1206_Almalander_Openoverheid_Openstandaard

7

Logotypes färger CMYK (fyrfärgstryck) RGBGul 15% cyan, 25% magenta, 70% gul R 214, G 186, B 96Blå 100% cyan, 43% magenta R 2, G 113, B 185Röd 79% magenta, 91% gul R 204, G 83, B 33Grå 13% svart R 231, G 232, B 233Svart 100% svart R 0, G 0, B 0

Een open overheid met een open standaardDe centrale rol van het archief binnen de Zweedse overheid

Caspar AlmalanderProjektmanager - IT-archivaris

Introduktie• Hej!• Ik vertrek vertrok naar Zweden• Een ander beroep, een andere taal• ...en de impertinente zaken

- salaris- bankgegevens- kenteken- 6

7


KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

Eskilstuna- de trotse Vrijstad

• industrie en dienstverlening• 350 jaar jong

• 90 km ten westen van Stockholm• groeigemeente, 97.000 inwoners

Agenda• Zweedse wetgeving• E-delegationen• Het eARD projekt• Sambruk en SKL• Het belang van samenwerking• Wat gebeurt nu?

7



Zweedse wetgeving• Offentlighetsprincipen (wet): openbaarheid heeft voorrang

- Democratisch recht (bewijswaarde)- Ten dienste van inwoners

• Archiefwet- Archiefplicht gemeentes / provincies / rijksoverheden- Archief is ”toezichthouder” informatiestromen- (Archiefwet staat boven gemeentewet)

• Bescherming persoonlijke levenssfeer- Sociale dienst- Patientgegevens- Persoonsgegevens

7



Nieuwe eisen• Stijgende behoefte aan overheidsinformatie vanuit burgers/bedrijfsleven

- snel (nu !)- makkelijk- betrouwbaar

• Uitwisseling van informatie tussen overheden• Een effectievere overheid• Internationale eisen coördinatie (EU).• Nieuwe technieken creëren nieuwe mogelijkheden

7



• regeringsinitiatief• coördinatie, effectivisering bij ontwikkelen van e-diensten binnen en

tussen overheden• e-dienstverlening makkelijk en eenvoudig voor iedereen• voorbeelden

- Mijn pagina- Mijn lopende zaken- Mijn volmachten- Single sign on (e-legitimatie)- Nationaal interoperabiliteits raamwerk

7



E-delegationen

eARD projekt

Visie

het gemakkelijk kunnen archiveren, zoeken en hergebruiken van

informatie waarover overheidsinstanties beschikken, ongeacht waar en

hoe deze informatie is/wordt opgeslagen

7



eARD projekt

7



• Verzoek van E-delegationen aan Riksarkivet te starten met planering

en uitvoer van de in een voorstudie gedane voorstellen, in afwachting

van regeringsbesluit• Besluit van rijksarchivaris Björn Jordell: start projekt in samenwerking

met gemeentelijke, provinciale en rijksoverheden, conform voorstellen

in voorstudie• Richtlijnen eARD projekt vastgelegd en bekrachtigd door

leidinggevenden Riksarkivet• 3 jarig projekt, afsluiting in 2014

Huidige informatiestromen

7



Allmänhet

Slutarkiv hos arkivmyndighet (egen drift eller som tjänst)

Aktuella Förvaltnings

system

Söktjänster

Tjänsteman

Tjänsteman Förvaltningens-överföring till

slutarkiv

Eget E-arkiv hos förvaltningen (egen drift eller som tjänst)

Allmänhet

Slutarkiv hos arkivmyndighet (egen drift eller som tjänst)


-system

Söktjänster

Tjänsteman

Tjänsteman Förvaltningens överföring till

slutarkiv

Förvaltning B


-system

Söktjänster

Tjänsteman

Tjänsteman Myndighetens överföring till

e-arkiv

Förvaltning C

Ambtenaar

Ambtenaar

Ambtenaar

Ambtenaar

Ambtenaar

Ambtenaar

Inwoner/bedrijf

Inwoner/bedrijf

Inwoner/bedrijf

Aktueel informatiesysteem

Aktueel informatiesysteem Aktueel

informatiesysteem

Eind-archiefeigen beheer of als dienst

Eind-archiefeigen beheer of als dienst

E-depoteigen beheer of als dienst

Zoekservice

Zoekservice

Zoekservice

Overheid A

Overheid B

Overheid C

Overheid C

Doelbeeld

7



4(20)

E-arkiv vid myndighet

(egen drift eller som tjänst)

Allmänhet

Slutarkiv hosarkivmyndighet(egen drift eller

som tjänst)

Verksamhets-System 2

Verksamhets-system 1

Diarieförings-system/ÄHS

Söktjänster

Tjänsteman

Tjänsteman

Överlämnande till arkivmyndighetens

e-arkiv

Myndighetens överföring till

e-arkiv

� Föreslås att ett första steg tas genom utarbetande av förvaltningsgemensamma speci-

fikationer för e-arkiv och e-diarium, att e-delegationen tillsätter ett utskott för att driva arbetet, samt att arbetet sker i samverkan mellan statliga myndigheter, kom-muner och landsting.

