STANDHOUDERSHANDBOEK

Dé vakbeurs voor agrarisch

Noord Oost Nederland

dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag

28 t/m 30 november

& 1 december 2017

2

3

Almelo, oktober 2017

Beste exposant,

U gaat exposeren op de Landbouw Vakbeurs Assen. Voor een

optimaal resultaat van uw deelname is het belangrijk dat u deze beurs

goed voorbereidt. Als beursorganisatie helpen wij u daar graag bij.

Deze standhoudersinformatie bevat alle gegevens die van belang zijn

voor u als deelnemer aan de Landbouw Vakbeurs. Wij verzoeken u

daarom vriendelijk deze standhoudersinformatie zorgvuldig door te

nemen en te bewaren.

Hebt u na het lezen van de informatie nog vragen? Neemt u dan

gerust contact met ons op. Hopende op een prettige samenwerking,

wensen wij u alvast een goede voorbereiding en een succesvolle

beurs.

Met vriendelijke groet,

Expo Management en TT Hall Exploitatie

4

5

INHOUDSOPGAVE:

Belangrijke telefoonnummers blz. 6

Beursdata en openingstijden blz. 7

Op- en afbouwdagen blz. 8

Deadlines blz. 9

Adres en bereikbaarheid TT Hall blz. 11

Logistiek en parkeren blz. 12

Plattegrond blz. 13

Technische specificaties blz. 14

Standbouw blz. 14

Standinrichting en voorzieningen blz. 16

Bewaking en verzekering blz. 17

Catering blz. 17

Regels voor activiteiten blz. 18

Waarschuwing Expo Guide/ Fair Guide blz. 20

6

BELANGRIJKE TELEFOONNUMMERS

Organisatie Landbouw Vakbeurs Assen

Expo Management (voor en na de beurs) 0546 - 54 68 20

Niek Asbroek 06 - 83 44 48 45

Beurssecretariaat (tijdens de beurs) 06 - 13 52 65 45

TT Hall Assen

Algemeen 0592 – 30 40 80

TT Hall Assen Catering

Catering Bos & Bos (Ilona Jensema) 050 - 525 33 26

Tijdens de beurs en tijdens de op- en afbouwdagen is onze

informatiebalie ook voor al uw vragen geopend. U vindt deze naast

het kantoor van de TT-Hall.

7

BEURSDATA EN OPENINGSTIJDEN

Beursdata

Dinsdag 28, woensdag 29, donderdag 30 november en vrijdag

1 december 2017

Openingstijden bezoekers

Dinsdag 28 november 10.00u tot 18.00u

Woensdag 29 november 10.00u tot 18.00u

Donderdag 30 november 10.00u tot 22.00u

Vrijdag 1 december 10.00u tot 18.00u

Openingstijden exposanten

Dinsdag 28 november 09.00u tot 18.00u

Woensdag 29 november 09.00u tot 18.00u

Donderdag 30 november* 09.00u tot 22.00u

Vrijdag 1 december 09.00u tot 18.00u

Let op: de beursvloer is op de bovenstaande tijden alléén

toegankelijk via de hoofdingang. Standhouders dienen

minimaal 30 minuten voor aanvang aanwezig te zijn.

*Op donderdag 30 november is er voor alle standhouders

een borrel.

Deze standhoudersborrel wordt u aangeboden door de

organisatie en vindt plaats in het paviljoen vanaf 22.00u.

Toegang is uitsluitend op vertoon van uw

standhouderskaart.

8

OP- EN AFBOUWTIJDEN

Opbouwdagen

Donderdag 23 november 08.00u tot 17.00u

Vrijdag 24 november 08.00u tot 17.00u

Zaterdag 25 november 08.00u tot 17.00u

Maandag 27 november 08:00u tot 22.00u

Attentie:

Standhouders welke gebruik maken van de standbouw van Expo

Management kunnen de stand maandag 27 november vanaf 08.00u

inrichten.

