner le calendrier social des MA en liaison avec l’Officier du divertissement du Mess ;

- Réviser les nouvelles candidatures et formuler des recommandations au PCAM ;

- Agir comme porte-parole des MA pour les suggestions et plaintes ;

- Rendre compte à chaque année dans le cadre de l’assemblée annuelle des MA

Varia

Clôture de la réunion?