1 Implementatie van Risico Management Dr. Ir. Martin van Staveren MBA [email protected].

1www.risicomanagementacademie.nl

Implementatie van Risico Management

Dr. Ir. Martin van Staveren [email protected]


Routekaart Implementatie Risico Management

1. (Af)stemming2. Verdieping3. Oplossingen4. Cases 5. Aan de slag6. Afronding


Afstemming

Wie zijn we?

Welke RM opleiding / training / ervaring?

Wat brengt je hier?

Wat wil je mee naar huis nemen?


DE RM Paradox (1)


De RM Paradox (2)


De RM Paradox (3)


De RM Paradox (4)


De RM Paradox

RM

WEL nodig

NIET enthousiast omarmt


Stemming Publieke Sector

Kenmerken:

De nodige schandalen

Steeds complexer

Tegengestelde belangen

Publieke roep om verantwoording

Rol toezichthouder

Guur economisch klimaat

=> Welke expliciete rol speelt RM: (1) groot, (2) klein, (3) geen?


Afstemming Leerdoelen

1. Inzicht geven: WAAROM implementeren van risicomanagement in organisaties géén spontaan proces is

2. Zelf een AANPAK op hoofdlijnen kunnen ontwikkelen: RM implementatie in de eigen organisatie een impuls geven


Verdieping

Opfrisser

Aanvliegroutes

Oplossingen

Cases

Lessen


Opfrisser naar verdieping

Drie containerbegrippen

Wat is een risico?

Wat is risicomanagement?

Wat is implementatie?

=> Eenduidige begrippen => zelfde taal spreken


Risico

Effect van onzekerheid op behalen doelen(ISO 31000)

Meerdere oorzaken Kans van optreden Meerdere gevolgen COMPLEXITEIT


Risicomanagement

Expliciet omgaan met onzekerheid

Gestructureerd & Cyclisch Transparant & Communicerend Adaptief & Lerend


Verdieping: welke maat RMI?

“Risicomanagement zonder implementatie vormt voor organisaties een onacceptabel risico”


Case RM Implementatie?

http://www.youtube.com/watch?v=kK5-6p0I0cQ&feature=related




Case RM Implementatie?

1. Is dit RM?

2. Is dit effectief?

3. Waarom wel / niet?

4. Herken je (uitvergrootte) elementen uit je eigen praktijk?


RM Implementatie: wat?

Risicomanagement als routine toegepast

1. Gestructureerd: methodisch & cyclisch

2. Geformaliseerd: in project- of QA/QC management, HRM

3. Geïntegreerd: vast onderdeel van overleg en rapportages

4. Geaccepteerd: iedereen doet het, vanzelfsprekend, nuttig


RM Implementatie: hoe?

Vier aanvliegroutes

• Financieel

• Veiligheid

• Kwaliteit

• Organisatie


Aanvliegroute financieel (traditioneel)

Doet de controller (erbij)

Gemeenten:

weerstandsvermogen

Risicoparagraaf

Focus op risico’s met

financiële impact

Deel van het geheel?


Aanvliegroute veiligheid

Luchtvaart, industrie, defensie

Eerst veiligheid, dan €

Niet bellen in de auto

Protocollen

Training en video analyses

Normal Accident Theory & HRO


Aanvliegroute kwaliteit

Veiligheids Management Systemen

(VMS)

Integratie ISO 90001 & ISO 31000

(RM principes, raamwerk en proces)

Kwaliteitsmanager & Risicomanager:

één persoon?

Kwaliteitscontrole als

risicobeheersmaatregel


Aanvliegroute organisatie

Risk, Innovation & Change

1. Risicomanagement is een bijzondere innovatie

2. Implementatie vereist verandering door interventies


RM implementatie: 3 dimensies

Methoden

Organisatie

Gebruikers

Afhankelijk

Afhankelijk

Processen & Tools

Cultuur & Structuur

Motivatie & Competenties

Implementatie

5 Groepen


RM gebruikers & interventies

Pioniers(autonomie)

“Nieuw is leuk!”Vroege vogels

(ratio)

“RM levert wat op!”Vroege volgers

(emotie)

“Ik hoor ik er bij”

Late volgers(plicht)

“Het moet, regels” Achterblijvers(tegen)

“Ik wil het niet!”


Rol (project)managers

Pioniers(autonomie)

“Nieuw is leuk!”

Vroege vogels(ratio)

“RM levert wat op!”Vroege volgers

(emotie)

“Ik hoor ik er bij”

Late volgers(plicht)

“Het moet, regels” Achterblijvers(tegen)

“Ik wil het niet!”

(Project)Managers:

voorwaarden scheppen!