Afbouwtijden

Vrijdag 1 december 18.00u tot 22.00u

Zaterdag 2 december 08.00u tot 17.00u

Maandag 4 december 08.00u tot 17.00u

Attentie:

Standhouders welke gebruik maken van standbouw van Expo

Management dienen direct na afloop van de beurs alle materialen

van de wanden en frieslijsten te verwijderen. Wanden, frieslijsten en

vloerbedekking dienen uiteraard schoon en in oorspronkelijke staat

te worden opgeleverd. Eventuele schade wordt aan u doorberekend.

9

DEADLINES

Voor de Landbouw Vakbeurs Assen kunt u bij ons diverse

(standbouw)materialen en voorzieningen bestellen. Het liefst

ontvangen wij uw bestellingen zo spoedig mogelijk, u kunt

deze echter nog tot uiterlijk 8 dagen voor aanvang van de

beurs aan ons doorgeven. Veel deelnemers wachten tot het

laatste moment met het (bij)bestellen van standmateriaal of

vragen slechts enkele uren voor de beurs nog om een

verandering. Dit legt veel extra werkdruk op de

beursorganisatie en het technisch personeel. Soms is het

onvermijdelijk en in dat geval helpen wij u graag om alles in

orde te krijgen voordat de beurs begint.

Maar we willen de onevenredige extra werkdruk en ook de

extra kosten die wij moeten maken om aan de laatste wensen

tegemoet te komen, wat beperken. Daarom berekenen wij

over elke bestelling die na vrijdag 10 november wordt

doorgegeven, een toeslag van 25%.

Landbouw Vakbeurs Assen biedt u de gelegenheid om gratis

uw persberichten en bedrijfsinformatie op de website

www.landbouwvakbeurs.nl te plaatsen. De informatie blijft

beschikbaar tot de volgende editie. Het aanleveren van uw

digitale informatie kan tot en met maandag 13 november.

De beursplattegrond en de deelnemerslijst worden verspreid

naar diverse media. De gegevens worden zo zorgvuldig

mogelijk zoals bij ons bekend, doorgegeven. Voor eventuele

onjuistheden die nadien worden aangebracht zijn wij niet

aansprakelijk. Wijzigingen in de deelnemerslijst of op de

plattegrond kunnen na 23 oktober niet meer worden

aangepast voor te verschijnen beursspecials.

10

11

ADRES EN BEREIKBAARHEID TT HALL

TT Hall Assen

Adres: De Haar 11

9405 TE Assen

Tel: 0592 - 304 080

Fax: 0592 - 304 081

info@tt-hall.nl

www.tt-hall.nl

Route: De TT Hall ligt op het terrein naast het TT Circuit

Assen. Vanaf de A28 geven ANWB-borden u de

richting naar het TT Circuit. (afslag 31A/32)

Kijk voor een uitgebreide routebeschrijving op

www.tt-hall.nl. Raadpleeg 0900-9292 voor informatie

over het openbaar vervoer.

12

LOGISTIEK EN PARKEREN

Deuren

Op de eerdergenoemde op- en afbouwtijden zullen de belangrijkste

toegangsdeuren van de hal geopend zijn voor het aanleveren van

materialen. Is er een deur gesloten? Belt u dan het algemene nummer

van de TT Hall. (0592-30 40 80)

Vlak voor-, tijdens- en na openingstijd zijn andere deuren dan de

hoofdingang niet bedoeld voor in- en uitloop. Deze zullen dan ook

gesloten zijn. Alleen op deze manier blijft de vloer overzichtelijk en

kan diefstal worden voorkomen.

De deuren en nooduitgangen zijn elektrisch vergrendeld. Alleen bij

een noodalarm gaan deze automatisch open. Naast elke deur zit een

noodknop. Bij misbruik van deze noodknop wordt u een boete van

€ 500,- in rekening gebracht i.v.m. het laten uitrukken van de

hulpdiensten en het resetten van het systeem.

Hal betreden met auto’s/ vrachtwagens etc.

