22 juni 2005

Impact van de nieuwe VZW wetgeving op de dagdagelijkse

werking van uw VZW

22 juni 2005

Agenda

• Wie zijn we

• Nieuwe wetgeving

• Impact ervan op uw VZW

• Wat stellen we voor

• Planning

• Vragen en verdere inlichtingen

22 juni 2005

Wie zijn we

• Geboren en getogen Limburgers

• Bvba sinds 1997 (twee personeelsleden)

• Informatisering administratie grote en kleine bedrijven (Agfa, Volvo Cars, CBR, Eternit)

• Begeleiding Internationale VZW’s (IVF, ISFE)

• Samenwerking D-Delta (Vlaams Brabant)

22 juni 2005

Nieuwe wetgeving: 2 mei 2002

• Legale aspecten: statuten

• Intern reglement

• Openbaarmakingsformaliteiten

• Boekhoudkundige verplichtingen

22 juni 2005

Statuten

• Vermelding:– gerechtelijk arrondissement– minimum aantal leden (min 3)– benoeming, beëindiging en afzetting van bepaalde

personen– omschrijving, doel - en toetredingsvoorwaarden – maximum lidgeld– vastleggen bij authentieke akte

22 juni 2005

Intern reglement

• Verwittiging leden voor algemene vergadering

• Statutenwijziging

• Kwijting bestuurders

• Jaarlijks goedkeuring rekeningen vorig jaar en goedkeuring begroting volgend jaar

22 juni 2005

Openbaarmakingsformaliteiten

• Jaarlijks dossier bij griffie rechtbank van koophandel:– statuten– akten betreffende samenstelling RvB – ledenregister– jaarrekeningen

• Benoemingen en ontslagen RvB in staatsblad

22 juni 2005

http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/formulier1vzw.pdf

• Wet van 2 mei 2002– Legale aspecten: statuten– Inhoudelijk reglement– Verenigingsdossier - leden register– Nieuwe formulieren voor wijzigingen Raad van

Bestuur– Boekhoudkundige verplichtingen

22 juni 2005

Boekhouding (1)

• Kleine versus grote VZW: maximum 1 van volgende criteria– vijf voltijdse werknemers– balanstotaal van € 1.000.000– € 250.000 ontvangsten (excl BTW en

uitzonderlijke ontvangsten)

• Opmaak begroting

22 juni 2005

Criteria (1)

• Werknemers– eigen loondienst (zie « sociale balans »)

• Ontvangsten– inkomsten tgv « normale » werking VZW:

lidgelden, sponsors, subsidies, inkomsten, etc– uitzonderlijke ontvangsten: schenking, verkoop

meubilair, etc

22 juni 2005

Criteria (2)

• Balanstotaal– gebaseerd op staat van vermogen, gezien geen

balans (kolom bezittingen)– waarderingsregels vastgelegd door RvB– nieuwe VZW’s: raming door RvB

22 juni 2005

Kleine VZW ’s

• Kasboekhouding– registreren mutaties in contant geld en/of

rekeningen– dagboek wordt correct bijgehouden– ieder boeking moet worden verantwoord

(externe of interne stukken)– model volgens bijlage A

22 juni 2005

Kasboekhouding: Bijlage A

22 juni 2005

Kleine VZW ’s

• Staat van ontvangsten en uitgaven– model volgens bijlage B

• Vermogensstaat (inventaris)– waarderingsregels vastgelegd door RvB– model volgens bijlage C

• Model B + C + toelichting = « Jaarrekening »

22 juni 2005

Staat van ontvangsten en uitgaven: Bijlage B

22 juni 2005

Vermogensstaat: Bijlage C

22 juni 2005

Boekhouding (2)

• Grote VZW ’s– dubbele boekhouding– neerlegging rekeningen NBB

22 juni 2005

Boekhouding (3)

• Zeer grote VZW – of > 100 werknemers – of aan twee van de drie criteria:

– jaarlijks gemiddeld > 50 werknemers

– ontvangsten > € 6.250.000

– balanstotaal > € 3.125.000

– benoeming commissaris door RvB voor controle boekhouding

22 juni 2005

Boekhouding (4)

• Kleine VZW ’s mogen vrijwillig dubbele boekhouding voeren (aangeraden indien BTW nummer)

• Indien groot door één activiteit in 1 jaar, geen verplichte dubbele boekhouding

• Voor VZW op grens: best volledige boekhouding• Wet niet van toepassing indien al boekhouding

volgens overheidsregels (beslissing RvB)

22 juni 2005

Impact op uw VZW (1)

• Aanpassing statuten ten laatste voor 01.01.06

• Aanpassing boekhouding voor 01.01.06

• Voordelen:– transparantie verhogen– drempel tot aanvraag BTW nummer verkleint– moderner beheer: begroting tov werkelijkheid

22 juni 2005

Impact op uw VZW (2)

• Van nood deugd maken

• Beleidsinstrument

• Verplicht vanaf: – VZW van voor 1 juli 2003: tegen 01.01.06– VZW na 1 juli 2003: onmiddelijk

22 juni 2005

Wat stellen we voor

• Informatisering boekhouding– Ciel, Excel– Opleiding en gebruik

• Periodieke nazicht boekhouding

• Objectief rapport naar RvB • Periodieke verwerking financiële documenten

(Overname verantwoordelijkheid ipv bij vrijwilligers)

22 juni 2005

Boekhoudsoftware of Excel (1)?

• Interne controles in software zijn veel groter

• Automatische back-up

• Stap naar volledige boekhouding eenvoudiger indien BTW nummer, of grote VZW

• Gestructureerder

• Voorbereiden jaarrekening

22 juni 2005

Boekhoudsoftware of Excel (2)?

• Indien Excel: uitprintsels plakken en dagtekenen in dagboek

• Uitwisseling boekhouding via mail voor nazicht/aanvulling

22 juni 2005

Bijkomende diensten (1)

• Nakijken jaarrekening voor neerlegging

• Opmaken jaarlijkse vermogensstaat en inventaris (bijlage B en C)

• Uitvoeren periodieke back ups• Nakijken en/of voorstellen van interne

procedures (ter vergemakkelijking eindejaar procedures)

22 juni 2005

Bijkomende diensten (2)

• Advies bij bepalen waarderingsregels

• Opmaken inventaris bij opstart

• Opmaken begrotingsmodel

• Bewaren financiële stukken (bewaarplicht 10 jaar)

• BTW aangifte

22 juni 2005

Waarom Optimal Solutions?

• Lokaal en flexibel

• Geen jaarlijkse vergoeding

• Vergoeding voor werkelijke geleverde diensten

• Specialisatie en reeds opgebouwde ervaring voor VZW’s

• Boekhoudkundige en administratieve ervaring

22 juni 2005

Enkele Tarieven

• Ciel VZW: € 129• Ciel Club: € 169• Ciel Boekhouding: € 299• Boekhouding: per transactie of forfaitair• Anderen: forfaitair uurtarief:

– waarderingsregels; inventaris opmaak, nazicht, interne procedures, etc

22 juni 2005

Planning

• Opmaken inventaris

• Opstellen boekhouding

• Opleiding

• Invoering openingsbalans

• Procedures uitwerken en invoeren

• Statuten nakijken en aanpassen

• 01.01.06….

22 juni 2005

Vragen en antwoorden

22 juni 2005

Versnapering