1. Snelcollege inkoopsamenwerking

Als men wil samenwerken, hoe dit dan te organiseren?

2. Een beginsituatie van inkoopsamenwerking3. Mogelijke uitwerkingen van inkoopsamenwerking4. Discussie over randvoorwaarden en toepasbaarheid mogelijke

uitwerkingen voor de beginsituatie5. Samenvatting

Agenda

Agenda

Het bundelen en/of delen van inkoopgerelateerdeinformatie, hulpmiddelen en/of volume

tussen 2 of meer organisaties met als doel het behalen van symbiose

(Bronnen: Essig, 2001; Hendrick 2001; Veeke, 2002)

delen van informatiemarkt- en productinformatie,

best practices, specs, RFP, etc.

delen van hulpmiddelen‘outsourcen’ van personeel,

inzet, systemen, etc.

bundelen van volumeslagere prijzen, verbeterde

condities, etc.

2

31

Inkoopsamenwerking gedefinieerd

Klinkt mooi, maar er kunnen‘beren op de weg’ zijn

Bron: Buter, 2006

Als men wil samenwerken, hoe dit dan te organiseren? D

E S

N E

L W

E G

M A

T R

I X

Het is lastig om het concept carpoolen toe te passen voor eenmalige gebeurtenissen

MeeliftenTrefwoorden: Focus op eenvoud Dimensies: generieke inkoopbehoeften; etc.

CarpoolVergelijkbaar met F1-team, verschillen: activiteiten steeds door 1 partij uitgevoerd; etc.

KonvooiTrefwoorden: eenmalig; kostenreductie; etc.Dimensies: weinig leden; formeel; etc.

F1-teamTrefwoorden: leren; standaardisatie; etc.Dimensies: lange termijn; informeel; etc.

BusritTrefwoorden: Schaal-grootte; 3e partijDimensies: veel con-tracten; formeel; etc.

aantal verschillende gezamenlijke activiteiten

invl

oed

van

alle

lede

n op

de

geza

men

lijke

act

ivite

iten

activiteiten: specificeren, selecteren, contracteren, evalueren, informatie delen, personeel en andere hulpmiddelen delen, beleid en

procedures delen, benchmarking, etc.

indi

cato

ren:

com

plex

iteit,

con

trole

, int

ensi

vite

it, g

ezam

enlijk

bes

lisse

n,

geza

men

lijke

verg

ader

inge

n, g

elijk

e ro

llen,

zel

fman

agem

ent,

dece

ntra

litei

t, aa

npas

sing

aan

spe

cifie

ke in

koop

beho

efte

n, e

tc.

1 organisatie regelt alles;rest lift mee

Verdeel allesonderling

3e partij sluitcontracten af

Vele projecten samen

uitvoeren

DE

S N

E L

W E

G M

A T

R I

XAls men wil samenwerken, hoe dit dan te organiseren?

Meeliften

Carpool

F1-team

Busrit

aantal verschillende gezamenlijke activiteiten

invl

oed

van

alle

lede

n op

de

geza

men

lijke

act

ivite

iten

InkoopbureauWest-Brabant

InkoopbureauWest-Brabant

SamenwerkendeWoCo’s

SamenwerkendeWoCo’s

?

?

?

Horizontale inkoopsamenwerking

Inkoopplatform woningcorporaties

De Nederlandse sociale huursector

• 474 woningcorporaties• > 2,4 miljoen woningen in bezit• Jaarlijks inkoopvolume (gegevens 2006, bron: Aedes, CFV, 2007): 9 miljard euro,

waarvan – Nieuwbouw: 3,7 miljard– Woningverbetering: 1,2 miljard– Onderhoud: 3,1 miljard

• Voorbeelden inkooppakketten woningverbetering en onderhoud– Gevelonderhoud– Onderhoud aan cv- en mv-installaties– Liftonderhoud– Onderhoud aan daken– Onderhoud aan keukens, sanitair

• Doelstellingen inkooppakketten– Tevredenheid eindcliënt– Leefbaarheid van complexen– TCO/ vastgoedwaarde– Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Inkoopsamenwerking door woningcorporaties

Gemiddelde snelheid 54,5 km/uur

Gemiddelde snelheid 64,8 km/uur

Samen ga je sneller!!

Inkoopplatform Groningen (IPG)Ontstaan vanuit het Gronings initiatief “OneRegion”Aanleiding ontstaan

Te groot verschil in volwassenheid van de inkooporganisatiesValkuilen

Aantal contracten verschilt per deelnemerContractenUitwisselen van ervaringen, bestekken, P.v.E.’s etc.Best practices op het terrein van beleidUitwisseling van inkoop- en aanbestedingskalendersOnderst. bij de implementatie van wet- en (EU)regelgevingGezamenlijke leer- instructietrajecten Opzetten kennispool met HBO stagiaires (grijs coacht groen)Gezamenlijk aanbesteden

Voorbeelden van activiteiten en aanbestedingen

Er is een ledenstop om niet te groot te wordenBijzonderheden

Maandelijks vergaderenBeurtelings voorzitterschap

Organisatie

Kwalitatief: het leren van elkaars organisatiestructuren, kennis delen, uitwisselen van informatie en strategieën

Kwantitatief: het behalen van financieel voordeel door bundeling van inkoopvolumes en het realiseren van quick wins

DoelenOnderwijs, zorg en overheidSector10 publieke instellingen; 2 jaar oud (2006)Aantal leden en leeftijd

Intrakoop Schaalvoordelen door bundelen van volumesAanleiding ontstaan

Ontbreken intern draagvlak bij ledenIntrakoop op strategisch niveau niet bekend binnen ledenIntrakoop op de stoel van de inkoper?