(Project)managers & (on)zichtbare voorwaarden

RM Methoden & Structuur

RM Cultuur

OvertuigingenRollen

BesluitvormingConsequenties


Nulmeting IRM VOORWAARDEN: structuur(© 2013 Martin van Staveren VSRM)

Nr Voorwaarden voor de organisatiestructuur

Geschatte mate van aanwezigheid als % van volledige aanwezigheid

00-20% 20-40% 40-60% 60-80% 80-100%

1 Formele inbedding van taken en verantwoordelijkheden voor risicomanagement in de organisatiestructuur.

2 Formele delegatie van bevoegdheden voor risicomanagement naar personen die de risico’s kunnen beheersen.

3 Formele rapportage van risicomanagement naar het management.

4 Formele flexibiliteit van de organisatiestructuur om aanpassingen in het risicomanagement proces te kunnen opnemen.

5

Formele externe focus bij het uitvoeren van risicomanagement.


Nulmeting IRM VOORWAARDEN: cultuur(© 2013 Martin van Staveren VSRM)

Nr Voorwaarden voor de organisatiecultuur

Geschatte mate van aanwezigheid als % van volledige aanwezigheid

00-20% 20-40% 40-60% 60-80% 80-100%

1 Gedeeld begrip van de risico’s in een project.

2 Besef over de rol van ratio en emotie in het omgaan met risico’s door professionals en leidinggevenden.

3 Begrip van verschillen in risicoperceptie.

4 Besef dat risicomanagement discipline overstijgend is.

5 Delen van informatie over risico’s is vanzelfsprekend.

6 Kunnen omgaan met het feit dat niet iedereen even gemotiveerd is om risicomanagement routinematig toe te passen.

7 Daadwerkelijke samenwerking op het gebied van risicomanagement in een project.


Eigen Case RMI Voorwaarden

Doe je eigen nulmeting:

Inschatting RMI voorwaarden voor structuur

Inschatting RMI voorwaarden voor cultuur

Bespreking overeenkomsten en verschillen


Oplossingen: Voorwaarden via Interventies

Acties voor gedragsverandering van individuen / groepen

1. zelf ontdekken: pioniers

2. rationele argumenten: vroege vogels

3. emotionele veligheid & betrokkenheid: vroege volgers

4. Gericht op plicht: late volgers

5. Gericht op loslaten: laggards


RMI Interventies voor iedereen

1. Gezamenlijke taal voor RM ontwikkelen: RM workshop “on the job”

2. RM bewustzijn en realisteitszin afstemmen: zwarte zwanen blijven!

3. Teamwork met diversiteit organiseren: verschillen in risicopercepties

zichtbaar maken en benutten

4. Risicoanalyses in teams uitvoeren én evalueren: leren!

5. Consequent uitdragen RM beleid: dus niet “ik wil geen risico’s zien!”


RMI Interventies voor pioniers

1. In een RMI Task Force bijeenbrengen, om de toepassing van RM in de rest

van de organisatie te ontwikkelen

2. Zelf passende RM processen laten ontwikkelen

3. Onderling laten leren via intervisie


RMI Interventies voor vroege vogels (ratio)

1. Toegevoegde waarde RM uitdrukken in kosten, tijd, en dergelijke, RM

doelen stellen en RM voorbeelden ontwikkelen / benutten

2. RM laten aansluiten op bestaande werkprocessen (veiligheid, kwaliteit,

projectmanagement)

3. Risico checklists ontwikkelen

4. Tijd, budget en eventueel tools ter beschikking stellen om RM efficient uit

te kunnen voeren


RMI interventies voor vroege volgers (emotie)

1. Teamsessies organiseren waarin RM succes centraal staat

2. Sociaal veilige omgeving creëren (fouten bespreekbaar)

3. Rolverdelingen benutten: opinieleiders (RM gezag), kampioenen (RM

succes)

4. Persoonlijke hulp bieden om RM uit te voeren (helpdesk, RM spreekuur)

5. RM toepassingen status geven en belonen (materieel, immaterieel)


RMI interventies voor late volgers (plicht)

1. Taak en verantwoordelijkheidssessies voor RM organiseren

2. RM rollen opnemen in functieprofielen (HRM)

3. RM toepassing RM intern verplichten

4. RM door opdrachtgevers laten verplichten

5. RM toepassing door leveranciers / onderaannemers verplichten


RMI interventies voor achterblijvers

1. Serieus het gesprek aangaan met consequente RM weigeraars

2. Zichtbaar maken dat juist expertise en ervaring voor RM essentieel zijn

3. Tijdig afscheid nemen

4. Ook op management niveau het gesprek aangaan

5. Niet te veel tijd insteken


4 Cases => 2 nader toegelicht

Taai RM CivielBedrijf

IndustrieBedrijf

CivielGemeente

CivielRijksdienst

Inhoudelijk Kwaliteitseisen Kwaliteitseisen Ontwerp & laten uitvoeren

Van ontwerp naar inkoop

Situationeel Veiligheid Onderdeel groter geheel

Stedelijke omgeving Beheerder Infrastructuur

Sociaal Aziatische OG Internationaal, overheid, markt

Wethouder & Publiek

Minister & Publiek

Psychologisch(overtuigingen)

Fout is fout Hoe groot is dit risico?

