1

Bom-Project

Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning

Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling

16-09-2013

3

BOM project

• BOuwen

• Milieuproject

4

Inhoud

• Kader project• Doel bom-project• Projectinhoud• Implementatie

– Technische implementatie en Conversies– Opmaak nieuwe documenten – Vereenvoudiging processen– Documentbeheerssyteem– Projectstructuur en overleg– Opleiding– Communicatie

Film: aandacht veranderingsmanagement bij digitalisering

5

Kader: Goedkeuring EFRO 2007 E-link

Doel:Hedendaagse, kwalitatieve, hoogstaande en

toegankelijke dienstverlening dmv een klantgerichte benadering en administratieve vereenvoudiging.

Hoe:

•Back-officeVerbeteren van de basisinfrastructuur, integratie

tussen applicaties en het beheer unieke data• Koppeling van centrale databanken met andere applicaties

(contactendatabank, beeldbank)• Digitaal archief en documentbeheersysteem • Digitale workflows voor opvolging van processen en documenten

(post in, notulen, klachtenbeheer)

6

Kader: Goedkeuring E-link project 2007

Hoe:

•Front office• Uitbreiding van het e-loket• Eenmalig aanmelden van bedrijven en burgers• Informatie die gekend is in de centrale gegevensdatabank

is vooraf ingevuld• De aanvrager kan de status van de aanvraag opvolgen• Bij afhandeling wordt een e-mail verstuurd

7

Kader: Overzicht projecten

afgewerktlooptin latere faseniet op korte termijn

E-LINK

visie koppelingen toepassingen

upgrade docroom 6

conversie oude data naar docroom 6

installatie Themis

sanering en uit-zuivering databankenuitbouw contactendatabank

koppeling VKBO, bevolking, personeel

II. Electronisch platformI. Aankoop en Implementatie

routingsysteem

koppeling databanken en adressenbehee

rsysteem

koppeling databanken en toegangkelijkheid via GIS

Bedrijvendatabank (IRIS)

beeldbank

Electronisch loket

visie en uitbouw electronisch loket

omzetten pap form naar e-formulieren

belastingsaangifte bedrijven

premiedatabank en procesanalyses

digitale bouwaanvraag

digitale milieuvergunning

notarisbrieven

III. Ontwikkeling van een wetenschappelijke archiefstructuur

uitbouw van digitaal wetenschappelijk onderbouwd archief

definiëren en invoeren van

processtromen

archiefstructuur

post in

post uit

notulen

klachtenbeheer

facturatie

IV. Prodcuten-catalogus en informatie-

beheersysteem

productencatalogus

regels electronische documenten

unieke opslag dossiers en ontsluiting

ordenings en zoekmethodiek

coördinatie

stuurgroep (maandelijks)wekelijks overleg (MP, KV)opvolging projectteams waar nodigoverleg arco (2 wekelijks)communicatieplancongres

V. e-link voor KMO's

web-audit

integratie dienstverlening hogere overheden

opvolgen doelstellingen ondersteuning KMO's

verankeren en delen van kennis

rollen en security

intallistamp

e-procurement

aankoop Broker (Midoffice)

8

Doel BOM-Project

• Digitaliseren dossiers en flows van bouw en milieudienst

• Koppeling informatie applicaties aan Geoweb

• Administratieve vereenvoudiging burger• Procesvereenvoudiging en

efficiëntieverhoging• E-loket: Digitale bouw- en milieuaanvraag

en ander producten (inname openbaar domein, vastgoedinformatie)

9

Projectinhoud

• Ruimtelijke ordening stedenbouwkundige vergunning en attesten, verkavelingsvergunning, meldingen, vastgoedinformatie, uittrekstel vergunningenregister, plannenregister, inname openbaar domein, bouwmisdrijven, statistieken en rapportage op dossierniveau

• Milieumilieuvergunning, bodemattesten, milieuovertredingen, informatievragen, statistieken en rapportage op dossierniveau

• Geoweb Upgrade en koppeling

• GRABbeheer straatnamen, huisnummers en subadressen, koppeling percelen, adressen en positie, historiek adressen

10

Projectinhoud

• Integraties– Centraal adressenbestand (Themis)– Boekhouding (Mercurius,)– Internet (CMS)– Notulenbeheer (Cobra)– Postregistratie (Docroom)

• Digitale bouw en milieuvergunning (DBA)

• Communicatie website en e-loket verbeteren

Projectinhoud Voorstelling integraties

ad 12P1573/11043/D01

ESB Mule

Nestor (Charta)

Docroom - dossier- en workflow /

postregistratie

Cobra - Notulenbeheer

CMS / e-loket

Themis

Daphne/Mercurius

12

Implementatie Nestor

• Aankoop Nestor -> Cipal

• Technische implementatie en Conversies• Opmaak nieuwe documenten • Vereenvoudiging processen• Documentbeheerssyteem• Projectstructuur en overleg• Opleiding• Communicatie