Nadat op maandagmiddag de vloerbedekking in de gangpaden is

gelegd, is het verboden de hal nog met auto’s te betreden. Op

dinsdagmorgen is het niet meer mogelijk om groot materiaal aan te

leveren. Alleen de kleine toegangsdeuren zijn dan geopend. Na

09.30u kunt u alleen via de hoofdingang naar binnen op vertoon van

een standhouderskaart.

Hebt u groot of zwaar materiaal? Wacht dan niet tot de laatste

opbouwdag! Het is dan onmogelijk om tussen de stands door te

manoeuvreren. Dit materiaal krijgt van ons altijd voorrang om zo

vroeg mogelijk op te bouwen. Neem daarom bij twijfel contact met

ons op. Zorg er ook voor dat uw standbouwer, transporteur en

eventueel uw leverancier op de hoogte zijn van deze informatie.

13

Gebruik van heftruck

Tijdens de op- en afbouw zijn er minimaal twee heftrucks met

chauffeur aanwezig om u te helpen bij het laden en lossen van uw

goederen. Deze service is geheel kosteloos. Daar tegenover staat wel

dat u geen heftruck op een bepaald tijdstip kunt reserveren of

claimen. U mag de chauffeurs zelf aanspreken en vragen u te helpen

of u belt met het algemene nummer van de TT Hall, om uw verzoek

door te geven. Houdt u hierbij rekening met een korte wachttijd.

Goederen laten bezorgen

U bent vrij om bijvoorbeeld bestellingen van drukwerk bij de TT Hall te

laten bezorgen. Wij als organisatie nemen echter geen pakketten aan

die voor u bestemd zijn. U dient uw leverancier/ transporteur/ koerier

een juiste omschrijving te geven van waar zij u (en uw stand) kunnen

vinden of bereiken op de beursvloer.

Parkeren

Het parkeren tijdens de Landbouw Vakbeurs Assen is alleen gratis

voor exposanten. Uw standhouderskaart is tevens uw parkeerkaart.

PLATTEGROND

Bijgesloten vindt u de beursplattegrond en een deelnemerslijst. Uw

standnummer in de deelnemerslijst correspondeert met uw stand op

de plattegrond. Eén vakje op de plattegrond is 1m². Wij verzoeken u

vriendelijk uw standoppervlakte te controleren om vervelende

situaties op bij de opbouw te voorkomen.

14

TECHNISCHE SPECIFICATIES

Maximale afmetingen

Afmeting grootste deur: 5m breed x 5,1m hoog

Spanthoogte hoogste punt: 11m hoog

Spanthoogte laagste punt: 8,5m hoog

Maximale bouwhoogte hal: 8m hoog

Maximale bouwhoogte foyer: 4,5 m hoog

Elektra- en wateraanvoer

Technische voorzieningen worden van bovenuit de hal

aangevoerd. U hoeft geen rekening te houden met een

puttenplan. Water en elektra kunnen op elk gewenst punt

naar beneden worden gehaald, mits op tijd besteld.

STANDBOUW

Om uw bedrijf goed te kunnen presenteren hebt u standbouw nodig.

Dit kunt u huren bij Expo Management of via uw eigen standbouwer

laten leveren. Alleen een presentatiewand met wat spotjes is niet

voldoende. Hiermee kunt u enkel uw stand mooi inrichten. U hebt

echter ook scheidingswanden nodig.

Eigen standbouw

Indien u gebruik maakt van de diensten van een standbouwer, is het

van groot belang dat deze met alle ins- en outs van de beurs bekend

is. Stuur het bedrijf daarom altijd een kopie van alle

deelnemersinformatie die u van ons ontvangt. Zo komen u en uw

standbouwer niet voor verrassingen te staan.

15

Uw standbouwer kan geen bestellingen bij ons plaatsen, die dient u

zelf aan ons door te geven.

Wanneer de scheidingswanden van uw stand hoger zijn dan 2.50m,

dient u t.b.v. uw buren ook de achterzijde van deze wand netjes af te

werken. Het is hierbij niet toegestaan logo’s of andere bedrijfsuitingen

op deze kant van de wand te zetten.