En förvaltningsgemensam specifikation är en strukturerad beskrivning av funktionella och tekniska krav som speglar ett behov som delas av hela eller delar av förvaltningen. Specifi-kationerna syftar till att säkerställa önskad funktion och interoperabilitet såväl inom för-valtningen som vid kontakter med medborgare och företag. De behövs som underlag för införande av tjänstebaserade lösningar och gemensamma verksamhetsstöd, och utgör en förutsättning för uppbyggnad av ett myndighetsövergripande system för informationsutbyte och långsiktig informationsförsörjning. Specifikationerna bör baseras på rättsliga krav och delar av relevanta internationella stan-darder som anpassas till svenska förhållanden. Specifikationerna bör omfatta krav på gränssnitt för informationsutbyte, t.ex. avseende metadata och utbytesformat, för att in-formation även ska kunna överföras till e-tjänster som Mina Sidor och diarier på internet. Det finns redan idag standarder samt kravspecifikationer som har utarbetats av enskilda myndigheter och av Kammarkollegiet i samband med de upphandlingar som har genomförts. De förvaltningsgemensamma specifikationerna behöver således inte utvecklas från grunden. Det handlar om att inventera, utvärdera och anpassa befintliga krav. De förvaltningsgemen-

Ambtenaar Inwoner/bedrijf

Zoekmogelijkheden

Postboek

Systeem 1

Systeem 2

Ambtenaar

Digitaal archiefvan afdeling ofdienst(eigen beheer)

Eindarchief bijarchiefdienst(eigen beheer)

Archiveringbinnen afdeling

Leverantie aanarchiefdienst

• FGS zijn een verzameling van algemene functies, zoals overheid, burgers en het bedrijfsleven zijn overeengekomen en worden beschouwd als nuttig voor een uitgebreide en verbeterde communicatie en informatie-uitwisseling

• Alle eisen en definities worden verzameld in "gebundelde" FGS, die kunnen worden gebruikt binnen een bepaald gebied en zodoende een specificatie voor gemeenschappelijke kenmerken vormen

• FGS is gebaseerd op standaarden, maar is zelf niet per se een standaard

• Worden generisch gecreëerd (op basis van diverse informatievormen)

7



Gemeenschappelijke overheidsspecificatie (FGS)

Generische paketstruktuur

7



Basisdefinitie SIP

Definitie van SIPvoor postboek

Definitie van SIPvoor financieel

systeem

Definitie van SIPvoor informatie-

systeem X

Gemodificeerde SIP informatie-

systeem X

Voorbeelden informatietypes• Postboek (case management)• Personeelsgegevens• Journalen (bv gezondheidszorg)• Financieel• Registers en databases• Webb - WARC (teknik)• Aanbesteding en inkoop• Geografische informatie• etc etc

7



Interoperabiliteit

7



Juridische interoperabiliteit

Organisatorische interoperabiliteit

Semantische interoperabiliteit

Technische interoperabiliteit

Politieke inrichting en sturing

Politieke inrichting en sturing

Projektindeling

7



Juridiek

DP1begrippen

Juridiek

DP3e-arkivFGS

Juridiek

DP4e-arkiv

functionele eisen

Juridiek

DP5e-registratie

FGS

Juridiek

DP6e-registratiefunctionele

eisen

Juridiek

DP7test (kwaliteit, houdbaarheid)

met pilots

Juridiek

DP2nuttoeffecten

en gebruikers-onderzoek

Juridiek

DP8beheer-

organisatie

E-registratie (DP5)• E-registratie betreft de registratie en de basisfuncties van document-

en workflowmanagement-systemen in de breedste zin van het woord

• FGS- Structurele basisniveaus- Basisinformatie bij registratie- Basisfuncties- Technisch del (uitwisselingsformaat) volgt later

• Moreq- Analyse van services en mogelijkheden in MoReq2010 in verhouding

tot functionele Zweedse basiseisen- Vergelijken MoReq2010 met andere standaarden- Hjälp !