Ik wil wel, maar de anderen?

Ik wil wel, maar de anderen?


Overeenkomsten cases

1. Structureel tijdgebrek

2. Meerdere jaren met RM aan de slag

3. RM leeft niet bij iedereeen

4. RM cyclus stopt na RA

5. RM rendement niet expliciet

6. Topmanagement erkent belang

=> Herkenbaar in jullie eigen organisatie?


Selectie interventies case 3

Civiel, gemeente: MT o.l.v. directeur (aanvliegroute veiligheid)

1. Methoden: RM spreadsheet light maken voor kleinere projecten

2. Organisatie 1. Structuur: RM formaliseren met OG

2. Cultuur: Ongevallenregistratie leidt tot risicobewustzijn

3. Cultuur: Medewerkers aanspreken op discipline (bij start opdrachten)

3. Gebruikers4. Motivatie: RM ervaringen uitwisselen met andere gemeenten

5. Competenties: medewerkers RM opleiding laten volgen


Selectie interventies case 4

Civiel, rijksdienst: Kenniskring o.l.v. trekker (aanvliegroute organisatie)

1. Methoden: toolbox met bestaande tools samenstellen

2. Organisatie 1. Structuur: Formele interne RM richtlijn in bestaande procedure

2. Cultuur: Topmanagement commiteert zich expliciet

3. Gebruikers1. Motivatie: RM coaching door intervisie voor olievlekwerking

2. Competenties: Ervaringskennis, zoals risicochecklists, beschikbaar stellen


Case resultaten

1. Risicobewustzijn van managers en professionals neemt toe

2. Meer inzicht in interne / externe (RM) afhankelijkheden

3. Vergrootglas op zwaktes in de organisatie: wél willen zien, vereist lef!

4. Resultaten RM meten via incidentenregistratie, projectresultaat, uren zonder

uitval / ongevallen, e.d.

5. Vereist integratie met F&C, QA/QC, HSSE,

6. Formalisering: RM als resultaatgebied in beoordelingen: P&O


Naar Concrete RM Implementatie Oplossingen

RM implementatie als project?

Nulmeting

Implementatieplan op hoofdlijnen


RM Implementatie als Project?

1. Inventarisatie: probleemstelling, RM als oplossing, SMART RM doelen, aanwezigheid RM voorwaarden?

2. Besluitvorming: go – no go, waar en op welk niveau?

3. Uitvoering: voorwaarden scheppen door interventies

4. Bijsturing: monitoring effecten en aanpassingen – LEREN! (= doelen kennen én fouten (h)erkennen)


RM Implementatie op welke niveau starten?

1. Organisatie-breed risicomanagement

2. Portfolio / project risicomanagement

3. Discipline-gericht

risicomanagement

Corporate Governance

Portfolio / ProjectBeheersing

TijdGeld

Veiligheid / KwaliteitReputatie

ISO, COSO-ERM INK Model

PRINCE2 RISMAN

GeoQ = GeoRM GeoImpuls

Niveau Doel Model


Eigen case: RM Implementatieplan

Op basis van de nulmeting:

Formuleer 3 RM implementatiedoelen (SMART)

Formuleer < = 3 stappen voor de 3 doelen

Formuleer 3W: Wie Wat Wanneer uitvoert


Bespreken eigen case RM implementatie

Waar loop je tegen aan?

Waar verwacht je enthousiasme?

Waar verwacht je scepsis?

Hoe ga je daar mee om?


Tips voor extra verdieping


Lessen voor mee naar huis

1. Risico analyse ≠ RM ≠ RM implementatie

2. RM implementatie vereist RM voorwaarden

3. RM methoden zijn dienend (≠ leidend)

4. Monitor de voortgang, leer ervan en neem de tijd


Afronding

Wat neem je mee naar huis?

Waar ga je zelf mee aan de slag?

Evaluatie

1 Implementatie van Risico Management Dr. Ir. Martin van Staveren MBA [email protected].

Documents

Transcript of 1 Implementatie van Risico Management Dr. Ir. Martin van Staveren MBA [email protected].