Deelnemers met een eiland of kopstand komen soms wandruimte te

kort. Extra wandruimte kan dan worden gecreëerd door langs een van

de gangpaden de wand door te trekken. Een logische oplossing, ware

het niet dat zo de bezoekers en de overburen worden geconfronteerd

met een uitzicht op een blinde wand. Ook gaat zo het open karakter

van uw stand verloren en ‘mist’ u de bezoekers die aan deze zijde van

uw stand passeren. Het is dan ook beter binnen uw stand een zuil van

wanden te creëren.

Standaard standbouw van Expo Management

Bij een standaard stand zijn de wanden, de frieslijst, een

keukenafscheiding en de vloerbedekking (antraciet) inbegrepen. De

keukenafscheiding, voorzien van een afsluitbare deur, wordt altijd in

een hoek van de stand geplaatst. Heeft u een andere voorkeur, geef

dit dan middels een schets door aan de organisatie.

Bij een standaard stand zijn ook voldoende duospots inbegrepen voor

de verlichting in uw stand. De kosten voor de stroomaansluiting zijn

echter niet inbegrepen.

Het is niet toegestaan in de wanden te boren of te spijkeren. Het

beste is om materialen op te hangen met draden en kleine haken die

u aan de bovenzijde van de wand bevestigd. Ook dubbelzijdig tape

kan hiervoor worden gebruikt, mits deze geen resten achterlaat.

Een naamsvermelding op de frieslijst is niet inbegrepen.

16

Direct na afloop van de beurs dienen alle materialen van de wanden

en frieslijsten verwijderd te zijn. Wanden, frieslijsten en

vloerbedekking dienen uiteraard schoon en in oorspronkelijke staat te

worden opgeleverd. Vuile wanden (bijvoorbeeld door dubbelzijdig

tape) moeten wij helaas als schade aan u in rekening brengen.

Direct na afloop van de beurs wordt gestart met de afbouw van de

stands. Let er daarom op dat u alle (waardevolle) spullen uit de

afsluitbare ruimte verwijdert.

De ruimtes worden namelijk afgebroken óók als hier nog spullen in

zijn opgeslagen. Laat de sleutel van de berging achter in het slot van

de deur of geeft de af bij de organisatie.

STANDINRICHTING EN VOORZIENINGEN

Via de bijgevoegde bestelformulieren kunt u de door u gewenste

materialen en voorzieningen bij ons bestellen. Had u uw wensen al

kenbaar gemaakt op het inschrijfformulier? Dan worden deze

bestellingen ongewijzigd geleverd. Wel kunt u door een schets de

gewenste plek van de water en elektra-aansluitingen doorgeven.

Wist u dat u het complete meubelassortiment kunt bekijken en

bestellen op www.standmeubilair.nl?

17

BEWAKING EN VERZEKERING

Elke vorm van verzekering, tegen welk risico dan ook, is niet

inbegrepen. U dient hier zelf zorg voor te dragen door een transport/

verblijfsverzekering af te sluiten. De TT Hal Assen is uitgerust met een

modern beveiligingssysteem. Transport- en nooddeuren zijn elektrisch

vergrendeld, er is camera toezicht en een geraffineerd alarmsysteem

staat direct in verbinding met een meldkamer. Daarnaast is er vlak

voor de beurs, tijdens en ’s nachts bewaking in de hal aanwezig.

Toch adviseren wij u nadrukkelijk kostbare spullen (vooral tijdens de

drukke op- en afbouwtijden) veilig op te bergen of mee naar huis te

nemen.

CATERING

Bos & Bos Catering uit Groningen heeft de horeca exploitatie van de

TT- Hall in handen. Bos & Bos Catering neemt binnenkort contact met

u op over de cateringfaciliteiten.

Hebt u specifieke wensen? Neem dan contact op met Ilona Jensema via 050-525 33 26 of ilonajensema@boscatering.nl

18

REGELS VOOR ACTIVITEITEN

Alcohol

Het schenken van alcohol kan een onderdeel zijn van uw

gastheerschap. Help dan ook mee om er voor te zorgen dat uw en

onze gasten hun alcoholgebruik binnen de perken houden en veilig

thuiskomen.