7



Gemeentes• Sambruk projekt Elektronisch archiveren

- 47 deelnemende gemeentes- eisenpakket bij aanbesteding- handleiding aanleveren digitale informatie- checklijst (dank aan LOPAI en NAA)- onderzoek gemeenschappelijk gemeentelijk e-depot

• Voortzetting voor alle gemeentes onder regie Sveriges kommuner och

landsting (Zweedse ”VNG” inclusief provincies)

7



Dokumenttyp Slutrapport

Status Slutlig

Sid 14 (27)

Projekt Elektroniskt bevarande, Etapp2

Version 1.0

Versionsdatum 2011-10-12

Om projektet Etapp 2 I det här avsnittet kan du läsa mer om projektet Elektroniskt bevarande. Projektets huvudsyfte är att kommuner ska kunna bevara information som skapas elektroniskt i elektronisk form utan tidsgräns. Färdplanen för projektet löper över ett antal år. Projektet är indelat i ett antal etapper.

Under den första etappen kom deltagarna in på i stort sett obruten mark och fick lära och upptäcka en hel del. Under den andra etappen definierades en kravspecifikation, som kan användes vid en upphandling av ett e-arkiv. Enligt planeringen ska den tredje etappen bestå av upphandling av ett system för e-arkiv. Därefter följer etapper med att införa och testa e-arkiv i kommunerna. När alla etapper är genomförda kan ett e-arkiv som uppfyller lagstiftningens krav på bevarande av elektronisk information vara i drift.

Projektets huvuduppdrag för Etapp 2 var att ta fram en kravspecifikation för ett e-arkiv för den kommunala verksamheten. Kravspecifikationen skulle kunna användas vid en upphandling. Sammanlagt har 47 kommuner deltagit i projektet Elektroniskt bevarande. Kartan nedan visar de kommuner som har varit med. Totalt 7 arbetsgrupper med nästan 100 deltagare har arbetat med olika uppgifter. I projektets andra etapp ingick dessutom följande delprojekt:

Leverans från verksamhetssystem Metadata och filformat Marknadskartläggning (genomfördes i anslutning till arbetet

med kravspecifikation) Checklista Juridiska förutsättningar och konsekvenser Gemensamt elektroniskt arkiv Definition mellanarkiv

I projektet ingick inte upphandling av e-arkiv, anpassning till enskilda kommuners verksamhet, pappersarkiv eller skanning/digitalisering av pappershandlingar samt kostnads- och nyttoanalys. Projektet har under arbetet med slutrapporten sammanställt en ordlista. Tanken är att ordlistan ska fungera som en brygga mellan de olika dokumenten i projektet. Här förklaras de ord som används i olika sammanhang. Målgrupp är alla som läser projektets dokument, både slutrapporten och de dokument som riktar sig till specialister inom olika områden (se Bilaga 1). Läs mer om hur projektet har genomförts i Projektredovisningen.

Ny roll för SKL kräver mobilisering för att nå resultat Center för eSamhället

eHälsa

Skola

Näringsliv och arbete

Samhälls-byggnad, trafik och

miljö

Kultur, fritid och besöks-näring

Demokrati och

delaktighet

Grundläggande strukturella förutsättningar Lagar & regler, Informationsstruktur & begrepp, Infrastruktur & informationssäkerhet

Gemensamt kansli och programkontor

Smarta öppna gemensamma processer T.ex. eArkiv, eHandel, Mina sidor, Mina fullmakter, Mina ärenden

7



Andere initiatieven• Digisam

- Coördinatie digitalingsprojekten ABM sektor

• Forum iFörvaltning- Kennispunt voor standaarden en informatie

• Eskilkällan (bron van Eskilstuna)- Samenwerking Eskilstuna stadsarchief, -bibliotheek en -museum- URL èn IRL

7



Lokaal initiatief• Gemeentes Västerås, Eskilstuna, Enköping, Strängnäs

• Samenwerking- Samen sterk- Gemeenschappelijk e-depot (op termijn)- Studie informatiestromen en - processen- Opslag intranät (één werkpunt)

• Haalbaarheidsanalyse- direkte winsten- nog meer: indirekte winsten

7



Vragen

7



Caspar Almalander

E-post [email protected]

Tel. +46 73 - 950 42 10

Skype Caspar Almalander of +46 8-55 922 932

Twitter eArkivSverige

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Välkommen till Eskil"una

1206_Almalander_Openoverheid_Openstandaard

Documents

Transcript of 1206_Almalander_Openoverheid_Openstandaard