Contact

tel 070 4262249

info@provenworkspace.nl

www.provenworkspace.nl

Adres

Zürichtoren

Muzenstraat 89

2511 WB Den Haag

Administratief

KvK 27186038

BTW nr: NL-8085.27.939.B.01

PROVENWORKSPACE is onderdeel van de PROVEN holding

Ontwikkeling werkomgevingconcept na fusie

TPG Post Document Presentment

(contactpersoon: Dries Krens )

Aanleiding / probleemstelling

Zorg dragen voor de realisatie van een bedrijfspand (kantoor en productie) met een

omvang van ongeveer 10.000 m2 en 200 kantoorwerkplekken. TPG Post Document

Presentment breed bestond uit een zestal panden met ongeveer 700 medewerkers.

Proven Workspace is gevraagd het projectmanagement uit te voeren over de

herhuisvesting.

Situatieschets

TPG Post Document Presentment bood diverse diensten op het gebied van printservices

en documentbeheer. In 2001-2002 werden Datatrans en Datus opgenomen in Print &

Mail Nederland. Zij verzorgden mailings in grote oplagen: direct mail met een wervend

karakter of transactie mail zoals facturen, rekeningoverzichten en polissen. Deze twee

werkmaatschappijen waren op verschillende locaties gevestigd: Datatrans in Amsterdam

en Datus in Nieuwegein. Met het oog op schaalvoordelen werd besloten de twee samen

te voegen in één nieuw kantoorgebouw op het Industrieterrein de Wetering in Utrecht.

Aanpak

Volgens de Kantoor- en WerkplekInrichting aanpak zijn de volgende stappen doorlopen:

1. Vertalen van de missie, visie, doelstellingen en strategie naar concrete

randvoorwaarden voor de kantoor- en werkplekinrichting

2. Analyseren van de werkzaamheden en processen

3. Ontwerpen van de optimale werkomgeving

4. Voorbereiden van de implementatie

5. Implementeren van de optimale werkomgeving

6. Evalueren en verbeteren werkomgeving

Daarbij sluit de KWI-aanpak aan op de volgende aspecten:

• De missie, visie, doelstellingen en strategie van de organisatie;

• Het gewenst imago en identiteit van de organisatie;

2/2

• De werkprocessen en de wijze waarop wordt samengewerkt;

• Het soort activiteiten die de individuele medewerkers uitvoeren;

• Het ICT- en HRM-beleid van de organisatie

Advies

De KWI-aanpak resulteerde in een indelingsplan waarin gevisualiseerd is hoe de ideale

inrichting van het kantoor en bijbehorende werkplekken uit zou kunnen zien. In het

indelingsplan is aandacht besteed aan de inrichting van algemene ruimten, zoals het

bedrijfsrestaurant, de receptie en vergaderruimten. Tevens is aangegeven waar die

algemene ruimten in het gebouw passen en welke soort activiteiten waar worden

gebundeld. Het indelingsplan sloot naadloos aan op de specifieke kenmerken, de

werkprocessen en de interactiepatronen van de organisatie.

Resultaat

Flip Verwaaijen, directeur van het toenmalige TPG Post Document Presentment, vertelt

hoe hij in juli 2002 na een turbulente periode ‘Klaar voor de toekomst!’ kan uitroepen.

“Zo’n verhuizing is een hele operatie. Zeker als twee werkmaatschappijen in één pand

worden samengevoegd. Met name in het begin is veel onduidelijk en onzeker. Het omvat

nogal wat wanneer je als medewerker een andere werkplek krijgt. Een werkplek is iets

persoonlijks. En dat is niet gek, je brengt immers een groot deel van je dag door op het

werk. Er worden dan ook veel vragen gesteld over de indeling van het nieuwe pand. Hoe

ziet het eruit? Wat voor werkplek krijg ik straks? Komen er flexplekken? Moet ik straks

weer ver lopen naar de koffieautomaat? Vragen die aan het begin van een verhuistraject

nog niet beantwoord kunnen worden, maar gaandeweg duidelijk worden.”

“Kantoor- en werkplekinrichting is meer dan het verdelen van de vierkante meters.

Daarom heeft TPG Post bewust gekozen de kantoor- en werkplekinrichting onderdeel te

laten zijn van een integrale aanpak met specifieke aandacht voor kennismanagement.

Proven Workspace heeft ons ondersteund en het volledige projectmanagement voor

rekening genomen en ons met uitstekend resultaat door het LWI-traject geloodsd. Zij

onderkennen het belang dat Locatie- en Werkplek Inrichting speelt bij het creëren en

stimuleren van ruimte voor leren, innoveren en samenwerken. En dat heeft geresulteerd

in een flexibel kantoorconcept met moderne werkplekken. Iets waar we trots op zijn en

graag aan onze klanten laten zien.”