Flyeren

Het uitdelen van flyers of ander promotiemateriaal buiten uw stand is

alleen toegestaan in overleg met en na goedkeuring van de

organisatie. Het is in alle gevallen verboden om buiten het complex

van de TT Hall (bijvoorbeeld op de parkeerplaats) te flyeren. In dat

geval zullen de schoonmaakkosten aan u in rekening worden

gebracht.

Geluidsoverlast

Zorg ervoor dat andere standhouders geen hinder ondervinden van

de activiteiten op uw stand. Vooral geluidsoverlast kan erg storend

zijn voor de omliggende standhouders die gesprekken voeren met

klanten. Vraag bij twijfel eerst toestemming aan de organisatie. Wij

behouden ons echter altijd het recht voor de toestemming in te

trekken in geval van (geluids-) overlast.

Promotie buiten uw stand

Reclame uitingen buiten uw stand zijn mogelijk, alleen in overleg met

de organisatie. Voor meer informatie kunt het bestelformulier

‘Buitenpromotie’ raadplegen.

19

20

WAARSCHUWING EXPO GUIDE EN FAIR GUIDE

Expo Management ontvangt regelmatig vragen en klachten van

exposanten naar aanleiding van een brief van het Oostenrijkse bedrijf

Construct Data (Fair Guide) en over een bedrijf, genaamd Expo Guide

uit Mexico met een adres in Frankrijk.

Expo Guide

Dit bedrijf stuurt bedrijven een brief met een formulier om gegevens

te corrigeren voor een vermelding in Expo Guide. Hierbij wordt soms

ook de naam Expo Management genoemd om u de indruk te geven

dat wij meewerken aan dit initiatief. Na ondertekening van de brief is

men echter 3 jaar gebonden aan een jaarlijkse betaling van ruim

€ 1.000,- per jaar. Een aanzienlijk bedrag, zeker voor een

tegenprestatie die niet echt duidelijk wordt gemaakt.

Fair Guide

De brief van het Oostenrijkse bedrijf Construct Data, suggereert

bedoeld te zijn om correcties door te geven op de vermelding in FAIR

Guide en een registratie via fairguide.com om uw gegevens up to date

te houden. Ook hier is men, na ondertekening van de brief, gebonden

aan een jaarlijkse betaling van bijna € 1.000,- voor een periode van 3

jaar.

Of u, als exposant, gebruik wil maken van de mogelijkheid

opgenomen te worden in Fair Guide of Expo Guide, kunnen wij

natuurlijk niet voor u beslissen. Wij benadrukken echter, dat in Fair

Guide en Expo Guide slechts de gegevens zijn opgenomen van die

bedrijven, die zich al dan niet vrijwillig en tegen betaling hebben laten

registreren. Om deze reden alleen al kan van een compleet en

betrouwbaar bestand geen sprake zijn.

21

Voor de volledigheid delen wij u mee, dat geen enkele sprake is van

samenwerking of verbondenheid tussen Expo Management en

Construct Data en/ of Expo Guide. Wij vermoeden dat men uw

adresgegevens uit oude beurscatalogi en beursgerelateerde websites

van Expo Management, overneemt. Wij verzekeren u dat Expo

Management op geen enkele wijze samenwerkt met de genoemde

bedrijven en hen ook geen exposanten gegevens (heeft) verstrekt.

Wij hopen u hiermee van dienst te zijn geweest. Mocht u naar

aanleiding hiervan vragen hebben, neemt u dan contact met ons op.

Andere informatie kunt u vinden op:

- www.stopecg.org/construct_data_fairguide.htm.

of op de site van UFI (beursorganisatoren) -

- www.ufi.org/pages/thetradefairsector/fairguide.asp

en u kunt contact opnemen met Steunpunt Acquisitiefraude (landelijk

meldpunt voor advertentiefraude en acquisitiefraude).

- www.fraudemeldpunt.nl

Namens;

Expo-Management en TT Hall Exploitatie