24 september 2014 Harry van der Aar & Martin de Lange

eFactureren in de praktijk bij Purmerend

Agenda

• 14.00 Inloop en kennismaking

• 14.20 Welkom en voorstelronde

• 14.30 Presentatie ‘eFacturen in de praktijk bij Purmerend’

• 15.00 Realtime demonstratie Factuurtotaal

• 15.30 Vragen & discussie

• 16.00 Hapje & drankje

• 17.00 Sluiting

2

Visie op eFactureren voor Gemeenten

3

E-FACTURATIE VOOR GEMEENTEN ANNO NU

(KLIK OP DE LINK VOOR DE VIDEO)

Introductie Gemeente Purmerend

• 80.000 inwoners

• Stadhuis, Gemeente Beemster, Gemeentewerf, Brandweer & Werkplein

• 13 afdelingen

• 30.000 facturen/jaar

• 60 budgethouders

• 300 ad hoc materiedeskundigen

• Factuur binnen 24 dagen betaald (was gem. 58 dagen)

• Decade als financieel systeem

4

• Jul-2010 Start aanbesteding ‘Digitaliseren Inkoopfacturen’

• Jun-2011 Inrichten en testen 2020 vision

• Jan-2012 Start met 2020 vision

• Jun-2013 Voorbereiden integratie Gemeente Beemster

• Mei-2013 Start test Factuurportal

• Jan-2014 Gemeente Beemster geïntegreerd

• Jun-2014 Start Factuurtotaal

Doorlooptijd project

5

Financieel systeem Decade

• Het huidige financiële systeem Decade voldoet aan onze wensen

• Decade is naar tevredenheid bij een groot aantal gemeentes in gebruik• Decade bevat geen ‘bestel’-module en geen ‘scanning van inkoopfacturen’. Het

pakket voorziet wel in een workflow. (situatie 2010)

• Voordelen van het aanschaffen van een dergelijk pakket boven vervanging van Decade zijn:

• Veel lagere investering• Minder ingrijpende gevolgen voor de organisatie (werkwijzen, koppelingen,

functioneel beheer)• Ontworpen om een specifiek proces te ondersteunen, bijvoorbeeld het

afhandelen van inkoopfacturen

• Een dergelijke oplossing komt ook tegemoet aan de wens om niet afhankelijk te zijn van Decade. Bij vervanging van Decade in de toekomst hoeven alleen koppelingen aangepast te worden

6

Kwalitatieve voordelen digitaal systeem

• Meer grip op het financieel administratieve proces door geautomatiseerde controles

• Standaardisatie van processen, wat leidt tot meer transparantie in taken,

bevoegdheden en verantwoordelijkheden

• Betere waarborging van continuïteit in procesuitvoering, doordat medewerkers

beter in staat zijn elkaar te vervangen

• Eenmalige invoer van gegevens, waardoor ‘één versie van de werkelijkheid’ (sitiatie

2010)

• Kortere doorlooptijden, waardoor de gemeente Purmerend een nog betrouwbaarder

partner wordt om zaken mee te doen

7

Aandachtspunten bij digitaliseren

“Bezint eer gij begint”

•Goede voorbereiding is essentieel voor een succesvolle implementatie;•informeren van de ondernemingsraad•communicatie richting de organisatie•bepalen van visie en ambities op het gebied van (financieel) administratieve processen•creëren van draagvlak binnen de gehele organisatie; •samenstelling van het projectteam: een mix tussen medewerkers Planning & Control en medewerkers uit de vakafdelingen•communicatie richting leveranciers; doel, verwachting: waarom, wat en hoe?•bepalen functionele eisen en opstellen Programma van Eisen voor de IT-ondersteuning•selecteren van IT-oplossing en IT-leverancier•projectscope; heldere afbakening van het project in termen van processen en systemen

8

Beoogde resultaten

• Efficiency / kwaliteit op crediteuren administratie

• Fiatteringsproces beheersbaar maken (rechtmatigheid)

• Budgettoetsing begroting en projecten

• Betaling binnen 20 dagen

• Betaalproces automatiseren

• Raadplegen factuur op ieder moment

• Koppeling Decade (Unit 4) en andere pakketten (w.o. Cognos)

• Factuurmatching met verplichting

• Juni 2014: inkomende facturen elektronisch

9

Iedereen doet mee!

10

Pilot Factuurportal

11

Start Factuurtotaal

• Juni 2014: Start Factuurtotaal

– Selectie van top 10 leveranciers (1e wave)

– Communicatie richting leveranciers

• September 2014: Uitrollen crediteurenbestand (gefaseerd)

– Huidige ‘pdf-leveranciers’ (2e wave)

– Huidige ‘papieren leveranciers’ (3e wave)

12

Workflow Factuurtotaal

13

Demonstratie Factuurtotaal

14

15

Vragen