Valkuilen

70 raamovereenkomsten in de productgroepen Diensten, Energie, Huishouding & Inrichting, Kantoor & Automatisering, Techniek & Onderhoud, Verpleging & Verzorging, Voeding

Contracten

Elektriciteit: < 1 miljard kWhVoedingsdistributie: € 80 mlnStrategische samenwerkingsverbanden

Voorbeelden van activi-teiten/aanbestedingen

Bemiddelde omzet 2007 > € 240 miljoenOnderhandelingspositieInteractie met ledenBreed aanbodHoge mate van professionaliteit

Bijzonderheden

Coöperatieve inkoopverenigingOrganisatie

Platform voor inkoop- en logistieke oplossingenTransparante (lagere) marktconforme integrale kosten voor ledenKeuzevrijheid door breed aanbod

DoelenZorgSectorCirca 500 zorginstellingen en 4.000 locaties; 50 jaar oud!Aantal leden en leeftijd

Inkoopbureau West-Brabant

Aanleiding ontstaan

Valkuilen

Circa 40 gezamenlijke en 100en individuele contractenContractenGezamenlijke en individuele trajecten, Inkoop- en aanbestedingsbeleid, Scans, Evaluaties

Voorbeelden van activi-teiten/aanbestedingen

Groeiende in omvang en diepgang, succesvol en langdurigDeur ook open voor andere (grotere) gemeenten

Bijzonderheden

Stichting (geen winstoogmerk) met bestuur (AB en DB) Staan ‘los’ van de gemeente(n), niet in dienst van...Ov.komst tussen stichting en gemeente (dagdelen per week) Inkopers zitten decentraal op locatie met wel een thuisbasisIndividuele en gezamenlijke contracten Leveringen, diensten en werken (alles dus)Kenniscentrum (cursussen, brainstormen, database, evaluaties)Niet overal gedwongen winkelnering maar... 19 inkopersKosten van de organisatie / totaal dagdelen = dagdeeltarief

Organisatie

Professionalisering inkoopfunctie, Efficiency- en synergievoordelen, Continuïteit, Recht- en Doelmatigheid

DoelenGemeentenSector19 gemeenten, 6,5 jaar oud (1 januari 2002)Aantal leden en leeftijdProfessionalisering, individuele inkoper ‘zwemt’, gemeentesecr.

Draagvlak, Verjuridiciëring, Politieke agenda’s

Steden3hoek Ontstaan met instemming secretarissen vanuit samenwerkingsbehoefte inkoopcoördinatoren Apeldoorn, Deventer en Zutphen

Aanleiding ontstaan

Inkoopdoelstellingen niet congruent met organisatie doelstellingenIdee/angst dat nieuw 'gewest' aan het ontstaan isTe lang richten op committent bestuur en/of top management Onvoldoende betrokkenheid budgethouders (= beslissers)Afrekening topmanagement op - lastig te berekenen - financiële voordelen

Valkuilen

Circa 20ContractenInkoopprojecten (soms ook met andere org.) zoals WMO, trapliften, enz.Gezamenlijke cursussen, bijv. ARW 2005 en duurzaam inkopenDiscussiebijeenkomsten met (top)management over regionale inkoopDiscussiebijeenkomsten over bijv. DNR, inhuur derden en gunningscriteria

Voorbeelden van activiteiten/ aanbestedingen

Veel verschillen in grootte gemeenten en inkoopprofessionaliteitNiet merkbaar bij inkoopprojecten, wel bij professionalisering

Bijzonderheden

Stuurgroep: topmanagement en externe voorzitter (2x per jaar)Platform: inkoopcoördinatoren leden en externe voorzitter (11x per jaar)Niet iedereen doet altijd mee en duidelijke go/no go momentenInkoopondersteuning en kosten worden onderling verdeeld

Organisatie

Beter en verstandiger inkopen, Inkoopprofessionalisering, Creëren draagvlak voor inkoopfunctie, Netwerk inkoopadviseurs

DoelenGemeentenSector8, in huidige vorm sinds 2005; 3 oorspronkelijke vorm sinds 2002Leden en leeftijd

Links naar artikelen en contactinformatie

www.utips.eu– Proefschrift horizontal cooperative purchasing– Samenvatting proefschrift inkoopsamenwerking– Effect van inkoopsamenwerking: Verdeling besparingen

bepaalt succes– Inkoopsamenwerking, van theorie naar praktijk (deel 1)– Inkoopsamenwerking, van theorie naar praktijk (deel 2)

Fredo Schotanus f.schotanus@utwente.nl