• film: rol STRO afstemming gebruiker op ICT

13

Aankoop en technische implementatie

• Opmaak bestek en aankoop• Project initiatiedocument (PID)• Analyse velden en flows• Conversies bestaande applicaties• Programmatorische aanpassingen• Testen• Bijsturing• 2de testfase=> Voornamelijk Bouw, ICT dienst en Cipal

14

Opmaak Nieuwe documenten

• Opmaak nieuwe documenten – Kwaliteitsnormen – Administratieve vereenvoudiging– Delegatiebevoegdheid

Vb Kwaliteitsnormen nieuwe documenten

Sjabloon met vast lay-outDuidelijke gegevensOpeningsurenDuidelijk onderwerpTaalgebruikGeen overbodige informatieProcesbeschrijvingDelegatie handtekeningVerwijzing wetgeving

Vb Administratieve Vereenvoudiging documenten

Minstens vanaf de dag na de ontvangst van onderhavig document tot de dag van de beslissing over de aanvraag dient de hierbij gevoegde bekendmaking op geel papier te worden aangeplakt.

wordt

Hang de bijgevoegde bekendmaking (gele affiche) op, vanaf de dag na de ontvangst tot de dag van de beslissing over de aanvraag.

17

Vereenvoudiging van processen

Film: waarom administratie digitaliseren

Volgens de KAVKA- methode:•Kwalitatieve•Administratieve•Vereenvoudiging

door

•Klantgerichte •AnalyseLean management (handboek zet je leanbril op)

18

Procesvereenvoudiging: Keuze processen

• Selectie van 5 relevante processen met Excel-tool

Structurele vereenvoudiging Andere processen blijven zoals ze zijn of worden

intern door dienst zelf bijgestuurd.

Procesvereenvoudiging volgens KAVKA-Methode

20

ProcesvereenvoudigingBeschrijving As-IS

• Op de werkvloer 1ste beschrijving door proceseigenaar

• Uitteken flow (Visio)

21

Vb sjabloon procesbeschrijving As-IS

22

ProcesvereenvoudigingWorkshop betrokken diensten

• Uitteken flow• Toelichting met eigen stukje proces• Problemen• Verbetervoorstellen• Prioriteiten

procesvereenvoudiging vastgoedinformatie voor notarissen met begeleiding Cipal

23

Procesvereenvoudiging To Be proces

• Visueel uittekenen TO BE-proces• Bespreking met schepen en secretaris• Budgetraming• Opmaken implementatieplan fase 1/ fase 2• Terugkoppeling met werkgroep• Beslissing door CBS• Implementatie• Communicatie intern/extern

24

Procesvereenvoudiging Implementatie To Be proces

• Opmaak van een projectfiche en plan van aanpak– doelstelling– in scope – out scope– budget– randvoorwaarden– mijlpalen en timing– bepaling taken en rollen– communicatie– overlegstructuur– overdracht

Goedkeuring projectfiche in stuurgroep Plan van aanpak basis voor teamoverleg

25

Projectstructuur en overleg

2 maandelijks stuurgroep:schepen – secretaris – Cipal – betrokken diensten

Wekelijks teamoverleg•Inhoudelijk: Betrokken dienst

•Organisatie: strategie en ontwikkeling

•ICT•Software leverancierDynamisch plan van aanpak en regelmatige bijsturing Afstemmen ICT toepassing op gebruiker en omgekeerd

26

Vb plan van aanpak

27

Documentbeheersysteem

Film: waarom documenten beherenDoel:• Zoek minimaliseren• Maximale kennisdelingHoe:• Uniforme basismappenstructuur

– Richtlijnen uitbouwen van structuur– Uitgangspunt volledige dossiers

• Uniform naamgeving mappen en documenten– Iso-normen– Type document– Vaste structuur en richtlijnen

28

Opleiding per rol

• Verschillende opleidingen per rolGebruiker, Adviesverlener, Gast

• Verschillende opleidingen per applicatieNestor, Geoweb, Grab, Ego, Documentbeheer

Steeds: technische opleiding + inhoudelijk proces

Film: Iedereen voldoende opgeleid om te werken met de nieuwe applicaties en werkwijze

29

Interne communicatie

Regelmatig informeren + aftoetsing van deelprojecten op verschillende niveaus (feed back = welslagen van het project)

•Dienstenoverleg•Rechtstreeks betrokken diensten en medewerkers•Toeristen van het systeem•Personeelsblad•Intranet/intranetflits

30

Vragen

• Ranja Van AsbroeckStrategie en ontwikkeling - Stad Mechelenranja.vanasbroeck@mechelen.be

• Projectcoördinator Nestor:Cipal – Koen CleynhensKCL@cipal.be